SUBSIDIEREGLEMENT LOKAAL JEUGDWERK 2010 1. ALGEMENE BEPALINGEN 2 2. ERKENNING ALS JEUGDWERKINITIATIEF 4 3. WERKINGSSUBSIDIES 5 4. INFRASTRUCTUURSUBSIDIES 8 5. KAMPSUBSIDIES 11 6. KAMPVERVOER 13 7. SUBSIDIES VOOR DRUKWERK EN KOPIEKOSTEN 14 8. SUBSIDIES VOOR KADERVORMING 15 9. SUBSIDIES VOOR CULTURELE MANIFESTATIES 16 10. SUBSIDIES VOOR STARTENDE INITIATIEVEN 17 11. HUUR- EN ENERGIESUBSIDIES 18 12. MATERIAALSUBSIDIES 19 13. SUBSIDIES VOOR SAMENWERKING 20 14. SUBSIDIES VOOR ONDERHOUD VAN LOKALEN 21-1 -
1. ALGEMENE BEPALINGEN De toekenning van subsidies aan jeugdwerkinitiatieven, alsook de erkenning van jeugdwerkinitiatieven conform het decreet van 9 juni 1993 (art.2, art.4 1 en art.7 1), dient te gebeuren volgens volgende procedure: het jeugdwerkinitiatief dient bij de jeugddienst een aanvraag in, vergezeld van alle nodige bijlagen zoals beschreven in volgende hoofdstukken; de aanvraag wordt nagekeken op volledigheid en correctheid, en wordt vervolgens voorgelegd aan de jeugdraad; de jeugdraad formuleert een advies, dat wordt bezorgd aan het College van Burgemeester en Schepenen (hierna genoemd schepencollege ); het schepencollege beslist in eerstvolgende zitting over de gegrondheid van de aanvraag en zorgt voor de verdere afhandeling. Enkel jeugdwerkinitiatieven die voorkomen op de erkenningslijst waarvan sprake in deel 2 (erkenning als jeugdwerkinitiatief) artikel 5, komen in aanmerking voor subsidiëring. Wanneer men spreekt over het aantal leden van een jeugdwerkinitiatief, wordt hiermee bedoeld het aantal leden (leiding inbegrepen) op datum van 31 augustus. De periode die in aanmerking genomen wordt voor de toekenning van alle subsidies loopt van 1 september tot 31 augustus. Deze periode wordt werkjaar genoemd. Artikel 5: De aanvragen voor subsidies dienen te gebeuren vóór 30 september. Subsidieerbare activiteiten die plaatsvinden na 31 augustus worden het volgende werkjaar in rekening gebracht. Subsidieaanvragen die te laat werden ingediend, kunnen geweigerd worden. Artikel 6: De subsidieaanvragen worden voor advies voorgelegd aan de jeugdraad, die vóór 15 november zijn advies voorlegt aan het schepencollege. Artikel 7: Het schepencollege kan slechts op basis van gegronde redenen het advies van de jeugdraad negeren en geeft hiervoor schriftelijk een verantwoorde motivatie aan de jeugdraad. Artikel 8: Na goedkeuring door het schepencollege worden de subsidies gestort op het door het jeugdwerkinitiatief meegedeelde rekeningnummer, dit ten laatste op 15 december. Artikel 9: Het schepencollege kan de toegekende subsidies geheel of gedeeltelijk weigeren of terugvorderen van het betreffende jeugdwerkinitiatief, indien: - het jeugdwerkinitiatief niet meer voldoet aan de bepalingen van het reglement - de voorwaarden van dit reglement niet werden nageleefd - blijkt dat onjuiste gegevens werden verstrekt - 2 -
Artikel 10: Van betreffende jeugdwerkinitiatieven wordt verwacht dat zij een open boekhouding voeren, zodat het schepencollege eventueel controle kan uitvoeren. Artikel 11: Telkens in juli wordt aan alle erkende jeugdwerkinitiatieven een administratieve bundel bezorgd. Deze bevat alle aanvraagformulieren met betrekking tot de subsidies waarvoor de erkende jeugdwerkinitiatieven in aanmerking kunnen komen. Tevens kan er steeds informatie verkregen worden bij de jeugddienst van de gemeente. Artikel 12: In het jaarplan wordt een verdeling van het totale subsidiebedrag over de verschillende subsidievormen voorgesteld. Deze verdeling kan echter wijzigen bij het toekennen van de verschillende subsidies. Indien de beschikbare budgetten van bepaalde subsidievormen ontoereikend zijn, worden deze tekorten gecompenseerd met eventuele overschotten van andere subsidievormen. Indien het totale beschikbare budget ontoereikend is voor alle subsidieaanvragen, worden de subsidiebedragen van de posten met een tekort proportioneel verminderd (zie voorbeeld). Artikel 13: Eventuele overschotten na de toekenning van alle subsidieaanvragen, worden als volgt verdeeld. Vooreerst wordt een bedrag van 60 per dag georganiseerde speelpleinwerking aangewend ter financiering van de gemeentelijke speelpleinwerking t Speelkasteel. Indien dan nog een bedrag beschikbaar is, zal dit aangewend worden voor de aankoop van materiaal ten voordele van het Bierbeekse jeugdwerk via een uitleendienst en/of uitgekeerd worden als extra werkingssubsidies volgens het puntensysteem. - 3 -
