VERSLAG VAN DE 8 e VERGADERING VAN DE UNIVERSITEITSRAAD d.d. 18 AUGUSTUS 08 (UR/08/22437) Aanwezig: Bloys, Disberg, Geleijnse, Hoeflaak (plv. voorzitter), Kaptein, Kerkhof, Van Proosdij, Stol (griffier), Ten Teije, Valk en Van der Wal. 5 Afwezig: Agteres, Van Baardewijk, Ramkisoensing, Van der Varst en Van der Velde. 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 14. uur en deelt mee dat de behandeling van agendapunt 8 (Instructie werken voor / met derden) vóór die van punt 7 (Reorganisatieplan in verband vorming Financieel Shared Service Center) zal plaatsvinden. 2. Verslag vorige vergaderingen UR/08/19004 - verslag 7 e UR-vergadering d.d. 23 juni 08 UR/08/16344 - verslag extra UR-vergadering d.d. juni 08 Meegedeeld wordt dat op pag. 1 in regel 24 en op pag. 2 in regel 11 van het verslag van de 7 e UR verduidelijkingen zijn aangebracht en dat in regel 22 van het verslag van de extra UR-vergadering met wordt ingevoegd na in te stemmen ; hierna de verslagen ongewijzigd worden vastgesteld. 3. Onderwijszaken Tevens aanwezig: Marcel Vooijs/AZ. A. Rapportage stand van zaken In een korte rapportage meldt Vooijs dat het haalbaarheidsonderzoek University College zich in een afrondende fase bevindt en dat nu aan de invulling van de voorwaarden op inhoudelijk, financieel en organisatorisch terrein wordt gewerkt. In augustus/september zal een businesscase opgesteld worden, waarover het College van Bestuur in de loop van september nadere besluitvorming zal plegen. In oktober a.s. zal het onderwerp als apart agendapunt geagendeerd kunnen worden. Wat betreft de programma s voor excellente studenten (Sirius-aanvragen) meldt Vooijs dat de landelijke commissie de aanvragen behandeld heeft en drie categorieën heeft aangemerkt: 1) zeer veelbelovende programma s die uitgewerkt voor 1 oktober 08 ingediend kunnen worden om in aanmerking te komen voor subsidiëring; 2) veelbelovende programma s die uitgewerkt voor 1 mei 09 ingediend kunnen worden; 3) niet aan de eisen voldoende programma s die niet voor subsidie in aanmerking komen. De Leidse aanvragen zijn in categorie 2 gevallen en op dit moment wordt bezien hoe de beoordeling luidt en op welke punten aanpassingen gepleegd kunnen worden die een beroep op een oordeelsherziening kansrijk maken. In oktober zal hierover nadere informatie gegeven kunnen worden. Wat betreft internationalisering meldt Vooijs dat het CvB naar aanleiding van een voortgangsrapportage gesproken heeft over een universiteitsbreed wervingsplan voor internationale studenten, op basis waarvan door de faculteiten gemeenschappelijke acties ondernomen kunnen worden om de instroom van internationale studenten te vergroten. Er zal een notitie over de leefomgeving voor internationale studenten geschreven worden om duidelijk te maken waar verbeteringen noodzakelijk en mogelijk zijn; huisvesting zal daarvan een zeer belangrijk onderdeel uitmaken. In de notitie zal de focus vooral op een aantal belangrijke zaken gericht worden, omdat er (te) veel punten zijn die de aandacht vragen. Wat betreft de onderwijsvisie wordt gemeld dat men nog doende is een eerste concept op te stellen, aangezien vertraging is opgelopen i.v.m. de tijd die besteed is aan de Sirius-aanvragen. Het ligt in de bedoeling dat het eerste concept in oktober a.s. door het College van Bestuur besproken kan worden en dat het daarna in de UR aan de orde kan komen. Er blijkt geen behoefte aan behandeling van dit onderwerp in de Overlegvergadering van augustus 08. B. Invoering minorstelsel UR/09/17811 - afschrift brief College van Bestuur aan faculteitsbesturen d.d. juli 08 met daarbij de Toelichting Richtlijn Minorstelsel 07 -- reactie UR-commissie Onderwijs & Onderzoek In reactie op het commissieadvies meldt Vooijs dat het predicaat minor inderdaad zal worden beperkt tot die samengestelde pakketten die op verbreding gericht zijn en dus toegankelijk zijn voor een brede doelgroep. Een andere invulling van de vrije