1
2
3
Start POINT in Amsterdam 10 maart 2010 Gesprekken over de implementatie van POINT vonden al veel eerder plaats dan de daadwerkelijke ondertekening van de overeenkomst met Techxx op 10 maart 2011 voor het eerste jaar POINT. In het SIGRA overleg verkeerde bedden werd de behoefte aan ICT ondersteuning om meer inzicht en grip te krijgen op transfers al eerder uitgesproken. In maart 2010 zijn de volgende organisaties gestart met de implementatie van POINT: AMC, Amsta, BovenIJ, Buurtzorg, Cordaan, Evean, OLVG, OsiraGroep, VUmc en ZGAO. ZHA, NKI AvL, SLZ en het SLAZ hebben zich later bij deze ontwikkeling aangesloten en zich gecommitteerd aan het implementatie en gebruik van POINT voor overdrachten. Vanuit de zorgaanbieders VVT zijn en na de initiële start veel kleine(re) partijen bijgekomen. Daadwerkelijke implementatie in 2010 kwam langzaam op gang. Er is sprake van grote variatie in zowel startdata van de partijen als doorlooptijden van implementatie om diverse redenen. OLVG en ZGAO waren in 2010 al operationeel. Het SLAZ is per september 2013 operationeel. Na ondertekening van het contract in maart 2010 zijn in dat jaar alleen OsiraGroep (intramuraal, september 2010) en Buurtzorg (maart 2010) gestart. Om deze reden is gekozen voor een verlenging van het contract met Techxx voor (maar) één jaar. In 2012 is nogmaals gekozen voor verlenging van het contract met één jaar. Binnen het Programma ZorgICT 2010-2012 werd aan een opvolger eoverdracht 2.0 voor POINT gewerkt (met medewerking van o.a. Techxx). EZDA wilde veilig stellen dat zij de functionaliteit van eoverdracht 2.0 met andere marktpartijen zou kunnen realiseren, mocht Techxx onverhoopt niet de ingeslagen weg willen of kunnen vervolgen. In 2013 leek de tijd rijp voor een meerjarig contract. Het EZDA voorstel voor een 3-jarig contract werd echter door partijen niet geaccepteerd. Uit de discussie die daarop volgde, blijkt dat er in de praktijk nog te veel onopgeloste problematiek met het gebruik van POINT is, die maakt dat partijen schromen om een langdurige(r) overeenkomst aan te gaan. Deze problematiek heeft een rol gespeeld in de contractonderhandelingen met Techxx. Inmiddels is opnieuw gekozen voor een contractperiode van één jaar (1 april 2013 t/m 31 maart 2014). Daarnaast hebben partijen besloten de handen ineen te slaan om de ontevredenheid in volle omvang boven tafel te krijgen, oorzaken te benoemen en een plan van aanpak voor verbetering te maken. Doel is om gezamenlijk te definiëren wanneer de implementatie van POINT formeel afgesloten is, gebruikers (voldoende) tevreden zijn en we over kunnen gaan op een reguliere exploitatie situatie (organisatie). Oftewel, POINT, wat is er af als het af is? 4
OVERZICHT MOGELIJKE PROBLEMEN EN OORZAKEN Relevantie Gebruik Onvoldoende toegevoegde waarde op micro niveau De mate waarin het gebruik van POINT in het hier-en-nu de gebruiker ondersteunt in het (beleefde doel) van het eigen werkproces. Geen éénduidig gebruik en onjuist gebruik van POINT Niet voor alle transfers gebruikt, omdat Onjuist gebruik van diverse fases (zorgaanbieder accepteert cliënt, vinkt ja aan, terwijl er nog geen datum van overname bekend is. Client komt dus op "groen" te staan waardoor het lijkt of de overplaatsing rond is) Te veel werk (mail het maar) Organisatie (mensen, middelen) Onvoldoende (aantal) goed opgeleide gebruikers Onvoldoende of ontbrekend functioneel beheer (lokaal)? Geen (business) eigenaar ín de instelling. Bij organisatiewijziging (zelfsturende teams) valt (verantwoordelijkheid voor) gebruik van POINT tussen wal en schip? Waar gaat het niet- fout als POINT niet of niet goed gebruikt wordt? Wie wordt er boos? ICT Infrastructuur eigen organisatie onvoldoende. Bijvoorbeeld geen toegang any time, any place niet mogelijk (mobiel, in de wijk ) Functionaliteit (in de keten, niet alleen POINT) Te veel overtypen? Melding bij wijziging noodzakelijk want, Attitude Negatieve attitude m.b.t. technologie, ict? 5
