Thema 7 Overlopende rekeningen Wat zul je leren? De noodzaak van het gebruik van overlopende rekeningen verantwoorden. Een eenvoudig voorbeeld van het gebruik van een overlopende rekening boekhoudkundig verwerken. Overlopende rekeningen Info en analyse Stel dat Multi Media Store op 2000x-12-15 een factuur ontvangt voor de aankoop van een stapel printpapier voor de administratie (2 450,00 EUR). Ze konden dit nu aan een gunstprijs kopen. Deze stapel papier dekt het verbruik voor zeker één jaar. In welk boekjaar ontvangt Multi Media Store deze factuur? In welk boekjaar zou deze factuur dan worden geboekt voor 2 450,00 EUR? Wat zou dit betekenen voor het resultaat van het boekjaar 200(X)? Vooraleer je dit doet, lees je best het realisatiebeginsel op de website van het instituut van de accountants. Wat is een accountant? Boekhoudkundig wordt het resultaat van de onderneming bepaald als het saldo van de resultatenrekening over het boekjaar: de opbrengsten verminderd met de kosten. De toerekening van opbrengsten en kosten aan een periode gebeurt op grond van een aantal beginselen die gegroeid zijn in de boekhoudkundige praktijk, en die erop gericht zijn boekhouden zo relevant en eerlijk mogelijk te houden. Een erg belangrijke en kenmerkende rol speelt het realisatiebeginsel. Dat bepaalt dat kosten en opbrengsten moeten worden toegerekend aan het boekjaar waarin ze gerealiseerd werden. 160
Wanneer worden de uitgaven van 2 450,00 EUR geraliseerd? Wat zou er dan volgens het realisatiebeginsel moeten gebeuren met de aankoop van het printpapier? Waarom zou men dit realisatiebeginsel toepassen in de boekhouding? Op het einde van het boekjaar moet je dus nagaan of: alle kosten en opbrengsten die betrekking hebben op het boekjaar wel geboekt werden; alle geboekte kosten en opbrengsten tijdens het boekjaar wel betrekking hebben op het boekjaar. Zo niet, moet je gebruik maken van overlopende rekeningen. Je hebt daarbij 4 mogelijkheden: Er is al een boeking gebeurd tijdens het boekjaar: 1 Je hebt dit boekjaar een factuur ontvangen, maar je ge- of verbruikt de goederen volgend boekjaar (49000 Over te dragen kosten). 2 Je hebt een betaling ontvangen voor zaken die je pas volgend boekjaar realiseert (49300 Over te dragen opbrengsten). Er werd tijdens het boekjaar nog niets geboekt: 3 Je hebt al goederen of diensten verbruikt, maar doet de betaling hiervan pas volgend boekjaar (49200 Toe te rekenen kosten). 4 Je krijgt de betaling pas volgend boekjaar, hoewel de prestatie dit boekjaar is geleverd (49100 Verkregen opbrengsten). Heb je in de onderstaande voorbeelden te maken met overlopende rekeningen of niet? Indien ja, met welke bovenstaande overlopende rekening heb je dan te maken (1, 2, 3 of 4)? 200(X)-11-30 je betaalt de huur voor het magazijn voor de maanden december 200(X), januari en februari 200(X+1) Overlopende rekening? Welke overlopende rekening? ja /neen 1 / 2 / 3 / 4 200(X)-06-15 je verkoopt voor 5 000,00 EUR handelsgoederen. ja /neen 1 / 2 / 3 / 4 200(X+1)-02-28 je ontvangt de intrest voor de termijnrekening op 1 jaar. ja /neen 1 / 2 / 3 / 4 200(X+1)-02-02 je ontvangt de elektriciteitsrekening voor de maanden december 200(X) en januari 200(X+1). ja /neen 1 / 2 / 3 / 4 200(X)-12-12 200(X)-12-01 je ontvangt een aankoopfactuur van 24 452,00 EUR voor de aankoop van een bestalwagen Ford Transit. je ontvangt huur voor een kantoorruimte voor de maanden december 200(X), januari 200(X+1). ja /neen 1 / 2 / 3 / 4 ja /neen 1 / 2 / 3 / 4 In deze cursus behandelen we, bij wijze van voorbeeld, één van de vier overlopende rekeningen. 161
