VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 1 BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bijzonder bestek VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Bijzonder bestek VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 Raamovereenkomst voor de campagnes en evenementen van de algemene directie Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Gemeenschapscommissie De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. Openingszitting op maandag 11 augustus 2014 om 10 uur in het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 2 Inhoud DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN...4 A. AANBESTEDENDE OVERHEID...4 B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT...4 C. GUNNINGSWIJZE...5 D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST...5 E. INFORMATIESESSIE...5 F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE...5 G. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR...6 H. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT...6 I. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE...7 J. PRIJSBEPALING...8 K. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER...9 L. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA...9 M. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES...11 N. TAALGEBRUIK...11 O. GUNNINGSCRITERIA...11 P. VARIANTEN...12 Q. VERBINTENISTERMIJN...13 R. UITVOERING VAN DE DIENSTEN...13 S. BORGTOCHT...13 T. BETALINGSMODALITEITEN...15 U. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN...15 V. GESCHILLEN...15 W. AUTEURSRECHTEN...15 X. MEDIA-AANKOOP...16 Y. DRUKWERK...16 DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN...17 A. ALGEMENE OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT...17 B. OMSCHRIJVING VAN DE PERCELEN...17 C. IN DE OFFERTE TE BEHANDELEN ELEMENTEN...20 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER...26 A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS...26 B. FINANCIËLE GEGEVENS...27 C. TECHNISCHE GEGEVENS...27 D. BIJLAGEN...27 E. DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN...28
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 3 OPGELET, ZEER BELANGRIJK!!! De Vlaamse Gemeenschapscommissie is onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten. Gevolg hiervan is dat offertes die niet conform de wetgeving zijn niet in overweging genomen worden. Gelieve dan ook, vóór de offerte in te dienen, volgende zaken goed te controleren: Check de dossiers op hun volledigheid. Ingediende offertes kunnen achteraf niet meer gewijzigd worden. Een offerte mag geen verklaringen bevatten die strijdig zijn met het bestek, anders wordt ze onontvankelijk verklaard. Wij raden u aan uw algemene voorwaarden (betalingstermijn, garantietermijn, leveringsvoorwaarden.) NIET toe te voegen aan de offerte. Elke leverancier mag slechts 1 offerte indienen. Let op, als u meerdere mogelijkheden vermeldt terwijl dit niet toegestaan is, kan uw offerte ongeldig zijn. Zorg dat alle documenten gedateerd en ondertekend zijn. Voeg een attest toe waaruit blijkt dat de persoon die de offerte heeft ondertekend, daar ook de bevoegdheid toe heeft (kopie statuten, eventueel volmacht indien voorzien in statuten ). Het ondertekenen moet volledig overeenkomstig de statutaire bepalingen van de bieder gebeuren, niet alleen wat betreft de bevoegdheden, maar ook wat betreft het vereiste aantal handtekeningen. Gebruik het bijgevoegde offerteformulier.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 4 DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN A. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt, de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar van de administratie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. Bijkomende inlichtingen over de inhoud en procedure van deze opdracht kunnen opgevraagd worden via e-mail op het volgend adres: aankoop@vgc.be De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies binnen het grondgebied van het Brussels hoofdstedelijk gewest. Haar opdracht ligt in het ontwikkelen en ondersteunen van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden: cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Zo neemt de VGC bijvoorbeeld initiatieven en subsidieert en investeert ze: in eigen onderwijsinstellingen, schoolgebouwen in gemeenschapscentra in speelpleinen, jeugd- en sportverenigingen, sociaal-culturele verenigingen, waaronder migrantenverenigingen, in bibliotheken en andere culturele initiatieven in voorzieningen voor welzijnswerk, jeugdzorg, opvang voor kinderen, ouderen,... en gezondheidszorg. Het opdrachtgevend bestuur is de Vlaamse Gemeenschapscommissie, vertegenwoordigd door de heer Steven Vervoort, algemeen directeur van de algemene directie Onderwijs en Vorming (ADOV). De Vlaamse Gemeenschapscommissie voert vanuit deze algemene directie een actief en netoverschrijdend onderwijs- en vormingsbeleid dat complementair is aan dat van de Vlaamse Gemeenschap en dat het lokale school- en vormingsbeleid ondersteunt. - De Vlaamse Gemeenschapscommissie brengt scholen, organisaties, koepels, andere