Handleiding Hoe voeg je een activiteit toe in de UiTdatabank? Vormingplus Kempen - ism Anspire Versie 3 - december 2014
1 Inleiding 1.1 Wat is de UiTdatabank? Met de UiTdatabank wil CultuurNet Vlaanderen sinds 2005 alle vrijetijdsactiviteiten in Vlaanderen en Brussel verzamelen en bekendmaken bij het publiek. Een concert, wandeling, tentoonstelling, cursus of film? Je kan het invoeren in de UiTdatabank. Elk jaar zet de databank ongeveer 100.000 activiteiten in de kijker. CultuurNet wil kwaliteit bieden. Daarom laten we organisaties zelf hun activiteiten invoeren in de UiTdatabank. Zo is de informatie bij de activiteiten altijd correct. Als medewerker van een organisatie hoef je een culturele activiteit maar één keer in te voeren in de UiTdatabank en ze verschijnt in meer dan 300 agenda's van kranten, tijdschriften en websites van tal van steden en gemeenten. Als je invoert, haal je er veel UiT! 1.2 Wie mag activiteiten invoeren in de UiTdatabank? Elke persoon of organisatie die een activiteit in de kijker wil zetten, mag die invoeren in de UiTdatabank. 1.3 Welke activiteiten mag je invoeren in de UiTdatabank? Kleine of grote activiteiten? Fuif of workshop? Als de activiteiten toegankelijk zijn voor een publiek, mag je ze invoeren in de UiTdatabank. Welke activiteiten mag je NIET invoeren? racistische of pornografische informatie politieke of religieuze boodschappen objecten zoals standbeelden, schilderijen, boeken, cd s hotels, campings, kamers of restaurants zaken die je kan ontlenen, zoals educatieve pakketten, speelpakketten opleidingen in het verplicht onderwijs activiteiten voor bedrijven, zoals vakbeurzen, congressen videobestanden of luisterfragmenten die jouw eigendom zijn. Je hebt ook geen toestemming van de eigenaar om het bestand te gebruiken. commercieel aanbod waarbij de verkoop van producten en diensten centraal staat. 2 Een UiTiD UiTiD is je persoonlijke account waarmee je voortaan kan aanmelden op UiTdatabank.be. Maar ook op UiTinVlaanderen.be, UiTpas.be en tal van andere UiTsites en -applicaties. 2.1 Maak een UiTiD aan Surf naar www.uitdatabank.be. Maak een UiTiD aan via Facebook, Twitter, Google of je e- mailadres. In deze handleiding gaan we ervan uit dat we een e-mailadres gebruiken. Klik onderaan op nieuwe account in de zin Nog geen UiTiD? Maak snel een nieuwe account aan. Op de volgende pagina klik je nogmaals op Nog geen UiTiD? Registreer hier. Handleiding Invoeren in de databank Vormingplus Kempen ism Anspire 2/10
Vul nu je e-mailadres en gebruikersnaam in. Kies een paswoord en typ het opnieuw om het te bevestigen. Heb je deze velden ingevuld? Klik dan op de knop Registreren. Op de volgende pagina kan je je gegevens vervolledigen. Enkel je voor- en achternaam zijn vereist in te vullen, de andere velden mag je eventueel leeg laten. Belangrijk is dat je de gebruikersvoorwaarden bevestigt door deze aan te vinken. Je krijgt een e-mail om je inschrijving te bevestigen. Je account is nu in orde. Je kan beginnen met je activiteit in te voeren. 2.2 Meld je aan Surf naar www.uitdatabank.be. Klik op de knop Aanmelden met UiTiD. Vul je e-mailadres of gebruikersnaam en je paswoord in en klik op Aanmelden. 2.3 Je wachtwoord Wachtwoord vergeten? Surf naar www.uitdatabank.be. Klik op de knop Aanmelden met UiTiD. Klik dan op Wachtwoord vergeten?. Vul je gebruikersnaam of e-mailadres in. Na het klikken op de knop Verzend, wordt er een e-mail verstuurd waarin een link staat. Op deze link kan je klikken en moet je tweemaal je nieuwe wachtwoord ingeven. Belangrijk CultuurNet slaat je paswoord niet op. We kunnen dus nooit je oude paswoord sturen. 