Quick scan Ambulant begeleid wonen 21-07-2006 Rapport n.a.v. het onderzoek van de Inspectie jeugdzorg bij Jarabee Inspectie jeugdzorg Juli 2006
Inleiding De Inspectie jeugdzorg wil een inschatting maken van de kwaliteit (en de mogelijke risico s) van het hulpaanbod ambulant begeleid wonen. Om die reden heeft zij in 2005 en 2006 een oriënterend onderzoek verricht bij 15 instellingen voor ambulant begeleid wonen. De inspectie hanteert als uitgangspunt dat systematisch werken een essentiële voorwaarde is voor de kwaliteit van zorg. De Inspectie jeugdzorg wil met dit toezicht onderzoeken of de zorgaanbieders systematisch werken, zodat dit leidt tot verantwoorde zorg 1. Hiervoor maakt de inspectie gebruik van de indeling Plan Do Check Act. Deze indeling wordt ook de Deming-cirkel genoemd. Op ieder niveau binnen de organisatie (management, middenkader, uitvoering) moet gepland worden, uitgevoerd, gecontroleerd, waarna wordt aangepast. De Deming-cirkel is een dynamische cirkel: na de besluitvorming van Act, zal er opnieuw ge- Plan-d moeten worden (lees: aanpassingen bedacht worden), waarna dit wordt uitgevoerd, de haalbaarheid gecheckt, en acties daarop ondernomen. In een organisatie spelen diverse cycli van de Deming-cirkel een rol. De Inspectie jeugdzorg heeft zich in dit onderzoek gericht op zowel het organisatorische niveau (middenkader, direct leidinggevenden), als op het niveau van de medewerkers die het werk, voortkomend uit het instellingsbeleid, uitvoeren. Voor dit onderzoek heeft de Inspectie jeugdzorg naar de volgende PDCA-cyclus gekeken: Plan: de direct leidinggevende is verantwoordelijk voor het beleid m.b.t. verantwoorde zorg en planmatig werken en communiceert het beleid naar het uitvoeringsniveau Do: de uitvoerend medewerker weet wat er van hem verwacht wordt m.b.t. verantwoorde zorg en planmatig werken en voert dit uit. 1 Er is volgens de wet sprake van verantwoorde zorg als de uitvoering doelmatig, doeltreffend en cliënt gericht is. Doelmatig: de ingezette middelen dragen bij tot het bereiken van het doel Doeltreffend: de geformuleerde doelen worden bereikt Cliëntgericht: de zorg is afgestemd op de reële behoefte van de cliënt 2
Check: de direct leidinggevende verzamelt informatie over de uitvoeringspraktijk ten behoeve van de evaluatie. Act/Plan: de direct leidinggevende zorgt voor bijstelling van het beleid. Dit rapport geeft de indruk weer die de inspectie heeft gekregen n.a.v. het onderzoek dat zij bij Jarabee heeft uitgevoerd op 21 juli 2006. 3
Aanpak De Inspectie jeugdzorg heeft zich in dit onderzoek gericht op zowel het organisatorische niveau (middenkader, direct leidinggevenden), als op het niveau van de medewerkers die het werk, voortkomend uit het instellingsbeleid, uitvoeren. De leidinggevende heeft immers een belangrijke centrale positie ten behoeve van de kwaliteit van het zorgaanbod. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de eenduidigheid in het beleid en uitvoering. Eenduidigheid in het beleid is volgens de inspectie een randvoorwaarde voor verantwoorde zorg en planmatig werken. Het is dus van belang dat de uitvoerend medewerker weet wat er op dit gebied van hem verwacht wordt. Voor het onderzoek heeft de inspectie twee handelingen verricht: A: één gesprek met een medewerker van het middenkader en een gesprek met een ambulant begeleider, waarin met behulp van een van te voren vastgestelde vragenlijst nader ingegaan is op het systematisch werken binnen de organisatie op beleids- organisatie en uitvoeringsniveau. B: een dossieronderzoek in drie dossiers (waarvan twee afgesloten), die illustratief zijn voor de huidige werkwijze van de instelling, waarbij gekeken is naar de wijze waarop de instelling schriftelijk verslag doet van (o.a. de wettelijke vereisten m.b.t.) het werken op uitvoeringsniveau en van de (beoogde) systematiek hierin (of die herkenbaar is op het niveau van het primaire hulpverleningsproces). Op basis van het onderzoek geeft de inspectie in dit rapport aan welke indruk zij verkregen heeft naar aanleiding van de volgende twee vragen: Geeft de leidinggevende op systematische wijze leiding aan de uitvoering van de zorg? Biedt de medewerker verantwoorde zorg en werkt deze systematisch? 4
