Verbeterplan naar aanleiding van rapport Inspectie Jeugdzorg Midden Gelderland DECEMBER 2015 Update 1 maart 2016 1
Inleiding In september 2015 hebben de Inspecties Jeugdzorg (IJZ) en Gezondheidszorg (IGZ) onderzoek gedaan bij Gelderland. Doel van het onderzoek was bepalen in hoeverre Midden Gelderland: - voldoet aan (wettelijke) randvoorwaarden; - zicht houdt op de veiligheid en er voor zorgt dat acuut onveilige situaties worden opgeheven en; - voorziet in de voorwaarden om een verantwoorde uitvoering van zijn taken te kunnen realiseren. Het onderzoek is uitgevoerd aan de hand van het toetsingskader 2015. Het toetsingskader bevat vaststaande criteria op het gebied van Veiligheid en Organisatie uit het toetsingskader Verantwoorde Hulp voor Jeugd en criteria welke betrekking hebben op de wettelijke eisen uit de WMO 2015. De 24 criteria zijn verdeeld over drie onderdelen: 1. RANDVOORWAARDEN voldoet aan de (wettelijke) randvoorwaarden om een verantwoorde uitvoering van zijn taken te kunnen realiseren 2. VEILIGHEID Alle leden van gezinnen en huishoudens worden beschermd tegen gevaren die hen bedreigen 3. ORGANISATIE voorziet in de voorwaarden om een verantwoorde uitvoering van zijn taken te kunnen realiseren. De inspecties stellen dat Gelderland aan alle verwachtingen uit het toetsingskader moet voldoen. Dit is bij 17 van de 24 verwachtingen het geval. De inspecties hebben Gelderland verzocht om concrete verbetermaatregelen te treffen die ertoe leiden dat voldaan wordt aan alle verwachtingen. De inspecties willen vóór 14 december 2015 geïnformeerd worden over deze verbetermaatregelen en de termijnen waarbinnen Midden Gelderland de maatregelen doorvoert. De inspecties volgen de uitvoering van de verbetermaatregelen. De verbetermaatregelen worden per pagina beschreven in dit verbeterplan. Per maatregel wordt aangegeven: - welke dit betreft - toelichting - doelstelling - verantwoordelijkheid - datum realisatie - uitvoeringsmaatregelen Alle verbetermaatregelen zijn opgenomen in de ontwikkelagenda welke staat opgenomen in het organisatie en beleidsplan Gelderland en Noord & Oost Gelderland 2016. De ontwikkelagenda wordt uitgevoerd en geborgd door de leidinggevenden van de projectorganisatie onder verantwoordelijkheid van de projectmanager. De projectmanager verantwoordt haar werkzaamheden aan de directies van de drie dragende organisaties van de projectorganisatie; Jeugdbescherming Gelderland, Moviera en Stimenz. Op deze wijze dragen de organisaties gezamenlijk zorg voor de realisatie van de verbetermaatregelen. 2
Criterium 1.1 VT is te allen tijde bereikbaar en beschikbaar Verbeterpunt 1: Toelichting Doelstelling Verantwoordelijkheid Realisatie Een medewerker van is niet 24/7 inzetbaar voor handelingen die bij wet zijn opgedragen aan Projectmanager 1-2-2016 Gelderland is 24/7 bereikbaar en beschikbaar. Buiten kantoortijden kunnen bellers via een callcenter doorgezet worden naar de spoed eisende zorg (SEZ) van Jeugdbescherming Gelderland. Een verbeterpunt is de inzetbaarheid van medewerkers van Gelderland. Buiten kantoortijden is geen medewerker van Gelderland inzetbaar voor de bij wet aan opgedragen handelingen. Buiten kantoortijden is een medewerker van Midden Gelderland inzetbaar voor de bij wet aan Veilig Thuis opgedragen handelingen Dit verbeterpunt is nog niet gerealiseerd. Nadere oriëntatie op mogelijkheden voor realisatie van 24/7 inzetbaarheid van personeel vindt momenteel plaats. 1. VT is vanaf 01-01-2015 24/7 telefonisch bereikbaar via het landelijke 0800-2000 nummer. Bij crisissituaties rond kinderen wordt via het callcenter Spoed Eisende Zorg van Jeugdbescherming Gelderland ingezet. Bij crisissituaties huiselijk geweld/volwassenen is zeven dagen per week tussen 09.00 en 17.00 een casemanager huisverbod beschikbaar om bij huiselijk geweld incidenten samen met de politie een Risico Inventarisatie Huiselijk Geweld te maken en daarmee te beoordelen of slachtoffers/ betrokkenen gebaat zijn bij een tijdelijk huisverbod. Daarnaast kan door het callcenter ook buiten kantoortijden doorgezet worden naar Moviera wanneer opvang van slachtoffers noodzakelijk is. Ook vertrouwensartsen van zijn 24/7 bereikbaar en beschikbaar. 