overheden, samen. - De Vlaamse Gemeenschapscommissie zet zelf kwaliteitsbevorderende initiatieven op voor een kwaliteitsvol onderwijs en vorming op maat van Brussel, of ondersteunt derden die kwaliteitsbevorderende initiatieven opzetten. - De Vlaamse Gemeenschapscommissie zet initiatieven op om instroom en doorstroom in het Nederlandstalig onderwijs en vorming te bevorderen. - De Vlaamse Gemeenschapscommissie zet acties op om het Brusselse Nederlandstalige onderwijs- en vormingsaanbod bekend te maken. - De Vlaamse Gemeenschapscommissie zet acties op om de infrastructuur, uitrusting en materiaal van Nederlandstalige onderwijs en vorming in Brussel te verbeteren. Anderzijds is de Vlaamse Gemeenschapscommissie sinds 1995 ook de inrichtende macht van eigen scholen en heeft ze een onderwijsbeleid voor de eigen onderwijsinstellingen. Meer informatie over de initiatieven die ADOV neemt en ondersteunt vindt u op www.onderwijsinbrussel.be. B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten. De opdracht betreft het sluiten van een raamovereenkomst met één deelnemer. De opdracht is opgedeeld in 2 percelen: Perceel 1: De ontwikkeling en uitvoering van strategische en operationele communicatieopdrachten voor de algemene directie Onderwijs en Vorming Perceel 2: Het ontwikkelen en uitvoeren van evenementen die door de algemene directie Onderwijs en Vorming (mede-) georganiseerd worden Voor elk perceel zal één deelnemer worden aangeduid om de opdracht uit te voeren. De deelnemer voor perceel 1 en perceel 2 kan dezelfde zijn. Het is dus toegestaan om voor beide percelen een offerte in te dienen. Het werken met onderaannemers is toegestaan.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 5 Er kunnen per perceel meerdere deelopdrachten tegelijk lopen. De opdrachtnemer moet er daarom vanzelfsprekend voor zorgen dat er voldoende bekwaam personeel ter beschikking is. Hij moet er ook voor zorgen dat in alle gevallen binnen de afgesproken tijdslimieten bekwaam vervangend personeel beschikbaar is, zodat de kwaliteit van de afgesproken begeleiding continu wordt gewaarborgd, ook bij te voorziene en onvoorziene omstandigheden. De overeenkomst betreft geen exclusiviteitscontract. ADOV kan dezelfde of gelijkaardige opdrachten (zoals boven beschreven) laten uitvoeren door anderen dan de opdrachtnemers, en uiteraard ook door hun eigen diensten zonder de opdrachtnemers te moeten betrekken. De opdrachtnemers kunnen hiervoor geen aanspraak maken op enige vergoeding. De Vlaamse Gemeenschapscommissie kan gedurende de geldigheidsduur van het contract, prestaties identiek of analoog aan deze beschreven in dit bestek, door andere leveranciers laten uitvoeren, indien de raamcontractant deze prestaties niet blijkt of wenst te kunnen leveren. Indien, na bilateraal overleg tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de raamcontractant, blijkt dat de prijssetting of de voorgestelde uitvoering van een prestatie niet beantwoordt aan de financiële mogelijkheden of inhoudelijke verwachtingen van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, kan de Vlaamse Gemeenschapscommissie de prestatie door een andere leverancier laten uitvoeren. C. GUNNINGSWIJZE Voor de raamovereenkomst wordt de procedure van de open offerteaanvraag gekozen. Deze opdracht is onderworpen aan de Europese bekendmakingsvoorschriften. Voor elke bestellingsopdracht op basis van de raamovereenkomst zal met de opdrachtnemer bilateraal worden onderhandeld o.b.v. een offerte. D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST De opdracht begint op de datum vermeld in de toewijzingsbrief en wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar. De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken. In iedere bestelopdracht zal de uitvoeringstermijn van die bestelling apart worden vastgelegd. Die termijn is contractueel bindend. Als de opdrachtnemer wat per bestelling werd overeengekomen niet respecteert, behoudt de opdrachtgever zich het recht voor om de verdere uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten of te verbreken. E. INFORMATIESESSIE Gelet op de complexiteit van de opdracht, wordt een informatiesessie georganiseerd op woensdag 16 juli 2014 om 10 u. voor perceel 1 en om 11 u. voor perceel 2 in het administratiehuis Renaissance, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. In deze informatiesessie wordt het voorwerp van de opdracht kort toegelicht, waarna de aanwezige kandidaat-inschrijvers vragen mogen stellen. De vragen die gesteld worden, moeten ten laatste op woensdag 9 juli 2014 aan de aanbestedende overheid bezorgd worden via e-mail op het volgend adres: aankoop@vgc.be. Aan de ingang van de vergaderzaal zullen de aanwezigen worden verzocht om de identiteit, het e-mailadres en het adres van de onderneming die zij vertegenwoordigen te vermelden op een aanwezigheidslijst. Na de infosessie bezorgt de aanbestedende overheid aan alle aanwezigen een proces-verbaal van de informatiesessie. Kandidaat-inschrijvers die niet op de infosessie aanwezig konden zijn, kunnen het proces-verbaal opvragen (per e-mail naar aankoop@vgc.be). F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte. De offerte wordt in twee papieren exemplaren en één digitale kopie opgemaakt. De digitale kopie wordt op drager (CD-rom, USB-stick) in de binnenste omslag gestoken waarin de papieren versie van de offerte wordt ingediend.