BEDRIJFSPLAN INSTRUMENTENDEPOT LEERORKEST 2017 2020 STICHTING INSTRUMENTENDEPOT LEERORKEST, 2016
2016 Stichting Instrumentendepot Leerorkest Met dank aan Esther Mapp DHV Accountancy Boris Franssen Projectleider M.A. de Souza (06-46262373), directie@leerorkest.nl Stichting Instrumentendepot Leerorkest Hofgeest 139 1102 EG Amsterdam T 020-696 8371 E instrumentendepot@leerorkest.nl www.leerorkest.nl/instrumentendepot Bezoekadres Instrumentendepot, logistiek en werkplaatsen Batjanstraat 1 1094 RC Amsterdam T 020-303 2821 Rekeningnummer Stichting Instrumentendepot Leerorkest nl70 ingb 000 222 5589 BTW-nummer Stichting Instrumentendepot Leerorkest 8156.50.693.B01 RSIN Stichting Instrumentendepot Leerorkest 8156.50.693 KvK-nummer Stichting Instrumentendepot Leerorkest 34245258 2 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020
Samen muziek maken is een magische ervaring. In een orkest is de klank van elk instrument belangrijk. De kracht zit in het samenspel. Zoveel mogelijk kinderen die kracht laten ervaren: dat is het doel van Kinderen Maken Muziek. Het Instrumentendepot sluit daar uitstekend bij aan en is onze steun ten volle waard! H.M. Koningin Máxima Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020 3
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 2. Instrumentendepot Leerorkest: een introductie 3. Ambities 2017 2020 4. Begroting en dekkingsplan 5. Case for Support 5 7 10 16 18 4 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020
1 INLEIDING Met trots presenteren wij hierbij het Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017-2020. Het Instrumentendepot heeft zich sinds de start in snel tempo ontwikkeld en is de opstartfase ruimschoots ontgroeid. Kinderen binnen en buiten Amsterdam worden door ons van passende instrumenten voorzien die ze mee naar huis kunnen nemen en waarover ze dus dagelijks kunnen beschikken. We hebben mede dankzij onze partners en de inzet van onze vaste en vrijwillige krachten inmiddels meer dan 6.300 instrumenten geworven (huidige waarde: 827.254). Sinds 25 november 2014 beschikken we over een nieuwe locatie in Amsterdam-Oost; de nieuwe faciliteiten stellen ons in staat landelijk te opereren. Kortom: er is in korte tijd al een hoop gerealiseerd! Maar we willen verder! Er zijn veel meer kinderen in Nederland die we willen laten deelnemen in een Leerorkest en van hun eigen instrument willen voorzien. We willen ons de komende jaren inzetten om nog meer instrumenten te werven, te repareren en te distribueren. Dit vraagt om een toekomstbestendig organisatie- en financieringsmodel. Het Instrumentendepot is een feit, maar we moeten als organisatie een volgende stap maken en onze organisatie verder borgen en inbedden. De hulp van fondsen en sponsors is in deze vervolgfase 2017-2020 van cruciaal belang, met name voor de investeringen. Na deze periode kan het Instrumentendepot beter op eigen benen staan en is de organisatie toekomstbestendiger. instrumenten voorzien die thans nog niet over een instrument beschikken? Welke nieuwe mijlpalen willen we in de komende jaren bereiken? Naast inhoudelijke doelen, wordt ingegaan op de organisatorische en financiële doelen. In Hoofdstuk 4 staan de begroting en het dekkingsplan centraal. Ook wordt kort ingegaan op de risico s en de beheersing daarvan. Hoofdstuk 5 behandelt de case for support. Beschreven wordt hoe en op welke manier fondsen, sponsors en individuele donateurs ons kunnen helpen onze volgende stap naar volwassenheid te kunnen maken. In dit bedrijfsplan voor het Instrumentendepot kort gezegd ons spoorboekje willen we vastleggen wat we precies willen realiseren, hoe en met wie. En onze case for support richting financiers extra kracht bijzetten. Alleen met hun steun kunnen wij de laatste stap naar volwassenheid zetten! In Hoofdstuk 2 volgt een korte introductie van het Instrumentendepot en het Leerorkest; beide organisaties zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Hoofdstuk 3 staat in het teken van de ambities van het Instrumentendepot in de periode 2017 2020 en bevat een operationalisering van de missie. Daarbij is ook de verwachting ten aanzien van 2016 als ijkpunt opgenomen. Centrale vraag is: hoeveel kinderen wil het Instrumentendepot van passende Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020 5
6 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020
