Integriteitbeleid. Pagina 1 van 6. Inleiding

Transcriptie

1 Pagina 1 van 6 Integriteitbeleid Inleiding Hoe gaan we om met klanten en collega s? Wat mag je accepteren als relatiegeschenk? Hoe houden we relaties zakelijk? Zo maar enkele vragen die allen te maken hebben met integriteit. De onderliggende notitie gaat in op het integriteitbeleid van SallandWonen en geeft aan waar bij onze organisatie de grenzen liggen. Het is een bewuste keus geweest deze notitie tot hoofdlijnen te beperken. Er wordt voldoende houvast gegeven over hoe te handelen in bepaalde situaties, maar daarnaast wordt uitgegaan van professionaliteit en eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Wat is integriteit? Integriteit is een moeilijk te definiëren woord. Vaak worden verschillende definities door elkaar gebruikt. Het woordenboek omschrijft het als onschendbaarheid, onomkoopbaarheid. In onze ogen gaat integriteit naast onschendbaarheid ook over waarden als betrouwbaarheid, klantgerichtheid, openheid, professionaliteit en collegialiteit. Aanleiding en doel notitie Aanleiding De integriteit van maatschappelijke organisaties staat de laatste jaren volop in de belangstelling. Vanuit de maatschappij wordt steeds kritischer naar corporaties gekeken. SallandWonen speelt een actieve rol in de lokale samenleving en wil zich verder ontwikkelen tot een klantgerichte, open en betrouwbare onderneming. Dit vraagt om professionaliteit en integriteit. Zeker voor een maatschappelijke organisatie, waar de ogen van de samenleving op gericht zijn, is integriteit een basisvoorwaarde om goed te kunnen functioneren in de maatschappij. Doel Medewerkers van SallandWonen kunnen in hun dagelijkse werkzaamheden geconfronteerd worden met lastige vraagstukken. Deze notitie heeft tot doel houvast te bieden bij integriteitkwesties en ons alert te maken op zaken die onze integriteit in het geding kunnen brengen. Natuurlijk wordt hier nu al zorgvuldig mee omgegaan, maar alertheid zal in de toekomst ook zeker nodig blijven. Om aantasting van integriteit ook in de toekomst te voorkomen is het voor zowel organisatie als medewerker goed ten aanzien van integriteit de belangrijkste uitgangspunten en regels formeel vast te leggen. Natuurlijk blijft er binnen dit raamwerk een eigen verantwoordelijkheid van medewerkers om de juiste keuzes te maken. Voor wie? De richtlijnen uit het integriteitbeleid gelden voor iedereen die in naam van SallandWonen in actie komt. Medewerkers, Directeur-bestuurder en Commissarissen (verder aangeduid als medewerkers) worden aangesproken op integer en verantwoordelijk gedrag. De richtlijnen uit de notitie treden met ingang van 1 januari 2008 in werking. Het beleid is per 25 geactualiseerd en opnieuw vastgesteld. Leeswijzer De notitie is opgebouwd uit drie hoofdstukken. Na de inleiding worden in hoofdstuk twee aan de hand van een viertal thema s uitgangspunten en richtlijnen voor het integriteitbeleid van SallandWonen weergegeven. Hierbij komen achtereenvolgens de onderstaande onderwerpen aan bod: Omgang met klanten, collega s en relaties; Relatiegeschenken, uitnodigingen en sponsoring; Goed werknemerschap; Belangenverstrengeling.

