Fuiven organiseren Meer dan fun en een feestje!
Alles over fuiven organiseren Alle informatie en een praktische checklist voor wie fuiven wil organiseren www.fuifpunt.be Formaat Jeugdhuiswerk Vlaanderen tel. 03 226 40 83 www.formaat.be Billijke vergoeding www.bvergoed.be www.ikgebruikmuziek.be Awel, luistert naar kinderen en jongeren tel. 102 of www.awel.be Sabam tel. 02 286 82 11 www.sabam.be Een uitgave van De Ambrassade, Leopoldstraat 25, 1000 Brussel
Fuiven organiseren Meer dan fun en een feestje! Ben je van plan om een fuif te organiseren met enkele vrienden of je jeugdvereniging? Fijn idee, maar informeer je vooraf goed over wat mag en vooral waar je allemaal rekening mee moet houden. Ga zeker eens kijken op de website fuifpunt.be. Daar vind je alle recente informatie.
Wie kan een fuif organiseren? Er bestaat nogal wat verwarring over de leeftijd die je moet hebben om een fuif te organiseren. Eigenlijk is het eenvoudig: je moet 18 jaar zijn om contracten te mogen ondertekenen. Ben je jonger dan achttien? Dan mag je wel een activiteit organiseren, maar dan moet je een meerderjarige (een ouder, begeleider of kennis) vragen om de contracten te tekenen en de verantwoordelijkheid te dragen.
Wie is verantwoordelijk als je met enkele vrienden of je jeugdbeweging een fuif organiseert? Als je met verschillende mensen een fuif wil organiseren, sta je best even stil bij je statuut als organisator. Het is niet altijd nodig om een rechtspersoon op te richten. Je kan ook samenwerken zonder een juridische structuur. Dat is een feitelijke vereniging. Om uiteenlopende redenen - en afhankelijk van de grootte van de fuif en de mogelijke risico s - kan het interessant zijn om bijvoorbeeld een vzw op te richten. Een belangrijk argument is dat je als lid van een feitelijke vereniging persoonlijk aansprakelijk kan gesteld worden. Alle informatie hierover vind je op fuifpunt.be.
Waarvoor ben je verantwoordelijk als je een fuif organiseert? Of je nu alleen of met een vereniging iets organiseert: besef goed dat je verantwoordelijk bent voor alles wat er binnen de zaal (de tent of het festivalterrein) gebeurt, maar ook voor wat er daarrond gebeurt. Een organisator moet de fuif als een goede huisvader organiseren. Gebeurt er iets dat je niet meer onder controle hebt? Dan moet je de politie inschakelen. Rond de zaal (of het terrein) gelden de regels van de openbare orde, rust en veiligheid. De politie is daarvoor verantwoordelijk en kan daar toezicht houden. Het is dus belangrijk dat je vooraf duidelijke afspraken maakt met de lokale politie.
Welke vergunningen moet je aanvragen als je een fuif organiseert? De gemeente waar je iets organiseert bepaalt zelf heel wat regels. Informeer je vooraf heel goed wat je wel en niet moet aanvragen: stap binnen bij de jeugddienst in je buurt. Die helpt jou graag verder. Vraag zeker na hoe het in jouw gemeente zit met: milieuvergunningen en geluidsnormen meldingsplicht en vergunningsplicht een eventuele tapvergunning een aanvraag om etenswaren te verkopen Informeer je ook over het afsluiten van straten of pleinen, het gebruik van een geluidswagen of de promotie met affiches en flyers, de afvalregeling, de security rond je evenement en de afspraken over het sluitingsuur (en nachtlawaai). Op fuifpunt.be vind je een zeer duidelijk overzicht van alle mogelijke vergunningen.
