BESCHRIJVING OMKADERING. A. ALGEMENE VERGADERING: De algemene vergadering is samengesteld uit alle werkende leden, en wordt voorgezeten door de voorzitter van de Raad van Bestuur, of bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter of de oudste van de aanwezige bestuurders. Een lid kan zich echter door een ander lid op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen. Een lid kan evenwel slechts één ander lid vertegenwoordigen. Elk lid beschikt over één stem op de algemene vergadering. Mogen de vergadering bijwonen zonder stemrecht : 1. De leden van de raad van bestuur, die geen werkende leden zijn. 2. De toegetreden leden en in voorkomend geval hun ouders. B. RAAD VAN BESTUUR: De vereniging wordt bestuurd door een Raad van Bestuur van tenminste vier bestuurders. Als evenwel maar drie personen lid zijn van de vereniging, bestaat de Raad van Bestuur uit slechts twee personen. Het aantal bestuurders moet in elk geval lager zijn dan het aantal personen dat lid is van de vereniging. Wanneer door vrijwillig ontslag of afzetting, het aantal bestuurders is teruggevallen tot onder het wettelijk minimum, dan blijven de bestuurders in functie totdat regelmatig in hun vervanging is voorzien. i. Voorzitter: Algemene coördinatie van de verantwoordelijkheden van de Raad van bestuur. a. Toezicht of alle afspraken worden opgevolgd. b. Externe contacten met stad en andere officiële instanties (PR). c. Ondertekenen officiële stukken en contracten. d. Alle briefwisseling / richtlijnen i.v.m. de vzw. ii. Ondervoorzitter: a. Vervangt voorzitter bij diens afwezigheid. b. Opstellen historiek club. c. Bijhouden routine zaken op de website Hades BBC.
iii. Secretaris: a. Controle alle inkomende briefwisseling van de club. b. Opvolgen website algemeen orgaan. c. Minstens 2 maal per week, controle van de E-mail account. d. Opstellen agenda van de Raad van Bestuur. e. Verslagen opstellen Raad van Bestuur. f. Behandelen routine briefwisseling met VBL bond. g. Controle en verdelen van andere inkomende briefwisseling: 1 kopij voor bespreking op Raad van bestuur. 1 kopij door sturen naar verantwoordelijk bestuurslid. h. Opvolgen en doorgeven kalenderwijzigingen aan coach, ploegverantwoordelijke en eventueel clubscheidsrechter. i. Aanvragen tornooien / vriendschappelijke wedstrijden. j. Ongevallen verslagen doorsturen. k. Inschrijving nieuwe spelers. l. Doorsturen wedstrijdverslagen iv. Penningmeester: a. Jaarlijkse begroting opstellen. b. Bijsturen i.v.m. inkomsten / uitgaven. c. Maandelijks uitvoeren van de routine betalingen: 1. Rekeningen van VBL Bond. 2. Trainersvergoeding. 3. Verplaatsingsvergoeding spelers. d. Wekelijks afrekenen wedstrijdonkosten (via cafetaria). e. Innen en registreren van de gelden: 1. Wedstrijden. 2. Activiteiten. 3. Ploeg initiatieven. f. Bijhouden boekhouding en maandelijks voorleggen aan Raad van Bestuur. g. verantwoordelijk voor wisselgeld.
C. COMMISSIES: 1. Jeugdcel: De jeugdcel is samengesteld met de Jeugdcommissaris, Vertegenwoordiger van Raad van bestuur, jeugdbestuur en de technische jeugdcoördinator. Ze is de coördinatie tussen Technische jeugdcoördinatie en het jeugdbestuur. h. Jeugdcommissaris (Lid Raad van bestuur): a. Evaluaties opmaken van coaches, spelers en jeugdcoördinatie. b. Is contactpersoon tussen Raad van bestuur en jeugdcoördinatie. c. Begeleiden van (eigen) jeugdscheidsrechters: 1. Geen afzonderlijke vergaderingen (occasioneel na match). 2. Doorgeven nieuwe richtlijnen. 3. Basisprincipes bij fluiten (kordaat, fair, identiek voor beide ploegen, ). d. Voorstellen indeling spelers volgend seizoenopstellen niveau per leeftijdscategorie. e. Indeling ploegen (in samenspraak jeugdcoördinatie). 2. Jeugdcoördinatie: De jeugdcoördinatie is samengesteld uit technische jeugdcoördinator, jeugdcommissaris, afgevaardigde Raad van bestuur en alle jeugdcoaches en assistant coaches. In de vergadering worden technische problemen besproken. Ook wordt er een eenduidig sportbeleid uitgestippeld. i. Technische Jeugdcoödinator (Ondersteunend Raad van bestuur): f. Voorstel sportief jeugdbeleid HADES uitwerken en bijsturen. g. Opstellen basketkennis per leeftijdsgroep (opleidingsplan). h. Bijsturen opleidingsplan in functie van bestaande jeugdploegen. i. Begeleiden trainers en bijsturen in functie van opleidingsplan HADES. j. Om de twee maanden vergadering met jeugdtrainers; k. Voorstellen van maandelijks aandachtspunt. Deze oefeningen dienen, aangepast aan leeftijdsgroep, in elke training verwerkt worden. Bij gebrek aan inspiratie zal de technische jeugd coördinator de trainers helpen bij het opstellen van de oefening. l. Deelnemen met jeugdtrainers aan clinic. m. Doorgeven nieuwe richtlijnen en wijzigingen spelreglement. n. Opvolgen trainingen (voorbereiding, uitvoering, discipline, ) en eventueel bijsturen indien nodig (aard oefeningen, aanwezigheid, opruimen ballen, ).
