30% regeling Werknemers die naar een ander land worden uitgezonden of vanuit een ander land in Nederland komen werken, noemen we extraterritoriale werknemers. Zij kunnen extraterritoriale kosten maken. Als deze werknemers aan bepaalde voorwaarden voldoen, kunnen zij onder een bijzondere kostenvergoedingsregeling vallen: de 30%-regeling. Deze regeling houdt in dat de werkgever 30% van het loon inclusief vergoeding mag verstrekken als vergoeding voor de extra kosten van het tijdelijke verblijf van de werknemer in een ander land, of, als een werknemer uit het buitenland wordt aangetrokken, voor zijn tijdelijk verblijf in Nederland. Deze vergoeding is onbelast. Het gaat hierbij om 30% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, inclusief de vergoeding zelf. Extraterritoriale kosten kunnen door de werkgever onbelast worden vergoed aan de betreffende medewerker. Dit houdt in dat de medewerker zijn kosten eerst zelf financiert en daarna declaraties indient bij de UM. Gevolg hiervan is dat er relatief veel administratieve handelingen verricht worden en de medewerker alles dient voor te schieten. In plaats van de belastingvrije vergoeding van extraterritoriale gedeclareerde kosten kan er ook voor worden gekozen om de 30% - regeling, na toestemming van de belastingdienst, toe te passen. Werkgevers kunnen echter niet aan hun werknemers tegelijkertijd zowel een vergoeding geven op basis van de 30% regeling als op basis van de werkelijke extraterritoriale kosten (zie bijlage III). Zodra de toestemming voor de 30% regel (van de belastingdienst) is ontvangen, wordt 30% van het loon zonder aftrek van inkomstenbelasting betaald als vaste bijdrage voor de extraterritoriale kosten. De resterende 70% van het loon van de werknemer is onderhevig aan Nederlandse inkomstenbelasting. Werknemers die gebruik maken van de 30%-regeling kunnen enkel zakelijke uitgaven vorderen voor vergoeding en zijn uitgesloten van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden UM. Daarnaast kan het gebruik van deze regeling invloed hebben op sociale zekerheidsuitkeringen. Dit laat de ABPpensioenplanrechten onverlet. Indien de werknemer is vrijgesteld van de betaling van inkomstenbelasting in Nederland, is de 30%-regeling enkel van toepassing op sociale zekerheidsbijdragen en heeft derhalve beperkte effecten op zijn/haar nettosalaris. Criteria De 30% regeling staat slechts open voor extraterritoriale werknemers die voldoen aan de gestelde criteria (randvoorwaarden). Extraterritoriale werknemers zijn (1) ingekomen werknemers en (2) uitgezonden werknemers. (1) Ingekomen werknemers (in de regel buitenlands personeel). Als iemand in Nederland komt werken, maakt deze persoon mogelijk extra kosten (de zogenoemde extraterritoriale kosten). De werkgever mag deze persoon een vrije (onbelaste) vergoeding geven voor de extraterritoriale kosten die hij/zij maakt mits hij/zij voldoet aan de criteria. (2) Uitgezonden werknemers. Een werknemer in dienstbetrekking die door de UM naar het buitenland wordt gezonden met het oog op het beoefenen van wetenschap of het geven van onderwijs. De belastingdienst stelt dat de (1) ingekomen medewerker, waarvoor de UM inhoudingsplichtig is, in aanmerking komt voor deze vergoeding als hij/zij (a) uit het buitenland komt en (b) over een specifieke deskundigheid beschikt die op de Nederlandse arbeidsmarkt niet of schaars aanwezig is. Voor de toepassing van de regeling moet de UM toestemming van de Belastingdienst hebben. Het verzoek dient te worden ingediend door (of namens) beide partijen, de ingekomen medewerker en de UM 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 1
