DEZE BIJLAGE BEHOORT BIJ DE TOELICHTING OP DE REGELING VAN DE MINISTER VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID VAN., BV/DCA/2010/15373 TOT VERVANGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN ROND HET TOEZICHT OP DE ARBEIDSOMSTANDIGHEDENWET 1998 EN DE ARBEIDSTIJDENWET Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---- 1
INHOUD 1 Inleiding 3 2 Procesmatige- en technische inrichting 4 2.1 Reikwijdte van het vervangingsproces 4 2.1.1 Betrokken organisatieonderdelen 4 2.1.2 Categorieën archiefbescheiden waarop de machtiging van toepassing is 4 2.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 4 2.3 Inrichting van het vervangingsproces 5 2.3.1 Postbehandeling 5 2.4 Hardware 7 2.5 Software 9 2.6 Selectieproces 9 2.6.1 Archiefbescheiden 10 2.6.2 Criteria keuze tussen scanning in zwartwit en in kleur 11 2.6.3 Omgang met papieren archiefbescheiden die niet direct na ontvangst worden gescand 12 2.7 Scanproces 12 2.7.1 Onderscheid tussen inkomende en uitgaande post 12 2.7.2 Fysieke voorbereiding archiefbescheiden voor vervanging 12 2.7.3 Registratie van alle relevante metadata voorafgaand aan scanning 12 2.7.4 Wijze van scheiding van archiefbescheiden 13 2.7.5 Wijze van kwaliteitscontrole 13 2.7.6 Scannen per archiefstuk of per batch 13 2.7.7 Kleurmodel 13 2.7.8 Proces van vernietiging 14 2.8 Kwaliteitsprocedures 14 3 Minimale technische specificaties bij digitale vervanging 15 3.1 Parameters 15 3.2 Bestandsformaat 15 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2
1 Inleiding De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vervangt zijn - op papier - ontvangen documenten, die betrekking hebben op actieve ARBO-zaken en ATW-zaken door digitale reproducties. Onder actieve ARBO- en ATW-zaken worden verstaan die zaken waarop de Arbeidsinspectie op eigen initiatief toezicht houdt op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet 1998 en Arbeidstijdenwet. De betreffende documenten komen, conform vastgestelde selectielijsten, binnen een termijn van 5 jaar voor vernietiging in aanmerking. Omdat het hier gaat om te vernietigen archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 is daarvoor geen aparte toestemming vereist van het ministerie van OC&W in de vorm van een aanvraag voor een machtiging tot vervanging. Om toch verantwoording af te kunnen leggen over deze vervanging is dit handboek opgesteld. Hierin vindt u een beschrijving van de processen en de maatregelen die zijn genomen om de kwaliteitsborging te garanderen. De bevoegdheid van de minister van SZW voor vervanging is geregeld in: de Archiefwet 1995, artikel 7 en 9, eerste lid het Archiefbesluit 1995, artikel 2, 6 en 8. Bij het maken van het Handboek is wel gebruik gemaakt van de bijlage behorende bij de beleidsregel Digitale vervanging archiefbescheiden van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (Stcrt. nr. 21 d.d. 30 januari 2008). Deze bijlage behoort bij artikel 3, eerste lid, van de beleidsregel en geeft een opsomming van de minimale elementen die in een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging dienen te worden opgenomen. In hoofdstuk 2 van dit handboek wordt een beschrijving gegeven van de procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging. Vervolgens zijn in hoofdstuk 3 de technische specificaties opgenomen. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3
2 Procesmatige en technische inrichting 2.1 Reikwijdte van het vervangingsproces 2.1.1 Betrokken organisatieonderdelen bij het vervangingsproces Bij het vervangingsproces van de op papier ontvangen documenten zijn de volgende organisatieonderdelen/medewerkers betrokken: De Arbeidsinspectie, de directie Arbo; De inspecteurs van de directie Arbo; De afdeling Post kantoor Utrecht. 2.1.2 Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit van toepassing is Het besluit tot vervanging is van toepassing op de volgende categorieën papieren ontvangen documenten die betrekking hebben op de volgende werkprocessen: 1. Het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet 1998. 