Invoerinstructie index bevolkingsregisters Regionaal Archief Rivierenland

Invoerinstructie index bevolkingsregisters Regionaal Archief Rivierenland (Versie 12 maart 2015; Jan Buylinckx) Dit is een specifieke instructie voor het bovengenoemde project. Er is ook een algemene handleiding voor VeleHanden waarin wordt uitgelegd hoe men zich kan aanmelden en met veel aanwijzingen en tips die het gebruik van VeleHanden gemakkelijker maken. Daarin ook een lijst met sneltoetsen, die erg handig kan zijn. U vindt die handleiding op http://velehanden.nl/content/files/index/name/velehanden+handleiding+deelnemers.pdf In deze nieuwe versie van de instructie is achteraan (pagina 14-23) een aantal pagina's toegevoegd met voorbeelden van 19 e eeuws schrift. De voorbeelden zijn ontleend aan de bevolkingsregisters. Uitgangspunt: De gevraagde gegevens worden ingevoerd exact zoals ze op de scan staan. 1. Achternaam Vrouwen worden, tenzij het niet anders kan, opgenomen met hun meisjesnaam en niet met de naam van hun man. Bij gehuwde vrouwen staat soms bijvoorbeeld Catharina van Lisdonk geboren Zomers. Ze wordt dan opgenomen als Catharina Zomers. De naam 'Lisdonk' uit het voorbeeld wordt in dat geval niet afzonderlijk ingevoerd. Aanduidingen als Weduwe van.. worden buiten beschouwing gelaten, tenzij alleen de naam van de man is ingevuld en de naam van de vrouw helemaal ontbreekt. In dat geval wordt de naam van de man overgenomen. B.v. als er alleen staat weduwe Peter Daams dan wordt bij de voornaam weduwe Peter en bij achternaam Daams ingevuld. Voer de achternamen volledig in. Als er idem staat, id., een aanhalingsteken (,, of ") of een liggende streep, wordt de voorgaande achternaam overgenomen. Dubbele achternamen worden ingevoerd zoals ze op de scan staan, maar zonder leestekens als haakjes of punten. Bij twijfel via het veld Diversen een melding doorgeven. Toevoegingen achter de achternaam als Mzn (Maartenszoon) of Jzn (Janszoon) of (minder voorkomend) Adr. (Adriaansdochter) worden niet opgenomen. Patroniemen die voor de achternaam staan vermeld of in het veld voornaam en die niet zijn afgekort maar volledig uitgeschreven, komen in het veld voornaam. Dus bijvoorbeeld bij Dirk Peterse Heuvelmans komt Dirk Peterse in het veld voornaam en Heuvelmans in de het veld achternaam. Bij Dirk Pz. Heuvelmans komt Dirk in het veld voornaam en Heuvelmans in het veld achternaam. Toevoegingen aan achternamen als jr (junior), sr (senior), de oude of de jonge worden niet opgenomen. Ook (adellijke) titels worden niet opgenomen. Dus bijvoorbeeld Baron Willem van Wassenaer of Willem baron van Wassenaer wordt opgenomen als Willem van Wassenaer. Er staan geen vaste aantallen personen op een scan. Bekijk de scan altijd helemaal tot onderaan om er zeker van te zijn dat u alle personen ingevoerd heeft! Het veld achternaam is een verplicht veld. Als geen achternaam is vermeld worden daarom vier hekjes opgenomen ####. 1

