Federale Politie DIENSTNOTA Algemene Directie van de Materiële Middelen Directie van de Financiën Uitgiftenummer SSGPI-Sectie Steun-10855 - erratum-4935(rio)-2005 SSGPI Uitgiftedatum 09-12-2005 Fritz Toussaintstraat 47 Classificatiegraad 1050 Brussel Klassering Tel. 02 554 43 16 Bladzijden 5 Fax 02 554 43 56 Bijlage(n) 0 helpdesk@ssgpi.be Kenmerk web ssgpi-10855-n Geadresseerde(n): Kopie: Aan de korpschef en de bijzondere rekenplichtige van de lokale politie SAT CGL SSGPI-Bur CALog SSGPI-Bur Analyse & Ondersteuning ONDERWERP Regularisatie maaltijdcheques erratum nota 4935(Rio) - 2005 Ref 1. SSGPI-SectieSteun-4935 (RIO)-2005 van 24-10-2005 2. Handleiding Financiële Personeelsadministratie Boek 4 Hfdst 3 Dossierbeheerder Contactcenter SSGPI - Tel 02 554 43 16 helpdesk@ssgpi.be Mevrouw, Mijnheer de Korpschef, Mevrouw, Mijnheer de Bijzondere Rekenplichtige, Een aantal personeelsleden hebben actueel nog steeds recht op de toekenning van maaltijdcheques. Het gaat hier over de personeelsleden die bij de overgang van de gemeente naar de lokale politie gekozen hebben voor het behoud van hun oorspronkelijke rechtspositie, met inbegrip van het recht op maaltijdcheques. Meer informatie hieromtrent kunt u terugvinden in de Handleiding Financiële Personeelsadministratie (Boek 4, Hoofdstuk 3) dat u kunt terugvinden op onze site (www.ssgpi.be). Wanneer iemand recht heeft op maaltijdcheques, dient er een persoonlijke bijdrage ingehouden te worden op het loon van betrokkene. Tot op heden had de politiezone de mogelijkheid om zelf over te gaan tot de inhouding. Zij diende dit te melden aan het SSGPI met behulp van de applicatie GPI-CDRom, de applicatie waarmee ook het aantal maaltijdcheques geseind dient te worden. Wegens de technische beperktheden van het weddensysteem van de Centrale Dienst de Vaste Uitgaven (CDVU) mag de lokale politiezone vanaf januari 2006 zelf geen inhoudingen meer doen. Met andere woorden in de applicatie GPI-CDRom mag het ZIV- ( van de reeds ingehouden persoonlijke bijdrage) niet meer ingevuld worden. Dit geldt zowel voor inhoudingen op de huidige maand als voor regularisaties. In wat volgt vindt u de volgende gegevens terug: 1) Een overzicht van de vastgestelde fouten in de overgemaakte gegevens; 2) Weergave van de maaltijdcheques in de betalingsbestanden; 3) Verwerking in de cyclus 2005/10 - van alle reeds overgemaakte gegevens - Regularisatie; 4) Procedure voor de cyclus 2005/11; 5) Procedure vanaf de cyclus 2005/12. 6) Regularisaties
2/5 1) Een overzicht van de vastgestelde fouten in de overgemaakte gegevens Na controle van de reeds overgemaakte bestanden (aangemaakt via de applicatie GPI CD-Rom) inzake de maaltijdcheques konden wij vaststellen dat een aantal velden niet steeds correct werden ingevuld. Hierbij vindt u een lijst van eventuele fouten die zich kunnen voordoen in de overgemaakte bestanden: Invullen van de verkeerde prestatiecode: enkel de prestatiecode 993 andere is geldig voor het seinen van maaltijdcheques; De maand van het recht verkeerd ingevuld: de maand