keuzeruimte is aan de studenten en kan tot verbreding of verdieping leiden, waarbij nog steeds geldt dat het door hen samengestelde pakket ter goedkeuring aan de examencommissie dient te worden voorgelegd. Wanneer er voor een bepaald verdiepend pakket veel belangstelling bestaat, zou de desbetreffende faculteit zelf een dergelijk pakket kunnen aanbieden. Gemeld wordt dat het niveau van de minors een belangrijk aandachtspunt van de universiteitsbrede commissie is, dat het steeds de aandacht heeft gehad bij de beoordeling van minors en die ook zal blijven krijgen. Tot slot wordt gemeld dat over de roostering van minoren geen universiteitsbrede afspraken zijn gemaakt en ook geen roosterslots zijn gecreëerd. Bij de implementatie per 1 september 09 zal proefondervindelijk moeten blijken of er grote problemen zijn. Faculteiten met veel minorstudenten uit andere faculteiten zullen hun minorroosters zodanig plannen dat deze studenten niet wegstromen. Vanuit de Raad wordt opgemerkt dat met het alleen aanbieden van facultaire pakketten voor verbredende minors voorzien had kunnen worden dat vrijwel elke student die een verdiepende minor wil een eigen pakket zal samenstellen. Gevraagd wordt wat er mis gegaan is met de eerste aanvraagronde van minors die per 1 september 08 van start hadden zullen gaan: is er een rapportage van gemaakt en kan deze door de Raad worden ingezien. Tot slot wordt gevraagd of de invoering van een minorstelsel door de faculteiten/opleidingen breed gedragen wordt. Vooijs meldt dat een student voor een verdiepende minor tot punten vrije keuzeruimte heeft. Het aanbod van pakketten betreft verbredende minoren; verdiepende pakketten worden niet als minor aangeboden en geregistreerd omdat daarvoor slechts een kleine doelgroep bestaat. Alleen wanneer er veel vraag is naar een bepaalde verdiepende invulling van de vrije keuzeruimte zou er een minorpakket van gemaakt kunnen worden. Vooijs benadrukt dat de keuzevrijheid van studenten erg belangrijk is en dat de huidige bij- en keuzevakken in een verdiepend of verbredend pakket opgenomen kunnen 1
worden: enige voorwaarde is dat de examencommissie goedkeuring verleend aan een door studenten zelf samengesteld pakket. De verbredende pakketten moeten ook en vooral toegankelijk zijn voor studenten van andere faculteiten. Dit heeft geleid tot een aanscherping van de koers en de faculteiten zijn daarin meegegaan; er wordt mede daarom vanuit gegaan dat het minorstelsel van de grond komt. Desgevraagd meldt Vooijs dat nog nagedacht moet worden op welke manier op het diplomasupplement vermelding van een niet door de faculteiten aangeboden keuzepakket (verdieping) plaats zou kunnen vinden. Wel is duidelijk dat in ieder geval iets op het diplomasupplement aangegeven wordt. De voorzitter sluit dit agendapunt af met het in overweging geven dat een verbredende minor op niveau 0 gezet wordt en een verdiepende op niveau 0. Afgesproken wordt dat de reactie van de commissie zal worden omgebouwd tot een concept-ur-reactie t.b.v. de Overlegvergadering van augustus 08. 4. Kaderdocument Leids Universitair Register Opleidingen UR/08/17812 - brief College van Bestuur d.d. 27 juni 08 met daarbij het Framework Document Register of Study Programmes Leiden University, de laatste versie van het Kaderdocument Leids Universitair Register Opleidingen d.d. augustus 02, de voorlopige versie van het Leids Register Opleidingen 08 09 en een voorbeeld van opleidingsgegevens in dit register -- advies UR-commissie Onderwijs & Onderzoek Tevens aanwezig: Marcel Vooijs/AZ In reactie op het O&O-advies meldt Vooijs dat het kaderdocument in het Engels is gesteld omdat het gebruikt wordt in het kader van de onderwijsvisitaties; in de visitatiecommissies hebben vrijwel altijd buitenlandse wetenschappers zitting en daarom is een Nederlandse vertaling niet echt opportuun. Wanneer daar toch ruime - behoefte aan blijkt te bestaan zal bezien worden of een Nederlandse versie