PIONIEREN IN DE BEBOUWDE OMGEVING VERGUNNINGEN-, TOEZICHT EN HANDHAVINGSBELEIDSPLAN GEMEENTE ZOETERMEER 2015-2018 Dienstverlenend Professioneel Omgevingsbewust VTH-beleidsplan 2015-2018 Concept versie december 2014 1
VERGUNNINGEN-, TOEZICHT EN HANDHAVINGSBELEIDSPLAN Inleiding Samenwerking uitvoeringspartners Steeds meer en steeds vaker treedt de overheid terug om inwoners en bedrijven de ruimte te geven hun eigen keuzes te maken en wensen te realiseren. Deregulering, het verlagen van administratieve lasten en het steeds weer streven naar het aanbieden van overheidsdiensten die zijn afgestemd op de behoefte van de afnemer zijn aansprekende gevolgen van deze maatschappelijke ontwikkeling. Ook op het gebied van bouwen, wonen en milieu hebben deze ontwikkelingen de afgelopen jaren geleid tot grote veranderingen in regelgeving en de manier van werken. Ook de komende jaren zet de verandering van wetten en regels op het gebied van ruimtelijke ordening, bouwen en milieu verder door. Zoetermeer geeft vorm aan deze ontwikkeling door zijn VTH-beleid te herijken, te vernieuwen en aan te vullen met nieuwe manieren om met deze veranderingen om te gaan. Met dit VTH-beleid 2015-2018 geven wij de komende vier jaar vorm aan onze ambitie om pionierend te zijn in de bebouwde omgeving. Dit naast alle wetten en regels die gelden bij het verlenen van vergunningen, het houden van toezicht en ons handhavend optreden. De wensen en behoeften van de Zoetermeerse inwoners en bedrijven zijn daarbij altijd ons vertrekpunt en dus zoeken wij steeds naar de kansen en mogelijkheden die de wet- en regelgeving ons biedt. Dit doen wij samen met onze partners die de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving in het kader van milieu en bodem (Omgevingsdienst Haaglanden), brandveiligheid (Veiligheidsregio Haaglanden) en waterbeheer (Hoogheemraadschappen) voor ons, als bevoegd gezag, op zich nemen. Zoetermeer werkt niet alleen aan een veilige en gezonde bebouwde omgeving. Een deel van onze werkzaamheden op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving wordt uitgevoerd door de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) de Veiligheidsregio Haaglanden (VRH) en de Hoogheemraadschappen. Deze samenwerkingen zijn gebaseerd op een opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie. In overleg met de uitvoeringspartners worden jaarlijkse werkprogramma s opgesteld, zodat wij sturen op onze prioriteiten. Door regelmatig overleg en afstemming, zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau, bouwen wij voortdurend aan de relatie en de onderlinge verbanden met onze uitvoeringspartners. Afspraken bijvoorbeeld met betrekking tot procedures leggen wij vast in Dienstverleningsovereenkomsten. Dit VTH-beleidsplan gaat over het Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht) taakveld. Voor wat betreft de uitvoering van milieutaken en brandveiligheidstaken is de prioritering en programmering maatgevend. In de uitvoering kunnen in overleg met ODH en VRH accenten gelegd worden. Ook de benodigde capaciteitsinzet wordt in overleg met de samenwerkingspartners bepaald. 2
VERGUNNINGEN-, TOEZICHT EN HANDHAVINGSBELEIDSPLAN Missie Visie BIG 8 Dienstverlening De missie van Zoetermeer voor vergunningverlening, toezicht en handhaving is: Wij werken dienstverlenend, omgevingsbewust en professioneel vanuit een regisseursrol met betrekking tot vergunningverlening, toezicht en handhaving op het gebied van wet- en regelgeving bouw, milieu, ruimtelijke ordening, APV en bijzondere wetten voor de stad Zoetermeer (of de regio). Zoetermeer realiseert deze missie op de volgende manieren: - processen die snel kunnen, voeren wij snel uit; - onze antwoorden op vragen van inwoners en bedrijven zijn duidelijk, begrijpelijk en op tijd; - wij zijn deskundig en actueel op het gebied van regelgeving en houden rekening met de belangen van de klant; - onze focus ligt op het regisseren van processen voor de inwoners