3 Hoe voer je in? 3.1 Voor het invoeren Je voert je activiteit best zo lang mogelijk voor de start van je activiteit in. Wij raden je aan om je activiteit zeker vier weken vooraf in te voeren. Dan ben je zeker op tijd. Hoe vroeger het publiek je activiteit ziet, hoe meer bezoekers! Kijk altijd eerst of je activiteit nog niet in de UiTdatabank zit. Zo vermijd je dat je activiteit twee keer in de UiTdatabank staat. Maak voor elke activiteit een nieuw item aan. Zo zijn ze makkelijker terug te vinden in de verschillende agenda s. 3.2 Een eenvoudig stappenplan Een activiteit volledig invoeren, doe je in 3 aparte stappen. Na iedere stap kan je de activiteit opslaan zodat er geen gegevens verloren gaan. Klik op het tabblad Nieuwe invoer. Handleiding Invoeren in de databank Vormingplus Kempen ism Anspire 3/10
Basis gegevens Deze gegevens zijn verplicht voor alle activiteiten. Titel van je activiteit Begin je titel steeds met een hoofdletter, maar schrijf hem niet volledig in hoofdletters. Andere informatie, zoals de aard van de activiteit, de plaatsnaam of de datum, horen niet thuis in de titel. (zie ook 6 Hoe een wervende activiteit in de UiTdatabank invoeren?) Vb.: Helmut Lotti en niet Concert Helmut Lotti op 4 april. Wat Duid aan wat best bij je activiteit past. Mogelijk moet je je keuze nog verder verduidelijken. Vind je niet het juiste type voor jouw activiteit terug, maak je dan geen zorgen, vrije trefwoorden kan je later aanvullen. Wanneer Vindt je activiteit op één of meerdere dagen plaats (vb. een concert, theatervoorstelling, begeleide uitstap, ) kies je voor één of meerdere tijdstippen. Door op tijdstip toevoegen kan je meerdere momenten ingeven. Een activiteit kan ook op meerdere dagen plaatsvinden (vb. tijdelijke tentoonstelling, lessenreeks, festival, ). Bij langlopende activiteiten (vb. cursusreeks, wekelijkse kaarting) kies je voor Vaste periode. Vul een start- en einddatum in en geef eventueel de openingstijden mee in het schema. Je kan als laatste ook kiezen voor Geen vaste datum voor activiteiten waarvan de datum (nog) niet vaststaat (vb. workshop op aanvraag, permanente tentoonstelling, ). Wanneer je dit kiest kan je eventueel de openingsuren toevoegen of aanvinken dat de activiteit kan doorgaan op aanvraag. Waar Typ de eerste 3 letters van de plaats waar je activiteit plaatsvindt. Selecteer de juiste locatie in de lijst. Vind je jouw locatie niet terug? Klik op Maak een nieuwe locatie aan en vul de adresgegevens in. Klik op Voeg locatie toe. Let op! Als je activiteit een uitstap, tocht of wandeling is, voer dan het vertrekpunt in. Website, telefoon of e-mail Voeg hier contactgegevens toe waarop je te bereiken bent. Je kan een of meerdere websites, e-mailadressen of telefoonnummers toevoegen. Duid ook aan of bezoekers hier terecht kunnen voor reservatie. Klik op nog een website, tel of e-mail toevoegen om een extra invulvak te krijgen. Leeftijd Als je een activiteit organiseert voor een specifieke leeftijdsgroep (bv. kinderen of jongeren) dan duid je dit hier aan. Er verschijnt een vakje waarbij je een specifieke leeftijd kan invullen. Activiteiten voor kinderen zijn tot 12 jaar. Activiteiten voor jongeren zijn tot 18 jaar. Korte beschrijving Beschrijf je activiteit in maximum 400 tekens. Praktische informatie hoeft hier niet in te staan, die kan je in andere velden kwijt. (zie ook 6 Hoe een wervende activiteit in de UiTdatabank invoeren?) Klik op Opslaan om de basisinfo van je activiteit te bewaren in de UiTdatabank. Je kan deze velden nog aanpassen na het opslaan. Handleiding Invoeren in de databank Vormingplus Kempen ism Anspire 4/10