gemaakt zal worden. Vooijs zegt na te zullen laten gaan of verbetering van de vindbaarheid van dit Engelstalige document mogelijk is; op dit moment is het te benaderen via de Nederlandstalige site www.reglement.leidenuniv.nl. Vooijs meldt dat het document gericht is op de bachelorfase en dat daarom geen melding is gemaakt van honourstrajecten in de masterfase. Desgevraagd meldt Vooijs dat de honours classes van de afgelopen drie jaar op dit moment geëvalueerd worden en dat deze evaluatie in het najaar hopelijk afgerond kan worden. In antwoord op de suggestie om de (Engelse) tekst van het document door docenten Engels te laten nakijken meldt Vooijs dat dit zeker zal gebeuren. Tot slot meldt hij dat de Engelstaligheid van documenten afhankelijk is van de doelgroep en dat in het kader van de internationalisering steeds meer documenten (ook) in het Engels gesteld zullen worden. Er blijkt geen behoefte aan bespreking van dit onderwerp in de Overlegvergadering met het College van Bestuur op augustus 08 en afgesproken wordt dat het commissieadvies zal worden omgebouwd tot een advies van de Universiteitsraad en aan het College van Bestuur zal worden gezonden (bijlage 1: UR/08/19624). 5. Universitaire Profileringsgebieden Onderzoek UR/08/16282 - brief College van Bestuur d.d. 27 juni 08 met daarbij het werkdocument Universitaire Profileringsgebieden Onderzoek -- reactie UR-commissie Onderwijs & Onderzoek Tevens aanwezig: Piet van Slooten/AZ In reactie op het O&O-advies meldt Van Slooten dat de externe adviezen een positieve teneur hebben en dat de keuze voor/selectie van de 12 gebieden herkend wordt als passend bij de Leidse signatuur. Er zijn wel kritische kanttekeningen geplaatst omdat er een zekere overloop bestaat en gesuggereerd is dat er gebieden gecombineerd zouden kunnen worden. Voorts is er verschil in de mate van uitwerking en toespitsing van gebieden, omdat ze zich in verschillende fasen bevinden. De kernvraag is hoe de diverse kritische kanttekeningen in de definitieve versie verwerkt zullen worden. Wat betreft de financiering verwijst Van Slooten naar pag. van de Kadernota 09-12, waar staat dat het College van Bestuur voor dit project een bedrag van 3 M heeft afgezonderd van het vernieuwingsfonds, waardoor het daar geen onderdeel meer van uitmaakt en ook niet onder de regels van dat fonds valt. Het is een tijdelijke en geen structurele oormerking. Van Slooten meldt dat de huidige plannen ten opzichte van die van de afgelopen decennia zijn veranderd omdat de concurrentie op nationaal en internationaal terrein is gegroeid en universiteiten zich met name op onderzoekgebied zullen moeten profileren. Deze profilering beoogt dat sterk Leids onderzoek zich minimaal moet kunnen handhaven of zelfs beter moet kunnen worden; op andere gebieden zou meer stimulering kunnen plaatsvinden o.a. door samenwerking tussen onderzoekers, waardoor de kwaliteit van het onderzoek beter wordt. Wat betreft het leggen van een grotere nadruk op inter- en multifacultaire gebieden merkt Van Slooten op dat het overgrote deel van de profileringsgebieden over de grenzen van de faculteiten heen reikt en dat slechts een klein aantal zich tot één faculteit beperkt. Van Slooten (h)erkent de vraagtekens die de commissie bij het grote aantal onderzoeksgroepen zet, maar merkt op dat clustering of bredere definiëring minder profilerend zijn. Ook is het zo dat er in de vervolgfase(n) meer aandacht zal zijn voor de organisatie, voor de persoon die de kar(ren) gaat trekken en voor de verantwoordelijkheid voor de toedeling van middelen. Deze toedeling zal niet pondspondsgewijs plaatsvinden, maar aan kansrijke gebieden, die zelf ook middelen weten te verwerven èn goed zijn voor de reputatie van de universiteit. In antwoord op de vraag of de gelden in competitie verworven moeten worden meldt Van Slooten dat dit pas op een later tijdstip aan de orde komt bij de inrichting van het verdere proces, waarvan de