dient als volgt te worden ingevuld: YYYYMM (bijvoorbeeld: 200507); Aantal maaltijdcheques groter dan 23:Uit de praktijk is gebleken dat het onmogelijk was om voor de personeelsleden de maaltijdcheques tijdig uit te keren, en dit omwille van diverse redenen (inplaatsstelling van de lokale politie gebeurde in de meeste gevallen met terugwerkende kracht tot 01-01-2002, de CALog-personeelsleden moesten de keuze voor het behoud van de maaltijdcheques maken samen met de eventuele keuze voor het oud statuut, ). In quasi alle politiezones werden de maaltijdcheques dus retro-actief toegekend aan de betrokken personeelsleden. Niettemin dient het aantal werkelijk ontvangen maaltijdcheques per maand geseind te worden aan het SSGPI. Rijksregisternummer verkeerd ingevuld: Het rijksregisternummer dient steeds met de prefix 19 ingevuld te worden; Het van de werknemersbijdrage werd verkeerd ingevuld of ingevuld in de kolom bruto : Indien de inhouding van de werknemersbijdrage reeds werd uitgevoerd, dient het van de werknemersbijdrage vermeld te worden in de kolom ZIV. Indien de inhouding van de werknemersbijdrage niet werd uitgevoerd, dan dient er uiteraard geen vermeld te worden in de kolom ZIV. De kolom bruto mag dus in geen geval ingevuld worden. Er werd meer dan 1 record per maand geseind: Er kan slechts 1 lijn per maand per persoon geseind worden. 2) Weergave van de maaltijdcheques in de betalingsbestanden Datum Nieuw bruto ID-nr Naam Aard Supan Omschrijving Codificatie Recht Bedrag 0006444013052 Van Peer 1 200510 GI maaltijdcheques 25011409 22,50 In de betaalstaat supplementen kan de bijzondere rekenplichtige de hierboven hernomen gegevens terugvinden: identificatienummer van betrokkene; naam van betrokkene; aard van de betaling (sortpay 1); de datum van het recht; de supancode (GI); de omschrijving (maaltijdcheques); de codificatie (8 posities): - eerste tot en met de derde positie: het van de maaltijdcheque - vierde tot en met de zesde positie: inhouding werknemersbijdrage per cheque - zevende en de achtste positie: het aantal maaltijdcheques. Bijvoorbeeld: 25011409 ( 2,5 = het van de cheque, 1,14 = de werknemersbijdrage, 9 = het aantal cheques). Nieuw bruto : het totale van de maaltijdcheques In de betaalstaat zult u in de kolom inhoudingen het van de werknemersbijdrage terugvinden dat onmiddellijk in mindering zal gebracht worden van de wedde van het betrokken personeelslid (vanaf de weddecyclus 2005/12) 3) Verwerking in de weddecyclus 2005/10 - van alle reeds overgemaakte gegevens - Regularisatie In de weddecyclus van oktober 2005 is de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven overgegaan tot de (her)berekening van al de gegevens, zoals die sinds 1 januari 2002 werden overgemaakt door de personeelsdiensten van de lokale politie. Het resultaat van deze algemene herberekening kan teruggevonden worden in het bestand te recupereren en dat maandelijks wordt overgemaakt aan de bijzondere rekenplichtige van de lokale politie (extractie uit het bestand van alle nog openstaande schulden).
