AB VASTGOEDBEHEER Putsesteenweg 14 2800 Mechelen Erkend syndicus BIV nrs. 501430 & 501724 voor info : tel. 015-34.61.82 (24/24 u) fax 015-34.62.41 website : www.abvastgoedbeheer.be
U zoekt een professioneel SYNDICUS voor uw appartementsblok? Wij helpen U graag verder! Door onze jarenlange ervaring als professioneel syndicus in andere residenties en een permanente bijscholing, beschikken wij over de nodige vakkennis om medeeigendom te beheren, zowel op administratief, technisch als financieel vlak en volgens de deontologie opgelegd door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (B.I.V.), waarvoor wij een erkenning hebben onder de nrs. 501430 & 501427. Correcte verdeling van de kosten, overzichtelijke afrekeningen, permanent toezicht houden op de gemeenschappelijke delen, opvolging van technische problemen, beleggen van Algemene Vergaderingen, 24/24 uur service, behoren onder meer tot de belangrijkste taken van de professionele syndicus. AB VASTGOEDBEHEER erkend syndicus BIV Putsesteenweg 14-2800 Mechelen tel. 015-34.61.82 - fax 015-34.62.41 website : www.abvastgoedbeheer.be 2
Alain Blaes Graduaat Boekhouding-Fiscaliteit A1 Fillip Henderickx Graduaat Verzekeringen Erkend syndicus & Erkend syndicus & vastgoedmakelaar vastgoedmakelaar BIV onder nr. 501430 BIV onder nr. 501724 Voormalig Nationaal secretaris van Vlaamse Vastgoed Federatie Voormalig Voorzitter prov. Antwerpen Vlaamse Vastgoed Federatie Voormalig Lid van de Stagecommissie Voormalig Lid van de Stagecommissie bij het Beroepsinstituut van bij het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) Vastgoedmakelaars (BIV) 3
Professionele Syndicus van mede-eigendom Geachte Heer / Mevrouw, Naar aanleiding van uw vraag, zijn wij zo vrij U hierbij een brochure aan te bieden m.b.t. onze diensten als syndicus. Door onze jarenlange ervaring als professioneel syndicus in andere residenties en een permanente bijscholing, beschikken wij over de nodige vakkennis om mede-eigendom te beheren, zowel op administratief, technisch als financieel vlak en volgens de deontologie opgelegd door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (B.I.V.), waarvoor wij een erkenning hebben onder de nrs. 501430 & 50724. Correcte verdeling van de kosten, overzichtelijke afrekeningen, permanent toezicht houden op de gemeenschappelijke delen, opvolging van technische problemen, beleggen van Algemene Vergaderingen, 24/24 uur service, behoren onder meer tot de belangrijkste taken van de professionele syndicus. Indien U meer informatie wenst, nodigen wij U graag uit voor een vrijblijvend gesprek. De koffie staat al klaar In de hoop van uw spoedige reactie, verblijven wij inmiddels met de meeste hoogachting, Alain Blaes alain@abvastgoedbeheer.be Filip Henderickx filip@abvastgoedbeheer.be 4
Takenpakket van de syndicus Referentie : Wij zijn syndicus van de Residentie Sint-Janshof te Mechelen 43 appartementen Het syndicschap omvat de gewone verrichtingen verband houdend met het administratief, financieel en technisch beheer inzake de gemeenschappelijke delen van het gebouw. Deze moeten volbracht worden als een goed huisvader, overeenkomstig : 1. de bepalingen van het algemeen reglement van mede-eigendom; 2. de wetten, decreten, reglementen e.d. van overheidswege getroffen en die de medeeigendom aanbelangen; 3. de deontologische verplichtingen hem opgelegd door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (B.I.V.). Inhoud van deze brochure : 1. Administratief beheer pagina 6 2. Financiëel beheer pagina 7 3. Technisch beheer pagina 11 4. Ereloon pagina 14 5. Enkele referenties pagina 15 6. Software / Website pagina 18 7. Hoe ons best bereiken? pagina 19 5
