Bijlage bij het besluit van de gemeenteraad d.d. 4 september 2007 houdende goedkeuring wijziging statuten, meer bepaald aanvulling bij artikel 25.1 O P R I C H T I N G S S T A T U T E N S P O R T R A A D A A L S T Hoofdstuk I : Doelstelling, erkenning en relatie met gemeentelijke overheden Artikel 1 Door de gemeenteraad van Aalst wordt een adviesraad voor de sportaangelegenheden opgericht onder de benaming van sportraad Aalst. Deze sportraad wordt opgericht met het oog op het voldoen aan de bepalingen van het decreet Lokaal Sport voor Allen-beleid van 9 maart 2007, inzonderheid Titel IV, artikel 28 tot en met artikel 30. Artikel 2 De sportraad heeft in het algemeen tot doel de sport, de lichamelijke opvoeding en de openluchtrecreatie te bevorderen bij alle inwoners van de gemeente. Hij doet dit onder andere door: 1. Het geven van advies aan de gemeentelijke overheid, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek, voor alle aangelegenheden die de sportraad belangrijk acht in het kader van het sportbeleid en voor alle aangelegenheden die voorzien zijn in de van kracht zijnde regelgeving; 2. Het tot stand brengen van overleg en samenwerking tussen alle Nederlandstalige sportinitiatieven onder andere sportverenigingen, sportprojecten, instellingen, scholen en organisaties, zowel private als publieke, die sportieve activiteiten ontplooien op het grondgebied van de gemeente; 3. Het voorstellen van op de behoeften afgestemde initiatieven op het gebied van sportbeoefening en kaderopleiding; 4. Het verrichten van onderzoek, verzamelen van documentatie en informatie; 5. De deelname aan het geregeld gezamenlijk overleg met andere bestaande raden voor culturele aangelegenheden en de onderlinge uitwisseling van informatie. Artikel 3. Het gemeentebestuur erkent de sportraad. De statuten en het huishoudelijk reglement, en de latere wijzigingen ervan, worden door de gemeenteraad goedgekeurd. Artikel 4. De gemeentelijke overheden zullen de sportraad betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het gemeentelijk sportbeleid. Dit houdt in dat de gemeentelijke overheden, conform de wettelijke bevoegdheden voor de definitieve besluitvorming in deze organen, de sportraad om advies zullen vragen over alle aangelegenheden die vallen onder de materies lichamelijke opvoeding, sport en openluchtleven. Daarnaast heeft de sportraad de mogelijkheid om over alle andere beleidsdossiers waarvan hij vindt dat er sportbelangen in het geding zijn, op eigen initiatief een advies uit te brengen aan de gemeentelijke overheden. Artikel 5. De sportraad heeft bovendien als opdracht om het plaatselijke sportleven te stimuleren door het tot stand brengen van overleg, coördinatie en samenwerking tussen enerzijds sportverenigingen en anderzijds belangstellende inwoners.
