GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Veghel. Nr. 61971 5 november 2014 Gemeente Veghel - Regeling Flexibel werken Gemeente Veghel - 5 november 2014 Het college van burgemeester en wethouders en de raadsvoorzitter van de gemeente Veghel, ieder voor zover bevoegd; - Gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 125, van de Ambtenarenwet; - Gezien de instemming van de OR; d.d. 23 mei 2014; - Gelet op het besluit van de raad d.d. 26 juni 2014, waarbij de bevoegdheid tot het vaststellen van de arbeidsvoorwaarden ten aanzien van het griffie personeel is opgedragen aan de raadsvoorzitter; b e s l u i t e n : Vast te stellen de navolgende Eigen Regeling van de arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Veghel (Regeling Flexibel werken Gemeente Veghel). Artikel 1 Definities In deze regeling wordt verstaan onder: a. Buitendagvenster: uren niet vallende binnen de uren van het dagvenster b. Dagvenster: de uren van maandag tot en met vrijdag van 07.00 tot 22.00 uur c. College: het college van burgemeester en wethouders of waar het het personeel van de griffie betreft, de raadsvoorzitter. d. Formele arbeidsduur: het aantal uren per week volgens de aanstelling of arbeidsovereenkomst gedurende welke de medewerker arbeid moet verrichten (voltijd is 36 uur per week en maximaal 1.836 uur per jaar en voor deeltijd naar rato van het aantal uren per week op basis van aanstelling of arbeidsovereenkomst) e. Feitelijke arbeidsduur: het aantal werkelijk te werken uren per week of rooster, zoals is afgesproken tussen de organisatie/ leidinggevende en de medewerker f. Leidinggevende: algemeen directeur, afdelingsmanager of teamleider voor ambtelijke organisatie en griffier voor griffiemedewerkers g. Medewerker: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1sub a van de CAR, alsmede uitzendkrachten, detacheringskrachten, stagiaires en personen die anderszins werkzaam zijn bij of voor de gemeente Veghel h. Negatief urensaldo: de tijdsduur die de medewerker korter heeft gewerkt dan de formele arbeidsduur i. Pauze: pauze is eigen tijd, de arbeid wordt tijdelijk onderbroken. De Arbeidstijdenwet is uitgangspunt voor dit artikel, deze wet is verplichtend. Bij een werkdag van 5,5 uur of meer, is de medewerker verplicht tot het nemen van een pauze van minimaal 30 minuten. Deze pauze mag worden gesplitst in twee keer een kwartier. Bij een werkdag van 10 uur of meer, is de medewerker verplicht een pauze van minimaal 45 minuten te nemen voor die dag. Deze totale pauzetijd van 45 minuten mag worden gesplitst in meerdere pauzes van minimaal een kwartier. j. Positief urensaldo: de tijdsduur die de medewerker langer heeft gewerkt dan de formele arbeidsduur k. Tijd- en plaats onafhankelijk werken (telewerken): het flexibiliseren van werk naar plaats en tijd waar het werk het beste uitgevoerd kan worden, incidenteel thuiswerken is hiervan een onderdeel l. Werkplan: vaste verdeling van het aantal arbeidsuren (formeel) over de week. Deze verdeling (basisrooster) is basis voor o.a. verlofopname. m. Werktijd: de periode tussen vastgestelde tijdstippen gedurende welke door de medewerker arbeid moet worden verricht of de tijd waarbinnen een adequate bezetting gewaarborgd dient te worden n. Werkrooster: het rooster dat door werkgever wordt vastgesteld voor medewerkers vallende onder de bijzondere regeling Artikel 2 Werktijden en bezetting 1. De werktijden worden tussen medewerker en leidinggevende op basis van gezamenlijke verantwoordelijkheid en de planning van werkzaamheden vastgesteld in een werkplan binnen het dagvenster. Medewerkers die werkzaam zijn volgens een vastgesteld werkrooster worden op basis van dat rooster ingedeeld. Dit werkrooster kan zowel binnen als buiten het dagvenster vallen. Indien de medewerker en de leidinggevende geen overeenstemming kunnen bereiken over het werkschema, beslist de algemeen directeur onder afweging van ieders belangen en het organisatiebelang. 1
2. De medewerkers van het gemeente zijn gedurende openingstijden van het gemeentehuis zoveel mogelijk (telefonisch) bereikbaar voor externe en interne klanten. De medewerkers bieden de klant actief de mogelijkheid tot het maken van een afspraak. 3. Het publieksplein van de afdeling KCC en de milieustraat van de afdeling BOR hebben afwijkende openingstijden (avondopenstelling en voor de milieustraat ook openstelling op zaterdag). Voor deze afwijkende openingstijden zorgt het team in overleg met de direct leidinggevende voor een zodanige personele bezetting dat een adequate dienstverlening kan plaats vinden. De bezetting van de gemeentebodes wordt hierop afgestemd. 