(het Knowledge centre for international staff (KCIS) zal centraal de 30% verzoeken controleren op haalbaarheid en indienen bij de belastingdienst). (a) Om in aanmerking te komen als ingekomen medewerker stelt de belastingdienst dat de medewerker vanuit het buitenland moet zijn aangeworven. Daarmee geldt de regeling in beginsel dus niet voor werknemers die al in Nederland woonachtig zijn op het moment dat ze worden aangeworven. (b) Naast onderdeel (a) dient de ingekomen medewerker ook specifieke deskundigheid naar Nederland te brengen die in Nederland niet of schaars voorhanden is. Om dit te beoordelen kijkt de Belastingdienst naar: - Het niveau van de door de werknemer gevolgde opleiding: - De voor de functie relevante werkervaring: - Het beloningsniveau in Nederland in verhouding tot het land van herkomst is: Als de Nederlandse werkgever meer wil betalen dan gebruikelijk in het land van herkomst, is dit een aanwijzing dat sprake is van schaarse specifieke deskundigheid De 30%-regeling voor werknemers uit het buitenland heeft een looptijd van maximaal 10 jaar en die periode bestaat formeel uit twee vijfjaarperioden (tussentijdse evaluatie dus). De looptijd gaat in op de 1e werkdag. Deze looptijd kan worden verkort. Dit gebeurt in de volgende gevallen: De werknemer werkte of verbleef al voor zijn indiensttreding in Nederland (tot 15 jaar geleden). Het verzoek om in aanmerking te komen voor de 30%-regeling wordt niet binnen 4 maanden ingediend of binnen 3 maanden na het wijzigen van werkgever waar de 30% regeling al was toegekend. In dat geval wordt de 30% regeling toegepast vanaf de eerste dag van de maand na de ontvangstdatum van het verzoek. Na 5 jaar blijkt dat de specifieke deskundigheid niet langer schaars is op de Nederlandse arbeidsmarkt. Voor een overzicht van het stappenplan 30% regeling, zie bijlage I. De belastingdienst stelt voor de (2) uitgezonden medewerker dat de volgende werknemers die uitgezonden worden naar het buitenland in aanmerking komen voor de 30%-regeling. Hieronder zijn onder andere de op de UM van toepassing zijnde categorieën weergegeven: werknemers die vanuit Nederland worden uitgezonden om in een ander land wetenschap te beoefenen of onderwijs te geven. Hieronder wordt verstaan: buiten Nederland onderzoek verrichten op basis van een beurs of stipendium van de Nederlandse organisatie voor wetenschappelijk onderzoek (NWO) of de Stichting voor wetenschappelijk onderzoek van de tropen buiten Nederland onderzoek verrichten op basis van een NATOfellowship buiten Nederland onderzoek verrichten op basis van vergelijkbare beurzen, stipendia en fellowships die door de Minister van Onderwijs en Wetenschappen zijn aangewezen als leerkracht onderwijs geven aan een buitenlandse instelling op het gebied van wetenschap of onderwijs (uitgezonden of op uitnodiging) als wetenschapper onderzoek verrichten aan een buitenlandse instelling op het gebied van onderwijs of wetenschap (uitgezonden of op uitnodiging). 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 2
werknemers die naar een bepaalde regio worden uitgezonden. De uitzending moet dan naar een van de volgende regio's gaan: Aziatische landen (waaronder Hongkong en het gedeelte van Turkije dat ten oosten van de Bosporus ligt) Afrikaanse landen Latijns-Amerikaanse landen (waaronder de Nederlandse Antillen en Aruba) de volgende Europese landen: Albanië, Armenië, Azerbeidzjan, Wit- Rusland, Bosnië-Hercegovina, Bulgarije, Estland, Georgië, Hongarije, de Federale Republiek Joegoslavië (Servië en Montenegro, waaronder Kosovo), Kroatië, Letland, Litouwen, de voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië, Moldavië, Oekraïne, Polen, Roemenië, de Russische Federatie, Slovenië, Slowakije en Tsjechië Voor toepassing van de 30%-regeling moet een werknemer in een periode van 12 maanden tenminste 45 dagen voor zijn werk verblijven in een of meer plaatsen waarnaar hij is uitgezonden. Voor de bepaling van deze 45 dagenregel geldt: Perioden van minder dan 15 aaneengesloten dagen tellen niet mee. Reisdagen van en naar de plaats van uitzending tellen mee als dagen van verblijf in die plaats. Voor een overzicht van het stappenplan 30% regeling (uitgezonden medewerkers), zie bijlage II. Let op: de 30% regeling voor uitgezonden personeel is alleen financieel aantrekkelijk als er geen enkele andere extraterritoriale vergoedingen verstrekt worden door de UM tijdens het verblijf van betrokkene in het buitenland. Werkgevers kunnen niet aan hun werknemers tegelijkertijd zowel een vergoeding geven op basis van de 30% regeling als op basis van de werkelijke extraterritoriale kosten. Het is dus erg belangrijk om te