Deel 2 Schriftelijke communicatie Schrijven voor het net Van papier naar beeldscherm Drs. Willem Hendrikx* Introductie Twintig jaar geleden (we hebben het dan over 1980) schreef bijna iedereen nog direct op papier met pen, potlood of typemachine. Slechts enkele gelukkigen beschikten over een elektronische typemachine met een geheugen van wel één regel tekst. Zij waren de eersten wier letters bij het schrijven niet direct aan het papier werden toevertrouwd. Nu schrijft bijna iedereen via een beeldscherm. Teksten worden pas geprint als daartoe aanleiding is, en heel veel teksten bereiken het printstadium niet meer; ze bestaan slechts uit bits en bytes op een harde schijf. * Drs. Willem Hendrikx is medeoprichter en -eigenaar van Hendrikx Van der Spek, Bureau voor bedrijfscommu-nicatie te Hilversum. Onlangs ver-scheen van hem het boek Schrijven voor het beeldscherm: Internet, intranet, helpsystemen bij Sdu. Het papierloze kantoor? Dankzij de interne netwerken van grote organisaties is het niet meer noodzakelijk om memo s, notulen, rapporten en dergelijke in geprinte vorm naar collega s te versturen. Via het interne netwerk, tegenwoordig vaak een intranet versturen we documenten sneller en goedkoper dan via de bekende postvakjes. Op sommige kantoren zijn bijna alle papieren documenten van de bureaubladen verdwenen: binnenkomende post wordt gescand en via het netwerk verspreid, handleidingen en procedures zijn via het intranet te raadplegen, en het interne bedrijfsblad wordt ook op die manier verspreid. Werkgroepen hebben eigen afdelingen binnen het intranet voor de opslag van documenten, notulen en agenda s. Al deze faciliteiten zijn via Internet ook beschikbaar voor taalgebruikers buiten de overheid en het bedrijfsleven. E-mail is waarschijnlijk de belangrijkste toepassing van Internet. Elektronische tijdschriften en kranten zijn via Internet in ieder huis te lezen, en voor informatie over bedrijven en organisaties hoeft u geen brochures meer aan te vragen maar surft u naar hun websites. 17
Schrijven voor het net Minder papier? Het is nog maar de vraag of deze ontwikkelingen ook daadwerkelijk tot minder papierverbruik leiden. Al jaren dromen organisatieontwerpers van het papierloze kantoor, maar de praktijk wijst uit dat er sinds de komst van computers en printers juist meer papier verbruikt wordt. Veel mensen vinden het niet prettig om (langere) teksten van het beeldscherm te lezen, en printen daarom hun e-mail, een stukje van de handleiding of het adviesrapport. En hoeveel mensen printen niet ook hun eigen teksten, al was het maar omdat ze die liever op papier nakijken dan op scherm. Een voorzichtig toekomstbeeld is dat in kantooromgevingen het papierverbruik op den duur inderdaad beperkt kan worden door meer gebruik te maken van elektronische informatieverspreiding. Maar een roman, een tijdschrift of het avondblad gaat u niet vanaf uw notebook lekker in bed liggen lezen. Bij dit soort teksten, die buiten de kantooromgeving vallen, blijft papier als tekstdrager favoriet. Andere tekst? Om ervoor te zorgen dat beeldschermteksten minder vaak geprint worden en vaker vanaf het scherm gelezen worden, dienen deze teksten wel een andere opbouw te krijgen. Lezers van beeldschermteksten (bijvoorbeeld via Internet) zijn vaak ongeduldig; als een tekst hun niet bevalt, surfen of zappen ze met één druk op de knop naar een andere tekst. Ze lijken met dit leesgedrag op de lezers van een ander vluchtig medium: de krant. Krantenlezers kunnen hun krant op verschillende manieren doornemen. Ze kunnen alleen de koppen lezen om snel een overzicht van het belangrijkste