De intrest bij een lening 200(X)-10-01 Multi Media Store gaat een lening aan bij KBC van 10 000,00 EUR voor 3 jaar, rente 6 %. De kapitaalaflossing en de intrest is na verloop van elk jaar te betalen op 1 oktober. Aflossingstabel met annuïteiten Te lenen bedrag 10 000 Looptijd in jaren 3 Jaarlijkse rentevoet 6,00 % Jaarlijks te betalen bedrag 3 741 Max jaren Te betalen Rentedeel Kapitaaldeel Schuld 0 10 000 1 3741 600 3141 6859 2 3741 412 3329 3530 3 3741 212 3530 0 11 223 1224 10 000 Boekhoudkundige verwerking Boekjaar 200(X) 1 Op 200(X)-10-01 boek je het aangaan van de lening (zie leningen op korte termijn): D 17300 Kredietinstellingen C D 55100 KBC R/C C 2 Op 200(X)-31-12 zonder je de kapitaalaflossing van 200(X+1) af. (zie leningen op korte termijn) D 42000 Schulden op meer dan één C D 17300 Kredietinstellingen C jaar die binnen het jaar vervallen 31/12/200x 10 000,00 (AW) CS CS 3 200(X)-12-31 Toerekenen van de intrest aan boekjaar 200(X). Wanneer betaal je de eerste intrest? Hoeveel rente betaal je dan? Op welke maanden heeft die intrest betrekking? Boekjaar 200(X) Boekjaar 200(X+1) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Hoeveel maanden intrest moet je dus nog toerekenen aan dit boekjaar? Hoeveel rente is dat? 162
å Er is dus al enkele maanden gewerkt het geld van de lening gewerkt. Je moet deze intrest dan ook toerekenen aan de financiële kosten van dit boekjaar. De intrest die je nog moet toerekenen aan boekjaar 200(X) boek je op de debetzijde van rekening (zie eerder: leningen op korte termijn) ç Tegelijk is deze intrest een schuld vermits je die pas het volgende boekjaar betaalt. Hiervoor gebruik je de overlopende rekening. Zoek in de info en analyse van dit hoofdstuk welk van de vier overlopende rekeningen je hiervoor gebruikt: Is dit een actief- of passiefrekening? Waarom? Dus, een passiefrekening die vermeerdert Document: regularisatie eindejaar Kosten van de rente verhogen Kosten verbonden aan schulden 65000 150,00 K + D Overlopende rekening: schuld stijgt Toe te rekenen kosten 49200 150,00 P + C D 65000 Kosten verbonden C D 49200 Toe te rekenen kosten C DS Wat gebeurt er met het saldo van rekening 65000 Kosten verbonden aan schulden? Boekjaar 200x+1 4 200(x+1)-01-01 wordt het boekjaar geopend. Welk bedrag staat er dan op rekening 49200 Toe te rekenen kosten? å De overlopende rekening 49200 Toe te rekenen kosten wordt afgesloten. Daartoe debiteer / crediteer je deze rekening. ç Je brengt het saldo van de 49200 Over te dragen kosten over naar de financiële kostenrekening 65000 Kosten verbonden aan schulden. Is dit een vermeerdering of vermindering van deze kosten? Is dat juist? 163
Document: regularisatie begin boekjaar Toe te rekenen kosten overboeken Toe te rekenen kosten 49200 150,00 P - D Kosten van de rente verlagen Kosten verbonden aan schulden 65000 150,00 K - C D 65000 Kosten verbonden C D 49200 Toe te rekenen kosten C aan schulden 5 200(x+1)-10-01 BA 56 Aflossing van het kapitaal (3 141,00 EUR) en betaling intrest (600,00 EUR) (zie aflossingstabel). å Ons banktegoed vermindert met het bedrag van de annuïteit, nl. 3 741,00 EUR. ç De rente van 600,00 EUR wordt betaald. Hiervoor debiteren we kostenrenekening é De kapitaalafloosing wordt eveneens afgelost. In stap 2 hadden we dat bedrag reeds afgezonderd op rekening 42000 Schulden op meer dan één jaar die binnen het jaar vervallen. Schematisch ziet dat er zo uit: Document: BA 56 KBC Verminderen bankrekening KBC R/C 55100 3 741,00 A - C Vermeerderen financiële kost Verminderen schuld op minder dan één jaar Kosten verbonden aan schulden Schulden op meer dan één jaar die binnen het jaar vervallen 65000 600,00 K + D 42000 3 141,00 P - D D 4200 Schulden op meer dan één C D 55100 KBC R/C C jaar die binnen het jaar vervallen (AW) 3 141,00 (AW) D 65000 Kosten verbonden aan schulden C 150,00 (AW) DS 450,00 164