middelentoedeling onderdeel uitmaakt. Er zullen criteria opgesteld worden waaraan aanvragen voor financiering moeten voldoen, waarbij te denken valt aan het aantrekken van promovendi, dakpanconstructies bij het aanstellen van nieuwe hoogleraren e.d. Er zal geen NWO-constructie gehanteerd worden, maar de gelden zullen wel in competitie verworven moeten worden. Desgevraagd meldt Van Slooten dat er een verkeerde keuze is gemaakt wanneer een onderzoek(gebied) inzakt wanneer de verantwoordelijke hoogleraar weggaat en dat is een van de redenen waarom de onderzoekgebieden wat breder gedefinieerd zijn. In reactie op de suggestie vanuit de Raad om de middelen niet te verspreiden over een groot aantal onderzoekgebieden maar toe te kennen aan een of een klein aantal steeds wisselende gebieden wordt gemeld dat daarover nog gesproken zal worden. Afgesproken wordt dat het commissieadvies zal worden omgebouwd tot een concept-ur-reactie t.b.v. de Overlegvergadering van augustus 08. 2
6. Graduate Studies: hoofdstukken 6 & 7 van het Adviesrapport Taskforce Graduate Studies UR/08/112 - brief College van Bestuur d.d. 8 juli 08 met daarbij de hoofdstukken 6 & 7 van het adviesrapport van de Taskforce Graduate Studies -- advies UR-commissie Onderwijs & Onderzoek Tevens aanwezig: Frans Los/AZ In reactie op het commissieadvies meldt Los, naar aanleiding van de opmerking dat de commissie slechts een voorzichtige reactie wenst te geven, dat het College van Bestuur graag nu ideeën van de UR wil vernemen. Na de overlegvergadering van augustus a.s. zal het CvB zijn standpunt bepalen en in de loop der tijd zal het onderwerp hier terugkomen bij de uitvoering van onderdelen van deze hoofdstukken. In november vindt er een overleg plaats met wetenschappelijk directeuren over de graduate studies en de uitkomst daarvan komt t.z.t. langs in de UR. Duidelijk moet zijn dat dit het enige moment is waarop deze materie integraal in de UR aan de orde komt, later komen alleen deelonderwerpen aan de orde. Desgevraagd meldt Los dat bij het overleg in november a.s. in beginsel de wetenschappelijk directeuren en de decanen aanwezig en dat het College zich nog beraadt of nog andere personen of organisaties deel zouden moeten/kunnen nemen. Op de agenda staat alles wat te maken heeft met promoties: in-, door- en uitstroom, werving, selectie, inbedding en begeleiding en dit alles in samenhang met elkaar. De uitkomsten van dit overleg zullen naar de UR gecommuniceerd worden. Wat betreft de relatie tussen landelijke onderzoekscholen en Leidse graduate schools merkt Los op dat men in landelijke onderzoekscholen blijft participeren wanneer deze goed functioneren en wanneer dat niet het geval zal de participatie waarschijnlijk beëindigd worden. Hij meldt voorts dat er geen prijsplaatje gemaakt is maar de verwachting is dat de opleidingsinstituten in het kader van een graduate school efficiënter kunnen werken. In vergelijking met de onderzoekinstituten zullen de nieuwe instituten meer taken verrichten zoals werving van 2 e en 3 e geldstroomgelden, aanbieden van master- en Ph.D.-programma s, personeelsbeleid, het aantrekken van wetenschappelijk talent. Aansturing van de instituten vindt plaats door het faculteitsbestuur, maar ook universiteitsbreed zullen de instituten gesteund worden. Vanuit de Raad wordt herhaald dat het moeilijk is een weloverwogen advies uit te brengen op het rapport dat aan de ene kant een algemene lijn schets en aan de andere kant specifieke maatregelen noemt en dat het jammer is dat het later niet nog eens integraal hier besproken kan worden. Los meldt dat het hier gaat om paragrafen waarvan de onderdelen in het vervolgtraject na november los van elkaar terug komen bij bespreking van masterprogramma s, Ph.D.