Lastenboek organisatoren

Lastenboek organisatoren ALTERNATIEVE WEDSTRIJDVORMEN Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw 2011 Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga vzw Diestsesteenweg 49, 3010 Kessel-Lo T: 016/47.49.32 F: 016/47.48.32 Dit document bevat de lasten die de organisatie en de liga op zich nemen bij aansluiting tot de officiële VTDL-kalender. Opgemaakt door de VTDL, november 2010

Hoofdstuk: 1. Intro INHOUDSOPGAVE 1. Intro... 3 2. Algemene plichten organisator... 3 3. Algemene plichten VTDL... 8 4. Specifieke plichten organisator/vtdl... 8 5. Bijlagen... 9 ANDERE LASTENBOEKEN: Lastenboek TRIATLON Lastenboek DUATLON Lastenboek JEUGDWEDSTRIJDEN (jeugdtriatlon, jeugdduatlon, jeugdzwemlopen) 2

Hoofdstuk: 1. Intro 1. INTRO Dit lastenboek is van toepassing op alle wedstrijden die onder de noemer alternatieve wedstrijdvormen vallen en dus niet onder triatlon, duatlon of jeugdwedstrijden. In het bijzonder gaat het om winterduatlon 1 (WD, voor jeugd en volwassenen) en zwemlopen (ZL, vanaf 14 jaar). Alle Vlaamse events en wedstrijden die tot de officiële kalender van de Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga (VTDL) en Belgische Triatlon & Duatlon Federatie (BTDF) willen opgenomen worden, moeten naast de Sportreglementen van de BTDF ook voldoen aan de algemene & specifieke voorwaarden die beschreven zijn in dit lastenboek. Door het indienen van een aanvraag (wedstrijdfiche) verklaart de organisatie zich akkoord met de voorwaarden die in het lastenboek en de Sportreglementen BTDF beschreven zijn. De algemene voorwaarden hebben betrekking op alle soorten wedstrijden (van just4fun tot een circuitwedstrijd), de specifieke voorwaarden beschrijven de extra lasten per soort wedstrijd. 2. ALGEMENE PLICHTEN ORGANISATOR a. Aanvraag tot opname binnen de VTDL/BTDF-wedstrijdkalender Vlaamse organisatoren moeten hun aanvraag (wedstrijdfiche) volledig ingevuld indienen bij de VTDL, ten minste 4 maanden voor wedstrijddatum. Indien er wijzigingen gebeuren aan de gegevens op de aanvraag, dienen deze zo snel mogelijk gecommuniceerd te worden naar de VTDL. Wijzigt de datum van het evenement, dan wordt de eerste aanvraag nietig verklaard en dient de organisator een volledig nieuwe aanvraag in te dienen. b. Aansluitingsbijdrage VTDL Organisatoren die niet als club zijn aangesloten bij de VTDL betalen een jaarlijkse bijdrage van 50 (ongeacht het aantal organisaties). c. Decretale verplichting Medisch Verantwoord Sporten (MVS) & Ethisch Verantwoord Sporten (EVS) (1) De VTDL moet de decretale verplichtingen van MVS (www.gezondsporten.be) en EVS (www.ethischsporten.be) respecteren. Van aangesloten organisaties wordt verwacht dat zij deze normen tevens erkennen (zie punt 2,3 en 4 hieronder). (2) Leeftijdscategorieën & afstanden (zie Sportreglementen BTDF) dienen gerespecteerd te worden. De organisatie heeft hier de gedeelde verantwoordelijkheid om geen uitzonderingen toe te laten (zowel voor individuele reeksen als trio/duo-reeksen), tenzij de atleet een attest kan voorleggen met goedkeuring van de topsportcommissie van de VTDL. (3) Aangaande EVS ondersteunt de VTDL volgende richtsnoeren: de Rechten van het Kind in de sport (alsook de Panathlon verklaring), inclusie, respect voor diversiteit, fair play, fysieke & psychische integriteit en solidariteit. (4) Dopingcontrole is mogelijk op elke wedstrijd en dus moeten de nodige voorzieningen (lokaal met toiletten, flessen water, ) aanwezig zijn. Meer info via www.dopinglijn.be. 1 Onder WD vallen alle (offroad) duatlon wedstrijden die vanaf 1 oktober tot eind maart plaats vinden. Dit lastenboek is dan ook van toepassing voor het WD seizoen najaar 2011 voorjaar 2012. 3