en bedrijven; - wij toetsen aanvragen integraal aan de Wabo-regelgeving en zorgen ervoor dat ons toezicht integraal plaatsvindt in die gevallen dat dat nodig is; - wij communiceren actief en begrijpelijk over wat wel en niet is toegestaan en proberen zo het gedrag in de gebouwde omgeving te beïnvloeden. Dit VTH-beleidsplan is gebaseerd op de zogenaamde BIG 8 (zie kaft). Dit is een dubbele plan-do-check-act cyclus waarbij beleid en uitvoering met elkaar verbonden worden. Door het volgen van de BIG8 worden werkzaamheden doelmatig en planmatig uitgevoerd. Daarnaast zorgt het evaluatieonderdeel van deze cyclus ervoor dat het beleid steeds blijft aansluiten op de uitvoeringspraktijk. Deze aanpak is op grond van hoofdstuk 5 van de Wabo voor handhaving verplicht en wordt naar verwachting voor vergunningen geïntroduceerd in het aankomende wetsvoorstel VTH-taken. Bij ons werk staat dienstverlening centraal. Goede communicatie, bereikbaarheid en kwaliteit zijn daarbij onontbeerlijk. Informatie over bouwen, milieu en Ruimtelijke Ordening (RO) verstrekken wij via de gemeentelijke website, de Omgevingsbalie en de website van de ODH. De kwaliteit van ons werk bewaken wij door te werken overeenkomstig de eisen die we stellen in ons kwaliteitborgingsplan en dit periodiek te monitoren en te evalueren (zie blz. 13). 3
VERGUNNINGEN & MELDINGEN In de wet- en regelgeving is bepaald voor welke activiteiten inwoners en bedrijven een vergunning moeten aanvragen om ze te mogen uitvoeren of ondernemen. Het is echter niet nodig om elke aanvraag die wordt ingediend even diepgaand te toetsen aan de betreffende wet- en regelgeving. Sommige activiteiten zijn namelijk wel vergunningplichtig, maar scoren bijvoorbeeld laag op risico s in het kader van veiligheid en gezondheid. Om te kunnen bepalen welke aanvragen compleet getoetst moeten worden en bij welke vergunningaanvragen het verantwoord is om een beperktere toets uit te voeren, is aan de hand van zes, landelijk vastgestelde, criteria beoordeeld hoe groot de effecten zijn bij verschillende typen bouwwerken en activiteiten als er onverhoopt iets misloopt (op pagina 6 en in bijlage C wordt de systematiek uitgebreider toegelicht). Op grond van de uitkomsten van deze weging en vergelijking is een prioriteitenlijst opgesteld. De Wabo noemt dit programmatisch werken. Door programmatisch te werken zetten wij onze beschikbare capaciteit in voor het toetsen van vergunningaanvragen daar waar de risico s het grootst zijn en waarvoor onze deskundigheid en kennis het meest gevraagd is. Op die manier blijft Zoetermeer op een verantwoorde manier verzekerd van een veilige en gezonde bebouwde omgeving. Dit monitoren wij tijdens de looptijd van dit VTH-beleidsplan op twee punten: - Wij verlenen 99% van onze vergunningen binnen de wettelijke termijnen; - De kwaliteit van onze vergunningen voldoet altijd aan de eisen die wij stellen op grond van het kwaliteitborgingsplan (zie blz. 13). De punten die de grondslag vormen voor het Vergunningenuitvoeringsprogramma gelden natuurlijk onverkort voor onze uitvoeringspartners op het gebied van milieu, bodem en brandveiligheid. Het toetsen van deze onderdelen gebeurt echter, vanwege de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, altijd volledig. Huidige situatie 500% Ontwikkelingen vergunningen (besluiten) en leges (procentueel) De wereldwijde economische crisis had de afgelopen jaren ook haar weerslag op het aantal vergunningaanvragen en meldingen. Minder nieuwbouw, minder verbouwingen en minder bedrijfsvestigingen zorgden voor minder vergunningaanvragen en meldingen. Daarnaast zorgt deregulering er voor dat steeds meer activiteiten vergunningvrij worden. Sinds medio 2014 zien we echter weer een toename van het aantal vergunningaanvragen en meldingen. De grafieken hiernaast vertalen deze ontwikkelingen in cijfers. 450% 400% 350% 300% 250% 200% 150% 100% 50% 0% 2011 2012 2013 2014 vooroverleg bouw ro kap brand milieu (vv+m) tot. # verg Leges 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Ontwikkeling aantal vergunningen (besluiten) 2011 2012 2013 2014 vooroverleg bouw ro kap brand milieu (vv+m) 4
