CO 2 communicatieplan t.b.v. CO 2 prestatieladder niveau 5 Opgesteld: F. Morel Datum maart 2016
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Doel van communiceren... 4 3 Stakeholders... 5 4 Strategie... 6 5 Aanpak en middelen... 7 5.1 Intern... 7 5.2 Extern... 8 5.3 Projecten... 8 Bijlage 1: Communicatiekalender 2015*... 9
1 Inleiding Naast het ontwikkelen en vastleggen van een CO 2 -beleid en de bijbehorende (reductie)doelstellingen is het van belang om te communiceren over dit beleid. Dit communicatieplan voorziet in structurele en planmatige communicatie over het CO 2 beleid naar alle medewerkers (intern) en alle stakeholders (extern). Daarnaast wordt in dit document de interne en externe belanghebbenden rondom de CO 2 - reductie van KWS Infrabouw beschreven. Ook zal dit document gebruikt worden als basis voor de identificatie voor interne en externe belanghebbenden voor projecten die verkregen zijn met CO 2 - gerelateerd gunningsvoordeel.
2 Doel van communiceren Intern Het doel van de interne communicatie is het bewustzijn en de betrokkenheid van medewerkers op het gebied van CO 2 -reductie te vergroten. Daarnaast wil KWS Infra 1 haar medewerkers aansporen een actieve bijdrage te leveren aan het reduceren van de CO 2 -emissie op onze projecten. Om de doelstellingen te halen, is het van groot belang dat iedere medewerker, ongeacht zijn of haar positie in de organisatie, zich bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheid en mogelijke bijdrage op dit gebied. Het terugbrengen van de CO 2 -uitstoot is namelijk van belang voor de continuïteit van ons bedrijf. De interne communicatie beoogt dus informatie, bewustmaking en gedragsverandering. Extern Het doel van de externe communicatie is het uitdragen van de maatschappelijke betrokkenheid en het onderschrijven van het beleid van moederconcern VolkerWessels op het gebied van Corporate Responsibility en CO 2 -reductie. Daarnaast beoogt KWS Infra het bewustzijn en de betrokkenheid van externe partijen te vergroten, zodat ook zij een actieve bijdrage kunnen leveren aan CO 2 -reductie. Voor KWS Infra gaat externe communicatie verder dan informatieverschaffing over haar CO 2 -beleid. KWS Infra wil zich profileren als ondersteuner en initiatiefnemer van CO 2 -gerelateerde activiteiten in de GWW-branche, en meer specifiek in de asfaltindustrie, om daarmee het CO 2 -bewustzijn en de CO 2 -reductie in de sector te bevorderen. 1 Waar in dit plan wordt geschreven KWS Infra, bedoelen wij daarmee: Alle bedrijven die op de annex van het CO 2 Bewust certificaat, niveau 5 staan vermeld plus hun meerderheidsdeelnemingen.
3 Stakeholders Er zijn diverse partijen die belang hebben bij het reduceren van CO 2 door KWS Infrabouw. Deze zijn weergegeven in het onderstaande figuur. De diverse stakeholders vragen elk een andere benadering en inhoud. In de contactmomenten is het daarom van belang om de boodschap en vorm aan te passen op de betreffende stakeholder. Opdrachtgevers: RWS, Provincies, Gemeenten, ProRail, Particuliere opdrachtgevers Burger: Politiek NGO's Omwonenden Burger SKAO GWW Branche: VBW Asfalt Aannemers, Onderaannemers Ingenieursbureau s enz KWS Infrabouw VolkerWessels: RvB Aandeelhouders Zusterbedrijven Personeel: Directie Personeel OR Vakbonden Leveranciers: Materialen Mobiliteit Overig
