Memo ABC Dura Vermeer Groep NV BESTEMD VOOR Stuurgroep duurzaamheid en mvo Jan 2015 1/8 ONDERWERP communicatieplan duurzaamheid en mvo 2015 Communicatieplan duurzaamheid en mvo BEHANDELD DOOR Communicatie Glenn Metselaar M (06) 535 99 793 g.metselaar@ duravermeer.nl Situatieschets Onder voorzitterschap van de Stuurgroep duurzaamheid en mvo zijn het beleid en de doelstellingen van Dura Vermeer voor de middellange termijn op het gebied van duurzaamheid en mvo geformuleerd (2015-2020). Mede door ontwikkelingen (CO2- prestatieladder, de Leidende Principes van Bouwend Nederland, ondertekening Governance Code Veiligheid, Bewuste Bouwer, ISO 14001 certificaat en toepassing van duurzaamheidsmaatstaven als BREEAM in initiatieven en projecten) én vragen van klanten om hen te helpen met het verwezenlijken van hun duurzaamheidsambities neemt de behoefte aan zowel intern als extern planmatig communiceren over duurzaamheid en mvo toe. Het commerciële belang (o.a. tenders, selectie en aanbestedingen) van het onderwerp duurzaamheid en mvo wint aan belangrijkheid, ingegeven door toenemende wensen en eisen van stakeholders (publiek & privaat). Naarmate de zichtbaarheid van Dura Vermeer als bouwer toeneemt, wordt ook de groep belanghebbenden groter. Dura Vermeer ziet stakeholdermanagement als een mogelijkheid om in contact te komen en te blijven met haar stakeholders. Dit communicatieplan beschrijft in het kort welke doelen worden nagestreefd, tot welke stakeholders wordt gericht, welke communicatiestrategieën worden toegepast, welke middelen worden opgezet, tijdsplanning en hoe de organisatie van de communicatie is geregeld teneinde besluitvorming te bevorderen en draagvlak voor initiatieven en acties te creëren. Het communicatieplan duurzaamheid en mvo 2015 is een verdere uitwerking van het plan 2014 en maakt integraal onderdeel uit van het strategisch communicatieplan 2015 van Dura Vermeer Groep. Communicatieknelpunt Sinds 2013 heeft de Stuurgroep duurzaamheid en mvo ervoor gekozen om het thema duurzaamheid en mvo decentraler binnen de onderneming te organiseren. Dit heeft geleid tot het op divisieniveau schrappen van de functionarissen duurzaamheid en mvo. Ook is besloten om geen apart duurzaamheidsverslag meer uit te geven, maar deze onderwerpen te integreren in het nieuw uit te geven Activiteitenverslag, waarin ook de financiële jaarcijfers een plek zullen krijgen. Op basis van deze beslissingen, is er voor MVO Duurzaamheid de volgende richting gekozen:
- De metingen ten behoeve van de KPI s worden in SAP bijgehouden op diverse niveau s binnen DV Concern. Werkmaatschappijcijfers consolideren op divisieniveau en divisieniveau consolideert op concern niveau. - MVO Duurzaamheid wordt aangestuurd en gecoördineerd door Theo Baggerman. - Per Divisie wordt er een MVO jaarverslag opgesteld dat leidt tot een geconsolideerd MVO jaarverslag op concern niveau. - Een samenvatting van dit jaarverslag (resultaten en korte conclusies) wordt opgenomen in het Activiteitenverslag. - Het Activiteitenverslag is een gecomprimeerde samenvatting van het DV MVO verslag 2014. 2/8 De 9 strategische thema s vormen de onderlegger voor de communicatie over duurzaamheid en mvo, zowel intern als extern. Doelstellingen intern - het structureel informeren van de organisatie over het beleid en de doelstellingen van Dura Vermeer op het gebied van duurzaamheid en mvo - de organisatie weet waar de informatie over duurzaamheid en mvo beschikbaar is, waar zij haar vragen kan stellen en wie betrokkenen zijn Peilers Mens Milieu Markt Thema Integriteit Medewerker Veiligheid Materialen & Afvalmanagement Energie, CO 2 & Luchtkwaliteit Ketensamenwerking Innovaties Klanttevredenheid MVO initiatieven - het betrekken van de interne organisatie bij de totstandkoming van (nieuw) beleid en doelstellingen en enthousiasmeren van nieuwe initiatieven en bevorderen van samenwerking - het bevorderen van het duurzaamheidsimago bij de interne organisatie. - medewerkers maken niet alleen een keuze voor Dura Vermeer vanwege het positieve sociale imago maar ook vanwege het duurzaamheidsimago - het positief beïnvloeden van de houding van medewerkers en aanzet geven tot gewenst gedrag ten aanzien van duurzaamheid en mvo, waaronder het structureel bewust maken van energiebesparingskansen, reductie van CO2- uitstoot, innovaties & samenwerking & bijdrage/ effect op de maatschappij. Doelstellingen extern - het bevorderen van het duurzaamheidsimago: opschalen van peleton tot kopgroep - klanten kiezen meer en meer voor Dura Vermeer vanwege het feit dat Dura Vermeer zich duurzaam en maatschappelijk opstelt en gedraagt en deze positie niet leidt tot meer kosten van projecten; zelf kan leiden tot besparingen ivm recycling, energiebesparing en minder grondstofverbruik. - Dura Vermeer heeft vanwege haar positieve duurzaamheidsimago een voorkeurspositie bij klanten, medewerkers en sollicitanten - Dura Vermeer is een initiërende en meedenkende partij die klanten helpt om hun duurzaamheidsambities te formuleren
