Agendapuntnr.: Nr.: Renswoude, 19 september 2012 Behandeld door: M.H.T. Jansen Onderwerp: Papierloos vergaderen. Geachte commissie, Aan de Commissie AEZ Samenvatting: Voorgesteld wordt over te gaan tot papierloos vergaderen. Daartoe dienen tablets te worden aangeschaft. 1. Inleiding Steeds meer gemeenten gaan over op papierloos vergaderen. Ook in Renswoude bestaat, mede ingegeven door noodzakelijke bezuinigingen, de wens om de papierstroom te verminderen. Tegenwoordig worden alle vergaderstukken al via internet of bij vertrouwelijke stukken via extranet ontsloten. Bezoek aan de fractiekamer om stukken in te zien is nauwelijks nog nodig. Alleen de vergadersetjes, die overigens ook al in omvang zijn afgenomen, worden nog via de post verspreid. Om ook hier een einde aan te maken en dus geheel papierloos te kunnen vergaderen, is het nodig om over te gaan tot aanschaf van tablets. De ins en outs hieromtrent komen in deze memo aan de orde. 2. Besluitvormingsproces Papierloos vergaderen houdt in dat de deelnemers geen papier meer nodig hebben bij (de voorbereiding van) de vergadering. De verspreiding van stukken gaat eenvoudig en snel, stukken zijn op elk gewenst moment en op elke plaats in te zien, het bezoek aan de fractiekamer is niet meer voor elke vergadering nodig en stukken zijn - ook ter vergadering - makkelijk terug te zoeken. Papierloos vergaderen draagt daardoor bij aan het vereenvoudigen van het raadswerk. Het gemak zit vooral in het ontsluiten via één kanaal. Waar u (en ook burgers) in de huidige situatie nog naar het gemeentehuis moet komen om bepaalde stukken in te zien of omdat sommige bijlagen alleen op papier beschikbaar zijn, zijn straks alle stukken digitaal te raadplegen via internet (m.u.v. sommige vertrouwelijke stukken die via extranet beschikbaar gesteld zullen blijven worden). Om de beoogde vereenvoudiging én het terugdringen van papier te realiseren, is naast digitalisering van de vergaderstukken ook digitalisering van (een groot deel van) het besluitvormingsproces een voorwaarde. Onder besluitvormingsproces wordt verstaan alle stappen die gezet worden vanaf het opstellen van een vergaderstuk tot en met de besluitvorming door de gemeenteraad. De behandeling en besluitvorming door de raad zijn hierin de laatste stappen. Daaraan gaat een proces van ambtelijke voorbereiding en besluitvorming door het college vooraf. Wanneer deze stappen niet of slechts gedeeltelijk worden gedigitaliseerd, blijft er nog steeds veel papier in omloop. De digitalisering van het besluitvormingsproces betekent dat (na de uitwerking van een voorstel, notitie of beleidsplan) de aanlevering voor behandeling in het college, de collegevergadering, de
commissievergaderingen en uiteindelijk de besluitvormende raadsvergadering papierloos verlopen. Digitalisering van het proces houdt in dat alle groepen die hierin een rol hebben (raad, commissieleden, college, raadsgriffier, commissiesecretarissen en MT) hierin moeten worden gefaciliteerd om het papierloos vergaderen een serieuze kans te geven. 3. Mogelijkheden Er zijn grofweg twee mogelijkheden voor raads- en commissieleden om de stukken te ontvangen: a. Behoud van de internetvergoeding, waarbij in het kader van de voorgestelde bezuiniging geen papieren vergaderstukken meer worden verstrekt. Een mogelijkheid is om een laptop mee te nemen naar de vergadering of stukken zelf uit te printen. Via internet en extranet is er toegang tot de stukken die klaarstaan voor raad en commissie. b. De internetvergoeding en een gedeelte van de kostenvergoeding voor het raads- en commissiewerk in te zetten voor gezamenlijke aanschaf van een tablet. Wij werken deze mogelijkheid verder uit. Concrete actiepunten t.a.v. besluitvormingsproces: - Digitaliseren besluitvormingsproces - Aanpassen interne processen - Uitgaan van 33 deelnemers aan papierloos vergaderen (11 raadsleden, 15 commissieleden, 3 collegeleden, 3 MT-leden, 2 commissiesecretarissen). 