Bovenstaande figuur geeft het transferproces (in vereenvoudigde vorm) weer. De figuur is bedoeld als praatplaat wanneer we praten over: - belanghebbende(n) en de mate waarin hij of hij invloed kan uitoefenen op het beoogde projectresultaat; - welke informatie producten we onderkennen in de keten; - welke belangen er zijn in de keten en door wie die gediend worden (tijdige uitplaatsing belang van ziekenhuis, VVT performance randvoorwaarde; effectieve en efficiënte plaatsing en zorg leveren belang van de VVT, performance ziekenhuis randvoorwaarde) en; - welke systemen er betrokken zijn bij het transferproces en de informatie-uitwisseling Dat is van belang om: - het commitment op afspraken op juiste niveau plek te krijgen - input te hebben voor de samenstelling van de projectorganisatie (wie moeten er op welke manier betrokken worden) Is het bijvoorbeeld nodig om afdelingsmanagement van ziekenhuizen als belanghebbende (productieafspraken halen en dús doorstroming) een plek in de projectorganisatie te geven. Stuurgroep? Bepalende partij (of één van) als het gaat over het vaststellen van de te behalen performance in de transferketen? - afspraken te maken over proces en performance (informatiebehoefte en kwaliteit, responstijden) - informatiemanagers of applicatie beheerders van de EPD s, EVD s, ECD s die betrokken moeten worden om systemen beter op elkaar af te stemmen. 6
In het Transferoverleg ziekenhuizen VVT Amsterdam van 21 mei 2013 is een notitie Afronding POINT implementatie van de hand van Liesbeth van der Niet, Mariet Dirkzwager en Floor Bos besproken. In deze notitie is een voorstel omschrijving gegeven voor de te bereiken situatie POINT, wat is er af als het af is. Deze notie is door de leden van het Transferoverleg geaccordeerd. Ook is in deze vergadering invulling gegeven aan de te behalen normen m.b.t. gegevensoverdracht bij aanmelden en overdracht en responsetijden van de zorgaanbieders. Laatste is echter onder hoge tijdsdruk tot stand gekomen en behoeft zowel nadere check en commitment en haalbaarheid als ook een nadere uitwerken. Wat betekent alle transfers van ziekenhuizen gaan per 1 april 2014 via POINT en wat is een volledig ingevuld aanmeldformulier of overdracht (alleen verplichte velden, per patiëntcategorie een andere definitie van volledig?, etc.) 7
Taken functioneel beheerder ín de instelling - Leidt de gebruikers in de eigen organisatie op - Beantwoordt gebruikersvragen uit de organisatie - Informeert en instrueert de eigen gebruikers bij nieuwe versies van POINT - Formuleert verbetervoorstellen voor POINT en of het gebruik van POINT en brengt deze in bij de regiobeheerder - Organiseert Heeft te allen tijde een eigen back-up in (of buiten) de organisatie om bovenstaande taken uit te kunnen voeren. 8
9
10
11
12
RvB instellingen De RvB van de instellingen genoemd op pagina 8 ontvangen een brief over nut en noodzaak van het project POINT, wat is er af als het af is. Aan de RvB wordt gevraagd zich te committeren aan het te behalen resultaat voor de eigen instelling (zoals afgegeven door het lid in het Transferoverleg dat die instelling vertegenwoordigd). De RvB wordt tevens gevraagd het behalen van dat resultaat (in de eigen organisatie) te faciliteren en daarop te (laten) sturen. Project kerngroep De projectkerngroep bestaat uit: De projectmanager Mw. F. Bos (EZDA), De regiobeheerder POINT Dhr. E. Peelen, Vertegenwoordiging ziekenhuizen M. Dirkzwager (OLVG) en M. Kemp (BovenIJ), Vertegenwoordiging VVT Mw. S. Otto (Amsta) en Mw. L. van der Niet (Cordaan), De projectmanager van de leverancier Techxx Dhr. A. Muller. Transferoverleg Het Transferoverleg bestaat ten minste uit een vertegenwoordiging van de instellingen genoemd op pagina 8. Elk lid van (de op pagina 8 genoemde organisaties) van het TFO: Geeft aan welke prestatie t.o.v. het ideaal transferproces per 1 april 2013 bereikt zal zijn. Is verantwoordelijk voor het behalen van dat resultaat en stuurt daartoe de eigen intern organisatie aan. Geeft (tijdig) aan de kerngroep aan welke ondersteuning zij daarbij nodig hebben. Het Transferoverleg: Accordeert het voorliggen plan van aanpak Accordeert het ideaal transferproces, inclusief genormeerde prestaties en het gebruik van POINT Accordeert de gezamenlijke ambitie nadat alle instellingen een individueel commitment hebben gegeven op het ideaal transferproces als visie en aangeven welk resultaat zij daarvan op 1 april 2014 behaald zullen hebben. De (nu bekende) leden van het TFO van genoemde organisaties zijn: M. Smits (AMC), S. Leijnse (Vumc), M. Kemp (BovenIJ), M. Dirkzwager (OLVG), I. Jansen (SLZ), H. Schenk (SLAZ), C. van Dijk (ZHA), A. Donker (NKI AvL), L. van der Niet (Cordaan), G. Middel (Amstelring), S. Otto (Amsta), C. van Toledo (Evean), F. Koning (ZGAO), E. Beelen (ZGHA), N. Hoogedoorn (Buurtzorg). 13
14
15
16
17