2 Pagina 2 van 6 In het laatste hoofdstuk wordt kort ingegaan op de implementatie en de handhaving van de regels ten aanzien van het integriteitbeleid. De spelregels In de volgende alinea s worden aan de hand van een viertal thema s uitgangspunten en richtlijnen voor het integriteitbeleid van SallandWonen weergegeven. Omgang met klanten, collega s en relaties Omgang met klanten Het motto SallandWonen buiten gewoon thuis maakt duidelijk hoe wij met onze klanten om willen gaan. Wij wensen bekend te staan als een klantgerichte organisatie. Daartoe wordt iedereen op een klantgerichte manier behandeld, komen wij afspraken richting huurders na, zorgen we voor goede bereikbaarheid en duidelijke communicatie. In de omgang met klanten is verder van belang dat we: Ons professioneel en vriendelijk richting klanten opstellen. Vasthouden aan vastgestelde procedures en werkwijzen. Ons bewust zijn van de ambassadeurs rol die we voor SallandWonen vervullen. De klant ziet het handelen van een medewerker vaak in relatie met het handelen van SallandWonen in totaliteit. Medewerkers proberen met eigen handelen het vertrouwen in SallandWonen te versterken. Er garant voor staan dat gevoelige en/of persoonlijke informatie over de huurders niet bij mensen terecht komt die daar niets mee te maken hebben. De bureaus zijn bij vertrek dan ook leeg en gevoelige informatie is goed opgeborgen. Klachten van huurders serieus nemen, ook als deze over ons eigen functioneren gaan. Komen we er met de klant niet uit, dan wordt de klant gewezen op het bestaan van de Klachtenadviescommissie. Als onze persoonlijke veiligheid of integriteit in het geding komt, mogen we ook richting klanten grenzen trekken. Wel gebeurt dit op fatsoenlijke wijze en met goede redenen omkleed. Omgang met collega s Binnen SallandWonen wensen wij professioneel en respectvol met elkaar om te gaan. Deze respectvolle houding komt onder andere tot uiting in collegialiteit, samenwerking en openheid. In de samenwerking met collega s: Kunnen en durven we onze mening te geven. Luisteren we naar elkaar en nemen elkaar serieus. Durven we verantwoordelijkheid te nemen. Zorgen we er voor dat afspraken altijd worden nagekomen. Zijn we samen verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en treden dan ook als één organisatie naar buiten. Hierbij gaat het belang van de totale organisatie boven het belang van de eigen afdeling en het eigen belang. Praten we met elkaar in plaats van over elkaar en staan open voor het geven en ontvangen van kritiek. Deze kritiek heeft altijd betrekking op ons handelen en niet op hoe of wie we zijn. Onthouden we ons van discriminerende en kwetsende uitlatingen. Opmerkingen over iemands afkomst, taal of huidskleur worden niet getolereerd, evenmin als opmerkingen met een seksuele ondertoon. Spreken we elkaar aan op niet integer gedrag. Omgang met relaties

3 Pagina 3 van 6 Naast klanten als relaties hebben we in ons werk ook te maken met aannemers en leveranciers. Binnen SallandWonen krijgen medewerkers ruimte om met deze partijen een goede relatie op te bouwen, maar dienen de relaties wel zakelijk te blijven. In contacten met leveranciers en aannemers handelen wij dan ook onafhankelijk, professioneel en integer. In de omgang met aannemers en leveranciers: Voorkomen we elke schijn van belangenverstrengeling. Hanteren we geen voorkeursbehandelingen. Worden afspraken schriftelijk vastgelegd en komen we deze consequent na. Voeren we een transparant aanbestedingsbeleid: er worden hierbij nauwlettend de richtlijnen uit het aanbestedingsbeleid in acht genomen. Wordt er conform vastgestelde procedures en werkwijzen gehandeld. Halen we geen persoonlijke voordelen uit de relaties met leveranciers en aannemers. Zijn we terughoudend in het accepteren van geschenken en uitnodigingen. Het is slechts beperkt toegestaan geschenken aan te nemen (de richtlijnen hiervoor worden hieronder beschreven). Relatiegeschenken, uitnodigingen en sponsoring Een belangrijk onderdeel van het integriteitbeleid is het aanvaarden van geschenken en uitnodigingen. Aannemers en leveranciers proberen klanten vaak aan zich te binden door het schenken van zaken. SallandWonen is terughoudend in het accepteren van deze geschenken. Een uitnodiging of geschenk als blijk van waardering van de prettige relatie is toegestaan, maar we moeten voorkomen verwachtingen te scheppen richting relaties waarbij de onafhankelijkheid in het geding komt. Voor alle medewerkers in dienst van of werkzaam voor SallandWonen zijn dan ook de volgende richtlijnen ten aanzien van het aanvaarden van relatiegeschenken en uitnodigingen van toepassing: 1. Medewerkers van SallandWonen nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. 2. Uitzondering hierop is mogelijk indien: a. Een geschenk de waarde van 50 niet te boven gaat; b. Het maximaal één geschenk per relatie per jaar betreft.; c. Het de onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever niet beïnvloedt; d. Er op moment van acceptatie geen onderhandelingen over een opdrachtverlening plaatsvinden. 3. Uitnodigingen voor een lunch of diner worden niet aangemerkt als geschenken genoemd onder punt 1 of 2. Dergelijke uitnodigingen kunnen worden aanvaard indien: a. Deze redelijkerwijs zijn te beschouwen als functioneel; b. Deze binnen het redelijke zijn qua kosten; c. Het niet in strijd is met de onafhankelijkheid in de besluitvorming binnen SallandWonen; d. Het aanvaarden van de uitnodiging redelijkerwijs niet geacht kan worden het gedrag van de genodigde medewerker te beïnvloeden. 4. Deelnames aan werkgerelateerde excursies en congressen zijn (in overleg met de leidinggevende) toegestaan voor zover deze deelname functioneel is en het gedrag van de medewerker niet zal beïnvloeden. 5. Giften die aan SallandWonen gedaan worden in het algemeen belang zijn tevens uitgezonderd van het gestelde onder punt 1 en 2. Denk hierbij aan erfenissen en legaten of aan geschenken die ten goede komen aan de woon- en leefomgeving van wijken en buurten waar SallandWonen bezit heeft. In deze gevallen zal de directeur bestuurder besluiten of een dergelijke gift geaccepteerd wordt en of de bestemming acceptabel is. 6. Er wordt altijd melding gemaakt van geaccepteerde geschenken of aangenomen uitnodigingen bij de leidinggevende.