-programma s, onderwijsvisie, internationalisering e.d. Vanuit de Raad wordt gesuggereerd om een aantal UR-leden een discussie over de inrichting van graduate schools te laten voeren, daaruit de voors en tegens te destilleren en suggesties te doen die niet in de vorm van een advies maar in de vorm van een discussie uitgedragen worden. De voorzitter merkt op dat deze werkwijze bij de behandeling van de deelonderwerpen gevolgd zou kunnen worden, maar dat nu om een reactie van de Raad gevraagd wordt. In reactie op de opmerking dat het geven van een advies over deze paragrafen lastig is omdat ze enerzijds niet concreet genoeg zijn en anderzijds juist te concreet merkt de voorzitter op dat in het advies verwerkt zou kunnen worden wat hier gezegd is. Los begrijpt het dilemma van de Raad en merkt op dat dit een gevolg is van het feit dat de Raad in een vroeg stadium mee kan denken. Na advisering door de Raad gaat de discussie intern verder in november met de wetenschappelijk directeuren, waarna deelonderwerpen in de Raad aan de orde zullen komen. Voorts gaat het debat verder met andere universiteiten en OCW en wanneer dat in een nieuw stadium komt zal dat ook hier besproken worden. In reactie op de vraag van de voorzitter hoe de Raad het verder wil aanpakken wordt gesuggereerd om in een reactie duidelijk te maken dat de Raad in een later stadium wil meedenken over de verdere besluitvorming m.b.t. de inrichting van de graduate schools. Er zal nu een advies of reactie uitgebracht moeten worden, omdat dit de enige keer is dat deze paragrafen integraal aan de orde zijn en daarin zal een aantal specifieke punten naar voren gebracht moeten worden, waarvoor door de raadsleden punten aangedragen zullen worden. In reactie op de vragen of de medezeggenschap uitgebreid wordt nu de instituten meer taken toebedeeld krijgen en of er een instituutsraad komt, antwoordt Los dat de formele medezeggenschapstaak bij UR en FR-en ligt. Een instituutsraad zou eventueel als inspraakmedium kunnen fungeren, maar bij besluitvorming ligt de formele medezeggenschap bij faculteits- of Universiteitsraad. Afgesproken wordt dat het commissieadvies grondig omgebouwd zal worden tot een concept-ur-advies t.b.v. de Overlegvergadering van augustus 08. 7. Reorganisatie in verband met vorming Financieel Shared Service Center (FSSC) UR/08/17337 - brief College van Bestuur d.d. juli 08 met daarbij het conceptreorganisatieplan vorming Financieel Shared Service Center (FSSC -- concept-instemmingsbesluit personeelsgeleding UR nr. 92 -- aandachtspunten AbvaKabo (uitgedeeld) Tevens aanwezig: Conny van der Geest/BV/projectleider, Astrid Cortel/P&O-services en Bert van Driel/HRM Van der Geest meldt dat de vorming van een Financieel Shared Service Center (FSSC) is voortgevloeid uit het Project Verlaging Kosten Infrastructuur dat vorig jaar is ingezet. De opzet van een FSSC heeft als doelstellingen dat volgens een en dezelfde procedure gewerkt wordt, dat de kwaliteit verbeterd wordt en dat de doelmatigheid verhoogd wordt. Er is een projectgroep ingesteld, waarin voor een hoge participatie van controllers is gezorgd en deze groep is op pad en aan de slag gegaan. Er is een benchmark gepleegd met andere universiteiten en bij de betrokken administraties is nagegaan aan welke randvoorwaarden op het gebied van organisatie-inrichting, huisvesting, administratieve organisatie en processen en informatievoorziening en technologie voldaan zou moeten worden. Op basis van de bevindingen is een adviesdocument voor het College van Bestuur opgesteld, waarbij ook de baten en lasten van deze operatie zijn opgenomen. Er is gesproken met de betrokken medewerkers, controllers en met de directeuren bedrijfsvoering in het overleg bedrijfsvoering, waarna met controllers en andere medewerkers uit de faculteiten en andere eenheden een organisatieplan tot stand is gekomen. Daarna zijn bij de betrokken administraties sessies gehouden met betrokken medewerkers, er is een vertrouwenspersoon aangesteld en er is een meet and greet voor alle betrokkenen georganiseerd. Hier ligt nu het conceptreorganisatieplan voor, waarover het advies van de studentgeleding en waarmee de instemming van de personeelsgeleding wordt gevraagd. De volgende fase is het schrijven van een personeelsplan, waarover deze Raad om advies zal worden gevraagd en op basis waarvan in overleg met het Lokaal Overleg een sociaal plan gemaakt zal worden. Met het Lokaal Overleg is afgesproken dat de projectleider nog een keer bij alle administraties langsgaat om duidelijk te maken wat er gaat gebeuren, hoe de 3