2. Tussenvoegsel De tussenvoegsels staan niet consequent vermeld bij de achternaam of bij de voornaam, dat wisselt. Ook staat het tussenvoegsel soms voor de achternaam en soms erachter. Neem het tussenvoegsel op in het daarvoor bestemde invoerveld. Voer de tussenvoegsels in zoals ze in het register zijn geschreven en schrijf afkortingen dus niet voluit. Bijvoorbeeld 'v.d.' blijft onveranderd omdat niet altijd duidelijk is of er van den, van der of van de is bedoeld. Aangezien, op enkele uitzonderingen na, alle tussenvoegsels met een kleine letter worden geschreven, nemen we de tussenvoegsels altijd op met een kleine letter. Dus bijvoorbeeld niet Van maar van, niet Ter maar ter, enz. Tussenvoegsel is geen verplicht veld. Als er geen tussenvoegsel is, hoeft u dus niets in te vullen. 3. Voornaam Als ze vermeld zijn, worden de volledige voornamen opgenomen, dus niet alleen de initialen (voorletters). Meerdere voornamen worden achter elkaar overgenomen, alleen gescheiden door een spatie. Het komt voor dat iemand zoveel voornamen had dat ze over 2 regels verspreid zijn Indien voornamen alleen of gedeeltelijk worden aangegeven met initialen dan worden die initialen opgenomen met een punt achter elke initiaal en geen spatie tussen de letters. Dus bijvoorbeeld J.J.A. Kouwenberg of Johannes J.A. Kouwenberg. Soms zijn voornamen afgekort, vaak met een of twee hoger geschreven letters op het einde van de naam. Die afkortingen worden overgenomen zoals ze er staan, met een punt erachter. Joha wordt dus Joha. en Corns wordt Corns., Abr. blijft Abr. Hend wordt Hend. Het veld voornaam is een verplicht veld. Als geen voornaam is vermeld worden daarom vier hekjes opgenomen ####. 4. Geboortedatum of leeftijd Afhankelijk van of in een register overwegend geboortedata staan vermeld of leeftijden, is het veld geboortedatum of het veld leeftijd verplicht. 4a. Als het veld geboortedatum verplicht is (wordt aangeduid met sterretje *) De invoerwijze is dd-mm-jjjj. Soms in een jaartal niet voluit geschreven, maar aangegeven met twee cijfers, bijvoorbeeld 35. Dit wordt aangevuld tot vier cijfers, 1835. Let daarbij wel op dat u zeker weet of het om 1835 gaat of om 1935. Met inachtneming van het vorige aandachtspunt, worden ontbrekende cijfers vervangen door apenstaartjes @. Bijvoorbeeld: @@-@@-1910, @@-02-1920 of 10- @@-1925. Geboortedatum is bij deze mogelijkheid een verplicht veld, dus als er helemaal geen geboortedatum is vermeld wordt #### ingevuld. Als er, ondanks dat het veld geboortedatum verplicht is, geen geboortedatum is ingevuld, maar wel een leeftijd, dan wordt (naast #### bij geboortedatum) ook dat veld ingevuld. Voor de wijze van vermelding van die leeftijd zie hieronder onder 4b. Soms staat er een geboortedatum die niet kan, b.v. 31-09-1787, omdat september geen 31 dagen heeft. U noteert dan niet de dag, maar alleen maand en jaar (in het 2