3/5 In dit bestand kan men onder andere en dit onder de referentie 20020075 het eindresultaat terugvinden van de afrekening persoonlijke bijdrage met betrekking tot de maaltijdcheques regularisatie van de volledige periode. In de betalingsbestanden van oktober 2005 vond u in het bestand te recupereren en enkel het totaal van de werknemersbijdrage dat nog niet werd ingehouden door de politiezone. 1977060725010 0006444013052 Van Peer 20020075 948,70 0 948,70 Dit zal naar de toekomst toe gewijzigd worden. 1. In de kolom totaal zult u het totale terugvinden van de werknemersbijdragen van de maaltijdcheques die werden verwerkt voor de periode januari 2002 tot en met september 2002. 2. In de kolom reeds betaald vindt u het dat reeds door de politiezone werd ingehouden. 3. In de kolom saldo vindt u het dat betrokkene nog dient terug te betalen. Indien de zone geen werknemersbijdragen heeft ingehouden, zult u het volgende kunnen terugvinden: 1977060725010 0006444013052 Van Peer 20020075 1401,00 0,00 1401,00 Indien de zone wel reeds werknemersbijdragen heeft ingehouden, zult u het volgende kunnen terugvinden: 1977060725010 0006444013052 Van Peer 20020075 1401,00 452,30 948,70 Van zodra er een negatief wordt opgeladen in de applicatie schuldenbeheer zal het weddebureau, dat bevoegd is voor de verwerking van de gegevens voor de berekening van de wedden van de personeelsleden van uw zone, een schrijven richten aan het betrokken personeelslid (met een kopie aan de bijzondere rekenplichtige van de zone). Het is dan aan de bijzondere rekenplichtige van de lokale politie om, in samenspraak met het betrokken personeelslid, een aflossingsplan op te maken zodat de ontstane schuld (die overeenkomt met de verschuldigde persoonlijke bijdrage voor de reeds genoten maaltijdcheques, waarvan het opgenomen is in de kolom saldo) kan worden aangezuiverd. Dit aflossingsplan dient voor goedkeuring ondertekend te worden door de bijzondere rekenplichtige zelf (en eventueel ook door het betrokken personeelslid). De bijzondere rekenplichtige dient op zijn beurt te bepalen: - op welke datum er dient gestart te worden met de inhoudingen, - op welke geldelijke rechten het SSGPI inhoudingen mag uitvoeren (wedde, onregelmatige prestaties, vakantiegeld, eindejaarspremie). Op basis van deze gegevens zal het SSGPI de activatie van het terugvorderingsplan kunnen starten in de applicatie schuldenbeheer. 4) Procedure voor de cyclus 2005/11 In de cyclus november 2005 werden geen maaltijdcheques verwerkt wegens informatica-problemen bij het CIVAT - FOD Financiën. Dit wil zeggen dat de persoonlijke bijdragen van de maaltijdcheques van oktober 2005 niet ingehouden werden op de wedde die betaald werd eind november 2005. De verwerking van deze maaltijdcheques zal gebeuren in de cyclus van december 2005, samen met de maaltijdcheques van november 2005. Enkel de werknemersbijdrage van de maaltijdcheques van november 2005 zal ingehouden worden op de wedde die betaald wordt op 2 januari 2006. Voor de werknemersbijdrage van oktober zal er vanuit het SSGPI een schuldbrief verstuurd worden naar betrokkene, met kopie naar de bijzondere rekenplichtige.
4/5 5) Procedure vanaf de cyclus 2005/12 De gegevens betreffende de maaltijdcheques die vanaf de cyclus december 2005 voor verwerking worden overgemaakt aan het SSGPI, moeten steeds vóór de 5 e dag van elke maand zijn toegekomen op het SSGPI, wil men een verwerking van deze gegevens op het eind van diezelfde maand kunnen garanderen. De overmaking van deze gegevens dient op dezelfde manier te gebeuren als voorheen (via de applicatie CD- Rom GPI). Vanaf de cyclus december 2005 zal het van de werknemersbijdrage opgeladen worden in de applicatie schuldenbeheer van de Centrale Dienst der Vaste Uitgaven en wordt de volgende te betalen wedde automatisch verminderd met het van deze werknemersbijdrage. Let wel, enkel de maaltijdcheques van de voorgaande maand worden