6 oktober 2008 Lessen in leiderschap Aanbevelingen 2008 Hay Group. All rights reserved. Registered in The Netherlands: Hay Group bv Chamber of Commerce Utrecht: 30096468 Arnhemse Bovenweg 140, 3708 AH, ZEIST www.haygroup.com
2 Aanbevelingen - Lessen in leiderschap Duidelijkheid Zorg voor een strategie Communiceer de strategie en context Communiceer hoe organisatiestructuur past bij de strategie Gebruik de inbreng van leraren in de strategische dialoog Bespreek resultaten met individuele leraren Informeer leraren over realisatie van gewenste resultaten Zorg voor een duidelijke en compacte strategie. De strategie is bij voorkeur in samenspraak met leraren opgesteld, goed te volgen en makkelijk te communiceren. Vertaal de visie van de school in ambitieuze doelen waaruit de bijdrage van elke individuele leraar blijkt. De verdienste van de leraar moet terug te zien zijn in de strategie van de school. Communiceer zo dat elke leraar weet wat de richting van de school, de afdeling en het team is. Maak leraren duidelijk wat er van hen persoonlijk verwacht wordt en hoe dat past in het beleid van de school. Om de strategie van de school goed tussen de oren van de leraren te krijgen is het belangrijk om de strategie op verschillende manieren helder te maken. Met andere woorden, presenteer de strategie op verschillende en aansprekende wijze. Herhaal het beleid en de schoolvisie gedurende het schooljaar. Leg leraren uit hoe de opbouw van de school (organisatiestructuur) en elke verschillende afdeling of team bewust zo zijn gecreëerd om een kwalitatief sterke school te zijn. Evalueer en heroverweeg van tijd tot tijd de organisatiestructuur of deze nog voldoende aansluit bij de strategische doelstellingen. Het is van belang dat de fit tussen de gekozen structuur en strategie voor iedereen in de school inzichtelijk is. Nodig leraren uit om mee te praten over het beleid en keuzes die daarin gemaakt moeten worden. Overweeg ideeën van leraren over de strategie en de gesignaleerde ontwikkelingen serieus en hardop. De school moet zo georganiseerd zijn dat leraren hun werk zo optimaal mogelijk kunnen doen. Plan gedurende het schooljaar formele gesprekken met leraren. Bijvoorkeur drie: aan het begin, halverwege en aan het einde van het schooljaar. In deze gesprekken worden wederzijdse verwachtingen besproken. Focus niet teveel op de persoonlijke ontwikkeling, maar wees duidelijk over te behalen resultaten. De gesprekken bieden duidelijkheid voor alle partijen en houvast om het functioneren en de prestaties van leraren te volgen. De leidinggevende kan beter en explicieter onderscheid maken tussen goede en slechte performance. Het is een manier om gezamenlijk betere en zichtbare resultaten voor de school te realiseren. Er is een heel expliciete focus op te behalen resultaten. Prestaties worden zichtbaar. Dit geeft de kans aan leraren om zich in positieve zin van anderen te onderscheiden en te laten zien wat ze in huis hebben. Communiceer naar de leraren consequent hoe het staat met de realisatie van de gewenste resultaten. Gedurende het jaar worden afspraken gemaakt, één op één. Stem dit persoonlijk af in formele gesprekken. Idealiter heeft elke leraar elk schooljaar een beoordelingsgesprek, en niet één keer in de twee of drie jaar. Op deze wijze geef je leraren de mogelijkheid om een eigen zichtbare bijdrage te leveren. Als er duidelijkheid is over de gekozen strategie en de gewenste resultaten is het essentieel om zeer regelmatig aandacht te schenken aan de voortgang hiervan.