weten welke kosten als extraterritoriale kosten kwalificeren en welke niet (zie bijlage III). Het kan verstandig zijn te kiezen voor vergoeding van de werkelijke extraterritoriale kosten in plaats van voor de 30% regeling, bijvoorbeeld als de extraterritoriale kosten vele malen hoger zijn dan 30% van het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking en/of als een werknemer niet voldoet aan de voorwaarden van de 30% regeling. Als het Knowledge Centre for International Staff (KCIS) heeft bepaald dat een werknemer in aanmerking komt voor de 30%-regeling voor uitgezonden werknemers, dan zal ASC deze regeling gewoon toepassen. Hier is geen toestemming van de belastingdienst voor nodig. ASC controleert of er geen extraterritoriale kosten via declaratie worden vergoed. 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 3
Bijlage I Stappenplan 30% regeling INGEKOMEN medewerker 1. De personeelsconsulent (HR) en de leidinggevende schalen de aan te trekken medewerker in op basis van het geldende UFO-profiel en de daarbijhorende functieschaal en treden. 2. De personeelsconsulent vraagt indien gewenst- KCIS 1 om een inschatting van de mogelijkheid om van de 30% regeling gebruik te kunnen maken. 3. De personeelsconsulent verzoekt na overleg met de nieuwe medewerker- KCIS om de procedure voor de aanvraag van de 30% regeling op te starten en stuurt met het verzoek mee: a. de tweezijdig getekende aanstellingsovereenkomst; b. een document, waaruit het beloningsniveau van de medewerker in het land van herkomst blijkt (salarisstrook van vorige werkgever); c. verklaring van de leidinggevende, waaruit de specifieke deskundigheid en de schaarste blijkt (zie attachment met voorbeeld van de expertisebrief); d. een kopie van de tewerkstellingsvergunning (indien van toepassing); e. een kopie van de VVR toekenning (let op; dit betekent dat de 30% aanvraag pas kan worden ingediend als de IND beschikking ontvangen is) (indien van toepassing); f. het BSN (let op: dit betekent dat de 30% aanvraag pas kan worden ingediend als de gemeentelijke inschrijving is voltooid); g. door faculteit en medewerker getekend addendum (wordt niet doorgestuurd naar belastingdienst), zie bijlage IV; h. recent CV van betrokkene. 4. KCIS controleert de volledigheid van de ingestuurde stukken en beoordeelt de haalbaarheid. 5. Zodra KCIS ziet dat het een haalbaar verzoek is, neemt KCIS contact op met de betrokken medewerker (cc naar HR adviseur) en verzoekt hem/haar het aanvraagformulier van de 30% regeling te ondertekenen. 6. Zodra KCIS de volledige 30% aanvraag compleet heeft, wordt het verzoek naar de belastingdienst verzonden en de betrokken medewerker en HR adviseur geïnformeerd. 7. Wanneer de haalbaarheid van het verzoek wordt betwijfeld, wordt: - betrokkene en de personeelsconsulent geïnformeerd en wordt verzocht aanvullende stukken te overleggen; - de 30% aanvraag door KCIS voorgelegd en besproken in de UM loonheffing helpdesk. 1 UM s Knowledge Centre for International Staff (KCIS) 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 4
8. Wanneer de beschikking van de belastingdienst bij KCIS binnen komt, stuurt KCIS: - bericht aan betrokkene, de personeelsconsulent en ASC over de toekenning van de beschikking; - het origineel naar ADP sturen opdat het wordt opgenomen in CORSA (personeelsdossier). 10. Na 5 jaar toepassing van de 30% regeling verzoekt KCIS de personeelsconsulent om een nieuwe expertisebrief voor betrokkene te overleggen. 11. Deze expertisebrief zal KCIS gebruiken om ASC (en indirect de belastingdienst) te informeren over de rechtvaardiging van de toepassing van de 30% regeling voor de komende 5 jaar. In geval van twijfel stemt KCIS af met de UM loonheffing helpdesk, die op haar beurt desgewenst met de belastingdienst afstemt. 12. KCIS stuurt de originele expertisebrief naar Corsa. 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 5