VERGUNNINGEN EN MELDINGEN Beleidskaders Hoe werkt het in Zoetermeer? Bij het afhandelen van vergunningaanvragen vormen de volgende (beleids)documenten onze belangrijkste (beleids)kaders: - Bouwen: Bestemmingsplannen; - Bouwen: Toetsprotocol activiteit bouwen, conform Landelijke Toetsmatrix Bouwbesluit 2012 (LTB) (zie bijlage D); - Bouwen: Toezicht protocol activiteit bouwen, conform Integraal Toezichtsprotocol (itp) (zie bijlage E); - Constructie: Methodiek constructief toetsen (zie bijlage F); - De Landelijke Handhavingstrategie (zie bijlage G); - Welstand: Welstandnota Zoetermeer 2013; - RO: beleidsregels voor het toepassen van.art 2.12, lid 1, onder a, sub 2 Wabo (mrt 2011) en idem sub 3 Wabo (feb 2013); - Bouwverordening; - Kappen: Beleidsregels Bomen; - Uitweg/inrit: APV; - Monumenten: Erfgoedverordening (2010) Van de hierboven opgesomde documenten wordt het Toetsprotocol activiteit bouwen, het Toezichtprotocol activiteit bouwen, de Methodiek constructief toetsen bouwplannen en de Landelijke Handhavingsstrategie met dit VTH-beleidsplan ter vaststelling aangeboden. In Zoetermeer doen wij het volgende als een aanvraag voor een vergunning wordt ingediend of een melding wordt gedaan: - wij streven ernaar informatievragen te beantwoorden binnen 30 minuten. Dit lukt ons omdat de informatie op de gemeentelijke website helder en begrijpelijk is; - wij brengen leges in rekening voor vooroverleg (niet voor het milieuonderdeel); - wij adviseren altijd om eenvoudige aanvragen meteen formeel in te dienen; - als een aanvraag moet worden aangevuld dan laten wij dat weten binnen 4 weken. 5
VERGUNNINGEN EN MELDINGEN: PROGRAMMA Niet iedere activiteit die vergunningplichtig is of moet worden gemeld herbergt dezelfde risico s bij een calamiteit. Om inzicht te krijgen in de effecten per activiteit bij een calamiteit wordt aan de hand van zes landelijk vastgestelde criteria, gekeken naar de impact en de omvang wanneer er onverhoopt iets misloopt. De uitkomsten van deze weging en vergelijking worden in een risico-afwegingsmodel gerangschikt en leiden tot een prioritering voor de toetsing. Kort en goed betekent het dat aanvragen voor activiteiten waar de kans dat een calamiteit zich voordoet en de impact en omvang van die calamiteit groot zijn als hij zich voordoet, volledig worden getoetst, terwijl bijvoorbeeld bij een fietsenschuurtje voor in de tuin van een woonhuis wordt volstaan met een beperkte toetsing. Dit heet programmatisch werken. Prioriteiten Toetsniveau s Capaciteit Activiteiten zijn type gebouwen of bedrijven, bijvoorbeeld wonen, industrie etc. Bij elke activiteit is gekeken welke maximale denkbare calamiteit kan optreden bij een normale bedrijfsvoering. Aan de hand van zes criteria zijn de effecten van de calamiteit beoordeeld. Dit zijn gezondheid, veiligheid, leefbaarheid, duurzaamheid, financieel en bestuurlijk. In deze methode wordt de kans buiten beschouwing gelaten. Er is gekeken naar de impact en de omvang van de calamiteit. Ook is rekening gehouden met naleefgedrag. Activiteiten waar de regels goed worden nageleefd krijgen een lagere prioriteit. Een volledige uitleg van het gebruikte risico-afwegingsmodel staat in bijlage C. Het resultaat is een prioriteitenlijst waarvan de top 10 hieronder staat. Een volledig overzicht staat in bijlage A. Top 10: Activiteit Industrie; Chemische industrie Agrarisch; Veehouderij (niet IPPC) Gevangenis Agrarisch; Dienstverlening landbouw (incl. hoveniers Sport; sportgebouwen (oa kantines) Bijeenkomst; bijeenkomst functie diversen (buurthuizen, kerken, verenigingsgeb.) Bijeenkomst; Horeca cafés en discotheken Winkel; shop bij benzinestation Industrie; industrie overig Diverse; inrichtingsgebonden Prioriteit 1. Zeer hoog 2. Hoog 2. Hoog 2. Hoog 2. Hoog 2. Hoog 2. Hoog 