www.haygroup.com 3 Prestatiemaatstaven Spreek leraren aan op individuele resultaten Focus op prioriteiten Bevorder functionele interactie Besteed aandacht aan de mens Spreek leraren aan op prestaties Maak heldere afspraken over te bereiken resultaten met individuele leraren. Teamafspraken kunnen ook gemaakt worden, maar maak individuen wel verantwoordelijk voor projecten en gezamenlijke activiteiten. Het moet helder zijn wie welke klus oppakt en verantwoordelijk is voor het resultaat. Bespreek de voortgang en beoordeel de afgesproken resultaten. Durf hierbij verschilt te maken in matige, goede, zeer goede en excellente prestaties van leraren. Begeleid leraren bij het stellen van de juiste prioriteiten voor wat betreft tijd- en energiebesteding, teneinde de prestatieniveaus te verbeteren. Let daarbij enerzijds op de persoonlijke groei in vakkennis, vaardigheden en competenties van de leraar zelf. Anderzijds op het stijgen van de prestaties van de school. Moedig leraren aan in het communiceren en samenwerken met andere leraren binnen en buiten het eigen team. Dit heeft als doel om onderlinge, persoonlijke obstakels uit de weg te ruimen, een uitlaatklep te bieden voor spanningen die samenhangen met het werk en het voorkomen van landje pik en egotripperij. Onderhoud actief contacten met leraren over hun persoonlijke situatie en gevoelens. Neem voldoende tijd voor leraren om bijvoorbeeld ideeën en gevoelens met elkaar uit te wisselen en te delen. Grijp elke gelegenheid aan om direct en concreet feedback te geven, zodat een leraar precies weet wat u aan zijn bijdrage waardeert en wat u vaker of minder vaak zou willen zien. Maak aan het begin van het jaar concrete afspraken met leraren. Hieronder staat een aantal voorbeelden: Doelstelling Indicator Norm Verbeteren leerlingbegeleiding Oordeel van leerlingen 8 Organiseren van het Sinterklaasfeest Gemiddelde oordeel van alle collega s over organisatie van het 8 Sinterklaasfeest Hanteren van nakijktermijn Aantal overschrijdingen van nakijktermijnen 1 Verbeteren leesvaardigheid van leerlingen Percentage leerlingen dat aan het eind van groep 4 ten minste op AVIniveau 95% 5 leest Verbeteren rekenvaardigheid van leerlingen Percentage leerlingen dat aan een E of D score heeft op rekenen-wiskunde 15% Verbeteren kwaliteit handelingsplannen Oordeel van intern begeleider over kwaliteit handelingsplannen 8 Verbeteren oudergesprekken Oordeel van ouders over de oudergesprekken 8 Verhogen aantal geslaagde leerlingen Percentage geslaagde (eigen) leerlingen voor schoolvak X 95% Verhogen kwaliteit lesgeven Oordeel leerlingen over kwaliteit lessen 8 Ontwikkelen van een nieuw lesprogramma Door curriculumcommissie goedgekeurd lesprogramma vóór 1 juli Verhogen mate waarin curriculumonderdelen op praktijk aansluiten Oordeel van stakeholders over kwaliteit curriculumonderdelen 8 Verbeteren van het beantwoorden van Oordeel van studenten 8 e-mails van studenten Verbeteren werkwijze vaksectie/team Aantal door vaksectie/team overgenomen verbetervoorstellen 1