4 Strategie Intern Duurzaamheid en CO 2 -reductie in het bijzonder heeft nog vaak een abstract imago. Veel mensen zijn er zich niet van bewust dat het onderwerp ook speelt bij de uitvoering van hun dagelijkse werkzaamheden. Gelet op het belang van de CO 2 -reductie is het belangrijk dat het voltallige personeel van KWS Infra hier een bijdrage aan levert. Het voltallige personeelsbestand van KWS Infra vormt dan ook de doelgroep van de interne communicatie. Een belangrijke vraag bij de interne communicatie is: hoe bereiken we alle medewerkers?. Een groot deei van de medewerkers van KWS Infra heeft een buitenfunctie en komt weinig of niet op de kantoorlocaties. Ook hebben zij niet allemaal even gemakkelijk toegang tot ons intranet. De interne communicatie is er op gericht om die afstand te overbruggen. Om het gewenste CO 2 - bewustzijn en de noodzakelijke gedragsverandering te bereiken, krijgt de interne communicatie het karakter van een permanente interne campagne. Deze zal deels mondeling en deels schriftelijk worden gevoerd. CO 2 reductie is een onderdeel van de ISO 14001 systematiek, waarvoor KWS Infra is gecertificeerd. In de communicatie over de ISO 14001 wordt dan ook CO 2 -reductie en alles wat daarmee verband houdt, als onderwerp meegenomen. Extern Belangrijk is dat het belang van CO 2 -reductie breed wordt gedragen, zowel binnen als buiten KWS Infra. CO 2 -reductie kan niet alleen binnen het eigen bedrijf worden behaald, maar kan en moet binnen de gehele keten worden bereikt. De voornaamste externe doelgroepen (belanghebbenden) voor KWS Infra zijn daardoor: - Raad van Bestuur VolkerWessels - Opdrachtgevers (o.a. ProRail, Rijkswaterstaat, provincies, gemeenten, waterschappen, de grote particuliere opdrachtgevers zoals Schiphol, veilingen etc., ingenieursbureaus) - GWW aannemers (concurrenten partners) - Leveranciers (grondstoffen, diensten) - Onderaannemers - Zusterbedrijven binnen VolkerWessels - Overheden (landelijk, provinciaal, regionaal en lokaal) - NGO s (landelijk en lokaal met betrekking tot milieu en mobiliteit) De insteek van de externe communicatie verschilt dus wezenlijk van de interne communicatie. Bij de interne communicatie ligt de focus vooral op de bewustmaking en betrokkenheid van de medewerkers. Bij de externe communicatie ligt de nadruk vooral op: 1. Het actief betrekken van toeleveranciers bij het realiseren van CO 2 -reducties (ketenbenadering), 2. Het uitdragen van de maatschappelijke betrokkenheid van KWS Infra op het gebied van Corporate Responsibility en CO 2 -reductie(doelstellingen) in het bijzonder.
5 Aanpak en middelen 5.1 Intern In overeenstemming met de doelstellingen en strategie worden alle medewerkers periodiek geïnformeerd over het CO 2 -beleid en CO 2 -reductie. Zij worden ten minste 4 keer per jaar op de hoogte gebracht van het beleid van het bedrijf en behaalde resultaten. Alle medewerkers worden geïnformeerd over de stand van zaken en worden waar mogelijk aangespoord een bijdrage te leveren aan CO 2 -reductie. Suggesties worden daarbij aangedragen. Het overgrote deel van de medewerkers beschikt over intranet en internet. Daarnaast krijgen alle medewerkers het personeelsblad Wegwijs (drie keer per jaar) thuisgestuurd. Bovendien ontvangen alle medewerkers ook het relatieblad Markant dat drie keer per jaar verschijnt. Dat betekent dat alle medewerkers in elk geval zes maal per jaar een gedrukt medium ontvangen, waarin aandacht aan het CO 2 -beleid wordt geschonken. Naast de schriftelijke en digitale communicatiemiddelen is in ons bedrijf de mondelinge kennisoverdracht van groot belang. Via toolboxmeetings voor het bouwplaatspersoneel, werkoverleggen, vestigingsvergaderingen, scholingsdagen, managementbijeenkomsten en dergelijke zal regelmatig de aandacht op het CO 2 -beleid worden gevestigd. Middelen KWS Infra streeft ernaar zoveel mogelijk gebruik te maken van bestaande communicatiemiddelen. Een overzicht van de mogelijk te gebruiken middelen: Communicatiemiddel Boodschap Frequentie Verantwoordelijke(n) Diverse vormen van