Regeling Bescherming Wetenschappelijke Integriteit VU en VUmc

Transcriptie

1 Regeling Bescherming Wetenschappelijke Integriteit VU en VUmc 1. Algemeen Binnen de Vrije Universiteit (VU) en het VU medisch centrum (VUmc) rust op alle betrokkenen bij het wetenschappelijk onderwijs en onderzoek een eigen verantwoordelijkheid voor de instandhouding van de wetenschappelijke integriteit. De beginselen van professioneel wetenschappelijk handelen dienen daartoe te allen tijde te worden nageleefd. Het College van Bestuur VU en de Raad van Bestuur VUmc onderschrijven de wijze waarop in de Notitie Wetenschappelijke Integriteit van de KNAW, dd. november 2001, en in de Notitie Gedragscode Wetenschapsbeoefening, d.d. december 2004 uitwerking is gegeven aan deze beginselen. Medewerkers van de universiteit en het medisch centrum en studenten (alsmede derden) hebben het recht melding te maken van inbreuken op de wetenschappelijke integriteit. Voor de verwezenlijking van dit klachtrecht hebben het College van Bestuur VU en de Raad van Bestuur VUmc, gehoord het College van Decanen, de Ondernemingsraad VU, de Universitaire Studentenraad en de Ondernemingsraad VUmc, de onderstaande regeling vastgesteld. 2. Ombudsman a. Functionaris De VU en het VUmc hebben ieder een ombudsman wetenschappelijke inntegriteit (hierna te noemen: ombudsman), die in voorkomende gevallen als elkaars plaatsvervanger kunnen optreden. b. Benoeming functionaris 1. Het College van Bestuur en de Raad van Bestuur benoemen de beide ombudsmannen voor een periode van twee jaar, gehoord het College van Decanen en de divisievoorzitters van het VUmc. Herbenoeming voor een aansluitende periode van telkens twee jaar is mogelijk. 2. Voor benoeming is vereist: - lange ervaring in onderzoek en onderwijs, bij voorkeur opgedaan aan een of meer Nederlandse universiteiten of universitaire medische centra; - goed kunnen omgaan met tegenstellingen en conflicten; - van onbesproken wetenschappelijke reputatie - onafhankelijkheid. 3. Niet voor benoeming in aanmerking komen de leden van de Raad van Toezicht, de leden van het College van Bestuur, de leden van de Raad van Bestuur, de decanen van faculteiten, en degenen die belast zijn met de leiding van onderzoeksinstituten, onderzoekscholen, onderwijsinstituten en divisies. 4. Tussentijds ontslag is mogelijk: - op eigen verzoek; - wegens disfunctioneren; - wegens niet langer voldoen aan de vereisten voor benoembaarheid.

2 5. In het geval dat de ombudsman niet zelf een klacht kan behandelen vindt behandeling door diens plaatsvervanger plaats. c. Taak 1. De ombudsman is de eerst aangewezen persoon voor vragen over, dilemma s met en (vermeende) schendingen van de wetenschappelijke integriteit in onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening binnen de VU en het VUmc. In beginsel zijn contacten met de ombudsman vertrouwelijk. Indien er naar zijn oordeel aanwijzingen zijn voor een vermoeden van schending van de wetenschappelijke integriteit kan hij een nader onderzoek instellen. 2. De ombudsman neemt kennis van meldingen over het handelen of het nalaten daarvan van medewerkers of bestuurlijke organen van de universiteit en het universitair medisch centrum alsmede van studenten, dat in strijd is met de algemene beginselen van (professioneel) wetenschappelijk handelen, zoals omschreven in de Notitie Wetenschappelijke Integriteit van de KNAW en de De Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening van de VSNU en in lijn met de European Code of Conduct for Research Integrity van ALLEA. 3. Meldingen over fraude van studenten vallen op grond van artikel 7.12 lid 4 van de WHW niet onder deze regeling. 4. De ombudsman adviseert het College van Bestuur c.q. de Raad van Bestuur over de ontvankelijkheid, en indien daartoe aanleiding bestaat, over de gegrondheid van meldingen en de in verband daarmee eventueel te nemen maatregelen. d. Werkwijze 1. De ombudsman neemt meldingen in behandeling die voldoen aan de volgende eisen: - duidelijke omschrijving van feitelijk handelen of nalaten daarvan van een of meer met name genoemde medewerkers, bestuurlijke organen en/of studenten van de VU en/of het VUmc; - vermelding van naam, correspondentieadres (en functie) van de melder, met zo mogelijk een opgave van diens belang bij het feitelijk handelen of nalaten van degene(n) tegen wie de melding is gericht; op verzoek van betrokkene kan de ombudsman voor zover mogelijk is de anonimiteit van de melder waarborgen. 2. Indien daar naar het oordeel van de ombudsman voldoende aanleiding toe bestaat kan hij ook een anoniem aangebrachte melding behandelen. 3a. De ombudsman VU brengt de melding ter kennis van degene(n) tegen wie de melding is gericht, de Rector Magnificus en de decaan van de faculteit waar degene(n) tegen wie de melding is gericht werkzaam is(zijn). 3b. De ombudsman VUmc brengt de melding ter kennis van degene(n) tegen wie de melding is gericht en de decaan van het VUmc. 4. Indien de Rector Magnificus zelf onderwerp vormt van een melding dient deze bij de voorzitter van het College van Bestuur te worden gemeld. 5. Indien de decaan van de betrokken faculteit onderwerp vormt van een melding wordt de Rector Magnificus van de melding in kennis gesteld; in het geval dat een melding betrekking heeft op de decaan VUmc wordt tevens de voorzitter van de Raad van Bestuur VUmc op de hoogte gebracht.

