Integriteitscode en klokkenluidersregeling Versie 1, 11 januari 2010
Inleiding: waarom een integriteitbeleid Integer handelen behoort tot de cultuur van onze organisatie. Dit zijn de normen, waarden en regels die ons binden en die bepalen wat kan en mag en wat niet. Integriteit is voor onze organisatie erg belangrijk, mede omdat de als maatschappelijke onderneming een voorbeeldfunctie heeft binnen de Zeister gemeenschap. Dat schept verplichtingen en vraagt om zorgvuldig en transparant handelen. Onze organisatie werkt uitsluitend lokaal en dient een publiek belang. Het is daarom belangrijk dat anderen een goed beeld van onze organisatie hebben en dat de medewerkers werken aan een positief imago. Integriteit van handelen is in de eerste plaats een persoonlijke verantwoordelijkheid. De vereiste openheid en transparantie maakt het noodzakelijk iedereen binnen de R.K. Woningbouwvereniging Zeist te betrekken bij vraagstukken rondom integriteit. Van de medewerkers, het bestuur en de commissarissen wordt gevraagd voortdurend hun voorgenomen handelen te toetsen bij collega s en directie. Ook achteraf, maar dan meer in termen van verantwoording, dient die toetsing plaats te vinden. Voor het bestuur en de commissarissen geldt bovendien dat zij zich ook extern moeten kunnen verantwoorden. Ook als er spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer om de juiste keuze te maken. Daarom zijn de spelregels die zijn neergelegd in een gedragscode, niet een zakelijke opsomming wat wel en niet mag en kan. Het is vooral een denkraam op basis waarvan de werknemer zelf zijn/haar beslissingen moet nemen en toetsen. Daarbij hoort de zinsnede: Wees verstandig. In zijn algemeenheid geldt, dat medewerkers van de zich er voortdurend van bewust dienen te zijn, dat hun handelen het belang van R.K. Woningbouwvereniging Zeist in het algemeen en dat van haar huurders in het bijzonder moet dienen. Dagelijkse beslissingen brengen risico s met zich mee, daar moet de werknemer zich bewust van zijn. Het moet dan ook een basishouding zijn, dat elke vorm van belangenverstrengeling, oneigenlijke beïnvloeding, vriendjespolitiek of de schijn daarvan vermeden dient te worden. Reikwijdte van de gedragsregels De gedragscode geldt voor iedereen die in naam van de in actie komt. Dus niet alleen voor medewerkers, directie, bestuursleden en commissarissen van de R.K. Woningbouwvereniging, maar ook voor externe relaties. Dat kunnen bedrijven of instanties zijn die werken voor de R.K. Woningbouwvereniging of optreden namens of in opdracht van de woningbouwvereniging. De vindt het noodzakelijk dat alle betrokkenen zich conformeren aan deze gedragscode. Er is vastgelegd wat kan en niet kan, en wat mag en niet mag. Deze gedragscode is een openbaar stuk. Alle huurders, maar ook leveranciers en andere externen zijn op de hoogte gebracht van de code, bijvoorbeeld via onze website. De woningbouwvereniging houdt 'incidenten' bij. Die zijn belangrijk bij het eventueel aanpassen van de code. Om de twee jaar evalueren we de gedragscode, waarbij onze integriteit centraal staat. Ook in het jaarverslag maken we melding van zaken die in dit verband relevant zijn. Bedrijven die Pagina 2 van 9
in opdracht van de woningbouwvereniging werken, worden geacht op de hoogte te zijn van deze gedragscode en weten dus aan welke afspraken zij zich in dit kader dienen te houden. Gezien onze maatschappelijke verantwoordelijkheid mogen wij te allen tijde op ons handelen worden aangesproken. We verwachten dezelfde transparante houding van onze (zakelijke) partners, handelend voor of namens de of in opdracht van de R.K. Woningbouwvereniging Zeist. Incidenten worden ook daarvan bijgehouden. Indien nodig zal de woningbouwvereniging de relatie verbreken als in strijd is gehandeld