Indruk Inspectie jeugdzorg 1. De eerste vraag: geeft de leidinggevende op systematische wijze leiding aan de uitvoering van de zorg? Aangetroffen pluspunten met betrekking tot deze vraag: De instelling heeft specifiek beleid vastgesteld voor de uitvoering van ambulant begeleid wonen. Zo staat in het methodisch handboek beschreven welke processtappen de medewerker moet doorlopen. Ook zijn er formats vastgesteld voor de documenten die de medewerkers tijdens het proces moeten opstellen. De inspectie heeft de indruk dat medewerkers het beleid kennen en weten wat er van hen verwacht wordt. Zo worden zij tijdens teamvergaderingen (door hun leidinggevende) geïnformeerd over het beleid en worden zij bijvoorbeeld middels werkgroepen actief betrokken bij de ontwikkeling van het beleid. De instelling heeft een toets op de kwaliteit van de uitvoering ingevoerd, namelijk door de gedragswetenschapper een belangrijke positie te geven bij het bewaken van het uitvoeringsbeleid op inhoud. Aangetroffen knelpunten met betrekking tot deze vraag: Of de medewerkers systematisch handelen conform het (uitvoerings)beleid is onvoldoende inzichtelijk. (zie onder 2). Hetzelfde geldt voor de wijze waarop toetsing van de uitvoering van het beleid en bijstelling van het beleid door de leidinggevende plaatsvindt. Dit roept de vraag op of de eindverantwoordelijk leidinggevende (de locatiemanager) zich voldoende (systematisch) laat informeren over de kwaliteit van de geleverde zorg en of medewerkers door hun leidinggevende voldoende (systematisch) aangestuurd en beoordeeld worden inzake de kwaliteit van de zorg die zij leveren. Indruk: De inspectie is van mening dat het handelen van de leidinggevende deels systematisch is, namelijk met betrekking tot het vaststellen van het beleid en het bekendmaken van het beleid bij de medewerkers. Onvoldoende inzichtelijk is de mate waarin (de uitvoering van) het beleid door de leidinggevende wordt getoetst en eventuele verbetermaatregelen worden genomen. Na afweging van de aangetroffen plus- en knelpunten heeft de inspectie na de quick scan dan ook de volgende indruk:. 5
De inspectie ziet geen reden om aan te nemen dat de leidinggevende (volledig) op systematische wijze leiding geeft aan de uitvoering van de zorg. 2. De tweede vraag: de medewerker werkt systematisch en biedt verantwoorde zorg. Aangetroffen pluspunten met betrekking tot deze vraag: De inspectie heeft op basis van het gesprek met de medewerker een positieve indruk gekregen van de mate waarin het (uitvoerings)beleid van de instelling bij de medewerkers bekend is en toegepast wordt (o.a. middels een actieve en betrokken opstelling, gericht op voortgang van de hulpverlening). Volgens de instelling worden er hulpverleningsplannen opgesteld. Aangegeven wordt dat het hulpverleningsplan ondersteunend is bij de uitvoering van het werk. Ook in de dossiers heeft de inspectie hulpverleningsplannen aangetroffen. Hoewel de drie onderzochte hulpverleningsplannen qua opzet van elkaar verschilden, is de inspectie van mening dat de hulpverleningsplannen inhoudelijk voldoende basis bieden om richting te kunnen geven aan de uitvoering en evaluatie van de hulp. Dit blijkt onder meer uit het gebruik van (deels) concrete doelen en middelen. Wel zou in het