4 Pagina 4 van 6 7. Ook aangeboden geschenken of uitnodigingen die conform de richtlijn geweigerd zijn, worden bij de leidinggevende gemeld. De relatie kan daarbij gewezen worden op het bestaan van de richtlijnen voor het accepteren van relatiegeschenken en uitnodigingen. 8. Bij geschenken ontvangen ter gelegenheid van kerst blijven de geldende regels van kracht. SallandWonen en medewerkers accepteren geen kerstgeschenken van bedrijven. Bedrijven worden door ons hierover geïnformeerd. 9. Cadeaus geschonken door zakelijke relaties ter gelegenheid van jubilea (huwelijk, aantal jaren dienstverband, afscheid e.d.) zijn acceptabel tot een bedrag van 50. Deze cadeaus kunnen door betrokkene worden behouden, maar worden wel gemeld bij de leidinggevende. In het functioneringsgesprek stelt de leidinggevende aan de orde of de medewerker geschenken en/of uitnodigingen heeft aanvaard. Tevens blijft de medewerker te allen tijde verantwoordelijk om melding te maken van geaccepteerde geschenken dan wel aangenomen uitnodigingen. Indien er door en/of onder verantwoordelijkheid van SallandWonen een bijeenkomst wordt georganiseerd waarbij verwacht kan worden dat de genodigden geschenken zullen aanbieden, dan wordt in de uitnodiging voor die bijeenkomst vermeld dat SallandWonen een integriteitbeleid heeft. Daarbij wordt tevens aangegeven dat verwacht wordt dat de genodigden zich hieraan zullen houden. Betreft het een receptie voor een medewerker dan worden geschenken boven 50 via het standaardformulier gemeld. Goed werknemersschap De verschillende afdelingen binnen SallandWonen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie. Iedere werknemer heeft daarbij zijn eigen taken en bevoegdheden. Bij de uitoefening van onze functie stellen wij ons professioneel op en houden wij ons aan wettelijke voorschriften en algemeen aanvaarde gedragsregels. In ons werk: Gaan we zorgvuldig om met informatie waarover we uit hoofde van onze functie beschikken. Oneigenlijk gebruik van die kennis is niet toegestaan. Informatie over SallandWonen en haar klanten en relaties wordt zorgvuldig bewaard. Onbevoegden mogen hier geen kennis van kunnen nemen. Is het niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door SallandWonen betreft. Hetzelfde geldt voor diensten van derden. Wordt zorgvuldig omgegaan met eigendommen van SallandWonen. Het gebruik van eigendommen van SallandWonen voor privédoeleinden is slechts beperkt toegestaan. Er worden geen eigendommen van SallandWonen mee naar huis genomen. Het lenen van eigendommen voor privégebruik is alleen mogelijk als daarvoor toestemming is verkregen van de leidinggevende. Houden we het voeren van privételefoongesprekken, gebruik van internet of voor privédoeleinden beperkt. Hierbij wordt op ieders eigen verantwoordelijkheid gerekend. Belangenverstrengeling Medewerkers, Directeur-bestuurder en leden van de Raad van Commissarissen zijn verplicht opgave te doen van nevenactiviteiten of (financiële)belangen indien deze raakvlak hebben met SallandWonen of de bedrijven en instellingen waar SallandWonen zaken mee doet. Dit geldt ook voor belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke positie bekleden. Medewerkers vermijden persoonlijke activiteiten en financiële belangen die strijdig zouden kunnen zijn met hun verantwoordelijkheden ten opzichte van SallandWonen.

