Innovatieve oplossingen voor materiaalbeheer

Innovatieve oplossingen voor materiaalbeheer

Innovatieve oplossingen voor materiaalbeheer SpaceTRAX is onze software-oplossing voor verbetering van de materiaalstroom en minimalisering van omlooptijd en opslagwaarde. SpaceTRAX NoCount biedt betere controle van grote hoeveelheden artikelen met een lage waarde om het bevoorradingsproces efficiënter te maken. SpaceTRAX Point of Use maakt het volgen van afzonderlijke artikelen met een hoge waarde eenvoudig.

Een solide basis in de operationele, klinische en culturele uitdagingen van de gezondheidszorg Veiligheid. Bescherming. Efficiëntie. Het zijn meer dan alleen woorden. Samen vormen ze onze missie. STANLEY Healthcare biedt een compleet pakket oplossingen voor ingrijpende verbetering van de veiligheid, bescherming en operationele efficiëntie. Ons aanbod varieert van patiënt-, bewoner- en personeelsbeveiliging tot toeleveringsketen- en waardebeheer, patiëntveiligheid, bewaking van milieufactoren en optimalisatie van klinische operaties en werkstromen. Wat ons onderscheidt van andere leveranciers in de gezondheidszorg is onze unieke en complete aanbod van oplossingen die de veiligheid, bescherming en operationele efficiëntie helpen verbeteren. De oplossingen van STANLEY Healthcare overstijgen afdelingen om waarden, voorraden, patiënten, bewoner, personeel en andere bronnen te optimaliseren en te bewaken. Met STANLEY Healthcare als partner koopt u niet alleen producten, maar investeert u in uw toekomst de dag van morgen wordt zo veiliger, zekerder en efficiënter. STANLEY Healthcare maakt deel uit van STANLEY Black & Decker, een bedrijf in de Fortune 250. Wij werken al 100 jaar met ziekenhuizen en chirurgieafdelingen, verpleeg- en verzorgingshuizen en hebben meer den 15.000 implementaties over de hele wereld uitgevoerd.

Materiaalbeheer / SpaceTRAX Materiaalbeheer Onze oplossing voor materiaalbeheer is gebaseerd op twee afzonderlijke producten: SpaceTRAX NoCount en SpaceTRAX Point of Use. Beide producten zijn ontwikkeld op basis van onze 100 jaar ervaring met organisaties in de gezondheidszorg, om hun te helpen bij het optimaliseren van hun inventaris. Iedere oplossing is gericht op een afzonderlijk type ziekenhuisomgeving. Onze oplossingen zijn uniek omdat ze gebruikmaken van uiteenlopende technologieën die worden gecombineerd in een systeem voor inventarisbeheer dat wordt onworpen voor de unieke werk- en zorgomgeving van iedere klant. Afzonderlijk heeft iedere methode voor het bijhouden van de inventaris, van handmatige registratie op papier tot RFID-scans, zijn eigen sterke en zwakke punten. Door te profiteren van de sterke punten van iedere methode en deze te integreren in één oplossing, krijgt u letterlijk het beste van elk in één systeem. EFFICIËNTE bevoorrading met het tweebakkensysteem SpaceTRAX NoCount is een toepassing voor inventarisbeheer die zorginstellingen van iedere omvang helpt met het logistieke beheer van de toeleveringsketen en een oplossing biedt die exact op uw operationele omgeving is toegesneden. Deze oplossing betekent economische efficiëntie voor ziekenhuizen doordat te grote voorraden worden verkleind, verliezen door verlopen artikelen worden geëlimineerd, voorraadrotatie toeneemt en de verwerkingskosten dankzij betere kwaliteit en verzekerde leveringen dalen. Dit is een ideale oplossing voor grote hoeveelheden artikelen met een lage prijs. De oplossing maakt gebruik van het unieke tweebakkensysteem om de tijd voor nabestelling en bevoorrading van toeleveringsartikelen te optimaliseren. Het tweebakkenconcept werkt met twee bakken: een actieve bak en een reservebak. Wanneer het laatste artikel uit de actieve bak wordt gebruikt, wordt de inhoud van de reservebak naar de actieve bak verplaatst en wordt het losse artikellabel gebruikt voor nabestelling. Hiermee krijgt de toeleveringsafdeling automatisch bericht dat een artikel moet worden aangevuld. Zodra de reservebak is bevoorraad, wordt het losse label van het paneel of de rail teruggeplaatst in de bak. Wij realiseren ons dat er talloze systemen zijn waarvan altijd wordt beweerd dat ze u helpen uw magazijnvoorraad te optimaliseren. Maar recent onderzoek heeft aangetoond dat het revolutionaire tweebakkensysteem van SHS concrete verbeteringen in efficiëntie biedt. Inventarisbeheer online De SpaceTRAX Point of Use -toepassing voor inventarisbeheer laat toeleveringen naadloos aansluiten op artsen, patiënten en procedures. Dit geavanceerde inventarisbeheersysteem werkt met de eigen streepjescodes van fabrikanten en RFIDtechnologie voor snellere kostenregistratie, afname van overtollige voorraad en snellere voorraadrotatie. Dit systeem is vooral bedoeld voor organisaties met bevoorrading van dure producten. SpaceTRAX Point of Use maakt inventarisbeheer via internet mogelijk. Het uiteindelijke doel is vermindering van de taken van uw klinische personeel, zodat die zich kan concentreren op bezigheden met een grotere meerwaarde. De oplossing richt zich op verschillende gebieden om uw inventarisbeheer te optimaliseren: Automatische registratie van alle artikelen, inclusief verloopdatums Melding van artikelen die zijn verlopen of die bijna zijn verlopen Informatie over gebruik in realtime voor nauwkeurigere voorraadplanning en inkoop Toegang tot een continu bijgewerkte wereldwijde database van voorraadeenheden Mogelijkheid om kosten toe te wijzen aan specifieke procedures en patiënten voor nauwkeurigere kostenregistratie en transparante procedurekosten Een compleet rapportagesysteem waarmee u uw voorraadverbruik op verschillende manieren kunt uitsplitsen 04