hulpverleningsplan meer aandacht gegeven kunnen worden aan explicitering van de mening van de cliënt over het hulpverleningsplan. Aangetroffen knelpunten met betrekking tot deze vraag: Het is, met name in de dossiers, onvoldoende inzichtelijk dat de medewerkers hun werkzaamheden gericht uitvoeren, evalueren en (eventueel) aanpassen indien dit nodig is. Daarnaast is uit de (vaak nog handgeschreven) dagrapportages niet af te leiden dat de uitvoering van de zorg verloopt conform het opgestelde hulpverleningsplan. Niet zichtbaar is ook dat op een consistente, systematische wijze door de medewerker gereflecteerd wordt op mogelijke groei (of stagnatie) van de in het hulpverleningsplan beschreven ontwikkeltaken. (Eind)evaluaties staan in het dossier niet beschreven, waardoor ook hier onvoldoende zichtbaar is of er sprake is van enige ontwikkeling/groei bij de jongere. Dit geldt zowel in geval van een OTS-plaatsing als in geval van een vrijwilllige (papieren) plaatsing, waarbij de casemanager van BJZ niet aanwezig is. (De instelling geeft overigens ook aan dat door de afwezigheid van BJZ bij een vrijwillige papieren plaatsing de evaluatie een minder formeel karakter heeft gekregen en dat evaluaties daardoor ook minder expliciet zichtbaar zijn in de dossiers). 6
De rol van de gedragsdeskundige (en daarmee de toets op de kwaliteit van de zorg) is in het dossier niet zichtbaar. Eventuele (verbeter)maatregelen ten behoeve van de casus, het handelen van de medewerker en het uiteindelijke beleid worden door het ontbreken van evaluaties en de rol van de gedragsdeskundige niet zichtbaar. Alhoewel de inspectie zoals gezegd op basis van het gesprek met de medewerker een positieve indruk heeft gekregen van de mate waarin het (uitvoerings)beleid van de instelling bij de medewerkers bekend is en toegepast wordt, roept de inhoud van het dossier toch de vraag op of de medewerkers in de uitvoeringspraktijk systematisch te werk gaan en daarmee verantwoorde zorg leveren die intern getoetst kan worden en overdraagbaar is. Indruk: Na afweging van de aangetroffen plus- en knelpunten heeft de inspectie na de quick scan de volgende indruk: De inspectie ziet geen reden om aan te nemen dat de medewerker (volledig) systematisch werkt en verantwoorde zorg biedt. 7
Eindaanbevelingen: Zorg voor een actievere houding van de leidinggevende met betrekking tot het toetsen van het uitvoeringsbeleid, met name in relatie tot de vraag of verantwoorde zorg geleverd wordt en/of verbetermaatregelen op organisatieniveau gewenst zijn ten behoeve van de kwaliteit van de zorg. Bijvoorbeeld door middel van een gestructureerd overleg met de gedragsdeskundige. Verscherp de toets van de gedragsdeskundige: stel vast op welke punten de gedragsdeskundige de kwaliteit van de zorg moet beoordelen en op welke wijze deze zich hierover moet verantwoorden bij de leidinggevende. Bewaak de inhoud van de dossiers, met name de consistentie waarmee het verloop van de hulpverlening in relatie tot het hulpverleningsplan beschreven wordt, zodat de dossiers inzicht geven in de resultaten van de zorg, toetsbaar zijn en overdraagbaar. Signalen vanuit de instelling: o o o o De problematiek van de doelgroep wordt zwaarder/complexer: er is een toename van psychische problemen, alcohol- en druggebruik. Dit stelt hogere eisen aan de medewerkers en vraagt om deskundigheidsbevordering. Financiering hiervan is een knelpunt. Aansluitingsproblemen met het locale veld zijn door Jarabee zelf opgelost in een convenant met de woningcorporaties. De doelgroep 18+ valt buiten de boot; dit wordt onder meer zichtbaar in het thuislozenteam. Plannen hiervoor (aanbod via PGB) zijn in ontwikkeling. Afwezigheid van Bureau Jeugdzorg bij evaluaties wordt als een knelpunt ervaren. 8