Communicatiestrategie De kracht van Dura Vermeer schuilt in het feit dat Dura Vermeer over veel kennis, ervaring en vakmanschap beschikt waardoor zij vanuit een integrale invalshoek medewerkers en klanten kan ondersteunen bij het realiseren van hun duurzaamheidsambities. De organisatie is daar ook naar: menselijke maat en korte communicatielijnen. Het voortdurend tonen van deze integraliteit in woord en beeld zal bijdragen aan waar Dura Vermeer voor staat en het vergroten van het onderscheidend vermogen ten opzichte van onze concurrenten. Intern zal de aandacht met name komen te liggen op het informeren over de samenhang en de integraliteit van de onderwerpen en het betrekken van medewerkers bij het thema duurzaamheid. 3/8 Extern wil Dura Vermeer met haar stakeholders een dialoog aangaan ter (klant)inspiratie, maar ook ter verbetering van onze duurzaamheidsinitiatieven. Het aangaan van deze dialogen geschiedt via traditionele media als het relatieblad, brochures en folders, onze website en social media als Linkedin, Facebook, Twitter of YouTube (social media strategie van Dura Vermeer), maar ook door klant- en werkbezoeken, netwerkbijeenkomsten en inspiratiebijeenkomsten met klanten. Dit sluit naadloos aan bij basisprincipe 1 van de ondernemingstrategie (klant- en marktgericht denken) en de customer intimacy strategie van de onderneming. Boodschap Dura Vermeer kan vanuit een integrale invalshoek en samenhang tussen Mens, Milieu en Markt medewerkers en klanten ondersteunen bij het realiseren van hun duurzaamheidsambities. Middelen intern Doelgroep Doelstelling Middelen Stuurgroep Informeren over voortgang en nieuwe ontwikkelingen Voorbeeldgedrag en leiderschap magazine WIJ Relatieblad De Verbinding Rankings als transparantiebenchmark Roadshows en expertmeetings MT-bulletins Activiteitenverslag Directie werkmaatschappij Informeren, kennisuitwisseling, initiëren van initiatieven Voorbeeldgedrag en leiderschap Personeelsbladen werkmaatschappijen WIJ Relatieblad De Verbinding Roadshows en expertmeetings Brochures
Het structureel informeren van de organisatie over het beleid en de doelstellingen van Dura Vermeer Voorbeeldgedrag Eigen initiatief Bijeenkomsten Social media werkmaatschappijen en divisies Netwerkbijeenkomsten magazine WIJ Relatieblad De Verbinding de organisatie weet waar de informatie over Duurzaamheid en mvo beschikbaar is en waar zij haar vragen kan stellen magazine Wij werkmaatschappijen 4/8 het betrekken van de interne organisatie bij de totstandkoming van (nieuw) beleid en doelstellingen en enthousiasmeren van nieuwe initiatieven en samenwerking Campagnes interne bewustbewording Ideeënbus werkmaatschappij magazine Wij het bevorderen van het duurzaamheidsimago bij de interne organisatie en daartoe zelf ook bijdragen Campagnes interne bewustbewording Ideeënbus werkmaatschappij magazine Wij Omgevingscommunicatie het positief beïnvloeden van de houding van medewerkers en aanzet geven tot gewenst gedrag ten aanzien van duurzaamheid en mvo Campagnes (kies bewust voor A, B label auto, hergebruik papier, licht uit, preferred suppliers mvo en duurzaamheid, duurzaam printen; slimme huisstijlsjablonen, VC conferencing) Middelen extern Doelgroep Doelstelling Middelen Opdrachtgevers en relaties het bevorderen van het duurzaamheidsimago: van peleton tot kopgroep Nieuws website Website internet duurzaamheid en mvo Benchmark ministerie van