Materiaalbeheer / SpaceTRAX Gegarandeerd rendement op uw investeringen Al onze producten voor materiaalbeheer hebben één eigenschap gemeen: ze helpen instellingen in de gezondheidszorg een hoger rendement op investeringen te behalen. Dit wordt vooral bereikt op drie manieren: 1. Het klinish personeel bespaart tijd door efficiëntere processen en procedures voor inventarisbeheer 2. Er wordt inzicht geboden in verbruikspatronen, zodat ziekenhuizen met hun leveranciers en aanbieders kunnen onderhandelen over voordeligere overeenkomsten 3. De bestaande voorraad wordt maximaal benut en inventariswaarde en voorraadverlies doordat artikelen verlopen worden verminderd Belangrijke ROI-cijfers Met SpaceTRAX NoCount ondervinden organisaties in de gezondheidszorg dat tot 95% minder tijd wordt besteed aan de inventaris en bevoorrading en dat de beschikbare voorraad tot 50% wordt verminderd. Met SpaceTRAX Point of Use merken organisaties in de gezondheidszorg dat de inventariswaarde met 15-35% afneemt en dat de kosten van verlopen artikelen worden verlaagd met 50-90%. De meeste van onze klanten bereiken een rendement op investeringen in minder dan zes maanden. Neem contact op met uw plaatselijke verkoopvertegenwoordiger voor meer informatie over de voordelen van onze oplossingen voor materiaalbeheer voor uw organisatie in de gezondheidszorg. 05

Materiaalbeheer / SpaceTRAX NoCount De oplossing voor optimalisering van uw interne bevoorradingsproces NoCount SpaceTRAX NoCount maakt de implementatie van een complete toeleveringsstrategie voor het ziekenhuis mogelijk en zorgt voor geplande leveringen van producten en goederen op basis van de werkelijke behoefte. Actief beheer van de vraag is essentieel voor een rationele toeleveringsketen. SpaceTRAX NoCount biedt als ondersteunende toepassing voor interne logistiek volledige controle over materialen van centrale toelevering tot de afzonderlijke afdeling of de operatiekamer. Deze oplossing betekent economische efficiëntie voor ziekenhuizen doordat te grote voorraden worden verkleind, verliezen door verlopen artikelen worden geëlimineerd, de voorraadrotatie toeneemt en de verwerkingskosten dankzij betere kwaliteit en verzekerde leveringen dalen. Bovendien wordt bespaard op kostbare tijd die dagelijks wordt besteed aan het zoeken naar producten, handmatige bevoorrading en inventariswerkzaamheden. SpaceTRAX NoCount is speciaal ontwikkeld voor ondersteuning van het tweebakkensysteem (Kanban) voor bevoorrading, een toonaangevend systeem dat internationaal wordt toegepast in de gezondheidszorg. SpaceTRAX NoCount is schaalbaar en is gemakkelijk te implementeren, zowel op afzonderlijke afdelingen als in hele ziekenhuizen. Het is een ideale oplossing voor grote hoeveelheden artikelen met een lage prijs. Tijdsbesparing met SpaceTRAX NoCount Inventarisbeheer vóór implementatie van SpaceTRAX NoCount Artikelen identificeren Order verzenden Verzamelen en verpakken Leveren aan afdeling Leveren aan de patiëntenzalen 13,4 uur per week (index 100) Inventarisbeheer met SpaceTRAX NoCount Artikelen identificeren Verzamelen en verpakken Leveren aan de afdeling en de patiëntenzalen Centrale toelevering Afdeling 5,5 uur per week (index 41) 06

