Sprint Slim en Snel een VA op afstand inzetten Stap 2: communicatie inrichten Doel van deze training Hoe je de communicatiestroom transparant inricht voor een eenduidige en professionele uitstraling naar extern. 1
Tijdsduur Online training: 30 minuten Uitvoeren: 90 minuten Waarom? Professionele uitstraling Tijdbesparing (info@ mailbox) Continuïteit en service Focus op inhoudelijke email Vraagbaak zaken uitbesteed Inzicht in urgentie (agenda) 2
Waarom? V: heb jij meerdere email accounts? Werk jij in een betaalde zakelijke omgeving? Wat? Bepaal hoeveel email accounts? Persoonlijke voor jou Algemeen info/contact Persoonlijke voor VA Administratie Service 3
Wat? Bepaal email account(s): Passend bij de taken/rol van de VA Bepaal email handtekening: NAW Email Website Logo Marketing boodschap Sociale Media Wat? 4
Wat? Voorbeeld: Wat? Email handtekening VA aanpassen: Ondertekening naam Emailadres Mobielnummer (wel/niet?) 5
Hoe? Waar huidige email account? Hosting bedrijf Gmail (gratis) Gmail zakelijk Office 365 Hoe? Waar huidige email inlezen? Outlook Apple Gmail (gratis) Gmail zakelijk Office 365 6
Hoe? Zakelijke accounts geen probleem: Gmail zakelijk Office 365 -> VA eigen mailadres + inlog Hoe? Bij inlezen in privé accounts: Gmail (gratis) Apple mail Outlook -> voor VA fake account in Google maken! 7
Voordelen: Altijd overal benaderbaar Toegankelijk voor jou/va Specifiek voor VA Inzage in wat openstaat Bij afwezigheid VA overnemen Agenda synchroniseren Hoe: Maak gratis Gmail adres aan Email hier inlezen Email hieruit versturen (niet uit naam fake adres!) Bv: bedrijfsnaam@gmail.com 8
9
10
Bepaal: Agenda VA inzage in jouw agenda nodig? Afspraken kunnen maken? Vooruit kijken belangrijk? 11
Agenda Zakelijke accounts geen probleem: Gmail zakelijk Office 365 -> VA inzage in jouw agenda Bij privé accounts: Agenda Gmail (gratis) -> delen met fake account Apple mail -> fake account leidend, synchroniseren naar Apple Outlook -> fake account leidend, uitnodigen naar Outlook 12
13
Wie? Jij: eventueel VA doen: Email account(s) aanmaken Fake Google account aanmaken X Inlog aan VA doorgeven / accounts overzicht X Synchroniseren /delen agenda (of Outlook afspraken overzetten) VA: Handtekening aanmaken Stap 2 is gezet! 14