Handboek Freelancen 2006/2007 tijs van den boomen wilma van hoeflaken UITGEVERIJ NIEUWEZIJDS
De cijfers en bedragen in deze editie van het Handboek Freelancen geven de actuele stand van zaken weer van januari 2006. Bij de fiscale gegevens zijn steeds twee bedragen opgenomen: de bedragen van 2005 en, tussen haakjes, die van 2006. De fiscale gegevens van 2005 heb je nodig voor de belastingaangifte die je in 2006 doet; de gegevens uit 2006 heb je nodig voor de aangifte die in je 2007 doet. Belastingen en regelingen worden nogal eens gewijzigd. Voor de laatste informatie kun je terecht bij de belastingtelefoon (0800-0543) of op www.belastingdienst.nl. Belangrijke verschuivingen vatten de auteurs van het Handboek Freelancen voor je samen op www.handboekfreelancen.nl. Uitgegeven door: Uitgeverij Nieuwezijds, Amsterdam Omslagontwerp: Studio Jan de Boer, Amsterdam Zetwerk: Holland Graphics, Amsterdam Eerste oplage februari 2006 Tweede oplage juli 2006 Derde oplage december 2006 Copyright 1996, 1997, 1998, 2000 Tijs van den Boomen Copyright 2002, 2003, 2004, 2006 Tijs van den Boomen, Wilma van Hoeflaken issn 1570 2324 isbn 978 90 5712 222 4 nur 780 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden schrijver(s) noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.
Vooraf Mensen die een vrij beroep uitoefenen zijn gelukkiger dan mensen die voor een baas werken. Dat verschil is vrij groot. Het hebben van een vrij beroep heeft meer invloed op je geluk dan een hoog inkomen. Vrijelijk over je eigen tijd beschikken, doen wat je wilt, dat is blijkbaar belangrijk. Aldus Ruut Veenhoven, hoogleraar Sociale condities voor menselijk geluk aan de Erasmus Universiteit en al ruim dertig jaar onderzoeker op het gebied van geluk en levenskunst. Er is één maar: Je moet natuurlijk wel tegen de onzekerheid kunnen die erbij hoort. Een eigen baas bepaalt zelf wat hij doet, wanneer hij dat doet en voor welke prijs. Werd freelancen vroeger nog wel eens gezien als opstapje naar een echte baan, tegenwoordig is het een begeerlijke manier van leven. De meeste freelancers moeten er niet aan denken onder een baas te moeten werken, voor veel mensen in loondienst is een eigen praktijk een heimelijke droom. Freelancers worden ook wel self navigators genoemd. Andere benamingen die de ronde doen: micro-ondernemers, vrije beroepsbeoefenaren, eenpitters en zelfstandigen zonder personeel, afgekort tot het slaapverwekkende zzp s. Een freelancer is een zelfstandige ondernemer, net zoals een slager, een fabrikant en een aannemer. Het verschil met andere ondernemers is dat
vi Handboek Freelancen een freelancer meestal diensten verkoopt in plaats van producten. Specialistische kennis en ervaring staan bij een freelancer centraal, de investeringen in machines, voorraden en gebouwen zijn vaak laag en de start is relatief gemakkelijk omdat weinig of geen vergunningen nodig zijn. Freelancers gaan doorgaans naar hun klanten toe, soms voeren ze hun werkzaamheden ook op locatie uit. Personeel hebben ze meestal niet. Toch is de grens tussen freelancers en andere ondernemers niet altijd duidelijk te trekken: een videoproducent met een studio en vijftigduizend euro aan apparatuur wordt meestal een freelancer genoemd, een kleine boekhouder met een kantoor wordt als ondernemer gezien. Een zelfstandige loodgieter is een grensgeval. De fiscus hanteert het begrip freelancer overigens niet, maar kent alleen ondernemers. Voor ondernemers met een pand, machines en personeel zijn er honderden handboeken, marktverkenningen, juridische naslagwerken en doe-het-zelfondernemingsplannen. Maar handzame informatie voor freelancers is dun gezaaid. Terwijl er in Nederland toch honderdduizenden freelancers actief zijn. Onder de freelancevlag opereren mensen in de bloei van hun carrière, herintreders, net-afgestudeerden en een groeiend aantal vutters die zich eindelijk aan de ontplooiing van hun talenten kunnen wijden. Sommige freelancers houden daarnaast een parttime baan aan, of ze combineren het freelancen met een andere inkomstenbron. Het Handboek Freelancen is een naslagwerk voor startende en ervaren freelancers. Het is een leidraad om een freelancepraktijk op te zetten of om een bestaande praktijk door te lichten. Dit boek maakt je vertrouwd met de basisbegrippen van bedrijfsvoering, want verkoopbare kwaliteiten zijn niet veel waard als je niet over een minimum aan verkoopkwaliteiten beschikt. Het handboek behandelt de belangrijkste algemene aspecten van freelancen, zaken die voor alle freelancers hetzelfde zijn. Voor specifieke informatie zoals vestigingsvergunningen en vereiste diploma s kun je terecht bij de Kamer van Koophandel of bij je beroepsvereniging. Belangrijke adressen staan op pagina 272 en volgende.