met deze gedragscode. In het vervolg van deze code wordt gesproken over onze zakelijke relaties of onze partners. In alle gevallen wordt daar uiteraard gedoeld op alle relaties die handelen voor of namens dan wel in opdracht van. Gedragsregels 1. Goed werknemersschap De werknemer beseft dat hij/zij onderdeel is van een maatschappelijke organisatie met een publieke taak op het terrein van wonen en leefomgeving en probeert met het handelen het vertrouwen in onze organisatie te versterken. Bij de uitvoering van de taken: draagt de werknemer verantwoordelijkheid voor zijn/haar eigen gedrag. Hij/zij verschuilt zich niet simpel achter regels of collega s maar beredeneert bepaalde keuzes naar klanten toe; houdt de werknemer zich aan de wettelijke voorschriften en algemeen aanvaarde gedragsregels; gaat respectvol om met collega s, klanten en overige relaties en spreekt respectvol over hen, ongeacht hun afkomst, religie, taal of gedragingen; discrimineert niet en verleent geen voorkeursbehandelingen; werkt op een professionele, klantgerichte manier. De werknemer geeft betrokkenen juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin de werknemer niet volgens je professionele normen kan werken, stelt hij/zij intern aan de orde; zorgt te allen tijde voor een tijdige en correcte afhandeling van zaken. 2. omgangsvormen De werknemer vermijdt ongewenste omgangsvormen en gaat met respect om met onze klanten, zakelijke relaties en collega s. Bij de uitvoering van taken: behandelt de werknemer ieder ander met respect en onthoudt zich van ongewenst gedrag, in het bijzonder van seksuele intimidatie, agressie, geweld of discriminatie; als een collega of relatie iets doet wat de werknemer niet bevalt, dan spreekt hij/zij die betreffende persoon als eerste aan. 3. Informatie De werknemer gaat binnen de organisatie en buiten zijn/haar werk zorgvuldig om met gegevens van klanten en overige relaties die in handen van buitenstaanders de belangen van betrokkenen kan schaden. Pagina 3 van 9
Informatie waarover hij/zij beschikt: behandelt de werknemer zorgvuldig en correct. Geheime, vertrouwelijke en gevoelige (digitale) informatie bergt hij/zij veilig op als de werkplek wordt verlaten en sluit zijn/haar computer af; houdt deze niet achter, tenzij dit geheim en vertrouwelijk is; gebruikt het niet voor persoonlijke belangen. 4. Gebruik middelen organisatie De werknemer houdt privégebruik van middelen (telefoon, internet, kopieerapparatuur en dergelijke) tot een minimum beperkt. Deze zorgt ervoor dat dit de dagelijkse werkzaamheden niet hindert. Onder het verantwoord gebruik van middelen valt ook arbeidstijd. De werknemer wordt geacht de taken zo effectief mogelijk uit te oefenen en in werktijd geen privé-klussen te doen. Bij gebruik van middelen toon hij/zij het volgende gedrag: de werknemer laat het gebruik van de middelen openlijk zien, zodat deze erop kan worden aangesproken; hij/zij neemt geen eigendommen van de mee naar huis, tenzij overeengekomen; de door de R.K. Woningbouwvereniging aan hem/haar ter beschikking gestelde mobiele telefoon, pc/notebook/ipad, internet/email of bedrijfsauto gebruik hij/zij conform de regels die daarvoor zijn overeengekomen; de werknemer leent eigendommen van de R.K. Woningbouwvereniging alleen als daarvoor toestemming is gekregen van de directie; hij/zij declareert alleen kosten die zijn gemaakt; hij/zij maakt correct gebruik van de regelingen voor het personeel. 