Auditrapportage Certificatieregeling Kabelinfrastructuur en Buizenlegbedrijven betreffende het certificatiejaar 2004 maart 2005 Stichting CKB Postbus 474 2800 AL Gouda auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 1 van 11
Inleiding Ten behoeve van de Certificatieregeling Kabelinfrastructuur en Buizenlegbedrijven worden jaarlijks de certificatieresultaten bijeengebracht en gerangschikt in de auditrapportage. Het doel van deze rapportage is om het College van Deskundigen CKB inzicht te verschaffen in de totale auditresultaten alsmede in de verschillen en overeenkomsten in de resultaten van de individuele certificerende instellingen die werkzaam zijn voor de CKB. De input voor rapportage wordt ieder jaar aangeleverd door de certificerende instellingen. Deze input wordt verwerkt en geanalyseerd in de jaarlijkse auditrapportage. Het concept van deze rapportage wordt met de certificerende instellingen besproken, waarna het eindconcept ter vaststelling wordt voorgelegd aan het College van Deskundigen. De opbouw van het rapport is zo gekozen dat allereerst de ontwikkeling van het aantal certificaten is gegeven. Na het overzicht van geregistreerde klachten worden de certificerende instellingen vergeleken op het aantal uitgevoerde audits en de daarbij geconstateerde afwijkingen en tekortkomingen. Bij de laatstgenoemde twee items wordt tevens aangegeven hoe deze verdeeld zijn over de verschillende onderdelen uit de CKB-regeling. Tot slot worden de opmerkingen in de rapportages per thema geanalyseerd. Hierbij worden de gegevens van de drie CKB-certificerende instellingen met de meeste gecertificeerde bedrijven onderling vergeleken en vergeleken met de totaal resultaten. Inhoudsopgave Inleiding 2 Ontwikkeling aantal erkende CKB-bedrijven 3 Klachten met betrekking tot Certificerende Instellingen 4 Aantal bezoeken per gecertificeerd bedrijf 5 Geconstateerde afwijkingen 6 Geconstateerde tekortkomingen 7 Vergelijking grootste certificerende instellingen 8 Conclusies 9 auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 2 van 11
1. Ontwikkeling aantal erkende CKB-bedrijven 2004 In onderstaande tabellen wordt de ontwikkeling van het aantal certificaten in 2004 weergegeven. Dit is per certificerende instelling gedaan, waarna alle gegevens zijn getotaliseerd. Indien certificaten zijn ingetrokken is tevens aangegeven waarom dit is gebeurd. Aantal certificaten Per 31-12-2003 In 2004 Per 01-01-2005 Aantal certificaten 89 Aantal goedgekeurde certificaten + 10 Aantal ingetrokken certificaten - 22* Aantal certificaten 77 40 30 20 10 0 14 kabel 7 buizen 3 technieken 22 kabels en buizen 3 1 kabels en buizen en 39 alle s 12 3 2 22 2 0 2004 12 3 2 22 2 0 36 2003 14 7 3 22 3 1 39 kabel buizen technieken kabel en buizen kabels en buizen en 36 alle s Overzicht certificaten per 31-12-2004 en 01-01-2005: *) Redenen ingetrokken certificaten (-22) door faillissement 1 op verzoek van het bedrijf 6 naar aanleiding sancties C.I. 4 wegens niet (tijdig) omzetten 6 uitbreiding van activiteiten 5 Analyse: In 2004 zijn 10 nieuwe aanvragen voor CKB-certificaten goedgekeurd. Er zijn echter 22 certificaten ingetrokken, waarvan 5 op verzoek van het betreffende bedrijf, 4 naar aanleiding van sancties door de Certificerende Instelling en 6 wegens niet (tijdig) omzetten. Daarnaast is 1 certificaat ingetrokken vanwege een faillissement. Ook zijn er nog 5 certificaten ingetrokken naar aanleiding van uitbreiding van activiteiten. Hiervoor zijn er 5 andere voor teruggekomen. Per saldo neemt over 2004 het aantal geldige certificaten af met 12. In de categorie op verzoek van het bedrijf betreft het in alle gevallen wegens de overstap van het bedrijf naar een andere Certificerende Instelling, bij de categorie wegens niet (tijdig) omzetten heeft dit te maken met het nog te moeten voldoen aan de wijzigingen betreffende de in de VCA opgenomen eis om te voldoen aan must-vragen. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 3 van 11