4. Het college stelt vast voor welke functiegroepen de bijzondere regeling van toepassing is. Dit zijn functiegroepen waarbij de medewerkers werkzaam zijn volgens een door de organisatie vastgesteld werkrooster per week. 5. Indien het vanuit de functie dan wel de aard van het werk voortvloeit dat er op zondagen en feestdagen gewerkt moet worden, dient een medewerker of groepen van medewerkers ook op zondagen en feestdagen te werken. Hierbij dienen de bepalingen van artikel 4:5 van de CAR-UWO in acht te worden genomen. Artikel 3 Maximale arbeidsduur en toegestane afwijkingen 1. De werkgever kan in drukke perioden (bij pieken) met instemming van de medewerker de arbeidstijd tijdelijk verhogen tot maximaal 11 uur per dag en tot maximaal 50 uur per week. De voor de medewerker geldende formele arbeidsduur per jaar mag hierbij niet worden overschreden. 2. Per 4 weken en per 16 weken moet de gemiddelde werktijd per week echter dalen. In elke aaneengesloten periode van 16 weken daalt de maximale gemiddelde arbeidstijd tot 48 uur. 3. De werkgever kan de medewerker met een aanstelling van 36 uur per week verzoeken om deze uit te breiden naar 40 uur per week. De medewerker moet instemmen met deze uitbreiding. De uitbreiding vindt plaats gedurende een van te voren af te spreken periode. De formele arbeidsduur blijft gehandhaafd op 36 uur. De bepalingen van artikel 2.7a van de CAR-UWO zijn hierop van toepassing. Artikel 4 Verdeling werktijden en werkroosters/werkplan 1. Elke medewerker die in de standaardregeling valt, stelt in overleg met zijn leidinggevende een werkplan op. Dit werkplan rooster geldt als basisrooster van de feitelijke arbeidsduur. Voor de medewerkers in de bijzondere regeling wordt een werkrooster vastgesteld door de werkgever. Ook dit werkrooster geldt als basisrooster van de feitelijke arbeidsduur. 2. In geval van vakantieverlof, feestdagenverlof, buitengewoon verlof, ziekteverlof, studieverlof, brugdagenverlof, dienstreizen e.d. gedurende de gehele dag, geldt de feitelijke arbeidsduur per dag zoals die voor de medewerker is opgenomen in het werkplan / werkrooster. Artikel 5 Flexibele werktijden/ werken 1. Uitgangspunt: Uitgangspunt is dat niet aanwezigheid maar resultaat telt. Medewerkers zijn verantwoordelijk voor de wijze waarop ze deze resultaten realiseren. Met uitzondering van medewerkers die voor specifieke dienstverlening ingeroosterd zijn, geldt dat medewerkers het werk in flexibele tijden kunnen uitvoeren. Randvoorwaarden voor flexibele werktijden zijn: a. Borging van de dienstverlening aan de klant; b. Bereikbaarheid voor klant en collega s; c. Realisatie van de gemaakte resultaatafspraken; d. De geldende regels over arbeidstijden conform CAR-UWO, Arbowet en Arbeidstijdenwet. In geval van onenigheid over afspraken of te stellen prioriteiten beslist de leidinggevende. 2. Bereikbaarheid De medewerker maakt vooraf afspraken met de collega s en direct leidinggevende over bereikbaarheid voor klant en collega s en over de afstemming met collega s. 3. Privacy De medewerker is verantwoordelijk voor de privacy-aspecten van de werkzaamheden die hij verricht. 4. Flexibele werkplek Medewerkers die niet op een vaste locatie voor dienstverlening zijn ingeroosterd, hebben de mogelijkheid om de werkzaamheden tijd- en plaatsongebonden te verrichten. De dienstverlening 2
aan de klant en de gemaakte resultaatafspraken staan hierbij steeds centraal. Dit kan thuiswerken of telewerken zijn (werken op andere locatie dan thuis of op locatie gemeente Veghel). 5. Arbo De medewerker is ervoor verantwoordelijk dat de werkzaamheden op een werkplek buiten het stadhuis en de gemeentewerf worden uitgevoerd volgens de eisen die de Arbowet hieraan stelt. De werkgever is verantwoordelijk voor toetsing hierop. Dit wordt vooraf besproken en jaarlijks afgestemd in jaargesprek. Artikel 6 Registratie werktijden 1. De medewerker registreert, naar werkelijkheid en conform de gedragscode, de werkelijk gewerkte uren per week in het daarvoor geldende urenverantwoordingssysteem. 2. Periodiek voert de leidinggevende controles uit. De leidinggevende bespreekt eventuele afwijkingen of onduidelijkheden met de medewerker. De medewerker wordt aangesproken op onrechtmatige registratie. Artikel 7 Verlofopname en positief / negatief urensaldo 1. Het verlofsaldo mag aan het eind van het kalenderjaar in beginsel niet meer dan 50 uur positief bedragen (op basis van fulltime aanstelling, voor parttimers geldt dit naar rato). Indien het verlofsaldo per 1 oktober meer dan 50 uur is, wordt in het jaargesprek de verlofopname van deze uren en het voorkomen van verdere opbouw verlof besproken. Deze afspraken worden in het verslag van het jaargesprek vastgelegd. 