2. ERKENNING ALS JEUGDWERKINITIATIEF Elke jeugdwerkvorm die in aanmerking wenst te komen voor subsidiëring van infrastructuur, huur- of energiekosten, werkingsmiddelen, drukwerk en kopies, materiaal, kadervorming of culturele activiteiten, die beroep wil doen op kampvervoer en/of kampsubsidie, of die subsidies als startend initiatief wil krijgen, moet als dusdanig erkend worden volgens de procedure, zoals deze beschreven is in dit reglement. Om voor de erkenning in aanmerking te komen, moet de jeugdwerkvorm voldoen aan volgende voorwaarden: de voorwaarden beschreven in het referentiekader van het jeugdwerkbeleidsplan het moet gaan om een groepsbeleving, d.w.z. dat individuele begeleiding niet in aanmerking komt de activiteiten moeten plaatsvinden in de vrije tijd, d.w.z. buiten de schooluren het initiatief mag niet competitief gericht zijn en dus niet als primaire doelstelling deelname aan competities handhaven minstens 10 activiteiten organiseren naar de doelgroep op jaarbasis gericht zijn naar kinderen en jongeren van 6 tot en met 24 jaar, of naar een deel van deze groep het adres van de lokalen waar de activiteiten meestal plaatsvinden is gevestigd te Bierbeek De aanvraag tot erkenning moet schriftelijk ingediend worden bij de jeugddienst. De aanvraagformulieren zijn verkrijgbaar bij de jeugdambtenaar in de borre. De jeugdraad verbindt er zich toe over alle aanvragen tot erkenning een advies te formuleren en dit advies door te geven aan het schepencollege. De jeugdraad adviseert op basis van positieve discriminatie over de erkenning van een jeugdwerkinitiatief. Artikel 5: Indien het schepencollege positief beslist over een erkenning van een jeugdwerkinitiatief wordt dit jeugdwerkinitiatief vermeld op de erkenningslijst. Artikel 6: Reeds erkende jeugdwerkinitiatieven dienen niet jaarlijks een erkenningsaanvraag in te dienen. Aan de hand van de aanvraag tot werkingssubsidies zal jaarlijks geëvalueerd worden of er nog aan de voorwaarden tot erkenning voldaan wordt. Indien niet meer aan de voorwaarden voldaan wordt, of indien geen aanvraag tot subsidies wordt ingediend, kan het schepencollege de erkenning intrekken, na advies van de jeugdraad. Het schepencollege brengt het jeugdwerkinitiatief dat geschrapt werd hiervan schriftelijk op de hoogte. Als dit jeugdwerkinitiatief opnieuw in aanmerking wil komen voor subsidiëring, moet het terug een aanvraag tot erkenning indienen. Artikel 7: Elk erkend jeugdwerkinitiatief kan twee stemgerechtigde leden afvaardigen naar de jeugdraad, dit op de manier bepaald in de statuten van de jeugdraad. - 4 -
3. WERKINGSSUBSIDIES Elk erkend jeugdwerkinitiatief dat tijdens het voorgaande werkjaar een jeugdwerking georganiseerd heeft, kan aanspraak maken op subsidiëring van werkingsmiddelen. De aanvraag voor subsidiëring moet vóór 30 september ingediend worden bij de jeugddienst. De aanvraag dient een jaarverslag te bevatten over het vorige werkjaar, waarin volgende gegevens opgenomen worden: naam van het jeugdwerkinitiatief adres van de lokalen benaming en adres van de federatie waarbij het jeugdwerkinitiatief eventueel is aangesloten een ledenlijst (met adres en geboortedatum) en de samenstelling van het bestuur op datum van 31 augustus van het jaar waarin subsidies worden aangevraagd. gemiddeld aantal uren activiteit van het voorbije werkjaar (zie artikelen 6 en 7) een financieel jaarverslag van het voorbije werkjaar (kamp inbegrepen) het rekeningnummer van het jeugdwerkinitiatief waarop het subsidiebedrag mag gestort worden De berekening van de werkingssubsidies via het puntensysteem zal gebeuren op basis van dit jaarverslag, dat door het jeugdwerkinitiatief bij de aanvraag tot werkingssubsidies gevoegd wordt. Artikel 5: De puntenscore wordt bepaald als volgt: A. Puntenverdeling volgens totaalaantal leden vanaf 6 tot en met 24 jaar (leiding inbegrepen). Op 31 augustus: Van 5 tot 15 leden: 1 punt Van 16 tot 30 leden: 2 punten Van 31 tot 50 leden: 3 punten Van 51 tot 70 leden: 4 punten Van 71 tot 95 leden: 5 punten Van 96 tot 120 leden: 6 punten Van 121 tot 150 leden: 7 punten Van 151 tot 180 leden: 8 punten Van 181 tot 210 leden: 9 punten Van 211 tot 240 leden: 10 punten Meer dan 240 leden: 11 punten B. Puntenverdeling volgens het aantal uren activiteit per jaar: Van 16 tot 40 uren: 1 punt Van 41 tot 80 uren: 2 punten Van 81 tot 120 uren: 3 punten Van 121 tot 160 uren: 4 punten Van 161 tot 200 uren: 5 punten - 5 -