2 INSTRUMENTENDEPOT LEERORKEST: EEN INTRODUCTIE Ieder kind zou de kans moeten krijgen om te ontdekken hoe leuk en magisch het is om een instrument te bespelen en samen muziek te maken. Het doel van het Instrumentendepot is dan ook om Leerorkesten en soortgelijke (sociale) muziekeducatie-initiatieven in heel Nederland van muziekinstrumenten te voorzien en dat voor zoveel mogelijk kinderen een passend thuisinstrument beschikbaar is. Een instrument (leren) bespelen en samen musiceren in een orkest is een geweldige verrijking voor kinderen. Het is niet alleen heel leuk om te doen, maar ook bewezen goed voor de sociale en cognitieve ontwikkeling. Bovendien leren kinderen met deze instrumenten rijke muziektradities kennen. De Leerorkest-organisatie staat niet alleen in het streven om zo veel mogelijk kinderen de kracht van muziek te laten ontdekken, ze werkt daarbij steeds samen met andere initiatieven zoals het programma Kinderen Maken Muziek, dat werd gestart op voorspraak van Koningin Máxima, en het landelijke programma Meer muziek in de klas (zie www.meermuziekindeklas.nl). Ontstaan en opschaling Stichting Instrumentendepot Leerorkest (voorheen: Instrumentenfonds Leerorkest) en Stichting Leerorkest zijn zusterorganisaties (zie organogram op p. 13). De beide stichtingen trekken in de activiteiten gezamenlijk op. De Leerorkestactiviteiten bestaan al sinds 2005. In schooljaar 2015 2016 is het tienjarig bestaan gevierd. Voor het Instrumentendepot Leerorkest stond het jaar 2014 in het teken van de opschaling van de activiteiten van verzorgingsgebied Amsterdam naar een nationale uitleenfunctie. Het landelijke Instrumentendepot Leerorkest werd in november 2014 feestelijk gelanceerd. Sindsdien kunnen Leerorkesten in heel Nederland van instrumenten worden voorzien, een nieuwe, belangrijke mijlpaal in de ontwikkeling van de Leerorkest-activiteiten. Voor die tijd leende het Instrumentendepot alleen muziekinstrumenten uit aan de Leerorkesten van Stichting Leerorkest in Amsterdam en van Stichting Muziekcentrum Zuidoost. (Hieronder vallen de Leerorkest-activiteiten op school onder schooltijd voor het Basispakket Cultuureducatie Amsterdam, de naschoolse brede school activiteiten waaronder het Klein Leerorkest, het Leerorkest op de Holendrechtschool en de strijkersklas op de Knotwilg, en het OSB Leerorkest Zuidoost en SuperSymphonics in het voortgezet onderwijs.) Nieuwe locatie Het Instrumentendepot Leerorkest is gehuisvest in Amsterdam-Oost naast de koepelkerk van het Nederlands Philharmonisch Orkest, waarmee een intensieve samenwerking is. Het gebouw heeft een leslokaal, een administratiekantoor, twee magazijnen en drie volledig ingerichte ateliers voor hout-, koper-, strijk- en slagwerkinstrumenten. Op deze locatie werken onze vaste instrumentenreparateurs en een grote groep van vrijwilligers (waaronder ook professionele, gespecialiseerde reparateurs), stagiairs, werkstagiairs en reïntegratie kandidaten. Er worden ook workshops verzorgd voor vrijwilligers over het onderhoud van de instrumenten die de leerlingen thuis hebben. Doelstellingen van het Instrumentendepot Leerorkest Aanbieden van een landelijke uitleenservice, die voor Leerorkesten en vergelijkbare (sociale) muziekprogramma s de drempel van aanschaf van dure muziekinstrumenten wegneemt. Stimuleren dat alle kinderen die meedoen aan dit soort programma s, thuis kunnen oefenen op een instrument. Verminderen van de kosten van onderhoud en reparatie van die muziekinstrumenten. Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020 7
Inzamelen, opknappen en hergebruiken van muziekinstrumenten die in onbruik zijn geraakt. Het promoten van het hergebruik van muziekinstrumenten en het bevorderen van de maatschappelijke betrokkenheid van individuele Nederlanders, bedrijven, instellingen en fondsen bij muziekeducatie. Aanbieden van opleidingsmogelijkheden en leer/werk trajecten aan jongeren die een technische vakopleiding op VMBO nivo 1 volgen. Doelgroepen De instrumenten zijn bedoeld voor Leerorkesten op scholen en soortgelijke (sociale) muziekeducatieinitiatieven voor kinderen in heel Nederland. De instrumenten worden niet rechtstreeks aan kinderen uitgeleend, maar via de muziekonderwijsprojecten. Uitzondering op deze regel zijn de kinderen in Amsterdam die spelen in een Leerorkest. Zij lenen wel rechtsreeks van het Instrumentendepot. Dit gebeurt al op basis van een leenovereenkomst met Stichting Instrumentendepot Leerorkest. Het Instrumentendepot is specifiek gericht op kinderen en jongeren. Kunst voor iedereen Het Instrumentendepot Leerorkest is meer dan een gebouw met ateliers of een logistiek uitleencentrum van muziekinstrumenten, het is vooral een mindset. De visie achter het Leerorkest is de democratisering van muziekeducatie. In de woorden van oprichter en directeur Marco de Souza: Muziekeducatie is vaak hoogdrempelig en kostbaar. Wij vinden dat kunst voor