Marktconsultatie OEPC projecten

Marktconsultatie OEPC projecten Syntheserapport 30 september 2014 VLAAMS ENERGIEBEDRIJF

1 Verloop van de marktconsultatie Vlaams EnergieBedrijf (VEB) heeft op 12 juni 2014 een marktconsultatiedossier gepubliceerd met als doel meer inzicht te krijgen in de wijze waarop zij in de toekomst op een doeltreffende en geaccepteerde wijze Onderhoud- en EnergiePrestatieContracten (OEPC) kan faciliteren. De oproep tot deelname aan de marktconsultatie werd verspreid via individuele contacten, via de Belgische vereniging van ESCO s (Belesco), via de sectorfederatie Agoria en via ESCo Netwerk Nederland. Uiteindelijk hebben 9 private partijen aan deze marktconsultatie deelgenomen. Tevens hebben een aantal overheidsinstanties op de voorliggende documenten feedback gegeven. De samenvoeging van de verschillende invalshoeken moet VEB toelaten om tot een succesvol contractueel kader te komen dat aanvaardbaar is voor beide contractpartijen. Het merendeel van de deelnemende partijen koos ervoor om haar antwoorden mondeling toe te lichten in een navolgend gesprek. Het rapport synthetiseert de schriftelijke antwoorden samen met de mondelinge toelichting ervan. Het is dus geen letterlijke weerslag van de antwoorden maar een samenvatting van de verschillende visies die naar voor zijn gekomen. Het rapport werd met respect voor de anonimiteit van de bronnen opgesteld. Het VEB wenst alle deelnemers te danken voor de ingestuurde antwoorden, voor de geleverde inspanningen en de tijd die hiervoor werd vrijgemaakt. De verkregen informatie is zeer nuttig en draagt bij tot het bepalen van de definitieve keuzes bij mogelijke OEPC projecten door het VEB en bij een definitief OEPC contract. Hierna worden de initiële vragen van VEB telkens in cursief en vet hernomen, gevolgd door de synthese van de ontvangen antwoorden. 2 Resultaten van de marktconsultatie 2.1 Optimalisatie van de projectscope Het VEB wenst inzicht te krijgen in de belangrijkste voorwaarden om een OEPC contract succesvol af te sluiten. 1. Wat zijn de minimale voorwaarden waar een project of cluster van projecten aan dient te voldoen om de interesse van uw bedrijf op te wekken? Belangrijke elementen kunnen zijn: minimale totale energiekost, minimale energiekost per deelproject, geografische spreiding bij clustering van projecten, termijn contract, eenzelfde of verschillende juridische entiteiten,? Uit de marktconsultatie is geen eenduidig antwoord op de minimale voorwaarden voor een project naar voor gekomen. De antwoorden van de verschillende deelnemers waren sterk VLAAMS ENERGIEBEDRIJF 2

uiteenlopend en afhankelijk van de actuele werking en de grootte van het deelnemende bedrijf. Er dient een gezonde verhouding te zijn tussen de te realiseren energiebesparing en de inspanningen die zowel in de studiefase als in de uitvoeringsfase geleverd dienen te worden. De minimale bedragen van de totale energiefactuur alsook van de individuele factuur bij geclusterde projecten zijn sterk uiteenlopend. In elk geval is het wel van belang dat het potentieel voor energiebesparing voldoende groot is. Als minimale contractduur wordt meestal een termijn van 10 jaar naar voor geschoven. Het onderhoudsgedeelte van het contract dient voor een aantal partijen voldoende groot te zijn. Per project verwachten zij een evenwichtige verhouding tussen het budget voor onderhoud en het budget voor de energiebesparingsgarantie. Een aantal partijen onderstrepen hun voorkeur voor clustering per regio. Andere firma s hebben die voorkeur dan weer niet aangezien zij in gans Vlaanderen actief zijn. Wanneer kleinere projecten geclusterd worden, is een sterke geografische clustering te verkiezen. 