organisatie eruit zal zien etc. Het is de bedoeling dat begin 09 met het FSSC van start kan worden gegaan. Vanuit de commissie Personeelsbeleid, Studentenzaken & Internationalisering wordt gemeld dat er geen commissieadvies is rondgezonden, omdat de grootste personeelsfractie (AbvaKabo) niet tijdig een reactie heeft kunnen geven op het voorliggende plan. Hierop aanhakend wordt vanuit deze fractie gemeld dat onder uitspreking van de hoop dat er niet eenzelfde situatie ontstaat als destijds bij de UvA - de grondhouding en instelling positief zijn, maar dat een aantal inhoudelijke kanttekeningen geplaatst moet worden. De vraag is of de vorming van een FSSC de beste oplossing is voor een non-profitinstelling als de universiteit en of het FSSC bijdraagt aan vereenvoudiging van het financieel-administratieve proces. De AbvaKabo is geneigd de reorganisatie nu reeds als geheel te bezien, inclusief de personele gevolgen en de gevolgen voor de universiteit om een verstandig oordeel te kunnen vellen. Van der Geest meldt dat de toegevoegde waarde van een FSSC voor een non-profitorganisatie naar voren is gekomen bij de rondgang die de projectgroep heeft gemaakt langs een aantal andere universiteiten en uit de geraadpleegde literatuur. Gebleken is dat bijna alle grote(re) organisaties een FSSC hebben, mede omdat de huidige grote financiële systemen niet geschikt zijn voor gebruik door kleine administratieve eenheden. Bij de vorming van het FSSC kunnen functies bijeengevoegd worden, schaalvoordelen geboekt worden en de capaciteit van de betrokken medewerkers beter ingezet worden. Het FSSC moet een zo sterk mogelijke organisatie worden, omdat hoge eisen gesteld worden aan de Jaarrekening en er expertise moet zijn voor het aangaan van leningen e.d. De kwaliteit van de financiële administratie moet verbeterd worden en ook de accountant van de universiteit heeft aangegeven dat de benodigde kwaliteitsverbetering uit de vorming van het FSSC kan voortkomen. Desgevraagd meldt Van der Geest dat het FSSC niet over bestuursinformatie gaat en dat daarover afspraken zijn gemaakt in de mandaatregelingen; zo blijft de controller eigenaar van dergelijke informatie. Voorts is het zo dat in Leiden de controllers niet onder het FSSC zullen vallen maar in dienst blijven van hun eenheid en dat de projectadministratie (2 e en 3 e geldstroom) bij de faculteiten blijft. Voorts is het zo dat via de SLA een zodanige registratie plaatsvindt dat verantwoording afgelegd kan worden aan de directeuren. Wat betreft vereenvoudiging van de financiële administratie meldt Van der Geest dat deze op een aantal fronten te vinden is. Zo wordt op dit moment een groot aantal handelingen op heel veel plaatsen uitgevoerd en centralisatie daarvan zal efficiencywinst opleveren; ook zal een aantal handelingen dat nu decentraal handmatig wordt verricht door centralisatie geautomatiseerd kunnen worden. Voorts zal toepassing van de wet- en regelgeving op financieel-aministratief door een FSSC beter gedaan worden dan door alle nu bestaande administraties, waarvan een aantal niet alleen de expertise mist voor dit onderdeel van de arbeid maar ook voor andere taken. Van Driel meldt wat betreft de opmerking over het ontbreken van een aankondiging van het voornemen tot reorganisatie dat het formele voornemen niet als zodanig op papier bestaat, maar vult direct aan met de mededeling dat daarin hetzelfde zou hebben gestaan als nu in het conceptreorganisatieplan staat. Wat betreft de door de AbvaKabo gevraagde koppeling van dit