Materiaalbeheer / SpaceTRAX NoCount De voornaamste bewezen voordelen Blijvende productiviteitsverbetering: Klinisch personeel: 100% Facilitair personeel: 21% Voordelen voor opslagruimte: Ruimtewinst: 22% Voordelen voor toelevering: Afname van inventaris: 33% Afname van waardevermindering: 90% Bron: Afdeling voor spoedeisende medische zorg, Academisch ziekenhuis in Lund. 07

Materiaalbeheer / SpaceTRAX NoCount De software SpaceTRAX NoCount is gespecialiseerde software voor bevoorrading die de technologie van RFID (radio frequency identification) beschikbaar stelt voor het bevoorradingsproces van ziekenhuisafdelingen. Door gebruikmaking van zowel RFID als streepjescodes is SpaceTRAX NoCount een ideaal middel voor gegevensverzameling waarmee de voorraadbehoeften van verschillende magazijnen wordt bepaald terwijl de inspanningen van medewerkers van zowel de afdelingen als de centrale toelevering worden verminderd. Door de flexibiliteit en schaalbaarheid van SpaceTRAX NoCount is het systeem naadloos in te passen in de bestaande logistieke infrastructuur. Er zijn specifieke tools voor logistieke ondersteuning ontworpen waarmee toeleveringscentra de inventaris kunnen beheren en de werkelijke vraag kunnen vaststellen. 1 NoCount 2 3 Invoer SpaceTRAX detecteert welke bevoorrading nodig is door gegevensregistratie in realtime met RFID en/of scans van streepjescodes van losse artikellabels (1). Uitvoer SpaceTRAX is eenvoudig te koppelen aan bestaande ERP-systemen en genereert waardevolle gebruiksgegevens (2). SpaceTRAX genereert accurate uitgiftelijsten waarmee toeleveringsmedewerkers de bevoorrading uitvoeren (3). Voordelen Automatiseert het volledige bevoorradingsproces voor ziekenhuisafdelingen met zowel RFID (in realtime) als streepjescodelezers. Verbetert het algemene serviceniveau en de responstijden voor bevoorrading voor de werkelijk vereiste voorraden. Verlaagt het aantal reguliere en urgente bevoorradingen. Verzamelt historische verbruiksgegevens voor optimalisatierapporten over bevoorrading. Aansluiting op hosttoepassingen van het ziekenhuis (ERP, WMS, MMIS, enz.) 08