Welk intrestbedrag zal als kost worden verrekend in boekjaar 200(X+1)? Welke uitgave is er gebeurd in 200(X+1)? De overlopende rekeningen en de balans Op het einde van het boekjaar 200(X) had je deze situatie: D 65000 Kosten verbonden C D 49200 Toe te rekenen kosten C aan schulden 150,00 150,00 DS 150,00 Wat gebeurt er nu met rekening 49200 Toe te rekenen kosten? Omdat het hier een schuldrekening betreft (de intresten betaal je in boekjaar 200(X+1)) is dit een passiefrekening. Deze rekeningen komen dan onder de post Overlopende rekeningen. Afhankelijk van het soort overlopende rekening, kan dit ook een actiefrekening zijn. 49200 Toe te rekenen kosten 49300 Over te dragen opbrengsten 49100 Verkregen opbrengst 49000 Over te dragen kosten Verkorte enkelvoudige balans Omega Pharma NV (in duizenden EUR) 2006 VASTE ACTIVA 871 561 Oprichtingskosten 2 917 Immateriële vaste activa 3 684 Materiële vaste activa 3 723 Financiële vaste activa 861 23 7 VLOTTENDE ACTIVA 354 623 Voorraden en bestellingen in uitvoering 3 412 Vorderingen op ten hoogste één jaar 2 86 508 Geldbeleggingen 58 746 Liquide middelen 3 495 Overlopende rekeningen 2 462 TOTAAL DER ACTIVA 1 226 184 passiefrekeningen actiefrekening EIGEN VERMOGEN 616 442 Kapitaal 1 6 31 5 Uitgiftepremies 3 41 959 Wettelijke reserves 1 631 Onbeschikbare reserves 58 746 Overgedragen winst 1 97 791 SCHULDEN 609 742 Schulden op meer dan één jaar 3 57 667 Schulden op ten hoogste één jaar 2 46 967 Overlopende rekeningen 5 108 TOTAAL DER PASSIVA 1 226 184 In deze balans van Omega Pharma zie je dus zowel aan de actiefzijde als aan de passiefzijde overlopende rekeningen. De benamingen Toe te rekenen kosten, Over te dragen kosten worden dus niet gebruikt in de balans. 165
Document: Oefeningen 1 Op 200(X)-12-31 werd van Mobistar nog geen factuur ontvangen voor de maanden november en december. Op basis van gegevens uit het verleden schat men de kost op 585,00 EUR. 200(X)-12-31 Document: 200(X+1)-01-01 Document: 200(X+1)-01-17 AF 6 Mobistar: rekening november en december 200(X): 612,00 EUR + 21% btw 166
D C Welk bedrag is er toegerekend aan: boekjaar 200(X)? boekjaar 200(X+1)? 2 Op 1 oktober 200(X) heeft bvba Feel wel een lening afgesloten van 17 700,00 EUR met een looptijd van 3 jaren, rente 6%. De terugbetaling in gelijke delen en de rente op het uitsaande bedrag worden jaarlijks betaald op 1 oktober. Geef de boeking betreffende intrest op: 200(X)-12-31 200(X+1)-01-01 200(X+1)-10-01 Hoeveel rente is ten taste gekomen van: boekjaar 200(X)? boekjaar 200(X+1)? 167
Kernleerstof Overlopende rekeningen worden gebruikt om op het einde van het boekjaar: alle kosten en opbrengsten die gedaan zijn tijdens dat boekjaar, maar normaal het volgende boekjaar in rekening worden gebracht, toe te rekenen aan het juiste boekjaar; alle kosten en opbrengsten die tijdens het boekjaar niet zijn gedaan, maar normaal wel zijn verrekend, over te dragen naar het volgende boekjaar. Voorbeeld: toe te rekenen kosten betaling intrest van een lening 200(X)-12-31 de fictieve toekenning van dat gedeelte van de intrest dat dit boekjaar in rekening worden gebracht. D 65000 Kosten verbonden C aan schulden D 49200 Toe te rekenen kosten C 200(X+1)-01-01 Overboeken van de overlopende rekeningen naar de kostenrekening (of eventueel opbrengstenrekening) D 65000 Kosten verbonden C aan schulden D 49200 Toe te rekenen kosten C (AW) De overlopende rekening 49200 Toe te rekenen kosten wordt gesaldeerd. 200(X+1)-xx-xx Betaling intrest D 65000 Kosten verbonden C aan schulden D 55000 Bank R/C C (AW) Het debetsaldo van rekening 65000 Kosten van schulden geeft nu het bedrag dat in rekening wordt gebracht van boekjaar 200(X+1). 168