nieuws te krijgen. Van sommige artikelen kunnen ze de lead lezen, de inleidende samenvatting van een artikel. En wanneer ze echt geïnteresseerd zijn, lezen ze het hele artikel. Krantenartikelen vertonen in de manier waarop ze gelezen worden duidelijk overeenkomsten met Internet- of intranetpagina s. Om ervoor te zorgen dat de lezer van Internet- en intranetpagina s snel weet waar de tekst over gaat en of die tekst interessant is, is de aloude formule van het journalistieke nieuwsbericht ideaal. Zorg dat iedere pagina begint met een duidelijke, kernachtige kop; voorzie iedere pagina van een inleiding, die als samenvatting van de pagina functioneert, en zorg verder voor korte alinea s, voorzien van tussenkopjes. 18 Management & Communicatie
Figuur 1. Krantensites maken vaak gebruik van microcontent om de bezoeker snel een overzicht te geven van het actuele nieuws. Schrijven van beeldschermteksten: een stappenplan Stappenplan Tien stappen voor het schrijven van beeldschermteksten. 1. Bepaal doel en doelgroep. 2. Inventariseer welke randvoorwaarden de website of het intranet stelt. 3. Ontwerp een macrostructuur. 4. Bepaal de structuur van de pagina. 5. Schrijf de kop en de lead. 6. Schrijf de andere bouwstenen. 7. Breng interne en externe links aan. 8. Controleer de stijl. 9. Maak de tekst vindbaar. 10. Controleer tekst en techniek. 19
Schrijven voor het net Stap 1. Bepaal doel en doelgroep Zit uw doelgroep wel op het net en is het intranet wel het meest geëigende medium om uw rapport te publiceren? Bij iedere publicatie is het van belang vast te stellen wat u wilt bereiken met uw tekst, bij wie, en of dat mogelijk is via dit medium. Stap 2. Inventariseer welke randvoorwaarden de website of het intranet stelt Het is noodzakelijk dat u van tevoren weet aan welke randvoorwaarden uw bijdrage aan een website of een intranet moet voldoen. Is er een bepaald format waarin u moet werken, is de tekst gebonden aan een maximale lengte, mogen er wel of geen afbeeldingen worden opgenomen (en in welk bestandsformaat)? Kunt u gebruikmaken van bestaande navigatiemiddelen (knoppen, navigatiebalken), mag u overal links aanbrengen of juist niet, bent u verplicht de tekst te schrijven of op te maken met een bepaald publicatietool of mag u een gewone tekstverwerkingstekst aanleveren? Dit zijn nog maar een paar van de vragen waarop u een antwoord moet krijgen. Kortom, vraag uw webmaster of contentmaster naar een publicatie-instructie. Bent uzelf deze webmaster of contentmaster? Zorg dan dat uw tekstleveranciers weten waar ze aan toe zijn en geef ze een dergelijke instructie. Afhankelijk van doel, doelgroep en de randvoorwaarden bepaalt u welke informatie u in uw tekst gaat opnemen. In deze fase kan de research plaatsvinden, maar vaak bestaat hij juist uit selecteren en schrappen, om de informatie op maat te krijgen voor het beeldscherm. Stap 3. Ontwerp een macrostructuur Beeldschermteksten wijken qua structuur op twee manieren af van papieren teksten: Is de tekst verdeeld over enige html-pagina s dan is de informatie meestal opgebouwd in een piramidestructuur (een omgekeerde boomstructuur) in plaats van in een lineaire structuur. Binnen één html-pagina lijkt de structuur van de informatie op die van een nieuwsbericht in de krant (zie hiervoor de volgende stap). Gaat u uw tekst verdelen over meerdere html-pagina s of wordt het één pagina? Bijna alle sites en intranetten hebben een piramidestructuur. U moet bepalen waar in deze structuur uw tekst wordt geplaatst. Overigens zal het voor de meeste teksten niet 20 Management & Communicatie