2. Onderzocht gaat worden of eventuele integratie van verschillende bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdiensten van VT in samenwerking met onder andere Spoedeisend Zorg en VT regio Zuid Gelderland en Noord & Oost Gelderland mogelijk is. De realisatie daarvan kan vervolgens op basis van deze inventarisatie plaats vinden. Door een verbreding van de inzet door Spoedeisende Zorg voor crisisinterventie voor 0-100 jarigen (is nu alleen voor jeugd) en het onderzoeken van de wijze waarop kennis, dan wel scholing rond kindermishandeling en huiselijk geweld beschikbaar komt voor medewerkers Spoed Eisende Zorg kan ook buiten kantoortijden een professionele afweging tussen een advies en een melding gemaakt worden. 3
Criterium 1.1 VT is te allen tijde bereikbaar en beschikbaar Verbeterpunt 2: Toelichting Doelstelling Verantwoordelijkheid Realisatie voert onvoldoende de crisisinterventie uit en/of heeft hiertoe samenwerkingsafspraken gemaakt Voor volwassenen is crisisinterventie georganiseerd Projectmanager 1-2-2016 Een tweede verbeterpunt is het uitvoeren van crisisinterventies voor volwassenen. Voor minderjarigen heeft de vestiging samenwerkingsafspraken gemaakt met SEZ. Voor volwassenen is echter geen crisisinterventie georganiseerd. Dit verbeterpunt is nog niet gerealiseerd. Nadere oriëntatie op mogelijkheden voor realisatie van 24/7 inzetbaarheid van personeel vindt momenteel plaats. Met Spoed Eisende Zorg wordt crisisinterventie voor volwassenen onderzocht als aanvulling op huidige aanbod van. 1. VT is vanaf 01-01-2015 24/7 telefonisch bereikbaar via het landelijke 0800-2000 nummer. Bij crisissituaties rond kinderen wordt via het callcenter Spoed Eisende Zorg van Jeugdbescherming Gelderland ingezet. Bij crisissituaties huiselijk geweld/volwassenen is zeven dagen per week tussen 09.00 en 17.00 een casemanager huisverbod beschikbaar om bij huiselijk geweld incidenten samen met de politie een Risico Inventarisatie Huiselijk Geweld te maken en daarmee te beoordelen of slachtoffers/ betrokkenen gebaat zijn bij een tijdelijk huisverbod. Daarnaast kan door het callcenter ook buiten kantoortijden doorgezet worden naar Moviera wanneer opvang van slachtoffers noodzakelijk is. Ook vertrouwensartsen van zijn 24/7 bereikbaar en beschikbaar. 2. Onderzocht gaat worden of eventuele integratie van verschillende bereikbaarheids- en beschikbaarheidsdiensten van VT in samenwerking met onder andere Spoedeisend Zorg en VT regio Zuid Gelderland en Noord & Oost Gelderland mogelijk is. De realisatie daarvan kan vervolgens op basis van deze inventarisatie plaats vinden. Door een verbreding van de inzet door Spoedeisende Zorg voor crisisinterventie voor 0-100 jarigen (is nu alleen voor jeugd) en het onderzoeken van de wijze waarop kennis, dan wel scholing rond kindermishandeling en huiselijk geweld beschikbaar komt voor medewerkers Spoed Eisende Zorg kan ook buiten kantoortijden een professionele afweging tussen een advies en een melding gemaakt worden. 4
Criterium 1.2 VT beschikt over kwalitatief en kwantitatief voldoende personeel Verbeterpunt 3: Toelichting Doelstelling Verantwoordelijkheid Realisatie De medewerkers kunnen tijdens kantoortijden beperkt een beroep doen op gedragswetenschappers Projectmanager en direct leidinggevende(n) 1-1-2016 Een derde verbeterpunt is de beschikbaarheid van gedragswetenschappers. De medewerkers van Gelderland kunnen te beperkt een beroep doen op een gedragswetenschapper. Twee keer per week vinden MDO momenten plaats, waarbij een gedragswetenschapper beschikbaar is, voor in totaal vier uur per week. Hiermee beschikt Veilig Thuis Midden Gelderland over onvoldoende formatie om gekwalificeerde gedragswetenschappers te betrekken bij zaken waar multidisciplinair overleg vereist is. De medewerkers kunnen tijdens kantoortijden een beroep doen op gedragswetenschappers Dit geldt met name t.a.v. jeugdigen Dit verbeterpunt wordt gerealiseerd per 01-04-2016. Vanaf dat moment is 8 uur per week een gedragswetenschapper beschikbaar voor. VT Midden Gelderland zet ten behoeve de multidisciplinaire afweging een direct leidinggevende, werkbegeleider en een vertrouwensarts in. Deze professionals zijn elke dag bereikbaar/beschikbaar en bieden ondersteuning bij de afwegingen in het primaire proces. Deze inzet en samenstelling doen recht aan de instroom en de problematiek die bij VT binnen komt en waarborgt de kwaliteit. De gedragswetenschapper is bereikbaar voor consultatie en beschikbaar indien de casus daartoe aanleiding geeft, bijvoorbeeld bij complexe zaken. 5