Van 201 tot 240 uren: Van 241 tot 320 uren: Van 321 tot 400 uren: Van 401 tot 520 uren: Van 521 tot 750 uren: Van 751 tot 1100 uren: Meer dan 1100 uren: 6 punten 7 punten 8 punten 9 punten 10 punten 11 punten 12 punten C. Toekenning van extra punten: aan de jeugdwerkinitiatieven die vertegenwoordigd zijn in de jeugdraad worden 2 extra punten toegekend. Wel is een aanwezigheid vereist op minstens de helft van het aantal vergaderingen. Artikel 6: Bij de berekening van het aantal uren activiteit per jaar komen leidings- en/of bestuursvergaderingen niet in aanmerking. Activiteiten waarbij winst maken de doelstelling is, komen niet in aanmerking. Activiteiten die naar de doelstelling van de werking streven(bv. Jongeren bij elkaar brengen) en die daarnaast winst maken, komen wel in aanmerking. Hetzelfde geldt voor de voorbereidingen van de activiteiten. De uren activiteit gedurende de kampen komen ook niet in aanmerking, aangezien er een afzonderlijk subsidiereglement voor kampsubsidies is. Ten slotte kan bij de berekening maximaal 8 uren activiteit per dag in rekening worden gebracht. Artikel 7: De berekening van het aantal uren activiteit per jaar van jeugdwerkinitiatieven die op basis van een indeling in leeftijdscategorieën (afdelingen) werken, dient te gebeuren op volgende wijze: eerst wordt het totaalaantal uren activiteit per jaar apart berekend per leeftijdscategorie. vervolgens worden de totalen van alle leeftijdscategorieën samengeteld en gedeeld door het totaalaantal leden van het jeugdwerkinitiatief. Zo bekomt men het gewogen gemiddeld aantal uren activiteit per lid per jaar. dit gemiddelde dient gebruikt te worden voor de berekening van het aantal punten, zoals bepaald in artikel 5 B. Verder volgt een voorbeeld ter verduidelijking van deze berekening. Artikel 8: Het bedrag dat in aanmerking komt om verdeeld te worden via het puntensysteem is het totaalbedrag van de werkingssubsidies. De berekening van het uiteindelijke subsidiebedrag volgens het puntensysteem per jeugdwerkinitiatief gebeurt als volgt: Totaal aantal punten van een jeugdwerkinitiatief x bedrag Totaal aantal punten van alle jeugdwerkinitiatieven - 6 -
Voorbeeld ter verduidelijking: Op 31 augustus telde jeugdwerkinitiatief X 100 ingeschreven leden vanaf 6 tot en met 24 jaar. Totaalaantal leden = 100 (a) Vooreerst wordt het aantal uren activiteit van het voorbije werkjaar apart berekend per leeftijdscategorie: Stel: jeugdwerkinitiatief X werkt met 3 leeftijdscategorieën: categorie 1 heeft 20 leden categorie 2 heeft 50 leden categorie 3 heeft 30 leden Categorie 1 kwam tijdens het voorbije werkjaar: 10 maal samen voor een activiteit die 3 uur duurde (10 x 3 = 30) 20 maal samen voor een activiteit die 2 uur duurde (20 x 2 = 40) Het totaalaantal uren activiteit voor leeftijdscategorie 1 bedraagt dus: (30 + 40) x 20 leden = 1400 (1) Categorie 2 kwam tijdens het voorbije werkjaar: 20 maal samen voor een activiteit die 4 uur duurde (20 x 4 = 80) 40 maal samen voor een activiteit die 6 uur duurde (40 x 6 = 240) 5 maal samen voor een activiteit die 2 uur duurde (5 x 2 = 10) Het totaalaantal uren activiteit voor leeftijdscategorie 2 bedraagt dus: (80 + 240 + 10) x 50 leden = 16500 (2) Categorie 3 kwam tijdens het voorbije werkjaar: 50 maal samen voor een activiteit die 3 uur duurde (50 x 3 = 150) 10 maal samen voor een activiteit die 5 uur duurde (10 x 5 = 50) Het totaalaantal uren activiteit voor leeftijdscategorie 3 bedraagt dus: (150 + 50) x 30 leden = 6000 (3) Vervolgens worden de totalen van alle leeftijdscategorieën samengeteld: (1) + (2) + (3) = 1400 + 16500 + 6000 = 23900 (b) Ten slotte wordt dit totaal gedeeld door het totaal aantal leden van het jeugdwerkinitiatief. Zo bekomt men het gewogen gemiddeld aantal uren activiteit per lid per jaar: (b): (a) = 23900: 100 = 239 (c) - 7 -
4. INFRASTRUCTUURSUBSIDIES De erkende jeugdwerkinitiatieven of vzw s met als hoofddoel het beheren van de infrastructuur van erkende jeugdwerkinitiatieven, kunnen beroep doen op een specifieke toelage voor werken, bestemd voor bouwen of verbouwing van jeugdlokalen, en voor onderhoud, verfraaiing- of veiligheidswerken, met uitsluiting van gemeentelijke eigendom. Er wordt een onderscheid gemaakt naarmate het infrastructuurwerk (zonder subsidie) meer dan wel minder kost dan 1.250. Subsidies voor werken boven 1.250 mogen alleen aangevraagd worden volgens procedure 4.1. Voor kleinere uitgaven mag de eenvoudigere procedure 4.2. gevolgd worden. De subsidie bedraagt in beide gevallen 60 % van de kosten. Vanuit de middelen ter beschikking gesteld door de Vlaamse Gemeenschap voor de uitvoering van het jeugdwerkbeleidsplan