Materiaalbeheer / SpaceTRAX NoCount Voordelen Een uniform concept voor het hele ziekenhuis met vaste artikellocaties. Bevoorradingsniveaus en bestelhoeveelheden worden gestandaardiseerd. Bestelling wordt geactiveerd door werkelijk verbruik. Constante voorraadrotatie en minder waardevermindering. Het tweebakkenconcept Het tweebakkenconcept dat wij in 1972 hebben geïntroduceerd, vereenvoudigt het proces voor behoeftebepaling aanzienlijk. In vergelijking met andere bevoorradingssystemen is het tweebakkenconcept uitzonderlijk, omdat er geen voorraadbepaling (geen telling - No Count ) of verificatie plaatsvindt om behoeften te bepalen. Bovendien betekent dit concept een forse verbetering van de geleverde service, gegarandeerd beter beheer van voorraden in opslagruimten en gemakkelijkere voorraadrotatie een essentiële stap om overschrijding van de uiterste gebruiksdatum te voorkomen. Het tweebakkenconcept werkt met twee bakken, een actieve bak en een reservebak. Wanneer het laatste artikel uit de actieve bak wordt gebruikt, wordt de inhoud van de reservebak naar de actieve bak verplaatst en wordt het losse label gebruikt voor nabestelling, hetzij met een scannerrail (streepjescodelezer) of een RFID-wandpaneel (RFIDlabels). Hiermee krijgt de toeleveringsafdeling automatisch bericht dat een artikel moet worden aangevuld. Zodra de reservebak is bevoorraad, wordt het losse label van het paneel of de rail teruggeplaatst in de bak. Sinds de invoering heb ik nog nooit ook maar één telefonische klacht ontvangen dat een artikel niet meer in voorraad was. Logistiek manager, Goulburn Valley Health, Australië Recent onderzoek heeft aangetoond dat het revolutionaire tweebakkenconcept van STANLEY Healthcare concrete verbeteringen in efficiëntie oplevert. Uit een onderzoek in Canadese en Franse zorginstellingen bleek dat de gemiddelde besteltijd via de toeleveringsketen vier to zeven keer korter was met het tweebakkenconcept dan met traditionele systemen voor periodieke bevoorrading. Minder oppervlakte en lagere inventariswaarde met SpaceTRAX NoCount Index 100 22% Index 100 33% 50 50 0 Vloeroppervlak 0 Inventariswaarde Vóór SpaceTRAX NoCount Met SpaceTRAX NoCount Bron: Afdeling voor spoedeisende medische zorg, Academisch ziekenhuis in Lund, Zweden 09

Materiaalbeheer / SpaceTRAX NoCount De artikelen in de reservebak worden naar de actieve bak verplaatst. De verpleegster pakt het laatste artikel uit de actieve bak. Afdeling Centrale toelevering Artikelen worden in lege reservebakken geplaatst en labels worden teruggeplaatst in klemmen van het RFID-wandpaneel.... en transporteert artikelen naar de afdeling met een toeleveringslijst. De Centrale Toelevering verzamelt en verpakt artikelen in het magazijn 10

Materiaalbeheer / SpaceTRAX NoCount Toeleveringscyclus met SpaceTRAX NoCount -software en het tweebakkenconcept Voordelen Het verwijderbare artikellabel wordt verwijderd van de klem van het RFIDwandpaneel. Het RFID-wandpaneel verzendt automatisch een bestelling naar de Centrale Toelevering. De Centrale Toelevering ontvangt automatisch een bestelling. De Centrale Toelevering drukt een uitgiftelijst af. Volledige automatisering van het bevoorradingsproces voor afzonderlijke afdelingen. Overzicht in realtime van de bevoorradingsbehoefte op alle magazijnlocaties. Traceerbaarheid vanvoorraadbestellingen vanaf het moment van bestelling tot het moment van levering. Verbetering van het algemene serviceniveau en responstijden voor bevoorrading voor de werkelijk vereiste leveringen. Een gestandaardiseerde artikelstroom voor lagere kapitaalinvesteringen in inventaris. Verminderde administratie voor verplegend personeel en meer tijd voor verpleging. Algehele verlaging van de voorraadniveaus door het voorkomen van te grote voorraden. Consistente rotatie en voorkomen van verlopen artikelen. Afname van fysieke opslagbehoefte door toepassing van bevoorrading op basis van verbruik. Mogelijkheid om te reageren op spoedbestellingen. Kwaliteitsbewaking van toeleveringsketen en optimalisering van bevoorradingssysteem door verzameling van historische verbruiksgegevens. Als u SpaceTRAX NoCount combineert met het beproefde tweebakkenconcept voor inventarisbeheer, realiseert u de volgende doelstellingen: De juiste hoeveelheid van de juiste artikelen op het juiste moment op de juiste plaats. 11