Hoe zit dat nu eigenlijk met die geluidsnormen op fuiven en concerten? Stel jezelf de vraag: Hoe hoog is het maximale geluidsniveau dat we nodig hebben? De wet vermeldt drie categorieën geluidsnormen, opgesteld vanuit het maximale geluidsniveau in de inrichting. Als organisator van de fuif of het concert moet je rekening houden met extra maatregelen die je al dan niet moet nemen bij de drie geluidscategorieën. De wet is opgesteld door Vlaanderen. Weet dat een gemeente de wet strenger kan toepassen. Vraag dit dus zeker na bij de gemeente waar het evenement plaatsvindt. Categorie 1 gaat tot een maximaal geluidsniveau van 85 db(a), gemeten over 15 minuten. Hieronder vallen activiteiten zoals muziek in cafés, fitnesscentra of sportmanifestaties. In deze categorie zijn metingen niet verplicht, maar deze categorie is niet geschikt voor de organisatie van een fuif.
Niet iedereen mag zomaar security op een T-shirt drukken, enkel erkende beveiligingsfirma s mogen dat Categorie 2 gaat tot 95 db(a), eveneens gemeten over 15 minuten aan de mengtafel. Meten is verplicht, registreren niet. Een geluidsbegrenzer is toegelaten als die zo afgesteld is dat de norm gerespecteerd wordt. Categorie 3 legt het maximale geluidsniveau op 100 db(a), gemeten over 60 minuten aan de mengtafel. Als organisator moet je gratis oordoppen ter beschikking stellen en je bent verplicht om het geluidsniveau te meten en te registreren. Voor vaste geluidsinstallaties moet een geluidsplan worden opgemaakt.
Hoe zit dat met SABAM en hoe regel je dat best? SABAM int en verdeelt de auteursrechten van beschermde muziek. Als je op een fuif (live of opgenomen) muziek speelt, moet je auteursrechten betalen. Ook als je geen toegangsgeld vraagt. Voor fuiven en dansfeesten betaal je meestal een forfaitprijs. Die hangt af van de grootte van de zaal en de gevraagde inkomprijzen. Vergeet niet dat je de SABAM-aanvraag tien dagen voor je activiteit moet versturen. Dat kan online via E-licensing of met de post. Informeer je bij je jeugddienst of op de website van SABAM (zie pagina 2 van deze folder).
Wat is het verschil tussen SABAM en de billijke vergoeding? SABAM regelt de auteursrechten: de geïnde bedragen zijn bestemd voor wie de muziek gemaakt heeft. De billijke vergoeding is bestemd voor de producenten en uitvoerders van muziek (met andere woorden de eigenaars en muzikanten). Wie in het openbaar muziek speelt, moet een billijke vergoeding betalen. Sommige jeugdhuizen en zaaluitbaters betalen daarvoor een jaarlijkse forfait. Als dat niet het geval is, of je organiseert een fuif in openlucht of in een tent, wordt de billijke vergoeding bepaald op basis van de oppervlakte van de zaal of het terrein. Zorg ervoor dat je uiterlijk vijf dagen voor je fuif de aanvraag hebt gedaan. Dat kan via de website www.ikgebruikmuziek.be. De jeugddienst kan je hier zeker bij helpen.
Vraag vooraf goed na hoe het in jouw gemeente zit met vergunningen en meldingsplicht, een tapvergunning of toelatingen om etenswaren te verkopen
Welke verzekeringen moet een organisator van een fuif afsluiten? Maak vooraf een afspraak met een verzekeringsagent, of laat je goed informeren door iemand die ervaring heeft met fuiven organiseren. Ook hier telt de gouden regel voorkomen is beter dan genezen!. Een overzicht van mogelijke verzekeringen. Burgerlijke aansprakelijkheid: voor schade aan derden door een organisatiefout. Kijk goed na of de verzekering van je vereniging geldt voor fuiven en evenementen. Brandverzekering: check of de verhuurder van de zaal een verzekering heeft tegen brand, of je zelf een polis moet afsluiten. Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing: de zaaluitbater moet verzekerd zijn tegen schade als gevolg van brand of ontploffing. Burgerlijke aansprakelijkheid tent: voor schade veroorzaakt door het wegwaaien van een tent. Check ook het nut van een verzekering rechtsbijstand, slecht weer, ongevallen van medewerkers, verzekering alle risico s (tegen schade, diefstal of stormschade aan je materiaal of waardevolle materialen die je huurt) en contractuele aansprakelijkheid.