Vooraf vii Een greep uit de onderwerpen in dit handboek: hoe ontwikkel je een krachtig netwerk? Welke eisen stelt de fiscus aan het ondernemerschap? Wie bezit het auteursrecht en wanneer wordt dit overgedragen? Welke stappen kun je ondernemen tegen wanbetalers? Aan welke eisen voldoet een goede offerte? Moet je een eigen website hebben? Wanneer is een verzekering tegen arbeidsongeschiktheid nodig? Is een auto van de zaak voordeliger? Hoe onderbouw je gesprekken met financiers? Aan de hand van de vragen uit de laatste twee hoofdstukken kun je een actieplan opstellen voor de start of uitbouw van je praktijk. Zo n plan is ook geschikt als basis voor gesprekken met financiers en adviseurs. Met de berekeningsschema s op pagina 264 kun je de financiële onderbouwing van je praktijk uitwerken. Laat je niet afschrikken door de omvang en detaillering van dit boek. Het is een naslagwerk. Gebruik het om díe zaken op te zoeken waaraan je behoefte hebt. In de startfase is het meestal niet interessant om te weten hoe je overtollig geld het beste kunt beleggen. En omgekeerd is de liquiditeit meestal geen probleem als je een aantal jaren bezig bent. Praktische tips voor de organisatie van je werk staan in hoofdstuk 11, checklists zijn opgenomen op pagina 248 en volgende. Sommige zaken hoef je maar één keer uit te zoeken, zoals het complexe vraagstuk van de erkenning van je zelfstandigheid door fiscus en bedrijfsvereniging. En als je niet btw-plichtig bent, kun je dat deel gewoon overslaan. Ook auteursrecht en samenwerking in een maatschap zijn niet voor alle freelancers belangrijk. Als je een enorme weerstand hebt tegen boekhouden, kun je de hele financiële administratie uitbesteden. Dat kost geld en belemmert het inzicht in je reilen en zeilen, maar het kan wel. Tot slot: ondernemen is geen wetenschap. Intuïtie, originaliteit en flair spelen net zo goed een rol als vakkennis, reflectie en financieel inzicht. Een freelancepraktijk is geen machine die je van a tot z kunt doorgronden. Ze is eerder een levend organisme dat je regelmatig moet voeden, maar
viii Handboek Freelancen dat je tegelijk ook de kans moet geven om zich te ontwikkelen in een richting die je aanvankelijk misschien niet had voorzien. Een goede freelancepraktijk past als een tweede huid, zorg dus dat ze meegroeit met je behoeften. Of dat nu het grote geld is, een avontuurlijk leven of inhoudelijke verdieping. Of alle drie.
