Informatiebrochure OUDERPORTAAL & trias.ouderportaal.nl Revisiedatum: 21 april 2016
WELKOM! Trias Kinderopvang werkt sinds 2015 met het Ouderportaal van Konnect. Hoewel er niets boven persoonlijk contact en mondelinge informatie uitwisseling over uw kind(eren) gaat, is het Ouderportaal inmiddels een waardevolle aanvulling op de communicatie tussen Trias en ouders gebleken. We hopen u middels deze brochure goed te informeren over het Ouderportaal en u te stimuleren om hier gebruik van te maken. Vooraf, voor de volledigheid en omwille van het leesgemak: Waar we spreken over ouders, bedoelen we ook ouder en verzorger(s); Waar we spreken over kind, kan ook kinderen gelezen worden; Waar we spreken over Ouderportaal, hebben we het over het ouderportaal van Trias en Het ouderportaal is op diverse manieren te benaderen, zowel via uw telefoon/i-phone als tablet of computer/laptop. Wat is het Ouderportaal en wat kunt u hier als ouder mee? Als Trias Kinderopvang streven we er continu naar de communicatie met u, als ouders, te optimaliseren. Wij willen u een zo goed en volledig mogelijk beeld geven van wat zich afspeelt in de periode tussen het brengen en het halen van uw kind. Het Ouderportaal is hierin een belangrijk (ondersteunend) communicatiemiddel. Daarnaast willen we voor u als ouder 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar zijn. Niet alleen tijdens de openingstijden en niet alleen wanneer bepaalde collega s aanwezig zijn. Dit is mogelijk door het gebruik van het Ouderportaal. Het persoonlijk contact met u als ouder is en blijft het allerbelangrijkste! 2
Maar het ouderportaal biedt méér: - U kunt dagelijks berichten naar de groep sturen en van de groep ontvangen; - U kunt (real-time) foto s ontvangen van uw kind (zeker bij de gewenning waardevol!); - Naast reguliere nieuwsbrieven ontvangt u ook het meest actuele nieuws; - U kunt uw kind afmelden en de afgemelde dag, binnen vier weken, als ruildag aanvragen; - U kunt extra opvang aanvragen; - U vindt er documenten zoals het medicatieverstrekkingsformulier en het beleid bij ruilen en extra spelen; - Voor kinderen tot één jaar wordt dagelijks in het digitale schriftje geschreven. Praktisch De app is te downloaden in de App store van Apple of in de Playstore van Android. Als ouder ontvangt u voordat uw kind geplaatst wordt, een inlogcode zodat u kunt inloggen op het Ouderportaal. Na het inloggen kunt u rechtstreeks communiceren met zowel de locatie waar uw kind wordt opgevangen als het Centraal Bureau (afdeling Planning en Plaatsing). 3
Berichten Vanaf de groep kan men u rechtstreeks berichten en foto s sturen. U kunt zelf ook berichten sturen naar de groep: - Wilt u aan de groep vragen of ze met uw kind een tekening willen maken voor een (bijvoorbeeld jarige) dierbare? - Of wilt u doorgeven dat uw kind vandaag/morgen wordt opgehaald door iemand anders? Dat kan via het ouderportaal. Gedurende de dag zullen de medewerkers uw berichten - op gezette tijden - lezen en beantwoorden. Het spreekt voor zich dat de directe zorg voor de kinderen prioriteit heeft en medewerkers niet altijd acuut kunnen reageren. Voor echt dringende zaken heeft bellen/persoonlijk contact nog altijd de voorkeur! Foto s Via het ouderportaal worden met u als ouder foto s gedeeld van kinderen waarmee uw kind op de foto staat, waarbij u primair de foto s van uw eigen kind zult zien. Voor de foto s geldt: - Foto s zijn alleen zichtbaar voor de ouders van de groep, waarbij we de ouders vragen integer om te gaan met de foto s waar ze beschikking over krijgen; - Vanuit het portaal bieden we GEEN mogelijkheid om foto s te plaatsen op social media. Dit om te voorkomen dat ouders ongewenst foto s met daarop andere kinderen online zetten; - De foto s worden gepubliceerd in een afgesloten omgeving. Mensen zonder inlogcodes kunnen de foto s dus niet zien. Uw kind zal NIET naar boven komen in de zoekresultaten van zoekmachines. Wanneer uw kind afscheid neemt van onze opvang, heeft u nog vier weken de tijd om alle foto s te downloaden en eventueel geschreven teksten op te slaan/te printen. Na vier weken vervalt uw toegang tot het Ouderportaal. Nieuws Wijzigingen in groepen, nieuw of vertrekkend personeel, stagiaires, ouderavonden, activiteiten en nieuwsbrieven worden gepubliceerd via het ouderportaal. U kunt onder notificaties zelf instellen of u een mailtje wilt ontvangen wanneer er nieuws is toegevoegd. Als u inlogt ziet u achter Nieuws of er nieuws is gepubliceerd. 4
Ruilen & extra spelen Extra dagen en ruildagen aanvragen kunt u digitaal doen via het ouderportaal, op elk moment dat het u schikt, waar u ook bent. Niet alle aanvragen kunnen gehonoreerd worden maar u krijgt wel zo spoedig mogelijk reactie op een aanvraag! Ons volledige ruil- & extra spelen beleid vindt u op het Ouderportaal. Vakantie en margedagen Gedurende het gehele schooljaar hebben we te maken met vakanties en margedagen. Als ouder heeft u gekozen voor een contract van 52 weken of van 40 weken. Als u een 52 weken contract heeft, vragen we u AFWEZIGHEID tijdens vakantieweken zo vroeg mogelijk door te geven via het ouderportaal. Als u een 40 weken contract heeft en u wilt in de vakantie toch (extra) opvang afnemen, dan kunt u dit ook via het ouderportaal aangeven. Voor margedagen (bij zowel een 40 als 52 weken contract), vragen we u eveneens via het ouderportaal aan te geven of uw kind die dag van het extra blok gebruikt maakt of afmelden van het vaste dagdeel. Mocht u nog vragen hebben over ons ouderportaal, neemt u dan gerust contact op met planning en plaatsing. Met vriendelijke groet, Medewerkers Trias Kinderopvang trias.ouderportaal.nl 5