Financiële bedrijfsvoering Grote dag voor kleine kinderopvangorganisaties 23 november 2011 Tony Weggemans coördinator Netwerk Professionals Kinderopvang
Even voorstellen Tony Weggemans AYIT Consultancy Al ca. 20 jaar werkzaam in de branche Domein: bedrijfsvoering, kengetallen, managementinformatie Initiatiefnemer van het Netwerk Professionals Kinderopvang, ontmoetingsplek voor controllers, facilitair managers en marketing medewerkers (ca. 120 deelnemers), sinds 2003
Overzicht presentatie 1. Kostprijsanalyse inzet pedagogisch personeel groepsopbouw huisvesting overhead 2. Marktontwikkelingen 3. Waarop sturen? informatiemodel managementinformatiesysteem, ook voor kleine organisaties?
Kostprijsanalyse Naar kostensoorten personeelslasten, huisvestingslasten, rente, afschrijving, enz. Naar kostenplaatsen (locatie) kindercentra, centraal bureau, algemeen Naar kostendragers (product) hedo, bso, psz, goo, flex, 24uurs, peuterplus, enz. Naar productiefactoren
Productiefactoren Pedagogisch personeel groepsleiding (vast en inval) Huisvesting huur, energie, schoonmaak(-personeel) Overhead centraal + uitvoerend Activiteiten en verzorging Vervoer (alleen BSO) evt.: Kapitaal rente, dividend
Eisen aan administratie Kostprijsanalyse is alleen mogelijk alleen als de informatie naar kostenplaatsen, kostendragers en productiefactoren toegerekend kan worden direct hierop boeken (voorkeur) achteraf hieraan toedelen
Bestanddelen van de kostprijs Mogelijke opbouw van de kostprijs bij een KOVorganisatie KDV BSO Ped. personeel 59% 41% Huisvesting 15% 22% Overhead-centraal 13% 18% Overhead uitv. 7% 6% Activiteiten (incl. vervoer) 6% 13% Bron: AYIT Consultancy 100% = 16.000 100% = 8.000 In % van de kostprijs
Kostprijsmodel kdv Activiteiten 4-6% Huisvesting 10-20% Uitvoerende overhead 5-10% Pedagogisch personeel 50-60% Centrale overhead 10-15%
Belangrijkste aspecten kostprijs Inzet pedagogisch personeel Groepsopbouw Zicht op capaciteit Huisvesting Overhead
Inzet pedagogisch personeel Maak een modelberekening Houdt rekening met: openingstijden samenvoeging groepen aan begin en eind van de dag verhouding directe en indirecte uren
Voorbeeld modelberekening KDV Bij een volledig zelfstandige groep openingstijd per dag (7.30-18.00) 10,5 uren alleen op de groep 3 benodigde roosteruren 18 benodigde formatie-uren +26,3% 22,7 = per week (x5) 113,7 bij ziekteverzuim van 5%
Voorbeeld modelberekening KDV Bij vier gekoppelde groepen openingstijd groep 1 (7.30-18.00) 10,5 openingstijd groep 2 10 openingstijd groep 3 9,5 openingstijd groep 4 9,5 gemiddelde openingstijd per dag 9,9 uren alleen op de groep 3 benodigde roosteruren per groep 16,8 benodigde formatie-uren per dag +26% 21,2 = per week (x 5; in formatie-uren) 105,8
Ook rekening houden met week- en jaarpatronen Op zwak bezette dagdelen capaciteit sluiten Sluiting tijdens feestdagen Capaciteit in vakantie aanpassen Resultaat sturen op personeelsinzet: verdere daling gemiddelde openingstijd per dag dus minder personeelsinzet nodig van 103,9 -> 99 formatie-uren per groep? is ca. 3% meer rendement!!
Effect uurtje-factuurtje Heeft geen effect op de kosten, maar leidt wel tot lagere opbrengsten Mogelijkheden om te verdienen door scherp te sturen op personeelsinzet worden minder Zelfde kosten + lagere opbrengst -> hogere prijs per uur (5-6%) Leidt dus tot hogere nettokosten ouders
BSO DAGOPVANG Modelberekening Groepsopbouw vert. vert. vert. vert. A 0-4 0-4 0-4 0-4 12 12 12 12 baby dreumes dreumes peuter B 0-1 1-2 2-3 3-4 8 10 12 16 baby vert. peuter C 0-2 0-4 2-4 9 12 14 1,5 x baby vert. peuter D 0-2 0-4 2-4 12 12 14 baby baby vert. peuter E 0-2 0-2 0-4 2-4 9 9 14 14 A B 4-8 8-12 20 30 4-12 4-12 20 20 cap. gem. 48 12,0 46 11,5 35 11,7 38 10,9 46 11,5 50 25,0 40 20,0
Modelberekening groepsopbouw Stijging van de gemiddelde groepsgrootte van 11,5 naar 12,0 betekent een rendementsstijging van
Zicht op capaciteit Ruimtelijke capaciteit Bijv. 18 kindplaatsen, 1 groep kdv Operationele capaciteit 14 kindplaatsen Bezette capaciteit 13,3 kindplaatsen Aanwezigheid 12,2 kindplaatsen
Meten van capaciteit Begrip kindplaats is onnauwkeurig, met name bij de BSO Openingstijden variëren Met of zonder vso, vakantie, studiedagen, enz.? Vervangen door: aantal kinduren kdv: 2300 2900 kinduren per kindplaats bso: 1100 1700 kinduren per kindplaats