kan elk jeugdwerkinitiatief maximaal 5.000 aan infrastructuursubsidies krijgen over een periode van drie jaar. In de gemeentebegroting werd een extra bedrag ingeschreven voor subsidies van grotere infrastructuurwerken, indien de middelen vanuit het jeugdwerkbeleidsplan ontoereikend zijn. 4.1. Subsidies voor werken van meer dan 1.250 In tegenstelling tot de algemene bepalingen van dit subsidiereglement, moet de aanvraag voor subsidiëring ingediend worden bij de jeugddienst vóór de aanvang van dergelijke omvangrijke werken. De aanvraag dient volgende gegevens te omvatten: naam van het jeugdwerkinitiatief adres bouwplaats jeugdlokaal, evenals een plan van het gebouw en de terreinen vermelding van eigendom (privé-eigendom, privé-grond) een financieel plan en een werkplan: beschrijving van de huidige toestand en van de geplande werken, planning en eventuele fasering, te gebruiken materialen, prijsoffertes van leveranciers of aannemers, raming van de totale kostprijs,... Deze plannen moeten zo gedetailleerd en volledig mogelijk opgesteld worden, aangezien het subsidiebedrag hiervan afhangt. een afschrift van de bouwvergunning, indien nodig indien nodig een afschrift van het recht van opstal dat door de notaris werd opgemaakt een schriftelijke verklaring van de eigenaar dat het jeugdwerkinitiatief minstens gedurende de in artikel 10 vastgestelde termijn gebruik mag maken van de grond en de lokalen Artikel 5: Elke aanvraag zal per jeugdwerkinitiatief afzonderlijk behandeld worden in de jeugdraad, die een gemotiveerd advies geeft aan het schepencollege. De aanvragen zullen onderzocht worden op basis van positieve discriminatie. Op basis van dit onderzoek wordt prioriteit gegeven aan (één) bepaalde aanvra(a)g(en). - 8 -
Artikel 6: Het schepencollege beslist principieel over de subsidieaanvragen. Na goedkeuring kunnen de werken aanvangen. Artikel 7: De uitbetaling van de subsidie zal gespreid worden op basis van een planning die berust op overeenkomst. Het aanvragende jeugdwerkinitiatief dient systematisch (aan de hand van het werkplan en het financieel plan) rekeningen of facturen in van leveranciers of aannemers. Deze facturen worden getoetst aan het werkplan, het financieel plan en aan de uitgevoerde werken. De uitbetaling zal gebeuren binnen een termijn van twee maanden na het voorleggen van de facturen. Artikel 8: Wijzigingen in de plannen zijn mogelijk, mits voorlegging aan en goedkeuring door het schepencollege. Artikel 9: Indien blijkt dat de kostprijs van de werken hoger dreigt uit te vallen dan geraamd in de oorspronkelijke subsidieaanvraag, dient een bijkomende aanvraag tot het verkrijgen van subsidies ingediend te worden, samen met een motivering voor deze bijkomende subsidie. Na advies van de jeugdraad beslist het schepencollege over deze bijkomende subsidie, waarna bovenstaande procedure voor uitbetaling gevolgd wordt. Indien blijkt dat de kostprijs lager is dan geraamd in de oorspronkelijke subsidieaanvraag, wordt slechts 60% uitbetaald van de voorgelegde rekeningen of facturen. Artikel 10: Jeugdwerkinitiatieven die gevestigd zijn in privé-eigendom of zich vestigen op privé-gronden worden aangeraden een overeenkomst van recht van opstal af te sluiten met de eigenaar. Een minimale vereiste om voor deze subsidie in aanmerking te komen, is dat de eigenaar er zich schriftelijk toe verbindt dat het betreffende jeugdwerkinitiatief minstens gedurende de volgende vijf jaren gebruik mag maken van de grond en de lokalen. Per schijf van 2.500 dat het bedrag der werken stijgt boven 12.500 wordt de termijn verhoogd met 1 jaar. Indien de werken een erg hoge kost met zich brengen, wordt de jeugdwerkinitiatieven aangeraden een vzw op te richten. 4.2. Subsidies voor uitgaven van minder dan 1.250 Artikel 11: In tegenstelling tot de subsidies voor werken van meer dan 1.250, mogen hier de subsidieaanvragen ná de realisatie van de werken ingediend worden, zodat in één aanvraag de kosten van een heel werkjaar kunnen samengebracht worden. Indien de totaalkost méér bedraagt dan 1.250, dient het jeugdwerkinitiatief een schriftelijke verklaring van de eigenaar voor te leggen, waarin deze verklaart dat het jeugdwerkinitiatief minstens gedurende de volgende vijf jaren gebruik mag maken van de grond en de lokalen. Artikel 12: De uitgaven dienen gestaafd te worden door het voorleggen van de rekeningen of facturen op naam van het jeugdwerkinitiatief, of een afschrift hiervan. - 9 -