4 Aanbevelingen - Lessen in leiderschap Teamgeest Creeër teamgeest Geef als leidinggevende het goede voorbeeld Straal optimisme en vertrouwen uit Geef vertrouwen aan leraren Verenig eigen belang met teambelang Creëer een sfeer waarin men elkaar vertrouwen schenkt. Waarin zij waar nodig elkaar helpen en samenwerken. Het werken in teamverband wordt gezien als het fundament onder het succes van veel scholen. Teams bestaan uit zo n vijftien mensen die het werk gemakkelijk van elkaar kunnen overnemen en elkaar kunnen steunen en verbeteren. De teamleden doen dat gevraagd, maar ook ongevraagd. Als blijkt dat een teamlid te veel hooi op zijn vork heeft genomen, neemt een ander teamlid het werk over. Leraren weten van elkaar hoe ze lesgeven en vullen elkaar aan. Voor een leraar geeft het richting als de leidinggevende het goede voorbeeld geeft. Dit kan onder meer tot uitdrukking komen bij het bewust prijzen van de school als een goede werkomgeving of het ondersteunen van veranderingen in andere delen van de school of bekrachtigen van de sociale contacten binnen de school. Dit is extra van belang in moeilijke situaties, waarbij de sfeer in het team dreigt om te slaan. Het gaat om prettige professionele relaties zonder vijandigheid tussen leraren en leidinggevende. De leidinggevende kan daarin de eerste zijn. Communiceer naar leraren toe een boodschap waaruit optimisme en vertrouwen blijkt. Helderheid over het probleem, de oplossingsrichtingen en de te nemen acties zijn daarbij van belang. Presenteer de boodschap krachtig. Dit geeft vertrouwen en energie aan het team. Spreek in positieve bewoordingen over leraren in verschillende gremia. Bewaar kritische punten voor bilaterale gesprekken of daarvoor geëigende teamgesprekken. Dit zorgt ervoor dat iedereen zich beschermd en serieus genomen voelt. Ga kritische punten niet uit de weg, maar uit die in een veilige context. Onderken individuele belangen, maar stimuleer leraren deze te plaatsen ten opzichte van het belang van het team en de school. Ondersteun een leraar bij het maken van een gepaste keuze. Echter, neem tijdig deze keuzevrijheid terug als het team- of schoolbelang te veel onder druk komt te staan.
www.haygroup.com 5 Flexibiliteit Ondersteun nieuwe ideeën actief Ondersteun excellente ideeën Elimineer onnodige procedures Communiceer over gekozen ideeën Laat leraren zichzelf zijn Creëer de juiste randvoorwaarden Het is belangrijk dat nieuwe en originele ideeën een welwillend oor krijgen en leraren de kans krijgen om deze uit te proberen. Terwijl in sommige organisaties überhaupt niet wordt gereageerd op nieuwe ideeën, gaan goed presterende organisaties er voortdurend actief naar op zoek. De mening van leraren afdoen als negatieve kritiek of weerstand helpt niet. Het gaat om meningen die er toe doen. Leidinggevenden dagen vooral hun beste en betrokken leraren uit om creatief en innovatief te zijn en hun mening wordt ter harte genomen. Durf als leidinggevende direct te beslissen als je een excellent idee hoort van een leraar. Geef die leraar jouw steun om dit over te brengen naar anderen. Creëer draagvlak voor het idee ook als consensus nog niet bereikt is. Durf samen met leraren je nek uit te steken voor echt een goed idee dat in jullie ogen de school verder kan helpen. Het is zaak om initiatieven niet direct in de kiem te smoren met onnodige procedures en richtlijnen. Goed presterende organisaties hebben niet zozeer minder procedures, maar gaan er flexibeler mee om. Procedures waarvan het algemeen nut door leraren wordt onderkend, kunnen toch als belemmerend worden ervaren als geen enkele uitzondering op de