Hoofdstuk: 2. Algemene plichten organisator d. Verzekering De polis aangaande wedstrijden omvat 2 formules. (1) Verzekering voor gelicentieerde deelnemers + medewerkers (die lid zijn van de VTDL en/of toevallige medewerkers van de organisatie) = forfaitair bedrag van 25 per wedstrijddag, ongeacht het aantal activiteiten. Deze formule is van toepassing op zowel ZL als WD. (2) Verzekering voor niet-gelicentieerde deelnemers = 5 per niet-gelicentieerde deelnemer tot een maximum bedrag (zie punt f). Deze formule is enkel van toepassing op WD. (3) Voor trio/duo-reeksen wordt maximum 5 per trio/duo aangerekend tenzij de organisatie kan aantonen dat alle leden van een trio/duo/team gelicentieerd zijn. Zoja, dan dient dit gecommuniceerd te worden naar de VTDL (info@triathlon.be) tot 15 dagen na de wedstrijddatum. Deze formule is enkel van toepassing op WD. (4) Bij buitenlandse atleten dient gevraagd te worden naar de licentie van de tri- of duatlonfederatie waarbij de betrokken atleet aangesloten is. Als de atleet hierover beschikt en dit kan voorleggen, dan wordt deze beschouwd als een gelicentieerde atleet. Bij ongeval dient deze atleet aangifte te doen bij de eigen federatie. Indien de atleet niet beschikt over een licentie, dan wordt deze beschouwd als nietgelicentieerd en zijn er (vanwege de mogelijke repatriëringkosten) beperkingen naar verzekering toe. Voor meer informatie kan men de liga contacteren. (5) Atleten die niet deelnemen op de wedstrijddag niet opdagen, ziekte of andere worden officieel opgenomen in de uitslag onder Did Not Start (DNS). Geen enkele andere atleet mag starten onder dat startnummer (en verzekering) tenzij dit door de organisator tot 15 minuten voor de start wordt gemeld aan de operator voor de tijdsregistratie en hoofdscheidsrechter waarbij laatste zijn goedkeuring verleent. Meer informatie over de verzekeringspolis van de VTDL kan je terugvinden op de website: http://vtdl.triathlon.be/upload/file/verzekering_vtdl.pdf e. Tarifering winterduatlon Op alle winterduatlons (met uitzondering voor just4fun events) die in de VTDL-kalender worden opgenomen, dient er een tariefverschil gehanteerd te worden tussen het inschrijvingsgeld voor gelicentieerden en niet-gelicenteerden. Het prijsverschil tussen een gelicentieerde en een niet-gelicentieerde atleet moet minimum 5 bedragen. De organisator betaalt (als extra verzekeringsbijdrage) 5 per niet-gelicentieerde deelnemer (of trio/duo/team) en dit met een plafond van 500 per wedstrijddag. Dit bedrag wordt na de wedstrijd gefactureerd door de liga. f. Publicitaire plichten Opname logo VTDL op website en promotiemateriaal (folders, affiches, ) van de organisaties. Het logo kan men downloaden via http://vtdl.triathlon.be. g. Tijdsregistratie (1) Voor de tijdsregistratie kan men beroep doen op de VTDL mits een tijdige aanvraag en volgens de beschikbaarheid van operatoren en materiaal. (2) Alle aanvragen dienen rechtstreeks gericht te worden aan de VTDL. (3) Na het indienen van een aanvraag wordt ten laatste 1 maand nadien antwoord gegeven indien de VTDL kan voldoen aan de vraag. 4