1. Administratief beheer a) Jaarlijkse statutaire algemene vergadering : het opstellen van de te behandelen dagorde; het verzenden van de uitnodigingsbrieven; het aanleggen van de aanwezigheidslijsten; het secretariaat van de vergadering waarnemen; het notuleren van de besprekingen/beraadslagingen en van de stemresultaten, het bijhouden van het register van de verslagen en het overmaken van één exemplaar aan elke mede-eigenaar; het (doen) uitvoeren van de beslissingen in het kader van het gewoon beheer. b) Beheerraadsvergadering (zo deze bestaat) : het bijwonen van de beheerraadsvergaderingen; het (eventueel) notuleren van deze vergaderingen, en het verdelen van de verslagen ervan aan de betrokken partijen. c) Contractuele relaties : Volgens contract komt de syndicus tussen in alle contractuele relaties ten opzichte van derden, en dit namens en voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars. Overeenkomstig het reglement van mede-eigendom is de syndicus eveneens de enige handtekeninggerechtigde inzake alle andere duurzame en/of toevallige contracten, meer in het bijzonder wat betreft : verzekeringspolissen; personeel; toeleveringsbedrijven; onderhoudsfirma's; controle-organismen; toevallige opdrachten. 6
d) Secretariaat : De syndicus voert alle briefwisseling nodig inzake de mede-eigendom ten opzichte van de individuele mede-eigenaars, de bewoners en derden. Er wordt hier wel benadrukt dat het enkel om briefwisseling gaat waarbij de mede-eigendom als partij betrokken is, en niet namens een individuele mede-eigenaar. Algemeen wordt gesteld dat enkel de syndicus namens de vereniging van mede-eigenaars briefwisseling kan voeren, dit evenwel in het kader van de hem toegewezen opdracht, tenzij het zou gaan om de relatie tussen de vereniging van mede-eigenaars en de syndicus zelf. De syndicus levert de nodige attesten af. 2. Financieel beheer a) Residentie-boekhouding : Er wordt hier uitdrukkelijk bepaald dat de syndicus geen boekhouder is in de gebruikelijke betekenis van het woord, maar dat het reglement van mede-eigendom hem inzake het financieel beheer slechts enkele duidelijk omschreven taken oplegt. Deze beperken zich tot : het samenstellen van het werkingskapitaal; het betalen van de gemeenschappelijke rekeningen; het omslaan van de kosten over de mede-eigenaars; het invorderen van de verschuldigde bedragen; en dit overeenkomstig de deontologische regels en andere adminstratieve modaliteiten hierna vastgelegd. b) Werkwijze : Het is voor de syndicus een noodzaak om, binnen zijn kantoororganisatie, bij het beheer van meerdere gebouwen, een eenvormig systeem te kunnen aanhouden. De efficiëntie van de dienstverlening is daarvan afhankelijk. Eenvormigheid is bovendien noodzakelijk, nu de informatica ook zijn intrede deed in het vastgoedbeheer. 7
De opdrachtgevers verklaren kennis genomen te hebben van het afrekeningssysteem van de syndicus, en het te aanvaarden. De basiselementen ervan zijn definitieve opties, dit om in de toekomst gelijkvormige afrekeningen ten behoeve van de mede-eigenaars te kunnen opstellen, en omdat de informatica zulks vereist. c) Werkingskapitaal : Om aan de financiële verplichtingen van de gemeenschap te kunnen voldoen, moet de syndicus over een werkingskapitaal beschikken. Om de hoegrootheid van het werkingskapitaal te kunnen bepalen, zal de syndicus een globale kostenbegroting opstellen. Het werkingskapitaal zal minimaal gelijk zijn aan : de verwachte kosten in een vooraf bepaalde afrekeningsperiode; plus één maand voor de periode nodig voor het opmaken van de afrekeningen; plus (één maand voor) de periode waarover de mede-eigenaars beschikken om hun kostendeel te betalen op de residentierekening. Wordt voor jaarafrekening geopteerd, dan zal het werkingskapitaal gelijk zijn aan de kosten van de vier elkaar opvolgende duurste maanden van het jaar, en zal het werkingskapitaal periodisch aangevuld worden via (niet noodzakelijk gelijke) voorschotten. Het werkingskapitaal zal gaandeweg, overeenkomstig de evolutie van de kosten, worden aangepast volgens noodwendigheid. d) Residentierekening : De syndicus kan, bij overname van een gebouw, de vroegere rekening in principe niet voortzetten of overnemen. De vorige syndicus moet de boekhouding afsluiten en, overeenkomstig de goedgekeurde balans, het beschikbaar gedeelte van het werkingsfonds op de nieuwe rekening overschrijven. Dit vermijdt verwarring inzake de verantwoordelijkheid van de elkaar opvolgende syndici. 8
