TT04-2015 Workshopstandhouders Taart &Trends-beurs. Tijdens Taart en Trends 2015 is het voor gespecialiseerde workshopbedrijven en bedrijven die naast de webshop/winkelactiviteiten ook workshops en opleidingen verzorgen, weer mogelijk om op de beurs workshops te verzorgen. Bezoekers geven in de enquête aan dat dit voor hen een extra reden is om naar de beurs te komen. De Workshops worden vanaf 2015 onderverdeeld in 2 verschillende vormen. De Exclusieve workshops en de Aanschuifworkshops. 1.1. De Exclusieve workshop wordt op een niet publiekstoegankelijk deel van de beurs verzorgd. Deze workshops duren minimaal 30 minuten en maximaal anderhalf uur. Het prijsniveau voor de deelnemers aan deze workshops ligt tussen 12,50 en 30,00. De bezoekers verwachten bij dit prijsniveau een rustige workshop omgeving en gerichte aandacht van de instructeur/trice zonder dat andere bezoekers over de schouder meekijken. Dit is ook duidelijk in de enquête 2014 weer naar voren gekomen. 1.2. Omschrijving Exclusieve workshopstandhouders: Dit zijn bedrijven of personen die op een niet-publiek toegankelijk deel van de beurs een workshopopstelling huren om hier workshops te verzorgen. Op deze plek volgen deelnemers tegen betaling aan uw bedrijf, workshops. Bezoekers moeten vanaf 1 juni 2015 bij uw bedrijf kunnen reserveren voor de workshops. Hiervoor dient u voor 31 mei een realistische voorbeeld foto* en omschrijving van de workshop aangeleverd te hebben bij de organisatie, zodat de doorlink via onze workshoppagina naar uw website mogelijk is. Op uw website dient deze informatie dan ook beschikbaar te zijn voor de bezoeker om zich te kunnen inschrijven. De noodzakelijke doorlink t.b.v. de aanmeldingen, via onze workshopinformatiepagina is gratis. * Let op zorg dat de voorbeeldfoto overeenkomt met het te verwachten workshopresultaat! Stuur geen voorbeeldfoto van een groter project, waar slechts een deel van gemaakt wordt tijdens deze specifieke beursworkshops. Onze ervaring is dat dit voor sommige deelnemers aanleiding geeft tot discussie. 1.3. Omschrijving Exclusieve workshopopstelling. Een basis workshopopstelling voor Exclusieve workshops bestaat uit 4 tafels van 2,00 m x 0,80m welke in blokopstelling opgesteld worden. Een exclusieve workshopopstelling heeft een standaard capaciteit voor 8 deelnemers. Bij de tafels worden 9 stoelen geleverd. (8 voor de deelnemers en 1 voor de docent) Als u stroom nodig heeft voor uw workshop, dan dient u dit apart bij te bestellen in onze standhouders-webshop. De ruimte wordt afgeschermd met kamerschermen/wanden. Hier kunt u met posterbudies voorbeelden of Pagina 1
sfeerposters van uw bedrijf aanhangen. Deze ruimte kunt u voor 1 of 2 dagen huren. Afwijkende opstellingen voor 12 of 16 personen zijn mogelijk in overleg met de organisatie. 2. Aanschuifworkshops. 2.1. De Aanschuifworkshops worden op de beurs, tussen het passerend publiek, verzorgd. Bezoekers kunnen voor deze workshops spontaan aanschuiven en is er geen online reservering vooraf mogelijk. Wel kunt u de reservering tijdens de beurs tegen een vergoeding van 0,50 per deelnemer via de centrale workshopbalie laten verlopen. De aard van deze workshops is Hands-On: leuk even snel iets maken en dan weer lekker verder met (work)shoppen. Deze aanschuifworkshops duren circa 15 minuten tot maximaal 30 minuten. Het prijsniveau voor de aanschuifworkshops dient uitnodigend te zijn, omdat het een impuls activiteit is. Tot een bedrag van maximaal 10,00 is het volgens de bezoekers nog acceptabel om storende invloeden bij de workshop te hebben. 