Hoofdstuk: 2. Algemene plichten organisator (4) Alle organisatoren die gebruik maken van de tijdsregistratie van de VTDL gebruiken de sign-in module voor hun inschrijvingen (zie punt i). (5) Aanvragen van circuitwedstrijden (triatlon, duatlon, jeugdwedstrijden) hebben voorrang boven andere niet-circuitwedstrijden. Indien de VTDL niet kan voldoen aan de vraag of indien de organisatie beroep doet op een eigen tijdsregistratiesysteem, is men verplicht om daags na de wedstrijd de resultaten (scratch + per geslacht) digitaal en in Excell te versturen naar info@triathlon.be met volgende chronologische vermelding van exacte gegevens: plaats naam + voornaam club woonplaats nr categorie plaats per categorie deeltijden & plaats per discipline eindtijd Bijvoorbeeld: Pl Name Club Place Nr Cat Pl Cat Sw Bike Run Finish 1 Veramme Koen ATRIAC Leuven 181 H24 1 0:16:27(2) 0:56:23(9) 0:32:47(1) 1:45:37 (6) Prijzen tijdsregistratie voor VTDL-organisatoren: MANUEEL: 1 tot 100 deelnemers: 165 101 tot 200 deelnemers: 200 Meer dan 200 deelnemers: 250 Per extra format 2 : 35 Verplaatsingskosten operator: 0,15/km De operator voorziet enkel een einduitslag zonder tussentijden. ELEKTRONISCH: (ChampionChip) Operator: 350/dag Verplaatsingkosten operator: 0,15/km Huur materiaal: 100/unit (meetpunt) met een maximum van 3 units, vanaf de 4 e unit geldt het huurtarief van Mylaps op datum van de wedstrijd 3. Matten worden niet verplaatst naar verschillende locaties. Single-Use chip (wegwerpchip): 2 per stuk. Neoprene enkelband (optioneel): 3 per stuk. Bandjes dienen een maand op voorhand aangevraagd te worden. Chips & bandjes worden de dag zelf aangeleverd. (7) De organisatie voorziet aan de aankomst voldoende ruimte voor de operator (plaatsen aanhangwagen) + overdekte tafel met elektriciteit. (8) Om de tijdsregistratie goed te doen verlopen en een goede uitslag te garanderen, wordt gevraagd om te letten op de kwaliteit van borstnummers. Alle atleten worden (met alcoholstift) genummerd aan het secretariaat op handen en (diagonaal) op armen & benen. (9) Indien er daginschrijvingen zijn of veranderingen aan de startlijst, dan dient deze informatie ten laatste 15 minuten voor de start en op digitale wijze (eventueel via USB) door het wedstrijdsecretariaat aangeleverd te worden aan de operator van dienst en hoofdscheidsrechter. (10) De VTDL kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor onregelmatigheden die de goede werking van het elektronisch materiaal kan verstoren (slechte ondergrond, ). 2 Jeugdwedstrijden worden geordend onder 1 format. Andere formats zijn o.a. triatlon drafting, triatlon non drafting, duatlon drafting, duatlon non drafting en trio/duo-reeks. 3 Richtprijs MYLAPS op 1/1/2011 = 250/unit + verplaatsingskosten (NL). 5