De nieuwe syndicus zal wel instaan voor het innen van de verschuldigde bedragen naar aanleiding van de laatste kostenafrekening, overeenkomstig de goedgekeurde balans die wordt overgedragen. Het totale werkingskapitaal bij de start of de overname van een gebouw, wordt integraal op de nieuwe residentierekening geplaatst. De plichtenleer bepaalt dat de syndicus de enige handtekeningdrager is en dat alle financiële verrichtingen van de residentie via die rekening dienen te geschieden. Voor een professioneel syndicus is het openen van een residentierekening verplicht. Verwarring met het eigen vermogen van de syndicus of met dat van zijn vennootschap of ander gebouwen, zal strikt vermeden worden. e) Reservekapitaal : Opdat de mede-eigenaars na verloop van tijd zouden kunnen voldoen aan de financiële gevolgen van verfraaïings-, renovatie- en grote herstellingswerken, is de vorming van een investeringskapitaal hoogst noodzakelijk. De praktijk heeft uitgewezen dat, bij gebrek aan een reservefonds, fundamentele en noodzakelijke werken al te vaak worden uitgesteld. Zodoende verliest het gebouw in een minimum van tijd zijn oorspronkelijke investeringswaarde en daalt eveneens automatisch de huurwaarde van elk individueel pand. Om dit tegen te gaan, zal de syndicus passende voorstellen formuleren aan de algemene vergadering om, gefundeerd en gemotiveerd, een realistisch reservekapitaal te creëren. Hij zal daartoe een afschrijvingstabel opstellen van de meest noodzakelijke installaties en belangrijkste bouwdelen. Eenmaal het globale investeringskapitaal bepaald, zal dit in passende schijven, in kwartaal- of jaarafrekeningen als investeringskost worden opgenomen. Het zal evenwel geen deel uitmaken van het werkingskapitaal, maar zal via de syndicus geplaatst worden op een investeringsrekening die, samen met de verworven interesten, het reservekapitaal zal vormen. De syndicus heeft geen handtekeningbevoegdheid voor het reservekapitaal. Het reservekapitaal kan enkel worden aangewend voor werken, die voorafgaandelijk door de algemene vergadering werden goedgekeurd met de vereiste meerderheid. Voor aldus goedgekeurde investeringswerken, zullen de passende fondsen, via de residentierekening, aan de syndicus beschikbaar worden gesteld. 9
f) Betalingen ten laste van de vereniging : Van elke betaling die door de syndicus ten laste van de vereniging van mede-eigeenaars, via de residentierekening wordt gedaan, moet op afdoende wijze aangetoond worden dat deze terecht is. Daarom zal : geen enkele betaling gebeuren, tenzij deze gestaafd wordt door een bewijskrachtig stuk; de syndicus al deze stukken (facturen, rekeningen, kostennota's,...) chronologisch nummeren en klasseren per gebouw; door de syndicus geen enkele betaling worden uitgevoerd voor leveringen/werken waarvoor hij niet de opdrachtgever was; elke bestelling/opdracht vanwege een individuele mede-eigenaar, die bij hoogdringendheid noodzakelijk zou zijn geweest (bij het niet bereikbaar zijn van de syndicus), zodra als mogelijk aan de syndicus worden meegedeeld en door hem worden bevestigd; de syndicus uiteraard ook de betaling verrichten die hem door een rechterlijke beslissing wordt bevolen. g) Afrekening van de uitbatings-, verbruiks- en investeringskosten : Elke kostenafrekening zal uit volgende onderdelen bestaan : 1. De kostenopgave die uiteraard de basis is van elke afrekening zal volgende gegevens bevatten : de naam van de residentie; de betreffende afrekeningsperiode; het volgnummer van de afrekening; alle te verdelen kosten, zowel de uitbatings-, verbruiks- als investeringskosten en dit per verdeelsleutel, kostensoort en bewijskrachtig stuk; het volgnummer van de bewijskrachtige stukken; het totaal te verdelen bedrag per verdeelsleutel; het totaal te verdelen bedrag van de gehele afrekening. 10