2. Het stellen van een eis tot naleving aan een werkgever betreffende de wijze waarop één of meer bepalingen gesteld bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet 1998 moeten worden nageleefd. 3. Het bevelen tot het stilleggen van het werk indien werkzaamheden of het verblijf op een plaats ernstig gevaar opleveren voor personen. 4. Het geven van eis tot naleving van de bepalingen krachtens het Arbeidsomstandighedenbesluit. 5. Het bevelen tot het staken van de arbeid. 6. Het stellen van een eis tot naleving indien algemene verplichtingen van de Arbeidstijdenwet niet, in onvoldoende mate of op onjuiste wijze wordt nageleefd. 7. Het verlenen van ontheffingen ten aanzien van het door een kind verrichten van arbeid. 2.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden De verantwoordelijkheden binnen de organisatieonderdelen over het proces van vervanging zijn op grond van artikel 3 van de Kaderregeling DIV SZW 2009 als volgt geregeld: De directeur Arbeidsinspectie/Arbeidsomstandigheden is verantwoordelijk voor het dynamisch archiefbeheer van zijn directie. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het semi-statisch archiefbeheer van het ministerie en het opstellen van de selectielijsten. De directeur Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategisch beleid op het gebied van DIV en het houden van toezicht op de archieven van de archiefvormende organen. Elke medewerker (inspecteur) dient er zorg voor te dragen dat door hem behandelde ingekomen en uitgaande archiefbescheiden worden opgenomen in het (digitale) archief. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---- 4
De verantwoordelijkheden binnen de organisatieonderdelen over het proces van de vervanging ten aanzien van actieve Arbo-zaken zijn op uitvoeringsniveau als volgt geregeld: De teamleider en de medewerkers van de afdeling Post zijn verantwoordelijk voor het in ontvangst nemen (postzak legen, e-mails printen, faxberichten verzamelen), het openen, het registreren en het scannen van de post. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging van het scanproces. Inspectieondersteuning (IO) ARBO heeft een adviserende rol ten aanzien van het scannen en registreren van post. De inspecteurs hebben thuis faciliteiten om documenten te scannen. Documenten tot 50 pagina s scannen en registreren zij zelf. Documenten groter dan 50 pagina s laten zij de door de afdeling Post scannen en registreren. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor de kwaliteitsborging van de documenten die zij zelf scannen. 2.3 Inrichting van het vervangingsproces 2.3.1 Postbehandeling In het huidige postbehandelingproces worden de poststukken door de medewerkers van de afdeling Post ontvangen, geopend, gescand en geregistreerd in het systeem I-Net. IO ARBO heeft daarbij een inhoudelijk adviserende rol. De inspecteurs hebben de mogelijkheid om op hun telewerkplek documenten scannen. Documenten tot 50 pagina s scannen en registreren zij zelf. Documenten groter dan 50 pagina s laten zij de door de afdeling Post scannen en registreren. De afdeling Post scant documenten per batch. De inspecteur scant per poststuk. In overzicht worden de volgende stappen doorlopen. Stap: Actie: Wat?: Wie?: 1 In ontvangst nemen post Postzak legen E-mails printen Faxberichten verzamelen Documenten ontvangen op bedrijfsbezoek 2 Openen post Post wordt geopend Medewerker Post 3 Sorteren post De post (incl. e-mail, fax) Medewerker Post wordt gesorteerd op: post die ongeregistreerd door kan (vertrouwelijk en reclame) Te scannen en te registreren post ARBO 4 Registreren post (Basis-)registratie van het poststuk in I-Net en (soms advies IO koppeling aan een zaak. ARBO) Documenten worden gescand op de telewerkplek en op locale schijf opgeslagen. Vervolgens wordt het 5