iedereen is. Met de Leerorkesten en het landelijk instrumentendepot dragen wij eraan bij dat zoveel mogelijk kinderen, ook uit kansarme gezinnen, muziek leren maken en ook thuis op een instrument kunnen oefenen. De Filosofie van het Delen Via het Expertisecentrum van Stichting Leerorkest en de site Orkest in de Klas (www.orkestindeklas.nl) wordt de opgebouwde kennis en ervaring uitgewisseld met andere Leerorkesten en soortgelijke (sociale) muziekeducatieprojecten in Nederland en België. De filosofie van het delen zit bij alle Leerorkest-activiteiten in het DNA. Marco de Souza: Wij zijn ervan overtuigd dat het delen van kennis en middelen ons allemaal sterker maakt. Daarom steunen wij nieuw opgerichte Leerorkesten en vergelijkbare initiatieven met onze kennis, ervaring, didactische materialen en nu ook met het Instrumentendepot. Immers, alleen als wij bereid zijn om kennis en middelen met elkaar te delen, kunnen we echt een revolutie van democratisering van muziekeducatie realiseren. Activiteiten Het Instrumentendepot Leerorkest richt zich op zes basisactiviteiten: 1. Het uitlenen van muziekinstrumenten aan muziekeducatie-initiatieven in Nederland, waaronder Stichting Leerorkest in Amsterdam en zusterorganisatie Muziekcentrum Zuidoost (MZO). 2. Het beheren, onderhouden, repareren en distribueren van muziekinstrumenten. 3. Het organiseren van inzamelacties voor nieuwe muziekinstrumenten. 4. Het bevorderen van kennisoverdracht op het gebied van instrumentenonderhoud aan vrijwilligers, nieuwe generaties reparateurs en muziekdocenten. 5. Het bieden van een creatieve en vruchtbare werkervaringsplaats voor studenten, mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en vrijwilligers. 6. Het verzorgen van workshops aan ouders en andere geïnteresseerden over het onderhouden en repareren van de thuisinstrumenten. Vrijwilligerswerk, stageplekken en arbeidsreïntegratie Het Instrumentendepot wil vakmanschap doorgeven aan jongeren via stages en leerwerkplekken en kansen bieden aan mensen die een opstap nodig hebben voor de arbeidsmarkt of willen re-integreren. Het Instrumentendepot is een lerende organisatie die het delen van kennis en ervaring hoog in het vaandel heeft staan. Voor vrijwilligers is het een aantrekkelijke, laag drempelige werkomgeving met een open karakter. Het Instrumentendepot heeft nadrukkelijk een sociale functie, sluit haar ogen niet voor de problemen in de samenleving, maar zoekt daarin een eigen passende rol. Bij het Leerorkest en Instrumentendepot Leerorkest was in 2013 een handvol vrijwilligers werk - zaam. In 2016 is dit aantal gegroeid naar gemiddeld 65 vrijwilligers (inclusief stagiairs, werkstagiairs en reïntegratiekandidaten). Een vertienvoudiging binnen een tijdbestek van 3 jaar. De toename van het aantal vrijwilligers is gerealiseerd in samenwerking met Buro Frisse Blik door gericht vrijwilligersbeleid te ontwikkelen en uit te voeren, intensief samen te werken met bemiddelingspartners met hart voor hun en onze zaak en 8 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020
spontane aanmeldingen van vrijwilligers (mede door aandacht in de media voor het Leerorkest goed op te volgen). De grootste groei heeft zich voorgedaan bij het Instrumentendepot. Vanaf 2014 heeft zich daar een sterke stijging voorgedaan naar ongeveer 37 vrijwilligers (inclusief stagiairs, werkstagiairs en reïntegratiekandidaten). Zowel Instrumentendepot als het Leerorkest laten hiermee hun sociale gezicht zien. Tevens brengen beide organisaties zo de wens tot uitdrukking om verankerd te zijn in de maatschappij en samen met zoveel mogelijk anderen idealen te verwezenlijken. Onze ambities op dit terrein hebben we sneller bereikt dan verwacht. Voor de komende vier jaar willen we het aantal vrijwilligers dat bij beide stichtingen werkzaam is nog licht stijgen naar gemiddeld 80 mensen. Die stijging zal zich vooral voordoen bij het Instrumentendepot, zodat met meer mensen meer werk verricht kan worden. De inschatting van het aantal ingezette uren van vrijwilligers per jaar wordt geschat op 20.111 uur. Omgerekend naar euro s komt dit neer op een geschat bedrag van 419.000. Financiering Het Instrumentendepot is goeddeels gefinancierd met middelen van private fondsen en voor een klein deel uit bijdragen van Leerorkesten die een vergoeding betalen voor het gebruik, het onderhoud en de reparatie van instrumenten. Het merendeel van de instrumenten is gedoneerd, mede naar aanleiding van inzamelingsacties met behulp van NPO Radio 4 en Blokker. Recente hoogtepunten Instrumentendepot Leerorkest 2013 Uitbreiding werkplaats en magazijn van het Instrumentendepot voor de Leerorkesten in Amsterdam; eerste workshops instrumentenreparatie voor muziekdocenten en andere ondersteuners. 