2. De investeringen van de ESCO worden uit energiebesparingen gedurende de contractperiode terugverdiend. Om het project voor de opdrachtgever aantrekkelijker te maken, wordt overwogen om enkele percentages van de energiebesparing aan de opdrachtgever toe te kennen. Hoe ziet u dit concreet haalbaar? Er is weinig bezwaar tegen om de opdrachtgever enkele percentages van de energiebesparing toe te kennen. De meeste marktpartijen vinden het positief dat de opdrachtgever reeds bij de aanvang van het project een positieve return ontvangt. Deze contractuele prikkel kan voor een opdrachtgever extra stimulerend werken om een OEPC contractformule af te sluiten. Er wordt echter opgemerkt dat de hoogte van dit percentage een negatief effect op de terugverdientijd zal hebben. Maatregelen die nipt haalbaar waren, kunnen door de toekenning van een te hoog percentage aan de opdrachtgever opeens niet meer haalbaar worden. 3. Gebouwschilmaatregelen worden in vele gevallen door langere terugverdientijden gekenmerkt. Ziet u mogelijkheden om maatregelen aan de gebouwschil in de OEPC contracten te integreren? Zijn er bijkomende aandachtspunten die dergelijke maatregelen kunnen faciliteren? Is het haalbaar om in de offertefase een bijkomende analyse te maken van de meerkost noodzakelijk om een gebouw te laten voldoen aan bepaalde doelstellingen (normering in kader van Energie Efficiëntie richtlijn, BEN)? In de meeste gevallen wordt op het limiterend effect van contracttermijnen op de uitvoering van gebouwschilmaatregelen gewezen. Binnen een contracttermijn van 8 à 10 jaar zal dit slechts heel beperkt mogelijk zijn. Bovendien hebben de meeste marktpartijen die aan de marktconsultatie deelnamen, een focus op technische installaties en minder op bouwkundige elementen. Deze partijen signaleren een zekere weerstand tegen het leveren van garanties op gebouwschilmaatregelen en dus op het werk van eventuele onderaannemers. VLAAMS ENERGIEBEDRIJF 3

Wanneer gevraagd wordt om in de offertefase een bijkomende analyse te maken van de meerinvestering nodig om een gebouw aan vooraf bepaalde doelstellingen te laten voldoen, is het noodzakelijk om voor deze studie een kostendekkende vergoeding te voorzien. 2.2 Optimalisatie van de aanbestedingsprocedure Het VEB wenst de aanbestedingsprocedure effectief en efficiënt te laten verlopen. Dit houdt in dat de intensiteit en doorlooptijd van de procedure in verhouding tot de waarde van het contract moet staan. De aanbestedingsprocedure zal via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking verlopen. In een eerste fase kunnen alle geïnteresseerde partijen zich kandidaat stellen. Vervolgens zullen de 3 à 5 geselecteerden uitgenodigd worden om een offerte in te dienen. Deze offertes vormen de basis voor de daarop volgende onderhandelingen. Na afloop van deze procedure wordt een BAFO ingediend op basis waarvan de finale gunning zal gebeuren. 1. Welke optimalisaties ziet u met betrekking tot het organiseren van een efficiënt en kwalitatief hoogwaardig aanbestedingsproces, waarbij de transactiekosten van deelname voor zowel marktpartijen als aanbestedende dienst in verhouding staan tot de aard en omvang van het project? Mogelijke overwegingen zijn: wenst u een open of gesloten procedure, opteert u voor een preselectie vooraleer een eerste offerte wordt uitgebracht of ziet u een meerwaarde in de onmiddellijke opmaak van een offerte zonder preselectie, wat is de gewenste termijn van de procedure, hoeveel tijd heeft u nodig om een offerte in te dienen, wat kan het proces versnellen, wat is de minimale informatie die u nodig heeft om u kandidaat te stellen,? Een preselectie draagt de voorkeur weg van de meeste deelnemers aan de marktconsultatie. Door slechts enkele partijen toe te laten tot de offertefase, stijgt de kans voor elk van hen aanzienlijk en wordt het voor de markt nog meer de moeite om echt te focussen op de offerte. Een belangrijk aandachtspunt tijdens de offertefase is de geheimhouding van de voorgestelde maatregelen. Het is niet wenselijk dat maatregelen die exclusief voorgesteld werden door één marktpartij nadien ook onder vergelijkbare vorm in de voorstellen van andere aanbieders opduiken. De termijn nodig voor de opmaak van een offerte is in sterke mate afhankelijk van de beschikbare gegevens. Hoe meer informatie onmiddellijk beschikbaar is, hoe sneller een voorstel kan uitgewerkt worden. De meeste deelnemers vermelden minimale termijnen van een tweetal maanden. 2. De finale offerte zal aan de hand van een aantal vooraf bepaalde selectie- en gunningscriteria toegewezen worden. In bijlage selectie- en gunningscriteria bij dit VLAAMS ENERGIEBEDRIJF 4