4. Mogelijkheden tablets Om een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden, voorwaarden en kosten van het gebruik van tablets, zijn vrijblijvende offertes opgevraagd bij drie verschillende aanbieders. In het kader van de bezuinigingen wordt als uitgangspunt gehanteerd dat de invulling zo sober mogelijk dient te worden uitgevoerd. Dat wil zeggen dat de tablets geschikt moeten zijn om het raadswerk op een efficiënte, eenvoudige manier te kunnen doen. Tablet-computers zijn er van verschillende merken. De meest gebruikte is de ipad van Apple. De ipad staat bekend om het gebruiksgemak en de ''intuïtieve'' bediening. Uit oogpunt van doelmatigheid (raadswerk op een eenvoudige wijze kunnen doen) wordt in deze memo dan ook uitgegaan van het gebruik van de ipad. Om de vergaderstukken te bekijken, is een draadloze internetverbinding nodig. Alle ipads beschikken over een WiFi-aansluiting. Daarmee kan worden aangesloten op een draadloos netwerk. Het gemeentehuis zal van een WiFi-netwerk worden voorzien. Hiervan kan tijdens vergaderingen gebruik worden gemaakt. Als het WiFi-netwerk is gerealiseerd, kunnen bezoekers van het gemeentehuis (bijv. bij raadsvergaderingen) hier ook gratis gebruik van maken. Beveiliging is nog wel een punt van aandacht. Thuis is het ook mogelijk om een WiFiaansluiting te realiseren (de meeste mensen zullen dit al hebben).
5. Mogelijkheden software Een ipad is zeer geschikt voor papierloos vergaderen. Er zijn speciale applicaties die het papierloos vergaderen ondersteunen en het mogelijk maken om aantekeningen te maken op de stukken en tijdens de vergadering. Verder kan men met een ipad e-mailen, de agenda beheren en gebruik maken van internet. Het is niet mogelijk om programma's van Microsoft Office (zoals Word en Excel) te gebruiken. De ipad is dus geen vervanger van een pc of laptop. Momenteel worden de vergaderstukken al ontsloten via de website en extranet (Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS)). Via internet kan het BIS op de ipad worden ingezien. Het is dan echter niet mogelijk om aantekeningen te maken op de stukken. Voor het ontsluiten van de stukken bestaan speciale applicaties voor de ipad die op een overzichtelijke manier inzage geven in de vergaderstukken en het mogelijk maken om aantekeningen te maken en te bewaren. De gebruikers ontvangen een e-mailbericht als de stukken beschikbaar zijn en kunnen vervolgens met een wachtwoord inloggen om de stukken op te halen. Nadat de stukken eenmaal zijn binnengehaald via de applicatie, kunnen ze vervolgens offline (dus zonder internetverbinding) worden bekeken en "bewerkt''. Voor het college zal er een apart (niet openbaar) gedeelte op het BIS komen. Er zijn verschillende leveranciers die deze applicaties aanbieden. Bij drie leveranciers (Gemeenteoplossingen, Notubiz en SIM (via Capgemini)) is offerte gevraagd. Daarnaast bestaat een gratis oplossing (dropbox) voor het beschikbaar stellen van vergaderstukken via internet. Het is in verband met de beveiliging (van bijvoorbeeld vertrouwelijke stukken) echter niet aan te raden om voor deze gratis oplossing te kiezen. Ook bestaat het risico dat een gebruiker (per ongeluk) informatie verwijdert. Bij de selectie van een aanbieder is het van belang om een goede aansluiting te realiseren met het bestaande BIS. Zo wordt slim gebruik gemaakt van wat er al is en wordt dubbel werk (het vullen van zowel het BIS als de applicatie) voorkomen. Het blijft overigens mogelijk om de stukken op een pc te bekijken via het BIS. Burgers die de commissie- of raadstukken willen raadplegen, kunnen dit dus blijven doen op dezelfde manier als op dit moment. Burgers kunnen daarnaast tijdens vergaderingen gratis gebruik maken van het draadloze internet in het gemeentehuis Om inzicht te krijgen in de kosten, mogelijkheden en compatibiliteit met het BIS, zijn vrijblijvend offertes opgevraagd bij bovengenoemde aanbieders. Hieruit blijkt dat rekening moet worden gehouden met eenmalige opstartkosten in de orde van grootte van 1.000,-- en jaarlijkse ''abonnementskosten'' van 5.500,--. Het belangrijkste verschil tussen de aanbieders zit in de koppeling met het bestaande BIS, waarvan het belang hiervoor is aangegeven. Op de financiële