Figuur 2. De sitemap van de Omo-waslijn geeft een duidelijk beeld van de piramidestructuur van de site. noodzakelijk zijn om de tekst over meerdere pagina s te verdelen. In dat geval moet u wel zorgen voor een ontsluiting op een hogerliggende pagina, bijvoorbeeld door middel van een korte samenvatting (microtekst). Bent u echter aangewezen om een gedeelte van een site in te richten met verschillende informatiegroepen (producten, diensten, vragen) dan is het zinvol om in deze fase grondig te werk te gaan. Ontwerp een scenario, teken op grote vellen de schermen met de navigatiemogelijkheden, bepaal de clickflow voor de verschillende doelgroepen. Bepaal bij iedere soort informatievraag hoe de doelgroep zo snel mogelijk antwoord kan krijgen, zonder dat ze te veel hoeven te klikken. De toerist in de onbekende stad De bezoeker van uw website of de lezer van uw intranetteksten kunt u het beste vergelijken met een toerist die een onbekende stad bezoekt. Toch weet deze bezoeker zijn weg in deze stad te vinden omdat hij beschikt over vele hulpmiddelen: stadsplattegronden, een kompas, straatnaambordjes, richtingborden, personen aan wie hij de weg kan vragen en zijn algemene kennis over hoe steden meestal in elkaar zitten (straten, huisnummering, stoplichten). 21
Schrijven voor het net Op dezelfde manier kan een bezoeker binnen een website de weg vinden. Het is dan wel noodzakelijk dat hij de noodzakelijke hulpmiddelen aantreft. Voorbeelden van oriëntatiehulpmiddelen binnen een site zijn: Een heldere structuur. Zorg ervoor dat de piramidestructuur niet te diep gaat (meestal is drie lagen het maximum). Zorg ervoor dat de navigatiebalk (knoppenbalk) een logische toegang vormt tot de inhoud. Zorg ervoor dat de navigatiebalk altijd aanwezig is. Samenvattingen van dieperliggende informatie op een hoger niveau (microtekst) De sitemap (een grafische of tekstuele weergave van de inhoud van de site). Zoekfaciliteiten. Stap 4. Bepaal de structuur van de pagina Nadat u de structuur op macroniveau heeft bepaald, gaat u de structuur op paginaniveau invullen. Denk daarbij aan de volgende punten: Zet de kern van de informatie bovenaan, bepaal wat er in de kop en de lead moet komen. Bepaal met behulp van de W-vragen (wie, wat, waar, waarom, wanneer, welke) wat de belangrijkste informatie is. Kies een ordeningsprincipe voor de basistekst. Kan de informatie chronologisch worden geordend, of is een thematische of methodische structuur handiger? Bepaal wat ongeveer de lengte wordt van uw pagina. Afhankelijk hiervan neemt u wel of juist geen interne links in de pagina op. Stap 5. Schrijf de kop en de lead Zorg dat de belangrijkste informatie te vinden is in een korte, krachtige, informatieve kop en in een eveneens korte en informatieve lead. De lead is de inleiding of samenvatting net onder de kop. Zorg dat bij de uiteindelijke publicatie die lead ook opvalt qua typografie (cursief, vet of kleur). 22 Management & Communicatie
Figuur 3. Een duidelijke kop met daaronder de lead met de interne links zorgen ervoor dat de bezoeker snel zijn weg in een tekst kan vinden. Stap 6. Schrijf de andere bouwstenen Nadat de kop en de lead geschreven zijn, vult u de rest van de structuur in. Schrijf korte tekstblokjes (enige regels). Zorg dat ze to the point zijn en voorzie de belangrijkste tekstblokjes van een duidelijke en informatieve tussenkop. Denk ook aan de interne structuur van ieder tekstblokje. De eerste zin dient de kern van het stukje te bevatten. Daarnaast dient de structuur ook duidelijk gemaakt te worden door bijvoorbeeld lijstjes (bulleted lists) en andere tekstuele of grafische structuuraanduiders. Zorg er tevens voor dat de typografische vormgeving de structuur ondersteunt, bijvoorbeeld door middel van witregels tussen de alinea s en door te kiezen voor een relatief smalle tekstkolom. 23
