Reglement voor het gebruik van het Chirolokaal door de Chiro Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1 Het gemeentebestuur van Ruiselede stelt met het oog op de ondersteuning van het particulier jeugdwerk het Chirolokaal als geheel ter beschikking aan de plaatselijke Chirojongens en meisjes Ruiselede. Dit Chirolokaal kan enkel door deze verenigingen bezet worden (uitzondering: zie hoofdstuk 4). Artikel 2 Dit Chirolokaal bestaat uit diverse lokalen, bergruimtes en sanitaire ruimtes. De jeugdverenigingen die bovenstaand lokaal gebruiken, staan in voor de opvang en ontmoeting van kinderen en jongeren in hun vrije tijd. Hierbij bieden zij activiteiten aan die een opvoedende sociale en/of culturele waarde hebben. Dit betekent dat de verenigingen in dit gebouw alle activiteiten mogen organiseren in het kader van haar normale werking. Activiteiten die afwijken van de normale werking dienen het voorwerp uit te maken van een afzonderlijke toestemming. Artikel 3 Het gemeentebestuur van Ruiselede wordt voor het beheer van de gemeentelijke infrastructuur bijgestaan door het Beheersorgaan voor Gemeentelijke Infrastructuur, vanaf dit punt BGI genoemd. Het BGI werd hiertoe aangesteld door de gemeenteraad en adviseert over de concrete uitvoering van het beleid en over de praktische aangelegenheden inzake de verhuur, het gebruik en het onderhoud van de gemeentelijke infrastructuur. De gemeentelijke administratie/ het College van Burgemeester en Schepenen staat in voor de toepassing van de reglementen en neemt beslissingen conform het reglement. Artikel 4 De beheerders van het BGI, de leden van het College van Burgemeester en Schepenen en de leden van de Gemeenteraad hebben ten allen tijde toegang tot de infrastructuur die ter beschikking gesteld wordt. Artikel 5 De gebruiker machtigt de gemeentelijke administratie/het College van Burgemeester en Schepenen om schadebedragen rechtstreeks te vorderen en/of af te houden van eventuele basis- en werkingstoelagen van het gemeentebestuur. Artikel 6 Het BGI, waarvan de leden worden benoemd door de Gemeenteraad conform het organieke reglement, komt ten minste tweemaal per jaar samen en zo dikwijls als de belangen van de gemeentelijke infrastructuur het vereisen. Het BGI beschikt over adviesrecht over alle aspecten van het beheer van de gemeentelijke infrastructuur, zoals bij verbouwingswerken, inrichting en uitrusting, het financiële beleid, het opstellen van het huishoudelijke reglement, de concessiecontracten en de huurovereenkomsten,
Verder heeft het BGI recht op informatie over alle beleidsbeslissingen van de inrichtende overheid betreffende de gemeentelijke infrastructuur. Artikel 7 Er wordt door de jeugdverenigingen schriftelijk een lokaalverantwoordelijke aangesteld. Artikel 8 Met het gebruiken en/of betreden van een gemeentelijke locatie, verklaart de gebruiker/aanwezige zich akkoord met het reglement dat op deze locatie van toepassing is. Hoofdstuk 2: Gebruik van het lokaal Artikel 9 Het volledige gebouw (Kraaienbroekdreef zn, 8755 Ruiselede) wordt ter beschikking gesteld van de Chirojongens en -meisjes. Voor het gebruik van het Chirolokaal dient de Chiro geen aanvragen in te dienen. Artikel 10 Het Chirolokaal wordt kosteloos ter beschikking gesteld. Artikel 11 De gebruiker blijft steeds persoonlijk en hoofdelijk verantwoordelijk voor het doel en de manier waarop de ter beschikking gestelde infrastructuur aangewend wordt en voor de activiteiten die er plaats vinden. Hij is gehouden tot het betalen van alle mogelijke taksen, belastingen, auteursrechten, enz. die het gevolg zijn van de activiteiten die in de lokalen of hun onmiddellijke omgeving doorgaan en waarvan men organisator is. De organisator houdt tevens rekening met de geldende gemeentelijke reglementen en politiereglementen. Artikel 12 Het gemeentebestuur staat niet in voor de bewaking en bewaring van de goederen van de gebruiker en draagt daaromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen opgelopen bij het gebruik van de lokalen. De gebruiker moet zelf instaan voor de nodige verzekeringen voor de eigen leden, bezoekers, waaronder burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen en schade aan derden. Artikel 13 De infrastructuur kan enkel gebruikt worden voor zogenaamde zachte activiteiten zoals vergaderingen, knutselen, spelletjes, quiz, De ruimtes kunnen in geen geval ter beschikking gesteld worden voor fuiven, concerten, In het kader van een activiteit wordt een dansavond na de eigenlijke bijeenkomst wel toegestaan. Deze muziek- en dansavonden mogen echter niet de hoofdactiviteit zijn van de bijeenkomst. De ruimtes worden ook in geen geval ter beschikking gesteld van sportmanifestaties.