Artikel 13: De aanvraag moet vóór 30 september ingediend worden bij de jeugddienst, en dient volgende gegevens te omvatten: naam van het jeugdwerkinitiatief omvang van de uitgaven berekening van de gevraagde tussenkomst (eventueel kopies van) rekeningen of facturen op naam van het jeugdwerkinitiatief - 10 -
5. KAMPSUBSIDIES De erkende jeugdwerkinitiatieven kunnen gebruikmaken van een financiële tussenkomst voor het organiseren van kampen. Kampsubsidies worden alleen toegekend wanneer de kampperiode minstens 4 nachten omvat. Het totale subsidiebedrag wordt als volgt berekend: Het basisbedrag bedraagt 1 per dag per deelnemer (zowel leden als leiding tot en met 24 jaar), dag van vertrek en aankomst inbegrepen. Dagen waarop alleen leiding aanwezig is kunnen niet in rekening gebracht worden. Het aantal kampdagen kan verschillen naargelang de leeftijdscategorie van de deelnemers. In dit geval wordt het bedrag per leeftijdscategorie berekend, waarna deze bedragen worden samengeteld. De totale som vormt het basisbedrag. Basisbedrag = aantal deelnemers x aantal dagen x 1 = (a) Dit basisbedrag wordt vermenigvuldigd met een factor die het aantal op het kamp aanwezige gekwalificeerde leiding (zie artikel 4) per 7 leden (deelnemers) weergeeft. Basisbedrag x factor = Basisbedrag x aantal gekwalificeerde leiding(art.4) = (b) aantal deelnemers / 7 De twee bovenstaande resultaten worden samengeteld om het totale subsidiebedrag te berekenen. Totale bedrag = Basisbedrag + Basisbedrag x aantal gekwalificeerde leiding(art.4) = (a) + (b) aantal deelnemers / 7 Voor de berekening van het subsidiebedrag mag als factor maximum de waarde 1 gebruikt worden, aangezien in dat geval minimum 1 gekwalificeerde leider per 7 leden aanwezig is (deze verhouding wordt als ideaal beschouwd). Wanneer de factor hoger ligt dan 1, moet de factor bijgevolg beperkt worden tot het maximum (= 1). De aanvraag moet vóór 30 september ingediend worden bij de jeugddienst, en dient volgende gegevens te omvatten: naam van het jeugdwerkinitiatief lijst van de deelnemers (leiding inbegrepen, leden van de kookploeg niet) kopie van kampcontract voor alle gekwalificeerde leiding : - een kopie van het attest basisvorming jeugdverantwoordelijke of animator OF - een kopie van het attest, afgeleverd door een nationaal erkende organisatie, waaruit blijkt dat de betrokkene een cursus gevolgd heeft die leidt tot het attest basisvorming jeugdverantwoordelijke of animator OF - een attest ondertekend door de hoofdverantwoordelijke van de vereniging, waaruit blijkt dat de betrokkene minimum 20 jaar is en drie jaar effectieve ervaring heeft als leiding binnen het jeugdwerk. - 11 -
Voorbeeld ter verduidelijking: Jeugdwerkinitiatief X gaat van 1 tot 11 juli op kamp met 105 deelnemers, meer bepaald 85 leden (waaronder 15 leden onder de 10 jaar) en 20 leiders. De leiding vertrekt op 1 juli; de leden ouder dan 10 jaar vertrekken op 2 juli en de jongsten (< 10 jaar) gaan slechts één week op kamp (vanaf 5 juli). Alle deelnemers blijven tot het einde van het kamp (11 juli). Basisbedrag: het voorkamp van de leiding komt niet in aanmerking voor de berekening van het basisbedrag berekening voor leiding en oudste leden (> 10 jaar): (20 + 70) x 10 dagen x 1 = 900 berekening voor jongste leden (< 10 jaar): ( 15 ) x 7 dagen x 1= 105 Basisbedrag = 900 + 105 = 1.005 Factor: onder de leiding komen 15 personen in aanmerking als gekwalificeerde begeleider (voorwaarden: zie art. 3) berekening factor: 15 gekwal.leiding = 1,23 85 leden / 7 aangezien de factor meer dan 1 bedraagt, wordt voor de berekening van het totale bedrag gewerkt met de maximumfactor = 1. Totale bedrag kampsubsidies: 1.005 + (1.005 x 1) = 2.010-12 -
6. KAMPVERVOER Elk erkend jeugdwerkinitiatief kan een aanvraag indienen voor vervoer van het kampmateriaal. Dit vervoer is evenwel beperkt tot het Belgisch grondgebied. Het jeugdwerkinitiatief zorgt voor voldoende mankracht bij het laden en lossen van de vrachtwagen(s), voor een exacte routebeschrijving en voor één begeleider die met de vrachtwagen meerijdt. Indien aan deze bepalingen niet voldaan wordt, kan het kampvervoer het volgende werkjaar geweigerd worden. De aanvraag moet vóór 1 juni ingediend worden bij de jeugddienst, en dient volgende gegevens te omvatten: naam van het jeugdwerkinitiatief adres van de kampplaats begin- en einddatum van het kamp datum, uur en plaats om te laden bij het vertrek en bij de terugkomst de gewenste vervoermiddelen De planning van dit kampvervoer wordt opgemaakt in samenwerking met de technische dienst, de jeugddienst en de betrokken jeugdwerkinitiatieven. Artikel 5: Het schepencollege beslist over de toekenning van het kampvervoer (zonder voorafgaandelijk advies van de jeugdraad) en stelt het jeugdwerkinitiatief op de hoogte van zijn beslissing vóór 1 juli. Bij weigering dient ook de jeugdraad ingelicht te worden, met vermelding van de reden. Artikel 6: De verantwoordelijke van het jeugdwerkinitiatief neemt uiterlijk 7 dagen voor de vertrekdatum contact op met de ploegbaas van de gemeentelijke technische dienst voor het maken van de laatste afspraken. - 13 -