reorganisatieplan aan het personeels- en sociaal plan alvorens tot instemming met het reorganisatieplan zou kunnen worden overgegaan meldt Van Driel dat deze plannen een volgtijdelijkheid kennen en dus nu niet alle drie aan de orde kunnen zijn. Overigens is het zo dat in de c.a.o. voor de universiteiten bij reorganisaties sprake is van overleg en advies, maar aangezien in Leiden een goede verstandhouding bestaat met het Lokaal Overleg en medezeggenschap is in Leiden in de reorganisatiecode afgesproken dat er van de medezeggenschap instemming wordt gevraagd over reorganisatieplannen en advies over personeelsplannen; de op basis van de personeelsplannen te schrijven sociaal plannen zijn een zaak voor het Lokaal Overleg. De AbvaKabo meldt op basis van de nu verkregen informatie meer duidelijkheid te hebben, maar wil nog wel weten of voor met ontslag bedreigden een werkgarantie kan worden afgegeven. Van der Geest meldt dat er nu al vier vacatures zijn voor het nieuwe FSSC en dat er krapte is op de arbeidsmarkt voor financieel-aministratief personeel. Van Driel meldt dat universiteit al jaren geen werk- en/of baangarantie meer geeft en dat de kans klein is dat het College dat in dit geval wel zal doen. Hij voegt hieraan toe dat het doel van de vorming van het FSSC niet is om medewerkers te ontslaan en dat mensen aan het werk houden goedkoper is dan mensen ontslaan. De LEO-fractie merkt op dat het voorliggende plan er goed uitziet en heeft geen behoefte er nu verder over te discussiëren, maar zal haar standpunt innemen na de Overlegvergadering van volgende week. De SGL-fractie, daarin gesteund door de andere fracties, meldt dat informatieoverdracht voor de betrokken medewerkers van groot belang is. Van der Geest meldt dat er tot nu toe al veel contact is geweest en dat zij binnenkort bij de werkoverleggen van alle financiële administraties langs gaat om de laatste stand van zaken te melden en te horen wat er nog aan vragen leeft. Van Driel vult aan dat het LO een vergadering/bijeenkomst met het betrokken personeel organiseert en herhaalt dat er een vertrouwenspersoon voor deze reorganisatie is aangesteld. In reactie pp de opmerking vanuit de Raad dat men ook het betrokken personeel wenst te horen en hen in staat wil stellen hun mening en zorgen te uiten meldt Van der Geest dat een oproep voor twee van dergelijke bijeenkomsten voor de medewerkers verwarrend zal werken. Op de suggestie om aan te sluiten bij de desbetreffende bijeenkomst van het L.O. wordt vanuit de Raad gemeld dat de indruk bestaat dat het L.O. dat niet wil. In reactie op de vraag of outsourcing van administraties (zoals loonadministratie) een optie is, merkt Van der Geest op dat zich bij deze universiteit juist een tegengestelde beweging voordoet; de salarisadministratie wordt bijvoorbeeld weer in huis gedraaid en hiervoor is bewust gekozen. Voorts is het zo dat het consolideren van de jaarrekening moeilijk te outsourcen is; daarover is overigens nooit gesproken: nu niet en vroeger niet. In antwoord op de vraag of de universiteit in de nabije toekomst alles zodanig kan aanleveren dat de externe accountant bij wijze van spreken alleen een handtekening hoeft te zetten meldt Van der Geest dat het al een beetje die richting uitgaat. Afgesproken wordt dat de raadsleden voor een concept-ur-advies de gegevens op een zodanig tijdstip aangeleverd zullen worden dat het advies a.s. donderdag verzonden kan worden t.b.v. de Overlegvergadering van augustus 08. 8. Instructie werken voor / met derden UR/08/119- brief College van Bestuur d.d. 31 juli 08 met daarbij de (concept) Instructie werken voor / met derden -- oude Regeling Activiteiten voor / met derden -- advies UR-commissie Personeelsbeleid, Studentenzaken & Internationalisering Tevens aanwezig: Paul Flach/FEZ In reactie op het commissieadvies meldt Flach dat het een goede suggestie is om deze instructie ook in het Engels beschikbaar te maken en dat over alle aspecten van de instructie - nadat deze is vastgesteld - goed gecommuniceerd zal worden richting het personeel, ook in het Engels. Desgevraagd wordt gemeld dat deze instructie niet vrijblijvend is en 4