3. Gemiddeld 3. Gemiddeld 3. Gemiddeld Aan elke prioriteit is een niveau van toetsing verbonden: aanvragen met hoge risico s worden diepgaand getoetst, waar minder risico s zijn, toetsen wij meer globaal. Hiervoor wordt aangesloten bij het Landelijke Toetsprotocol Bouwbesluit 2012 (LTB). Het LTB is opgenomen in het Toetsprotocol activititeit bouwen van de gemeente Zoetermeer (zie bijlage D). De toetsmatrix betreft bouwactiviteiten. Voor activiteiten op het gebied van milieu schrijft de wet voor dat volledig wordt getoetst. Toetsniveaus: Wij werken programmatisch. Dit betekent dat de kengetallen (een ervaringscijfer gebaseerd op metingen uit het verleden; in dit geval hoe lang het duurt om een vergunning voor een bepaalde activiteit te verlenen) die wij tot en met 2014 hanteerden voor de verschillende typen aanvragen kunnen veranderen. Na vaststelling van dit VTH-beleidsplan en het bijbehorende Toetsprotocol activiteit bouwen kunnen de kengetallen veranderen. Na vaststelling wordt gestart met het programmatisch werken. Na één jaar is er meer en gedegen inzicht in wat het nieuwe beleid daadwerkelijk betekent voor de benodigde capaciteit en kan daarop worden geacteerd. 6
TOEZICHT & HANDHAVING Nadat een vergunning is verleend, een melding is gedaan en ook in het geval van vergunningvrije activiteiten, houden wij toezicht op de naleving van de weten regelgeving en, in het geval van vergunningverlening, de vergunningvoorschriften. Wij houden toezicht om ervoor te zorgen dat de activiteiten die worden gerealiseerd in orde zijn in het kader van veiligheid en gezondheid. Daarnaast bevordert ons toezicht het naleefgedrag van regels door inwoners en bedrijven. Om ervoor te zorgen dat we onze toezichtscapaciteit inzetten daar waar het nodig is, werken wij overeenkomstig het Toezichtsprotocol activiteit bouwen dat deel uitmaakt van dit VTH-beleidsplan (zie bijlage E). Op die manier blijft Zoetermeer op een verantwoorde manier verzekerd van een veilige en gezonde bebouwde omgeving. Dit toetsen wij tijdens de looptijd van dit VTH-beleidsplan op het volgende punt: - Wij houden in minimaal 90% van de bouwdossiers toezicht conform het vastgestelde Toezichtsprotocol activiteit bouwen binnen de daarvoor afgesproken termijnen. Als wij tijdens het houden van toezicht constateren dat sprake is van een activiteit die in strijd is met de wet-, regelgeving of vergunningvoorschriften, treden wij handhavend op. Handhaven heeft als doel de (illegaal) ontstane situatie terug te brengen naar een situatie die wel voldoet aan de (wettelijke) regels en (vergunning)voorschriften. Ons handhavingsbeleid toetsen wij tijdens de looptijd van dit VTH-beleidsplan op de volgende manier: - Minimaal 90% van de handhavingsverzoeken wordt binnen de wettelijke termijn afgehandeld (d.w.z. binnen 8 weken wordt een besluit genomen); - In minimaal 30% van de dossiers leidt mediation/informele afdoening tot het intrekken van een bezwaar voordat het ter zitting wordt behandeld door de commissie Behandeling bezwaarschriften. 7
TOEZICHT & HANDHAVING Beleidskaders Hoe werkt het in Zoetermeer? Bij (integraal) toezicht en handhaving wordt programmatisch gewerkt. De keuzes die leiden tot het handhavingsuitvoeringsprogramma (HUP) zijn vastgelegd in dit VTH-beleidsplan. Het HUP 2015 bevindt zich in bijlage I en wordt jaarlijks geactualiseerd conform de BIG 8. Verder is nog van toepassing: - wij controleren op basis van het Toezichtprotocol activiteit bouwen (zie bijlage E); - Wij hanteren de Landelijke handhavingsstrategie; hiermee worden gelijke gevallen op gelijke wijze behandeld in de handhaving (zie bijlage G); - wij blijven de regionale gedoogstrategie hanteren. De regionale gedoogstrategie maakt onderdeel uit van de Wabo sanctiestrategie Haaglanden (2011). Deze regionale strategie is gebaseerd op Gedogen in Nederland. De regionale gedoogstrategie is voor ons het uitgangspunt voor gevallen waar wij tijdelijk niet handhavend willen