document wordt een overzicht gegeven van deze criteria. Voldoen deze criteria aan uw verwachtingen of ontbreken hierbij essentiële elementen? De voorgestelde selectie- en gunningscriteria zijn voorwerp van discussie. Het is nodig om een gedetailleerd overzicht te krijgen van de berekening van de gunningscriteria. Door de samenstelling van de voorgestelde gunningscriteria, is het te verwachten dat de energiebesparingen gemaximaliseerd zullen worden en de onderhoudslasten geminimaliseerd. Tevens dreigt een verschuiving van een aantal energie gerelateerde onkosten, zoals bijvoorbeeld energiemonitoring, naar de onderhoudskost omdat de impact van de beoordeling hierop minder zwaar doorweegt. De meeste partijen wijzen op de mogelijkheden van regeltechnische maatregelen. De opname van het element investeringen in de kwantitatieve gunningscriteria zal de focus leggen op kapitaalintensieve oplossingen. Waarbij het risico dreigt dat de energiebesparing behaald is door deze éénmalige investeringen en dat er geen aandacht meer zal besteed worden aan het totaalproject. Het plan van aanpak kan sterk verschillen tussen de verschillende marktspelers. De vraag werd gesteld om meer ruimte te laten voor de beoordeling van het plan van aanpak. 2.3 Optimalisatie energetische aspecten Het VEB wenst bij de geselecteerde projecten zoveel mogelijk energie te besparen en de door de ESCO vooropgestelde energiebesparingsprestatie te realiseren. 1. Voorafgaand aan de periode waarin de energiebesparingsgarantie van kracht is, zal een implementatiefase ingebouwd worden. Tijdens deze implementatiefase zullen de maatregelen, zoals door de geselecteerde opdrachtnemer in zijn energiebesparingsplan van zijn finale offerte voorgesteld, uitgevoerd worden. Van bij de start van de consolidatiefase dient de energiebesparingsgarantie jaarlijks behaald te worden. Wat zijn de gewenste voorwaarden tijdens deze implementatiefase zoals termijn, toegankelijkheid, verantwoordelijkheid vergunningen,? De implementatiefase moet realistisch zijn en gerelateerd aan de voorstellen tot uitvoering in het energiebesparingsplan. Een termijn van één jaar is niet onrealistisch om werken uit te voeren. Een optimale toegankelijkheid van gebouwen en vlot verkregen vergunningen zijn hierbij cruciaal. Wanneer de maatregelen complexer worden en de uitvoeringswerken aangepast moeten worden aan de gebruikers, kunnen de werkzaamheden veel langere doorlooptijden hebben. De verantwoordelijkheid voor vergunningen wensen de meeste deelnemers bij de opdrachtgever te leggen. De opdrachtnemer kan alle noodzakelijke informatie aanleveren. 2. De gerealiseerde energiebesparingsprestatie zal jaarlijks ten opzichte van het vooropgestelde percentage afgerekend worden (zie artikel 4.2. Energiebesparingsprestatie). De afrekening gebeurt ten opzichte van vooraf geselecteerde energiemeters (EAN-tellers). Het energieverbruik voor verwarming/koeling zal eerst op VLAAMS ENERGIEBEDRIJF 5

basis van graaddagen/koeldagen gecorrigeerd worden. Vervolgens worden de energieverbruiken vermenigvuldigd met een vastgelegde energieprijs. Om de gerealiseerde energiebesparingsprestatie te bepalen, zal de som van deze jaarlijkse afrekeningen gemaakt worden. Binnen een toegestane relatieve afwijking ten opzichte van het vooropgestelde energiebesparingspercentage is de bonus/malus ten laste van de opdrachtgever. Kleine schommelingen in verbruik te wijten aan gewijzigde bezetting, openingsuren, bezoekersaantallen, worden door deze toegestane afwijking opgevangen. Kunt u zich vinden in deze uitgangsprincipes en wat zijn volgens u de belangrijkste aandachtspunten? Wat is volgens u het meest geschikte moment om de nulmeting te bepalen. De principes om de energiebesparingsprestatie te beoordelen worden over het algemeen goed aanvaard. Een vastgelegde energieprijs geniet de voorkeur. Het bonus/malussysteem met een beperkte tolerantiemarge lijkt