o. Begeleiden individuele spelers op verzoek jeugdtrainers. p. Tussenpersoon trainer & ouders en trainers & bestuur. q. Opvordering ploegen in spel en techniek. r. Voorstellen van bepaalde oefeningen aan trainers. s. Begeleiden individuele spelers die bepaalde balvaardigheden onvoldoende bezitten 3. Jeugdbestuur: Het jeugdbestuur is samengesteld uit de jeugdvoorzitter, jeugdsecretaris, Vertegenwoordiger Raad van bestuur, jeugdcommissaris en de ploegverantwoordelijke van de jeugdploegen. In de vergadering worden organisatorische problemen besproken. Ook het promoten van clubactiviteiten. i. Jeugdvoorzitter (Lid Raad van bestuur): a. Zit het jeugdbestuur voor. b. Stelt de maandelijkse agenda op. c. Contactpersoon tussen Raad van bestuur en ouders. ii. Jeugdsecretaris (Lid Raad van bestuur): a. Verslagen opstellen Jeugdbestuur. b. Navolging eigen jeugdscheidsrechters. c. Inschrijvingen tornooien, peanutstornooien. d. Inschrijving nieuwe spelers. 4. Seniorencel: De senioren cel is samengesteld uit de seniorencommissaris en de coaches van de seniorenploegen. In de vergadering worden technische problemen besproken. Ook wordt er een eenduidig sportbeleid uitgestippeld. i. Seniorencommissaris (Lid Raad van bestuur): a. Voorstel sportief seniorenbeleid HADES uitwerken en bijsturen. b. Doorstroming jeugd Senioren c. Begeleiding jeugdspelers die meespelen met seniorenploeg. d. Evaluaties opmaken van coaches en spelers. e. Is contactpersoon tussen Raad van bestuur en seniorenploegen. f. Voorstellen indeling spelers volgend seizoenopstellen niveau per categorie. g. Indeling ploegen (in samenspraak met seniorencoaches).
5. Seniorenbestuur: Het seniorenbestuur is samengesteld uit de seniorenvoorzitter, Vertegenwoordiger Raad van bestuur en de ploegverantwoordelijke van de seniorenploegen. In de vergadering worden organisatorische problemen besproken. Ook het promoten van clubactiviteiten. i. Seniorenvoorzitter (Lid Raad van bestuur): a. Zit het seniorenbestuur voor. b. Stelt de driemaandelijkse agenda op. c. Contactpersoon tussen Raad van bestuur. d. Verslagen opstellen Seniorenbestuur. 6. Webteam: Het webteam is samengesteld uit de webmaster en enkele vrijwilligers die willen meewerken aan de website. i. Webmaster (Ondersteunend Raad van bestuur): a. Onderhouden van website. 7. Sponsorteam: Het sponsorteam is samengesteld uit de sponsormeester en enkele vrijwilligers die willen mee zoeken naar sponsors. i. Sponsormeester (Lid Raad van bestuur): a. Zoeken naar nieuwe sponsors. b. Bijhouden situatie sponsors (hernieuwing betaling). 8. Public Relationteam: Het Public relationteam is samengesteld uit de PR man en enkele vrijwilligers die willen mee werken aan het promoten van de club. i. PR -man (Lid Raad van bestuur): a. Promotiefolders maken voor de club. D. OMBUDSDIENST: De ombudsdienst verzameld per mail klachten van leden i.v.m. het beleid van de club. i. Ombudsvrouw/man (Onafhankelijk Raad van bestuur): a. Zijn de laatste lijn i.g.v. van misnoegdheden. Treden enkel op indien de Raad van Bestuur geen oplossing heeft of betrokken is bij de feiten. b. Geen wekelijkse/maandelijkse zitdagen houden maar dienen enkel gecontacteerd te worden bij echte crisis situaties.