4.1 Registreren metagegevens gescande bestand door de inspecteur toegevoegd aan de zaak waar het document bij hoort De volgende metagegevens worden bij de registratie van ARBO vastgelegd in het systeem I-Net: (voor zover van toepassing) Bij tabblad Algemeen: Datum ontvangst Datum brief Kenmerk Onderwerp Wie gekoppeld Wanneer gekoppeld Bij tabblad Afzender: Gemeld door Persoonsgegevens (3 velden) Geslacht Soort vestiging Bij tabblad Afhandeling: Team Zaaknummer 5 Scannen post De post wordt gescand. In de subhoofdstukken hieronder volgen de werkzaamheden die hierbij worden uitgevoerd 5.1 Scannen post: Toevoegen document scheidingsblad 5.2 Scannen post: Voorbewerken en scannen Het document scheidingsblad wordt uit I-Net geprint en toegevoegd aan het document dat wordt gescand. Op het document scheidingsblad worden automatisch de volgende zaken afgedrukt: Barcode voor het scannen van het document Poststuknummer Datum binnenkomst Zaaknummer Verantwoordelijke inspecteur Team/projectnr. Meldingtype Regiokantoor Is het document vrij van nietjes en andere bindmiddelen? Is de samengestelde batch voorzien van een document Medewerker Post 6
5.3 Scannen post: Kwaliteitsmomenten scheidingsblad? Bevat het document unieke documentkenmerken? Is het document gekleurd? Staat de scanner in de juiste positie afgesteld? Komt het aantal pagina s van het originele document overeen met het gescande document? Zijn er blanco pagina s? Is het gescande document leesbaar, volledig en correct? Alle documenten worden per batch (afdeling Post) of per poststuk (inspecteur) gecontroleerd op leesbaarheid, volledigheid en correctheid. Bij fouten worden ze opnieuw gescand en doorlopen ze de kwaliteitsmomenten opnieuw. 6 De fysieke documenten Worden chronologisch opgeborgen in dagdozen. Deze dagdozen blijven 3 maanden bewaard. 2.4 Hardware Bij de afdeling Post wordt gescand met de scanner Canon DR 9080C. De volgende technische gegevens zijn beschikbaar over de scanner. Type Scanmethode Sensor Optische resolutie Lichtbron Scanzijde Aanvoer documenten Scansnelheden Zwartwit Grijstint Kleur Documentformaat Dikte Automatische aanvoer Handmatige aanvoer Canon DR 9080 C Desktop documentscanner Contact Image Sensor (CMOS) 600 dpi 3-kleuren (RGB) LED Voor/achter/voor&achter Automatisch of handmatig (A4 staand 200 dpi) 90 ppm/180 ipm 90 ppm/180 ipm 50 ppm/100 ipm (met compressie) Breedte 50-305mm Lengte 70 432 mm 0,06 0,15 mm 0,05 0,3 mm 7
Capaciteit van aanvoer Grijstinten Kleur Instellingen Binair Grijstint Kleur Beeldcompressie Uitvalkleur Beeldresolutie Interface Scanner drivers 500 vel (A4) 8-bits 24-bits Zwart en wit/error Diffusion/geavanceerde tekstverbetering 256-niveaus grijstint 24-bits kleur/snoothing kleur (uitgezonderd 600 dpi) JPEG met interne kaart CCITT Groep 4, PDF, BMP, TIFF via driver RGB instelbaar door gebruiker (voor/achter/beide) 100/150/200/300/400/600 dpi 1 USB 2.0 High Speed en 2 SCI-III ISIS/TWAIN driver voor Windows 98SE/2000/Me/XP,Windows NT Software CapturePerfect 3.0 Afmetingen (BxDxH) 460x525x310 (gesloten opvangblad) Gewicht Ca. 23 kg Voedingsspanning Opgenomen vermogen 220-240 V 50/60 Hz max. 28 W Opties Imprinter, Mechanische teller, Barcode module, Wisselrollerset Bij de inspecteurs thuis wordt gescand met de scanner Canon PIXMA MX350. De volgende technische gegevens zijn beschikbaar over de scanner. Type Scanmethode Sensor Optische resolutie Lichtbron Scanzijde Aanvoer documenten Scansnelheden Zwartwit Grijstint Kleur Documentformaat Dikte Automatische aanvoer Handmatige aanvoer Capaciteit van aanvoer Grijstinten Kleur Instellingen Binair Grijstint Kleur Beeldcompressie Uitvalkleur Canon PIXMA MX350 Canon PIXMA MX350 Multifunctional printer 1200x2400 dpi Niet bekend ADF of glasplat Automatisch of handmatig Niet bekend A4/letter/legal? (A4, 64-105 gr) 30 vel (A4) 8 bits 24 bits Zwart en wit 16- / 8-bits (48- / 24-bits (16- / 8-bits voor elke kleur [RGB]) TIFF/ JPEG RGB 8