Hoofdstuk: 2. Algemene plichten organisator h. Sign-in module (1) De sign-in module is een online inschrijfformulier dat gekoppeld wordt aan de eigen website en dat volledig beheerd wordt door de organisatie. Doordat de module verbonden is met de database van de VTDL, gebeuren de inschrijvingen op een correcte manier en kunnen gegevens efficiënter verwerkt worden door de tijdsregistratie en voor het updaten van de rankings. Het gebruik van de module brengt geen bijkomende kosten voor de organisatie (tenzij een extra optie wordt aangevraagd). Bij aanvraag verkrijgt de organisatie een inschrijvingslink (voor eigen website), een beheeraccount en een handleiding. De sign-in module dient correct gebruikt te worden (geen eigen aanpassingen). Atleten die op een onterechte wijze toch toegang verkrijgen tot het systeem (bijvoorbeeld bij een prioritaire inschrijfperiode) zullen niet verzekerd worden op de wedstrijddag. (2) Op de wedstrijddag worden op het wedstrijdsecretariaat alle deelnemers gecontroleerd op hun licentie of identiteitskaart (bij niet-leden). i. Scheidsrechters & VTDL motards (1) Op alle wedstrijden 4 worden scheidsrechters (SR) en VTDL-motards afgevaardigd voor het sportief verloop van de wedstrijd. De organisator is verantwoordelijk voor de betaling van deze scheidsrechters & VTDL-motards en dit gebeurt na de wedstrijd door middel van facturatie door de VTDL. Per scheidsrechter of VTDL-motard wordt 45 gefactureerd. Deze kosten vergoeden de prestaties alsook bijkomende onkosten voor deze officials (opleiding, kledij, ). Tot hun takenpakket behoren o.a. volgende opdrachten: Prospectie of voorafgaande begeleiding van de organisatie door de hoofdscheidsrechter. Het is raadzaam de hoofdscheidsrechter te raadplegen bij een startvergadering, dit bevordert de samenwerking, de kwaliteit en een vlot verloop van de wedstrijddag. Evaluatie van de wedstrijd o.b.v. kwaliteitsvolle parameters met constructieve feedback voor volgende edities; Check-in van fietsen & atleten op de dag zelf; Controle van de non drafting reglementen op het parcours; Officiële goedkeuring van de einduitslag; Verantwoordelijk orgaan voor het indienen van een klacht; Mogelijk op te roepen als getuige bij een ongeval tijdens de wedstrijd; Voorkomen of bestraffen van onsportief gedrag; Naleven van de Sportreglementen BTDF door atleten. (2) Het aantal afgevaardigde scheidsrechters & VTDL-motards is afhankelijk van: het type wedstrijd*; de beschikbaarheid van scheidsrechters & motards; aantal deelnemers; aantal waves; parcours; hoeveelheid & afstand wisselzones, *MINIMUM VEREISTE: Winterduatlon: 4 scheidsrechters; Zwemlopen: 2 scheidsrechters; Per extra reeks/wedstrijd wordt een extra SR aangeduid (eventueel met VTDL-motard). De VTDL bepaalt het aantal en dit kan (na prospectie of gewijzigde wedstrijdgegevens) eventueel bijgestuurd worden door de hoofdscheidsrechter (in samenspraak met de VTDL en organisator). De lijst met aangeduide scheidsrechters & VTDL-motards wordt 2 weken voor de wedstrijd overgemaakt aan de organisatie. 4 Op just4fun wedstrijden zijn geen scheidsrechters of VTDL-motards voorzien. Op offroad wedstrijden met een onberijdbaar parcours voor motoren worden geen VTDL motards voorzien. 6