2.2. Omschrijving aanschuifworkshop-standhouder. Dit zijn personen of bedrijven die op het publiekstoegankelijke deel van de beurs een aanschuifworkshopopstelling huren om hier kortdurende workshops te verzorgen. (handson) zie 2.1. Deze workshops zijn op basis van ter plekke aanschuiven en meedoen. Een aanschuifworkshop- opstelling heeft een capaciteit voor 10 deelnemers. Afwijkende opstellingen voor 20 personen zijn eventueel mogelijk in overleg met de organisatie. Bezoekers kunnen niet vooraf reserveren, maar kunnen spontaan op de beurs besluiten om mee te doen. De organisatie zal op de workshoppagina van de Taart en Trends website uw bedrijf en activiteit vermelden. Uw workshopinformatie met evt. foto levert u uiterlijk 1 augustus 2015 bij ons aan. De bezoekers zijn dan op de hoogte van uw aanwezigheid met deze aanschuifworkshops. 2.3. Omschrijving aanschuifworkshop opstelling. Een basis aanschuifworkshopopstelling bestaat uit 2 tafels van 2,00 m x 0,80m welke in de lengte, (achter elkaar) opgesteld worden. Haaks op deze opstelling komt nog een 3 e tafel speciaal voor uw workshopvoorraad en schoonmaakspulletjes. Bij deze tafels worden 11 stoelen geleverd. (10 voor de deelnemers en 1 voor de docent). Als u een stroom aansluiting ( 70,00) nodig heeft dient u dit apart bij te bestellen in onze standhouderswebshop. De aanschuifworkshopruimte kan voor 1 dag of voor 2 dagen gehuurd worden. Maakt u gebruik van de speciale standhouders combinatie korting dan dient u de ruimte 2 dagen af te nemen. U dient de opstelling in gebruik te nemen zoals ingetekend op de plattegrond en zoals geplaatst door de organisatie. Hierin mogen geen wijzigingen worden aangebracht zonder toestemming van de organisatie. De organisatie zal u dan sommeren de opstelling in oorspronkelijke staat terug te brengen. Pagina 2
3. Huren workshop opstelling. Alle genoemde prijzen zijn excl. btw tenzij anders vermeld. 3.1. Vroegboekkorting Alle workshopstandhouders die zich voor 31 maart aanmelden willen wij laten profiteren van een vroeg-boek-korting. Regel én betaal uw deelnameborg vóór 31 maart 2015 in de standhouders-webshop, dan betaalt u voor uw workshopruimte de prijs zoals vermeld in de 1 e prijskolom. Bij aanmelding vanaf 1 april 2015, betaalt u de prijzen uit de 2 e prijs kolom. Omschrijving workshop ruimte Exclusieve workshopopstelling 1 dag Exclusieve workshopopstelling 2 dgn Aanschuifworkshop opstelling 1 dag Aanschuifworkshopopstelling 2 dgn Afwijkende opstellingen op aanvraag Prijsvoordeel workshopruimte voor standhouders die ook een verkoop standruimte vanaf 6m 2 huren. Alleen 2 dagen mogelijk. Actieve link vermelding in het standhoudersoverzicht op de website (actief tot 1 oktober 2016) vroegboek tarief tot 31-3- 2015 standaard tarief vanaf 01-04-2015 deelnameborg retour na beurs* 95.00 125.00 50.00 175.00 200.00 50,00 95.00 125,00 50.00 175.00 200.00 50.00 *zie voorwaarden 145.00 175.00 50.00 5.00 5,00 3.2. Aanmelden Deelname. Workshopgevers melden zich met de persoonlijke inlogcode aan via de standhouders-webshop van Taart&Trends. www.taartentrends-standhouders.nl. In onze webshop bestelt u de deelnameborg én uw workshopruimte. De hoogte van de deelname borg vind u ook in het prijsoverzicht. Vergeet u de deelnameborg mee te bestellen, dan wordt deze door onze administratie automatisch toegevoegd. Na ontvangst van uw aanmelding en bestelling via onze webshop, ontvangt u 2 aparte facturen. Eén voor uw deelnameborg en één voor uw workshopruimte. Pagina 3