Schrijven voor het net Stap 7. Breng interne en externe links aan Is de tekst klaar, bepaal dan of en waar u interne of externe links gaat aanbrengen. Interne links plaatst u bovenaan de pagina, eventueel als onderdeel van de lead. U kunt ze ook in de witmarge naast de lead plaatsen. Bepaal tevens of het zinvol is om externe links op te nemen. Zorg ervoor dat de basistekst niet ontsierd wordt door teveel links. Eventueel kunt u een apart kopje Links, Koppelingen of Verwijzingen opnemen, waarin u uw externe links opneemt. Zorg er dan voor dat deze alinea ook met een interne link bereikbaar is. Stap 8. Controleer de stijl Een belangrijk onderdeel. Bij het schrijven voor beeldschermen moet u nog kritischer op uw stijl zijn dan bij het schrijven voor papier. Let erop dat: de zinnen niet te lang zijn; de teksten actief zijn: vermijd het gebruik van worden ; er personen in de teksten optreden (u, wij, jullie, zij); anticipeer in uw teksten op het interactieve karakter van het medium; er geen omslachtige formuleringen in uw tekst voorkomen; er geen tik-, spel- en grammaticafouten in uw tekst voorkomen; vertrouw niet te veel op een spellingchecker en print de tekst om hem op dit soort fouten te controleren. Stap 9. Maak de tekst vindbaar Om ervoor te zorgen dat de doelgroep uw tekst door zoekmachines of via indexen kan vinden, moet u de juiste trefwoorden aan het begin van uw tekst plaatsen, bij voorkeur ook tussen de metatags van de html-code. Soms zult u dit zelf moeten doen, soms gaat het automatisch via een publicatietool, soms zult u de trefwoorden door moeten geven aan een webmaster of contentmaster. Indien er sprake is van een index (binnen de website of binnen het intranet) zorg er dan voor dat u de juiste trefwoorden doorgeeft aan diegene die deze index beheert. 24 Management & Communicatie
Stap 10. Controleer tekst en techniek Voordat u de tekst publiceert, controleert u hem aan de hand van de volgende vragen. Zijn alle stijl- en spelfouten verwijderd? Klopt de grafische vormgeving (kopjes, vet, cursief, kleurgebruik, witregels, marges)? Hoe komt de tekst over in een browser? Werken de interne en externe links? Is mijn tekst bereikbaar, kan mijn tekst gevonden worden? Controleer de links die naar uw tekst verwijzen en controleer de verwijzingen via zoekmachines en indexen. Het handigste is het om deze controle uit te voeren in een zogenoemde testomgeving, een kopie van een website, of een deel van het intranet dat niet voor het publiek toegankelijk is en waarin geëxperimenteerd kan worden. Tot slot Misschien dat Internet en intranet eindelijk totstandbrengen wat generaties communicatieadviseurs en schrijftrainers niet is gelukt: leesbare handleidingen, adviesteksten en beleidsnota s. Willen deze soorten tekst op het beeldscherm overeind blijven, dan zullen ze een meer journalistieke opbouw moeten krijgen: met kop, lead en een indeling in kleinere tekstblokken. Voor beeldschermteksten zal dit de nieuwe standaard worden en voor papieren teksten is een dergelijke tekstopbouw meestal ook een grote verbetering. Mijn toekomstvisie is dus hoopvol; Internet en intranet zullen zorgen voor beter gestructureerde en makkelijker leesbare teksten. Tips Welke hulpmiddelen biedt u uw bezoeker binnen de tekst? De structuur van de tekst. De lay-out. De kop en de lead. Tussenkopjes. Alinea s als bouwstenen. Samenvattingen. Interne links. Externe links. Afbeeldingen. Trefwoorden. 25