Propere Markt: Een transitiegids voor gemeenten Abattoir en Visuality Gebruikshandleiding: PROPERE MARKT: EEN TRANSITIEGIDS VOOR GEMEENTEN Deze handleiding of checklist, werd in samenwerking met de Brussels piloot gemeenten ontwikkeld voor het project Propere Markt en bevat verschillende punten. Stap voor stap helpen deze handleiding een gemeente om naar een Propre Markt op zijn eigen grondgebied toe te werken. Deze handleiding bestaat uit drie onderdelen of fasen, die op hun beurt zijn onderverdeeld in meerdere onderdelen. Abattoir en Visuality
Propere Markt: Een transitiegids voor gemeenten
Contents CHAPTER I Voorbereiding van het dossier........ 7 INTERNE ORGANISATIE:.......... 8 Juridisch:................ 8 Financieel............... 9 Humanresourcesmanagement..... 11 Politiek/Lobby............. 11 COMMUNICATIE.............12 Handelaars...............12 Bezoeker................13 Concessiehouder............13 CHAPTER III Propere Markt.............. 25 INTERNE ORGANISATIE......... 26 Humanresourcesmanagement..... 26 COMMUNICATIE.............27 Aan handelaars en bezoekers.......27 Bijkomende communicatie........27 CHAPTER II TRANSITIE................ 17 INTERNE ORGANISATIE......... 18 Humanresourcesmanagement..... 18 Politiek/Lobby............. 18 COMMUNICATIE.............19 Aan de handelaars........... 19 Aan de bezoekers............21 Aan de concessiehouder.........22 Aan de regio............. 22
I VOORBEREIDING VAN HET II TRANSITIE III PROPERE MARKT INTERNE ORGANISATIE COMMUNICATIE
CHAPTER I Voorbereiding van het dossier
INTERNE ORGANISATIE: Alles start bij jouw interne organisatie. Eén gemeente is de andere niet: er zijn verschillen in het aantal en de grootte van de markten, de locatie, de gewoonten van de bezoekers en de marktkramers, de financiële middelen, het beheer van de markt (door de gemeente of door derden), Elke gemeente is verschillend. Het is dan ook aan jouom te bepalen welke veranderingen je wilt doorvoeren, in functie van de analyse van jouw situatie. Juridisch: Het milieu is natuurlijk een kwestie van gezond verstand, maar ook wet- en regelgeving. Het is essentieel om een duidelijk wettelijk kader vast te stellen voor het invoeren van concrete veranderingen op het terrein. De verschillende stappen van het juridische luik: Identificatie van het te wijzigen reglement (interne politiek) Wat is de regelgeving inzake het beheer van afval in jouw gemeente? Zijn meerdere regelgevingen betrokken? Het is mogelijk verscheidene regelgevingen te wijzigen: de gemeentelijke regulering van de markten, de concessieovereenkomst, of de algemene politieverordening die regels inzake openbare netheid voorziet. Wijzigingen in de regelgeving en de definitie Wat zijn de wijzigingen in functie van de doelstellingen? Wees aandachtig en nauwkeurig bij het wijzigen van de definities die een concreet effect op het terrein zullen hebben (bv: de concrete definitie van de plastic zakken in kwestie). Twijfel zeker niet om de juridische dienst van jouw gemeente te raadplegen. De schaal van het verbod Bepaal de omvang van de maatregel: slechts één markt of al de markten op het grondgebied van de gemeente? De concessiehouder Wordt de markt of de markten binnen de gemeente door een concessiehouder beheerd? Of door verschillende? Wat is de aard van het contract? De duur en de clausules ervan? Wettelijke bepalingen Welke clausules kunnen, afhankelijk van de doelstellingen, worden toegevoegd aan de gemeentelijke regelgeving en/of de gemeenschappelijke bindingsopdracht met een mogelijke concessiehouder. Ook hier kan de de juridische dienst van onschatbare waarde zijn.. Financieel Dit is de kern van de zaak. Welke middelen zijn binnen de gemeente beschikbaar om de overgang naar een Propere Markt tot een goed einde te brengen? Identificatie van de human resources voor de plaatselijke controles 8 JURIDISCH