Materiaalbeheer / SpaceTRAX NoCount Praktijkvoorbeeld: Academisch ziekenhuis in Lund, Zweden Het management van het Academisch ziekenhuis in het Zweedse Lund besloot dat een nieuwe logistieke organisatie nodig was om de patiëntenzorg in het hele ziekenhuis te verbeteren. Het ziekenhuismanagement stelde 7 belangrijke doelen op voor de nieuwe logistieke organisatie, op basis van hun algemene visie: De juiste hoeveelheid van de juiste artikelen op het juiste moment op de juiste plaats te krijgen. Een testproject en een praktijkonderzoek werden uitgevoerd door de afdeling voor spoedeisende medische zorg. Doelstellingen De toeleveringsprocedure van de afdeling voor spoedeisende medische zorg was vóór de implementatie van SpaceTRAX NoCount gebaseerd op handwerk. Op de afdeling waren twee mensen verantwoordelijk voor het inventarisbeheer. Hun bevoorradingsbeslissingen waren grotendeels gebaseerd op ervaring en subjectieve beoordelingen van de benodigde artikelen en hoeveelheden voor de komende periode. De positieve uitkomst van het testproject heeft geleid tot de implementatie van SpaceTRAX NoCount in het hele ziekenhuis. Resultaten Vereenvoudiging van de toeleveringsprocedures zodat personeel op de afdelingen zich meer kan concentreren op de behandeling van patiënten Vermindering van de tijd die verplegend personeel besteedt aan inventarisbeheer met 100% Vermindering van de tijd die in totaal wordt besteed aan inventarisbeheer met 59% Door een slimmere toeleveringsprocedure voor optimalisering van opslagfaciliteiten en dus minimalisering van benodigde ruimte op afdelingen Vermindering van het inventarisniveau met 33% Vermindering van het inventarisassortiment met 44% Verbetering van gebruik van opslagvoorzieningen en opslagruimte met 22% Financiële besparing door een efficiëntere toeleveringsprocedure Verlaging van verwerkingskosten met in totaal 70% Verlaging van de verwerkingskosten voor verplegend personeel met 100% Aandacht voor het milieu en stimuleren van een toeleveringsprocedure waarbij zo weinig mogelijk artikelen verlopen en moeten worden weggegooid Verbetering van de voorraadrotatie met 50% Afname van voorraadverlies (incl. verlopen artikelen) met 90% Efficiëntere leveringen bieden aan afdelingen door dagelijkse levering De Centrale Toelevering biedt ons uitstekende service met dagelijkse leveringen en is ervoor verantwoordelijk dat wij steeds tijdig beschikken over de juist producten voor onze behandelingen Een betere werkomgeving en een veiliger ziekenhuis creëren door voorraadkarren uit de gangen van het ziekenhuis te verbannen Alles past nu in de opslagvoorzieningen en hoeft niet meer in de gangen te blijven staan in dozen of op karretjes of opgestapeld op kasten Al het bovenstaande moet worden gerealiseerd in de ruimte van de afdelingen en ten behoeve van de patiënten Als verplegend personeel kunnen wij nu meer tijd besteden aan het behandelen van patiënten 12

Materiaalbeheer / SpaceTRAX NoCount Kies nu voor SpaceTRAX NoCount Het is bijzonder gemakkelijk om met SpaceTRAX NoCount te beginnen. De software is in een oogwenk te installeren en kan eenvoudig worden geïntegreerd met bestaande IT-systemen in het ziekenhuis. Wij kunnen ook helpen met de analyse van toeleveringsstromen om optimale voorraadniveaus voor ieder product te bepalen. Wij kunnen u zelfs helpen uw voorraad fysiek in het tweebakkenconcept onder te brengen. Bel ons voor meer informatie op (+31) 30 6 345 345 of stuur een e-mail naar SHS-Europe-SpaceTRAX@sbdinc.com. 13

Materiaalbeheer / SpaceTRAX Point of Use INTRODUCTIE van SpaceTRAX Point of Use SpaceTRAX Point of Use is een beproefde oplossing voor inventarisbeheer die organisaties in de gezondheidszorg jaarlijks honderduizenden euro's bespaart door afname van overtollige voorraden, betere kostenregistratie, lager verlies door verlopen artikelen en een hogere voorraadrotatie. SpaceTRAX Point of Use volgt ieder afzonderlijk artikel en is de beste oplossing voor beheer van kleine hoeveelheden artikelen met een hoge waarde, zoals implantaten en chirurgische instrumenten. Point of Use V: Wat is SpaceTRAX Point of Use en wat doet het voor mijn ziekenhuis en personeel? Geen verwerkingsverlies A: SpaceTRAX Point of Use is een beproefde workflowoplossing voor inventaris volgens optimale werkwijzen! Mit SpaceTRAX haben Sie, was Sie brauchen. 14