2014 Verhuizing naar nieuwe locatie in Amsterdam- Oost en opschaling van de activiteiten naar landelijke uitleenfunctie; start met ondersteuning van drie initiatieven buiten Amsterdam (Leerorkest Groningen, Muziek in de Wijk-Utrecht en educatief project Muziekschool Heemskerk). 2015 Uitbreiding van de ondersteuning naar in totaal 23 initiatieven in alle hoeken van het land (zie jaarverslag 2015); de taxatiewaarde van alle in de afgelopen jaren door particulieren gedoneerde instrumenten bedraagt naar schatting 827.254; op 15 september 2015 vereerde Koningin Máxima ons, als erevoorzitter van Meer Muziek in de Klas, met een werkbezoek aan het Instrumentendepot. 2016 De hele Leerorkest-organisatie staat in de schijnwerpers vanwege het tienjarig bestaan. Koningin Máxima is aanwezig bij het grote lustrumconcert in Amsterdam waar meer dan duizend kinderen aan deelnemen; in mei/juni houdt NPO Radio 4 wederom een grote landelijke inzamelactie (Klassiek Geeft!) voor het Instrumentendepot Leerorkest, met een fantastische opbrengst (1024 muziekinstrumenten en 74.925) en geweldige media-exposure. Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020 9
3 AMBITIES 2O17-2O2O In dit hoofdstuk benoemen we de belangrijkste doelen voor het Instrumentendepot Leerorkest op inhoudelijk, organisatorisch en financieel vlak. 3A. INHOUDELIJKE DOELEN Met een Leerorkest op school of in de wijk krijgen alle kinderen de kans om een muziekinstrument te bespelen en samen muziek te maken. Het Instrumentendepot Leerorkest wil zoveel mogelijk Leerorkesten en soortgelijke initiatieven in Nederland van muziekinstrumenten voorzien. Daarmee neemt het de drempel weg van de dure aanschaf en onderhoud van muziekinstrumenten. Voor het Instrumentendepot is het van belang om over de juiste hoeveelheid en de juiste soort instrumenten te kunnen beschikken om aan de vraag te kunnen beantwoorden. Thans heeft het Instrumentendepot ruim 6.000 instrumenten in bezit. Op basis van de ontwikkeling van het aantal Leerorkesten en vergelijkbare initiatieven binnen en buiten Amsterdam, willen we per 2019 over 12.000 instrumenten beschikken om aan de vraag te kunnen beantwoorden. Belangrijk om aan te tekenen is dat niet alleen met geschonken instrumenten kan worden volstaan, ook dienen zodat in een uitgebalanceerd instrumenten bestand kan worden voorzien instrumenten te worden aangeschaft. De kwaliteit van ingezamelde instrumenten is namelijk niet altijd optimaal, de geschonken instrumenten zijn kwalitatief niet altijd meer volwaardig. Voorts vergen ingezamelde instrumenten in de regel meer onderhoud en/of reparatie dan nieuwe. Daarbij is het lastig gebleken om via schenkingen voldoende instrumenten in kindermaten te verkrijgen (essentiële instrumenten als fagotten, hobo s, harpen, enz.). Aanvulling van het depot met nieuw aangeschafte instrumenten blijft dus nodig. In de onderstaande tabellen zijn de operationele doelen ten aanzien de verwerving van instrumenten voor de periode 2016 2020 nader beschreven. Ook wordt aangeven hoeveel instrumenten binnen en buiten Amsterdam ter beschikking worden gesteld. 2016 (planning) 2017 2018 2019 2020 Aantal instrumenten in bezit depot 6.800* 8.000* 10.000* 12.000* 14.000* Van de genoemde aantallen instrumenten dient gemiddeld 50% te worden aangeschaft. * inclusief instrumenten in reparatie Wat de verdeling tussen de uitleen van instrumenten in Amsterdam en daarbuiten betreft is de volgende prognose het uitgangspunt: Uitleen binnen en buiten Amsterdam 2016 (planning) 2017 2018 2019 2020 Amsterdam 75% 65% 50% 35% 25% Buiten Amsterdam 25% 35% 50% 65% 75% 10 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020
3B. DOELEN ORGANISATIE Zoals gesteld wil het Instrumentendepot in de komende 3 jaar toegroeien naar 12.000 muziekinstrumenten. De fundamenten hiervoor zijn in de afgelopen 2 jaar gelegd. Het Instrumentendepot beschikt dankzij de nieuwe locatie in Amsterdam- Oost over de juiste faciliteiten om de instrumenten goed te kunnen beheren, onderhouden en distri bueren. Voor langdurige opslag werken we momenteel samen met Shurgard. Het personeels- en vrijwilligersbestand is dermate opgeschaald en qua competenties en expertise uitgebalanceerd, dat een goede basis voor de komende jaren is gelegd. Die basis dient in de komende jaren te worden geconsolideerd en voorzichtig te worden uitgebouwd, met een bescheiden groei van de kernformatie. De werkprocessen zijn in de afgelopen jaren reeds verder uitgewerkt en verfijnd. Het betreft de volgende onderdelen: Logistiek en planning (organisatie van de uitvoering en coördinatie transport) Uitlenen: uitleenprotocol en uitleenadministratie Inkoop instrumenten en orderadministratie Inzameling instrumenten Kwaliteitsbewaking instrumenten en terugnamebeleid Onderhoud: richtlijnen en reparatie diverse instrumenten Beheer magazijn Monitoring en evaluatie Dit ontwikkelde beleid wordt de komende periode verder in de organisatie geborgd. Op het gebied van fondsenwerving en promotie trekken Stichting Leerorkest en Stichting Instrumentendepot Leerorkest gezamenlijk op. Vanaf de lancering van het landelijke Instrumenten depot zijn diverse promotieactiviteiten ingezet, om het maatschappelijk draagvlak te versterken en verbreden, en om (potentiele) geld schieters en donateurs van instrumenten te bereiken. De belangrijkste promotiepijler berust op aandacht in de media: vrije publiciteit. Veel aandacht voor het Instrumentendepot komt voort uit acties voor de inzameling van geld en muziekinstrumenten, zoals NPO Radio 4 Klassiek Geeft en inzamelingsacties via Blokker. De steun van prominente Nederlanders speelt hierbij een grote rol. Topmusici en prominente Nederlanders zijn fan of Ambassadeur van het Instrumentendepot, waaronder Freek en Hella de Jonge, Tania Kross en niet in de laatste plaats, Koningin Máxima. Alleen in 2015 werd meer dan vijftig keer een artikel of item in de media gewijd aan het Leerorkest of Instrumentendepot Leerorkest. Via intensief gebruik van online communicatie versterken we de publiciteit en het contact met onze bestaande relaties. We zetten hierbij vooral in op persoonlijke e-mailings, wekelijkse updates via social media, website en nieuwsbrieven. Vanwege de natuurlijke verwevenheid van de activiteiten delen Stichting Leerorkest en Stichting Instrumentendepot Leerorkest één website (www.leerorkest.nl, www.leerorkest.nl/instrumentendepot) en een gezamenlijke nieuwsbrief. Vanaf najaar 2015 is daar Stichting Vrienden van het Leerorkest bijgekomen, speciaal voor het werven van particuliere donateurs ter ondersteuning van het Leerorkest en Instrumen tendepot. Hiervoor is op de website een nieuwe online donatiemodule gerealiseerd. Naast de communicatie richting het grote publiek en geldschieters, richten we ons tot muziekeducatieinitiatieven en scholen in het land als afnemers van het Instrumentendepot. Daarbij maken we vooral gebruik van de contacten van het landelijke Expertisecentrum Leerorkest en contacten via samenwerkingspartners, zoals het programma Meer Muziek in de Klas. Fte vaste kern 2016 (planning) 2017 2018 2019 2020 Hoofd bedrijfsvoering 0,20 0,22 0,23 0,25 0,27 Coördinator logistiek en planning 1,00 1,08 1,16 1,24 1,34 Werkmeesters/ instrumentenbeheerders 2,00 2,25 2,53 2,85 3,20 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020 11
Dankzij de naamsbekendheid van het Leerorkest en het Instrumentendepot, kunnen belang hebbenden (scholen, Leerorkesten buiten Amsterdam, fondsen, sponsors) de weg naar het Instrumentendepot eenvoudig vinden. Om het Instrumentendepot een eigen gezicht te geven, is een eigen huisstijl gerealiseerd. Management & Governance Bij Stichting Instrumentendepot Leerorkest is in 2015 het Governance model veranderd van een hybride model (raad van toezicht + bestuur + directie) naar een raad-van-toezicht-model, dat is ingericht in overeenstemming met de negen principes van de Governance Code Cultuur. Stichting Instrumentendepot Leerorkest en Stichting Leerorkest hebben dezelfde Raad van Toezicht. De nieuwe Raad van Toezicht vormt tevens een personele unie met de Raad van Toezicht van Muziekcentrum Zuidoost. Met de wijziging van de governance structuur is ook de naam van Stichting Instrumentenfonds Leerorkest veranderd naar Stichting Instrumentendepot Leerorkest. De directie wordt gevoerd door Marco de Souza (directeur-bestuurder), bedenker en oprichter van het Leerorkest en het Instrumentendepot. De Raad van Toezicht bestaat uit: De heer Jeroen Thijssen voorzitter Adviseur (voorheen partner) van de internationale advocatenfirma Freshfields Bruckhaus Deringer en bestuurslid van de Stichting Administratiekantoor Gewone Aandelen A van Van Lanschot NV. De heer Erik Brink financiën Zelfstandig interim manager en projectleider op het gebied van bedrijfsvoering binnen de sectoren onderwijs en gemeentelijk sociaal domein. De heer Maurits Haenen vice voorzitter Actief in de cultuur sector, onder meer als directeur van het Nederlands Balletorkest en Holland Symfonia. Sinds 2009 werkt hij vanuit een eigen bedrijf als interimmanager bij culturele instellingen. Hij was onder andere interim directeur van centra voor de kunsten in de Drechtsteden (2012) en Den Haag (2012-2013) en momenteel in Haarlem, bij Stichting Hart. Tevens is hij voorzitter van de Stichting Vrienden van het JeugdOrkest Nederland. De heer Akkie Muller human resources Eigenaar/directeur van Human Sources, mede-eigenaar van sollicitatiespecialist SBuddy.nl, voorzitter van de stichting Vestingeiland Naarden en voorzitter van de stichting Disability Affairs. Voorheen werkzaam bij Randstad Nederland BV. 12 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020