Stap 2 Extra gegevens Deze gegevens zijn niet verplicht, dus je kan de velden invullen die voor de activiteit van toepassing zijn. Toegang activiteit Duid aan als je activiteit enkel voor leden is of enkel doorgaat voor scholen. Organisator Vul minstens de eerste drie letters van de organisator in. Klik op de juiste naam als deze in de lijst verschijnt. De contactgegevens van de organisator worden aan je activiteit toegevoegd. Vind je de organisator niet terug, kies dan Maak nieuwe organisator aan en vul de contactgegevens in. Prijs Geef eerst aan of de activiteit gratis is of niet. Wanneer de activiteit niet gratis is, krijg je de mogelijkheid om het basistarief in te geven. Dit is de standaardprijs voor een volwassene. Extra prijsinfo kan je invullen door op Extra prijsinformatie en kortingen toevoegen te klikken. Een vrij tekstveld verschijnt en je kan kortingen of speciale tarieven. Afbeelding Klik op Kies je bestand en zoek de foto op je computer. De foto is maximum 1 MB groot en is een.jpeg,.gif of.png. Vermeld steeds het copyright van je foto. Klik op Laad bestand op. Je moet ook bevestigen dat jij de nodige rechten of toestemming hebt om de afbeelding te gebruiken. Uitvoerders Als er op jouw activiteit een kunstenaar, spreker, muziekgroep, komt optreden, kan je dat hier invullen. Je kan elke uitvoerder ook een rol geven. Let op! Met uitvoerder bedoelen we niet de organisator. Vb. Helmut Lotti is een uitvoerder, Dekenij Prinsenhof is een organisator. Lange beschrijving Hier kan je extra info kwijt over je activiteit, zoals een uitgebreid programma, een persbericht, een recensie,... Plak hier enkel tekst in, en geen afbeeldingen, documenten, etc. Klik op Opslaan om je invoer te bekijken en vertalingen, trefwoorden,= toe te voegen. Stap 3 Trefwoorden, vertaling, Tags (trefwoorden) Een trefwoord helpt je het thema of de doelgroep van je activiteit te verduidelijken. Selecteer een bestaand trefwoord of typ een nieuw trefwoord in. Voeg het nieuw trefwoord toe door op Toevoegen te klikken. Klik op het kruisje naast het trefwoord om het te verwijderen. Link naar tickets Heb je een online ticketsysteem? Vul hier de link in naar de webpagina waar tickets voor deze activiteit kunnen gekocht worden. Je activiteit krijgt op UiTinVlaanderen.be dan een knop Bestel tickets. Maak deze link zo specifiek mogelijk zodat bezoekers direct op de juiste pagina van je site terechtkomen. Dus niet www.voorbeeld.be, maar wel www.voorbeeld.be/tickets/specifiekeactiviteit. Handleiding Invoeren in de databank Vormingplus Kempen ism Anspire 5/10
Vertaling Voeg een vertaling toe aan je activiteit als je je op een anderstalig publiek richt. Kies een taal en vul de vertaling in het veld dat je wil vertalen. Klik op Opslaan. Facebook Aan de rechterkant kan je de activiteit ook verbinden met een Facebook evenement. Nog geen Facebook evenement aangemaakt? Klik dan op de knop Maak Facebook event. Geef de UiTdatabank de toestemming een deel van je profielinformatie te gebruiken. Selecteer onder welke account je deze activiteit wil publiceren op Facebook. Klik op Open event. Al een Facebook evenement aangemaakt? Kopieer het adres van het event en plak deze in het invulvak onderaan. Klik hierna op de knop Selecteer. 