Materiaalbeheer / SpaceTRAX Point of Use Minimale investeringen Geen schattingen Geen databaseonderhoud Maximale besparingen Automatisering van bestelaanvragen Kortere verwerkingstijd Eenvoudig assortimentbeheer Point of Use BETERE ONDERHANDELINGEN MET LEVERANCIERS Verbeterde patiëntveiligheid Lagere inventariswaarde Hogere winstgevendheid Geen niet-voorradige artikelen Geen ongebruikte artikelen Geen overbevoorrading 15

P Materiaalbeheer / SpaceTRAX Point of Use Voordelen van SpaceTRAX Point of Use Automatisering van bestelaanvragen De drempelwaarden waarbij een bestelling wordt geactiveerd, worden geoptimaliseerd doordat de nominale niveaus worden bewaakt met verbruiksstatistieken. Op ieder gewenst moment kan een bestelaanvraag worden gegenereerd om aan de vraag te voldoen. Betere onderhandelingen met leveranciers INKOOP Diverse rapportagetools bieden u direct inzicht in uw aankopen en het aandeel per leverancier. Dit is waardevolle informatie wanneer u onderhandelt over volume- en prijskortingen. Verbeterde patiëntveiligheid De patiëntveiligheid in relatie tot materiaalbeheer wordt verhoogd doordat verlopen artikelen worden verwijderd en een eenvoudigere terugroepprocedure van leveranciers wordt opgezet. VERBRUIK Hogere winstgevendheid Door het vastleggen of bijhouden van kosten te optimaliseren om te zorgen dat deze voldoen aan de kostennormen voor procedures. 16

Materiaalbeheer / SpaceTRAX Point of Use Kortere verwerkingstijd Bij het scannen van streepjescodes van fabrikanten zorgt de wereldwijde online database voor een hoog artikelherkenningsniveau van alle ontvangen goederen. Tijdens het ontvangstproces is het niet meer nodig om streepjescodelabels af te drukken of handmatig gegevens in te vullen. ONTVANGST Eenvoudig assortimentbeheer Dankzij de goede artikelherkenning zijn voorraadeenheden gemakkelijk toe te voegen aan uw assortiment en wordt een einde gemaakt aan artikelen die niet of nauwelijks worden gebruikt, op basis van gebruiksstatistieken. oint of Use Lagere inventariswaarde VOORRAAD Wanneer alle in- en uitgaande materialen op artikelniveau worden bijgehouden, kan de materiaalstroom strakker worden geregeld bij lagere nominale niveaus. Dit verlaagt niet alleen de beschikbare voorraad en voorraadwaarde, maar maakt ook contanten vrij en voorkomt ook de bijbehorende opslagkosten. Maximale besparingen Door bewaking van de artikelen met een unieke code en verloopdatum kan het FIFO-proces worden geautomatiseerd op basis van de vastgelegde gegevens. Hiermee voorkomt u voorraadverlies doordat artikelen verlopen. 17

Materiaalbeheer / SpaceTRAX Point of Use Ik ben vooral enthousiast over de functies in SpaceTRAX Point of Use waarmee wij voorraad kunnen toewijzen aan individuele behandelingen. Het ondersteunt ook onze behoefte om de kosten en kwaliteit van onze productie volledig te documenteren. Teamleider radiologie Mark Smith, Academisch ziekenhuis van North Staffordshire in het Verenigd Koninkrijk BELANGRIJKE CIJFERS EN OPERAT IONELE BESPARINGEN & ROI Belangrijke cijfers Voor Na 3 maanden Verbeteringen Gemiddelde inventariswaarde 496.000 396.000 20% Uren voorraadbeheer per week 19.5 uur 13.5 uur 31% Verlopen artikelen per jaar 23.000 3.900 83% Operationele besparingen & ROI Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaarlijkse besparingen met SpaceTRAX Point of Use 1 132.000 31.000 31.000 Percentage ROI 839% 224% 224% Rendement op investeringen in maanden 1.4 5.4 5.4 Gemiddelde opbrengst per dag 2 327 47 47 1. Directe operationele besparingen inclusief vermindering in vooraadpeil en -kosten, verlopen artikelen en arbeidskosten. 2. Directe operationele besparingen min investering in SpaceTRAX Point of Use. 18