7. SUBSIDIES VOOR DRUKWERK EN KOPIEKOSTEN De erkende jeugdwerkinitiatieven kunnen een beroep doen op een specifieke tussenkomst voor hun kosten van drukwerk, op papier of karton, en kopies, voor zover het gaat om specifieke thema s eigen aan het desbetreffende jeugdwerkinitiatief. De subsidie bedraagt 60 % van de druk- en kopiekosten. De maximale tegemoetkoming per jaar bedraagt 5 per lid van het desbetreffend jeugdwerkinitiatief. De uitgaven dienen gestaafd te worden met een rekening of een kopie hiervan en een exemplaar van het drukwerk (of de kopies) als voorbeeld. Zonder kopie van de rekeningen, worden er geen subsidies verdeeld. De aanvraag moet vóór 30 september ingediend worden bij de jeugddienst, en dient volgende gegevens te omvatten: naam van het jeugdwerkinitiatief omvang van de uitgaven berekening van de gevraagde tussenkomst (eventueel een kopie van) de rekeningen en telkens een voorbeeldexemplaar - 14 -
8. SUBSIDIES VOOR KADERVORMING Aan alle jongeren van minimum 16 jaar tot en met 24 jaar die hun hoofdverblijfplaats hebben op het grondgebied van Bierbeek, kan een toelage voor kadervorming uitgekeerd worden. Ook Bierbeekse jongeren van minimum 16 jaar die géén lid zijn van een erkend Bierbeeks jeugdwerkinitiatief, kunnen dus aanspraak maken op een subsidie voor kadervorming. De toelage wordt verleend voor het volgen van een cursus, erkend door de afdeling Jeugdwerk van de Vlaamse Gemeenschap, gestaafd door een attest. De cursus dient bovendien een minimumduur van ten minste 4 uren te hebben. Per cursus kunnen de cursisten slechts in één Vlaamse gemeente en via één jeugdwerkinitiatief kadervormingsubsidies krijgen. Enkel indien niet- Bierbeekse jongeren die lid zijn van een erkend Bierbeeks jeugdwerkinitiatief geen of slechts een gedeeltelijke subsidie kunnen krijgen in hun eigen gemeente, kunnen zij via het Bierbeeks jeugdwerkinitiatief ook aanspraak maken op een Bierbeekse tussenkomst met een maximum van het niet-subsidieerbare bedrag in die andere gemeente. De subsidie bedraagt 60% van de cursusprijs met een maximum van 125 per persoon per cursus. Indien het beschikbare budget voor kadervorming ontoereikend is, zullen de subsidiebedragen proportioneel verminderd worden. Subsidies voor cursussen die leiden tot het brevet van animator worden echter bij voorrang volledig uitbetaald. Artikel 5: De aanvraag voor subsidiëring moet vóór 30 september ingediend worden bij de jeugddienst, hetzij door het jeugdwerkinitiatief waarvan de cursist lid is, hetzij individueel. Cursussen die starten na 31 augustus worden het volgend werkjaar in rekening gebracht. Artikel 6: De aanvraag dient volgende gegevens te omvatten: naam, adres, geboorteplaats en -datum van de cursist naam van het jeugdwerkinitiatief waarbij de cursist eventueel is aangesloten nummer van de bankrekening waarop de subsidie mag uitbetaald worden verklaring van de inrichters van de cursus waaruit blijkt dat de cursus erkend is door de afdeling Jeugdwerk van de Vlaamse Gemeenschap, en waaruit blijkt dat de cursist de cursus gevolgd heeft handtekening van de cursist of de verantwoordelijke van het jeugdwerkinitiatief Artikel 7: 5% van het totale subsidiebedrag wordt voorbehouden voor subsidies van kadervorming georganiseerd door landelijk erkende jeugdwerken. De rest van het bedrag kan dienen voor subsidies van andere kadervormingen. - 15 -