voorbeeld: @@-09-1787) en zet in het veld Diversen (hieronder veld 6): In het register staat 31-09-1787. 4b. Als het veld leeftijd verplicht is (wordt aangeduid met een sterretje *) Standaard wordt in dit veld alleen een getal (leeftijd) ingevuld zonder de aanduiding 'jaar' of 'jaren' erachter, maar bij kinderen onder de 1 jaar wordt de exact opgegeven leeftijd overgenomen, b.v. 11 maanden, 6 weken of 3 dagen. Bij alle leeftijden boven de 1 jaar wordt alleen de hele jaren genoemd: bij 1,5 wordt 1 ingevuld, bij 3 jaar en 9 maanden wordt 3 ingevuld. Leeftijd is bij deze mogelijkheid een verplicht veld, dus als er helemaal geen leeftijd is vermeld worden vier hekjes opgenomen ####. Als er, ondanks dat het veld leeftijd verplicht is, geen leeftijd is ingevuld, maar wel een geboortedatum, dan wordt (naast #### bij leeftijd) ook dat veld ingevuld. Voor de wijze van vermelding van die datum zie hierboven onder 4a. Aangezien blijkt dat het invullen van de velden geboortedatum en/of leeftijd in de praktijk de nodige problemen oplevert. Is achteraan dit stuk (pagina 24) een stroomschema opgenomen, waarin een en ander nog eens schematisch wordt weergegeven.. 5. Paginanummer De bladen/pagina s van de diverse registers zijn niet uniform genummerd. Er zijn meerdere mogelijkheden. 5a. Als er op de scan rechtsboven of linksboven een bladnummer zichtbaar is, wordt dat opgenomen in dit veld. Dat nummer moet niet verward worden met het huisnummer dat soms linksboven, midden of rechts boven de scan staat. Kijk dus altijd eerst rechtsboven en linksboven of daar een bladnummer/paginanummer staat. 5b. Indien er geen bladnummer rechtsboven in het midden of linksboven staat, maar wel een huisnummer bovenaan het blad, dan wordt dat nummer overgenomen. 5c. Als ook een dergelijk nummer ontbreekt, staat er in de eerste kolom (of een van de eerste kolommen) een huisnummer. Dan wordt dat nummer overgenomen. 5d. Indien geen van bovengenoemde mogelijkheden zich voordoet betreft het gezinskaarten en of kaarten van dienstboden, die alfabetisch gerangschikt zijn. Daar wordt geen paginanummer of huisnummer genoteerd. Omdat dit veld verplicht is, wordt het veld in die gevallen gevuld met vier hekjes ####. Als bij de hierboven onder 5a tot en met 5c bedoelde gevallen het in te vullen nummer en a- of b-aanduiding heeft dan die aanduiding ook opnemen. Dus gewoon noteren als b.v. 23a, 23b of 23bis, met een kleine letter en zonder spatie tussen nummer en aanvulling. 6. Diversen Zo weinig mogelijk noteren. Alleen dingen als: Achternaam onleesbaar. of Voornaam onleesbaar. of opmerkingen over kennelijke fouten, geen subjectieve aantekeningen over de persoon in kwestie. De opmerking(en) altijd beginnen met een hoofdletter en afsluiten met een punt. Dit is geen verplicht veld. Als er dus geen opmerkingen zijn, dan blijft dit veld gewoon leeg. 3

Voor alle velden Idem, id, een aanhalingsteken (,, of ") of een liggende streep worden niet overgenomen. In zo n geval wordt in de regel daarboven (of daar weer boven) gezocht naar de eerste uitgeschreven naam en deze wordt ingevoerd. Personen die meer dan één keer op één blad voorkomen met dezelfde gegevens, worden meerdere malen in de index opgenomen. Er staat geen vast aantal namen op een pagina. Na invullen van een regel, kan met de tabtoets naar een nieuwe regel worden gegaan, net zo lang tot alle namen van de scan zijn ingevoerd. Als er gegevens zijn doorgehaald, maar deze zijn wel leesbaar, dan worden deze tóch ingevoerd. Als namen zijn gecorrigeerd worden alleen de correcties opgenomen. Indien blijkt dat een correctie het gevolg is van een erkenning van een (onecht) kind (meestal bij het huwelijk), dan de inschrijving tweemaal opnemen, eenmaal onder de oude naam en eenmaal onder de nieuwe naam. Datzelfde geldt ook als blijkt dat de correctie is doorgevoerd vanwege een naamswijziging. Beide namen worden dan opgenomen. We nemen de spelling van de namen op zoals die in het register voorkomen. Let vooral de y en ij, die soms volkomen willekeurig door elkaar worden gebruikt. Ook hierbij toch de namen zoveel mogelijk overnemen zoals het er staat, zelfs als dat betekent dat bij verschillende mensen die aantoonbaar tot het zelfde gezin horen, een andere spelling wordt gehanteerd. Door in een veld een schuine streep naar links in te vullen en op de tabtoets te drukken (je gaat dan naar het volgende veld) wordt in het veld dat u verlaat de waarde ingevoerd van datzelfde veld in de vorige regel. Indien die optie gebruikt wordt bij het veld achternaam kunt u dus mensen met dezelfde achternaam sneller invoeren. Namen met diakritische tekens, zoals ö, é, á, worden overgenomen zoals ze zijn geschreven. Mocht u een veld of deel van een veld niet kunnen lezen geef dat dan als volgt aan: o Voer #### (4 tekens) in als een heel veld leeg of onleesbaar is. o Voer @ (1 apenstaartje) in als 1 letter of cijfer ontbreekt of onleesbaar is. o Voer @@ (x apenstaartjes) in als een x aantal cijfers of letters ontbreekt of onleesbaar is. Als een scan geen te indexeren gegevens bevat (omdat het bijvoorbeeld een onbeschreven pagina of een kaft is), wordt deze aangemerkt als onbruikbaar met de knop onder de invoervelden. Indien er op de scan iets opmerkelijks staat dat aardig is om te melden. Bijvoorbeeld omdat u de inschrijving tegenkomt van een beroemd (geworden) persoon, dan kunt u dat melden via de knop Opmerkelijk onderaan het formulier. Deze bijzonderheden kunnen dan b.v. gebruikt worden voor de nieuwsberichten op de site van Vele Handen. Checklist bij invoer: Heeft u alle namen van de scan ingevoerd? Let vooral op kinderen wier namen lijken op die van de ouders en het inwonend personeel dat onderaan de scan is bijgeschreven. Heeft u alle geboortedata of bij het ontbreken daarvan de leeftijden correct ingevoerd? Doordat regels dicht op elkaar zijn geschreven kan het zijn dat u een jaartal of geboortedatum per ongeluk dubbel invoert. Wees alert op bekende namen. Soms worden deze net anders geschreven dan u zou verwachten (denk aan Jacob/Jakob). 4