2. De kosten, zoals vermeld in de kostenopgave, van zowel kwartaal- als jaarrekeningen, zullen per pand en per verdeelsleutel omgeslagen worden via een verdelingstabel. 3. Om de individuele mede-eigenaar niet te verplichten, in bovenstaande afrekeningsdocumenten, zijn kostenaandeel op te zoeken, zal de syndicus telkens een rekeninguittreksel toevoegen. Dit rekeninguittreksel zal bovendien gebruikt worden om : eventuele private kosten die buiten de gemeenschappelijke boekhouding vallen, aan te rekenen; het in herinnering brengen van achterstallige betalingen en het aanrekenen van nalatigheidsinteresten en/of schadevergoedingen overeenkomstig het reglement van medeeigendom of de conventionele overeenkomst via de algemene vergadering. h) Déchargemodaliteiten : Jaarlijks zal de residentieboekhouding gecontroleerd worden en zal ter gelegenheid van de statutaire algemene vergadering van de mede-eigenaars, de décharge omtrent het financieel beheer van het gebouw gegeven worden. 3. Technisch beheer a) Doelstellingen : Als doelstellingen van het technisch beheer gelden : het in stand houden van het gemeenschappelijk patrimonium; het op elk ogenblik bedrijfsklaar houden van de technische installaties; het herstellen van occasionele defecten; het uitbaten van de technische installaties (hoofdzakelijk voor gemeen schappelijk gebruik); in de tijd : verbeteren van het gebouw en of de installaties; en uiteindelijk na verloop van tijd het renoveren, aanpassen aan nieuwe technieken en het terug in goede staat van werking en gebruik brengen, opdat zowel de investerings- als de huurwaarde wordt behouden. 11
b) Taakverdeling : De bewoners moeten bij allerlei werkzaamheden hun medewerking verlenen, o.a. door toegang te verlenen tot hun private ruimten of door het dagelijks toezicht op de installaties waaromtrent alle onregelmatigheden moeten gemeld worden aan de beheersinstanties. De syndicus heeft ter zake een aantal permanente opdrachten : de bevoorrading, het onderhoud van de gemeenschappelijke delen en de dienst huisvuil, de opdrachtgave aan leveranciers en onderhoudsfirma's gebeurt via hem; het verzamelen van alle informatie via de rapportering van leveranciers en aannemers, via mededelingen van mede-eigenaars en bewoners en via zijn eigen periodiek controles; door de informatie moet de syndicus in staat zijn ten aanzien van de beheerraad en de algemene vergadering initiatieven te nemen, voorstellen uit te werken en tijdig maatregelen te nemen om het in stand en bedrijfsklaar houden van het gebouw, in optimale omstandigheden waar te maken. De syndicus is echter, in alle gevallen en in om het even welke omstandigheid, slechts bevoegd leveringen en werken te bestellen, indien deze dringend en noodzakelijk zijn. De syndicus zal steeds alle wettelijke bepalingen naleven. Bij tegenstrijdige opdracht van de algemene vergadering, primeren de wettelijke bepalingen en zal de syndicus zich desgevallend onthouden. c) Middelen : Deze kunnen onderverdeeld worden in volgende groepen : personeel in dienst van de residentie; onderhouds- en maintenancecontracten; aannemingen; verbruiksprodukten; studiebureau's; controleorganismen e.a. die, voor zover als nodig, hierna verder worden gespecificeerd in hun toepassingsmodaliteiten. De vereniging van mede-eigenaars treedt via de syndicus op als werkgever. De syndicus benoemt de concièrge, het poetspersoneel..., houdt toezicht en stelt hun salaris vast, evenals de eventuele voordelen in natura. De syndicus moet hierbij rekening houden met het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming en toezien op de toepassing van de sociale wetgeving. 12
De taken van het personeel worden nader omschreven in een door de syndicus speciaal opgesteld reglement dat door de algemene vergadering wordt goedgekeurd en eventueel gewijzigd. Inzake het afsluiten van contracten, namens en voor rekening van de vereniging, wordt verwezen naar de volmachten die ter zake aan de syndicus worden verleend. De syndicus zal slechts aannemingen toevertrouwen tegen een forfaitaire prijs, tenzij hiervan uitdrukkelijk moet worden afgeweken wegens de aard van de werken. Werken in regie gelden enkel voor dépannages. Dit zijn werken waarbij minstens voorlopig de installatie opnieuw in werking wordt gesteld. Een dépannage kan gebeuren met een voorlopig resultaat en aan uitvoeringsvoorwaarden buiten de regels van het vak. Kostprijs en kwaliteit zijn geen determinerende factoren. De dépannage moet gevolgd worden door een definitieve herstelling. De syndicus mag steeds de hulp van experten inroepen. Hij