Artikel 14 De globale accommodatie wordt ter beschikking gesteld van de gebruiker. De bediening van de apparatuur gebeurt op eigen risico, desgevallend in overleg met de gemeentelijke diensten. Materiaal wordt met respect behandeld en proper achtergelaten. Het is verboden de ruimtes te betreden waar de activiteiten niet doorgaan en waarvoor geen toestemming werd verleend in dit reglement. Artikel 15 De gebruiker zorgt voor permanentie tijdens de openingsuren en/of gebruik van de ruimtes. Artikel 16 Men richt zich tot de gemeentelijke uitleendienst voor de huur van materiële benodigdheden (o.a. tafels, stoelen, podium) die in de gebruikte infrastructuur geplaatst kunnen worden. Alle praktische afspraken gebeuren via afzonderlijke aanvraagformulieren die men kan bekomen bij de Dienst Onthaal. Aanvragen kunnen persoonlijk, telefonisch of via e-mail worden doorgegeven. Het klaarzetten van de ruimte gebeurt door de gebruiker in samenspraak met de gemeentelijke uitleendienst en de Technische Dienst. Bij het klaarzetten en verplaatsen van materialen draagt men er zorg voor noch de gebruikte materialen, noch de infrastructuur te beschadigen. Artikel 17 De verantwoordelijken van de Chirojongens- en meisjes worden door de gemeentelijke administratie (Dienst Onthaal) in het bezit gesteld van een sleutel die toegang verleent tot het Chirolokaal. Het is niet toegelaten om de sleutels door te geven aan derden die niet tot de gebruikers van de lokalen kunnen gerekend worden. De organisatie van privé-initiatieven is verboden. Het is eveneens verboden om de locatie onder te verhuren aan derden. Artikel 18 Bij verlies van de sleutel(s) wordt de kostprijs voor vervanging ervan aangerekend. Artikel 19 Er mogen geen sloten van deuren worden vervangen. Artikel 20 De gebruikers worden geacht het reglement te kennen en na te leven. Bij het niet naleven van het reglement kunnen de gebruikers het gebruik van de lokalen geheel of gedeeltelijk ontzegd worden voor een periode van 3 maanden. Binnen deze periode moet het BGI een advies uitbrengen over het verder gebruik van de betreffende lokalen. Na ontvangst van dit advies zal een definitieve beslissing worden genomen. Artikel 21 Bij onregelmatigheden, problemen of schade aan de lokalen verwittigt de gebruiker of lokaalverantwoordelijke de Jeugddienst. Indien de Jeugddienst niet bereikbaar is, wordt
de gemeentelijke Technische Dienst of de gemeentelijke overheid (Burgemeester of Schepen) verwittigd. In samenspraak zullen alle mogelijke maatregelen genomen worden om de schade zo snel mogelijk te laten herstellen. Artikel 22 De gebruiker dient zich te gedragen als een goede huisvader. Artikel 23 De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw zowel door hemzelf, door zijn aangestelde, de door hem gevraagde artiesten en hun gevolg, als door de deelnemers en toeschouwers van de door hem ingerichte activiteit. Indien de schade door de gebruiker werd veroorzaakt of door 1 van bovenstaande personen, zullen de kosten voor het herstel aan de gebruiker worden aangerekend. Artikel 24 Er wordt toestemming gegeven aan de jeugdvereniging om alcoholische dranken te schenken, evenwel dient dit met mate te gebeuren en worden misbruiken niet getolereerd. De voorraad alcoholische dranken dient op elk ogenblik zeer miniem te zijn. Het is bovendien bij wet (14 november 1939) verboden om alcoholische dranken te schenken aan minderjarigen die de volle leeftijd van 16 jaar niet hebben bereikt. Het verschaffen van sterke drank (alcoholische dranken met meer dan 1,2% vol gedistilleerde alcohol: alcoholpops, pisang, campari, whisky-cola, gin-tonic, jenevers...) is eveneens verboden, tenzij er speciale machtiging is van het College van Burgemeester en Schepenen. Voor wat betreft de organisatie van activiteiten waarbij drank wordt geschonken, kan de gebruiker zich bevoorraden bij een