Economische Zaken Activiteitenverslag 2013 Reputatiemonitor Relatiemagazine De Verbinding Advertenties Free publicity Prijsvragen Deelname platforms (Bouwend Nederland) Sponsoring initiatieven (DGBC). Beurzen Deelname aan initiatieven als Stroomversnelling en Energiesprong 5/8 Opdrachtgevers en relaties Bewust kiezen voor Dura Vermeer vanwege het feit dat Dura Vermeer zich duurzaam en maatschappelijk gedraagt en integrale aanpak realiseert Presentatie duurzame concepten (PCS, nul op de meter woningen, ketensamenwerking, innovatieve asfaltsoorten, BIM) Netwerk en relaties (werk- en projectbezoeken, inspiratiebijeenkomsten) Free publicity vakbladen Projecten Projectbladen Corporate film Activiteitenverslag Internet Testimonials en Social Media: Linkedin, Facebook, Twitter, Youtube Publicatie ranking transparantiebenchmark Reputatiemonitor Opdrachtgevers en relaties Positioneren als een initiërende en meedenkende partij die klanten helpt om hun duurzaamheidsambities in integrale aanpak te verwezenlijken Projecten en initiatieven (Rijswijk Buiten, Lelie Industries, Stroomversnelling, Energiesprong, nul-op-demeter) Campagne Advertenties Free publicity Bijeenkomsten met klanten Internet Social media Linkedin, Facebook, Twitter, Youtube
Netwerk en relaties (werkbezoeken, inspiratiebijeenkomsten) Publicatie ranking transparantiebenchmark BREEAM, Deelname DGBC Week Organisatie van de Communicatie Stuurgroep Duurzaamheid en mvo Besluitvorming lange termijn doelstellingen en afstemming RvB 6/8 Divisie Directie/Directie werkmaatschappij Dagelijkse bedrijfsvoering, communicatie naar wm, aanspreekpunt organisatie, opzettenen inrichten duurzaamheidsactiviteiten Werkmaatschappij/ Verantwoordelijke/Aanspreekpunt MT-lid die coördineert in de werkmij KPI eigenaren Verantwoordelijk voor scherp stellen van definities, deze kenbaar in ons bedrijf en meetmethodieken bewaken. KAM & financiële medewerkers Verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste informatie tbv van de kwartaalmeting KAM Manager Duurzaamheid DV Concern & DVDI Theo Baggerman Operationele coördinatie Madeleine Schenk KAM Manager Duurzaamheid Bouw Ronald de Groot MVO SAP verantwoordelijken Radjan Sewnarain Johan Krouwel MVO verantwoordelijken Per divisie, per werkmaatschappij is een MVO verantwoordelijke aangesteld. Hiervoor is een overzicht beschikbaar wie het MVO aanspreekpunt is.
Acties en planning 2015 7/8 Actie Wie Planning Actualisering Afdeling KAM Doorlopend Sharepointpagina s Actualisering Internet Afdeling KAM Doorlopend Intranetberichtgeving Afdeling Communicatie Doorlopend De Verbinding Afdeling Communicatie Doorlopend Free publicity Afdeling Communicatie Doorlopend Afdeling Communicatie Doorlopend werkmaatschappijen werkmaatschappijen Activiteitenverslag Afdeling Communicatie april Campagne bevorderen MVO verantwoordelijke Doorlopend positief gedrag medewerkers Werkbezoeken, inspiratiebijeenkomsten (dialoog stakeholders) MVO verantwoordelijke Doorlopend Social media (dialoog stakeholders) Deelname Platforms (Bouwend Nederland etc) Sponsoring Deelname beurzen (al dan niet in combinatie met sponsoring) MVO verantwoordelijke Afdeling Communicatie MVO verantwoordelijke Stuurgroep Duurzaamheid en mvo Stuurgroep Doorlopend Doorlopend Op basis van aanbod Op basis van aanbod Monitoring Dit communicatieplan maakt integraal onderdeel uit van het strategisch communicatieplan 2015. Het is een levend document: naar aanleiding van overleggen, actualiteit, veranderingen in de organisatie kunnen acties en initiatieven worden toegevoegd en/of de planning te wijzigen. Monitoring vindt in eerste instantie plaats door Stuurgroep Duurzaamheid in samenwerking met het Hoofd Corporate Communicatie van Dura Vermeer Groep. Om communicatie-activiteiten zo goed mogelijk te laten aansluiten op wensen en behoeften, vindt regelmatig overleg plaats: In onderstaande overleggen is het Hoofd Corporate Communicatie van Dura Vermeer Groep vertegenwoordigd: - tweewekelijks overleg afdelingen Marketing en Communicatie van Dura Vermeer Groep, Dura Vermeer Divisie Infra en Dura Vermeer Divisie Bouw en Vastgoed - tweewekelijks overleg Communicatie lid Raad van Bestuur Dura Vermeer Groep - Tijdens deze overleggen wordt de voortgang van de communicatie-activiteiten besproken, gevraagd en ongevraagd advies gegeven, nieuwe activiteiten opgestart en bijgestuurd waar nodig en projecten geëvalueerd.
Daarnaast heeft het hoofd Corporate Communicatie zitting in de redactie van het duurzaamheids- en mvo-verslag Budget afdeling Communicatie ten behoeve duurzaamheid, los van budget afdeling KAM Strategie 5.000 Activiteitenverslag 35.000 Sponsoring 0 Advertising 0 Free Publicity 0 Intranet 1.000 Digitale media 0 Dialoog stakeholders 0 8/8 Evaluatie Evaluatie van dit plan vindt doorlopend plaats en minstens een keer per jaar voor afloop van het kalenderjaar. Tevens wordt dit plan besproken in de KAM MVO Raad bijeenkomsten.