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 6 De papieren offertes worden uiterlijk vóór de openingszitting bezorgd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën & Begroting Dienst Aankoop T.a.v. Mieke Luypaert Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De opening van de offertes zal gebeuren in openbare zitting op maandag 11 augustus 2014 om 10 u. op bovenstaand adres. Offertes kunnen uitsluitend op papier (met de digitale kopie als bijlage) ingediend worden, per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: - de datum en het uur van de openingszitting - het referentienummer van het bestek: VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - het woord offerte in de linkerbovenhoek - het referentienummer van het bestek: VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 - het adres van de bestemmeling - het adres van de afzender G. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. H. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit bestek niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: 1. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 2. koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 5. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 6. het onderhavig bijzonder bestek VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20; 7. de goedgekeurde offerte; 8. de goedgekeurde eindofferte per opdracht.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 7 Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1 tot 4 vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website http://16procurement.be van de Federale Overheidsdienst Kanselarij. I. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte bestaat uit een offerteformulier met prijsinventaris en bijlagen. Deze documenten worden opgesteld in het Nederlands. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte. De offerte wordt in twee exemplaren en één digitale kopie opgemaakt. De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier en de prijsinventaris te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. In de offerte worden de volgende inlichtingen vermeld: Administratieve gegevens - de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft; - de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het telefoon-, faxnummer en e-mailadres waarop deze persoon kan bereikt worden; - het btw-nummer; - het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen; - het registratienummer bij de RSZ. Financiële gegevens - de globale prijs, (exclusief BTW) en het bedrag van de BTW voor perceel 1: de ontwikkeling en uitvoering van strategische en operationele communicatieopdrachten voor de algemene directie Onderwijs en Vorming. - de globale prijs, (exclusief BTW) en het bedrag van de BTW voor perceel 2: het ontwikkelen en uitvoeren van evenementen die door de algemene directie Onderwijs en Vorming (mede-) georganiseerd worden. De globale prijs wordt berekend op basis van forfaitaire prijsopgaves per uur voor vaste terugkerende deeltaken en kosten (bv. personeel en projectopvolging). De berekening gebeurt op basis van een inschatting van de personeelsinzet voor die vaste terugkerende deeltaken en kosten gedurende de looptijd van het raamcontract. De bijgevoegde prijsinventaris met gedetailleerde prijzen wordt, op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 8 Technische gegevens Uitwerking van twee cases die de opdrachtgever in staat stelt de gunningscriteria te beoordelen. Zie ook Deel 2 Technische bepalingen. Het volgende met bijhorende prijsinventaris maakt deel uit van de offerte: Voor inschrijvers voor perceel 1: - Uitgewerkte case perceel 1: een concept (campagnebeeld, slogan, acties, mediaplan, ) voor een promotiecampagne voor het Nederlandstalig secundair onderwijs in Brussel met aandacht voor de thematieken studiekeuze en beroepenvoorlichting (zie Deel 2, hoofdstuk C.1. in dit bestek) Voor inschrijvers voor perceel 2: - Uitgewerkte case perceel 2: een concept voor een creatief en wervend evenement in het kader van de promotiecampagne secundair onderwijs van de algemene directie Onderwijs en Vorming. Met name een studiekeuzebeurs waaraan meer dan 3.000 leerlingen deelnemen in één week tijd (zie Deel 2, hoofdstuk C.2. in dit bestek) De inschrijver krijgt in de week van 18 augustus 2014 de gelegenheid om aan de hand van de gevraagde voorstellen, omschrijving en ontwerp zijn offerte te komen toelichten. Zij zullen hiervoor uitgenodigd worden door het opdrachtgevend bestuur. Documenten te voegen in bijlage: - voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een (kopie van een) authentieke akte, die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden; - de jaarrekening van het laatste boekjaar; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met de minimaal 3 voornaamste klanten gedurende de afgelopen drie jaar met telkens één voorbeeld per klant van een gerealiseerde opdracht; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met een opsomming van de personeelsleden en met vermelding van hun identiteit en studie- en beroepskwalificaties. Zowel het aantal personeelsleden als hun studie- en beroepskwalificaties zullen beoordeeld worden in functie van de technische capaciteit waaraan de inschrijver moet voldoen om geselecteerd te worden; Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver. J. PRIJSBEPALING Dit is een opdracht volgens globale prijs zoals beschreven in Deel 2 Technische bepalingen in dit bestek. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn met uitzondering van de BTW. Het bedrag van de BTW wordt afzonderlijk vermeld. Voor de onderhavige opdracht is enkel een prijsherziening toepasbaar voor de schommelingen van de lonen en sociale lasten van de werknemers van de dienstverlener. In geval van een verzoek om prijsherziening, zal deze enkel ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van het bevoegde paritaire comité van de dienstverlener bij de aanvraag om prijsherziening gevoegd zijn. Er kan slechts één prijsherziening per jaar toegepast worden. De prijsherziening kan slechts toegepast worden indien de verhoging of verlaging van de prijs ten minste 3% bedraagt van de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of van de laatste herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening). Voor de berekening van de prijsherziening hanteert de aanbestedende overheid de gezondheidsindex. Een prijsaanpassing kan jaarlijks, op datum ingang nieuwe contractjaar, worden toegepast indien de opdrachtnemer hierom verzoekt, en dit op basis van volgende prijsherzieningsformule: Nieuwe prijs = inschrijvingsprijs X nieuw cijfer van de gezondheidsindex oud cijfer van de gezondheidsindex
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 9 K. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, berekeningen, plannen en alle andere door hem voorgelegde stukken. De opdrachtgever is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen, die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zij voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de opdrachtgever tegen elke vordering tot schadevergoeding door derden in dit verband. L. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. Ook de onderaannemers moeten aan de uitsluitingscriteria voldoen. 1. Uitsluitingscriteria Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in de artikels 61 en 62 van het KB van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Zij zal de betrokken inschrijver vragen binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. Een kandidaat of inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. Eerste uitsluitingscriterium De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: - aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en - op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 EURO moet vereffenen, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de afbetalingen strikt in acht neemt. De inschrijver, gevestigd in een ander land, moet voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Tweede uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten tot de toegang ertoe, de leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: - deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; - omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; - fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 10 - witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: - in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op gronden die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder : - het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); - het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); - het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); - het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); - de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61 2 4 van het KB van 15 juli 2011. Zesde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde BTW. Zevende uitsluitingscriterium. De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 11 2. Selectiecriteria m.b.t de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De inschrijver voegt bij zijn offerte de jaarrekening van het laatste boekjaar. Op basis van de jaarrekening wordt de financiële en economische draagkracht/liquiditeit, rendabiliteit, solvabiliteit beoordeeld. Indien de kandidaat of inschrijver om redenen die hij moet verantwoorden, niet in staat is de gevraagd referenties voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht. 3. Selectiecriteria m.b.t. de technische capaciteit van de inschrijver Zijn bekwaamheid toont de inschrijver aan door bij zijn offerte: - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met de minimaal 3 voornaamste klanten gedurende de afgelopen drie jaar met telkens één voorbeeld per klant van een gerealiseerde opdracht; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met een opsomming van de personeelsleden en met vermelding van hun identiteit en studie- en beroepskwalificaties. Zowel het aantal personeelsleden als hun studieen beroepskwalificaties zullen beoordeeld worden in functie van de technische capaciteit waaraan de inschrijver moet voldoen om geselecteerd te worden. Een reeks profielen die o.i. noodzakelijk zijn om de opdracht(en) uit te voeren leest u in Deel 2, hoofdstuk C 1.1. (voor perceel 1), en in Deel 2, hoofdstuk C 2.1. (voor perceel 2). M. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria. N. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met het opdrachtgevend bestuur. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een vertaling eisen. O. GUNNINGSCRITERIA Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes worden getoetst aan volgende gunningscriteria. De gunningscriteria zullen gewogen worden om een eindklassement te bekomen. De gunningscriteria zijn de volgende: Voor Perceel 1: De ontwikkeling en uitvoering van strategische en operationele communicatieopdrachten voor de algemene directie Onderwijs en Vorming Een jury kent punten toe per gunningscriterium. Deze worden opgeteld en daar wordt een weging aan gegeven. De jury bestaat uit vertegenwoordigers van de algemene directie Onderwijs en Vorming, de aankoopdienst en de communicatiedienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Voor perceel 1 werden twee hoofdcriteria opgesteld waarbij het tweede hoofdcriterium opgesplitst werd in subcriteria. 1. Inschrijvingsprijs weging 30 punten Dit hoofdcriterium wordt beoordeeld op basis van de globale inschrijvingsprijs die wordt berekend op basis van forfaitaire prijsopgaves per uur voor vaste terugkerende deeltaken en kosten - zie Deel 2, hoofdstuk C 1.1. in dit bestek. 2. Kwaliteit van visie, strategie en creatie weging 70 punten Dit hoofdcriterium wordt beoordeeld op basis van een uitgewerkte case voor perceel 1 zie Deel 2, hoofdstuk C 1.2. in dit bestek. Het gunningscriterium wordt getoetst aan de hand de volgende subcriteria:
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 12 2.1 Kwaliteit van de strategie en visie (30 punten) Dit zal onder meer worden beoordeeld op relevantie, effectiviteit, creativiteit, originaliteit, volledigheid en aantrekkelijkheid van de voorgestelde communicatiestrategie. Ook de afstemming op de achtergrond van ADOV en de kwaliteit van het team dat voor deze case wordt ingezet valt hieronder. (Dit zal onder meer worden beoordeeld op basis van de ervaring in gelijkaardige, relevante cases, achtergrond van de medewerkers, samenwerking met onderaannemers, ). 2.2 Kwaliteit van de creatie (20 punten) Dit zal onder meer worden beoordeeld op creativiteit, effectiviteit, originaliteit, aantrekkelijkheid, relevantie van het voorgestelde concept en creatie, haalbaarheid van het tijdspad en de afstemming van de communicatie op verschillende doelgroepen. Ook de afstemming van de creatie op de huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en ADOV valt hieronder. 2.3 Indicatieve prijsopgave (20 punten) Dit zal worden beoordeeld op basis van de prijsopgave voor de uitgewerkte case voor perceel 1. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid. Voor Perceel 2: het ontwikkelen en uitvoeren van evenementen die door de algemene directie Onderwijs en Vorming (mede-) georganiseerd worden Een jury kent punten toe per gunningscriterium. Deze worden opgeteld en daar wordt een weging aan gegeven. De jury bestaat uit vertegenwoordigers van de algemene directie Onderwijs en Vorming, de aankoopdienst en de communicatiedienst van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Voor perceel 1 werden twee hoofdcriteria opgesteld waarbij het tweede hoofdcriterium opgesplitst werd in subcriteria. 1. Inschrijvingsprijs weging 30 punten Dit hoofdcriterium wordt beoordeeld op basis van een globale inschrijvingsprijs die wordt berekend op basis van forfaitaire prijsopgaves per uur voor vaste terugkerende deeltaken en kosten - zie Deel 2, hoofdstuk C 2.1. in dit bestek. 2. Kwaliteit van visie, strategie en creatie weging 70 punten Dit hoofdcriterium wordt beoordeeld op basis van een uitgewerkte case voor perceel 2 zie Deel 2, hoofdstuk C 2.2. in dit bestek. Het gunningscriterium wordt getoetst aan de hand van de volgende subcriteria: 2.1 Kwaliteit van de visie, het concept (25 punten) Dit zal onder meer worden beoordeeld op het wervende, creatieve, interactieve aspect. Daarnaast wordt ook gekeken naar de relevantie, effectiviteit, originaliteit en aantrekkelijkheid van het voorstel. 2.2 Kwaliteit van het plan van aanpak (25 punten) Dit zal onder meer worden beoordeeld op de haalbaarheid van het tijdspad, de volledigheid en effectiviteit van het plan van aanpak. Ook de afstemming op de achtergrond van ADOV en de kwaliteit van het team dat voor deze case zou worden ingezet wordt beoordeeld. Dit zal onder meer worden beoordeeld op basis van de ervaring in gelijkaardige, relevante cases, achtergrond van de medewerkers, samenwerking met onderaannemers, 2.3 Indicatieve prijsopgave (20 punten) Dit zal worden beoordeeld op basis van de prijsopgave voor de uitgewerkte case voor perceel 2. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid. P. VARIANTEN Varianten zijn niet toegestaan.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 13 Q. VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes. R. UITVOERING VAN DE DIENSTEN Bestellingen De globale opdracht bestaat uit verschillende opdrachten dewelke moeten uitgevoerd worden binnen een termijn die af te spreken is met het opdrachtgevend bestuur. Voor de invulling van de opdracht wordt gewerkt met aparte bestellingen. Enkel de algemene directie Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Gemeenschapscommissie kan een bestelling plaatsen, afhankelijk van de eigen behoeften en overeenkomstig de bepalingen in dit bestek. Iedere bestelling omvat minstens de volgende gegevens : - omschrijving opdracht - de uitvoeringstermijn - de in te zetten mensen en middelen - de te leveren producten - afspraken over facturatie en oplevering. De opdrachtnemer(s) bezit(ten) m.a.w. geen enkel exclusiviteitsrecht op basis van de toekenning van deze offerte. ADOV kan dezelfde of gelijkaardige opdrachten (zoals boven beschreven) laten uitvoeren door anderen dan de opdrachtnemers, en uiteraard ook door hun eigen diensten zonder de opdrachtnemers te moeten betrekken. De opdrachtnemers kunnen hiervoor geen aanspraak maken op enige vergoeding. Termijnen Elke bestelling wordt aanzien als een aparte opdracht voor de toepassing van de uitvoeringsregels. Aldus heeft elke bestelling haar eigen uitvoeringstermijn, oplevering, sancties, enz. zonder afbreuk te doen aan het geheel van de bestellingsopdracht. De uitvoeringstermijn van elke opdracht wordt afgesproken met het opdrachtgevend bestuur bij aanvang van de opdracht. Het gunnen van deze opdracht houdt geen monopolie in qua voorwerp en looptijd. De maximale looptijd is vier jaar (48 maanden), tenzij eerder het budgetplafond werd bereikt. Praktische bepalingen Indien de opdrachtnemer werkt met onderaannemers, moet dat vooraf bekend gemaakt worden bij de opdrachtgever. Evaluatie Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Als de opdracht uitgevoerd is, zal een evaluatie gemaakt worden van de kwaliteit en conformiteit van uitgevoerde opdracht. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde opdrachten zullen moeten herbegonnen worden. De afzonderlijke opdrachten van de globale opdracht worden afzonderlijk geëvalueerd door de opdrachtgever. Bij klachten zal het opdrachtgevend bestuur de opdrachtnemer hierover inlichten. Bij herhaling van gelijkaardige klachten zullen maatregelen genomen worden, waarbij een eenzijdige beëindiging van het contract mogelijk is. Bij het jaarlijks overleg tussen opdrachtnemer en opdrachtgever worden alle campagnes van het afgelopen schooljaar in het geheel geëvalueerd en wordt de jaarplanning met de opdrachten voor het volgende werkjaar besproken. S. BORGTOCHT De borgtocht is niet van toepassing op het raamcontract maar wordt wel toegepast op elke concrete gegunde bestellingsopdracht. Het bedrag van de borgtocht, per concrete opdracht, bedraagt 5% van het totale offertebedrag van deze concrete opdracht, zonder btw en afgerond naar het hogere tiental. Voor de borgtochten bij de concrete gegunde bestellingopdrachten gelden volgende regels:
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 14 Overeenkomstig de wet- en reglementbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de concrete opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr BE 58 6792 0040 9979) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3. wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3. hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën & Begroting Dienst Aankoop T.a.v. Mieke Luypaert Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. Zolang het bewijs van borgstelling niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, stelt de aanbestedende overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB Uitvoering toe.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 15 T. BETALINGSMODALITEITEN De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn. De betaling zal geschieden op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de BTW, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in EURO. U. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN De in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden. V. GESCHILLEN. Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands. W. AUTEURSRECHTEN Alle producten of documenten die in het kader van de opdracht worden aangemaakt en aan de opdrachtgever worden bezorgd, worden eigendom van de opdrachtgever. Het eindproduct wordt in zijn geheel, inclusief de bronbestanden aangeleverd op een digitale drager zodat reproductie mogelijk is. De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de volgende rechten op alle producten die vanaf dat ogenblik in het kader van de opdracht worden aangemaakt: Het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht; Het exclusieve en onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling; Het exclusieve en onvoorwaardelijke huur- en leenrecht; Het exclusieve en onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek; Deze rechten gelden zonder enige andere beperking in de tijd dan de beperkingen die opgenomen zijn in de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten. De vergoeding voor de overdracht van die rechten is begrepen in het totaalbedrag van de offerte, ongeacht uitdrukkelijke vermelding. De overdracht geldt zowel voor de opdrachtnemer die de offerte neerlegt, als voor alle personen waarop de indiener een beroep doet of zal doen voor de uitvoering van de opdracht, en heeft betrekking op alle mogelijke exploitatiewijzen die de opdrachtgever wenselijk acht. De opdrachtnemer moet er dus voor zorgen dat alle eventuele onderaannemers onder duidelijke voorwaarden afstand doen van hun rechten en dat de opdrachtgever daarvan perfect op de hoogte is. Voor portretrechten wordt de schriftelijke toestemming gevraagd aan de mensen die in beeld komen. Voor rechten die beperkt zijn in de tijd (bijvoorbeeld voor het gebruik van een muziekcompositie, kaarten ), moet expliciet en schriftelijk de periode worden afgesproken, en moet worden vastgelegd hoe de rechten naderhand eventueel opnieuw kunnen worden verworven.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 16 X. MEDIA-AANKOOP De opdracht beschreven in dit bestek omvat mogelijk maar niet noodzakelijk de aankoop van mediaruimte. Het bezorgen van aanbevelingen maakt wel zeker deel uit van de opdracht. De aankoop van mediaruimte gebeurt via de algemene directie Onderwijs en Vorming zelf en niet door de opdrachtnemer of één van zijn onderaannemers, tenzij anders bepaald in de briefing voorafgaand de start van elke bestelling. Bij het opstellen van een eventueel mediaplan moet worden gewerkt met de normale brutotarieven. Y. DRUKWERK De opdracht in dit bestek bevat zeker de drukwerkbegeleiding. Met drukwerkbegeleiding wordt bedoeld: het aanleveren van de nodige technische details zodat de opdrachtgevende overheid offertes kan vragen, het aanmaken van (al dan niet digitale) films, het verder opvolgen van het drukwerk bij de drukker. De drukopdracht zelf kan door de opdrachtnemer of rechtstreeks door de overheid bij een drukkerij worden besteld. Dit wordt bepaald in de briefing tussen opdrachtgever en opdrachtnemer bij de start van elke bestelling.
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 17 DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN A. ALGEMENE OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De Vlaamse Gemeenschapscommissie, met name de algemene directie Onderwijs en Vorming (ADOV), zoekt met deze open offerteaanvraag een externe partner die haar kan bijstaan bij de ontwikkeling en de uitvoering van strategische en operationele communicatieopdrachten en de organisatie van evenementen. Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten. De algemene directie Onderwijs en Vorming voert communicatie over diverse thema s en gericht naar diverse doelgroepen. Zo wil ADOV de Brusselse bevolking informeren over het Nederlandstalig aanbod voor Onderwijs en Vorming in Brussel, hen toeleiden naar het geschikte aanbod, hen sensibiliseren over bepaalde thematieken en hen actief laten participeren aan projecten. De algemene directie Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Gemeenschapscommissie voert jaarlijks een aantal communicatie- en informatiecampagnes en organiseert evenementen voor diverse doelgroepen. Jaarlijks worden ook diverse communicatiematerialen aangemaakt gaande van uitnodigingen, affiches en flyers, tot online platforms, brochures en promotiematerialen. De algemene directie Onderwijs en Vorming van de Vlaamse Gemeenschapscommissie streeft naar meer uniformiteit in de communicatieproducten. De look en feel van de communicatieproducten dienen op elkaar afgestemd te worden. Tegelijkertijd wenst de VGC een doelgroepafhankelijke communicatie te behouden en de communicatieproducten af te stemmen op de doelgroep en doelstellingen van specifieke campagnes en evenementen. De opdracht is opgedeeld in twee percelen: Perceel 1: De ontwikkeling en uitvoering van strategische en operationele communicatieopdrachten voor de algemene directie Onderwijs en Vorming Perceel 2: Het ontwikkelen en uitvoeren van evenementen die door de algemene directie Onderwijs en Vorming (mede-) georganiseerd worden De globale opdracht bestaat per perceel uit verschillende opdrachten dewelke moeten uitgevoerd worden binnen een termijn die af te spreken is met het opdrachtgevend bestuur. Voor de invulling van de opdracht wordt gewerkt met aparte bestellingen. Werkwijze van dit bestek: Beide percelen worden gegund op basis van een beoordeling van enerzijds de globale inschrijvingsprijs, die berekend wordt op basis van forfaitaire prijsopgaves per uur voor een reeks vaste terugkerende deeltaken en kosten (bv. personeel en projectopvolging) anderzijds een uitgewerkte kwalitatieve case (voor elk perceel een case). Zie