4 Na het invoeren 4.1 Je bewaarde je activiteit. Wat gebeurt er nu? Publicatie De UiTdatabank stuurt je activiteit naar meer dan 300 Vlaamse en Brusselse kranten, tijdschriften en websites zoals UiTinVlaanderen. Alle kanalen vind je op www.cultuurnet.be/publicatiekanalen. Je activiteit wordt ten laatste de dag na je invoer gepubliceerd. Moderatie Nadat je activiteit is gepubliceerd, kijkt een moderator ze na. Is de informatie correct? Staan er taalfouten in de activiteit? De meeste gemeenten hebben een eigen moderator. De moderator kan je activiteit goedkeuren of afwijzen wanneer jouw informatie niet toelaatbaar is. Sommige moderatoren doen de controle vóór de activiteiten gepubliceerd worden, dan kan het iets langer duren voor je activiteit zichtbaar is op alle publicatiekanalen. 4.2 Hoe wijzig je je activiteit? Activiteiten die je invoerde, kan je nadien altijd wijzigen. Wanneer je klikt op Mijn invoer zie je jouw ingevoerde activiteiten. Standaard worden de activiteiten getoond die nog moeten komen. Je kan elke activiteit openen door onderaan op Openen te klikken. Nu zie je alle ingevulde velden van de activiteit. Je kan nu je activiteit wijzigen. Is je activiteit bijvoorbeeld geannuleerd, uitgesteld of uitverkocht? Schrijf dan in de titel van je activiteit - Geannuleerd, - Uitgesteld of - Uitverkocht. Bezoekers zien meteen dat de activiteit waarin ze geïnteresseerd zijn, gewijzigd is. Vergeet niet op de knop Opslaan onderaan te klikken. 5 Hoe een wervende activiteit in de UiTdatabank invoeren? 5.1 Web versus print Een online artikel wordt geschreven vanuit een andere invalshoek dan een geprinte tekst. Je leest immers 25 % trager op beeldscherm waardoor je de info sneller leesbaar moet maken. 80 % van de surfers leest bovendien geen volzinnen, maar scant woorden. Drievierde van de surfers leest tenslotte maar 75 % van de paginalengte. Ook al lezen surfers weinig op het web, toch kunnen ze geprikkeld worden. Meer nog, je kunt ze zelfs laten participeren. Handleiding Invoeren in de databank Vormingplus Kempen ism Anspire 6/10
In dit hoofdstuk worden de basisprincipes van copyrighting toegepast op het invoeren van een culturele of vrijetijdsactiviteit in de UiTdatabank 5.2 Een goede tekst in de UiTdatabank: titel, korte en lange beschrijving Drie velden in de UiTdatabank zijn ware triggers om een surfer aan te zetten tot participatie: de titel, de korte en lange beschrijving. Het zijn niet toevallig de enige velden met de grootste invoervrijheid. Dit heeft zijn voor- en nadelen. Een tekst vol spellings-, grammaticale en stijlfouten die geen rekening houdt met de doelgroep en enkel informeert zal wellicht weinig bijdragen tot participatie. 5.3 Vuistregels - De titel Een goede titel: Is informatief Is eenvoudig (vermijd moeilijke woorden of woordspelingen) Begint met het belangrijkste woord Telt maximum vijf woorden of maximum 65 karakters Bevat geen redundante informatie: datum en plaats Opgelet! Titels van grotere programmaties mogen in hun geheel overgenomen worden. De bezoeker is vaak bekend met het evenement. Hij zoekt de activiteit dan ook regelmatig op via steekwoorden in het vrije zoekveld. Bovendien kan www.uitinvlaanderen.be op basis van deze zoekopdracht een speellijst genereren. Op die manier krijgt de bezoeker een grotere keuze en is hij niet gebonden aan een bepaalde datum of plaats. Wel: Bv. Helmut goes classic Bv. Rock Zottegem 2009 Bv. Körperwelten 2010 Bv. Binnenkijken bij de Zusters van Liefde Niet: Bv. Lenteconcert Bv. Tentoonstelling Bv. Zusters van Liefde: permanente collectie 5.4 Vuistregels - De korte beschrijving De korte beschrijving is naast de titel de eyecatcher van de UiTagenda. In 400 karakters wordt een omschrijving van de activiteit gegeven. De nadruk ligt op de uitvoerder (Wie) en het type activiteit (Wat). De datum, de locatie, de organisator, informatie omtrent reservaties en inlichtingen, de prijs en de publieksservices worden in andere velden opgenomen. Hou de zinnen kort. Verdeel de tekst