Beeldresolutie 25-19200 dpi Interface USB 2.0 High Speed Scanner drivers TWAIN / WIA (windows xp / windows vista/ win 7) Software MP Navigator EX Afmetingen (BxDxH) 458 x 415 x 198 mm Gewicht 8,8 kg Voedingsspanning Opgenomen vermogen AC 100-240 V, 50/60 Hz max 12 W Opties - 2.5 Software Bij de afdeling Post wordt gebruik gemaakt van Capture Perfect 3.0 software. De volgende gegevens zijn bekend van deze software: Capture Perfect 3.0 software Naam software Ascent Capture 7.0 Versie 7.00.70 Releasedatum Niet bekend Leverancier Kofax Geïnstalleerde service packs of patches Service Pack 3 Bij de inspecteurs thuis wordt gebruik gemaakt van MP Navigator EX. De volgende gegevens zijn bekend van deze software: Naam software MP Navigator EX Versie Niet bekend Releasedatum Niet bekend Leverancier Canon Geïnstalleerde service packs of patches - 2.6 Selectieproces 2.6.1 Archiefbescheiden Hieronder wordt beschreven of ingekomen stukken wel of geen archiefbescheiden zijn in de zin van de Archiefwet 1995 en welke archiefbescheiden niet in aanmerking komen voor vervanging. De documenten die in het kader van actieve ARBO- en ATW-zaken worden ontvangen zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. De documenten behoren bij werkprocessen van het ministerie van SZW, onderdeel Arbeidsinspectie. Voor deze documenten geldt dan ook dat vervanging noodzakelijk is. De te vervangen archiefbescheiden hebben betrekking op het uitvoeren van handelingen uit de selectielijsten beleidsterrein Arbeidsomstandigheden (vanaf 1940) en beleidsterrein Arbeidsverhoudingen vanaf 1945. 9
Ter voorbereiding van de vaststelling van de selectielijsten heeft tijdens het overleg, zoals bedoeld in artikel 3 lid 1 van het Archiefbesluit 1995, een afweging plaatsgevonden over het aspect culturele waarde en over het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Tijdens dit overleg, waaraan vertegenwoordigers van het ministerie van SZW, vertegenwoordigers van het Nationaal Archief en een vertegenwoordiger van het Instituut voor Sociale Geschiedenis deelnemen, is vastgesteld dat de neerslag uit deze handelingen binnen een termijn van 5 jaar of korter voor vernietiging in aanmerking komt. De selectielijst beleidsterrein Arbeidsomstandigheden is op 4 december 1996 vastgesteld (Stcrt. 1997/22. De laatste wijziging op deze selectielijst is op 28 april 2008 vastgesteld (Stcrt. 200/105). De selectielijst beleidsterrein Arbeidsverhoudingen is vastgesteld op 18 februari 2002 (Stcrt. 2002/70 en een rectificatie in Stcrt. 2003/112). AI procesbeschrijving Bewaren/vernietigen Arboprojecten Omschrijving BSD-handelingen Het houden van toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet AI werkprocessen Inspectie op locatie BSD-handelingnummer 24-1204 V. 5 jaar na afdoening Archiefbescheiden: Waarschuwing Arbo Toez.br boeterapport Opheffen overtr. en toez. boeterapport Boeterapport Boeterapport Werknemer Opheffen overtr. en toez. 2 e boeterapport Toez.br aanv. boeterapport werkgever Aanvullend boeterapport Afhandeling controlebezoek Afhandeling inspectiebezoek Constateren overtreding Het stellen van een eis tot naleving aan een werkgever betreffende de wijze waarop één of meer bepalingen gesteld bij of krachtens de Arbeidsomstandighedenwet 1998 moeten worden nageleefd 24-1205 V. 5 jaar na geldigheidsduur (van de eis tot naleving) Archiefbescheiden: Eis ARBO Kennisgeving eis Het bevelen tot het stilleggen van het werk indien werkzaamheden of het verblijf op een plaats ernstig gevaar opleveren voor personen 24-1206 V. 5 jaar na afdoening 10
Archiefbescheiden: Preventieve stillegging Stillegging Intrekking stillegging Het geven van een eis tot naleving van de bepalingen krachtens het Arbeidsomstandighedenbesluit 24-1205 V. 5 jaar na geldigheidsduur Arbeidstijden (ATB) Archiefbescheiden: Eis ARBO Kennisgeving eis Het bevelen tot het staken van de arbeid Archiefbescheiden: Brief 8.2 lid 1 staken van arbeid Brief 8.2 lid 2 staken van arbeid 114-75 V. 5 jaar na geldigheidsduur Arbeidstijden (ATB) Arbeidstijden (ATB) Het stellen van een eis tot naleving indien algemene verplichtingen van de Arbeidstijdenwet niet, in onvoldoende mate of op onjuiste wijze wordt nageleefd Archiefbescheiden: Eis Kennisgeving eis Het verlenen van ontheffingen ten aanzien van het door een kind verrichten van arbeid Archiefbescheiden: Aanvraag Nader onderzoek ivm aanvraag Ad hoc ontheffing kunstkinderen Ontheffing Beschikking onbepaalde tijd Toezendingsbrief beschikking afwijzen Toezendingsbrief beschikking toestaan Vertrouwensontheffing kunstkinderen 114-74 V. 5 jaar na geldigheidsduur 114-73 V. 1 jaar na geldigheidsduur 2.6.2 Criteria keuze tussen scanning in zwartwit en in kleur Bij de afdeling Post van de Arbeidsinspectie is het mogelijk om zowel in zwart/wit als in kleur te scannen. Gekleurde documenten die in het kader van ARBO-zaken worden ontvangen, worden altijd in kleur gescand. 11