mag dit doen namens de vereniging mits deze tijdig te verwittigen. d) Nodige documenten bij overname : De opdrachtgever zal, indien de overeenkomst geen vernieuwing van een reeds bestaande of vervallen overeenkomst betreft, ervoor zorgen dat, binnen 8 dagen, aan de syndicus de volgende documenten worden overhandigd : een kopie van de basisakte en het reglement van mede-eigendom; het reglement van orde, met alle eventuele bijlagen; het register van de algemene vergaderingen; de lijst met de juiste identiteitsgegevens en adressen van alle mede-eigenaars, met vermelding van de hen toebehorende bouwdelen en overeenstemmende delen in de gemeenschap; een kopie van de afrekeningen van de uitbatings-, verbruiks- en investeringskosten over het voorbije boek jaar; een financieel verslag met gedetailleerde balans, die de correcte overname van de geldmiddelen van de gemeenschap moet toelaten; het saldo aan beschikbare geldmiddelen van de gemeenschap overeenkomstig de goedgekeurde balans, door overschrijving ervan op de door de syndicus nieuw geopende residentierekening. Mocht de syndicus niet in het bezit gesteld worden van deze documenten en geldmiddelen, dan zal hij toch het syndicschap waarnemen, waarbij hij ontslagen wordt van mogelijke aansprakelijkheden voor vergissingen of laattijdige betalingen begaan ten gevolge van het niet-ontvangen ervan. 13
4. Ereloon Alle taken en opdrachten hiervoor vermeld, leveren wij aan een vooraf afgesproken én forfaitaire prijs op maat! Dit ereloon wordt maandelijks gespreid. Onze erelonen zijn vrijgesteld van btw én forfaitair!!! In deze prijs zit dus alles inbegrepen, zoals ook bv. verzendingskosten briefwisseling, onbeperkt aantal vergaderingen, verplaatsingsonkosten, kopies, enz. M.a.w bij ons kent U vooraf de correcte prijs zonder achteraf extra kosten te moeten vaststellen voor allerhande zaken. Wij werken met mandaten van max. 3 jaar, zoals in de Wet voorzien. Voor een nadere bespreking van uw dossier kunt U steeds contact met ons opnemen voor een vrijblijvende offerte. Referentie : Wij zijn syndicus van de Residentie Terbegijnenweide te Mechelen 302 appartementen 14
5. Enkele referenties Hieronder, als referentie, een greep van enkele mede-eigendommen uit onze portefeuille. Residentie Berthout te Mechelen Residentie Terbegijnenweide te Mechelen Residentie Prinsenhof te Mechelen Residentie Steenberg te Rumst Residentie Schommen te Bonheiden Residentie Clarenhof te Mechelen 15
Residentie t Hof van Habsburg te Mechelen (Dossin Kazerne) Residentie Smisse te Mechelen Residentie Hof van York te Mechelen Residentie De Malterie te Boortmeerbeek Residentie Bosuil te Deurne 16
Residentie Brouwershaven te Herent Residentie Hof Ter Beke te Hoboken Residentie De Waterkant te Terhagen Residentie Chevalier Marin te Mechelen Residentie Hof van Rieth te Waarloos Residentie Aspergeveld te Puurs 17
6. Software / Website Een goed beheer vraagt een goede organisatie. Daarom maken wij gebruik van gespecialiseerde software, ontwikkeld door M2M. Tijdens het ontwikkelen van ALLEGRO+ is alles in het werk gesteld om een eenvoudige en gebruiksvriendelijke toepassing naar de syndicus te brengen. Elk gebouw heeft zijn database en is volledig onafhankelijk van elk ander gebouw. Surf zeker ook eens naar onze website www.abvastgoedbeheer.be (ontwikkeld door Proximedia). Hierop wordt U o.a. steeds op de hoogte gehouden van de nieuwste ontwikkelingen inzake de wetgeving op de mede-eigendom. Noteer alvast ons website-adres en kom een kijkje nemen! 18
7. Hoe kunt u AB Vastgoedbeheer best bereiken? per e-mail : - algemene info en boekhouding : info@abvastgoedbeheer.be - planning werken en schadedossiers : planning@abvastgoedbeheer.be per telefoon : 015-34.61.82 voor dringende noodgevallen buiten de kantooruren wordt u automatisch doorgeschakeld bij nr. 1 van het keuzemenu! per fax : 015-34.62.41 bezoek aan kantoor : graag op afspraak openingsuren kantoor : - maandag tot donderdag : 9u tot 17u - vrijdag : 9u tot 16u AB Vastgoedbeheer Putsesteenweg 14 2800 Mechelen B.I.V. nrs. 501430 & 501724 ondernemingsnr. : 0872051675 website : www.abvastgoedbeheer.be 19