Bijlage II Stappenplan 30% regeling UITGEZONDEN medewerker 1. De personeelsconsulent en de leidinggevende bespreken de uitzending en de daarbij behorende contractmogelijkheden. 2. De personeelsconsulent vraagt indien gewenst- KCIS om een inschatting van de mogelijkheid om van de 30% regeling gebruik te kunnen maken. 3. De personeelsconsulent verzoekt na overleg met de naar het buitenland uitgezonden medewerker- KCIS om de procedure voor de aanvraag van de 30% regeling op te starten en stuurt met het verzoek mee: a. de bevestigingsbrief van de UM (mutatiebrief van het arbeidscontract bevat gegevens over salaris en evt. andere kostenvergoedingen gedurende uitzending, land van uitzending, ontvangend instituut of instelling, aard van de werkzaamheden tijdens uitzending, periode van uitzending, afspraken over pensioenpremies) dat betrokkene uitgezonden wordt en in UM dienst blijft voor een bepaalde periode ; b. de uitnodigingsbrief van de ontvangende universiteit en/of bewijs van verblijf in een bepaalde regio. c. door faculteit en medewerker getekend addendum, zie bijlage IV; 4. KCIS controleert de volledigheid van de ingestuurde stukken en beoordeelt de haalbaarheid. 5. Zodra KCIS de volledige 30% aanvraag compleet heeft, wordt: -ASC verzocht om de 30% regeling toe te passen; -betrokkene en de personeelsconsulent geïnformeerd; -het dossier naar ADP gestuurd ter opname in CORSA. 7. Wanneer de haalbaarheid van het verzoek wordt betwijfeld, wordt: - betrokkene en de personeelsconsulent geïnformeerd en wordt verzocht aanvullende stukken te overleggen; - de 30% aanvraag door KCIS voorgelegd en besproken in de UM loonheffing helpdesk. 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 6
Bijlage III Overzicht over vergoedingen die wel/niet samengaan met de 30% regeling (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding). Algemeen Kosten of uitgaven die de werknemer ook zou hebben gehad bij dezelfde werkzaamheden in eigen land, zijn geen extraterritoriale kosten. Het ligt in dergelijke gevallen voor de hand de keuze van de meest specifieke post te maken aan de hand van de vraag waar de oorzaak van de kosten ligt. Dat maakt dat het karakter van bepaalde kosten (bijvoorbeeld de kosten van dubbele huisvesting) extraterritoriaal is. Hierna wordt gesproken over de bewijsregel. Hiermee wordt de forfaitaire 30%- kostenvergoeding bedoeld. 1. Vergoeding voor extra uitgaven levensonderhoud (cost of living allowance) De extra uitgaven die een werknemer doet doordat het prijspeil van de uitgaven voor levensonderhoud in het werkland hoger is dan in het land van herkomst, zijn extraterritoriale kosten. Als de UM de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding) toepast kan hij niet daarnaast nog deze extraterritoriale kosten vrij vergoeden 2. Uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen (foreign service premium / expat allowance / overseas allowance) Een vergoeding die de UM betaalt aan de extraterritoriale werknemer omdat de werknemer bereid is in het buitenland te gaan werken is belast loon. Deze vergoeding is geen vergoeding voor gemaakte kosten en kan dus wel naast de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding) worden toegepast. 3. Verhuiskostenvergoeding (relocation expenses / moving allowance) De kosten van verhuizing in het kader van de dienstbetrekking en de kosten voor het overbrengen van de boedel zijn geen extraterritoriale kosten. De UM kan deze kosten op grond van Wet LB, vrij vergoeden, rekening houdend met de in dat artikel genoemde normeringen en beperkingen. 4. Kosten van kennismaking met het werkland (househunting / acquintance trip) De kosten van een kennismakingsbezoek door de werknemer aan het bedrijf in het werkland kunnen vrij vergoed worden op basis van de Wet LB. De kosten behoren niet tot de extraterritoriale kosten. De kosten van een kennismakingsreis, veelal met het gezin, naar het werkland, bijvoorbeeld voor het zoeken van een woning of het zoeken van scholen, zijn wel extraterritoriale kosten. Als de UM de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding) toepast kan hij niet daarnaast nog deze extraterritoriale kosten vrij vergoeden. 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 7