Bij de inspecteur wordt in zwartwit gescand, tenzij er een foto bij zit. 2.6.3 Omgang met papieren archiefbescheiden die niet direct na ontvangst worden gescand Alle papieren archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen, worden in principe direct na ontvangst gescand door de afdeling Post van de Arbeidsinspectie. In sommige gevallen wordt eerst advies ingewonnen bij de afdelingen IO ARBO. Op locatie ontvangen papieren archiefbescheiden worden binnen 24 uur na ontvangst gescand door de inspecteurs. 2.7 Scanproces 2.7.1 Onderscheid tussen inkomende en uitgaande post Bij het proces van actieve ARBO-zaken wordt onderscheid gemaakt in de volgende documenten: Inkomende post: Papieren documenten ontvangen via de post; Geprinte e-mails (zowel intern als extern); Faxberichten (zowel intern als extern). Deze poststukken worden ontvangen, gescand en geregistreerd in I-Net bij de afdeling Post. Op locatie ontvangen papieren archiefbescheiden door de inspecteurs. Deze poststukken worden ontvangen, gescand en geregistreerd in I-Net door de inspecteur. Uitgaande post: Intern opgemaakte documenten. Deze documenten worden aangemaakt en geregistreerd in I-Net door de inspecteur. 2.7.2 Fysieke voorbereiding inkomende archiefbescheiden voor vervanging De medewerkers van de afdeling Post en de inspecteurs van de directie AI hanteren de volgende voorbewerkingsprocedure: De te scannen documenten worden vrij van nietjes en andere bindmiddelen gemaakt. De samengestelde batch wordt voorzien van een documentscheidingsformulier. Het document wordt gecheckt op unieke documentkenmerken en kleur. De scanner wordt gecheckt op de juiste positie. 2.7.3 Registratie van alle relevante metadata voorafgaand aan scanning Voorafgaande aan de scanning worden de documenten geregistreerd door de medewerkers van de afdeling Post en de inspecteurs. Daarbij worden de volgende metagegevens (voor zover van toepassing) in het systeem I-Net geregistreerd: Tabblad Algemeen: Datum ontvangst Datum brief Kenmerk 12
Onderwerp Tabblad Afzender: Gemeld door Persoonsgegevens (3 velden) Geslacht Soort vestiging Tabblad Afhandeling: Team Zaaknummer 2.7.4 Wijze van scheiding van archiefbescheiden De documenten worden gescheiden met behulp van het document scheidingsblad, waarop automatisch de volgende zaken worden afgedrukt: Barcode voor het scannen van het document Poststuknummer Datum binnenkomst Zaaknummer Verantwoordelijke inspecteur Team/projectnr. Meldingtype Regiokantoor De documenten die door de inspecteurs worden gescand worden per archiefstuk gescand. 2.7.5 Wijze van kwaliteitscontrole Ten aanzien van de te scannen documenten wordt een volgende check uitgevoerd door de medewerkers van de afdeling Post en de inspecteurs: Gecheckt wordt of het aantal pagina s van het originele document overeenkomt met het gescande document. Gecheckt wordt of er blanco pagina s aanwezig zijn. Gecheckt wordt of het document leesbaar, volledig en correct is gescand. Een aantal gescande documenten wordt steekproefsgewijs nogmaals geheel handmatig bekeken op leesbaarheid, volledigheid en correctheid. Bij fouten worden opnieuw gescand en doorlopen ze opnieuw de kwaliteitscontrole. 2.7.6. Scannen per archiefstuk of per batch Bij de afdeling Post worden de documenten per batch gescand. Bij de inspecteurs worden de documenten per archiefstuk gescand. 2.7.7 Kleurmodel Bij de afdeling Post worden de documenten, indien van toepassing, in kleur gescand. Bij de inspecteur wordt in zwartwit gescand, tenzij er een foto bij zit. 13