optreden. Om de kwaliteit van ons toezicht te waarborgen en te voldoen aan de wet- en regelgeving, werken wij altijd: - volgens vastgestelde processen o.b.v. de Landelijke Handhavingsstrategie (zie bijlage G); - bij de constatering van overtredingen volgens de interventiematrix als we een handhavingsinstrument inzetten (zie bijlage G); - op de volgende manier aan onze registratie: toezicht (ver)bouwen < 7 dagen in Toezichtsprotocol activiteit bouwen; constateringsrapport overige controles < 7 dagen. - een constateringsrapport bevat: naam van de toezichthouder en controlerende instantie; datum van de controle; locatie van de controle; eigenaar/gebruiker van object of perceel; historisch overzicht van vergunning(en) en toezicht; met wie daadwerkelijk gesproken is; wet- en regelgeving waarop is gecontroleerd; eventueel genomen monsters, metingen, gemaakte foto s; beschrijving constatering(en); conclusies en afspraken; handtekening toezichthouder. - oppakken klachten en handhavingsverzoeken <6 weken. 8
TOEZICHT & HANDHAVING: PROGRAMMA Niet iedere activiteit die wordt ontplooid, met vergunning of vergunningsvrij, kent dezelfde risico s als er iets misgaat. Om inzicht te krijgen in de effecten bij een calamiteit wordt voor verschillende typen activiteiten aan de hand van zes, landelijk vastgestelde criteria, gekeken naar de impact en de omvang wanneer er onverhoopt iets misloopt. De uitkomsten van deze weging en vergelijking worden in een risico-afwegingsmodel gerangschikt en leiden tot een prioritering voor het toezicht en de handhaving. De Wabo schrijft dit programmatisch toezichthouden en handhaven voor. In de dagelijkse uitvoeringspraktijk betekent het bijvoorbeeld dat het toezicht op de vergunningsvrije realisatie van een mantelzorgwoning uitgebreider is dan het toezicht op een fietsenstalling waarvoor vergunning is verleend, omdat die laatste geen verblijfsruimte is. De precieze systematiek van dit risico-afwegingsmodel wordt hieronder verder toegelicht. Prioriteiten Controleniveau s Capaciteit Activiteiten zijn herkenbare type gebouwen of bedrijven, bijvoorbeeld wonen, industrie etc. Bij elke activiteit is gekeken welke maximale geloofwaardige calamiteit kan optreden bij een normale bedrijfsvoering. Aan de hand van 6 criteria zijn de effecten van de calamiteit beoordeeld. Dit zijn gezondheid, veiligheid, leefbaarheid, duurzaamheid, financieel en bestuurlijk. Er is gekeken naar de impact en de omvang van de calamiteit. Ook is rekening gehouden met naleefgedrag. Activiteiten waar de regels goed worden nageleefd krijgen een lagere prioriteit. Er is onderscheid gemaakt naar de (ver)bouwfase, de gebruiksfase en de sloopfase van gebouwen. Het resultaat is een prioriteitenlijst waarvan de top 10 hieronder staat. Een volledig overzicht staat in bijlage B. Top 10:. Fase Activiteit Prioriteit T&H gebruik Industrie; Chemische industrie 1. Zeer hoog T&H bouw/verbouw Industrie; Chemische industrie 1. Zeer hoog T&H gebruik T&H gebruik T&H bouw/verbouw Bijeenkomst; Horeca cafés en discotheken Gezondheid; Verzorgingstehuis, ziekenhuis Gezondheid; Verzorgingstehuis, ziekenhuis 1. Zeer hoog 1. Zeer hoog 1. Zeer hoog T&H bouw/verbouw Agrarisch; Chemische industrie 2. Hoog T&H bouw/verbouw Gevangenis 2. Hoog T&H slopen/beëindigen Industrie; Chemische industrie, opslag gev.stoffen, 2. Hoog kleinschalig T&H slopen/beëindigen Gevangenis 2. Hoog T&H bouw/verbouw Winkel; shop bij benzinestation 2. Hoog Aan elke prioriteit is een niveau van toezicht verbonden: aanvragen met hoge risico worden intensief gecontroleerd, waar minder risico s zijn, controleren wij steekproefsgewijs. Dit heet de toezichtstrategie. Voor de komende periode wordt onderstaande toezichtstrategie gevolgd. 80% van de benodigde en beschikbare capaciteit voor het uitvoeren van de taken volgens de prioriteiten wordt programmatisch ingepland. 20% is gereserveerd voor klachten en meldingen, handhavingsverzoeken en bijzondere projecten. Na vaststelling van dit VTHbeleidsplan en de bijbehorende toezichtstrategie kan herijking van de benodigde capaciteit voor toezicht en handhaving nodig zijn. Voor dit VTHbeleidsplan werd namelijk nog niet programmatisch gehandhaafd op de bouwkundige en RO aspecten in de gebruiksfase. Door de vaststelling van de toezichtstrategie gebeurt dit wel. 9