aanvaardbaar. Eén marktpartij pleit voor het vervangen van deze tolerantie door een onmiddellijke doorrekening van bonus/malus. Hiermee wordt een directe motivatie om zelfs de kleinste besparing te realiseren gecreëerd en dit gedurende de totale contractperiode. In principe dient de nulmeting bij de start van het contract vastgelegd te worden. Deze nulmeting moet evenwel gerelateerd zijn aan de huidige bezetting van het gebouw, openingstijden, bezoekersaantallen en de huidige toestand. Indien er ernstige wijzigingen in gebruik zijn, moet de nulmeting herzien worden. Een aantal partijen wijzen op de discussie bij het toepassen van koeldagen. Een dag met veel of weinig zonneschijn kan een groot verschil geven in de benodigde koeling, zelfs indien de buitentemperatuur dezelfde is. Hier dient voorzichtig mee omgegaan te worden. 3. Ziet u mogelijkheden om voor de OEPC projecten een beroep te doen op bestaande ondersteuningsmaatregelen zoals bijvoorbeeld de ecologiepremie, premies van distributienetbeheerders,? Zijn er randvoorwaarden (bijv. eigendomsrechten, ) die bij het opstellen van het OEPC contract in acht moeten genomen worden om hierop een beroep te kunnen doen? De meeste marktpartijen wensen dit project gerelateerd te bekijken. Waar mogelijk zal dit gemaximaliseerd worden. De opdrachtgever zal bij de aanvang van het contract inzicht krijgen in de beschikbare premies. Aangezien premies onderhevig zijn aan verandering, kunnen hierover evenwel geen garanties gegeven worden door de opdrachtnemer. 4. Voor de eerste OEPC projecten die gelanceerd worden, heeft het VEB zelf een energiemonitoring opgestart. Op basis van een inschatting van VEB werd op verschillende locaties submetering geplaatst. Deze gegevens worden volledig ter beschikking gesteld van de geselecteerde partijen voor de opmaak van hun offerte. Is deze energiemonitoring een meerwaarde voor uw bedrijf bij de opmaak van een offerte? Hoe gedetailleerd dient deze informatie voor u te zijn? Bent u als ESCO van plan om de submetering verder te zetten en eventueel over te nemen? Hoe beter een gebouw op voorhand gemonitord wordt, hoe gedetailleerde de offertes kunnen opgemaakt worden en hoe nauwkeuriger de besparing kan becijferd worden. De VLAAMS ENERGIEBEDRIJF 6

meeste partijen willen op de cruciale plaatsen submetering installeren om verbruiken op te volgen en specifieke maatregelen voor te stellen. Er is bereidheid om de reeds geïnstalleerde metingen tijdens de projectfase over te nemen. Dit dient steeds projectspecifiek bekeken te worden want het systeem moet integreerbaar zijn in de door de marktpartij gebruikte tools. 2.4 Optimalisatie onderhoudsdoelstelling Het VEB wenst eveneens het onderhoud van de gebouwen/site binnen het contract te optimaliseren. Een goed en efficiënt onderhoud wordt als doelstelling voorop gesteld. 1. Om de kwaliteit van het onderhoud op te volgen, zal gebruik gemaakt worden van de conditiemetingen en inspectiemodule zoals voorgeschreven door de NEN 2767 standaard. Voldoet deze normering volgens u aan vereisten voor een correcte beoordeling van onderhoudsconditie? Wat zijn de voor- en/of nadelen en heeft u eventuele suggesties tot verdere verbetering/ vereenvoudiging? De NEN 2767 wordt als een goede norm ervaren om onderhoud op een gestandaardiseerde manier op te meten. De uitvoering in de praktijk roept vragen op. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is de kostprijs. Daarnaast is er een subjectiviteit aanwezig in de beoordeling aangezien deze norm enkel een visuele controle inhoudt. Er moet eveneens voldoende aandacht zijn voor het effectief functioneren van een systeem. Een goede conditiescore kan immers nog een veiligheidsrisico of risico op vervolgschade, verbergen. De te behalen conditiescore moet realistisch opgesteld worden. Wanneer de conditiescores heel laag zijn en in het contract een goede conditiescore geëist wordt, zal dit financiële compensaties vragen om deze opwaardering te behalen. 