Verandering is goed, maar het is essentieel om plaatselijke controles op de markt te voorzien en zo het respect ervan te waarborgen. Wat zijn de beschikbare middelen hiervoor? Wat zijn hiervoor de kosten? Waarschuwing: soms vindt de markt plaats in het weekend of buiten de uren van de gemeenteambtenaren. Voorzie een budget voor «alternatieve zakken» Om de transitie te ondersteunen, kan een duurzaam alternatief voor de wegwerp plastic zakken aangeboden worden. Natuurlijk moeten deze kosten worden geïdentificeerd. Voorzie een budget voor communicatie Analyse van de kosten/voordelen Elke goede manager weet wat er in en uit zijn kassa gaat. Voor de gemeente is dit hetzelfde; geen groen licht voor het project als het budget niet transparant is. Overschakelen naar een Propere Markt heeft een kostprijs, maar ook zijn voordelen: minder afval, minder schoonmaakwerk en een meer aantrekkelijke buurt. Regionale steun De Brusselse minister van Milieu heeft zich gepositioneerd met een nakend verbod op plastic wegwerpbare zakken. Dit is de perfecte gelegenheid om de aanvragen van de gemeenten op regionaal vlak te beantwoorden. En waarom geen financiering aanvragen? Humanresourcesmanagement De menselijke factor bepaald vaak het succes of falen van een project en is een belangrijk punt om met aandacht te behandelen. Analyse van de betrokken gemeentelijke diensten en de oprichting van een Interne Werkgroep Het project Propere Markt vraagt onderlinge samenwerking van een aantal belangrijke diensten in de gemeente (de dienst economische ontwikkeling, duurzame ontwikkeling, openbare netheid, administratieve sancties, enz.) en vereist verscheidene competenties. Voor een goede voorbereiding is de samenstelling van een competent en gemotiveerd team de sleutel tot succes. Politiek/Lobby De overgang naar een Propere Markt vereist groen licht van het gemeentelijk college. Als een reglement gewijzigd wordt, is de goedkeuring van de gemeenteraad ook vereist. Initiële politieke wil Wat is de politieke wil van verkozenen voor het opzetten van een dergelijk systeem? Hoog, laag, neutraal? In elk geval weegt een goed onderbouwd dossier positief door. 10 FINANCIEEL
Bezoeker COMMUNICATIE Het is van cruciaal belang om vanaf het begin de behoeften, de remmen, en de hefbomen van de verschillende doelgroepen te kennen. Als het publiek niet wordt geraadpleegd, zal het project door hen slecht ontvangen worden, met een serieus risico op mislukking tot gevolg. Handelaars Voer een veldonderzoek uit Onderzoek wat hun situatie is. Welke zakken gebruiken ze? Voor welke producten en hoeveel zijn er in omloop? Is er een gratis distributie en wat zijn hun maandelijkse/jaarlijkse kosten hiervoor? In welke mate verlangen ze verandering, wat zijn hun behoeften op dit gebied, de alternatieve oplossingen, hun kalender, etc.? Bestudeer samen met handelaars de mogelijkheid om een gezamenlijke aankoop van herbruikbare zakken te doen. Dit zal hun inkoopkosten verlagen. Houd de soort zak die het meest geschikt zijn voor hun behoeften in gedachten. Voer een veldonderzoek uit Wat zijn hun gewoonten op de markt, hun verlangen naar verandering, remmen, alternatieven, motivatie enz.? Planning en communicatie-instrumenten Voorzie een communicatieschema voor de verschillende doelgroepen en ontwikkel aangepaste communicatie-instrumenten voor elke fase van het project. Concessiehouder Overleg met de concessiehouder (+ andere stakeholders). Als de markt door een concessiehouder wordt beheerd, dan zal hij de schakel zijn tussen de handelaars op het terrein. Daarom is het absoluut noodzakelijk dat deze in het transitieproces wordt betrokken. Regio De Brusselse minister van Milieu heeft zich gepositioneerd met een nakend verbod op plastic wegwerpbare zakken. Overleg met relevante regionale diensten is in deze context nuttig. 12 HANDELAARS
