Ideaalproces en verbeterruimte
1. Arts schrijft een volledige verwijzing Ideaalproces De verwijzer selecteert de patiënt in het eigen informatiesysteem en start de verwijzing. De verwijzer vult (volgens een richtlijn) de verwijsbrief aan en relevante gegevens worden direct overgenomen in de verwijsbrief Arts heeft een vermoeden op kanker en wil een patiënt doorverwijzen vanuit patiëntdossier 2
1. Arts schrijft een volledige verwijzing Huidige situatie Arts heeft een vermoeden op kanker en wil een patiënt doorverwijzen vanuit patiëntdossier 1 70% huisartsen hebben aansluiting voor digitale verwijzing, +/- 50% vindt digitaal plaats 60%van de ziekenhuizen hebben aansluiting voor eerstelijns verwijzing Er bestaat een brede wens voor het sturen van een volledige verwijsbrief 2 3 1 2 Verwijzing vanuit de 1 e - naar 2 e lijn Verwijzing vanuit de 2 e - naar 2 e lijn Op enkele regionale projecten na is digitaal verwijzen voor 2e lijn vanuit ZIS niet mogelijk
2. Doelmatigheid verwijzen Ideaalproces Aan de hand van een beslisboom weet de arts of verwijzen zinvol is en indien mogelijk naar welk type afdeling het beste verwezen kan worden. Een beslisboom helpt de arts te kiezen of de patiënt verwezen moet worden 4
2. Doelmatigheid verwijzen Huidige situatie Een beslisboom helpt de arts te kiezen of de patiënt verwezen moet worden 1 2 Er is geen beslisondersteuning voor de arts of de patiënt verwezen moet worden. Tevens is onbekend naar welk expertisecentrum de patiënt verwezen zou moeten worden Er is geen feedback op de verwijzing en de kwaliteit van informatie. Hierdoor is het lastig het aantal juiste verwijzingen te vergroten 5
3. Arts voert overleg Ideaalproces De arts heeft de mogelijkheid tot afstemming met een specialist in een ander ziekenhuis en kan verifiëren of een eventuele verwijzing effectief wordt geacht De arts kan eenvoudig overleg voeren over de verwijzing met een andere arts 6
3. Arts voert overleg 1 2 Huidige situatie Arts heeft geen mogelijkheid tot overleg over verwijzing anders dan telefonisch Er is beperkte onderlinge bereikbaarheid De arts kan eenvoudig overleg voeren over de verwijzing met een andere arts 7
4. Keuze maken o.b.v. kwaliteitscriteria Ideaalproces De arts krijgt een overzicht van geschikte instellingen voor de verwijzing. Op basis van objectieve criteria over locatie, snelheid en kwaliteit kiezen arts en patiënt samen de meest geschikte instelling De arts en patiënt kiezen samen het ziekenhuis waarheen verwezen wordt met ondersteuning van informatie over de kwaliteit en snelheid per ziekenhuis 8
4. Keuze maken o.b.v. kwaliteitscriteria 1 Huidige situatie Er zijn weinig tot geen objectieve keuzecriteria beschikbaar voor verwijzing, zowel zorginhoudelijk als procesmatig Er is geen uitgebreide verwijsindex voor verwijsopties De arts en patiënt kiezen samen het ziekenhuis waarheen verwezen wordt met ondersteuning van informatie over de kwaliteit en snelheid per ziekenhuis 9
5. Verzenden van (medische) gegevens Ideaalproces Na akkoord van de patiënt worden alle gegevens relevant voor verwijzing (patiëntdossier inclusief verwijsvraag, medicatie-overzicht, lab-uitslagen, beeldmateriaal en fysiek weefsel) eenvoudig, veilig en snel verzonden Via een beveiligde verbinding worden patiëntgegevens en beeldmateriaal na akkoord van de patiënt verstuurd. Eventueel onderzoeksmateriaal wordt door een pakketdienst vervoerd 10
5. Verzenden van (medische) gegevens Huidige situatie Via een beveiligde verbinding worden patiëntgegevens en beeldmateriaal na akkoord van de patiënt verstuurd. Eventueel onderzoeksmateriaal wordt door een pakketdienst vervoerd 1 2 Verzending data vaak nog niet digitaal Beelden vaak per cd-rom verzonden Verzenden van fysiek materiaal (biopten) is een separaat proces Veiligheid van overdracht & patiënt consent is bottleneck voor innovatie Geen goed functionerende, wijd gebruikte IT-standaarden Wens tot gedeeld dossier, met context informatie. Meer dan alleen een verwijzing keten denken 11
6. Track & trace Het ziekenhuis controleert de verwijzing, vraagt eventueel extra informatie aan de verzender, doet een triage en accepteert de patiënt Ideaalproces De arts die de verwijzing heeft verstuurd kan te allen tijde de status van de verwijzing opvragen. Deze track & trace geldt zowel voor contactmomenten van de patiënt als de status van de verschillende onderdelen van de verwijzing. De instelling die de verwijzing ontvangt controleert deze op volledigheid en beoordeeld of zij de geschikte partij zijn om de verwijsvraag te beantwoorden. De verwijzend arts en de patiënt worden vervolgens op de hoogte gesteld van de goede ontvangst en acceptatie. De verwijzer is met deze informatie in staat regie te voeren over de verwijzing. 12