leverancier naar keuze. De levering van dranken gebeurt voor rekening van de organisator. De organisator dient zelf de koeling met dranken te vullen en tijdig leeg te maken na de activiteit. Artikel 25 In geen enkel gemeentelijk gebouw mag gerookt worden. De gebruiker dient erop toe te zien dat het rookverbod gerespecteerd wordt. Alle boetes, opgelegd na controle, als gevolg van het niet naleven van dit rookverbod, vallen integraal ten laste van de gebruiker. Ook eventuele schade door het roken kan ten laste gelegd worden van de gebruiker. Gebruik en opslag van gas (propaan en butaan) is ten strengste verboden (tenzij op een veilige plaats, mits toestemming van de gemeente). Artikel 26 Elke organisator/gebruiker moet zich in regel stellen met alle andere voorschriften en verplichtingen met betrekking tot het organiseren van evenementen/activiteiten (SABAM, Billijke Vergoeding,.). Om te weten te komen of er al dan niet betaald moet worden voor de Billijke Vergoeding, wordt best contact opgenomen met de gemeentelijke administratie (Dienst Onthaal). SABAM is per activiteit en door de gebruiker zelf te betalen.
Artikel 27 Behalve bij uitzonderlijke activiteiten (dropping, nachtspel, kerstwake, ) moeten alle activiteiten uiterlijk beëindigd worden om 02.00 uur. Vanaf 22.00 uur is alle nachtlawaai verboden. Bovendien zal de gebruiker er zorg voor dragen dat hij geen geluidsoverlast veroorzaakt. Artikel 28 Bij diefstal of inbraak moet de lokaalverantwoordelijke of degene die de feiten vaststelt onmiddellijk aangifte doen bij de politie en tevens de gemeentelijke administratie (Jeugddienst) verwittigen. Indien de Jeugddienst niet bereikbaar is, dient de Technische Dienst of een lid van het Schepencollege verwittigd te worden. Artikel 29 Het is de gebruikers verboden om zonder voorafgaande schriftelijke toelating van het gemeentebestuur verbouwingswerken uit te voeren of de bestemming van het lokaal te wijzigen. Aan de muren en de plafonds mogen geen zaken op mechanische wijze bevestigd worden; enkel magneten en kleefband mogen gebruikt worden. De muren en plafonds mogen niet beschilderd worden tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de eigenaar van het gebouw. Alle aangebrachte materialen moeten altijd brandveilig zijn en verwijderd kunnen worden zonder beschadiging van de infrastructuur. Artikel 30 Verwarming, water, elektriciteit en installaties dienen zuinig gebruikt te worden. De gebruiker die als laatste het lokaal verlaat, dient zich er steeds van te vergewissen dat de verwarming en verlichting uitgezet zijn en dat het lokaal goed afgesloten is. Er kan zowel gedurende de activiteit als na afloop controle worden uitgevoerd door de zaalverantwoordelijke van de gemeente die opmerkingen dient te signaleren aan het de gemeentelijke administratie (Jeugddienst). Enkele afspraken om zuinig om te springen met energie : - Lichten niet onnodig laten branden - Bij het verlaten van de lokalen controleren of alle lichten uit zijn - Deuren sluiten als de verwarming aan is, ook de buitendeur sluiten - Na de activiteit de elektrische toestellen en verwarming afzetten - Lichten doven, deuren en ramen sluiten na de activiteit, ook de buitendeur Artikel 31 Het Chirolokaal is voorzien van voldoende brandblusapparaten, rookmelders en bordjes van nooduitgang. De brandweerslang blijft verzegeld zo lang er geen noodgeval is. Indien deze voorzieningen niet meer in orde zijn, moet dit gemeld worden aan de gemeentelijke administratie (Jeugddienst). In- en uitgangen mogen op geen enkele wijze belemmerd worden of gesloten worden tijdens de activiteit. Brandblusapparatuur mag niet worden ingesloten, verplaatst worden of aan het zicht worden onttrokken. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. Het is ten strengste verboden de nooddeuren te openen wanneer zich geen probleemsituatie voordoet.
