RESERVATIEFORMULIER INFRASTRUCTUUR Departement Vrije Tijd - Dienst Beheer Lokalen Tel. 09 363 83 30 E-mail: zaalbeheer@oosterzele.be Waarvoor dient dit formulier? Met dit formulier kan u het gebruik van de gewenste infrastructuur aanvragen. Bezorg dit formulier terug aan de verantwoordelijke van de dienst beheer lokalen. Deze zal de beschikbaarheid van de gevraagde infrastructuur checken, evenals het karakter van de activiteit. Binnen de 15 dagen na aanvraag ontvangt u van de verantwoordelijke een officieel antwoord op uw aanvraag met toekenning van rekeningnummer waarop waarborg en voorschot dient te worden gestort. Wie vult dit formulier in? Dit formulier moet ingevuld worden door de eindverantwoordelijke van het evenement. Deze persoon moet meerderjarig zijn en hij/zij treedt op als eerste aanspreekpunt bij vragen of problemen omtrent het evenement. Wanneer vul je dit formulier in? Vul dit formulier in vanaf de datum dat uw evenement vastligt.hou er rekening mee, dat hoe later u dit formulier invult, hoe later u eventueel uw toestemming krijgt. Wil je dit formulier liever digitaal invullen? U kan dit formulier ook per e-mail ontvangen. Stuur daarvoor een e-mail naar bovenstaand e-mailadres. 1 Vul hieronder de gegevens van de organisatie in. naam juridisch statuut zetel in Oosterzele ja neen naam contactpersoon straat en nummer postnummer en gemeente geboortedatum dag maand jaar telefoonnummer e-mailadres website rekeningnummer - -
2 Vul hieronder de gegevens van de activiteit in Naam van de activiteit Gewenste infrastructuur GC De Kluize schouwburgzaal (gelieve punt 3 aan te vullen!) GC De Kluize - artiestenloges GC De Kluize - foyer GC De Kluize polyvalente zaal Chalet Sporthal Erfgoedhuis GC De Ganck GC Ijzeren Hekken GC De Kluize polyvalente zaal & keuken Site Oude Gemeenteschool Trefcentrum Den Amb8 Gebruik van de infrastructuur van tot en met dag maand jaar dag maand jaar dag maand jaar dag maand jaar aanvangsuur sluitingsuur inkomprijs Aard van de activiteit Bal/fuif Eetfestijn Tentoonstelling Podiumactiviteit Concert Toneel Filmvoorstelling Beurs Bijeenkomst Voordracht Vergadering Repetitie Cursus/hobbybeoefening Andere: Gebruik extra diensten Bijstand theatertechnicus (betalend voor aanvragers categorie C en D) Ontwerp lichtplan (betalend voor aanvragers categorie C en D) Kaartenverkoop via het GC (betalend voor aanvragers alle categorieën vooraf aanvragen) Gebruik afvalcontainer 240 L (grijze restfractie) (betalend voor aanvragers alle categorieën), zelf aan te vragen (tot 31/12/2012). Meer info bij Hilde Van Hecke (Hilde.vanhecke@oosterzele.be of 09 363 99 36).
Verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid De gemeente Oosterzele heeft bij Ethias de abonnementspolis nr. 45.086.644 ten gunste van de gebruikers van onze infrastructuur. Deze verzekering is niet verplicht, doch deze abonnementspolis beoogt de administratieve beslommeringen te vereenvoudigen door iedere gebruiker te ontlasten van het afsluiten van een verzekeringscontract voor manifestaties die hij organiseert. Het bedrag van de premie is afhankelijk van de duur van de ingebruikname. Duur van ingebruikname Premie Tot 1 dag 25,00 Tot 2 dagen 33,00 Tot 4 dagen 40,00 Tot 8 dagen 47,00 Tot 31 dagen 55,00 Tot 62 dagen 62,00 Tot 6 maanden 75,00 Tot 1 jaar 100 Voor verdere informatie verwijzen we naar een woordje uitleg verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid, terug te vinden onder gebruikersreglementen. Het invulformulier zelf is terug te vinden onder reservatie- en meldformulieren. Wie wenst gebruik te maken van deze polis, is zelf verantwoordelijk voor het invullen van het formulier (via www.gcdekluize.be), het doorsturen naar Ethias en de verdere afhandeling. 3 Belangrijke aanvullingen (enkel aan te vullen bij huur van GC De Kluize schouwburgzaal ) benjamin.naessens@oosterzele.be Geluid Licht Video Podium Presentatiemicro lichtplan opstellen dvd-speler Coulissen Draadloze handheld micro Micro s bedraad (aantal) Versterken van monitors (aantal) Cd speler Regie Projector (beamer) Projectiedoek(witte fond) Zwarte fond Witte fond Schets van podium (bijlage via mail) Regie staat standaard in de zaal. In onderling overleg (benjamin.naessens@oosterzele.be) kan hiervan afgeweken worden. Zetelplan De schouwburgzaal telt 296 genummerde plaatsen. Voor rolstoelgebruikers dienen zetels vooraf te worden weggenomen (2 stoelen per rolstoel). Er zijn 7 plaatsen beschikbaar voor rolstoelgebruikers. Het zetelplan is op eenvoudig verzoek verkrijgbaar (cultuur@oosterzele.be). Uurregeling Het personeel pauzeert tussen 12 en 13 u en tussen 18u en 19u tenzij anders overeen gekomen Aankomst artiest (en) Pauze Aanvangsuur voorstelling Eind uur voorstelling
