EUROPESE COMMISSIE GEMEENSCHAPPELIJK CENTRUM VOOR ONDERZOEK Instituut voor referentiematerialen en -metingen Technische specificaties voor de huur en onderhoud van werkkleding, handdoeken, lakens en huur van bijhorende kledingkasten IRMM / Ref. 2010-042 Bijlage 1 Technische Specificaties Huur bedrijfskleding en kasten page 1 of 7
1. Inleiding Het IRMM is één van de zeven instituten voor wetenschappelijk onderzoek van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek (GCO) van de Europese Commissie. De doelstelling van het IRMM is de ontwikkeling van een gemeenschappelijk en betrouwbaar Europees meetsysteem teneinde het EU beleid te steunen. Het IRMM heeft vier wetenschappelijke afdelingen en twee ondersteunende afdelingen met ongeveer 340 personeelsleden. Het IRMM omvat moderne scheikundige laboratoria, faciliteiten voor de productie van referentiematerialen, radionucleïde metrologie en twee versnellers voor onderzoek op het gebied van neutronenfysica. Het IRMM is een onderzoekscentrum met internationaal erkende expertise in het domein van de metrologie (wetenschap van het meten). 2. Onderwerp van de aanbesteding Het IRMM wenst een contract af te sluiten voor het ter beschikking stellen en onderhoud van bedrijfskleding voor gebruik in de niet-gecontroleerde zones (zones zonder nucleair karakter) volgens onderstaande beschrijving. Dit contract omvat de volgende diensten: a) Het beschikbaar stellen van voldoende passende kleding, handdoeken en lakens; b) Het individueel merken van de kleding op naam en kastnummer van de drager; c) Het ter beschikking stellen van kledingkasten in de verschillende gebouwen van het IRMM; d) De wekelijkse levering van en naar IRMM, op een vaste overeengekomen dag; e) Het onderhouden van de kleding, handdoeken en lakens (wekelijks reinigen, herstellen en zo nodig vervangen); f) Het in de kasten opbergen van de kleding, handdoeken en lakens; g) Het verwerken van nieuwe aan- en afmeldingen (nieuw IRMM personeel of uitdiensttredingen) door middel van e-mail. 3.1. Beschrijving en kwaliteit Bij aanvang van de overeenkomst zullen enkel nieuwe kleding, handdoeken en lakens van goede kwaliteit (zie bijlage 1 aan de technische specificaties) worden ingezet. Labojassen: katoen-polyester van goede kwaliteit. Labojassen: 100% synthetische stof. overalls: katoenpolyester van zeer goede kwaliteit, dit omwille van veiligheid bij onder meer laswerkzaamheden. werkbroeken met verstevigde kniestukken: katoenpolyester van zeer goede kwaliteit, dit omwille van veiligheid bij onder meer laswerkzaamheden. T-shirts: katoen IRMM / Ref. 2010-042 Bijlage 1 Technische Specificaties Huur bedrijfskleding en kasten page 2 of 7
Sluiting: Zakken: Deze moet bestaan uit roestbestendige drukknopen. Om indien nodig de mouwen passend rond te pols te kunnen maken, dienen er drukknopen onderaan de mouwen voorzien te zijn. De labojassen, overalls en blousons moeten minstens voorzien zijn van 2 zakken en 1 borstzak. Maten: De kleding moet minstens verkrijgbaar zijn vanaf maat 36 t/m maat 60. De exact te leveren maten worden bepaald bij de opmeting bij aanvang van het contract. Keukenhanddoeken: wit katoen, afmeting circa 60 x 70 cm Sponshanddoeken: wit katoen, afmeting circa 45 x 90 cm Lakens: wit katoen, afmeting circa 150 x 250 cm Logo: Alle werkkleding zal worden voorzien van een logo op de linker borst. De witte kleding zal worden voorzien van een blauw logo en de blauwe kleding zal worden voorzien van een grijs logo. (zie overzicht) De productiekosten voor deze logo's dienen in de huurprijs te zijn opgenomen. Het logo zal door IRMM digitaal worden aangeleverd. De geleverde werkkleding, handdoeken en lakens zullen steeds voldoen aan de wettelijke verplichtingen, waaronder Titel VII Hoofdstuk I van de Codex over het Welzijn. Een nadere beschrijving is weergegeven in het overzicht in bijlage 1. Bij aanvang van de overeenkomst zullen voorbeelden van de kledingstukken ter goedkeuring voorgelegd worden. 