2. Elke medewerker werkt over het gehele jaar gemiddeld het aantal uren volgens formele aanstelling. Dit betekent dat aan het eind van het kalenderjaar er in beginsel geen positief of negatief urensaldo mag zijn. Indien het saldo per 1 oktober van het jaar positief of negatief is, wordt dit besproken in het jaargesprek en worden de afspraken voor correctie in het lopende jaar en het voorkomen van een verdere opbouw of tekort voor het volgend jaar ook vastgelegd. 3. Medewerkers die gedeeltelijk arbeidsongeschiktheid zijn, kunnen in deze periode geen positief urensaldo opbouwen. Artikel 8 Afwezigheid met geldige reden tijdens werktijd 1. Bezoek aan huisarts, tandarts of eerstelijnstherapie vinden in eigen tijd plaats. 2. De medewerker regelt zoveel mogelijk het bezoek aan medisch specialist/ziekenhuis buiten werktijd. Als dit niet mogelijk is, wordt de daarvoor benodigde tijd gecompenseerd tot een maximum van 8 uur per maand voor voltijders. Voor deeltijders geldt de compensatie naar rato. 3. Voor het volgen van een opleiding gelden de afspraken die in de studie-overeenkomst worden gemaakt. 4. Bij deelname aan een afdelingsuitje wordt maximaal 4 uur als werktijd gezien. Uitgangspunt hierbij is het werkrooster / werkplan. De overige uren zijn eigen tijd. Voor de organisatiedag geldt dat degene die volgens werkplan/werkrooster werken en hieraan deelnemen, de uren volgens werkplan/werkrooster kunnen schrijven (organisatie ontwikkeling). Degene die niet volgens werkplan/werkrooster werken op de organisatiedag, kunnen 4 uur hiervoor schrijven. Voor de jaarlijkse PGV uitgaansdag geldt dat degene die lid zijn van de PGV en volgens werkplan/werkrooster werken en hieraan deelnemen deze uren als bijzonder verlof kunnen schrijven. Degene die niet volgens werkplan /werkrooster werken op deze uitgaansdag, kunnen geen uren op buitengewoon verlof schrijven. Deelname aan jaarvergadering van PGV of van OR is voor personen die geen zitting hebben in het bestuur van de PGV of in de OR in eigen tijd. 5. De leidinggevende, de collega s van het team of afdeling van de betreffende medewerker dan wel de collega s waarmee de betreffende medewerker in nauw verband samenwerkt, worden tijdens werktijd in de gelegenheid gesteld de begrafenis of crematie te bezoeken van de overleden naaste van de medewerker (zijnde partner, ouder of kind). De hiermee gemoeide uren worden als buitengewoon verlof aangemerkt. 6. Voor een medewerker die een receptie bezoekt waarbij hij vanuit zijn functie is uitgenodigd, wordt het bezoek als werktijd aangemerkt. Hierbij is het werkrooster leidend en geldt als eindtijd voor werktijd uiterlijk 17.00 uur. 3
Artikel 9 Slotbepaling 1. In alle gevallen waarin deze regeling niet of niet naar redelijkheid voorziet, beslist de algemeen directeur voor de ambtelijke organisatie en de griffier voor de medewerkers van de griffie. 2. De algemeen directeur kan, na ruggenspraak met de betreffend afdelingsmanager, in bijzondere omstandigheden ontheffing van deze regeling verlenen voor de medewerkers van de ambtelijke organisatie. De griffier kan in bijzondere omstandigheden ontheffing van deze regeling verlenen voor de medewerkers van de griffie. Artikel 10 Citeertitel en inwerkingtreding 1. Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling Flexibel Werken Gemeente Veghel 2. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Alsdan komt de Regeling variabele werktijden, te vervallen. Vastgesteld op 26 augustus 2014, Burgemeester en wethouders van de gemeente Veghel, De secretaris, Drs. M.G.C. Wilms-Wils RA. De burgemeester, Mr. I.R. Adema De raadsvoorzitter, Mr. I.R. Adema 4
Toelichting Nieuwe regeling flexibel werken Gemeente Veghel 2014 Binnen het LOGA zijn in juli 2013 afspraken gemaakt over de uitwerking Cao 2011-2012, onderdeel modernisering en flexibilisering van de werktijdenregeling CAR UWO. Deze afspraken zijn hieronder vertaald naar een nieuwe regeling flexibel werken voor de gemeente Veghel. De regeling variabele werktijden komt hiermee te vervallen. Verder zijn aan deze regeling toegevoegd de huidige geldende afspraken binnen de gemeente Veghel over verlof / spaaruren / verantwoording van gewerkte tijd. Tot slot bevat de regeling een bepaling over de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer voor de inrichting van de werkplek buiten het stadhuis of de gemeentewerf. Deze regeling geldt voor alle medewerkers in dienst van de gemeente Veghel, inclusief gedetacheerde en ingehuurde medewerkers en stagiaires, tenzij anders is afgesproken en vastgelegd. Deze regeling is, voor zover van toepassing, mede gebaseerd op de Arbeidstijdenwet. 5