5. Kosten voor het in orde brengen van de officiële papieren, medische keuring, inentingen (permits) De kosten die gemaakt worden voor het aanvragen of omzetten van officiële papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen, zijn extraterritoriale kosten. Hetzelfde geldt voor kosten van medische keuringen en vaccinaties. Er is uiteraard alleen sprake van extraterritoriale kosten voor zover deze kosten zijn gemaakt in verband met de tewerkstelling buiten het land van herkomst. Als de UM de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding) toepast kan hij niet daarnaast nog deze extraterritoriale kosten vrij vergoeden. Kosten die gemaakt worden voor het aanvragen of omzetten van een tewerkstellingsvergunning vinden hun oorzaak in overwegende mate in de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Dit zijn hierom geen extraterritoriale kosten. De UM kan deze kosten vrij vergoeden op grond van de algemene regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. 6. Kosten voor opslag meubilair (storage expenses) De kosten, gemaakt voor de tijdelijke opslag van de boedel in afwachting van de definitieve huisvesting in het werkland zijn aan te merken als verhuiskosten. De UM kan deze kosten vrij vergoeden of verstrekken naast een vrije vergoeding op basis van de bewijsregel. De opslagkosten voor het deel van de boedel dat niet meeverhuist naar het werkland, maar tijdelijk in het land van herkomst wordt opgeslagen, zijn extraterritoriale kosten. Als de UM de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding) toepast kan hij niet daarnaast nog deze extraterritoriale kosten vrij vergoeden. 7. Vermogensverliezen Vermogensverliezen die een extraterritoriale werknemer leidt omdat bijvoorbeeld een woning of auto verkocht moet worden omdat de extraterritoriale werknemer in een ander land gaat werken zijn geen extraterritoriale kosten. Deze posten behoren tot de vermogenssfeer van de werknemer. De UM kan deze verliezen ook niet vrij vergoeden. De vergoeding van deze verliezen vormt belastbaar loon. 8. Kosten van huisvesting (free accomodation / housing) Bij de kosten van huisvesting is van belang of sprake is van dubbele huisvestingskosten. Dubbele huisvestingskosten De huisvestingskosten buiten het land van herkomst van een extraterritoriale werknemer, bijvoorbeeld in een hotel, die naar de omstandigheden beoordeeld, in het land van herkomst is blijven wonen, zijn extraterritoriale kosten voor de periode van de tijdelijke uitzending. De termijn van twee jaar die in de wet LB is vermeld, is in deze situatie niet van toepassing. (Eerste) huisvestingskosten Als de werknemer, naar de omstandigheden beoordeeld, niet in het land van herkomst is blijven wonen, dan is geen sprake van dubbele huisvestingskosten. Uit het oogpunt van doelmatigheid is in de regelgeving opgenomen dat de normale huisvestingskosten op 18% van het loon kunnen worden gesteld. In zoverre is sprake van loon. Voor zover het bedrag van de vergoeding ziet op het bedrag dat uitgaat boven 18% van het loon is sprake van extraterritoriale kosten. Is sprake van huisvesting in een gemeubileerde woning, dan moet een splitsing worden aangebracht tussen de kosten die zien op de woning en het deel dat betrekking heeft op 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 8
het meubilair en dergelijke. Voor de woning geldt hetgeen hiervoor is opgenomen. Het deel van de vergoeding dat ziet op het meubilair en dergelijke is belastbaar loon. Dit is alleen anders als sprake is van extra kosten ten opzichte van de kosten van meubilair en dergelijke in het land van herkomst. In dat geval zijn de extra kosten aan te merken als extraterritoriale kosten. Als de UM de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding) toepast kan hij niet daarnaast nog de hiervoor vermelde extraterritoriale kosten vrij vergoeden. 9. Aan- en verkoopkosten woning (reimbursement expenses purchase house / brokers fee) De aan- en verkoopkosten van een woning, inclusief de makelaarskosten, behoren in hun geheel tot de vermogenssfeer van de werknemer. Dergelijke uitgaven zijn hierom niet aan te merken als extraterritoriale kosten. De UM kan deze uitgaven ook niet om een andere reden vrij vergoeden. 