VOORBEELDEN INVOER BEVOLKINGSREGISTERS 1. Achternamen Neem de achternaam en eventuele tussenvoegsels over uit de betreffende kolommen op de scan. In het onderstaande voorbeeld dus Stout bij de achternaam en Gijsbert bij de voornaam. In sommige registers zijn bij het invullen van de kolommen de achternaam en voornaam omgedraaid ten opzichte van de kolomopschriften. Meestal wijst zich dan vanzelf dat de gegevens zijn omgedraaid en kunnen de namen toch in de goede velden worden opgenomen. Een voorbeeld waarbij dus de achternaam terecht is gekomen in de kolom voornaam en de voornaam in de kolom naam: 5

Als na de naam van een vrouw de toevoeging 'Weduwe van...' of 'Huisvrouw van ' wordt vermeld, gevolgd door de naam van de echtgenoot, dan wordt deze toevoeging niet overgenomen. Alleen de naam van de vrouw wordt opgenomen. Enkele voorbeelden: Als een vrouw wordt aangeduid met de naam van haar man, gevolgd door 'Geboren...' en dan haar eigen achternaam, dan wordt alleen die laatste achternaam overgenomen. Enkele voorbeelden: 6

Bij gelijkluidende achternamen wordt een achternaam vaak maar een keer voluit geschreven en wordt op volgende regels volstaan met een dubbele komma,, of met de aanduiding "id". In die gevallen toch steeds de achternaam opnemen. Een voorbeeld: Afkortingen die wijzen op een patroniem (vadersnaam) worden niet opgenomen, of ze nu zijn opgenomen in de kolom voor de achternaam of de kolom voor de voornaam. Als ze voluit worden geschreven worden ze opgenomen bij de voornaam. Enkele voorbeelden:.in dit voorbeeld wordt de aanduiding MZ (voor Mzoon) dus niet overgenomen. 7

In dit voorbeeld wordt het patroniem Ruttens opgenomen bij de voornaam. In het veld achternaam wordt dus ingevuld "Croes" en in het veld voornamen wordt ingevuld "Peter Ruttens". Soms staan voornamen en achternamen (met eventuele tussenvoegsels) in één kolom, zoals in het voorbeeld hiernaast. Ze worden dan toch opgenomen in drie aparte velden. 8

3. Voornamen Neem de voornamen over. Meerdere namen worden gescheiden door een spatie; Afkortingen worden niet aangevuld, de afkorting wordt aangegeven door middel van een punt. Enkele voorbeelden: In de eerste regel levert dat dus als voornamen op: Christa. Catha. Elist. In de tweede regel: Cornelis Bartholoms. In de derde regel: Wilhelmus In de vierde regel: Corna. Christina Hier worden de voornamen opgenomen als Jacs. Johs. De voorletters worden hier opgenomen als A.W. (dus zonder spatie). 9