9. SUBSIDIES VOOR CULTURELE MANIFESTATIES 9.1. Subsidies voor onvoorzien verlies bij het zelf organiseren van culturele manifestaties Erkende jeugdwerkinitiatieven kunnen beroep doen op een subsidie voor culturele manifestaties indien blijkt dat er een onvoorzien financieel verlies is. Bedoelde culturele manifestaties hebben een open karakter, zijn specifiek gericht naar jongeren tussen 6 en 25 jaar en vinden plaats binnen de gemeentegrenzen. Deze manifestaties moeten tot het sociaal-cultureel werk kunnen gerekend worden, zoals bijvoorbeeld de organisatie van een popconcert, theater, film of andere financieel risicovolle culturele manifestaties (fuiven, eetfestijnen en soortgelijke zuiver winstgevende activiteiten zijn dus niet subsidieerbaar). De culturele manifestaties moeten georganiseerd zijn door ofwel het erkend jeugdwerkinitiatief zelf, ofwel een groep van erkende jeugdwerkinitiatieven. De subsidiëring van eigen georganiseerde culturele manifestaties bedraagt maximum 60 % van het geboekte, zuiver financieel verlies. De aanvraag voor deze subsidie moet vóór 30 september ingediend worden bij de jeugddienst, en dient een dossier te omvatten waaruit blijkt dat er een onvoorzien financieel verlies geboekt is. Artikel 5: Indien het beschikbare krediet ontoereikend is, wordt het bedrag van elke aanvrager procentueel en evenredig verminderd (samen met de subsidies voor het deelnemen aan culturele manifestaties). 9.2. Subsidies voor het deelnemen aan culturele manifestaties Artikel 6: Erkende jeugdwerkinitiatieven kunnen beroep doen op een subsidie voor deelname aan culturele manifestaties. Het moet gaan om georganiseerde groepsbezoeken(ongeveer 10 deelnemers) aan door derden georganiseerde, strikt culturele manifestaties. Deze manifestaties moeten tot het sociaal-cultureel werk kunnen gerekend worden, zoals bijvoorbeeld theater of film (fuiven, uitstappen, eetfestijnen en soortgelijke zuiver winstgevende activiteiten komen niet in aanmerking). Artikel 7: De subsidie bedraagt 60 % van de toegangsprijs met een maximum van 2,50 per lid per werkjaar. Artikel 8: De aanvraag moet vóór 30 september ingediend worden bij de jeugddienst, samen met de deelnamebewijzen. Indien het beschikbare krediet ontoereikend blijkt, wordt het bedrag van elke aanvrager procentueel en evenredig verminderd (samen met de subsidies voor onvoorzien verlies). - 16 -
10. SUBSIDIES VOOR STARTENDE INITIATIEVEN Pas erkende jeugdwerkinitiatieven kunnen aanspraak maken op een financiële tussenkomst voor startende initiatieven. Deze subsidieaanvraag gebeurt gelijktijdig met de aanvraag tot erkenning. De aanvragen kunnen in de loop van het jaar ingediend worden, wel vóór 30 september, en dienen volgende gegevens te omvatten: naam van het jeugdwerkinitiatief ledenlijst en geplande ledenwerving overzicht van de geplande activiteiten van het volgende jaar raming van eventuele toekomstige inkomsten en uitgaven De aanvraag zal geëvalueerd worden op basis van de opgegeven planning en de reeds beschikbare gegevens van de opgestarte werking. Als referentiekader wordt de grootte van werkingssubsidies van gelijkaardige jeugdwerkinitiatieven gebruikt. Het schepencollege beslist over de grootte van de subsidie na advies van de jeugdraad. Artikel 5: De vereniging die de subsidie voor startende initiatieven ontvangt moet deze subsidie verantwoorden. Aan de hand van bewijsstukken moet de vereniging bewijzen dat de subsidie gebruikt is voor de uitbouw van de werking. De vereniging moet deze bewijsstukken binnenbrengen op de jeugddienst, en dit ten laatste op 30 september volgend op het werkjaar dat de subsidie is uitgekeerd. Indien de vereniging geen bewijsstukken kan voorleggen is de vereniging verplicht de uitgekeerde subsidie terug te storten. - 17 -
11. HUUR- EN ENERGIESUBSIDIES Indien een erkend jeugdwerkinitiatief lokalen huurt voor de normale jaarwerking, kan deze uitgave gesubsidieerd worden. Deze subsidie kan niet aangewend worden indien de vereniging een lokaal huurt voor andere doeleinden (bv. voor een fuif). Erkende jeugdwerkinitiatieven die zelf de verbruikskosten voor elektriciteit, water of verwarming dragen, kunnen hiervoor eveneens subsidies krijgen. Er moet dan wel aangetoond worden via factuur of overschrijving dat de vereniging deze kosten zelf heeft moeten betalen. De subsidie bedraagt 60 % van de betaalde huur- of energieprijs met een maximum van 750 per jeugdwerkinitiatief per werkjaar. De aanvraag voor subsidiëring moet vóór 30 september ingediend worden bij de jeugddienst, en dient volgende gegevens te omvatten: indien het gaat over huursubsidies: naam van het jeugdwerkinitiatief ligging van de lokalen naam en het adres van de verhuurder contractuele voorwaarden van de huur (zo mogelijk kopie van huurovereenkomst) bewijsstukken dat de huur effectief werd betaald (bv. rekeninguittreksels, verklaring van de verhuurder,...) Indien het gaat over energiesubsidies: naam van het jeugdwerkinitiatief bewijsstukken dat de kosten effectief werden betaald (bv. rekeninguittreksels, kopies van de facturen,...) Elke wijziging in de voorwaarden moet zo snel mogelijk gemeld worden aan de jeugddienst. - 18 -