Het is verboden extra verwarmingstoestellen bij te plaatsen. De gebruiker verbindt zich ertoe strikt te waken over de brandveiligheid. Artikel 32 Met het oog op de veiligheid dient de inrichting van het Chirolokaal op een verantwoorde manier te gebeuren. Bijplaatsen van elektriciteitsleidingen mag niet (uitgezonderd verstandig gebruik van verlengkabels/ verdeelstekkers). Alle materialen dienen ordelijk te worden gestapeld en waar mogelijk in kasten te worden opgeborgen. Bederfbare waren dienen met de nodige zorg te worden behandeld. Artikel 33 In alle gemeentelijke infrastructuur geldt een huisdierenverbod. Artikel 34 Indien de Chiro een kampvuur wenst te organiseren, dient dit op voldoende afstand van de gebouwen te gebeuren mits voorafgaandelijke toestemming van het College en mits inachtname van de vigerende wetgeving. Artikel 35 Het is verboden om de infrastructuur te gebruiken als slaapgelegenheid. Artikel 36 De gebruikers van het Chirolokaal dienen steeds in het bezit te zijn van een goed uitgeruste EHBO-koffer en deze koffer moet steeds in het lokaal aanwezig zijn. Artikel 37 Het maximum aantal aanwezige personen in inrichtingen toegankelijk voor publiek dient gerespecteerd te worden: één persoon per 1m² totale oppervlakte van de inrichting. Bij publiek toegankelijke evenementen >100 deelnemers, moet de Dienst Noodplanning van de gemeente gecontacteerd worden. Hoofdstuk 3: Onderhoud Artikel 38 De Chirojongens en meisjes staan zelf in voor de schoonmaak (opruimen, vegen, dweilen,...) van het Chirolokaal. Ook de terreinen rond het Chirolokaal dienen steeds netjes gehouden te worden. Alle vuilnis dient gedeponeerd te worden in IVIO-vuilniszakken. De zakken worden door de gebruikers op de voorziene dag buitengezet voor de ophaaldienst. De gebruikers staan zelf in voor de aankoop van de vuilniszakken. De in de gemeente geldende afvalsorteerregels moeten gerespecteerd worden. Eénmaal per jaar moet het Chirolokaal een zeer grondige poetsbeurt krijgen door de Chirojongens en -meisjes.