4. Geboortedatum / leeftijd Afhankelijk van of in een register overwegend geboortedata staan vermeld of leeftijden, is het veld geboortedatum of het veld leeftijd verplicht. 4a Geboortedatum Neem de geboortedatum over. Deze datum moet altijd in een 8-cijferige combinatie worden ingevoerd (dd-mm-jjjj). Ontbrekende cijfers worden vervangen door @. Enkele voorbeelden: De datering bij de eerste regel wordt opgenomen als: @@-@@-1834 In de tweede regel als: 01-11-1836 In de derde regel als: @@-@@-1839 De datering bij de eerste regel wordt opgenomen als: 25-12-1814 In de tweede regel als: @@-01-1742 In de derde regel als: #### In de vierde regel als: @@-@@-1816 4b. Leeftijd Neem de leeftijd over in ronde jaartallen en zonder de aanduiding 'jaar' of 'jaren' erbij. Bij kinderen onder de 1 jaar wordt de leeftijd overgenomen met daarbij de aanduiding 10

Bij de eerste persoon wordt de leeftijd vermeld als: 26 Bij de tweede persoon wordt de leeftijd vermeld als: 19 weken Bij de derde persoon wordt de leeftijd vermeld als: 11 Bij de eerste persoon wordt de leeftijd vermeld als: 7 maanden Bij de tweede persoon wordt de leeftijd vermeld als: 16 11

5. Paginanummer Hier zijn meerdere mogelijkheden. 5a. Als er een bladnummer rechtsboven of linksboven aan het blad staat, wordt dat bladnummer opgenomen. Een voorbeeld van het nummer rechtsboven: Een voorbeeld van het nummer linksboven (het nummer is 6, de f. betekent folio = blad) en dus niet 5 (het nummer rechts): 5b. Indien mogelijkheid a zich niet voordoet, maar is er is wel een huisnummer rechtsboven of in het midden boven een blad staat, dan wordt dat nummer overgenomen. Zie de beide onderstaande voorbeelden. In het eerste voorbeeld is het nummer dat opgenomen moet worden 64 in het tweede voorbeeld 27. 5c. Indien de mogelijkheden a of b zich niet voordoen, maar er is wel een huisnummer op het blad te zien (altijd in een van de eerste kolommen op de scan), dan wordt dat huisnummer opgenomen. In het onderstaande voorbeeld wordt dus bij de leden van het gezin van Jan van Dillen als (huis)nummer 1 ingevuld, bij het gezin van Hendrik Catharinus Beltjes het (huis)nummer 2. 12

Het kan in dit soort registers ook voorkomen dat de eerste namen op het blad nog horen bij het laatste huisnummer van het vorige blad. Je kunt het bladnummer dan ontlenen aan het eerste bladnummer in de naam van de scan (in alle andere gevallen altijd het nummer ontlenen aan het nummer op het blad, niet aan het nummer dat in de naam van het bestand staat!). 5d. Bij gezinskaarten of dienstbodenkaarten die alfabetisch zijn opgeborgen, is meestal geen blad of nummer ingevuld. Daar wordt dat veld dus gevuld met vier hekjes ####. Een voorbeeld: 13

Voorbeelden schrift negentiende eeuw Ten behoeve van indexeringsproject van bevolkingsregisters in Vele handen Inhoud 1. Voorbeeld alfabet, hoofdletters en kleine letters 2. Voorbeeld cijfers 3. Voorbeeld maanden van het jaar 4. Voorbeeld namen en veel voorkomende woorden 14

1. Voorbeeld alfabet 19 de eeuwse hoofd- en kleine letters LETTE R HOOFDLETTER Overwegend uit 0693/713 en 2134/1347 KLEINE LETTER Overwegend uit 0693/713 A B (Aa.) (An.) (ia): eind a met krul (Be) ( be) (ber) C D (Cor.) (Cor.) Dir.) (Di.) (di) E (Zand): eind d met krul midden in naam (Eli) (Em.) (eind e) (e + aanzet volgende letter) F (Flo.) (For.) (of) (Puiflijk) 15

G (Goos.) (Ger.) (.igje) H (.lleg.) (Hen..) (Hul.) (thar.) I J (Is.) (Iza.) (Jan.) (Jan.) (.ntje) (Ja.) (Ja.) (.ietje) K L (Ko.) (Ke..) Land.) (Le.) (.lm.) (lp) (lle) : dubbele ll 16