6. Track & trace Het ziekenhuis controleert de verwijzing, vraagt eventueel extra informatie aan de verzender, doet een triage en accepteert de patiënt 1 2 Huidige situatie Verwijzers hebben weinig tot geen inzicht in de voortgang van de verwijzing, of de status van de patiënt in zijn vervolg traject Zelden terugkoppeling aan verwijzer over juistheid verwijzing Zelden terugkoppeling (informatie) aan patiënt i.r.t. verwijzing Informatie is niet (persoonlijk) toegespitst op ontvanger Er is geen tracking & tracing mogelijk van een patiënt en zijn verwijsproces Overdracht behandelaarschap vaak niet eenduidig afgesproken en geregistreerd 13
7. Maken van afspraak Ideaalproces De patiënt kan direct een afspraak maken in de agenda van de instelling. De patiënt kan later zelf de afspraak bekijken en eventueel wijzigen, en kan alvast gegevens zoals een vragenlijst aanleveren. De afspraak wordt direct in de agenda van het ziekenhuis gepland 14
7. Maken van afspraak 1 2 Huidige situatie Het plannen van een afspraak is zelden direct mogelijk Patiëntportalen waarbij een patiënt zelf zijn afspraak kan maken / wijzigen zijn nog pril De afspraak wordt direct in de agenda van het ziekenhuis gepland 15
8. Patiënt regie & communicatie De patiënt kan thuis informatie inzien, direct een afspraak maken of verzetten en kan een vraag stellen aan het ziekenhuis waarnaar verwezen is Ideaalproces De patiënt heeft (indien gewenst) zelf de regie in handen van zijn verwijsproces, en kan eenvoudig informatie inzien, wijzigen of aanvullen. Ook beschikt hij over de mogelijkheid zijn dossier door te sturen, of in te trekken. De instelling waarnaar verwezen wordt kan additionele services bieden, zoals een vervoersdienst of begeleiding bij de ontvangst. 16
8. Patiënt regie & communicatie 1 2 Huidige situatie De patiënt kan thuis informatie inzien, direct een afspraak maken of verzetten en kan een vraag stellen aan het ziekenhuis waarnaar verwezen is Weinig mogelijkheid tot toegang patiënt portaal, bijvoorbeeld voor invullen vragenlijsten door patiënt of inzien medicatie-gegevens Weinig mogelijkheid voor patiënt om verwijzing en dossier toegang te beheren Patiënt heeft weinig mogelijkheid tot zelfsturing Weinig mogelijkheid tot bieden additionele services of informatie vanuit ontvangende specialist direct na verwijzing 17
9. Terugkoppeling Ideaalproces Direct nadat de uitslag van het onderzoek bekend is krijgt de verwijzend arts een terugkoppeling van de verwijzing, waarin het antwoord op de verwijsvraag en een voorstel voor vervolg worden gegeven De arts krijgt terugkoppeling van het onderzoek 18
9. Terugkoppeling 1 2 Huidige situatie Terugkoppeling is vaak nog onvoldoende geëffectueerd Vervolgactie en verantwoordelijkheid is niet altijd duidelijk Tijdigheid van terugkoppeling is erg belangrijk voor huisarts en patiënt, wordt lang niet altijd gehaald De arts krijgt terugkoppeling van het onderzoek 19
10. Feedback voor optimale verwijzing Ideaalproces Door goede registratie van de processtappen, interactiemomenten met de patiënt en de uitkomst van het zorgproces kan kwalitatieve feedback worden gegeven over de juistheid en snelheid van verwijzingen. De verwijzend arts heeft inzicht in de doelmatigheid van de eigen verwijzingen ten opzichte van collega s. Er is kwalitatief inzicht in de gemaakte keuzes en knelpunten in het proces, waardoor betrokkenen continu leren en kunnen verbeteren 20
10. Feedback voor optimale verwijzing Er is kwalitatief inzicht in de gemaakte keuzes en knelpunten in het proces, waardoor betrokkenen continu leren en kunnen verbeteren 1 2 Huidige situatie Er is geen vorm van terugkoppeling bekend in het huidige verwijs proces. Zeer zelden worden artsen aangesproken op hun verwijs gedrag. Er is geen inzage in de doelmatigheid van de verwijzing. 21
Functionaliteiten doorverwijsoplossing
Uit de analyse van het ideaalproces volgen 10 wenselijke functionaliteiten 1. Schrijven van volledige (op richtlijnen gebaseerde) verwijzing 2. Ondersteuning bij doelmatigheid verwijzing 3. Tussentijds overleg tussen verwijzer en (potentieel) ontvanger 4. Ondersteuning bij verwijskeuze middels verwijsindex 5. Verzenden van (medische) gegevens 6. Verwijzer in staat stellen regie te houden door tracking & tracing 7. Direct aanvragen van vervolgafspraak 8. Patiënt regie en communicatie 9. Terugkoppeling van behandelresultaat aan verwijzer 10. Feedback voor optimale verwijzing 23
Eerste aanzet tot fasering en selectie van functionaliteiten Ideaal verwijzen Uitgebreid verwijzen Minimum verwijzen Ideaal verwijzen Ondersteuning bij doelmatigheid verwijzing Tijdig overleg tussen verwijzer en (potentieel) ontvanger Feedback voor optimale verwijzing Direct aanvragen van vervolgafspraak Uitgebreid verwijzen Verwijzer in staat stellen regie te houden door tracking & tracing Patiënt regie en communicatie Terugkoppeling van behandelresultaat aan verwijzer Minimum verwijzen Schrijven van volledige (op richtlijnen gebaseerde) verwijzing Ondersteuning bij verwijskeuze middels verwijsindex Verzenden van (medische) gegevens 24
a t e Soulve Innovations Goeman Borgesiuslaan 77 3515 ET Utrecht 030-7531486 Jeroen.vandalen@soulve.nu Jeroen van Dalen & Jelmer Kranenburg