3.2. De deelnameborg moet binnen 14 dagen na aanmelding betaald zijn. Als u gebruik wilt maken van de vroegboekkorting, dan dient de deelnameborg bij aanmelding ná 16 maart, vóór 31 maart 2015 betaald te zijn. Is uw betaling later binnen dan 31 maart 2015, dan valt u voor de huur van de ruimte in de volgende tariefperiode. U ontvangt dan van onze administratie een aangepaste factuur. Voor aanmeldingen die na 1 augustus binnenkomen dient de deelname borg per direct te worden betaald. Dit geldt ook voor de huurfactuur van de ruimte. Deelnameborg Belangrijk! De deelnameborg krijgt u binnen 14 dagen na de beurs terug gestort, als u de ruimte afmeldt na gebruik bij de organisatie en laat controleren dat deze schoon en onbeschadigd is achtergelaten. Niet afmelden heeft consequenties: Heeft u de ruimte niet samen met ons gecontroleerd, dan is er geen getekend teruggaveformulier en de controle van het bankrekeningnummer voor de terugbetaling heeft niet plaats gevonden. Er zal dan geen teruggave van de borg plaatsvinden. Hierover is geen discussie mogelijk. 3.3. Zolang de borgstelling niet is betaald, wordt uw inschrijving voor Taart&Trends 2015 niet verwerkt en wordt deelname niet gegarandeerd. De huur factuur dient vóór 15 Augustus 2015 te zijn voldaan. Bij overschrijden van deze betaaltermijn wordt 10% van de totale som, inclusief btw. aan administratie/aanmaningskosten in rekening gebracht. Is uw betaling, verhoogd met kosten, op 10 september 2015 (dit is 3 weken voor aanvang van de beurs) niet voldaan, dan zal de organisatie u uitsluiten van deelname en uw workshopruimte aan een andere workshopgever toekennen. Uw borg vervalt in dit geval aan de organisatie. Indien uw ruimte onverhuurd blijft, wordt u nagefactureerd voor het gehele bedrag met aftrek van de borg. Zie ook de annuleringsvoorwaarden. 3.4. Aanmelden via de webshop is in elk geval mogelijk tot 31 mei 2015. Daarna op basis van beschikbaarheid. Zijn er meer aanvragen dan beschikbare workshopplekken, dan zullen de aanmeldingen op volgorde van datum waarop de deelname borg is betaald behandeld worden. De betalingen dienen binnen gestelde betaaltermijn te zijn voldaan om deel te kunnen nemen, tenzij anders met u is overeengekomen door de organisatie. 4. Annuleren In geval van annulering verwijst Taart&Trends naar document TT03. Punt 5 Pagina 4
5. Workshopprogramma op uw én onze website. 5.1. De Exclusieve workshopgever verplicht zich bij deelname op twee beursdagen om voor beide dagen het workshopprogramma op de eigen website te plaatsen en de inschrijfmogelijkheid hiervoor volledig open te stellen. De workshopgever van Exclusieve workshops verzorgt in principe zelf de inschrijvingen voor de workshops en regelt ook zelf de betalingen. Geef duidelijk aan uw deelnemers door dat naast de reservering voor uw workshop, er nog apart een ticket voor de beurs aangeschaft moet worden. 5.2. Deelnemers aan uw workshop moeten in de Americahal kenbaar kunnen maken dat zij aan een workshop deelnemen. Zorg dat u duidelijk aan de deelnemers doorgeeft dat zij een uitdraai van de workshopreservering mee moeten nemen om toegang te krijgen tot het afgesloten workshopgebied. De medewerkers die de toegang naar het workshopgebied controleren, mogen geen mensen doorlaten zonder deelnamebewijs. Om te ondervangen dat deelnemers, die toch het inschrijfbewijs zijn vergeten, verder geholpen kunnen worden, dient de workshopgever een kwartier voor aanvang van de volgende workshopsessie mobiel bereikbaar te zijn en dit telefoonnummer door te geven aan de organisatie. De workshopgever verplicht zich bij deelname aan Taart&Trends om een actieve verwijzing naar de online ticketverkoop van Taart&Trends prominent op de website te plaatsen. U ontvangt hiervoor t.z.t een banner en een link. 6. Aanvang- en eindtijden voor alle workshops Alle Workshopsessies dienen op vrijdag 2 oktober 2014 te starten vanaf 10.15 uur en moeten eindigen op vrijdag voor 17.30 uur. Op zaterdag 3 oktober 2015 is de aanvang vanaf 10.15 uur en dienen de workshops te eindigen voor 16.30 uur. De eindtijd is 30 minuten voor de sluitingstijd van de beurs en is nodig gebleken om eventuele uitloop op te kunnen vangen, maar toch tijdig te kunnen opruimen. 