3.2. Uitvoering Per gebruiker stelt de leverancier 3 stuks van het gekozen kledingstuk ter beschikking. In een uitzonderlijk geval zal een groter aantal worden gevraagd. Bij aanvang van de overeenkomst zal de leverancier tijdig de nodige stappen ondernemen om het personeel de geschikte kledingstukken op een vlotte manier te laten passen. Zie hiervoor ook het artikel Planning in paragraaf 7. Alle stofjassen en overalls moeten uit één stuk bestaan. Niet-standaard maten dienen (nieuw) op maat worden gemaakt. De dienstverlening (ophalen vuile en terugbrengen schone was) zal wekelijks plaatsvinden op een vastgestelde dag. Indien er (bijvoorbeeld door een feestdag) IRMM / Ref. 2010-042 Bijlage 1 Technische Specificaties Huur bedrijfskleding en kasten page 3 of 7
een verschuiving van deze dag nodig is, dient deze verandering vooraf overeen gekomen te worden. De sluitingsdagen in 2010 en 2011 zijn vermeld in een bijlage van het contract. Op aanvraag worden alle gegevens, welke betrekking hebben op de werkkleding, handdoeken en lakens per persoon, bezorgd aan het IRMM. Aanmeldingen van nieuwe IRMM personeel: De kleding wordt ingezet tegen de in de overeenkomst vermelde huur- en onderhoudsprijzen. Afmeldingen bij uitdiensttreding van IRMM personeel: Bij de uitdiensttreding van personeel zal de kleding uit het personeelsbestand en uit de facturatie genomen worden. Het IRMM zal bij afmelding van personeel een e-mail aan de contractant sturen en de kleding terug bezorgen aan de contractant. Deze kleding zal per definitie een restwaarde van 0,00 hebben. 3.3. Registratie van de werkkleding Ieder kledingstuk, handdoek en laken zal individueel gemarkeerd zijn, waardoor permanente opvolging van de roulatie eenduidig mogelijk is. 3.4. Onderhoud en inleg van de kleding Voor het ophalen, onderhoud (wassen en strijken en indien nodig herstellen), en inleggen in de kasten op het IRMM worden de kosten gefactureerd op basis van het werkelijk wekelijks verbruik. Hierbij dienen de tarieven gehanteerd te worden zoals door de contractant is opgegeven in de meetstaat. Wekelijks dienen de leveringsbonnen aan de verantwoordelijke van het IRMM te worden voorgelegd. 3.5. Hoeveelheden De in de meetstaat genoemde aantallen zijn een schatting en zullen in praktijk afwijken en variëren. 4. Kasten 4.1. Huur van opbergkasten De leverancier zal de nodige kledingkasten in de verschillende gebouwen plaatsen. De kledingkasten zijn onderverdeeld in individuele afsluitbare vakjes per gebruiker en een verzamelvak voor de op te halen en te wassen kleding ( wasvak ). Maximum breedte van een kast: 1,25 m. Het gebruik van de kledingkasten wordt afzonderlijk aangerekend volgens een vast bedrag per week gedurende de termijn van de overeenkomst. De leverancier blijft eigenaar en is verantwoordelijk voor het in goede staat houden van de kasten. De hoeveelheden kunnen naargelang aanwerving en/of uitdiensttreding te allen tijde worden aangepast. IRMM / Ref. 2010-042 Bijlage 1 Technische Specificaties Huur bedrijfskleding en kasten page 4 of 7