Hoofdstuk: 2. Algemene plichten organisator j. Veiligheid (1) Het verdient aanbeveling om medische instanties (MI) te voorzien tijdens de wedstrijd. Bij afwezigheid van MI kan de aansprakelijkheid van de organisator in het gedrang komen en neemt de VTDL hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. (2) De VTDL adviseert een parcours waarbij seingevers genummerd worden zodat slachtoffers bij een ongeval vlugger gelokaliseerd kunnen worden. (3) De organisatie werkt samen met de bevoegde instanties (politie) om een verkeersvrij parcours te verkrijgen. k. Communicatie (1) De organisatie dient op de eigen website een duidelijke link te plaatsen met verwijzing naar de Sportreglementen BTDF. (2) De organisatie voorziet een online atletenbriefing in zowel het Nederlands als Frans. De VTDL beschikt over een typebriefing (nl-fr) die elke organisatie, indien gewenst, kan opvragen en gebruiken als leidraad. Daarin worden tevens de belangrijkste reglementen (ook voor drafting of non drafting) op een korte wijze samengevat. (3) De organisatie publiceert voor de wedstrijd een correcte deelnemerslijst met regelmatige updates. l. Vlaamse Kampioenschappen (VK) Belgische Kampioenschappen (BK) (1) De VK worden toegekend door de VTDL, de BK door de BTDF. Om in aanmerking te komen, moet voldaan worden aan de financiële voorwaarden (bondsbijdrage & prijzengeld). Kandidaat-organisatoren dienen hun kandidatuur in bij de VTDL en de toekenning zal gebeuren op gecommuniceerde tijdstippen, zoals de kalendervergadering. Bij meerdere kandidaten voor de VK geldt de procedure van opbod (m.b.t. de prijzengelden). (2) Bij VK staat de VTDL in voor de levering van de medailles voor de verschillende podia per geslacht en categorie; bij jeugdwedstrijden: jeugd C, jeugd B, jeugd A, junioren; bij volwassen reeksen: overall, U23 (20-23j), seniors (24-39j), masters A (40-49j), masters B (50-59j), masters C (60+). Bij BK staat de BTDF in voor de levering van de medailles voor de verschillende podia per categorie en geslacht en tevens voor de kampioenentruien; bij volwassenen voor de beste man en vrouw, bij jeugd voor de beste jongen of meisje per leeftijdscategorie. m. Financiële plichten (1) Enkel voor Belgische Kampioenschappen dient vooraf een voorschot betaald te worden aan de Belgische Triatlon & Duatlon Federatie, voor alle andere kosten wordt na de wedstrijd een factuur opgestuurd naar de organisatie (t.a.v. de organisatie verantwoordelijke). (2) Alle betalingen aan de VTDL/BTDF dienen te gebeuren volgens de factuurvoorwaarden en binnen de vooropgestelde termijn. n. Sancties Indien een organisator niet tegemoet komt aan de voorwaarden in het lastenboek of in strijd handelt met de Sportreglementen van de BTDF, kan het Dagelijks Bestuur van de VTDL beslissen om een organisatie te schorsen van de officiële VTDL/BTDF-kalender waardoor alle verbintenissen van de VTDL opgezegd worden. 7

Hoofdstuk: 3. Algemene plichten VTDL 3. ALGEMENE PLICHTEN VTDL a. Verzekering De VTDL levert het verzekeringsattest 5 aan en staat in voor de verzekeringspolis (lichamelijke ongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand). b. Promotie Alle evenementen en wedstrijden die aan de voorwaarden voldoen, worden opgenomen in de officiële VTDL kalender (info en link op http://vtdl.triathlon.be). c. Sign-in De VTDL levert kosteloos de sign-in module aan die gebruikt wordt voor de tijdsregistratie en rankings. d. Rankings De VTDL is verantwoordelijk voor het updaten van de rankings (Flanders Cup). e. Tijdsregistratie De VTDL levert op aanvraag (en beschikbaarheid) het nodige aan voor de tijdsregistratie (materiaal + operator). f. Aansprakelijkheid De VTDL kan niet aansprakelijk gesteld worden voor bepaalde diensten die (acuut) wegvallen wegens redenen van overmacht (ziekte, ongeval, ). 4. SPECIFIEKE PLICHTEN ORGANISATOR/VTDL a. Just for fun event Specifieke plichten organisator: Proeven en finish moeten centraal staan (try a tri, just for funs, ). Geen uitslagverwerking noch podia Lage instapdrempel (financieel en administratief) De afstanden moeten steeds kleiner zijn dan de competitieve maxima per leeftijdscategorie (zie Sportreglementen BTDF). b. Wedstrijd Specifieke plichten organisator: De leeftijdscategorieën conform de Sportreglementen BTDF. De afstanden moeten steeds kleiner of gelijk zijn aan de competitieve maxima per leeftijdscategorie (zie Sportreglementen BTDF). Uitslagverwerking verplicht (eigen tijdsregistratie 6 toegestaan) Podia optioneel Arbitrage verplicht. Specifieke plichten VTDL: Aanduiden van de scheidsrechters & VTDL motards. 5 Verplicht document voor de fietsproef op de openbare weg. 6 Indien eigen tijdsregistratie, moeten de resultaten voldoen aan de eisen zoals gesteld in de algemene voorwaarden. 8