Organogram Stichting Vrienden van het Leerorkest (met eigen bestuur) Raad van Toezicht (3 stichtingen) Stichting Muziekcentrum Zuidoost Stichting Leerorkest Stichting Instrumentendepot Leerorkest Directeur-bestuurder Directeur-bestuurder Directeur-bestuurder Management Team Management Team Management Team Basisschoolactiviteiten Brede school-activiteiten Muziekschool-activiteiten Educatie Expertisecentrum Bedrijfsvoering Fondsenwerving en PR Financiën Basisschoolactiviteiten PO activiteiten Educatie Expertisecentrum Bedrijfsvoering Fondsenwerving, PR en communicatie Financiën Instrumentendepot Bedrijfsvoering Fondsenwerving en PR Om tegemoet te komen aan de wensen van de hoofdsubsidiënten (Gemeente Amsterdam DMO en Bestuurscommissie Zuidoost) is gekozen voor een transparante organisatie, waarbij de directie en het management team met het oog op kostenbesparing en efficiëntie gedeeld worden. Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020 13
3C. DOELEN FINANCIËN Tot onze grote vreugde heeft Stichting Goede Doelen Nh1816 de intentie een substantiële bijdrage van in totaal 250.000 aan het Instrumentendepot toe te zeggen voor de periode 2016-2020. Hiermee wordt Stichting Goede Doelen Nh1816 de hoofdsponsor. Het Instrumentendepot is tot op heden goeddeels gefinancierd met middelen van fondsen (96%) en voor 4% met inkomsten uit uitleen (ijkpunt 2016). Om het Instrumentendepot toekomstbestendiger te maken is een verdere inkomstenspreiding van belang. Het is de bedoeling jaarlijks een fee bij Stichting Leerorkest in Amsterdam in rekening te brengen voor de uitleen en het onderhoud van instrumenten (over de periode 2017 2020 gemiddeld 200.000 per jaar) waarmee de eigen inkomsten aanzienlijk toenemen. (Dit is mogelijk als de fee indirect kan worden gedekt uit de toekenning van de Gemeente Amsterdam aan Stichting Leerorkest voor instrumenten.) Ook verwacht het Instrumentendepot hogere inkomsten uit verdere uitleen aan initiatieven, uitgaande van 10 per uitgeleend instrument bij een groeiend aantal uit te lenen instrumenten (van 80.000 in 2017 naar 140.000 in 2020). Voor de investering in nieuwe instrumenten (in de periode 2017 2020 100.000 op jaarbasis) wordt een beroep gedaan op fondsen & sponsors. Zoals gesteld kan niet worden volstaan met inzameling van gebruikte instrumenten alleen. Het Instrumentendepot streeft naar de volgende dekking van de exploitatielasten en inkomstenspreiding: inkomsten van fondsen vanaf 2017 gemiddeld 24%, inkomsten uit sponsoring gemiddeld 25%, de eigen inkomsten gemiddeld 46% en bijdragen van particulieren gemiddeld 5%. Met de nieuwe ambities stijgen ook de kosten. De personeelskosten zullen als gevolg van een toename van het aantal instrumenten gemiddeld met 10% per jaar toenemen (per 2017). Meer instrumenten innemen, aanschaffen, repareren en uitlenen vergt immers ook meer capaciteit in de vaste kernformatie. De materiële beheerslasten zullen met 2% op jaarbasis toenemen, de materiële activiteitenlasten met 5%. Financieringsmix 2016 2020 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2016 2017 2018 2019 2020 Directe opbrengsten Subsidies Fondsen Sponsoren Particulieren 14 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020
Ontwikkeling lasten 700.000 600.000 500.000 400.000 300.000 200.000 100.000 0 TOTAAL LASTEN Beheerslasten personeel Beheerslasten materieel Activiteitenlasten personeel Activiteitenlasten materieel 2016 2017 2018 2019 2020 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020 15