Criterium 1.3 VT beschikt over kwalitatief en kwantitatief voldoende materieel Verbeterpunt 4: Toelichting Doelstelling Verantwoordelijkheid Realisatie beschikt niet over één registratiesysteem beschikt over één registratiesysteem 1-1-2016 Een vierde verbeterpunt is het registratiesysteem. Gelderland beschikt nog niet over één registratiesysteem voor alle werkzaamheden, zowel op het gebied van kindermishandeling als huiselijk geweld. Het is nog onduidelijk welk systeem aangeschaft zal worden. Op dit moment werkt Gelderland nog met KITS, IJ en Regas. Deze systemen ondersteunen de afzonderlijke werkprocessen. Projectmanager i.s.m. direct leidinggevende(n) en de informatie manager Dit is gerealiseerd per18-01-2016. Vanaf die dag werken alle medewerkers van met de nieuwe applicatie van Regas. 1. Noodzakelijke randvoorwaarde voor de uitvoering van de werkzaamheden is het expliciteren, uitschrijven en definitief vaststellen van de werkprocessen op basis van het handelingsprotocol en de productdefinities en beschrijving in het organisatie- en beleidsplan 2016. Dit leverde input op voor de inrichting van de nieuwe applicatie. Werksessies hebben plaats gevonden in oktober/november 2015. Het werkproces is in een algemeen stroomschema vastgelegd en op onderdelen in aparte stroomschema s. 2. Na vaststelling worden/zijn de werkprocessen onder gebracht in de daartoe geëigende organisatie brede applicatie. Op deze wijze wordt het werkproces eenduidig en is er sprake van één applicatie (Regas). De applicatie is ondersteunend aan het werkproces 3. Na deze periode van inrichting van de applicatie zal in december de acceptatietest plaats vinden en zullen de applicatiebeheerder, een informatiemanager en super users de ingebruikname van de applicatie gaan ondersteunen. 4. De feitelijke ingebruikname is in de hele organisatie ingevoerd per 1 januari 2016 6
Criterium 1.3 VT beschikt over kwalitatief en kwantitatief voldoende materieel Verbeterpunt 5: Toelichting Doelstelling Verantwoordelijkheid Realisatie Dossierinformatie van voorgangers van is niet inzichtelijk voor de professionals Dossierinformatie van voorgangers van is inzichtelijk voor de professionals Projectmanager i.s.m. kwaliteits manager 1-2-2016 Een vijfde verbeterpunt is de inzage van dossierinformatie. Medewerkers kunnen dossierinformatie van hun eigen moederorganisatie inzien, maar zij zijn niet geautoriseerd om in de andere systemen te komen. Medewerkers lossen dit nu op door informatie aan elkaar te vragen en door informatie tijdens de triage uit te wisselen. De administratieve medewerkers kunnen alleen in KITS en IJ. Dit verbeterpunt is gerealiseerd. Medewerkers hebben inzage in dossierinformatie- van ook de niet eigen moederorganisatie -via inkijkmodules 1. Er worden bindende afspraken gemaakt met Jeugdbescherming Gelderland dat VT inzage heeft/de beschikking krijgt over de informatie van de afgelopen 3 jaar uit hun registratie, daar waar jeugdhulp heeft plaats gevonden geboden en er indicaties zijn afgegeven voor specialistische hulpverlening. 2. Op termijn kan VT via het eenduidige registratieprogramma (Regas, na de invoering) systemen terugzien. Hiervoor wordt een conversieplan opgesteld. 3. Vaststellen op basis van het VNG-handelingsprotocol- van een eenduidig (juridisch getoetst) dossierbeleid waarbij o.a. de dossierverantwoordelijkheid en een transparante/toetsbare afsluitinformatie wordt vastgesteld. 4. Totdat het bovenstaande is geëffectueerd wordt een tijdelijke autorisatie en/of administratieve regeling getroffen om te voldoen aan de doelstelling van dit verbeterpunt 7