De leverancier is verantwoordelijk voor de plaatsing, het wegnemen en eventueel onderhoud. In bijlage 2 is aangegeven in welk gebouw kasten dienen te worden voorzien met daarbij vermeld het minimum aantal benodigde vakken. Er dient op sommige plaatsen rekening gehouden te worden met een maximale beschikbare breedte van 2,5 m. 5. Kleding Brandweer De bedrijfsbrandweer van IRMM heeft persoonlijke kleding bestaande uit een speciale broek en een speciale jas. Het betreft kleding van het merk Nomex III, type Delta TA. Tijdens de reiniging dienen de reinigingsvoorschriften strikt in acht te worden genomen om het behoud van de kwaliteit te garanderen. Deze kleding is eigendom van IRMM. 5.1. Onderhoud van de kleding Jaarlijks dient een reinigingsbeurt te worden voorzien voor alle aangeboden kleding. Deze dient op afroep te worden opgehaald, gereinigd en binnen 8 dagen te worden teruggebracht. Indien nodig zal er een extra reinigingsbeurt besteld kunnen worden op basis van de prijzen door de contractant vermeld in de meetstaat. 5.2. Hoeveelheden Er dient te worden uitgegaan van een jaarlijkse reiniging van 20 broeken en 20 jassen. Deze hoeveelheden zijn indicatief en kunnen afwijken. 6. Administratie 6.1. Facturatie De facturatie gebeurt maandelijks op de 1 ste dag volgend op de maand waarop de factuur van toepassing is. Er worden enkel volle weken in rekening gebracht. Het totaal aantal weken per jaar is 52, uitzonderingen mogelijk. De factuur bevat een overzicht van de aangerekende kosten voor de huur en het onderhoud, opgesplitst per kast. 6.2. Restwaarde De gehuurde artikelen blijven te allen tijde eigendom van de contractant. De Commissie is verantwoordelijk voor een normaal gebruik van de gehuurde artikelen. Kledingstukken welke verloren gaan op het IRMM, of worden beschadigd door een abnormaal gebruik, zullen door de Commissie tegen de restwaarde vergoed worden. Vroegtijdige vervangingen waarvoor een restwaarde aangerekend wordt, mogen enkel doorgevoerd worden na overleg met de verantwoordelijke van het IRMM. IRMM / Ref. 2010-042 Bijlage 1 Technische Specificaties Huur bedrijfskleding en kasten page 5 of 7
Deze restwaarde wordt als volgt bepaald: Restwaarde = nieuwwaarde x (1 aantal weken in gebruik / 208). 208 = 4 jaar x 52 weken Nieuwwaarde = nieuwwaarde van de kleding zoals door de leverancier is opgegeven in de meetstaat. Aantal weken in gebruik = het aantal weken dat het kledingsstuk effectief in roulatie is. 6.3. Restwaarde einde contract Ongeacht het aantal en de staat van de ingezette kleding tijdens de volledige duur van de overeenkomst zal de restwaarde op het einde van de overeenkomst 0,00 bedragen. NB: Een versleten kledingstuk dat vervangen wordt of een kledingstuk voor een nieuwe medewerker die is aangemeld in de laatste maand van de overeenkomst zal eveneens een restwaarde van 0,00 hebben op het einde van de overeenkomst. 7. Bijkomende informatie De begindatum van het contract is gepland rond 01/06/2010, mits het contract voor die datum door beide partijen is ondertekend. De indiening van een offerte impliceert dat de inschrijver instemt met de voorwaarden in het bestek en in het ontwerpcontract en, in voorkomend geval, dat hij afziet van zijn eigen algemene of particuliere voorwaarden. Planning: Ingangsdatum contract: 1 juni 2010 Inmeten / opname kleding: 1 t/m 15 juni 2010 Levering nieuwe kasten, kleding, handdoeken En lakens: 30 juli 2010 Start wekelijkse reiniging: week 31 Zowel de offerte als de uitvoering van het contract zal geschieden in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetten en regelgeving. IRMM / Ref. 2010-042 Bijlage 1 Technische Specificaties Huur bedrijfskleding en kasten page 6 of 7
8. Aanvaarding van voorwaarden De inschrijver garandeert dat de compleetheid van zijn offerte is nagegaan en dat zijn bod niet tegenstrijdig en volledig is. Door huidig document te ondertekenen, accepteert de inschrijver dat hij eraan gebonden is tijdens de uitvoering van het contract, indien dit aan hem wordt toegewezen....... Plaats Datum... De inschrijver (Stempel en ondertekening) Bijlage 1: Beschrijving kwaliteit Bijlage 2: Overzicht site IRMM / Overzicht kasten Bijlage 3: Meetstaat IRMM / Ref. 2010-042 Bijlage 1 Technische Specificaties Huur bedrijfskleding en kasten page 7 of 7