Wat mag een organisator niet doen? Elke organisator (maar ook de medewerkers van een fuif) moeten zich aan bepaalde regels houden. Je mag geen alcohol verkopen of geven aan minzestienjarigen. Je mag geen alcohol schenken aan iemand die dronken is. Je mag niemand aanzetten of zelf deelnemen aan spelletjes die leiden tot dronkenschap. Je mag geen sterke drank schenken of verkopen aan minachttienjarigen (dus ook geen alcoholpops, breezers of premix dranken!) Je mag geen druggebruik toelaten: als dat gebeurt kan de politie de fuif stilleggen. Je mag niemand fouilleren. Hang liever een verbodsbord tegen drugs, dan zelf de wet te overtreden.
Is een T-shirt met security een garantie voor een veilige fuif? Heel duidelijk: neen! Meer nog: je mag niet zomaar security op T-shirts of jassen drukken. Enkel erkende bewakingsfirma s mogen dat. De wetgeving op bewaking is heel streng en enkel erkende bewakingsfirma s mogen bepaalde taken uitvoeren. Ofwel werk je met zo n firma, ofwel werk je met vrijwilligers ofwel combineer je de twee. Sommige verhuurders van zalen verplichten je in hun contract om een bewakingsfirma in te zetten. Informeer je vooraf duidelijk welke taken welke mensen mogen uitvoeren. Als je security inzet, heb je daarvoor toestemming nodig van de burgemeester. Check bij de jeugddienst hoe je daarvoor vergunningen krijgt.
Mag je iemand de toegang tot een fuif weigeren? In principe mag een minzestienjarige niet binnen op een fuif zonder begeleiding van een volwassene. Een jongere, hoe oud hij ook is, mag wel altijd binnen in een evenement dat geen winstdoel nastreeft (fuiven die niet uit handelsgeest worden georganiseerd, zoals fuiven van een school, vereniging of jeugdhuis). Je mag op je fuif niemand weigeren op basis van ras, huidskleur, geslacht, seksuele geaardheid of afkomst. Je kan de toegang wel weigeren als de zaal boven haar capaciteit gaat, of als iemand strafbare feiten pleegt zoals drugsbezit, dronkenschap, geweldpleging, enzovoort. Let op: een organisator van een fuif heeft niet het recht om iemands identiteit te controleren. Je mag enkel ticketcontrole uitvoeren en vragen dat iemand vrijwillig zijn leeftijd bewijst. Op fuifpunt.be vind je alle informatie hoe je dat wettelijk aanpakt.
Mag je promotiepanelen plaatsen langs de kant van de weg? Om grote panelen te plaatsen heb je soms een bouwvergunning nodig. Informeer vooraf bij je gemeente, want de wetgeving verschilt. Waar mag je affiches hangen? Je mag niet overal affiches hangen. Veel steden en gemeenten hebben speciale aanplakborden, waar het wel mag. Let op, want wildplakken wordt streng bestraft, vaak tot boetes van enkele honderden euro s. Op private plekken heb je de toestemming van de eigenaar nodig: hang dus geen affiches op bushokjes, elektriciteitscabines, brugpijlers of andere openbare plekken. Voor de promotie geldt opnieuw: informeer vooraf bij je gemeente wat mag en kan.
Wie is die verantwoordelijke uitgever? Op alle affiches en flyers moet een verantwoordelijke uitgever vermeld staan, met naam en adres. Ook verenigingen of vzw s moeten hun maatschappelijke zetel vermelden. De VU is bedoeld om de oorsprong van het drukwerk makkelijk te achterhalen. Vergeet ook niet op je flyer te vermelden Verboden op de openbare weg te gooien. Dat is wettelijk verplicht.
Dit is een folder van Jongerengids. Jongerengids is de snelste weg naar betrouwbare informatie. Voor een antwoord op al jouw vragen, surf naar www.jongerengids.be. Fuifpunt.be werkte mee aan deze folder. www.fuifpunt.be Voorjaar 2016: V.U. Eva Vereecke, Leopoldstraat 25, 1000 Brussel met steun van: Folders bestellen? Surf naar www.ambrassade.be/webshop