Hoofdstuk: 5. Bijlagen 5. BIJLAGEN a. Leeftijdscategorieën & afstanden WD Leeftijd Categorie Naam Lopen Fietsen Lopen - 12 j H/D -12 Ironkids - 1,5km -5km -1,5km 12-13 j H/D 12 Jeugd C 1,5km 5km 1,5km 14-15 j H/D 14 Jeugd B 3km 10km 1,5km 16-17 j H/D 16 Jeugd A 3km 20km 3km 18-19 j H/D 18 Junioren 3km 20km 3km 20 + H/D U23 tem 60 U23, sen, vet 3km 4,5km 6km 20km 30km 40km 3km 4,5km 6km b. Leeftijdscategorieën & afstanden ZL Leeftijd Categorie Naam Zwemmen Lopen 6-7 j H/D 06 JZL-circuit 50m 500m 8-9 j H/D 08 JZL-circuit 100m 750m 10-11 j H/D 10 JZL-circuit 150m 1.000m 12-13 j H/D 12 JZL-circuit 200m 1.500m 14-15 j H/D 14 Jeugd B 300m 3km 16-17 j H/D 16 Jeugd A 500m 5km 18-19 j H/D 18 Junioren 750m 7,5km 20 + H/D U23 tem 60 U23, sen, vet 1000m 1500m c. Vergelijkende tabel Zie volgende pagina. 10km 15km 9

ALTERNATIEVE WEDSTRIJDVORMEN just4fun Wedstrijd Lidgeld organisatie indien geen club bij VTDL 50 50 Inschrijvingen eigen systeem of sign-in module van liga eigen systeem of sign-in module indien tijdsregistratie via liga Tijdsregistratie geen eigen systeem of via liga Verzekering formule 1 (ZL + WD) 25 25 Verzekering formule 2 (WD) nvt 5 per niet-gelicentieerde/team Prijsverschil WD geen 5 Arbitrage WD (SR) geen minimum 4 7, met extra SR per extra reeks Arbitrage ZL (SR) geen minimum 2, met extra SR per extra reeks Podia geen facultatief Naturaprijzen wedstrijd facultatief facultatief Geldprijzen wedstrijd geen facultatief 7 Indien veel deelnemers, meerdere waves of een uitgebreid parcours, kan de hoofdscheidsrechter in overleg met de VTDL en organisator beslissen om het aantal scheidsrechters aan te passen.

Hoofdstuk: 5. Bijlagen Lastenboek Alternatieve Wedstrijdvormen 2011 Opgemaakt door de VTDL/BTDF (november 2010) Contact: Vlaamse Triatlon & Duatlon Liga Belgische Triatlon & Duatlon Federatie Diestsesteenweg 49 3010 Kessel-Lo Organisator : Locatie : Datum wedstrijd : Ondergetekende (organisator) gaat akkoord met de voorwaarden die volgens dit specifiek lastenboek en de nationale Sportreglementen BTDF opgelegd zijn. Voor akkoord (naam datum handtekening) Gelieve dit laatste blad in te vullen en ondertekend terug te sturen naar bovengenoemd adres. 11