indien mogelijk over 2 à 3 paragrafen. Hou rekening met de doelgroep. Schrap waar nodig! Niet: Bv. Permanente tentoonstelling van de Zusters van Liefde. Deze korte beschrijving bevat te weinig prikkelende informatie. Bv. Rond 1900 werd Henry van de Velde gezien als een artiest die een onvergelijkelijke invloed heeft gehad op zijn generatie die niet alleen het begin van een nieuwe eeuw mocht meemaken, maar ook het begin van een nieuw tijdperk. Deze korte beschrijving bevat geen informatie over de tentoonstelling. Handleiding Invoeren in de databank Vormingplus Kempen ism Anspire 7/10
Bv. De tentoonstelling toont 60 objecten. 10 verzamelaars tonen elk 3 topstukken uit eigen collectie en 3 geprefereerde stukken uit hun deelcollectie loopgravenkunst. Deze kleine selectie toont een aantal weinig gekende en uitzonderlijke objecten. Deze korte beschrijving geeft te weinig informatie vrij. Wel: Bv. Zuster Placida kan niet spinnen en wordt uit het klooster gestuurd! Benieuwd hoe het afloopt? Bezoek de unieke tentoonstelling over het leven en werk van de zusters van Liefde. Ontdek hoe deze vrouwen al tweehonderd jaar lang omgaan met het leven achter de kloostermuren. Bv. De tentoonstelling toont sublieme kunstwerken uit de Bourgondische hofcultuur. Kostbare bruiklenen uit de meest gerenommeerde collecties ter wereld zijn hier verenigd. Beleef de hoogdagen van de laatmiddeleeuwse kunst, maak kennis met het ridderschap en hoffeesten, maar ook met oorlogswreedheid en ondergang van Karel de Stoute en de opkomst van het Habsburgse huis als wereldmacht. Bv. Met "Goddelijk Vertoon" brengt het Antwerpse Diamantmuseum voor de eerste keer hulde aan een religieus object: een 17de eeuwse monstrans uit de Antwerpse Keizerskapel, rijkelijk bezet met een ring van diamanten. De diamanten staan omwille van hun waarde en hardheid symbool voor het onwrikbare geloof en precies daarom spreken monstransen, die de heilige Hostie 'presenteren', tot de verbeelding. 6 Tips 6.1 Schrijf correct Nederlands Volg de regels van de Nederlandse spelling en grammatica. Twijfel je? Gebruik het Groene Boekje (www.woordenlijst.org) en www.taaladvies.net. Wees objectief. Gebruik niet te veel superlatieven (zoals de beste, de mooiste, de uniekste ), uitroepen of woorden volledig in hoofdletters. 6.2 Gebruik de back-knop niet Gebruik nooit de Back-knop van je browser. De UiTdatabank heeft een eigen knop om terug te gaan naar een vorig scherm. Je gebruikt beter de tabbladen en de Home-knop bovenaan in de UiTdatabank. Druk je toch op de back-knop van je browser? Dan kan je een foutmelding krijgen. Alle gegevens van de activiteit die je net invoerde, ben je kwijt. 6.3 Voer je activiteit op tijd in Wij raden je aan om je activiteit zeker vier weken vooraf in te voeren. Dan ben je zeker op tijd. Hoe vroeger het publiek je activiteit ziet, hoe meer bezoekers! Je activiteit wordt ten laatste de dag na de invoer gepubliceerd op www.uitinvlaanderen.be en de meeste andere websites van onze partners. Dat geldt niet als een moderator je gegevens nog moet controleren. 6.4 UiTdatabank instellingen Naast de standaard invoervelden kan je via Mijn profiel > UiTdatabank instellingen bijkomende velden toevoegen die voor jou belangrijk zijn. Handleiding Invoeren in de databank Vormingplus Kempen ism Anspire 8/10