Na het voorbereiden van het dossier, wordt deze voorgesteld aan het gemeentelijke college. Van de beslissing tot de start van de transitie naar een Propere Markt bevinden zich nog een aantal andere stappen. De totale duur van dit proces wordt op ongeveer twee maanden geschat. 1. Wijziging van de gemeentelijke regelgeving (+ 40 dagen) 2. De goedkeuring van de Regionale voogdij (+ wijziging, indien nodig) (+ 99 dagen) 3. bekendmaking van het reglement 4. definitie van de planning sensibilisatie gemeentelijke controle 5. overleg met de planning van de concessiehouder 6. uitvoering 7. effectieve controle 14 CONCESSIEHOUDER
CHAPTER II TRANSITIE Groen licht voor het project! De uitvoering begint met de overgang naar een Propere Markt. Hier moeten twee partijen betrokken worden: de interne organisatie van de gemeente en de communicatie. 16 CONCESSIEHOUDER
INTERNE ORGANISATIE Humanresourcesmanagement Informatie en bemiddeling (HR / handelaren) Handelaren zijn essentieel in het proces. Je team moet er zich goed bewust van zijn en goed voorbereid zijn voor deze relatie met de handelaars. Een duidelijk dialoog, een aangepaste onderhandeling en effectieve bemiddeling indien nodig, zijn van belang bij het project. Politiek/Lobby De gemeenteraad / het gemeentelijke college moet regelmatig worden geïnformeerd over de voortgang van het project. Politieke waardering Stel pistes voor politiek engagement voor (persconferentie, lanceringsevenement, ). Politieke waardering wordt gecreëerd en moet onderhouden worden. COMMUNICATIE Aan de handelaars Heldere en efficiënte communicatie die door alle partijen goed begrepen wordt is van groot belang. Dit soort projecten ondervinden op het terrein vaak problemen omwille van misverstanden. Zorg er dus voor dat de boodschap goed is ontvangen, maar ook goed werd begrepen. Geef de handelaars de mogelijkheid om te communiceren en zich te uiten: een contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres, een ideeënbus, etc. www.properemarkt.be Mededeling aan het publiek via de handelaar Hierbij heeft de handelaar de mogelijkheid om de maatregelen zelf uit te leggen aan zijn klanten. Handelaars zijn jouw beste bondgenoten omdat ze voortdurend in contact zijn met het publiek. Geef ze geschikte instrumenten om duidelijk te communiceren. Regelmatig contact met de concessiehouder Als de markt door een concessiehouder wordt beheerd, blijf dan in contact met hen en informeer hen over de voortgang van het project. Nog beter; betrek hen in de verschillende stappen. Als de gemeente de markt direct beheert, wees dan aandachtig om alle handelaars in elke stap van het proces te betrekken. 18 HUMANRESOURCESMANAGEMENT
Minimum één affiche per handelaar www.marchepropre.be Handelaars zijn jouw eerste schakel met het publiek. Gebruik de marktkramen (met voorafgaande toestemming van de handelaars) om een visuele herinnering of uitleg over het project te plaatsen. En waarom niet elke maand een andere affiche plaatsen, met bijvoorbeeld een «countdown» voor de Propre Mark en een sensibiliserende boodschap met betrekking tot het thema? Begeleiding naar onafhankelijkheid (hoe?) Het is onmogelijk om direct een Propere Markt te krijgen. Het is raadzaam om stap voor stap te werk te gaan. Een planning met progressieve fases is een goed idee. Bijvoorbeeld, in 6 maanden tijd worden plastic zakken geleidelijk aan verboden. De transitie gebeurd bijvoorbeeld per productcategorie. Eerst voor producten zoals objecten (kleding, schoonmaakproducten, enz.) en vervolgens voor levensmiddelen (groenten en fruit, kaas,...). Het is ook mogelijk om, als de markt over meerdere dagen plaatsvindt, het project te starten op de minst drukke dag wanneer er minder bezoekers zijn en dus minder druk op handelaars is. Dit geeft iedereen de mogelijkheid om zich aan te passen en zich op de transitie voor te bereiden. De uitfasering is echter geen absolute waarheid: ervaring in de gemeente Sint-Gillis toont aan dat men de transitie naar