5 Pagina 5 van 6 (Financiële) belangen in bedrijven en instellingen waarmee SallandWonen zaken doet worden gemeld bij de leidinggevende of directie. Evenals belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden die bij de zakelijke relatie een invloedrijke (leidinggevende) positie bekleden. Belangen die gedurende het dienstverband zijn ontstaan, dienen tussentijds gemeld te worden. Voor het vervullen van betaalde nevenactiviteiten is vooraf schriftelijke toestemming nodig van de werkgever (conform artikel 2.5 van de CAO). Een (voorgenomen) nevenactiviteit (betaald of onbetaald) die raakvlakken heeft met de functie uitoefening wordt gemeld bij de leidinggevende of directeur bestuurder. Bij strijdigheid van belangen treedt de medewerker van SallandWonen, op eerste verzoek van de directeur bestuurder, terug uit de nevenfunctie. Door melding van privéconnecties wordt (de schijn) van belangenverstrengeling zoveel mogelijk voorkomen. Fraude In het kader van integriteit verdient ook het thema fraude specifieke aandacht. Van belang is om te bepalen wat onder fraude wordt verstaan. In de Richtlijn Accountantscontrole 240 is dit als volgt omschreven: Een opzettelijke handeling door één of meer personen uit de kring van de leiding, de organen belast met governance, het personeel of derden, waarbij misleiding wordt gebruikt om een onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen Bij het nagaan of er inderdaad sprake is van fraude staat centraal of er sprake is van het bevoordelen van zichzelf of een ander middels opzettelijk wederrechtelijk handelen. Binnen SallandWonen wordt voor het omgaan met fraude dezelfde regels gehanteerd als hiervoor bij de overige aspecten van integriteit zijn benoemd. Daarnaast is het mogelijk om periodiek, bijvoorbeeld eens in de vijf jaar, de accountant of een andere deskundige te vragen om een fraudeonderzoek binnen de organisatie. Ongewenste intimiteiten In het voorafgaande is al meermalen gesproken over gedrag dat niet past bij een organisatie die zich voorstaat op integer en betrouwbaar handelen. Daarbij is niet specifiek ingegaan op het thema ongewenste intimiteiten. Enerzijds omdat daarover al het nodige in de geldende wetgeving is geregeld waaraan een ieder zich dient te houden, anderzijds omdat het impliciet reeds wordt verondersteld dat ongewenste intimiteiten niet hoort bij integer gedrag. In het kader van deze notitie wordt op deze plaats dan ook volstaan met de opmerking dat er een vertrouwenspersoon is aangesteld. Sponsoring Naast het ontvangen van geschenken wordt SallandWonen regelmatig benaderd met de vraag of zij een advertentie wil plaatsen in een schriftelijke uitgave of met de vraag of zij een bijdrage wil leveren aan een specifiek project dat gekoppeld is aan een goed doel (sponsoring). Uitgangspunt bij het zetten van een advertentie en bij sponsoring zijn de voorwaarden genoemd in de Woonwet. Alleen projecten en activiteiten die direct onze huurders en/of de directe woonomgeving van de huurders betreffen, komen mogelijk in aanmerking voor sponsoring. Handhaving integriteitbeleid Leidinggevende

6 Pagina 6 van 6 Leidinggevenden dienen ten aanzien van integriteit een voorbeeldfunctie te vervullen en zijn daarom open in hun manier van werken. Daarnaast zijn zij er verantwoordelijk voor dat het onderwerp integriteit aandacht blijft krijgen en het duidelijk is wat van medewerkers verwacht wordt. Dit kan bereikt worden door twijfels en vragen over integriteit in bijvoorbeeld het werkoverleg ter sprake te brengen. Handhaving De medewerkers zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor naleving van de regels uit het Integriteitbeleid. Bij twijfel over bepaalde handelingen vindt altijd overleg met de leidinggevende plaats. Neem als medewerker nooit alleen beslissingen waarbij je integriteit in het gedrang kan komen. In zaken waar sprake is van belangenverstrengeling of persoonlijke relaties, worden werkzaamheden overgedragen aan een collega of leidinggevende. We bespreken twijfels over integriteit van collega s zoveel mogelijk met henzelf. Is dit niet mogelijk of heeft dit niet het gewenste resultaat, dan lichten we de leidinggevende in. Vermoedens van fraude en misbruik melden we bij de leidinggevende of Directeur-bestuurder. Naast het zelf bespreekbaar maken van vermeende schending van de gedragsregels zoals in deze notitie opgenomen of het melden daarvan bij de leidinggevende is er bij SallandWonen ook een vertrouwenspersoon aangesteld. De interne vertrouwenspersoon is de medewerker HRM. Alvorens de medewerker zelf in actie komt, kan hij/zij contact opnemen voor een gesprek met deze vertrouwenspersoon en mede op basis daarvan kunnen de vervolgstappen gezamenlijk worden vastgesteld. Als extern vertrouwenspersoon kan de Arbo-dienst worden ingeschakeld.