2. Klachten m.b.t. tot de C.I.-en Klachten 2004 2003 Totaal Totaal Van gecertificeerde bedrijven over C.I. 3 2 Van opdrachtgevers over bedrijf 2 0 Sancties C.I. n.a.v. klachten 0 0 Analyse: De bovengenoemde klachten zijn bij de commissie klachten van de Certificerende Instellingen ingediend. Deze waren gegrond en betroffen:? een foutieve vermelding van s op het certificaat, oorzaak verkeerd kopiëren gegevens van een oud certificaat? een miscommunicatie binnen de afdeling Zorgsystemen van de certificeerder.? eenmaal te laat reageren van de C.I. op vragen van de klant. Deze klacht was gegrond en is afgehandeld.? eenmaal over de CKB-website inzake een zoekfunctie. Deze klacht was gegrond en is afgehandeld.? eenmaal over de inhoud van de CKB-regeling, met name over de procesuitvoering met eigen mensen en middelen. De klacht is afgehandeld in een gesprek tussen certificaathouder, certificeerder en het secretariaat CKB. Daarnaast in het bij Centraal College van Deskundigen één klacht ingediend en wel over de totstandkoming van de CKB-versie 2003. De klacht is conform de klachtenprocedure in behandeling genomen. Daarbij is de klacht ongegrond verklaard. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 4 van 11
3. Aantal bezoeken per gecertificeerd bedrijf In de CKB-regeling staan richtlijnen voor het aantal audits dat per bedrijf per jaar uitgevoerd moet worden. Dit aantal is afhankelijk van het aantal processen waarvoor een bedrijf wordt gecertificeerd en van de resultaten van de audits bij het bedrijf in het verleden. Onderstaande grafiek geeft aan hoeveel bezoeken de certificerende instellingen in het jaar 2004 over alle ebdrijven hebben afgelegd. Tevens wordt aangegeven wat de planning voor het jaar 2004 was en wat de planning voor het jaar 2005 is. Aantal audits 600 500 501 507 543 551 449 472 400 300 200 100 112 112 122 130 95 104 0 Vastgelegde systeemaudits Uitgevoerde systeemaudits Voorgestelde frequentie systeem Vastgelegde procesaudits Uitgevoerde procesaudits Voorgestelde frequentie proces 2004 2003 Analyse: Bovenstaande grafiek betreft de vergelijking van vastgelegde en uitgevoerde systeem- en procesaudits over de verslagperioden 2003 en 2004. De gemiddelden per bedrijf over deze perioden waren: 2004 2003 Systeemaudits vastgelegd 1,6 1,5 Systeemaudits - uitgevoerd 1,7 1,6 Procesaudits vastgelegd 5,4 5,6 Procesaudits - uitgevoerd 6,2 6,7 auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 5 van 11
Afwijkingen en tekortkomingen afwijkingen 2004 2003 1 Totaal. per bedrijf Totaal per bedrijf Gebruik certificaat bij opdrachtverkrijging 20 0,25 - Technische voorschriften en normen 10 0,12 21 0,15 Documentatie-eisen: - aanwezig 9 0,11 - volledigheid 14 0,17 70 - overig 8 0,10 Directieverantwoordelijkheid 6 0,07 40 Totaal 37 0,45 110 0,46 Administratieve, financiële en fiscale eisen 0 0 0 0 Opleidingen/persoonlijke certificaten 26 0,32 38 0,44 Veiligheidscertificaten 11 0,14 - Infrastructuur 6 0,07 31 Werkomgeving/werkterrein 7 0,09 17 0,09 Arbo en milieu 61 0,75 98 0,91 Planning realisatie product 1 0,01 - Bepalen van producteisen 1 0,01 13 Beheersing kwaliteitsregistraties 6 0,07 41 0,14 Communicatie met klant 6 0,07 2 Inkoop 17 0,21 22 0,25 Beheersing van productie en het leveren 73 13 0,16 van diensten