consequenties wordt nader ingegaan in de volgende paragraaf. De hiervoor genoemde abonnementskosten geven toegang tot een geavanceerde applicatie om zowel de openbare als vertrouwelijke vergaderstukken met een simpele handeling te kunnen downloaden. Ook zijn er geïntegreerd mogelijkheden om onderling (bijvoorbeeld binnen de fractie) aantekeningen uit te wisselen. Onze huidige website-leverancier SIM stelt binnenkort ook een dergelijke applicatie (RaadDigitaal Pro) voor een vergelijkbare prijs beschikbaar. In verband met de kosten wordt vooralsnog voorgesteld om een dergelijke applicatie niet aan te schaffen, maar te werken met de gratis ter beschikking gestelde applicatie. Daarbij zijn de openbare vergaderstukken gewoon eenvoudig te downloaden. Voor de vertrouwelijke stukken dient gewoon op extranet ingelogd te worden en deze stukken kunnen dan ook gedownload worden. Voor het maken van aantekeningen kan eenmalig de app iannotate voor 8,--
gedownload worden. Bij evaluatie van papierloos werken na bijvoorbeeld 1 jaar kan alsnog overwogen worden om RaadDigitaal Pro aan te schaffen. De verwachting is dat de training door het eigen personeel kan plaatsvinden. Dit brengt derhalve geen extra kosten met zich mee. Concrete actiepunten t.a.v. software: - Op termijn wellicht aanbesteding en gunning software, vooralsnog huidige app gebruiken - Inrichting systeem, incl. koppeling BIS - Training medewerkers (griffier, webmaster en commissiesecretarissen) en gebruikers (raads- en commissieleden, college, MT) 6. Financiën Om zicht te krijgen op de huidige kosten van de vergaderstukken is een inschatting gemaakt op basis van de in 2011 geproduceerde papieren vergaderstukken. Daarbij is al rekening gehouden met de reeds gerealiseerde bezuiniging door het afschaffen van de abonnementen en het beperken van de papieren vergaderstukken (verordeningen en rapporten worden al niet meer op papier verspreid). In 2011 zijn er 40 vergaderingen gehouden. Voor die vergaderingen zijn in totaal gemiddeld per lid ruim 1000 dubbelzijdige kopieën gemaakt. Kosten daarvan zijn ongeveer 1.800,--. Portokosten die daar bij horen zijn ook ongeveer 1.800,--. De ambtelijke kosten van kopiëren, frankeren e.d. worden buiten beschouwing gelaten, omdat ook het papierloos vergaderen voorbereidingskosten zal blijven vergen. Daarnaast zullen ook de B&Wvergaderingen papierloos worden, hetgeen ook een geschatte besparing van 1.000,-- oplevert. Totale besparing komt daarmee op 4.600,-- per jaar. In het kader van de Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden bestaat er voor raadsleden en wethouders recht op de aanschaf van computerapparatuur en op een vergoeding voor een internetverbinding. Voor commissieleden geldt uitsluitend een recht op een vergoeding voor een internetverbinding, maar tot op heden is daar geen gebruik van gemaakt. Beschikbaarstelling van ipads door de gemeente wordt door de belastingdienst niet geaccepteerd zonder bijtelling. De belastingdienst accepteert 10 % privégebruik. Het is ook niet realistisch te veronderstellen dat de ipad puur voor het raads- of commissiewerk gebruikt zal worden. Voorgesteld wordt om de internetvergoeding voor raads- en commissieleden in te zetten voor de aanschaf van de ipads. Voorwaarde is dan dat verder geen beroep meer op deze regeling kan worden gedaan. Raadsleden ontvingen tot op heden 10,-- per maand. De verwachte levensduur van een ipad is minimaal 3 jaar. In dit voorstel wordt uitgegaan van 4 jaar (raadsperiode). Over deze periode gerekend betekent dit een bedrag van 480,-- per raadslid. Commissieleden hebben tot op heden geen internetvergoeding ontvangen. Voorgesteld wordt om deze internetvergoeding nu ook voor (plv)commissieleden in te zetten. Op die manier hebben we ook niet met belastingheffing te maken. De bedoeling is om de internetvergoeding van 2012 en 2013 samen te voegen, zodat per raadsen (plv)commissielid al 240,-- beschikbaar is voor de aanschaf van ipads. Voorgesteld wordt het restant benodigde bedrag in december 2012 in te houden op de uit te betalen raads- en commissievergoedingen.