5. Werving en selectie personeel De hanteert de NVP Sollicitatiecode bij werving en selectie. Deze code waarborgt het recht op een eerlijke kans op aanstelling en het recht op zorgvuldige en vertrouwelijke behandeling van persoonlijke gegevens. De sollicitanten hebben de volgende zes rechten: 1. het recht op een eerlijke kans op aanstelling (gelijke kansen bij gelijke geschiktheid, maar ook het recht van de organisatie om de meest geschikte kandidaat te kiezen) 2. het recht op informatie over o.a. de sollicitatieprocedure, functie en de organisatie 3. het recht op privacy 4. het recht op vertrouwelijke behandeling van persoonlijke gegevens 5. het recht op een instrumenteel doelmatige procedure 6. het recht van klacht. 6. Nevenactiviteiten De werknemer is zich ervan bewust dat activiteiten die naast het werk verricht worden het functioneren van de organisatie op een of andere manier kan raken. Voorbeelden hiervan zijn: bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijf en vennoot- of aandeelhouderschap. Hierbij realiseer deze zich dat ook het oordeel van de buitenwereld van belang kan zijn. Pagina 4 van 9
Bekleed de werknemer een nevenfunctie dan: meldt hij/zij de (voorgenomen) nevenactiviteit bij de directie als de activiteit raakvlakken heeft met de functie-uitoefening. Een raakvlak is in elk geval aanwezig als de activiteiten verricht wordt voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met onze woningbouwvereniging; meldt hij/zij een activiteit als deze het risico op schade met zich mee kan brengen voor de organisatie. Een voorbeeld is het actief zijn in een bewonerscomité dat actie voert tegen de sloop van een wijk. Dit zou schade kunnen toebrengen aan het imago of de geloofwaardigheid van de ; de werknemer moet zich ervan bewust zijn dat financiële belangen in de privésfeer een onafhankelijke besluitvorming in de weg kan staan of de schijn daarvan kan hebben. 7. Lunches/diners, excursies, studiereizen etc Bij het aanvaarden van een uitnodiging beoordeelt de werknemer op noodzaak of belang voor de R.K. Woningbouwvereniging, in relatie tot de mogelijkheid om onafhankelijke beslissingen te kunnen nemen. Als vuistregels voor de beoordeling kunnen o.a. gelden : deelname draagt bij tot betere uitoefening van de functie; bij deelname worden reis- en verblijfkosten voor rekening van de R.K. Woningbouwvereniging Zeist genomen; door deelname wordt de onafhankelijkheid ten opzichte van de relatie niet geschaad; de werknemer heeft als medewerker de mogelijkheid om namens de corporatie eveneens de relatie een lunch of diner aan te bieden, d.w.z. dat de uitnodiging omkeerbaar moet kunnen zijn en in verhouding staat tot de geleverde diensten. Uitnodigingen worden gemeld aan de directie. Blijkt achteraf dat een uitnodiging meer heeft omvat dan ingeschat, wordt dit gemeld aan de directie. 8. Aannemen van geschenken Bij het aannemen van geschenken uit hoofde van de functie, heeft de werknemer altijd eerst geconcludeerd dat door het aannemen van het geschenk, hij/zij niet in een situatie komt waarin deze zijn/haar functie ten opzichte van de gever niet (meer) zorgvuldig en onafhankelijk kan uitoefenen. De volgende uitgangspunten dient bij het aanvaarden in acht te worden genomen: 1. giften of geschenken die aan onze corporatie worden gedaan in het algemeen belang, denk aan erfenissen, legaten en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woon- en/of leefomgeving in wijken, buurten en straten waar de eigendommen heeft, moeten door de directie geaccepteerd worden en acceptabel bevonden. 2. geschenk in de vorm van een geldbedrag wordt nooit aanvaard; 3. geschenken met een alledaags karakter zoals een bos bloemen, boek of een fles wijn mogen worden aanvaard volgens onderstaande richtlijnen; 4. geschenken van partijen waarmee de woningbouwvereniging in onderhandeling is of mogelijk komt of waarmee de woningbouwvereniging (mogelijk gaan) samenwerken worden nooit aanvaard. Pagina 5 van 9