Artikel 39 De infrastructuur wordt tijdig en in ordentelijke staat achtergelaten. Wanneer de Jeugddienst vaststelt dat aan deze verplichtingen geen of onvoldoende gevolg werd gegeven, zal hij de gebruiker contacteren en de kans bieden om alsnog aan deze verplichtingen te voldoen. Indien hij weigert, zullen de aanvullende kosten aangerekend worden voor de duur van het extra poetswerk dat het gemeentepersoneel nodig heeft om de zaal in ordentelijke staat proper te krijgen. Indien gebruik werd gemaakt van extra materialen, zoals tafels en stoelen, moeten deze schoongemaakt worden en in/bij elkaar gestapeld worden. Hoofdstuk 4: Occasioneel gebruik Artikel 40 Het Chirolokaal kan occasioneel gebruikt worden door verenigingen en particulieren mits hiervoor de toestemming verleend wordt door het College van Burgemeester en Schepenen. Een aanvraag voor occasioneel gebruik wordt ingediend bij de Jeugddienst, die hierover overlegt met de Chiroleiding. Jeugddienst Markt 1, 8755 Ruiselede @ jeugd@ruiselede.be 051/70-84-18 Het College bepaalt de gebruiksvoorwaarden. Artikel 41 De occasionele gebruiker dient de bovenstaande bepalingen in artikels 9 t/m 37 te respecteren. Artikel 42 De occasionele gebruiker zorgt ervoor dat het Chirolokaal zo net mogelijk achtergelaten wordt. De ruimtes worden opgeruimd, geveegd en gedweild. Het sanitair en de keuken worden grondig gereinigd en gedweild. Ook de terreinen rond het Chirolokaal dienen netjes gehouden te worden. Het gemeentebestuur en het BGI rekenen op het engagement van de gebruiker om de zaal in propere staat achter te laten. Wanneer de gemeentelijke administratie (Jeugddienst)/ zaalverantwoordelijke van de gemeente vaststelt dat aan de bovenstaande verplichtingen inzake onderhoud geen of onvoldoende gevolg werd gegeven, zal hij de gebruiker contacteren en de kans bieden om alsnog aan deze verplichtingen te voldoen. Indien de gebruiker weigert of niet tijdig naar behoren schoonmaakt, kunnen aanvullende kosten aangerekend worden voor de duur van het extra poetswerk dat het gemeentepersoneel nodig heeft om de zaal in ordentelijke staat proper te krijgen. Indien eveneens wordt vastgesteld dat de schoonmaak van de zaal absoluut te wensen overlaat, dan kan de gebruiker in de toekomst zelfs het gebruiken van deze en/of andere gemeentelijke zalen geweigerd worden. Hiervoor wordt verwezen naar artikel 20 van dit reglement.
De ruimte zal uitvoerig gecontroleerd worden door de zaalverantwoordelijke van de gemeente. Verder in dit reglement bevinden zich specifieke bepalingen inzake grote manifestaties en de hiermee gepaard gaande richtlijnen omtrent onderhoud. Alle vuilnis dient gedeponeerd te worden in IVIO-vuilniszakken. De zakken worden door de gebruikers op de voorziene dag buitengezet voor de ophaaldienst. De gebruikers staan zelf in voor de aankoop van de vuilniszakken. De in de gemeente geldende afvalsorteerregels moeten gerespecteerd worden. Artikel 43 De gemeentelijke administratie (Dienst Onthaal) stelt de sleutel ter beschikking van de aanvrager. De sleutel kan slechts 1 werkdag op voorhand worden opgehaald mits uitzonderingen, uitdrukkelijk toegestaan door de gemeentelijke administratie (Dienst Onthaal). Enkel de verantwoordelijke aanvrager kan de sleutel(s) krijgen. Voornoemde tekent voor ontvangst van de sleutel. Indien de ruimte tijdens het weekend of bij afwezigheid van de gemeentelijke administratie (Dienst Onthaal), door meerdere verenigingen of particulieren op verschillende tijdstippen wordt gereserveerd, dan dienen deze verenigingen na onderlinge afspraak de sleutel aan elkaar door te geven. Het is niet toegelaten om de sleutels door te geven aan derden. De gebruiker verbindt zich ertoe de sleutels binnen de 12 uur na gebruik terug in te dienen bij de dienst waar de sleutel werd opgehaald. Tijdens de kantooruren bij de gemeentelijke administratie (Dienst Onthaal) of elders indien dit werd afgesproken, buiten de kantooruren kan dit door de sleutel(s) te deponeren in de brievenbus van het gemeentehuis, of elders indien dit werd afgesproken. Hoofdstuk 5: Bekendmaking en uitzonderingen Artikel 44 Dit reglement wordt opgehangen in het Chirolokaal. Een afschrift zal worden overgemaakt aan de Chirojongens en -meisjes. Artikel 45 Uitzonderingen op dit reglement kunnen enkel mits grondige motivering worden toegestaan door het College van Burgemeester en Schepenen.