3 6. De ombudsman zal als regel per melding, gehoord het College van Bestuur en/of de Raad van Bestuur, interne en externe adviseurs raadplegen. Deze adviseurs vormen, samen met de ombudsman, een commissie van onderzoek. 7. Elke medewerker van de VU of het VUmc is verplicht medewerking te verlenen aan enig onderzoek van de ombudsman, zodra deze daarom verzoekt. Gevraagde informatie dient binnen veertien dagen aan de ombudsman te worden verstrekt. 8. Indien daartoe naar het oordeel van de ombudsman aanleiding bestaat kan de ombudsman toestaan dat de verstrekking van op de zaak betrekking hebbende informatie wordt uitgesteld. 9a. De ombudsman VU bericht de melder, degene(n) op wie de melding betrekking heeft, de Rector Magnificus en de decaan van de faculteit waarbinnen de persoon tegen wie de melding is gericht werkzaam is of studeert, binnen dertig dagen na ontvangst van de melding, over de ontvankelijkheid van de melding. 9b. De ombudsman VUmc bericht de melder, degene(n) op wie de melding betrekking heeft, de decaan VUmc, binnen dertig dagen na ontvangst van de melding, over de ontvankelijkheid van de melding. 10. De in het vorige lid genoemde termijn van dertig dagen wordt verlengd met dezelfde termijn waarvoor op grond van lid 8 uitstel is verleend. 11. De melder, degene(n) op wie de melding betrekking heeft en degene(n) die op enige wijze medewerking verleent aan de werkzaamheden van de ombudsman zijn verplicht daarover, alsmede over de bevindingen van de ombudsman, geheimhouding te bewaren, tenzij het College van Bestuur c.q. Raad van Bestuur daarvan ontheffing verleent. e. Bevindingen 1. Indien de ombudsman tot het oordeel komt dat een melding niet ontvankelijk is stuurt hij zijn oordeel naar het College van Bestuur c.q. de Raad van Bestuur, deze nemen dit oordeel over. De vervolgprocedure als genoemd in artikel 3 tweede lid neemt daarbij een aanvang. 2. Indien de ombudsman oordeelt dat sprake is van schending van wetenschappelijk integriteit, doet de ombudsman daarvan mededeling aan het College van Bestuur c.q. de Raad van Bestuur. 3. Indien van toepassing doet de ombudsman tevens aanbevelingen over te nemen maatregelen. 3. Vervolgprocedure 1. Het College van Bestuur c.q. de Raad van Bestuur stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies van de ombudsman zijn oordeel vast. Het College van Bestuur c.q. de Raad van Bestuur stelt de melder en degene(n) op wie de melding betrekking heeft hiervan terstond schriftelijk in kennis. 2. Melder en degene(n) op wie de melding betrekking heeft kunnen binnen zes weken na ontvangst van het bericht van het College van Bestuur c.q. de Raad van Bestuur aan het Landelijk Orgaan voor Wetenschappelijke Integriteit (LOWI) verzoeken advies uit te brengen over het oordeel van het College van Bestuur c.q. de Raad van Bestuur. Het College van Bestuur.c.q.de Raad van Bestuur zendt desgevraagd terstond alle op de melding betrekking hebbende stukken in afschrift aan het LOWI.