Materiaalbeheer / SpaceTRAX Point of Use Afdeling radiologie van het academisch ziekenhuis van North Staffordshire (Verenigd Koninkrijk) Vóór de implementatie van het SpaceTRAX -systeem werden bestellingen handmatig uitgevoerd bij de afdeling Interventionele Radiologie van het academisch ziekenhuis van North Staffordshire. Alle bezigheden voor voorraadbeheer waren tijdrovend en dus duur. De afdeling Interventionele Radiologie, waartoe ook neuroradiologie behoort, werkte met 844 verschillende artikelnummers met een aanschafprijs van circa 986.000 per jaar. SpaceTRAX verbeterde niet alleen het voorraadbeheer, maar hielp het ziekenhuis ook betere financiële resultaten te behalen en tijd te besparen. De tijd die de afdeling besteedt aan voorraadbeheer is met 31% gedaald, wat 6.500 per jaar aan arbeidskosten bespaart. Het systeem wordt sinds drie maanden gebruikt en binnen deze korte tijd is een afname van de voorraad met 101.000 of 20% gedocumenteerd, wat een besparing van 5.300 aan voorraadkosten per jaar betekent. Mark Smith, teamleider van de afdeling, heeft de indruk dat de voorraadniveaus nog steeds te hoog zijn ten opzichte van het verbruik, en een verdere afname van het voorraadpeil wordt verwacht. Er kan allerlei informatie worden verkregen uit SpaceTRAX, inclusief verschillende soorten beheerrapporten, behandelkosten, maandelijkse voorraadwaarde, vervalrapporten, enzovoort. Smith vindt dat het systeem het voorraadbeheer aanzienlijk heeft verbeterd (in het bijzonder voor hemzelf als teamleider) en hem een beter inzicht en meer vertrouwen in de beschikbare voorraad biedt. Het aantal handmatige bestelaanvragen is ook afgenomen. Volgens Smith is het rapport over verlopen artikelen "een van de beste en meest waardevolle functies van het SpaceTRAX -systeem." Dit rapport vermeld alle artikelen met een ophanden zijnde vervaldatum. Met het rapport over verlopen artikelen zal de afdeling naar verwachting het aantal verlopen artikelen kunnen terugdringen en zo voorraadverlies kunnen verminderen met circa 80% of 19.100 per jaar. Het systeem zorgt ervoor dat de lijst voor artikelbestelling continu wordt bijgewerkt, maar schrijft geen tijdgrenzen voor. In plaats daarvan biedt het de afdelingen de mogelijkheid om onafhankelijk bestellingen te plaatsen als en wanneer dat nodig is, wat leidt tot gecoördineerde bestelplanning en voorraadbeheer enerzijds en patiëntzorg anderzijds. Dit maakt het systeem bijzonder flexibel. Smith is vooral enthousiast over de functies in SpaceTRAX waarmee voorraad kan worden toegewezen aan afzonderlijke behandelingen. Dit beantwoordt aan de eisen van het ministerie van volksgezondheid in het Verenigd Koninkrijk om te werken met betaling naar resultaat en systemen voor informatie en kosten op patiëntniveau in klinische omgevingen van de nationale gezondheidszorg. Met informatie rechtstreeks uit SpaceTRAX kan Smith de kosten declareren via de codes van de Health Resource Groups (HRG). Dat garandeert dat de afdeling wordt betaald voor alle uitgevoerde ingrepen. Met de rapportagetools van SpaceTRAX kunnen ook rapporten over gemiddelde behandelkosten worden gegenereerd. Al met al is de afdeling interventionele radiologie van het academisch ziekenhuis van North Staffordshire erg tevreden over het SpaceTRAX -systeem. Alle personeelsgroepen leerden snel het systeem gebruiken en zijn blij dat het de efficiëntie van hun voorraadbeheerprocessen heeft verbeterd. Teamleider Smith is vooral tevreden over de verbeterde voorraadcontrole, de afname van tijd die aan voorraadbeheer wordt besteed en de kostenbesparingen die de afdeling heeft gerealiseerd sinds de implementatie van het SpaceTRAX - systeem. Raadpleeg de voornaamste gegevens in de tabel op de vorige pagina. 19