TOEZICHT & HANDHAVING: UITVOERING Zoetermeer conformeert zich voor het houden van toezicht en de handhaving aan de (landelijke: voor bouw) toezicht- en sanctiestrategie (onderdeel van de Landelijke Handhavingsstrategie in bijlage G). Voor de uitvoering is het van belang welke vorm van toezicht wordt gekozen om zo effectief en efficiënt mogelijk op te treden. De toezichtstrategie beschrijft op hoofdlijnen de te volgen stappen bij een toezichtactie. De sanctiestrategie biedt een helder overzicht van welk type sanctie wordt toegepast bij welke overtreding. Het aansluiten bij de Landelijke Handhavingsstrategie biedt rechtszekerheid, zowel voor de overtreder als voor ons, en rechtsgelijkheid (bij een overtreding in Zoetermeer wordt precies hetzelfde gehandeld en gesanctioneerd als in veel andere gemeenten). Ook onze uitvoeringspartners, de ODH voor milieu en bodem en de VRH voor brandveiligheid, houden zich aan vastgestelde strategie. Deze specifieke strategie wordt apart ter besluitvorming voorgelegd en sluiten uiteraard aan op de uitgangspunten die Zoetermeer hanteert. Soms is het, vanwege de redelijkheid of andere, grotere belangen dan het handhavend optreden, nodig om bewust af te zien van handhavend optreden. In welke gevallen wij dat kunnen doen is beschreven de regionale gedoogstrategie zoals reeds beschreven op pagina 8 van het VTH-beleidsplan. Vormen van toezicht Toezichtstrategie Er wordt altijd eerst overwogen of problemen preventief kunnen worden opgelost, zonder dat er formele stappen worden gezet en inwoners en bedrijven wordt bewogen geen overtredingen te begaan. Dat doen wij door de inzet van de volgende instrumenten: - actieve communicatie; - waarschuwen; - bemiddelende gesprekken; - controleren of aan de regels wordt voldaan. Het toezicht in de uitvoering kan op verschillende manieren plaatvinden. Afhankelijk van de situatie kiezen wij voor een van de volgende manieren: - Object gericht: toezicht op bepaalde activiteit, bijvoorbeeld aan de hand van een verleende vergunning of algemene regels; - Gebiedsgericht: aanpakken van gebiedspecifieke problematiek, bijvoorbeeld in een straat of wijk; - branche/themagericht: toezicht op basis van een bepaald thema, zoals bijvoorbeeld de constructieve veiligheid van balkons of bepaalde branches In bijlage I, het Handhavingsuitvoeringsprogramma (HUP), is aangeven in welke situatie welke vormen van toezicht worden gebruikt. Het uitvoeren van toezicht vindt altijd plaats langs de volgende drie stappen: 1. voorbereiden bezoek; 2. controle ter plaatse; 3. registreren resultaten en bevindingen (zie p. 8 Hoe werkt het in Zoetermeer) Bij de controle ter plaatse is de toezichthouder/bouwinspecteur bevoegd om: - behalve woningen alle plaatsen te betreden; - inlichtingen te vorderen; - identificatie te vragen; - gegevens en stukken in te zien; - te onderzoeken en monsters te nemen; - vervoermiddelen te onderzoeken. Toezichthouders/bouwinspecteurs legitimeren zich altijd ongevraagd. Bij een geconstateerde overtreding start de toezichthouder een legalisatieonderzoek.. 10