2.7.8 Proces van vernietiging De bevoegdheid tot vernietiging is op grond van artikel 3 van de Kaderregeling DIV SZW 1 als volgt geregeld: De directeur AI is als archiefvormend orgaan verantwoordelijk voor het eigen dynamisch archiefbeheer van haar onderdeel, te weten postbehandeling, registratie, voortgang- en afdoeningbewaking, dossierbeheer, informatievoorziening, selectie, vernietiging en overdrachten aan andere organen, alsmede voor het opstellen, vaststellen en onderhouden van het documentair structuurplan van het archiefvormend orgaan overeenkomstig deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. Nadat de papieren documenten zijn gescand en zijn opgeslagen in het systeem I-Net, komen de papieren documenten voor vernietiging in aanmerking. Van de vernietiging wordt, conform het Archiefbesluit 1995, artikel 8, een verklaring opgemaakt. De verklaring van vernietiging wordt door de directeur AI-ARBO ondertekend. De verklaring wordt gearchiveerd in het archief van de directie AI-ARBO. Om misverstanden te voorkomen (bijv. verkeerd gescand) worden de fysieke inkomende documenten nog 3 maanden bewaard in zgn dagdozen, alvorens de vernietiging plaatsvindt. 2.8 Kwaliteitsprocedures In de Kaderregeling DIV SZW is in artikel 26 het toezicht geregeld. Artikel 26 Toezicht 1. De beheerder is namens het archiefvormend orgaan belast met het toezicht op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot het dynamisch archiefbeheer. 2. De directeur Bedrijfsvoering is belast met het toezicht op de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden met betrekking tot het semi-statisch archiefbeheer. 3. De directeur Bedrijfsvoering houdt intern toezicht op de naleving van de regels op het gebied van documentaire informatievoorziening. 4. De beheerder verstrekt namens het archiefvormende orgaan op verzoek aan de directeur Bedrijfsvoering juiste en volledige gegevens met betrekking tot de staat van de door hem beheerde archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop aan de zorg voor deze archiefbescheiden vorm wordt gegeven. De beleidsmedewerkers DIV van de directie Bedrijfsvoering houden 1 x per jaar een kwaliteitsmeting met betrekking tot het scanproces, waarbij de volgende vragen worden gesteld: 1 Is het document vrij van nietjes en andere bindmiddelen? 2 Is de samengestelde batch voorzien van een begeleidingsformulier? 3 Bevatten de documenten unieke documentkenmerken? 4 Is het document gekleurd? Zo ja, dan wordt het document in kleur gescand? 5 Staat de scanner in de juiste positie afgesteld en hoe wordt dat gecontroleerd? 1 De Kaderregeling DIV SZW bestaat uit de beheersregels voor het ministerie van SZW conform artikel 14 van het Archiefbesluit. 14
6 Welke procedure wordt gehanteerd als de scanner niet behoorlijk werkt? 7 Komt het aantal pagina s van het originele document overeen met het gescande document? Zo niet wordt er dan opnieuw gescand? 8 Zijn er blanco pagina s. Hoe wordt daar mee omgegaan? 9 Is het gescande document leesbaar, volledig en correct? Wordt dat gemeten en wanneer en hoe wordt dat gemeten? 10 Worden de gescande documenten ook steekproefsgewijs gemeten op digitale leesbaarheid, volledigheid en correctheid? 11 Hoe wordt er omgegaan met verkeerd gescande documenten? 12 Waar en hoe wordt het gescande document opgeslagen? 13 In welk bestandformaat worden documenten opgeslagen? 14 Welke medewerkers hebben hierbij raadpleegrechten? 15 Welke medewerkers hebben hierbij verwijderrechten? 3 Minimale technische specificaties bij digitale vervanging 3.1 Parameters Voor gedrukte tekst worden de volgende parameters gebruikt: Indien kleur relevant is: de documenten worden in kleur gescand volgens 300 dpi met een bitdiepte van 24 Indien grijstinten relevant zijn: 300 dpi met een bitdiepte van 8 Indien kleur en grijstinten niet relevant zijn: 300 dpi met een bitdiepte van 1. 3.2 Bestandsformaat Afdeling Post: De documenten worden eerst gedigitaliseerd in TIFF (tussenformaat) en daarna opgeslagen in PDF/A-1. Vanaf begin september is een nieuwe versie van Kofax beschikbaar die PDF/ A-1 ondersteunt. Inspecteurs: De documenten worden gedigitaliseerd opgeslagen in PDF. Het grootste gedeelte van deze documenten worden als bijlage opgenomen bij de eindproducten, waarna ze als nog worden omgezet naar PDF-A-1. 15