M (Ma.) (Mar.) N (Mar.) (Ne) (Nic.) (.anna): dubbele nn O P dubbel: oo (Pie.) (Pe.) (.ap) (.lp) Q (.cqu.) R (Re.) (Ro.) eind r S dubbele rr midden in naam (Schoo) Sch.) (.si.) 17 = dubbele s, 1 korte en 1 lange

(Ousen): lange -s T (sse.): dubbele s, 1 korte en 1 lange (Trec.) (Tui.) (.beth) (rte.) U (Otto): dubbele tt (Ut.) V krabbel linksboven hoort niet bij de letter Soms staat er boven de u een streepje W (Van) (Ver.) X (Wij.) (Wil.) (Xe) (haaltje linksboven hoort niet bij de letter) IJ / Y (.y.) (sty.) IJ / Y 18

Z (met doorhaling) (Zo.) (Ze.) (Z..) 2. Voorbeeld cijfers Cijfer Enkel Voorbeeld combinatie 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 19

3. Voorbeeld maanden van het jaar Maand januari februari maart april mei juni juli augustus september 20

oktober november december 4. Voorbeeld namen en veel voorkomende woorden = Buunders = Elisabeta Lutera = Emerensia = Gerrigje = Johanna = Izaak = Koehen = Otto = Reyer 21

= Rossem = Rossum = Staassen = Tobias = weduwe = Willemyntje Veel voorkomende problemen Aan elkaar geschreven namen Namen staan aan elkaar geschreven. De laatste letter van de eerste naam en de eerste letter van de tweede naam raken elkaar. Hierbij is het van belang om de beginkrul van een letter goed te volgen. Voorbeeld: = Thomas Marinus De M van Marinus heeft een krul aan het begin die voor een klinker kan worden aangezien. = Clazina Margaretha De eind a heeft een krul die naar boven en vervolgens naar links gaat, de begin M van Margaretha heeft een krul aan de aanzet. Doorgehaalde stukjes Deze komen veel voor in de bevolkingsregisters en kunnen heel lastig zijn, vooral als er veel klinkers in de naam staan. Hier helpt goed inzoomen vaak. Voorbeeld: = Helena Pootjes tellen Bij combinaties van de letters i, n, m, nn, mm en de u komt het vaak voor dat er een hele rij pootjes staan en je er niet direct een naam uit kan halen. Het is dan goed om letterlijk de 22

pootjes te tellen, zodat je bijvoorbeeld kan uitsluiten dat er een combinatie met een m bedoeld wordt. Ook goed kijken naar het puntje op de i kan helpen, maar niet altijd, zie het onderstaande voorbeeld, waarbij het puntje meer op de n dan op de -i staat. = Gerdina We tellen drie pootjes, in dit geval gaat het om een i + een n. Bij combinaties met i moet men erop bedacht zijn dat het puntje soms schuin naar rechts is gezet en niet precies op de i staat. = Hermanus Door te tellen hoeveel pootjes er staan (vier), zien we dat dit alleen maar een combinatie van een n+u kan zijn. Afkortingen van namen Door middel van een hoger geschreven eind-letter wordt soms een naam afgekort. Een deel van de naam ontbreekt. Peto.) = Adriano Petro (in Vele Handen schrijven we Adro.) = Johanna (in Vele Handen schrijven we Joha.) = Wilhelmina (in Vele Handen schrijven we Wilhelma.) Ontbreken van puntjes op de -i = Adrianus Cornelis Lambertus (In Vele Handen schrijven we Adrs. Corns. Lambt.) = Gerrit 23

Stroomschema invullen velden geboortedatum en/of leeftijd Welk veld is verplicht (blijkt uit sterretje bij veldnaam) Geboortedatum Leeftijd Is geboortedatum vermeld? Is leeftijd vermeld? Ja Nee Ja Nee Vul veld geboortedatum met geboortedatum Is leeftijd vermeld? Vul veld leeftijd met leeftijd Is geboortedatum vermeld? Ja Nee Ja Nee Vul veld leeftijd met leeftijd Vul veld geboortedatum met #### Vul veld geboortedatum met geboortedatum Vul veld leeftijd met #### Einde Einde Einde Einde 24