Beheersing bewakings- en meetapparatuur 20 0,25 24 0,28 Bewaking en meting 25 0,31 11 0,14 Beheersing afwijkende producten 5 0,06 23 Verbetering 39 0,48 22 0,48 Boringen: - correcte indeling processen 0 - - - - werkvoorbereiding 2 0,02 - - - grondonderzoek 2 0,02 - - - obstakelonderzoek 1 0,01 - - - berekeningen 2 0,02 - - - werkplan 3 0,04 - - - keuring materiaal 4 0,05 - - - veiligheid 0 - - - - keuringsplan 5 0,06 - - - bewaking leidingkwaliteit 1 0,01 - - Analyse: totalen 2004 331 3,94 totalen 2003 546 6,28 totalen 2002 746 6,91 totalen 2001 983 8,78 Aangezien met ingang van 2004 voor een andere wijze van rapportage is gekozen door het CCvD is de vergelijking met 2003 niet volledig aan te sluiten. 1 Zie transitietabel op pagina 9 voor de normelementen. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 6 van 11
Van de gegevens waar wel een herleidbare vergelijking is te maken, zijn deze vermeld. Op verzoek van het College van Deskundigen CKB is dit jaar extra aandacht besteed aan controles van Sleufloze technieken. Uit de tabel is niet te zien dat dit significant beter of slechter scoort dan andere onderdelen. Bij drie CI-en wordt er wat geconstateerd. Dit zijn ook de C.I.-en die meerdere certificaten met techniek binnen de audits hebben. Twee Ci-en, die ook 2 s techniek hebben, hebben hierop geen afwijkingen gevonden Nadat in 2002 het gemiddeld aantal afwijkingen per bedrijf met ruim 20% en 9% daalde, daalt het in 2004 met iets meer dan 35% tot 3,94. In de onderliggende door de CI-en verstrekte gegevens is een aantal bijzonderheden opgemerkt. Deze zijn: Opvallend is dat één CI een relatief hoog aantal afwijkingen (165 stuks) in het algemeen scoort en bij het systeemelement verbetering in het bijzonder. Deze hoge score betreft gerapporteerde afwijkingen op de auditelementen: opleidingen/persoonlijke certificaten 11, 31 maal bij arbo en milieu, 11 maal bij beheersing bewakings- en meetapparatuur en in het verlengde hiervan 24 maal bij bewaking en meting. Wat ook opvalt is het grote aantal afwijkingen bij één van de CI-en, bij gebruik certificaat bij opdrachtverkrijging. Bij de andere CI-en komen hier geen afwijkingen voor. Een nieuw punt in de rapportage is verbeteringen. Bij dit punt komen ook een hoog aantal afwijkingen voor. Het aantal afwijkingen bij arbo en milieu net als in andere jaren hoog. Het is echter ten opzichte van 2003 wel gedaald met 17%.. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 7 van 11
tekortkomingen 2004 2003 2 Analyse: Per C.I. per bedrijf Per C.I. per bedrijf Gebruik Certificaat bij opdrachtverkrijging 0 - - Technische voorschriften en normen 4 0,05 3 0,02 Documentatie-eisen: - aanwezig 11 0,14 12 - volledigheid 7 0,09 - overig 5 0,06 Directieverantwoordelijkheid 5 0,06 18 Totaal 28 0,35 30 0,45 Administratieve, financiële en fiscale eisen: Opleidingen/persoonlijke certificaten 27 0,33 12 0,14 Veiligheidscertificaten 12 0,15 - Infrastructuur 8 0,10 18 Werkomgeving/werkterrein 3 0,04 2 Arbo en milieu 58 0,72 45 0,44 Planning realiseren product 5 0,06 - Bepalen van producteisen 3 0,04 5 Beheersing kwaliteitsregistraties 9 0,11 22 - Communicatie met klant 7 0,09 0 Inkoop 6 0,07 9 Beheersing van productie en het leveren van diensten 12 0,15 42 Beheersing bewakings- en meetapparatuur 18 0,22 15 0,17 Bewaking en meting 9 0,11 3 0,03 Beheersing afwijkende producten 1 0,01 9 Verbetering 10 0,12 11 Boringen: - correcte indeling processen 0 - - - werkvoorbereiding 0 - - - grondonderzoek 0 - - - obstakelonderzoek 0 - - - berekeningen 0 - - - werkplan 1 0,01 - - keuring materiaal 0 - - - veiligheid 0 - - - keuringsplan 0 - - - bewaking leidingkwaliteit 0 - - totalen 2004 221 2,73 totalen 2003 226 2,6 totalen 2002 220 2,06 totalen 2001 67 0,6 Aangezien met ingang van 2004 voor een andere wijze van rapportage is gekozen door het CCvD is de vergelijking met 2003 niet volledig aan te sluiten. 2 Zie transitietabel op pagina 9 voor de normelementen. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 8 van 11