TOEZICHT & HANDHAVING: UITVOERING Sanctioneren Als toezicht niet leidt tot naleving van de regels dan kunnen de volgende vier sanctieinstrumenten worden ingezet: - last onder dwangsom (geldboete indien overtreding niet ongedaan wordt gemaakt, wordt ook wel herstelsanctie genoemd); - last onder bestuursdwang (ongedaan maken van de overtreding door overheid op kosten van de overtreder); - bestuurlijke boete; - strafrechtelijke instrumenten. Wij hanteren de Landelijke Handhavingsstrategie, die vrijwel identiek is aan de Wabo handhavingsstrategie Haaglanden (2011). Om de strategie van sanctie-instrumenten te bepalen wordt enerzijds naar het gedrag van de overtreder gekeken en anderzijds naar de ernst van de overtreding. Dit is vastgelegd in de interventiematrix die hiernaast is afgebeeld. De bewust gemaakte overtredingen met ernstige gevolgen worden zwaarder aangepakt, bijvoorbeeld met een mix van bestuursrechtelijke en strafrechtelijke middelen. Bij de inzet van strafrechtelijke instrumenten is een nauwe samenwerking met de politie en het Openbaar Ministerie vereist. Een bijzondere situatie is daar waar de gemeente zelf onderwerp van handhaving is. Gedogen Onder bepaalde omstandigheden kan worden afgezien van handhaving op basis van de eerder vastgestelde regionale gedoogstrategie (onderdeel van de Wabo sanctiestrategie Haaglanden 2011). Deze regionale strategie is gebaseerd op de nota Gedogen in Nederland. Onder gedogen wordt verstaan het expliciete besluit van een bestuursorgaan om tegen een overtreding niet handhavend op te treden. Een gedoogsituatie is van tijdelijke aard doordat het strijdig handelen binnen afzienbare tijd ophoudt of gelegaliseerd is. Als tot gedogen wordt besloten dan dient de regionale gedoogstrategie gevolgd te worden. 11
INNOVATIE & PROCESVERBETERING Pionieren betekent dat wij steeds zoeken naar mogelijkheden om onze kwaliteit, processen en klantvriendelijkheid te verbeteren. De wensen en behoeften van de Zoetermeerse inwoners en bedrijven zijn daarbij altijd ons vertrekpunt en dus zoeken wij steeds naar de kansen en mogelijkheden die de wet- en regelgeving ons biedt. Naast het innoveren van de processen is borging van de kwaliteit belangrijk. Ook de bedrijfsvoering moet op orde zijn. Tot slot is actief communiceren een must om de inwoners en bedrijven van Zoetermeer goed en proactief tegemoet te treden om zo met elkaar een veilige en gezonde bebouwde omgeving te realiseren. Communicatie Monitoring & Evaluatie Bedrijfsvoering Zoetermeer communiceert actief: 1. Wij kijken naar de mogelijkheden en kansen binnen de wettelijke kaders; 2. Wij lichten inwoners en bedrijven begrijpelijk voor bij complexe en veranderende wetgeving; 3. Wij creëren bewustwording van de wet- en regelgeving; 4. Wij communiceren over goede voorbeelden; 5. Wij communiceren over het VTH-beleidsplan; 6. Wij leggen verantwoording af over onze resultaten en die van onze uitvoeringspartners; 7. Wij leren onze doelgroepen kennen; 8. Wij stimuleren naleefgedrag door middel van communicatie; 9. Wij communiceren actief over (structurele of veel voorkomende) klachten; 10. Wij beantwoorden vragen over inhoud en aanvragen zo snel mogelijk en begrijpelijk en communiceren van tevoren wanneer het antwoord komt. Monitoring en evaluatie vindt als volgt plaats: - Eénmaal per kwartaal wordt de voortgang van de uitvoeringsprogramma s gemeten en gerapporteerd aan het afdelingshoofd volgens een standaard format; - Aan het einde van het jaar worden de resultaten van het jaar gemeten en gerapporteerd aan de Gemeenteraad; - Op basis van de ervaringen wordt een programma voor het opvolgende jaar opgesteld en vastgesteld door het college van Burgemeester & Wethouders. Alle werkzaamheden worden geregistreerd. Dit geldt minimaal voor: - inhoudelijke beoordeling en adviezen over vergunningaanvragen; - procedurestappen in vergunning-, toezicht- en handhavingsprocessen; - resultaten van uitgevoerde controles (zie p.8); - geconstateerde overtredingen; - opgelegde sancties; - processenverbaal/constateringsrapporten; - klachten, meldingen en handhavingsverzoeken. Zoetermeer stuurt op: - klantgerichtheid; - prioriteiten; - registratie (discipline); - het nakomen en realiseren van de werkafspraken en processen. 12