Voorgesteld wordt om de benodigde partij ipads dus door de gemeente in één partij te laten aanschaffen. Het is daarbij niet nodig de meest luxueuse uitvoering te kopen, maar een apparaat dat geschikt is voor de uitvoering van het raads- en commissiewerk. De ipad 2 voldoet hieraan. Door middel van een inventarisatie zal nagegaan worden of een duurder apparaat gewenst is, waarbij de meerkosten uiteraard zelf betaald dienen te worden. Om een beeld te krijgen van de kosten van de ipads inclusief service- en onderhoudscontract, is bij onze vaste computerleverancier (DHS) offerte opgevraagd. De prijs is vergeleken met aanbiedingen op internet. Nagegaan wordt nog of de ipads ook door een leverancier uit Renswoude geleverd kunnen worden. Apple staat er om bekend dat er geen kortingen gegeven worden, dus de aanschaf van de ipads kan niet goedkoper. De totale kosten voor aanschaf van de 33 ipads bedragen 11.010,45 (excl. BTW). Bij aanschaf door de gemeente is de BTW ook compensabel en is de prijs dus ook lager. Als optie is aan te raden een beschermingscover voor de voorkant. Deze kost 32,77 per ipad. Omdat de ipad eigendom wordt van de raads- en commissieleden ligt ook de verantwoordelijkheid voor schade en het verhelpen van technische storingen bij de leden zelf. Gekozen kan worden voor een abonnement op technische ondersteuning per telefoon. Deze optie kost 66,39 per ipad. Voor raads- en commissieleden geldt de aanschaf via de gemeente als eenmalig. Bij een volgende raadsperiode (of tussentijds vertrek van een raads- of commissielid) zijn de leden er zelf verantwoordelijk voor dat zij papierloos kunnen vergaderen. Voor de MT-leden en de secretarissen van de commissies (totaal gaat het hierbij om 5 personen) geldt geen internetvergoeding. Voor hen bestaat de mogelijkheid om zelf een ipad aan te schaffen of een ipad van de gemeente te gebruiken. Bij deze laatste mogelijkheid blijven de ipads op het gemeentehuis ook beschikbaar voor andere personeelsleden die een ipad zouden willen gebruiken voor een vergadering. De verwachting is dat 4 van de 5 personen een ipad van de gemeente zullen gaan gebruiken. In het financiële overzicht is dan ook uitgegaan van de aanschaf door de gemeente zelf van 4 ipads. Concrete actiepunten t.a.v. hardware: - Aanbesteding en gunning aanschaf ipads, incl. service- en onderhoudscontract - Aanleg WiFi-netwerk in gemeentehuis Onderstaande begroting is gebaseerd op de opgevraagde, vrijblijvende offerte van DHS. Er wordt daarbij vanuit gegaan dat het papierloos vergaderen per 1 januari 2013 volledig operationeel is. Investering (excl BTW): Aanschaf 4 ipads 1.731,24 (incl. opties) Aanleg WiFinetwerk 2.000 Eenmalig App iannotate (33 x 8,--) 264 Totale investering is daarmee 3.995,24, waarbij de aanleg van Wifi een eenmalige uitgave is. De aanschaf van de 4 ipads zal wellicht over 4 jaar weer nodig zijn.
Over een periode van 4 jaar (raadsperiode) gerekend komt dit op het volgende neer: Bezuiniging papier: 4 x 4.600,-- 18.400,-- Totale extra kosten voor de gemeente in 4 jaar Internetvergoeding commissieleden: 15x 10,-- x 12x4= 7200,-- Aanschaf 4 ipads, Wifi en app iannotate 3995,24 11.795,24 Besparing in 4 jaar: 6.604,76 7. Vervolgstappen: Besluitvorming door de raad Bij positieve besluitvorming: inventarisatie wensen, aanschaf en implementatie Voorgesteld wordt in te stemmen met de in dit voorstel voorgestelde werkwijze. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Renswoude, de secretaris, H.W. Lehmann de burgemeester, W.J. Dekker