Nadat in 2002 en 2003 het aantal tekortkomingen per bedrijf al met ruim 240% en 20% was gestegen, neemt dit in 2004 nogmaals met 5% toe. Dit komt vooral doordat twee CI-en een dubbel aantal tekortkomingen per bedrijf constateerden dan de overige CI-en. Twee CI-en constateerden juist minder tekortkomingen dan vorig jaar en bij twee CI-en zelfs helemaal geen tekortkomingen meer. Het aantal tekortkomingen bij arbo en milieu is in 2004 echter sterk gestegen ten opzicht van 2003. Kritische fout In de nieuwe regeling 2003 is er een nieuwe foutencategorie geïntroduceerd "de kritische fout". Dit is een constatering gedurende de audit dat de Certificaathouder niet of niet volledig voldoet aan de eisen van artikel 5.7 ( administratie, financiële en fiscale eisen). Een kritische fout is een directe belemmering voor de continuïteit van het certificaat of van de vertrekking daarvan. Zodra deze optreedt moet er binnen drie dagen actie worden genomen. Deze fout is in 2004 echter niet voorgekomen. De tabel in deze rapportage bevat minder elementen dan die uit de rapportages 2003 en eerder. Onderstaand geven wij de transitietabel weer, die hiervoor gebruikt is. Onderwerp 2004 in deze rapportage Onderwerp 2003 Gebruik Certificaat bij opdrachtverkrijging Niet van toepassing in 2003 Technische voorschriften en normen Ontwerpbeheersing Technische voorschriften en normen Documentatie-eisen (incl. technische Documenten en gegevensbeheer voorschriften en normen): KLIC-melding Directieverantwoordelijkheid: Directieverantwoordelijkheid Administratieve, financiële en fiscale eisen Administratieve, financiële en fiscale eisen Opleidingen/persoonlijke certificaten Opleidingen Veiligheidscertificaten Niet van toepassing in 2003 Infrastructuur Materieel en gereedschappen Werkomgeving/werkterrein Opslag, verpakking en conservering Hulp- en bouwstoffen Arbo en milieu Alg. arbo- en milieueisen Afval Voorzieningen personeel Brand- en ongevallenregistraties Bepalen van producteisen Contractbeoordeling Beheersing kwaliteitsregistraties Kwaliteitssysteem Beheersing kwaliteitsregistraties Beheersing afwijkingen Communicatie met klant Nazorg Inkoop Inkoop Beheersing van productie en het leveren Onderaanneming van diensten Procesbeheersing Identificatie en naspeurbaarheid Opleveren werkzaamheden/project Beheersing door klant verstrekte producten Keuringen en beproevingen Beheersing bewakings- en meetapparatuur Beheersing meetinstrumenten Bewaking en meting Keurings - en beproevingsstatus Beheersing afwijkende producten Corrigerende en preventieve maatregelen Verbetering Interne audits Sleufloze technieken: Niet van toepassing in 2003 - correcte indeling processen - werkvoorbereiding - grondonderzoek - obstakelonderzoek - berekeningen - werkplan - keuring materiaal - veiligheid - keuringsplan - bewaking leidingkwaliteit auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 9 van 11