10. Gas, water, licht en ander nutsvoorzieningen (utilities) De uitgaven voor gas, water, licht en andere nutsvoorzieningen kunnen gedeeltelijk extraterritoriale kosten zijn. Zie onderdeel 1 11. Reizen en reiskosten (home-leave) Reizen naar het land van herkomst De kosten van reizen naar het land van herkomst, voor bijvoorbeeld familiebezoek of gezinshereniging zijn aan te merken als extraterritoriale kosten. Ook is sprake van extraterritoriale kosten als het reiskosten betreft die de werknemer maakt om zijn gezin, dat in het land van herkomst is blijven wonen, te bezoeken. De oorzaak van deze kosten ligt overwegend in de uitzending. Als de UM de bewijsregel (de forfaitaire 30%- kostenvergoeding) toepast kan hij niet daarnaast nog deze extraterritoriale kosten vrij vergoeden. Kosten woon- werkverkeer De kosten voor regelmatig woon-werkverkeer vormen geen extraterritoriale kosten. Deze kosten vallen onder de specifieke bepaling van de Wet LB. 12. Kosten van de belastingadviseur De kosten van persoonlijke belastingadviezen, zoals het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting, zijn doorgaans geen extraterritoriale kosten. De UM kan deze uitgaven ook niet om een andere reden vrij vergoeden. De vergoeding van deze uitgaven vormt hierom doorgaans belastbaar loon. Is sprake van extra kosten ten opzichte van het laten invullen van de privé-aangifte door een vergelijkbare belastingadviseur in het land van herkomst, dan zijn de extra kosten aan te merken als extraterritoriale kosten. Voorbeeld Een extraterritoriale werknemer met de Amerikaanse nationaliteit werkt in Nederland. Hij moet een Amerikaanse en een Nederlandse aangifte invullen. Als de UM de kosten voor het laten invullen van de beide aangiften vergoedt, dan zijn de kosten verbonden aan het invullen van de Nederlandse aangifte extraterritoriale kosten. Dit zijn de extra kosten die verbonden zijn aan het werken buiten het land van herkomst. De vergoeding van de kosten voor het invullen van de Amerikaanse aangifte vormen belastbaar loon. Zouden de kosten voor het invullen van de Amerikaanse aangifte door de tewerkstelling in Nederland hoger zijn, dan zijn deze extra kosten ook extraterritoriaal. 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 9
13. Hogere belastingtarieven in het werkland (tax-equalization) Werkgevers plegen in veel gevallen de hogere (inkomsten-)belasting(en) die een werknemer betaalt in het werkland te vergoeden. Dergelijke verschillen behoren tot de inkomens- of vermogenssfeer van de werknemer en zijn niet aan te merken als extraterritoriale kosten. Dergelijke verschillen zijn ook niet om andere redenen vrij te vergoeden. Een eventuele vergoeding van deze verschillen vormt belastbaar loon. 14. Taalcursussen Kosten van taalcursussen in de taal van het werkland, zowel voor werknemer als ook voor zijn gezinsleden, die bij de werknemer in het werkland verblijven, zijn extraterritoriale kosten. Als de UM de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding) toepast kan hij niet daarnaast nog deze extraterritoriale kosten vrij vergoeden. 15. Telefoon Als de UM de kosten van een telefoonabonnement vergoedt, dan is deze vergoeding niet aan te merken als een extraterritoriale kostenvergoeding. Op deze vergoeding is een specifieke regeling van toepassing. Voor zover de vergoeding ziet op extra (niet-zakelijke) gesprekskosten met het land van herkomst, is wel sprake van extraterritoriale kosten. Als de UM de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding) toepast kan hij niet daarnaast nog deze extraterritoriale kosten vrij vergoeden. Zakelijke gesprekskosten kunnen vrij worden vergoed. 16. Maaltijden Kosten van maaltijden zijn in beginsel privé-uitgaven. A. Dit is anders bij maaltijden waarbij het zakelijke karakter van meer dan bijkomstig belang is. Hierbij kan bij uitzendingen gedacht worden aan de vergoeding voor maaltijden genuttigd tijdens een korte periode dat men in een hotel wordt ondergebracht en niet in de gelegenheid is zelf maaltijden te bereiden. De vergoeding voor deze kosten van maaltijden en verstrekkingen is specifiek geregeld in regelgeving en is dus geen extraterritoriale kostenvergoeding. B. Als de extra kosten van maaltijden geen betrekking hebben op maaltijden waarbij het zakelijk karakter van meer dan bijkomstig belang is, en dus niet onder A) vallen, dan kan sprake zijn van extra kosten die worden opgeroepen door de uitzending. De extra kosten behoren dan tot de extraterritoriale kosten. Het gaat bij de vaststelling van deze extraterritoriale kosten niet om de meerkosten per afzonderlijke maaltijd, maar meer in het algemeen om de vaststelling van de meerkosten van levensonderhoud die opgeroepen worden door de uitzending. Zie onderdeel 1. 