INNOVATIE & PROCESVERBETERING Innovatie van kwaliteit Kwaliteitsborging Innovatie-ideeën Zoetermeer formuleert de vereiste kwaliteit van haar besluiten als volgt: - de wettelijke grondslag van een besluit is juist; - het besluit is goed gemotiveerd; - het besluit voldoet aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur; - het besluit is handhaafbaar. Er komt een systematiek om de kwaliteit te borgen. Met deze systematiek wordt stelselmatig gezocht naar verbeteringen, onder andere op het gebied van: - knelpunten in het proces; - versnellen van procedures; - verder uitbouwen van flitsvergunningen; - optimaliseren informatievoorziening; - uitvoeren van kwaliteitsaudits; - duidelijke kaders opstellen voor vooroverleg: waarom, voor wie en op welke wijze? Zoals reeds vermeld komt er een systematiek om de kwaliteit van zowel de organisatie, het proces als de medewerkers te borgen. Naast mogelijke toekomstige verplichtingen in het aankomende wetsvoorstel VTH-taken willen wij zelf graag onze processen naar een nog hoger niveau tillen. Wij zijn inmiddels gestart met het verbeteren (lean maken) van onze processen. Aanvullend daarop moet nog een aantal kwaliteitsmaatregelen worden genomen. Daarvoor is een separaat kwaliteitsborgingsplan opgesteld. Start van de uitvoering van dit plan staat gepland voor 2015. Zoetermeer wil pionieren. Er is nog veel ruimte voor verbetering. Als voorbeeld daarvan willen wij bijvoorbeeld streven naar het verlenen van circa de helft van de vergunningen binnen één week (als de daarvoor noodzakelijke randvoorwaarden in orde zijn). Andere ideeën zijn: - introduceren van een Vergunningenkamer, waar het interne afstemmingsproces gestroomlijnd wordt; - oprichten van een ondernemerswebsite gericht op het verbeteren van de kennis bij ondernemers; - voorlichting nieuwe stijl, meer gericht op het informeren en verkennen van mogelijkheden en kansen voor inwoners en ondernemers; - samen met de afdeling Stedelijke Ontwikkeling wordt gekeken op welke manier de dienstverlening aan ondernemers verder verbeterd en eenduidiger gemaakt kan worden. 13
VERGUNNINGEN & MELDINGEN: PROGRAMMA Na vaststelling van het VTH-beleidsplan werken wij voor het eerst met een vergunningenuitvoeringsprogramma (VUP). De activiteiten zijn geprogrammeerd overeenkomstig de uitkomsten uit het risico-afwegingsmodel en zijn dus het resultaat van een integrale beoordeling. Het programma is geclusterd naar activiteiten, waaraan een zeer hoge tot zeer lage prioriteit is toegekend. Op grond daarvan is de (geprognotiseerde) hoeveelheid capaciteit bepaald die per activiteitencluster wordt ingezet. In onderstaande tabel staat een samenvatting van het VUP. In deze tabel is weergegevens per prioriteit hoeveel tijdinzet er verwacht wordt. In tegenstelling tot toezicht en handhaving waarbij de inzet precies gepland kan worden, is de tijdinzet voor vergunningen afhankelijk van het aantal aanvragen. Als er bijvoorbeeld in 2015 geen vergunningaanvragen komen bij de chemische industrie, dan kan de betreffende 177 uur ingezet worden voor andere taken. Onderstaande tabel is dus een grove prognose, die afhankelijk is van de activiteiten van inwoners en ondernemers van de gemeente Zoetermeer in 2015. De aanvragen met een lagere prioriteit worden minder intensief getoetst. Omdat er daarvan relatief veel zijn gaat er toch veel tijd naar dossiers met een lage prioriteit. In bijlage H is het hele VUP 2015 opgenomen. Fase: Vergunningen en meldingen 14
TOEZICHT & HANDHAVING: PROGRAMMA Het handhavingsuitvoeringsprogramma bouwen/ro (HUP) ziet er iets anders uit dan de jaren hiervoor. De werkzaamheden zijn geprogrammeerd overeenkomstig de uitkomsten uit het risico-afwegingsmodel en zijn dus het resultaat van een integrale beoordeling. Het programma is geclusterd naar typen toezicht en de (geprognotiseerde) hoeveelheid capaciteit die daarop per fase in 2015 wordt ingezet. Onderstaande uren worden geprogrammeerd naast uren die nodig zijn voor onverwachte zaken als handhavingsverzoeken, klachten en meldingen en dergelijke. Hiervoor is 20% gereserveerd. In bijlage I is het totale HUP bouwen/ro 2015 opgenomen. Fase: (ver)bouw Fase: sloop Fase: gebruik Totaal 15