Organisaties, locaties en personen invoeren. Wanneer je geregeld activiteiten invoert in de UiTdatabank, is het handig dat je de organisatie, locatie of personen apart kunt aanmaken. Zo kan je de aangemaakte organisaties, locaties en personen, bij het invoeren van je activiteit, uit de lijst kiezen. Producties invoeren. Wanneer aangevinkt, kan je een productie aanmaken. Een productie is een reeks van activiteiten, bijvoorbeeld een tournee. Taal van het aanbod instellen In welke taal wordt je voorstelling of lezing gehouden? Of is er ondertiteling of worden de stemmen gedubd? Vink je dit aan, dan kan je dit bij het invoeren ingeven. Publicatiedatum instellen Je kan je activiteiten alvast invoeren in de UiTdatabank om ze pas te publiceren op onze kanalen wanneer jij dat wil. Standaard wordt je activiteit meteen gepubliceerd, maar wanneer aangevinkt kan je dit moment zelf bepalen bij het invoeren van een activiteit. 6.5 Organisatie, Uitvoerder of Locatie invoeren Hiervoor moet deze optie wel aangevinkt zijn in de UiTdatabank instellingen. Aanmaken van een organisatie of locatie doe je door in het tabblad Nieuwe invoer te kiezen voor Locatie, organisatie of persoon. 6.6 Foto Welke foto je gebruikt heeft ook invloed op de mate dat je activiteit wordt opgepikt door andere kanalen. Best gebruik je geen logo maar een liggende foto. 6.7 Regelmatig een ongeveer dezelfde activiteit? In de UiTdatabank kan je gemakkelijk een activiteit kopiëren en aanpassen. Hiervoor open je de activiteit die je wilt kopiëren. Aan de rechterkant vind je een knop Kopiëren en aanpassen. 6.8 Meer info Heb je nog vragen of heb je problemen als je een activiteit wil invoeren? Via onderstaande bronnen vind je zeker een oplossing: Op de website www.allesoveruitdatabank.be vind je heel wat algemene informatie over de UiTdatabank. Heb je een algemene vraag? Je kan de Vlaamse Infolijn bellen op het gratis nummer 1700. Heb je vragen over het invoeren van je activiteit? Neem een kijkje in de Veel gestelde vragen in de UiTdatabank of in de helpteksten tijdens het invoeren. Vind je het antwoord hier niet, neem dan contact op met de helpdesk via Help in de zwarte werkbalk van de UiTdatabank. Handleiding Invoeren in de databank Vormingplus Kempen ism Anspire 9/10
7 UiT in Arendonk Momenteel staat er nog niet veel op de UiT in Arendonk. De activiteiten die verenigingen eerder doorgaven aan de communicatiedienst werden door hen overgezet maar de informatie is eerder beperkt. Verenigingen die dat willen, kunnen hun activiteit steeds opnieuw ingeven met de volledige informatie. De communicatiedienst verwijdert in dat geval wat ze zelf hebben ingevoerd. 7.1 UiTmedewerkers gemeente Arendonk In de gemeente Arendonk kan je de volgende personen contacteren in verband met de UiTdatabank: Cultuurdienst: Aline Hens - aline.hens@arendonk.be - 014 40 90 99 Jeugddienst: Pascal Thijs - pascal.thijs@arendonk.be - 014 40 90 69 Sportdienst: Tom Severijns - tom.severijns@arendonk.be - 014 40 90 91 Communicatiedienst: Mia Noyens - info@arendonk.be - 014 40 90 63 7.2 UiTagenda in In Arendonk Er wordt een verschil gehanteerd tussen wat er op de website in de UiTagenda komt en wat er in de gedrukte UiTagenda in In Arendonk wordt opgenomen. In In Arendonk verschijnen evenementen die: Plaatsvinden op Arendonks grondgebied Georganiseerd worden door erkende verenigingen of goede doelen steunen Niet wekelijks weerkerend zijn Een openbaar karakter hebben (geen activiteiten enkel voor leden) Bij reeksen (bv. kookcursussen) worden enkel die activiteiten gepubliceerd met ten hoogste drie delen. Voor langere cursussen wordt enkel de startdatum gepubliceerd. 7.3 Vrijetijdspas Bij het ingeven van activiteiten, waarvoor een aangepast tarief geldt voor vrijetijdspashouders, kan je de tag vrijetijdspas ingeven. Deze worden dan gebundeld in een aparte rubriek op de website. Handleiding Invoeren in de databank Vormingplus Kempen ism Anspire 10/10