geen plastic zak beter in een keer doet: dit zorgt voor minder frustratie aan de kant van de betrokken handelaars en hierdoor wordt de boodschap op het verbod op een heldere en efficiënte manier verkondigd. Ook hier moeten men de handelaars raadplegen en rekening houden met hun mening. Aan de bezoekers Om met bezoekers te communiceren zijn er verschillende mogelijkheden: een stand op de markt met sensibiliseringsmateriaal, mobiele teams die bezoekers tegemoet gaan en hen het verloop van het project uitleggen, uitdelen van flyers, distributie van alternatieven voor wegwerpbare plastic zakken,... (+ hyperlink naar gereedschap). Het is aan jou om te zien wat het meest efficiënte is. Het meest belangrijke is om het publiek te sensibiliseren en toe te licht waarom, hoe en wanneer het project van start gaat en wat de voordelen voor iedereen zijn. Ambassadeurs Wel geïnformeerde en overtuigde bezoekers worden «ambassadeurs» van het project. Ook zij hebben recht op hun poster waarin ze hun positie als agents of change benadrukken www.properemarkt.be. Onderwijs & opleiding Verandering gebeurt voor een deel dankzij kinderen die hun ouders opvoeden. Een workshop «Propre Markt», georganiseerd in de scholen van de gemeente, is een goede gelegenheid om een groot publiek te overtuigen. Een artikel in de gemeentelijke krant Gebruik de communicatie-tools waarover jouw gemeente beschikt en zorg voor een bredere zichtbaarheid van het project zonder het budget van de gemeente te belasten met bijvoorbeeld een artikel in de gemeentelijk krant, een afbeelding op de website, posters in de gangen van de gebouwen en op gemeentelijke voertuigen, enz.. 20 AAN DE HANDELAARS
Aan de concessiehouder COverleg met de concessiehouder over de planning Overleg de plannen van de uitvoering van het project en de verschillende stappen met de concessiehouder als deze door hem wordt beheerd. Als de gemeente de markt zelf beheert kan deze stap rechtstreeks met handelaars uitgevoerd worden. Aan de regio De Brusselse minister van Milieu heeft zich gepositioneerd met een nakend verbod op plastic wegwerpbare zakken. In dit kader zullen in de toekomst misschien communicatie-instrumenten ontwikkeld worden. Blijf attent! 22 AAN DE CONCESSIEHOUDER
CHAPTER III Propere Markt Je bent er! Na veel moeite werd de Propere Markt gelanceerd. Gefeliciteerd! Het werk is echter nog niet gedaan. Het project moet op het terrein worden opgevolgd, geëvalueerd en, indien nodig, gecorrigeerd. En uiteraard moeten de resultaten worden gerapporteerd. 24 AAN DE REGIO
INTERNE ORGANISATIE COMMUNICATIE Humanresourcesmanagement Controle / Sancties / opvolging Het inspectieteam is belangrijk: het controleert regelmatig, althans in het begin, dat de beslissingen die in het kader van de Propere Markt door iedereen wordt gerespecteerd. Indien niet, dan is een boete onontbeerlijk om ongewenst gedrag te corrigeren. Aan handelaars en bezoekers Communiceren over de resultaten Hier is het de doelstelling om de positieve resultaten van het project te communiceren naar zowel de handelaars als de klanten. Dankzij hun inspanningen en samenwerking, is de Propere Markt een realiteit. De goede wil met een «dank u» belonen is altijd een goed idee. Het is dan ook de gelegenheid om de eerste resultaten mee te delen en nieuwe doelen vast te leggen. Middelen Posters, banners, flyers, gebeurtenissen, etc. www.properemarkt.be Bijkomende communicatie Je kan een bron van inspiratie en verandering zijn voor andere actoren. Het communiceren van de resultaten van jouw eigen Propere Markt inspireert andere gemeenten om deel te nemen aan het project. Communiceren over je Propere Markt kan via 26 HUMANRESOURCESMANAGEMENT
intercommunale vergaderingen, via de federatie van gemeenten, via gemeentelijke en regionale spelers, aan de hand van de oprichting van een «zero waste» charter in de gemeente, enz. 28 BIJKOMENDE COMMUNICATIE