toegezegd wordt dat in de communicatie ook daaraan aandacht besteed zal worden. Wat betreft de angst van de commissie voor inkrimping van speelruimte bij het vinden van financiële partners wordt gemeld dat het hierbij gaat om intellectueel eigendom en dat het omgaan daarmee in deze instructie strikt geregeld is. Er is echter ruimte voor het maken van afspraken met externe partners, mits afstemming met LURIS heeft plaatsgevonden. In reactie op de opmerking dat 5 andere universiteiten met name de technische een minder strikte regeling op dat gebied hebben wordt herhaald dat er ruimte is maar dat daaraan voorwaarden zijn verbonden. Vanuit de Raad wordt opgemerkt dat het bij intellectueel eigendom om auteursrechten gaat en dat deze bij de werkgever berusten. Over deze materie vindt een juridische discussie plaats, die nog niet is uitgewoed. Voorts wordt opgemerkt dat veel geld omgaat bij het verrichten van activiteiten in vrije tijd door wetenschappers. Deze activiteiten zijn in beginsel aan deze instructie onttrokken en de vraag rijst welke werkzaamheden wel en welke niet onder deze instructie vallen. Gemeld wordt dat nadere informatie over auteursrechten nagezocht en doorgegeven zal worden. Desgevraagd wordt gemeld dat de voorliggende instructie geldt voor werkzaamheden die in dienst van de universiteit verricht worden. Wanneer diensten in vrije tijd verleend worden geldt de Regeling nevenwerkzaamheden. Vanuit de Raad wordt gemeld dat bij het verlenen van diensten in vrije tijd vaak gebruik gemaakt wordt van faciliteiten van de universiteit. Afgesproken wordt dat het commissieadvies zal worden omgebouwd tot een concept-ur-advies en dat dit met een reactie op de gestelde vragen en met de gevraagde informatie aan de orde zullen komen in de Overlegvergadering van augustus 08. 9. Ingekomen en verzonden stukken Conclusies CvB-vergaderingen d.d. 17 en 24 juni en 1 juli 08 (UR/08/16292, 16299 en 162); brief hoogleraar faculteit der Kunsten inzake opheffing van deze faculteit, gevoegd bij een reactie hierop van het College van Bestuur d.d. juli 08 (UR/08/143); brief College van Bestuur d.d. 24 juni 08 met daarbij een gewijzigd reglement LSR (UR/08/167); brief College van Bestuur d.d. juli 08 met daarin een reactie op het UR-advies inzake Gedragscode omgangsvormen docenten en studenten (UR/08/17348) en brief College van Bestuur d.d. 16 juli 08 met daarbij het Jaarverslag 07 van de Universiteit Leiden (UR/08/17349). De ingekomen en verzonden stukken geven geen aanleiding tot het stellen van vragen of het maken van opmerkingen.. Rondvraag Ten Teije komt terug op de discussie over de hoofdstukken 6 & 7 van het adviesrapport van de Taskforce Graduate Studies: hij stelt voor nu geen advies/reactie uit te brengen maar te vragen of een UR-lid uit beide geledingen de bijeenkomst van onderwijsdirecteuren in november mogen bijwonen en daarna pas op genoemde hoofdstukken te reageren. Van der Wal is van mening dat nu op deze hoofdstukken gereageerd zou moeten worden, omdat dit de enige keer is dat ze integraal aan de orde zijn. In de reactie van de Raad zou aangegeven kunnen worden dat het voor de Raad lastig is om te adviseren omdat de hoofdstukken 6 & 7 van het rapport aan de ene kant een algemene lijn schetsen en aan de andere kant toch heel specifieke maatregelen noemen en dat de Raad daarom geen officieel advies uitbrengt maar wel een reactie wil geven. De SGL-fractie is geneigd zich achter Ten Teije te scharen. Afgesproken wordt dat gevraagd zal worden of een kleine delegatie UR-leden bij de novemberbijeenkomst van onderwijsdirecteuren aanwezig mag zijn. 11. Sluiting Alvorens de plaatsvervangend voorzitter de vergadering om 17. uur sluit, nodigt hij de aanwezigen uit voor een drankje bij Barrera. 5