regel mogelijk is. Vereenvoudig systemen en procedures (bijvoorbeeld rondom roostering, budget aanvragen, informatievoorziening etc.) met als doel de leraar te ondersteunen in het bereiken van de afgesproken doelstellingen. Zorg ervoor dat procedures, systemen en informatie transparant en makkelijk toegankelijk zijn voor leraren. Dit gaat om het antwoord geven op vragen die leven binnen de school. Leraren voelen als er dingen aan de hand zijn, bijvoorbeeld een andere sfeer binnen de school door een veranderde situatie. Luister als leidinggevenden naar deze vragen en zorgen en geef daarop heldere antwoorden. Ook als dit antwoorden zijn, die niet leuk zijn om te geven. Dit geeft een leraar de zekerheid dat ze de hele waarheid te horen krijgen en er eerlijk gecommuniceerd wordt. Dit geeft houvast en duidelijkheid. Verder gaat dit erom dat er een duidelijke verklaring gegeven wordt als een idee van een leraar niet tot uitvoering wordt gebracht. Dit om nieuwe en creatieve ideeën/ oplossingen te blijven stimuleren en niet in de kiem te smoren. Moedig leraren aan om zichzelf te zijn en te blijven. Creëer een veilige werkomgeving zodat leraren hun persoonlijke voorkeuren en zorgen kunnen uitspreken. De diversiteit van de leraren geeft ruimte voor nieuwe en creatieve ideeën omdat leraren vanuit verschillende invalshoeken tegen zaken aankijken. Leraren moeten zich durven uitspreken, graag zelfs om nieuwe ideeën en verbeteringen te signaleren en te genereren. Afkappen of bagatelliseren passen niet in de ideale school. Zorg ervoor dat de benodigde randvoorwaarden (financiën, techniek, informatie, instrumenten) beschikbaar zijn om de gewenste prestatie te kunnen leveren. Dit zorgt ervoor dat een leraar zich ook echt kan richten op het realiseren van zijn prestaties.
6 Aanbevelingen - Lessen in leiderschap Verantwoordelijkheid Benut informele contacten Stimuleer zelfstandigheid Stimuleer individueel initiatief Faciliteer leraren Onderhoud actief informele contacten met leraren. Luister naar hun wensen en zorgen ten aanzien van het werk. Informeer leraren over praktische zaken binnen de afdeling/team en praat indien nodig leraren individueel bij. Complimenteer wenselijk gedrag en neem de tijd om bepaalde resultaten/successen met elkaar te vieren. Dit geeft voor de leraren richting over wat belangrijk is. Delegeer beslissingsbevoegdheden naar het laagste, daartoe geëigende hiërarchische niveau, en beperk de controlemomenten. Zo kunnen leraren hun functie vervullen zonder alles af te stemmen met hun leidinggevende. Stimuleer leraren tot persoonlijk initiatief en daarbij het verkennen van de grenzen van de beschikbare speelruimte. Daag leraren vervolgens uit om bijvoorbeeld beredeneerde risico s te nemen, en een eigen standpunt in te nemen en de consequenties ervan te doorzien. Het kan ook gaan om meer praktische zaken zoals de speelruimte om eigen (werk)tijd in te delen. Biedt leraren de ruimte en faciliteiten die zij nodig hebben voor hun werk. Leraren willen hun verantwoordelijkheid graag waarmaken. Stem af welke materiële en immateriële middelen beschikbaar moeten zijn. Geef de randvoorwaarden helder weer, en wees niet bang als leraren de randen opzoeken. Probeer hierbij alles uit de kast te halen en alles zo te organiseren dat de optimale onderwijsomgeving wordt gerealiseerd.