12. MATERIAALSUBSIDIES De aankoop van duurzaam materiaal in het kader van de normale werking van het JWI kan gesubsidieerd worden. Het betreft uitgaven van het voorbije werkjaar van minimum 100 per voorwerp. Volgend materiaal komt in aanmerking voor subsidiëring: audiovisueel materiaal, muziekinstrumenten, kampeermateriaal (bv. tenten,...), keukenmateriaal, allerhande gebruiksgoederen. Verbruiksgoederen worden niet gesubsidieerd, uitgaven voor infrastructuur kunnen gesubsidieerd worden via de infrastructuursubsidies. Een voorwaarde voor het verkrijgen van materiaalsubsidie is dat het aangekochte materiaal minstens vijf jaar eigendom blijft van het jeugdwerkinitiatief en gebruikt wordt voor de normale werking van de vereniging. Het materiaal mag wel ter beschikking gesteld worden van derden. De subsidie bedraagt maximaal 60 % van de aankoopprijs met een maximum van 500 per jeugdwerkinitiatief per werkjaar. De aanvraag moet vóór 30 september ingediend worden bij de jeugddienst. Bij de aanvraag dient een schriftelijk bewijs van aankoop gevoegd te worden (liefst een factuur), met minimum vermelding van volgende gegevens: naam, adres en telefoonnummer van de verkoper (met handtekening of stempel) omschrijving van het gekochte materiaal datum van aankoop prijs (inclusief BTW) Artikel 5: Het schepencollege oordeelt of de aankoop kadert binnen de normale werking van het JWI en beslist over de subsidie, steeds na advies van de jeugdraad. - 19 -
13. SUBSIDIES VOOR SAMENWERKING TUSSEN JWI S Erkende jeugdwerkinitiatieven kunnen beroep doen op een subsidie voor projecten die door twee of meer jeugdwerkinitiatieven georganiseerd worden. De bedoeling is de samenwerking tussen de verschillende jeugdwerkinitiatieven te bevorderen. Bedoelde projecten hebben een open karakter, zijn specifiek gericht naar jongeren tussen 6 en 25 jaar en vinden plaats binnen de gemeentegrenzen. Er moet duidelijk een meerwaarde blijken door de samenwerking. De (gezamenlijke) aanvraag voor deze subsidie moet vóór 30 september ingediend worden bij de jeugddienst, en dient een gemotiveerd dossier te omvatten met minstens volgende gegevens: namen van de verschillende jeugdwerkinitiatieven beschrijving van het project financieel verslag De aanvraag zal geëvalueerd worden op basis van de grootte van het evenement en de meerwaarde van de samenwerking. Artikel 5: Het schepencollege beslist over de grootte van de subsidie na advies van de jeugdraad. Artikel 6: Deze subsidie blijft slechts geldig zolang de speciaal hiervoor vastgelegde kredieten van 1996 niet uitgeput zijn. Indien het beschikbare krediet ontoereikend is, wordt het bedrag van elke aanvrager procentueel en evenredig verminderd. - 20 -
14. ONDERHOUD AAN JEUGDLOKALEN Binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd op de gemeentebegroting, kan er aan de jeugdwerkinitiatieven met een eigen jeugdwerkinfrastructuur, een toelage voor onderhoud van de jeugdlokalen worden verleend volgens de normen en voorwaarden die in dit reglement worden opgenomen. Het lokaal moet als goede huisvader onderhouden worden. Lokaal: Ordelijkheid: in de gangen staat geen rommel het lokaal is opgeruimd, alles heeft zijn plaats Reinheid & hygiëne: afval zit in zakken en zakken zijn netjes weggeborgen de wc s en eventuele douches zijn proper de keuken is netjes er zijn voldoende vuilnisbakken de vloeren zijn gepoetst Veiligheid: brandbare en giftige spullen, glas en andere scherpe voorwerpen slingeren niet in het rond nooduitgangen zijn duidelijk en goed bereikbaar er zijn voldoende brandblussers en deze hangen op de voorziene plaatsen aangeduid met een icoontje Rond het lokaal: er slingert geen afval rond De jeugdlokalen kunnen 2 keer per jaar onaangekondigd gecontroleerd worden. Er is een controle zowel in het voorjaar als in het najaar. De jeugdlokalen moeten tijdens de twee controlemomenten goedgekeurd worden. Indien de controle negatief is, krijgt het jeugdwerkinitiatief een tweede kans om alsnog de lokalen in orde te stellen. Het voorziene bedrag wordt verdeeld onder de jeugdwerkinitiatieven die in orde zijn met hun lokalen. Bv. Bedrag: 250 euro. Er zijn 5 verenigingen die een eigen lokaal te onderhouden hebben. Er zijn slecht 3 verenigingen tijdens de twee controles in orde = 250: 3 = 83.3 euro per jeugdwerkinitiatief. Er wordt jaarlijks een wisselbeker uitgereikt voor het meest onderhouden lokaal. - 21 -