Materiaalbeheer / SpaceTRAX Point of Use Het systeem heeft ons volledige controle over onze voorraad en voldoende statistische informatie voor ondersteuning van beter bestelbeheer gegeven. Hoofdarts Ortwin Herterich, Centraal ziekenhuis van Västerås in Zweden BELANGRIJKE CIJFERS EN OPERAT IONELE BESPARINGEN & ROI Belangrijke cijfers Voor Na 3 maanden Verbeteringen Gemiddelde inventariswaarde 270.000 180.000 34% Uren voorraadbeheer per week 35.7 uur 8.2 uur 77% Verlopen artikelen per jaar 20.000 2.000 90% Operationele besparingen & ROI Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaarlijkse besparingen met SpaceTRAX Point of Use 1 144.500 54.500 54.500 Percentage rendement op investeringen 717% 359% 359% Rendement op investeringen in maanden 1.7 3.3 3.3 Gemiddelde opbrengst per dag 2 339 106 106 1. Directe operationele besparingen inclusief vermindering in vooraadpeil en -kosten, verlopen artikelen en arbeidskosten. 2. Directe operationele besparingen min investering in SpaceTRAX Point of Use. 20

Materiaalbeheer / SpaceTRAX Point of Use Afdeling cardiologie van centraal ziekenhuis van Västerås in Zweden Voordat SpaceTRAX Point of Use was geïmplementeerd op de afdeling cardiologie van het centraal ziekenhuis van Västerås was de gemiddelde voorraadwaarde 270.000, waarvan 26% consignatievoorraad was."het was duidelijk dat de voorraad van de afdeling te groot was, maar hoeveel en van welke specifieke producten, dat wist niemand," verklaart hoofdarts Ortwin Herterich. De implementatie van SpaceTRAX Point of Use bood de afdeling volledig inzicht in alle artikelen: verbruik, hoeveelheid in voorraad, prijs, verloopdatums, minimum- en maximumvoorraadniveau, enz. Volgens Herterich is het voorraadbeheer door deze inzichten belangrijk verbeterd. Na drie maanden was de gemiddelde voorraadwaarde met 33,5% afgenomen tot 180.000. Het lagere voorraadpeil genereert een eenmalige besparing van 90.000 en een jaarlijkse verlaging van voorraadkosten van 4.500. De afdeling cardiologie van het centraal ziekenhuis van Västerås besteedde ongeveer 36 uur per week aan voorraadbeheer en bestellen, bijna één fulltime baan. De implementatie van SpaceTRAX Point of Use heeft de tijd voor voorraadbeheer en bestellen aanzienlijk verminderd (77%), wat resulteert in een arbeidskostenvermindering van 32.000 per jaar. "Het vrijmaken van human resources is een van de belangrijkste voordelen die we hebben bereikt met de implementatie van SpaceTRAX Point of Use," vertelt Herterich. Deze tool en de vele andere in SpaceTRAX Point of Use dragen eraan bij dat de artikelen in voorraad en de artikelen in bestelling de juiste artikelen in de juiste hoeveelheden zijn. Dit verlaagt het aantal artikelen dat moet worden weggegooid verder, wat een jaarlijkse besparing van 18.000 (90%) oplevert voor de afdeling cardiologie. "Het hele personeel werkt graag met SpaceTRAX Point of Use, omdat iederen de voordelen van het systeem inziet. We besteden nu heel weinig tijd aan voorraadbeheer en bestellen, en het systeem biedt ons volledige controle en voldoende statistische gegevens om beter bestelbeheer te ondersteunen," zegt Herterich. De hoofdarts verwacht dat patiënten ook zullen profiteren; hij vertrouwt erop dat de afdeling de meest competente medewerkers kan aantrekken omdat zij het gevoel krijgen dat ze hun middelen goed inzetten: voor de patiënten en niet voor voorraadbeheer, bestellingen en het zoeken naar artikelen. "We hebben het juiste systeem gekregen SpaceTRAX om onze doelen in de toekomst te bereiken," aldus Herterich. De hoofdarts schat de afdeling cardiologie van het centraal ziekenhuis van Västerås jaarlijks artikelen ter waarde van 20.000 oftewel 1,7% van het inkoopbudget moest weggooien. Door de implementatie van SpaceTRAX Point of Use is het aantal verlopen artikelen drastisch gedaald,"omdat het systeem ons continu en automatisch op de hoogte houdt van de producten waarvan de vervaldatum ophanden is. We hebben nu een tool waarmee wij de oudste artikelen het eerst kunnen kiezen en artikelen kunnen markeren die binnenkort vervallen," aldus Herterich. Raadpleeg de voornaamste gegevens in de tabel op de vorige pagina. 21