4 3. Na ontvangst van het eventuele advies van het LOWI, stelt het College van Bestuur c.q. de Raad van Bestuur zijn definitieve oordeel vast en neemt het een besluit over de naar aanleiding van het advies te nemen maatregelen. 4. Na de wettelijke beroepstermijn kan het dossier vernietigd worden. 4. Verantwoording 1. De ombudsman VU en de ombudsman VUmc brengen ieder jaar een gezamenlijk verslag uit aan het College van Bestuur en de Raad van Bestuur. 2. In dit verslag geeft de ombudsman in geanonimiseerde vorm inzicht in de aantallen en de aard van de meldingen en de dienaangaande door hem ondernomen acties. 3. Het College van Bestuur c.q. Raad van Bestuur doet dit verslag ter bespreking aan het College van Decanen, de divisievoorzitters van het VUmc, de Ondernemingsraad VU, de Universitaire Studentenraad en de Ondernemingsraad VUmc toekomen. 4. De werkwijze wordt door het College van Bestuur en de Raad van Bestuur twee jaar na de inwerkingtreding geëvalueerd. Deze evaluatie wordt aan de orde gesteld in het College van Decanen, het overleg van de divisievoorzitters VUmc, de overlegvergadering met de Ondernemingsraad VU en de Universitaire Studentenraad als ook in de Ondernemingsraad VUmc. 5. Geheimhouding Behoudens het voorgaande is de ombudsman geheimhouding verschuldigd over wat hem in die hoedanigheid bekend is geworden. 6. Slotbepalingen 1. Het doen van een melding ingevolge deze regeling mag voor melder tot generlei, direct of indirect, nadeel leiden. Op de melder is de klokkenluiderregeling van de VU resp. VUmc van toepassing. 2. Deze regeling treedt inwerking op Toelichting 1. Algemeen In november 2001 hebben de KNAW, NWO en de VSNU de Notitie Wetenschappelijke Integriteit vastgesteld. Hierin wordt enerzijds een aantal gedragsregels geformuleerd voor de wetenschapsbeoefening binnen de universiteiten, en anderzijds een aanzet gegeven voor een klachtenregeling. Voor beide geldt als uitgangspunt dat het bestuur van een universiteit en een universitaire medisch centrum verantwoordelijk is voor het effectief waarborgen van de wetenschappelijke integriteit in onderwijs en onderzoek. Het College van Bestuur en de Raad van Bestuur hebben besloten ter uitvoering van deze landelijke afspraak een ombudsman wetenschappelijke integriteit te benoemen. Als eerste richtsnoer voor de toetsing van meldingen over ongeoorloofd handelen kan de omschrijving van gedragsregels in de Notitie Gedragscode Wetenschapsbeoefening, d.d. december 2004 van de VSNU dienen. In de praktijk zal door uitspraken in concrete gevallen een verdieping en aanscherping van deze normen kunnen ontstaan. 2. M/V Waar in de tekst van de regeling steeds de mannelijke vorm is gebruikt, kan dit ook gelezen worden in de vrouwelijke vorm en voorzover van toepassing ook de meervoudsvorm.

5 3. Melder Als melder kunnen optreden het personeel en de studenten van de VU, VUmc en personen buiten deze organisaties. 4. Ombudsman De ombudsman is in de meeste gevallen de eerst aangewezene om signalen op te vangen over ongeoorloofd handelen van VU/VUmc-medewerkers en studenten. De functionaris gaat na of een melding onder deze regeling valt, of de wetenschappelijke integriteit in het geding is; m.a.w. hij toetst of een melding ontvankelijk is. Belangrijk is dat de ombudsman gezien wordt als de persoon bij wie de beoordeling van de wetenschappelijke integriteit in goede handen is, wat blijkt uit diens kennis en diens ervaring. Mocht de ombudsman van oordeel zijn ter zake van een melding niet geheel onbevangen of onafhankelijk te zijn, zal de plaatsvervanger de melding behandelen. 5. Vervolgprocedure Het CvB/de RvB kan zijn oordeel baseren op het advies van de ombudsman. Het gehanteerde feitenmateriaal maakt het overbodig dat het CvB/de RvB betrokkenen nogmaals hoort. De rechtszekerheid van betrokkenen moet in acht worden genomen; daartoe wordt een termijn van twee weken aangehouden waarbinnen uitsluitsel dient te worden gegeven. Het College van Bestuur, de Raad van Bestuur, de melder en degene op wie de melding betrekking heeft, kunnen advies inwinnen bij het L(andelijk) O(rgaan) W(etenschappelijke) I(ntegriteit), opgericht door KNAW, NWO en VSNU. Uiteindelijk beslist het CvB/de RvB over de melding. Indien van toepassing zal het CvB/de RvB een besluit nemen over te nemen maatregelen tegen degene op wie de melding betrekking heeft. 6. Bescherming melder. Vooropstaat een onbevangen toetsing van wetenschappelijke integriteit. Ook al is een melding volstrekt ongegrond, indiening ervan mag geen gevolgen hebben voor de melder. Daarom is een verwijzing naar de Klokkenluidersregeling opgenomen. 7. Evaluatie Er is een evaluatie na 2 jaar voorzien. Op dat moment moet worden besloten of de regeling moet worden bijgesteld of ongewijzigd kan blijven voor de komende jaren.