7. Personeel Bij een workshopopstelling zijn per dag de docent en één assistent(e) bij de huurprijs inbegrepen. U ontvangt in principe 2 persoonlijke badges die twee dagen geldig zijn. Als u per beursdag een andere assistent(e) heeft kunt u tot 15 september kosteloos aanspraak maken op één docenten identificatie-badge voor twee dagen en twee op dag gestelde IDbadges. Alle personen die u boven deze regeling meeneemt betalen 10.00 entree per dag. Voor extra personeel dat bij inschrijving al bekend is, bestelt u ID-badges in de webshop. U krijgt het aantal bestelde ID-badges twee weken voor aanvang van de beurs op naam van uw bedrijf toegestuurd en dient u zelf te voorzien van persoonsgegevens en een recente (pas)foto. Belangrijk: de ID-badges worden uitgegeven op persoonlijke titel en zijn niet tijdens de dag overdraagbaar. Bij wisseling van assistentie, gedurende de beursdag, dient u voor de nieuwe persoon een ID-badge bij te bestellen. Dit om misbruik van de toegang tot de beurs te voorkomen. Voor extra personeel dat op het laatste moment mee komt, dient de verantwoordelijke standhouder zich samen met het extra personeel direct bij aankomst te melden en een ID- Pagina 5
badge aan te schaffen. Hiervoor is een pasfoto vereist. Het service en meld punt vind u op de plattegrond. 8. Spelregels met betrekking tot verkoop bij de workshop-opstellingen! Voor beide workshop-opstellingen geldt dat er geen artikelen vanuit deze ruimtes verkocht mogen worden. Voor de exclusieve workshops geldt de volgende uitzondering: uitsluitend enkele noodzakelijke gereedschappen die specifiek voor de betreffende workshop benodigd zijn en die alleen door de deelnemers tijdens de workshop werkelijk gebruikt worden, mogen verkocht worden! Vooraf dient in de informatie over workshop duidelijk voor de deelnemers aangegeven te worden, welke gereedschappen bij de workshop aangeschaft kunnen/ moeten worden. Geef dit duidelijk en transparant aan. U vermeldt gescheiden de workshopprijs en de prijs voor de aan te schaffen materialen. Voor de aanschuifworkshops dienen de benodigde materialen voor alle deelnemers in bruikleen beschikbaar te zijn. Hier mag maximaal 1 product (uitsteker, rolstokje o.i.d.) aangeboden worden voor verkoop aan uitsluitend deelnemers aan de workshop. De prijs van het product en de workshop samen mag het bedrag van 10,00 niet overstijgen. Wilt u meer producten verkopen, zie dan de voorwaarden voor een verkoopstand en profiteer bij een verkoopruimte vanaf 6m 2 van een voordeliger tarief voor uw workshopruimte. 9. Publiciteit via website en sociale media Exclusive Workshopgevers dienen zich bij voorkeur voor 31 mei 2015 zich in te schrijven om van de volledige PR campagne gebruik te kunnen maken. Tevens dient u zorg te dragen dat de organisatie uiterlijk 1 juni 2015 de workshopinformatie ontvangen heeft, inclusief een realistische voorbeeld foto van de workshop, die niet door de deelnemers ter discussie gesteld kan worden. De workshopgever dient 1 juni 2015 ook de link voor inschrijving via de eigen website van de workshopgever aan de organisatie doorgegeven te hebben. Informatie a.u.b. per mail sturen naar nathalie@taartentrends.nl Belangrijk: Zorg dat uw gegevens en voorbeelden op tijd bij ons binnen zijn! De andere diensten die Taart&Trends aanbied komen i.p. ook per 1 juni online. Als er een compleet aanbod op de website staat kunnen we de bezoekers enthousiast houden en direct naar u doorverwijzen. Voor vragen over uw deelname als workshopstandhouder is uw contactpersoon: Nathalie Teeuwen: nathalie@taartentrends.nl Voor administratieve vragen neemt u contact op met: Siska Klaver: administratie@taartentrends.nl Pagina 6