Ten aanzien van acceptatie gelden de volgende richtlijnen: Relatiegeschenken moeten altijd naar het kantooradres van de R.K. Woningbouwvereniging Zeist worden gestuurd. Leveranciers worden hier, voor zover nodig, per brief op gewezen; Ontvangst van relatiegeschenken moet altijd gemeld worden bij de directie. Bij twijfel over de waarde (boven alledaags karakter ) van het relatiegeschenk, maakt de directie de afweging of het geschenk aangenomen mag worden. De directie kan gebruik maken van de volgende noties: o Op welk moment wordt iets aangeboden (voor of na de opdracht)? o Waarvoor wordt iets gegeven? o Bestaat er een risico dat een contraprestatie wordt verlangd (afhankelijkheid)? o Wordt er open mee omgegaan? o Betreft het een incidenteel geval of is er sprake van een patroon? o Zijn er andere medewerkers die regelmatig van dezelfde relatie een geschenk of dienst ontvangen / aangeboden krijgen? De directie bepaalt of de ontvangst schriftelijk moet worden vastgelegd; Geschenken die van de directie niet mogen worden geaccepteerd, worden teruggestuurd; Geschenken die wel worden geaccepteerd worden verloot onder alle personeelsleden. 9. Scheiding zakelijk en privé Om de verhouding met relaties zuiver te houden maakt de werknemer strikt onderscheid tussen privé en zaak. Het kan verplichtingen scheppen zowel voor hem/haarzelf als voor de relatie. Bij privé aangaan van een overeenkomst (bijvoorbeeld het afnemen van goederen of het laten leveren van diensten) met een relatie waarmee de R.K. Woningbouwvereniging zakelijke bindingen heeft geldt: dat dit absoluut dient te geschieden tegen marktconforme prijzen; dat dit gemeld wordt aan de directie. 10. Aanbesteden en inkopen Het aanbesteden en inkopen van werken, leveringen en diensten gebeurt zorgvuldig, transparant en, indien dit wordt voorgeschreven, openbaar. Alleen indien er ten aanzien van het laatste goede gronden zijn en dit past binnen het vastgestelde aanbestedingsbeleid, kan hiervan worden afgeweken. Wanneer de werknemer als aanbesteder van opdrachten of als inkoper optreedt: handelt hij/zij binnen het hiervoor vastgestelde beleid; doet hij/zij dit objectief en zorgvuldig; kan de werknemer verantwoording afleggen over gemaakte keuzen en beslissingen. 11. Reageren op niet integere zaken De werknemer bespreekt twijfels over de integriteit van collega s zoveel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot het gewenste resultaat, dan informeert hij/zij de directie of de voorzitter van de Raad van Commissarissen. De werknemer is aanspreekbaar op het handelen en de uitlatingen. Collega s en klanten kunnen zijn/haar werkwijze of je woorden anders ervaren dan bedoeld. Pagina 6 van 9
Bij vermoedens van fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kan de werknemer gebruik maken van de klokkenluidersregeling. (zie regeling). 12. Fraude Het Wetboek van Strafrecht stelt frauderen, corruptie en valsheid in geschrifte strafbaar. Het mag duidelijk zijn, dat de corporatie en de werknemers gehouden zijn aan de regels van het recht. Een van de vitale kwaliteitskenmerken van het maatschappelijk ondernemerschap is, dat zij, die bij het maatschappelijk handelen betrokken zijn, doordrongen zijn van het belang van het vereiste van democratische controle en het functioneren binnen een rechtsstaat. Omkopingen en het accepteren van smeergeld is absoluut verboden. Wordt men in deze zin benaderd, dan dient onmiddellijk de directie te worden geïnformeerd, zodat de directie geëigende stappen kan ondernemen Naleving van de integriteitscode Naleving van de code is een essentieel onderdeel van ons succes als R.K. Woningbouwvereniging Zeist. De code zal dan ook verankerd zijn in de procedures die we voor verschillende activiteiten kennen. Zo krijgt de code ook handen en voeten in de dagelijkse praktijk. De gedragscode is geen vrijblijvende zaak! Bij anders handelen zullen passende maatregelen worden genomen, zoals