17. Vaste vergoedingen De UM kan zijn werknemers een vaste vergoeding verstrekken. Als de UM een vaste vrije vergoeding verstrekt aan een extraterritoriale werknemer die gebruik maakt van de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding), dan kan de vaste vergoeding niet zien op extraterritoriale kosten. Deze kosten zijn immers al begrepen in de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding). Als de UM een vaste vergoeding verstrekt aan een werknemer die geen gebruik maakt van de bewijsregel (de forfaitaire 30%-kostenvergoeding), dan kan de vaste vergoeding wel geheel of gedeeltelijk zien op extraterritoriale kosten. 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 10
Bijlage IV BIJLAGE BIJ DE ARBEIDSOVEREENKOMST (addendum) VAN.. (werknemer) a. Indien en voor zover de werknemer op grond van artikel 9 van het Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 een vrije vergoeding van extraterritoriale kosten kan ontvangen, wordt het met de werknemer overeengekomen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking op zodanige wijze arbeidsrechtelijk verminderd dat 100/70 van het aldus nader overeengekomen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking gelijk is aan het oorspronkelijk overeengekomen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. b. Indien en voor zover onderdeel a toepassing vindt en mits belasting dient te worden betaald in Nederland (volgens internationale belastingverdragen hoeven bewoners van sommige landen geen belasting af te dragen gedurende de eerste (2) jaren van hun overeenkomst), ontvangt de werknemer van de werkgever een vergoeding van extraterritoriale kosten, gelijk aan 30/70 van het aldus nader overeengekomen loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. c. De werknemer is zich bewust van het feit dat wanneer de vrije vergoeding voor extraterritoriale kosten op grond van artikel 9 van het Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965 wordt toegekend, enkel zakelijke uitgaven (bijv. reiskosten en kosten van zakelijke reizen) kunnen worden gevorderd en het de werknemer niet is toegestaan deel te nemen aan het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden.... (plaats), 20... (plaats),. 20.. Handtekening van werkgever Handtekening van werknemer (werkgever) (werknemer) Indien u voldoet aan de voorwaarden van deze regeling en de Nederlandse Belastingdienst u hun toestemming heeft toegestuurd, kan Maastricht University een vergoeding toekennen voor kosten in de hoogte van maximaal 30% van het brutosalaris van de werknemer. Het toekennen van deze vergoeding vereist voorafgaande toestemming van de Belastingdienst. Zodra deze toestemming is ontvangen, wordt 30% van het loon zonder aftrek van inkomstenbelasting betaald als vaste bijdrage voor de extraterritoriale kosten. De resterende 70% van het loon van de werknemer is onderhevig aan Nederlandse inkomstenbelasting. Werknemers die gebruik maken van de 30%-regeling kunnen enkel zakelijke uitgaven vorderen voor vergoeding en zijn uitgesloten van het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden UM. Daarnaast kan het gebruik van deze regeling invloed hebben op sociale zekerheidsuitkeringen. Dit laat de ABP-pensioenplanrechten onverlet. Indien u bent vrijgesteld van de betaling van inkomstenbelasting in Nederland, is de 30%-regeling enkel van toepassing op sociale zekerheidsbijdragen en heeft derhalve beperkte effecten op uw nettosalaris. Voor meer informatie, zie: http://www.belastingdienst.nl/variabel/buitenland/en/business_taxpayers/business_taxpayers- 75.html#P3683_110472 30% regeling laatst gewijzigd 22-07-2011 11