4 BEGROTING & DEKKINGSPLAN 2016 2017 2018 2019 2020 Hoofd bedrijfsvoering 0,20 0,22 0,23 0,25 0,27 * Coordinator logisitiek en planning 1,00 1,08 1,16 1,24 1,34 * Werkmeesters/instrumenten- 2,00 2,25 2,53 2,85 3,20 ** beheerders/inkoper 3,20 3,54 3,92 4,34 4,81 Baten Eigen inkomsten 15.000,00 215.000,00 275.000,00 300.000,00 325.000,00 Fondsen 237.500,00 168.207,50 136.467,69 146.901,25 165.439,05 Sponsoren 80.000,00 100.000,00 125.000,00 150.000,00 175.000,00 Particulieren 19.000,00 20.000,00 25.000,00 30.000,00 35.000,00 351.500,00 503.207,50 561.467,69 626.901,25 700.439,05 Kosten Beheerslasten personeel 55.500,00 61.050,00 67.155,00 73.870,50 81.257,55 Beheerslasten materieel 47.500,00 48.687,50 49.904,69 51.152,30 52.431,11 Activiteitenlasten personeel 166.800,00 191.820,00 220.593,00 253.681,95 291.734,24 Activiteitenlasten materieel 201.500,00 221.650,00 243.815,00 268.196,50 295.016,15 471.300,00 523.207,50 581.467,69 646.901,25 720.439,05 Exploitartieresultaat Afschrijvingen 119.800,00 119.800,00 20.000,00 120.000,00 20.000,00 120.000,00 20.000,00 120.000,00 20.000,00 120.000,00 Investeringen nieuwe instrumenten 100.000,00 100.000,00 100.000,00 100.000,00 Cash flow * 7,50% minus indexatie van 2,5% per jaar ** 12,50% minus indexatie van 2,5% per jaar 10,00% hierin zit indexatie van 2,5% per jaar 2,50% hierin zit indexatie van 2,5% per jaar 15,00% hierin zit indexatie van 2,5% per jaar 16 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020
Toelichting op begroting De totale baten van Stichting Instrumentendepot zullen in de komende jaren sterk toenemen van 351.500 naar circa 700.000 in 2020. Deze stijging wordt deels veroorzaakt door de jaarlijkse fee aan Stichting Leerorkest en door de hogere inkomsten uit uitleen van instrumenten (beide verantwoord onder de eigen inkomsten). Daarentegen is de verwachting dat de inkomsten uit fondsen en sponsors onderling zullen verschuiven. Als gevolg van de verwachte stijging van het aantal instrumenten in de komende jaren (verdubbeling) zullen ook de kosten toenemen, echter dit zal naar verhouding maar zeer bescheiden zijn. Bij de beheerslasten personeel is rekening gehouden met een indexatie van circa 2,5% op jaarbasis en daar - naast nog een lichte toename van het aantal fte. Bij de beheerslasten materieel is alleen rekening gehouden met de jaarlijkse indexatie van circa 2,5%. De post activiteitenlasten personeel is begroot op een toename van 15% per jaar, welke grotendeels wordt veroorzaakt door een toename van het aantal fte. Deze toename is noodzakelijke vanwege de verwachte groei in instrumenten en uitleen. De activiteitenlasten materieel nemen hierdoor ook toe met circa 10% per jaar. Onder het kapitaal is een bestemmingsreserve opgenomen welke wordt gevormd om toekomstige jaarlijkse afschrijvingen op activa mogelijk te maken. Donaties van fondsen worden grotendeels gebruikt voor aanschaf van instrumenten, die over meerdere jaren moeten worden afgeschreven. In het jaar van ontvangst leidt dit tot een positief exploitatieresultaat. In de jaren erna zorgen de afschrijvingen voor een negatief resultaat. Om dit te egaliseren worden de toekomstige afschrijvingen in het eerste jaar toegevoegd aan de bestemmingsreserve. De jaarlijkse afschrijvingskosten worden in de komende jaren middels de bestemming van het resultaat onttrokken aan de bestemmingsreserve. Risico s en beheersing Het Instrumentendepot staat net als het Leerorkest symbool voor cultureel ondernemerschap. Zoals beschreven, wil het Instrumentendepot per 2017 een fee in rekening brengen bij het Leerorkest voor de post instrumentenbeheer en logistiek. Hiermee krijgt het Instrumentendepot een betere, meer solide inkomstenspreiding. Maar er zullen ook nog veel middelen uit de markt moeten worden verworven bij fondsen, sponsors en individuele donateurs. Hoewel het Leerorkest en ook het Instrumentendepot hun sporen op dit vlak al hebben verdiend, zijn de consequenties van eventuele tegenvallende opbrengsten geïnventariseerd. Bij tegenvallende inkomsten dienen de groeiambities navenant te worden aangepast; dit betekent dat er minder instrumenten kunnen worden uitgeleend dan beoogd, minder instrumenten kunnen worden aangeschaft dan voorzien, voorts kunnen dan ook minder instrumenten worden gerepareerd. Uiteraard zou dit jammer zijn en een dissonant zijn in de groei en ontwikkeling die Leerorkest en Instrumentendepot sinds hun start hebben doorgemaakt. Maar indien de continuïteit in het geding is, worden de groeiplannen direct naar beneden aangepast. In een dergelijk geval zal ook worden gekeken naar de personeelskosten. In bovengenoemde projecties nemen de kosten toe in lijn met de gewenste groei. Indien deze groei niet kan worden gerealiseerd, worden deze kosten bevroren. Voorts zal dan een groter beroep op vrijwilligers worden gedaan tot de inkomsten zich herstellen (door nieuwe toezeggingen etc.). Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020 17