2. Om een goed onderhoud te garanderen en discussies inzake energieverbruik te voorkomen zijn een aantal voorwaarden van belang. Wat zijn de minimale voorwaarden voor uitvoer van het onderhoud op een site? Het onderhoud van de energiebesparende maatregelen valt sowieso onder een omnium waarborg gedurende de contractperiode. De huidige versie van het contract voorziet eenzelfde waarborg voor de andere onderhoudselementen. In hoeverre is dit haalbaar? Wat zijn de consequenties hiervan voor de opdrachtgever en heeft u eventueel alternatieve voorstellen? Het is belangrijk om een geïntegreerd onderhoud uit te voeren op alle installaties die een impact hebben op het energieverbruik en niet alleen op de installaties die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de voorgestelde investeringen. De sturing van bestaande installaties kan een zeer belangrijke invloed op het energieverbruik hebben. Daarbij kan het belangrijk zijn dat de exploitatie eveneens in handen van opdrachtnemer is. Totale waarborg behoort zeker tot de mogelijkheden. De meeste deelnemers zijn aan deze manier van werken gewend. Goede informatie over de installaties om mogelijke risico s in te schatten is hierbij cruciaal. Door beschikbaarheid NEN 2767 dient men geen schrik te hebben van implementatie van totale waarborg. De minimale voorwaarde voor onderhoud, is dat technici op een veilige manier kunnen werken en dat gebouwen en installaties goed toegankelijk/bereikbaar zijn. VLAAMS ENERGIEBEDRIJF 7

3. Een aantal instellingen van de Vlaamse overheid doen een beroep op eigen personeel voor onderhoud van de installaties. Bent u geïnteresseerd in een project waarbij slechts een deel van het onderhoud van de technische installaties tot het project behoort? Wat zijn de mogelijke bezwaren en hoe wenst u deze knelpunten op te lossen? De meeste partijen wensen het gehele onderhoud over te nemen. Een aantal partijen zien de samenwerking met bestaand personeel als een voordeel omdat ze niet voor elke storing ter plaatse moeten gaan. Deze voorwaarde hangt sterk samen met de kwaliteit van het beschikbare personeel. Bovendien dienen in dit geval zeer goede afspraken gemaakt te worden over verantwoordelijkheden en garanties. Alle onderhoud dat rechtstreeks invloed heeft op het energieverbruik, wordt bij voorkeur enkel door de contractpartij uitgevoerd. 4. Voor bepaalde onderdelen wordt in sommige gevallen reeds van bestaande onderhoudscontracten gebruik gemaakt. Ziet u een mogelijkheid om deze contracten over te nemen en op te volgen of is het voor u noodzakelijk deze contracten te ontbinden? Welke informatie heeft u nodig om hier een correcte inschatting over te maken? In een situatie met bestaande onderhoudscontracten moet dit geval per geval bekeken worden in functie van de resterende contracttermijn en de omvang van deze contracten. Indien de lopende contracten nog van lange duur zijn, zal er minder interesse zijn voor een project. Er mag geen interferentie zijn met de doelstelling om energie te besparen. De contractpartij dient als enige verantwoordelijk te zijn voor de te realiseren besparingsmaatregelen. Onderhoudscontracten voor specifieke technische installaties zoals liften, inbraakbeveiliging, worden minder als probleem ervaren. 2.5 Bijkomende opmerkingen en/of suggesties Hieronder wordt een overzicht gegeven van de belangrijkste bijkomende opmerkingen en suggesties: Een onduidelijke definitie van het begrip aansprakelijkheid en/of een onbeperkte aansprakelijkheid kunnen een sterke rem betekenen voor de deelname aan de OEPC projecten. Er is geen sprake van een monitoring & verificatie conform IPMVP nochtans is dit een doordachte methodologie. De vraag tot opname van energielevering in het pakket werd door een aantal partijen gesteld. Daarbij aansluitend wordt voorgesteld om bij grote installaties te werken volgens het turnkey principe. Het is moeilijk voor de private partij om ook de taak van sensibilisering op zich te nemen. Eventueel kunnen voorstellen gedaan worden zodat de opdrachtgever zelf kan gaan sensibiliseren. Er dient aandacht besteed te worden aan de opgelegde hersteltijden en de mogelijke financiële consequenties hiervan. VLAAMS ENERGIEBEDRIJF 8