bijv. een officiële waarschuwing, onderzoek door de bedrijfsrecherche, ontslag e.d. Klokkenluidersregeling De vindt het belangrijk dat haar medewerkers op een adequate en veilige manier melding kunnen doen van (eventuele vermoedens van) misstanden binnen de organisatie. Daarom is een goede regeling van belang. Een regeling zorgt er voor dat iedere medewerker (ernstige) misstanden kan melden, dat alle meldingen serieus en volgens een bepaalde procedure worden behandeld én dat de medewerker die aan de bel trekt persoonlijk geen negatieve gevolgen van zijn/haar melding ondervindt. 1. begrippen Betrokkene: de medewerk(st)er die, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is ten behoeve van de en voor wiens werkzaamheden de R.K. Woningbouwvereniging Zeist de verantwoordelijkheid draagt. Hieronder zijn ook begrepen uitzendkrachten, gedetacheerden en andere door de ingehuurde werknemers die in loondienst zijn bij een andere werkgever, maar die werkzaamheden verrichten voor de ; Een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met: een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte; Pagina 7 van 9
een (dreigende) schending van wet- en regelgeving; een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; een (dreigende) schending van de integriteitscode van ; een (dreigende) verspilling van maatschappelijk geld; (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten; Vertrouwenspersoon: de voorzitter van de Raad van Commissarissen Meldpunt Integriteit Woningcorporaties: extern meldpunt door het ministerie van VROM in het leven geroepen als aanvulling op de interne klokkenluidersregeling. 2. procedure 1. Betrokkene meldt een vermoeden van een misstand intern bij de directeur of, als hij/zij melding aan de directeur niet wenselijk vindt bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan de directeur. 2. De directeur (of de vertrouwenspersoon) legt de melding, met vermelding van de ontvangstdatum, schriftelijk vast, laat die vastlegging voor akkoord tekenen door betrokkene (die daarvan een afschrift ontvangt). 3. Na ontvangst van een melding start onmiddellijk een onderzoek. 4. De betrokkene die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van een misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. 5. Binnen een periode van zes weken vanaf het moment van de interne melding wordt de betrokkene door of namens de hoogst verantwoordelijke schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 3. Meldpunt Integriteit Woningcorporaties 1. het externe Meldpunt is bedoeld als aanvulling op de hiervoor beschreven klokkenluidersregeling, wanneer het mogelijk is moet eerst de hierboven beschreven procedure gevolgd worden; 2. iedereen kan meldingen bij het Meldpunt doen: burgers, huurders, medewerkers en interne toezichthouders, bedrijven, overheden, belangenorganisaties en brancheverenigingen; 3. er is een mogelijkheid om anoniem te melden; 4. de VROM-inspectie onderzoekt de melding. Indien zware strafrechtelijke feiten aan de orde zijn zal de Inlichtingen en Opsporingsdienst (IOD) van de VROM-inspectie het over nemen; Pagina 8 van 9
5. De werknemer kan op drie manieren melden bij het Meldpunt: a. Telefonisch, via nummer (070)339 49 75 (kantooruren) b. Per e-mail: meldpuntcorporaties@minvrom.nl c. Per post: Meldpunt Integriteit Woningcorporaties postbus 16191 ipc 525 2500 BD Den Haag 6. Zie voor de volledige tekst de publicatie van het Ministerie van VROM: Meldpunt Integriteit Woningcorporaties, VROM-Inspectie, juni 2009. 4. Rechtsbescherming De betrokkene die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden. 5. Inwerkingtreding en publicatie 1. Deze regeling treedt in werking op 11 februari 2010 2. Deze regeling wordt gepubliceerd op de website van : Pagina 9 van 9