www.haygroup.com 7 Waardering Herken en beloon prestaties Geef onmiddellijke en concrete feedback Zorg voor meer complimenten dan kritische noten Stimuleer overperformance Vier successen Benut het potentieel van de leraar Gebruik een overzichtelijk promotiesysteem Het is van belang dat het voor een leraar duidelijk is wat er van hem verwacht wordt qua prestaties en wat de prestatiemaatstaven zijn. In eerste instantie gaat het erom dat er zicht is op de prestaties. Vind verschillende manieren om prestaties van leraren te herkennen en daadwerkelijk te zien. Daarna gaat erom hoe deze prestaties beloond worden. Wees hierbij creatief en benut de ruimte die de CAO biedt. Belonen gaat niet alleen over salaris. Maar vooral over waardering en erkenning. Een compliment geven waar anderen bij zijn is al zeer krachtig. Om effectief te zijn in de waardering en erkenning, dient de leidinggevende elke gelegenheid aan te grijpen om direct en concreet feedback te geven. Dan weten leraren precies wat aan hun bijdrage gewaardeerd wordt en wat u vaker of minder vaak zou willen zien. Ook stimuleert u hiermee dat leraren elkaar feedback geven. Het aangeven van de kritische punten bij iemands presteren gaat de meeste mensen makkelijker af dan het formuleren van positieve punten. Bedenk ook dat kritiek harder aankomt dan complimenten. Bereid de te geven complimenten dan ook goed voor en zorg voor een juiste verhouding, bijvoorbeeld één negatief punt ingebed in een drietal complimenten, positieve punten. Als tip kan gedacht worden aan het bijhouden van een logboek over het functioneren van een leraar. Stimuleer goede prestaties. Creëer een klimaat dat het normaal is om bovengemiddelde resultaten te leveren. Het komt vaak voor dat overperforming wordt gezien als overdrijven. Dit kan tot effect hebben dat excellente leraren zich buitengesloten voelen binnen de afdeling/het team. Dit leidt vervolgens tot nivellering van het prestatieniveau. Terwijl het wenselijk is dat juist de overige leraren zich laten aansteken door de uitstekende performers. Het is van belang dat successen gevierd worden. Of het nu gaat om een projectsucces, teamresultaten, examencijfers, oordeel van de inspectie of individuele successen. Laat zien dat successen en resultaten gezien worden en van belang zijn voor de school. Die mogen dus gevierd worden. Haal uit je leraren wat erin zit. Prikkel hun prestatiemotief om hun volledige potentie te benutten. Om dit te benutten is ook het gevoel van loyaliteit van een leraar aan de school, team of leidinggevende van belang. Om potentieel te benutten valt te denken aan een duidelijk carrièreplan uitstippelen met de leraar. Of deze ontwikkeling van een leraar te ondersteunen met trainingen. Of het maken van uitzonderingen op de regels voor de talentvolle leraren. Zoals eerder beschreven stimuleer overperformance. Laat deze leraren groeien binnen de school met behulp van een promotie- en salarissysteem. Het moet helder zijn voor de overige leraren waarom deze leraren zo belangrijk zijn voor de school en om die reden promotie maken of een extra periodiek of bonus krijgen.
Hay Group is een wereldwijd adviesbureau. Samen met het management van organisaties maken we de strategie concreet. We ontwikkelen talent, zorgen dat mensen effectiever werken en dat ze gemotiveerd zijn om optimaal te presteren. Hay Group bv Arnhemse bovenweg 140 3708 AH Zeist Postbus 1151 3700 BD Zeist Nederland t +31 (0)30 692 99 29 f +31 (0)30 692 99 00 e nl_info@haygroup.com www.haygroup.nl www.werkenbijhaygroup.nl Africa Cape Town Johannesburg Pretoria Asia Bangkok Beijing Hong Kong Jakarta Kuala Lumpur Mumbai New Delhi Seoul Shanghai Shenzhen Singapore Tokyo Europe Athens Barcelona Berlin Bilbao Birmingham Bratislava Bristol Brussels Bucharest Budapest Dublin Frankfurt Glasgow Helsinki Istanbul Kiev Lille Lisbon London Madrid Manchester Milan Moscow Oslo Paris Prague Rome Stockholm Strasbourg Vienna Vilnius Warsaw Windsor Zeist Zurich Middle East Dubai Tel Aviv North America Atlanta Boston Calgary Charlotte Chicago Dallas Edmonton Halifax Kansas City Los Angeles Mexico City Montreal New York Metro Ottawa Philadelphia Regina San Francisco San Josè (CR) Toronto Vancouver Washington DC Metro Pacific Auckland Brisbane Canberra Melbourne Perth Sydney Wellington South America Bogota Buenos Aires Caracas Lima Santiago Sao Paulo Lessen in leiderschap version 1 01 okotber 08 Nederland