Artikel 6. Wanneer de gemeentelijke overheden de sportraad om advies vragen zullen zij bij de adviesvraag alle nodige informatie voegen. Tevens hebben de leden van de sportraad het recht om inzage te nemen in alle documenten en dossiers die betrekking hebben op het dossier tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Dit inzagerecht kan uitgeoefend worden via de gemeentelijke dienst Algemene Administratie. Wanneer de sportraad op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen kan hij steeds informatie opvragen aan het college van burgemeester en schepenen, dat deze informatie zal ter beschikking stellen tenzij er wettelijke bezwaren zijn. De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de sportraad zullen binnen de tien werkdagen beantwoord worden door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen ofwel door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen. Artikel 7. De gemeentelijke overheden zullen de adviesvragen steeds schriftelijk stellen met : 1. een duidelijke omschrijving van de concrete vraag; 2. opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever moet rekening houden; 3. opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij de aanvragende overheid. De gemeentelijke overheden zullen de sportraad steeds minimaal een termijn van vier weken geven te rekenen vanaf de datum van verzending (aangetekend) of vanaf de ondertekening voor ontvangst door de voorzitter of door de sportgekwalificeerde ambtenaar die het secretariaat waarneemt van de raad van bestuur van de sportraad. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van hoogdringendheid kunnen de gemeentelijke overheden deze termijn gemotiveerd inkorten. Artikel 8. De sportraad zal de adviezen die hij uitbrengt steeds schriftelijk bezorgen aan de aanvragende overheid en in de adviezen melding maken van : 1. de wijze waarop het advies tot stand kwam met duidelijke opgave welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden; 2. de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies; 3. duidelijke weergave van het standpunt van de sportraad met vermelding van afwijkende meningen of minderheidsstandpunten. De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het desbetreffende dossier dat wordt voorgelegd aan de gemeentelijke overheden, conform hun wettelijke bevoegdheden. Artikel 9. De gemeentelijke overheden zullen binnen een termijn van vier weken te rekenen vanaf de datum dat het advies bij hen toekwam een schriftelijk gemotiveerd antwoord op het advies bezorgen aan de sportraad. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zullen zij binnen de vier weken een antwoord bezorgen met opgave van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en van de datum waarop een definitief antwoord aan de sportraad zal bezorgd worden. Artikel 10. Het gemeentebestuur zal de sportraad ondersteunen door : 1. op de gemeentelijke begroting jaarlijks een budget voor de financiering van de werking op te nemen. De controle op de aanwending van het budget zal gebeuren door het college van burgemeester en schepenen ;
2. administratieve en logistieke ondersteuning door de gemeentelijke diensten te verzorgen alsook door een vergaderlokaal ter beschikking te stellen aan de sportraad. Artikel 11. De sportraad moet uiterlijk zes maanden volgend op de installatie van de nieuwe gemeenteraad, opnieuw worden samengesteld en erkend. Hoofdstuk II: Samenstelling, bevoegdheid en werking van de sportraad Artikel 12. De sportraad moet voldoende representatief zijn voor alle bestaande vormen van sportbeoefening bij de bevolking. Hij is samengesteld uit - een algemene vergadering; - een raad van bestuur; - een dagelijks bestuur. Titel I: Algemene vergadering Artikel 13. Het gemeentebestuur betrekt de actoren die de Nederlandstalige sport bevorderen, zijnde: 1) Alle Nederlandstalige sportinitiatieven onder andere sportverenigingen, sportprojecten, instellingen, scholen en organisaties, zowel private als publieke, die sportieve activiteiten ontplooien op het van toepassing zijnde grondgebied; 2) Deskundigen inzake sport, woonachtig in de gemeente. Deskundigen zijn personen die wegens hun bijzondere sportieve bevoegdheid en/of bekwaamheid positief kunnen bijdragen tot de werking van de sportraad. Zij kunnen geen bestuurslid zijn van een organisatie die lid is van de sportraad. 3) De niet-georganiseerde sporter, woonachtig in de gemeente. Hij kan geen bestuurslid zijn van een organisatie die lid is van de sportraad. Artikel 14. Alle in artikel 13.1 vermelde actoren die lid van de sportraad wensen te worden, dienen een schriftelijke aanvraag te richten aan de raad van bestuur van de sportraad. Indien zij beantwoorden aan volgende normen, kunnen ze toetreden tot de algemene vergadering. Na erkenning en opneming in de Algemene vergadering wordt de vertegenwoordiger lid. De in artikel 13.1. vermelde sportinitiatieven moeten hun sportieve activiteiten ontplooien op het grondgebied van de stad Aalst. Uitzondering wordt gemaakt voor sportverenigingen waarvoor de specifieke accommodatie niet voorhanden is in Aalst. De afgevaardigde moet actief betrokken zijn bij het sportinitiatief dat hij vertegenwoordigt. Bijkomend moet een sportvereniging aan de volgende normen voldoen: 1. De zetel van de vereniging dient in Aalst gevestigd te zijn ; 2. Op het secretariaat dienen de gegevens in verband met de werking, leden en verantwoordelijken voorhanden te zijn ; 3. Desgewenst dient de vereniging een verslag van de jaarwerking voor te leggen ; 4. De vereniging moet minstens 1 jaar actief zijn om stemrecht te verkrijgen ; 5. De vereniging moet minstens 6 leden hebben ; De afgevaardigde, deskundige en niet-georganiseerde sporter moet minimum 18 jaar oud zijn. Bij twijfel beslist de raad van bestuur over al of niet erkenning van de actoren.