Datum + uur opbouw Datum + uur repetitie(s) Datum + uur afbouw handtekening datum dag maand jaar voor- en achternaam Het formulier uiterlijk 1 maand voor de activiteit terug te bezorgen a.u.b. AFSPRAKENNOTA GEMEENSCHAPSCENTRUM 1. Het afhalen van de sleutel gebeurt in de week voorafgaand aan het gebruik van de zaal 2. Bij het afhalen van de sleutel dient de gebruiker het bewijs te leveren dat voldaan werd aan de voorwaarden ( de waarborg en het afsluiten van een verzekering BA) 3. Op het aanvraagformulier vermeldt de gebruiker hoeveel borden en bestek...er nodig zijn bij gebruik van de keuken.de gebruikte borden en bestek worden na afloop van de activiteit proper nagewassen en afgedroogd teruggeplaatst in de daarvoor voorziene opbergruimtes. 4. De gebruiker dient zelf in te staan voor het meebrengen van de benodigde keukenhanddoeken, afwasmiddel en vloerzeep. 5. De gebruiker dient in te staan voor het verwijderen van alle afval. 6. Bij het verlaten van de zaal dienen alle lichten te worden gedoofd. 7. De gebruiker zorgt zelf in overleg met de zaalbeheerder- voor de levering van de dranken door de verhuurder aangeduide drankenleverancier. Voor meer inlichtingen kan u terecht bij de zaalbeheerder. 8. De voorbereidende werken van een activiteit beginnen ten vroegste de dag zelf indien niet anders werd afgesproken met de zaalbeheerder. Deze rekening is noodzakelijk om aldus de activiteiten van andere gebruikers niet te belemmeren. 9. De gebruiker verbindt er zich toe om onmiddellijk na de activiteit de gebruikte infrastructuur te verlaten in ordelijke staat. Onder ordelijke staat wordt verstaan: Alle afval wordt door de gebruiker verzameld en verwijderd, het meubilair zoals tafels, stoelen, bar, koelkasten,... wordt grondig gereinigd en ordelijk geplaatst, tafels en stoelen worden teruggeplaatst zoals men deze aantrof voor de ingebruikname. 10. De sleutels worden de eerstvolgende werkdag na afloop van de activiteit bij de zaalbeheerder en dit tijdens de kantooruren teruggebracht. Na vaststelling, door de daartoe aangestelde ambtenaar van de Gemeente, dat de infrastructuur goed werd achtergelaten, zal de waarborg worden teruggeven. ZIJN ALLE DEUREN TERUG VAST????????
VEILIGHEIDSBEPALINGEN 1. De gebruiker mag geen groter aantal plaatsen of meer publiek toelaten dan de vooropgestelde maxima. 2. Uitgangen en nooduitgangen moeten steeds over de volledige breedte vrij gehouden worden. De deurdelen van de inkom dienen tijdens activiteiten te zijn ontgrendeld.in vluchtwegen, op trappen en overlopen mag zich geen enkel voorwerp bevinden dat het verkeer van mensen hindert. Pictogrammen en signalisatie moeten steeds duidelijk zichtbaar blijven. 3. Bij eetfestijnen dienen de gangen breed genoeg te zijn om een eventuele evacuatie vlot te laten verlopen. 4. De deuren geplaatst in de evacuatiewegen mogen in geen geval vergrendeld zijn. Dit geldt tevens voor alle uitgangen en nooduitgangen. 5. Alle versieringen moeten van moeilijk materiaal zijn en moeten uit de buurt van gloeilampen en kaarsen gehouden worden. Het gebruik van kaarsen moet tot een minimum beperkt worden. 6. Het is verboden te roken 7. De gebruiker moet zich degelijk informeren over de evacuatiewegen, de hulpverlening en het gebruik van de beschikbare blustoestellen. 8. Alle blustoestellen moeten ten alle tijde zichtbaar en bereikbaar blijven 9. Buiten de keuken mag er geen gebruik worden gemaakt van kooktoestellen. In geen enkel geval mag men gasflessen in de uitbating binnenbrengen. 10. Het bijleggen van elektrische leidingen of kabels die conform zijn aan de bestaande reglementering is ten strengste verboden. 11. De gebruikers blijven ten allen tijde verantwoordelijk bij het niet naleven van eender welke wettelijke bepaling betreffende de veiligheid. 12. Elk gebruik van rook, open vuur,... moet bij de aanvraag duidelijk vermeld worden. Om veiligheidsredenen kan het Schepencollege bepaalde activiteiten vanuit dit oogpunt verbieden. Voor meer inlichtingen kan u terecht bij de zaalbeheerder, Guy Vekeman in GC De Kluize ( tel. 093638335-zaalbeheer@oosterzele.be)