5. Grafische vergelijking grootste certificerende instellingen Om de gegevens met betrekking tot de opmerkingen grafisch goed te kunnen vergelijken zijn de gegevens van de drie grootste certificerende instellingen genormaliseerd per bedrijf hieronder weergegeven. De gegevens van de kleine certificerende instellingen zijn slechts in het totaal meegenomen daar een enkele opmerking op een onderdeel het beeld bij deze C.I.-en al snel scheef trekt. Gemiddeld aantal afwijkingen per bedrijf - 0,30 0,60 0,90 1,20 1,50 Gebruik Certificaat bij opdrachtverkrijging Technische voorschriften en normen Documentatie-eisen: - aanwezig - volledigheid - overig Directieverantwoordelijkheid Opleidingen/persoonlijke certificaten Veiligheidscertificaten Infrastructuur Werkomgeving/werkterrein Arbo en milieu Planning realisatie product Bepalen van producteisen Beheersing kwaliteitsregistraties Communicatie met klant Inkoop Beheersing van productie en het leveren van diensten Beheersing bewakings- en meetapparatuur Bewaking en meting Beheersing afwijdende producten Verbetering Sleufloze technieken: - correcte indeling processen - werkvoorbereiding - grondonderzoek - obstakelonderzoek - berekeningen - werkplan - keuring materiaal - veilighied - keuringsplan - bewaking leidingkwalitiet Totaal D W G Grafische voorstelling van het gemiddeld aantal opmerkingen per bedrijf, uitgesplitst naar de verschillende soorten bedrijven en de verschillende certificerende instellingen De meeste opmerkingen worden gerapporteerd bij arbo en milieu. Bij deze categorieën wordt het gemiddelde sterk beïnvloed door de hoge score van één CI(meer dan 1 opmerkingen per bedrijf). Ook bij verbetering worden veel opmerkingen gerapporteerd. Hierbij is het ook weer die CI degene die het hoge gemiddelde sterk beïnvloed. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 10 van 11
6. Conclusies Certificaten Het aantal certificaten daalt in 2004 met 15% tot 77. Één certificaat is ingetrokken vanwege faillissement. Sommige certificaten zijn op verzoek van de Certificaathouder ingetrokken. Weer andere certificaten zijn vervallen doordat de Certificaathouder niet tijdig het nieuwe ISO systeem had ingevoerd. Hierdoor is het ISO-certificaat bij deze bedrijven vervallen, als gevolg waarvan er evenmin een CKB-certificaat kon worden afgegeven. Bij enkele bedrijven heeft een C.I. het CKB-certificaat als sanctie moeten intrekken. Audits De CKB-regeling schrijft voor dat er een bepaald aantal audits per jaar moet worden uitgevoerd. Dit aantal is afhankelijk van het aantal processen op het certificaat. De C.I.-en gaan bij hun planning en uitvoering echter uit van een bepaalde tijdsduur die de audits in beslag nemen. Hoeveel processen vervolgens daadwerkelijk worden geaudit is afhankelijk van de omstandigheden (welke processen op dat moment worden uitgevoerd en waar) op het moment van de audits. Dit verklaart mede waarom het aantal uitgevoerde audits afwijkt van het aantal geplande audits. Klachten In 2004 zijn er bij Certificerende Instellingen klachten binnen gekomen over? een foutieve vermelding van s op het certificaat? een miscommunicatie binnen de afdeling Zorgsystemen van de certificeerder.? eenmaal te laat reageren van de C.I. op vragen van de klant? eenmaal over de CKB-website inzake een zoekfunctie? eenmaal over de inhoud van de CKB-regeling, met name over de procesuitvoering met eigen mensen en middelen Deze klachten zijn allemaal afgehandeld. Bij de CKB is één klacht binnengekomen die ongegrond is verklaard. Afwijkingen, tekortkomingen en kritische fouten In 2004 is het gemiddeld aantal gerapporteerde afwijkingen per bedrijf gedaald en het aantal tekortkomingen per bedrijf gestegen, maar in mindere mate dan in 2003. Wel zijn er nog steeds veel afwijkingen bij het punt arbo en milieu. Kritische fouten zijn dit jaar voor het eerst ingevoerd, maar er zijn geen geconstateerd. auditrapportage CKB betreffende het certificatiejaar 2004 Pagina 11 van 11