Artikel 15. Elke vereniging, organisatie, instelling en andere actoren vermeld in artikel 13.1. wijst, volledig vrij, een afgevaardigde aan. Indien de afgevaardigde niet aanwezig kan zijn op de algemene vergadering, kan hij zich laten vervangen door een ander lid van de vereniging. Deze afgevaardigde en zijn plaatsvervanger dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen: a) Zij moeten lid zijn van het sportinitiatief dat zij vertegenwoordigen; b) Zij mogen niet meer dan één sportinitiatief vertegenwoordigen. Uiteraard kan een niet-georganiseerde sporter en/of deskundige zich niet laten vervangen. Artikel 16. Alle leden en/of plaatsvervangers zijn stemgerechtigd. Elk lid heeft één stem. Artikel 17. Politieke mandatarissen van het eigen bestuur kunnen geen deel uitmaken van de sportraad. De schepen bevoegd voor de sport kan als waarnemer de vergaderingen bijwonen. Artikel 18. De sportgekwalificeerde ambtenaren volgen de vergaderingen van de sportraad als waarnemer, zij hebben geen stemrecht. Artikel 19. Tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren: 1. Het verkiezen van een voorzitter uit zijn leden die zich kandidaat stellen; 2. Advies over de wijziging van de statuten en de ontbinding van de sportraad; 3. Het aanvaarden en uitsluiten van leden van de algemene vergadering, zowel van de organisaties in art. 13.1 als de deskundigen in art. 13.2 en niet-georganiseerde sporters in art. 13.3; 4. Het verkiezen van de raad van bestuur. Hierbij zal een onrechtmatig overwicht van één van de bestaande sportinitiatieven in de raad van bestuur worden vermeden; 5. Het ontslaan en aanstellen van de leden van de Raad van Bestuur; 6. Het verlenen van advies over het sportbeleidsplan en het jaarlijks verslag; 7. Het goedkeuren en wijzigen van het huishoudelijk reglement; 8. Het jaarlijks goedkeuren van de begroting en de rekeningen; 9. Advies over het oprichten van secties of deelsportraden alsmede het vastleggen van hun bevoegdheden. Artikel 20. De Algemene vergadering van de Sportraad wordt minstens éénmaal per jaar samengeroepen. Artikel 21. Een buitengewone algemene vergadering kan worden bijeengeroepen: 1. hetzij op initiatief van de voorzitter, 2. hetzij door de raad van bestuur; 3. hetzij op verzoek van de schepen van Sport of het CBS 4. hetzij door een gezamenlijk ingediende aanvraag, getekend door ten minste 1/4 van de leden bedoeld in art. 13 De verzoekers bedoeld in 3 en 4 dienen hiervoor de gewenste agendapunten te vermelden en toe te lichten in de aanvraag.