ook Deel 1, hoofdstuk O. Gunningscriteria. B. OMSCHRIJVING VAN DE PERCELEN 1. Perceel 1: De ontwikkeling en uitvoering van strategische en operationele communicatieopdrachten voor de algemene directie Onderwijs en Vorming (ADOV) De VGC is op zoek naar een partner die ADOV kan ondersteunen bij het ontwikkelen van alle mogelijke communicatieacties (van strategiebepaling tot en met de uitvoering), met alle bijbehorende communicatieproducten. Media-advies is in de opdracht inbegrepen. De media-aankoop kan door de opdrachtnemer of rechtstreeks door de overheid worden besteld. (zie Deel 1, hoofdstuk X in dit bestek.) De opdracht in dit bestek bevat zeker de drukwerkbegeleiding. De drukopdracht zelf kan door de opdrachtnemer of rechtstreeks door de overheid bij een drukkerij worden besteld. (zie Deel 1, hoofdstuk Y in dit bestek.)
VGC2014/DFB/Aankoop/ML/20 19 juni 2014 18 Indien de opdrachtnemer van perceel 1 en perceel 2 niet dezelfde is, zullen de opdrachtnemers van beide percelen in veel gevallen moeten samenwerken om zo tot een geïntegreerde communicatie te komen. Als voorbeeld van te verwachten opdrachten volgt hieronder een niet-exhaustieve lijst met mogelijke communicatieacties voor ADOV: - de ontwikkeling van herkenbare communicatieopdrachten van ADOV, afgestemd op de algemene huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie; - de ontwikkeling van een overkoepelend communicatieplan voor alle communicatieacties van ADOV. Het communicatieplan is in de eerste plaats bedoeld om het Nederlandstalig onderwijs in Brussel als kwalitatief label te benadrukken en te communiceren en in de tweede plaats om de herkenbaarheid van alle communicatie-initiatieven van ADOV te bevorderen. De communicatiestrategie moet kunnen worden toegepast op alle communicatieacties die ADOV plant in de nabije toekomst; - de creatie van allerlei communicatieproducten in het kader van lopende en nieuwe campagnes, acties en evenementen. Mogelijke voorbeelden zijn: radio- en tv-spotjes, advertenties, affiches, mailings, promotiemateriaal, banners met inbegrip van redactie, copywriting, ontwerp, productbegeleiding - communicatieve campagnes uitwerken m.b.t. diverse doelgroepen en doelstellingen. Mogelijke voorbeelden zijn: een communicatiecampagne over de inschrijvingsprocedures in het Nederlandstalig basis- en secundair onderwijs in Brussel, een promotiecampagne voor het Nederlandstalig secundair onderwijs in Brussel met aandacht voor thematieken als studiekeuze en beroepsvoorlichting - communicatieve ondersteuning bieden bij participatieve processen: hoe participatie losweken bij bepaalde partners, doelgroepen en brede bevolking. De doelgroepen worden uiteraard bepaald door de inhoud van de projecten waarbij ze betrokken zijn en worden; - media-aanbevelingen doen: welke kanalen/programma s zijn interessant, waarom; hoe sociale media inzetten, Een goede mediamix is daarbij van belang, met een doelgroepgerichte benadering. Uiteraard behoort ook free publicity tot de mogelijkheden. Een louter indicatieve inschatting van nodige personeelsinzet voor de maximale looptijd van dit raamcontract (op basis van de gerealiseerde opdrachten van de voorgaande jaren en een inschatting van de werklast voor nieuwe opdrachten): - Copywriter/redacteur: 140 uur - Grafische vormgeving: 2092 uur - Projectcoördinatie: 562 uur - Strateeg/conceptontwikkelaar: 794 uur - Webontwikkelaar: 242 uur De look en feel van de verschillende campagnes, communicatie- en promotiematerialen van ADOV dienen op elkaar te worden afgestemd, rekening houdend met de huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, het logo voor Nederlandstalig onderwijs in Brussel en de vermelding van de website www.onderwijsinbrussel.be. De huidige huisstijl van de VGC staat beschreven in een stijlhandboek dat kan worden geraadpleegd op http://stijlhandboek.vgc.be. Alle communicatieproducten die in het kader van de raamovereenkomst worden aangemaakt, behoren tot categorie A van het stijlhandboek. Het huidige logo van het Nederlandstalig onderwijs in Brussel kan worden gedownload op http://www.onderwijsinbrussel.be/ondersteuning/het-n-logo-van-het-nederlandstalig-onderwijs-brussel. De kleuren in het N-logo dienen in de communicatie aangepast te worden naar volgende kleurcodes: Blauw: Hex #3DB6E1 of CMYK C0,729 M0,191 Y0,00 K0,118 Groen: Hex #84cb4a of CMYK C0,350 M0,000 Y0,635 K0,204 De rode draad in het communicatiemateriaal kan in de loop van de raamovereenkomst wijzigen, indien de randvoorwaarden wijzigen en in opdracht van de VGC-administratie (bv. naar aanleiding van wijzigingen in de huisstijl van de Vlaamse Gemeenschapscommissie of het logo van het Nederlandstalig onderwijs in Brussel). We verwachten van de inschrijver voor perceel 1 dat hij in zijn offerte - een uurprijs opgeeft voor een reeks functies die als essentieel gedefinieerd zijn door de opdrachtgever. Op basis van deze eenheidsprijzen zal een globale prijs berekend worden die in de beoordeling van de offertes mee wordt genomen. - één campagne gedetailleerd uitwerkt. Zie Deel 2, hoofdstuk C 1.