Huisvesting: huurprijzen Type Gem. huurprijs per m² Gem. huurprijs per groep Verhoudin g hoogste/ laagste Aantal cases 1 Voormalige school 97 9.223 3,5 9 2 Verbouwd pand 106 9.775 14,9 10 3 4 5 6 7 Lokalen in schoolgebouw Nieuwbouw kinderopvang Nieuwbouw in Brede school BSO bij sportaccommodatie Tijdelijke accommodatie 85 8.242 4,6 12 140 17.041 3,2 9 121 13.827 2,3 7 113 12.246 19,1 5 197 14.700 2,7 4 Bron: Benchmarkonderzoek Huurprijzen, AYIT Consultancy, 2008
Overhead OVERHEAD ALS % VAN DE OMZET 2011 Omzetcategorie A B C D Omzet in miljoen 2-5 5-10 10-20 >20 Totaal min max Overhead totaal 16,5% 18,0% 15,7% 16,3% 16,5% 12,6% 20,2% Uitvoerende overhead 3,4% 5,5% 5,8% 6,7% 5,5% 1,6% 8,6% Centrale overhead 13,1% 12,5% 10,0% 9,7% 11,0% 6,7% 17,5% Aantal organisaties 7 5 7 10 29 Bron: Benchmarkonderzoek Overhead, AYIT Consultancy, 2011
2 2 3 4 4 5 5 5 7 8 4 9 11 14 14 18 18 18 20 22 23 29 36 37 38 38 39 52 58 Overhead en omzet 25% 20% 15% 10% 5% 0% Omzet (in miljoenen) % Totale overhead % Centrale overhead % Uitvoerende overhead Bron: Benchmarkonderzoek Overhead, AYIT Consultancy, 2011
Centrale overhead naar rubriek AANDEEL IN CENTRALE OVERHEAD PER FUNCTIERUBRIEK Omzetcategorie A B C D Totaal Omzet in miljoen 2-5 5-10 10-20 > 20 2011 Algemene secr. & adm. functies 5% 6% 6% 7% 6% Directie & management 40% 27% 21% 16% 25% Beheer 4% 11% 15% 14% 11% Financieel 18% 14% 15% 15% 15% Verkoop en plaatsing 12% 14% 18% 22% 18% Productie ondersteuning (algemene staf) 7% 9% 10% 9% 9% Personeel en organisatie 13% 17% 14% 15% 16% Overige functies 0% 1% 1% 2% 1% Totaal (van centrale overhead) 100% 100% 100% 100% 100% Aantal organisaties 7 5 7 10 29 Bron: Benchmarkonderzoek Overhead, AYIT Consultancy, 2011
Marktontwikkelingen KDV Bron: Netwerkbureau Kinderopvang, 2011 BSO
Marktontwikkelingen Vraag en aanbod steeds meer in evenwicht Verschillen op wijkniveau Marktverkenning niet meer op basis van landelijke of regionale cijfers, maar per wijk specificeren!
Waarop sturen? Primair Inzet pedagogisch personeel Aantal verkochte kinduren 60% van de lasten 95% van de baten
Waarop sturen? Per maand Per kwartaal Per jaar Per 3-5 jaar
Rubrieken informatiemodel Primair proces Markt, capaciteit en plaatsing Product en productie Resultaten Ondersteunende processen Personeel Financiën Huisvesting Aanvullende rubrieken Informatisering Administratief proces Onderzoek en ontwikkeling Besturingsproces Overhead Planning & control Niet alles hoeft in één keer!
Waarop sturen? Per maand Markt Capaciteit (in kinduren!) Productie Aantal verkochte kinduren Bezettingsgraad + prognose Resultaten Omzet & kosten <> begroting Personeel Aantal verkochte kinduren per pedagogisch formatie-uur Financiën Liquiditeit Debiteurenstand / omzet
Waarop sturen? Per kwartaal komt daar bij: Markt Aantal verkochte kinduren per kind Eigen marktaandeel Vraagontwikkeling Resultaten Exploitatiesaldo per verkocht kinduur Personeel Ziekteverzuim incl. zwangerschapsverlof Financiën Totale kostprijs per verkocht kinduur Opbrengsten per verkocht kinduur Rentabiliteit (resultaat / omzet)
Waarop sturen? Per jaar komt daar bij: Markt Demografische ontwikkelingen (op wijkniveau!) Ontwikkelingen arbeidsmarkt Productie Groepsopbouw Personeel Aantal pedagogische formatie-uren per groep Kostprijs per formatie-uur pedagogisch personeel Financiën Solvabiliteit (eigen vermogen / vreemd vermogen) Besturing Overhead
Waarop sturen? Per 3-5 jaar komt daar bij: Markt Werkgebied Productenpakket Huisvesting Prijs per m2 Besturing Verhouding centrale / uitvoerende overhead
Dashboard managementinfo
Managementinformatiesysteem Wensen: Gegevens inlezen uit bronbestanden: boekhouding, kindplanning, personeelsplanning Standaard rapportagemodellen Zelf rapporten maken Analyses uitvoeren Ook haalbaar voor kleine organisaties?
Aanbod voor kleine organisaties (i.s.m. CTB Administratie & Advies) Vaststaand informatiemodel met de belangrijkste indicatoren voor de bedrijfsvoering Vaste koppeling aan grootboek Grootboek moet specificeren naar kostendragers en kostenplaatsen Vast rapportagemodel Gegevens zelf aanleveren Maandelijks dashboard met kerncijfers Maandelijks beknopt analyseverslag
En als aanvulling daarop: Naar behoefte: administratieve begeleiding strategische advisering (telefonisch of live) benchmarking met andere deelnemers uitwisseling met collega-organisaties Voor een aantrekkelijke prijs Interesse? Laat het ons weten!
Financiële bedrijfsvoering Dank voor uw aandacht. Nog vragen? Tony Weggemans, AYIT Consultancy info@ayit.nl