automatisch ingehouden op de wedde van de betrokken maand. Wanneer er regularisaties dienen te gebeuren voor maanden hiervoor, zal de werknemersbijdrage nooit onmiddellijk worden ingehouden maar zal er een schuldbrief verstuurd worden en dient er een terugbetalingsplan te worden opgesteld. Bijvoorbeeld: De wedde die begin januari betaald wordt, zal verminderd worden met de werknemersbijdrage verschuldigd voor de maaltijdcheques van november. In december zal er ook een regularisatie gebeuren voor de maaltijdcheques van oktober. De inhouding van de werknemersbijdrage van deze maaltijdcheques zal niet automatisch gebeuren maar hiervoor zal een schuldbrief verstuurd worden. In het bestand betaalstaat supplementen zult u hiervoor volgende lijnen terugvinden: ID-nr Naam Aard Datum Nieuw bruto Supan Omschrijving Codificatie Recht Bedrag 0006444013052 Van Peer 1 200510 GI maaltijdcheques 25011419 47,50 0006444013052 Van Peer 1 200511 GI maaltijdcheques 25011421 52,50 Wanneer er een regularisatie dient te gebeuren, op eerder geseinde maaltijdcheques, zult u hier de oude en de nieuwe codificatie van de betreffende maand terugvinden. In de betaalstaat zal enkel de inhouding voor de maand november 2005 terug te vinden zijn in de kolom inhoudingen. In het bestand te recupereren en kunt u in december volgende lijnen terugvinden: Rijksregisternummenummenummer Volg- Naam 1977060725010 0006444013052 Van Peer 20051070 21,66 0 21,66 1977060725010 0006444013052 Van Peer 20051170 23,94 23,94 0
5/5 6) Regularisaties Wanneer later blijkt dat een verkeerd aantal maaltijdcheques werd geseind dient er een regularisatie te gebeuren. 1. Er werden te weinig maaltijdcheques geseind. Wanneer er te weinig maaltijdcheques werden geseind, zal bij een regularisatie de persoonlijke bijdragen en dus de schuld stijgen. In dit geval zal de CDVU het totale van de schuld wijzigen in het nieuwe. U zult in het bestand te recupereren en een hoger totaal terug vinden voor dezelfde schuld. 2. Er werden te veel maaltijdcheques geseind, en er gebeurde nog geen inhouding voor de persoonlijk bijdrage de schuld verminderen. Wanneer de inhouding van de persoonlijke bijdragen nog niet gebeurde, zal de CDVU het totale van de schuld verkleinen. U zult in het bestand te recupereren en een lager totaal terug vinden voor dezelfde schuld. 3. Er werden te veel maaltijdcheques geseind en er gebeurde reeds een gedeeltelijke inhouding voor de persoonlijk bijdrage de schuld verminderen. Wanneer de inhouding van de persoonlijke bijdragen reeds gedeeltelijk gebeurde zijn er twee mogelijkheden. Wanneer het nieuwe totale van de persoonlijke inhoudingen groter is dan het dat reeds ingehouden werd, stelt zich geen probleem. Het totaal van de schuld zal aangepast worden. U zult in het bestand te recupereren en een lager totaal terug vinden voor dezelfde schuld. Wanneer het nieuwe totale van de persoonlijke inhoudingen kleiner is dan het dat reeds werd ingehouden zal het totale van de schuld verminderd worden tot het dat reeds ingehouden werd. U zult in het bestand te recupereren en een lager totaal terug vinden voor dezelfde schuld. Daarnaast zal het dat teveel werd ingehouden, aan betrokkene terugbetaald worden via een supan KI. 4. Er werden te veel maaltijdcheques geseind, en de inhouding voor de persoonlijk bijdrage werd reeds volledig ingehouden de schuld verminderen. Wanneer de inhouding van de persoonlijke bijdragen reeds volledig werd ingehouden, kan de CDVU het totale van de schuld niet aanpassen. Het totaal van de schuld in het bestand te recupereren en zal ongewijzigd blijven. Het dat teveel ingehouden werd zal aan betrokkene worden terugbetaald via een supan KI. Voor bijkomende informatie kunt u steeds rechtstreeks contact opnemen met het contactcenter van het SSGPI op het nummer 02 554 43 16 of via helpdesk@ssgpi.be. Hoogachtend, Robert ELSEN Waarnemend directeur- diensthoofd SSGPI -----xxxxx-----