Inhoud 1 Het economisch tij 1 1.1 Recessie? 2 1.2 Diensteneconomie 3 1.3 E-lancers 4 2 De freelancer 7 2.1 Kennis en ervaring 8 2.2 Wat een ondernemer moet kunnen 9 2.3 Concrete doelen 11 2.4 Nadelen van freelancen 13 3 De markt 15 3.1 Aanbod en doelgroepen kiezen 15 3.2 Het alternatieve marktonderzoek 18 3.3 Marketing 20 3.4 Persoon 21 3.5 Specialisatie 23 3.6 Kwaliteit 26 3.7 Tarief 27 3.8 Werkplek 34 3.9 De formule 37 3.10 Bedrijfsnaam of eigen naam 38 3.11 Huisstijl 40
x Handboek Freelancen 4 Klanten werven 43 4.1 Netwerken 43 4.2 Werving 46 4.3 Bestaande klanten binden 48 4.4 Nieuwe klanten benaderen 49 4.5 Website 53 4.6 Mailen op papier 57 4.7 Bellen 60 4.8 Face to face 62 4.9 Briefing 63 4.10 De offerte 65 4.11 Onderhandelen 68 4.12 Ondertekende opdracht 70 4.13 Auteursrecht regelen 72 5 Begroten 77 5.1 De grondregel 78 5.2 Investeren 79 5.3 Financieren 82 5.4 Eigen vermogen 84 5.5 Lang vreemd vermogen 85 5.6 Kort vreemd vermogen 87 5.7 Financieringsplan 88 5.8 Winst 89 5.9 Cashflow 94 5.10 Declarabele uren 100 6 Erkenning als zelfstandige 103 6.1 Verklaring arbeidsrelatie 105 6.2 Belastingdienst 112 6.3 Freelancecontract 115 6.4 Rariteitenbepaling 117 6.5 Bijna-freelancers 118
Inhoud xi 7 Risico s afdekken 121 7.1 Volksverzekeringen 122 7.2 Ziektekosten 123 7.3 Arbeidsongeschiktheid 127 7.4 Persoonlijke financiële planning 129 7.5 Overige verzekeringen 137 8 Belastingen 139 8.1 Het verzamelinkomen 140 8.2 Aftrekposten 143 8.3 De aanslag 154 8.4 Btw 158 8.5 Netto besteedbaar inkomen 163 8.6 Reserveren 166 8.7 Werkruimte 167 8.8 Auto 168 9 Boekhouding 177 9.1 Basisopzet 179 9.2 Combinatie zakelijk en privé 184 9.3 Factuur 186 9.4 Automatiseren 189 9.5 Boekhouder 191 10 Rechtsvorm 193 10.1 Aansprakelijkheid regelen 194 10.2 Eenmanszaak 195 10.3 Maatschap 196 10.4 Vennootschap Onder Firma (vof) 198 10.5 Commanditaire Vennootschap (cv) 199 10.6 Besloten Vennootschap (bv) 201 10.7 Stichting 204 10.8 Coöperatieve vereniging 205
xii Handboek Freelancen 11 De organisatie van het werk 207 11.1 Bereikbaarheid 207 11.2 Apparatuur 208 11.3 Timemanagement 210 11.4 Scheiding werk en privé 212 11.5 Kinderopvang 214 11.6 rsi 219 12 Start 221 12.1 Actieplan 221 12.2 Combinatie met baan 225 12.3 Combinatie met uitkering 226 13 Toekomst 237 13.1 Nieuwe doelen 238 13.2 Klantenbestand doorlichten 239 13.3 Meer omzet. Of juist minder? 240 13.4 De opdrachtenportefeuille 240 13.5 Samenwerken 241 13.6 Derden inhuren 242 13.7 Stoppen 244 Checklists 247 1 Ondernemerskwaliteiten 248 2 Welk tarief kun je rekenen 249 3 Offerte 251 4 Afschrijvingstermijnen 254 5 Kostensoorten 255 6 Zelfstandige of loonslaaf 257 7 Aftrekposten 258 8 Factuur 259 9 Aansprakelijkheid 260 10 Maatschapscontract 261
Inhoud xiii Schema s 263 1 Investeringsbegroting/financieringsplan 264 2 Afschrijvingsschema 265 3 Exploitatiebegroting 265 4 Bezettingsgraad 266 5 Belastingvrijstelling 267 6 Heffingskorting 267 7 Netto besteedbaar inkomen 268 8 Benodigd netto-inkomen 268 9 Voldoende omzet? 269 10 Minimale omzet 270 Adressen 271 1 Auteursrecht 272 2 Beroeps- en belangenverenigingen 274 3 Instanties 282 4 Financiering 285 5 Netwerken 287 6 Training en advies tegen gereduceerde tarieven 288 Aanbevolen literatuur 291 Index 293 Over de auteurs 299