Aan hun verzoek zal gevolg gegeven worden en de vergadering moet plaats hebben binnen de 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van ontvangst der aanvraag. Een afschrift zal gericht worden aan de secretaris voor uitvoering. Artikel 22. De Statuten en het Huishoudelijk Reglement, alsmede elke door de Algemene Vergadering hieraan aangebrachte wijziging zal aan de goedkeuring van de Gemeenteraad worden voorgelegd alvorens ze uitvoerbaar worden gesteld. Bij goedkeuring van de statuten en van het Huishoudelijk Reglement alsmede van elke wijziging ervan moet ten minste 1/2 van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. De goedkeuring wordt geacteerd bij tweederde meerderheid tussen de stemmen vóór en tégen. Bij alle andere aangelegenheden is een gewone meerderheid voldoende. Artikel 23. De werking van de Algemene Vergadering wordt vastgelegd in een huishoudelijk reglement. Wijzigingen worden voorbereid door de Raad van Bestuur van de sportraad en ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd. Titel III: Raad van Bestuur Artikel 24. De Algemene vergadering bepaalt op welke manier de leden van de Raad van Bestuur worden verkozen en neemt daartoe de nodige bepalingen op in haar huishoudelijk reglement Artikel 25 De raad van bestuur is als volgt samengesteld uit de effectieve leden algemene vergadering: 1. één afgevaardigde per sporttak, wanneer onder dezelfde sporttak verschillende federaties of verbonden betrokken zijn, wordt één afgevaardigde per sportfederatie/verbond opgenomen; wanneer meer dan één kandidaat-afgevaardigde tot dezelfde federatie/verbond behoort, wordt de afgevaardigde federatie/verbond verkozen door de aangesloten leden Algemene Vergadering welke tot dezelfde federatie behoren. Bij meer dan één kandidaat-afgegevaardigde per sportfederatie/verbond kan de algemene vergadering met gewone meerderheid van stemmen meerdere kandidaten per sportverbond/federatie in de Raad van Bestuur opnemen. 2. één afgevaardigde per sportinitiatief andere dan sportvereniging, vermeld in art. 13.1, 3. De personen bedoeld in art. 13.2 en 13.3 die zich op vrijwillige basis kandidaat stellen, van beide categorieen samen wordt max. 1/5 van het totale aantal leden Raad van Bestuur opgenomen. Indien er meerdere kandidaten zijn dient de groep zelf zijn afgevaardigden te verkiezen. Indien in hogervermelde gevallen de groep tot geen overeenkomst komt, gaat de algemene vergadering over tot de verkiezing van de betrokken afgevaardigde, De person(en) met het meeste aantal voorkeurstemmen wordt lid. Artikel 26 De raad van bestuur kiest uit haar leden die zich kandidaat stellen eerste en een tweede ondervoorzitter, een secretaris en/of een penningmeester. Artikel 27. De schepen bevoegd voor de sport kan als waarnemer de vergaderingen bijwonen.
Artikel 28. De sportgekwalificeerde ambtenaren volgen de vergaderingen van de sportraad als waarnemer, zij hebben geen stemrecht. Artikel 29. De duur van de mandaten bedraagt 6 jaar, behoudens herverkiezing. Wanneer een mandaat van een lid van de raad van bestuur tussentijds vacant wordt, wijst de algemene vergadering een opvolger aan, die het mandaat van zijn voorganger voltooit. Bij vacatie van de functie van voorzitter benoemt de raad van bestuur de eerste (en vervolgens eventueel tweede) ondervoorzitter als plaatsvervanger tot de eerstvolgende algemene vergadering. Deze wijst een opvolger aan, die het mandaat van zijn voorganger voltooit. Bij vacatie van de functie van ondervoorzitter, wijst de raad van beheer een opvolger aan. Artikel 30. De Raad van bestuur is belast met: 1. Het voorstellen van nieuwe stemgerechtigde leden aan de algemene vergadering na controle of of zij beantwoorden aan de in Art 14 bepaalde voorwaarden voor erkenning. 2. Het oprichten van commissies 3. Het verkiezen van een dagelijks bestuur 4. Het beheer van de Sportraad 5. Het voorbereiden van de algemene vergadering 6. Het uitvoeren van beslissingen van de algemene vergadering 7. Opstellen van een jaarlijks werkingsverslag 8. Het opstellen van een begroting Hiernaast zal de Raad van Bestuur bevoegd zijn voor die taken die niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn toegewezen. Dagelijks bestuur Artikel 31. De raad van bestuur kan uit zijn leden een dagelijks bestuur verkiezen. Minimum de voorzitter en de twee ondervoorzitters maken hiervan deel uit. Artikel 32. De sportgekwalificeerde ambtenaren wonen de vergaderingen van dit dagelijks bestuur bij als waarnemer. Artikel 33. Het dagelijks bestuur bereidt de vergaderingen van de raad van bestuur voor en voert alle taken uit die voortvloeien uit de beslissingen van de raad van bestuur. Titel IV: huishoudelijk reglement Artikel 34. In het huishoudelijk reglement wordt alles geregeld wat niet door de statuten wordt bepaald. Wijzigingen worden voorbereid door de raad van bestuur van de sportraad en ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd. Gezien om als bijlage te worden gevoegd bij het besluit van de gemeenteraad d.d. 4 september 2007 houdende goedkeuring wijziging statuten.