5 CASE FOR SUPPORT Zoals in het vorige hoofdstuk naar voren is gekomen, wil het Instrumentendepot in de periode 2016-2020 naar een toekomstbestendigere financieringsmix toegroeien. Om deze stap te kunnen maken is de steun van verschillende groepen financiers van cruciaal belang. In dit hoofdstuk wordt verder geduid voor welke onderdelen van het Instrumentendepot financiers gezocht worden en waarom. Zoals uit de begroting naar voren komt, wil het Instrumentendepot elk jaar 100.000 investeren in nieuwe instrumenten (totaal benodigd budget 2017 2020: 400.000). Deze investering is als gesteld om meerdere redenen van belang: goede, passende instrumenten kunnen niet alleen maar worden ingezameld. Voorts groeit de vraag naar instrumenten, hetgeen ook aanschaf noodzakelijk maakt. Met de groei van het aantal instrumenten, kunnen de directe opbrengsten ( 10 per jaar per geleend instrument) gestaag groeien, waarmee het Instrumentendepot meer vrij besteedbare eigen inkomsten kan genereren die weer aangewend kunnen worden voor bijvoorbeeld de personeelslasten en andere organisatiekosten. Met andere woorden: deze investeringen dragen bij aan de realisatie van voor het Instrumentendepot belangrijke ongebonden oftewel niet-geoormerkte inkomsten. Gelden van met name fondsen en sponsors zijn voor de aankoop van nieuwe instrumenten van groot belang. Het onderhoud van de instrumenten (materiaal etc.) is cruciaal voor het op peil houden van het bestand; van 18.000 in 2016 wordt verwacht dat in 2020 het dubbele op jaarbasis benodigd zal zijn ( 36.000). Totaal benodigd bedrag 2017 2020: 108.000. Bijdragen van fondsen en sponsors zijn cruciaal; uit de vaste middelen kunnen deze uitgaven niet of nauwelijks worden bekostigd. Het Instrumentendepot heeft ook een sociale missie: mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces helpen re-integreren. Dit kan door hen ervaring op te laten doen met het herstellen van instrumenten, te helpen bij het (administratief ) beheer, het vervoer etc. Ook biedt het depot ruimte voor stagiairs van diverse opleidingen. Verder biedt het Instrumentendepot ruimte aan een grote groep van vrijwilligers: van jong tot gepensioneerd, van uit de buurt tot ver buiten de stad en van mensen met een grote kans op betaald werk tot mensen waarvoor een zinvolle dagbesteding het hoogst haalbare is. Uiteraard levert dit extra capaciteit op, maar ook meer benodigde aandacht voor opleiden, coachen en begeleiden etc. Hier zijn kosten mee gemoeid, die met de reguliere budgetten niet eenvoudig kunnen worden gedekt. Hetzelfde geldt voor de begeleiding van de vele vrijwilligers die het Instrumentendepot inmiddels rijk is. Deze vrijwilligers, die zich met hart en ziel inzetten voor de organisatie en de doelgroepen, dienen naast begeleiding ook te worden gefaciliteerd met vrijwilligersvergoedingen. Ook voor deze kosten zijn bijdragen van fondsen en sponsors van het allergrootste belang. 18 Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020
Het Instrumentendepot beschikt sinds november 2015 over een nieuwe locatie met goede faciliteiten. Uiteraard zijn deze faciliteiten niet gratis ; er is jaarlijks tenminste 61.000 benodigd voor de huur van ons gebouw, energiekosten etc. Stichting Goede Doelen Nh1816 heeft de intentie uitgesproken het Instrumentendepot te willen steunen met 250.000 voor de periode 2016-2020 voor de huisvestingskosten. Een goede vaste staf is fundamenteel voor de ontwikkeling van het instrumentendepot. Wij rekenen erop via een fee aan het Leerorkest (die hiervoor weer een beroep wil doen op de Gemeente Amsterdam) deze kosten in de komende jaren te kunnen dekken. Wij willen ons in de komende periode gaan inzetten voor een bijdrage vanuit de BIS-regeling uit Den Haag. Aangezien het Instrumentendepot landelijk is gaan opereren, zal hiertoe op netwerkontwikkeling en lobbyactiviteiten worden ingezet zodat per 2021 middelen uit de BIS-regeling kunnen worden verkregen. Hiermee krijgt de organisatie een nog toekomstbestendigere basis. In de afgelopen twee jaar heeft het Instrumentendepot Leerorkest zich enorm ingezet om de nodige infrastructuur voor dit project op poten te zetten. Het belangrijkste speerpunt in de komende vier jaar is om nieuwe, creatieve manieren te vinden om verschillende bronnen van inkomsten te genereren. Naast de al eerder genoemde kansen, willen wij daarvoor ook in gesprek gaan met afzonderlijke gemeenten en centra voor de kunsten om zo vaste klanten te werven. Ook het uitlenen (met financiële bijdrage) van muziekinstrumenten aan individuele kinderen zal mogelijk een volgende stap zijn; dit in samenwerking met organisaties zoals het Jongerencultuurfonds en het Jeugdcultuurfonds. Bedrijfsplan Instrumentendepot Leerorkest 2017 2020 19
Stichting Instrumentendepot Leerorkest Hofgeest 139 1102 EG Amsterdam Telefoon 020-696 8371 instrumentendepot@leerorkest.nl www.leerorkest.nl/instrumentendepot