Criterium 1.3 VT beschikt over kwalitatief en kwantitatief voldoende materieel Verbeterpunt 6: Toelichting Doelstelling Verantwoordelijkheid Realisatie De instelling hanteert geen richtlijnen en een procedure voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van De instelling hanteert richtlijnen en een procedure voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van Projectmanager i.s.m. leidinggevenden andere VT organisaties 1-7-2016 Een zesde verbeterpunt is het hanteren van richtlijnen voor het opvragen van informatie bij andere vestigingen van, bijvoorbeeld bij een recente verhuizing van een gezin of huishouden. Midden Gelderland hanteert hiervoor nog geen richtlijnen. Richtlijnen zijn opgesteld door collega manager uit Brabant en zijn besproken op het landelijk platform van managers. De richtlijnen zijn op basis van feedback tijdens landelijk platform aangepast en kunnen nu vastgesteld worden door de drie bestuurders van de deelnemende moederorganisaties tijdens de stuurgroep vergadering. Dit is gepland voor maart 2016. Het vaststellen van richtlijnen hiervoor overstijgt de (project)organisatie VT Midden Gelderland. De projectmanager onderneemt op dit punt de volgende acties: 1. Check en inbreng bij andere VT organisatie in het landelijk VT overleg (januari 2016) 2. Afstemmen acties op dit punt en indien nodig- ondersteuning hiervoor aanvragen via het ondersteuningsprogramma doorontwikkeling (februari 2016) 3. Inventarisatie mogelijkheden en privacy check (maart 2016) 4. Plan van aanpak (landelijk) (maart/april 2016) t.b.v. landelijk protocol 5. Uitvoering plan van aanpak (mei/juni 2016), vaststellen protocol Daarnaast t.b.v. de eigen organisatie: 1. Check of de verwijsindex aanknopingspunten biedt c.q. onderzoeken van best practices bij andere VT organisaties en/of voorgangers hiervan (AMK en SHG) (januari/februari 2016) 2. Tijdelijke afspraken maken met de overige VT organisaties hoe informatie/en meldingen aan elkaar kan worden overgedragen. (januari/februari 2016) Dit kan bijvoorbeeld via beveiligde mail. Er kan dan een samenvatting van het dossier verstuurd worden; geen kopie van het dossier. De betrokkenen worden hierover geïnformeerd (tenzij veiligheid een rol speelt). Bij het opvragen van informatie heeft de VT die de informatie opvraagt, de verantwoordelijkheid om betrokkenen hierover te informeren. 8
Criterium 3.1 VT zet gekwalificeerde professionals in Verbeterpunt 7: Toelichting Doelstelling Verantwoordelijkheid Realisatie heeft Het zevende heeft Projectmanager 1-2-2016 onvoldoende verbeterpunt is het richtlijnen en i.s.m. direct richtlijnen en vaststellen van procedures leidinggevende(n) procedures richtlijnen en vastgesteld voor procedures voor het vastgesteld voor het het handelen van eenduidig handelen van handelen van de de professionals de medewerkers van professionals Gelderland. Er is nog weinig sprake van integratie van het voormalig AMK en het voormalig SHG. De organisaties werken naast elkaar in plaats van dat zij één organisatie vormen. De inspecties verwachten dat Gelderland hier de komende periode aan zal werken om van één organisatie te maken. Per 1 februari is sprake van gezamenlijke front-office, waarin oud AMK-ers en oud SHG-ers de frontoffice van bemensen. Hierdoor leren medewerkers gericht van elkaar. De vijf daagse training (door bureau Van Montfoort speciaal ontwikkeld voor de Veilig Thuizen) zal dit jaar worden gevolgd door alle medewerkers Gelderland. Dit zal de verbreding in kennis (van 0-100 jaar) en samenhang verbeteren. Het werkproces is beschreven en staat gepland voor vaststelling door Management Team van. 1. Voor VT wordt begin 2016 een autonoom, eenduidig en integraal opleidingsplan gemaakt als basis voor de professionele uitvoering van de VT-organisatie. 2. Ten behoeve van de taakuitvoering zullen ook de bijbehorende competenties worden vastgesteld. Daar waar de huidige taakomschrijving al grotendeels voldoet zal deze getoetst worden op de geïntegreerde werkuitvoering om uiteindelijk definitief te worden vastgesteld in een profiel Veilig Thuis-medewerker. 3. Het inventariseren van taakomschrijvingen en competenties en vervolgens vaststellen is onderdeel van het VT opleidingsplan. 4. Om de kwaliteit van de professionals te kunnen garanderen in een veranderende context moet duurzame ondersteuning van werkers in de nieuwe structuur gewaarborgd zijn en wordt scholing en deskundigheidsbevordering in het opleidingsplan opgenomen, waarbij expliciet aandacht wordt besteed aan 18+ en 18-. 5. Alle medewerkers SHG worden (voor)aangemeld voor beroepsregistratie. 6. Er wordt gestart met het frequent bespreken van casuïstiek in leerbijeenkomsten 7. De triage en briefing wordt herijkt en opgenomen in het (te veranderen) onderdeel van het werkproces. 9