werkoverleg, managementbijeenkomsten Beleid, doelstellingen, aanpak (MT, directievergadering) Maandelijks, wekelijks Directie, Leidinggevenden Toolboxen, scholingsdagen, vestigingsvergaderingen Beleid, doelstellingen, resultaten, individuele bijdrage Elk halfjaar, jaarlijks, Directie, KAM coördinatoren, stuurgroep CO 2, organisatoren bijeenkomsten Personeelsblad Wegwijs Beleid, doelstellingen, resultaten, individuele bijdrage Drie keer per jaar Stuurgroep CO 2 Relatieblad Markant Beleid, doelstellingen, resultaten Drie keer per jaar Stuurgroep CO 2 KWS Infra Intranet Nieuws, beleid, footprint, stand van zaken, individuele bijdrage Regelmatig Stuurgroep CO 2 Posters Informatie over te ondernemen acties door personeel Regelmatig Stuurgroep CO 2 Kwartaalrapportage management Stand van zaken op het gebied van CO 2-emissie en CO 2- reductie 4 x per jaar, na elk kwartaal Directie, Afdeling F&A, KAM Social media Maatregelen, doelstellingen en resultaten Regelmatig Afdeling communicatie
5.2 Extern Informatie over het CO 2 -beleid is continu beschikbaar en inzichtelijk op de internetsite van KWS Infra, www.kws.nl. Daarop is alle informatie onder een apart menu CO 2- prestatieladder opgenomen. Op de sites van bedrijven, die binnen de boundaries van KWS Infrabouw vallen, wordt voor informatie over hun CO 2 -reductiebeleid doorgelinkt naar de website van KWS Infra. Verder is er gerichte, meestal mondelinge, communicatie met een of meer doelgroepen op specifieke onderdelen van het beleid. Dat kan in het kader van initiatieven, deelname aan externe werkgroepen of als introductie van relevante producten. Middelen Het streven is om zoveel mogelijk gebruik te maken van bestaande communicatiemiddelen. Voor externe communicatie zet KWS Infra de volgende communicatiemiddelen in: Communicatiemiddel Boodschap Planning Verantwoordelijke(n) KWS website / Intranet KWS website / Intranet Beleid, footprint, kwalitatieve reductiedoelstellingen, communicatiedocumenten, initiatieven scope 1,2 en 3 Actuele footprint + verloop reductiedoelstellingen + alle achtergrond documentatie Continu Stuurgroep CO 2 4 x per jaar Stuurgroep CO 2 Relatieblad Markant Beleid, doelstellingen, resultaten 3 x per jaar Stuurgroep CO 2 Persberichten Nieuwe ontwikkelingen op CO 2 reductiegebied en initiatieven Ad hoc Stuurgroep CO 2 Congressen, symposia en werkgroepen Brede discussie binnen de sector / keten, ontwikkeling initiatieven Regelmatig Directie / betrokkenen Social media Maatregelen, doelstellingen en resultaten Regelmatig Afdeling communicatie 5.3 Projecten Voor de projecten, waarop CO 2 -gerelateerd gunningsvoordeel is behaald, zal de interne communicatie op het project worden verzorgd door middel van toolboxmeetings en/of werkoverleggen. Hiermee zullen de projectmedewerkers worden geïnformeerd over de CO 2 -uitstoot en reductie. De taken en verantwoordelijkheden m.b.t. communicatie over CO 2 binnen een project zijn vastgelegd in het CO 2 projectplan dat voor projecten met CO 2 gunningsvoordeel wordt opgesteld. Voor de externe communicatie zullen projectspecifieke footprints in de kwartaalrapportages worden opgenomen. Daarbij zal incidenteel via relatieblad Markant aandacht aan deze projecten worden gegeven.
Bijlage 1: Communicatiekalender 2016* Middel Doelgroep Planning Markant Intern en extern Maart, juli, november Wegwijs Intern Kwartaalrapportages Intern en extern April, juli, oktober, januari (2016) Social media Intern en extern Continu Intranet/internet nieuwsberichten Intern en extern Continu (* in dit communicatieplan zijn enkel de vast geplande communicatiemomenten vastgelegd. Alle andere communicatiemomenten vinden op flexibele momenten plaats)