Onderzoeksrapport Proces behandeling bezwaarschriften Gemeente Bladel Bladel, maart 2009 Opdrachtgever : Gemeente Bladel, mr. J.J.P.M. van Hout, Gemeentesecretaris Opdrachtnemer : Gemeente Bladel, R.J.I. Smit QC, Controller/Bedrijfsvoerder Onderzoekers : Gemeente Doetinchem, B. Freriks, medewerker Concerncontrol Gemeente Bladel, W.W.T.E. Hompes, medewerker Control-ondersteuning
Inhoud 1. INLEIDING... 3 1.1 Aanleiding onderzoek... 3 1.2 Opdrachtformulering... 3 1.3 Achtergrondinformatie en reikwijdte van het onderzoek... 3 1.4 Opdrachtgever... 4 2. ONDERZOEKSKADER... 5 2.1 Doelstelling... 5 2.2 Probleemstelling en onderzoeksvragen... 5 2.3 Werkwijze en opbouw rapportage... 6 3. BEVINDINGEN... 7 3.1 Bezwaren commissie bezwaarschriften... 7 3.2 Bezwaren gemeentelijke belastingen... 12 4. CONCLUSIES... 15 4.1 Bezwaren commissie bezwaarschriften... 15 4.2 Bezwaren gemeentelijke belastingen... 17 5. AANBEVELINGEN... 18 5.1 Bezwaren commissie bezwaarschriften... 18 5.2 Bezwaren gemeentelijke belastingen... 19 BIJLAGEN... 20 Bijlage A: Toetsingskader... 21 Bijlage B: Bronnenoverzicht... 22 Bijlage C: Kostenoverzicht... 23 Bijlage D: Terugmeldingsformulier... 24 Bijlage E: Model termijnenoverzicht... 25 2
1. Inleiding 1.1 Aanleiding onderzoek In het kader van artikel 213a van de Gemeentewet is door de gemeenteraad op 11 december 2003 de verordening 213a onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (hierna: onderzoeksverordening) vastgesteld. Op basis van de onderzoeksverordening is het college verplicht om jaarlijks onderzoek te verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. In de onderzoeksverordening is bepaald dat jaarlijks door de raad een onderzoeksplan wordt vastgesteld, waarbij in artikel 2 lid 2 van de verordening is geregeld dat het college jaarlijks de doeltreffendheid en de doelmatigheid van minimaal twee (delen van) programma s en/of paragrafen toetst. In het onderzoeksplan 2008 heeft het college aan de raad voorgesteld om in het kader van doelmatigheid en doeltreffendheid het proces behandeling bezwaarschriften te onderzoeken. De gemeente Bladel wil de juridische kwaliteit van gemeentelijke producten en diensten verbeteren. De doorlichting van het proces behandeling bezwaarschriften kan leiden tot verbetering van die kwaliteit. Daarnaast staat in het onderzoeksplan 2008 geschreven dat het niet tijdig (kunnen) naleven van termijnen een financieel risico voor de gemeente met zich mee kan brengen. De besteedt middelen aan de behandeling van bezwaarschriften. Het onderzoeksplan 2008 is door de raad bij de behandeling van de begroting 2008 op 1 november 2007 vastgesteld. 1.2 Opdrachtformulering Op basis van de in de bovengenoemde paragraaf geschetste aanleiding is de volgende opdracht geformuleerd: Onderzoek in hoeverre het proces behandeling bezwaarschriften doelmatig en doeltreffend verloopt. Daarnaast worden aanbevelingen ter verbetering van het proces opgenomen. 1.3 Achtergrondinformatie en reikwijdte van het onderzoek De gemeentelijke bestuursorganen van raad, college van burgemeester en wethouders en burgemeester nemen beslissingen die van groot belang zijn voor de burger. Ook nemen zij beslissingen die van belang zijn voor het personeel. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is de bezwaarschriftprocedure in bijna alle gevallen een verplicht voorportaal voor toegang tot de bestuursrechter. Een uitzondering hierop is als het om bijvoorbeeld het vaststellen van een bestemmingsplan gaat. Hierbij gaat het om de Uniforme openbare voorbereidingsprocedure (artikel 3:10 t/m 3:18 van de Awb). De procedure is niet alleen bedoeld om de burger of het personeel rechtsbescherming te bieden, maar ook om het bestuursorgaan in de gelegenheid te stellen de besluitvorming te heroverwegen en eventuele fouten te herstellen. De bezwaarschriftprocedure is geregeld in de hoofdstukken 6 en 7 van de Awb. In artikel 7:13 van de Awb staat dat het bestuursorgaan de mogelijkheid heeft om ontvangen bezwaarschriften tegen besluiten te laten voorbereiden door een commissie. In de kennen wij drie categorieën waarvoor bovenstaande procedure geldt: - Behandeling van bezwaarschriften waarvoor de raad en het college van de een adviescommissie heeft ingesteld (commissie bezwaarschriften). De commissie houdt hoorzittingen waarbij belanghebbenden hun standpunt mondeling kunnen toelichten. Daarna brengt de commissie advies uit aan de raad of college. In 2007 heeft de commissie bezwaarschriften 83 bezwaren, gericht tegen 58 besluiten, ontvangen. - Bezwaarschriften die betrekking hebben personele en rechtspositionele aangelegenheden (16 bezwaarschriften ontvangen in 2007). - Bezwaarschriften die betrekking hebben op sociale wetgeving/wmo (11 bezwaarschriften ontvangen in 2007). 3
Voor de behandeling van bezwaarschriften die gericht zijn tegen beslissingen op gemeentelijke belastingen is eveneens de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Daarnaast gelden specifieke wetten, zoals de Algemene wet inzake Rijksbelastingen, Gemeentewet en de Wet waardering onroerende zaken (403 bezwaarschriften ontvangen in 2007). Voor bezwaren gericht tegen personele en rechtspositionele aangelegenheden is binnen de regionale samenwerking een specifieke commissie bezwaarschriften ingesteld. Dit geldt ook voor bezwaren tegen sociale wetgeving/wmo. Deze worden behandeld door specifieke bezwaarschriftencommissies die zijn ingesteld binnen de regionale samenwerking van de Kempengemeenten. De reikwijdte van dit onderzoek beperkt zich tot de bezwaarschriften die behandeld worden door de commissie bezwaarschriften en bezwaarschriften die betrekking hebben op gemeentelijke belastingen die alleen gelden voor de. Naar verwachting treedt vanaf 1 januari 2010 de nieuwe Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in werking. De strekking van deze wet is dat aan het bestuursorgaan een dwangsom opgelegd kan worden als de wettelijk voorgeschreven beslistermijnen niet worden nageleefd. Door de invoering van dit wetsvoorstel kunnen de burgers gebruik maken van een effectiever rechtsmiddel tegen te trage besluitvorming door bestuursorganen. Overigens richt het onderzoek zich niet tot de aanleiding en de uitkomst van de in de onderzoeksperiode ontvangen bezwaarschriften en wordt ook de behandeling van beroepschriften niet onderzocht. Onderzoeksperiode Het onderzoek richt zich op het proces behandeling bezwaarschriften welke zijn ontvangen in het kalenderjaar 2007. 1.4 Opdrachtgever De bestuurlijke opdrachtgever is het college en de ambtelijke opdrachtgever van dit onderzoek is de gemeentesecretaris van de. Het onderzoek is uitgevoerd door de medewerker control-ondersteuning van de en de medewerker concerncontrol van de gemeente Doetinchem in samenspraak met en onder regie van de controller van de in zijn rol als opdrachtnemer. Voor deze samenwerking is gekozen doordat de medewerker control-ondersteuning deelneemt aan de leergang uitvoeren van themagerichte collegeonderzoeken aan de Bestuursacademie Nederland. In het kader van deze leergang is vereist om dit onderzoek met twee personen uit te voeren. 4
2. Onderzoekskader 2.1 Doelstelling De doelstelling van dit onderzoek is: Inzicht te krijgen in de wijze waarop het proces behandeling bezwaarschriften is georganiseerd, de gestelde termijnen gehaald worden en/of er voldoende waarborgen zijn om te beoordelen in hoeverre dit proces doelmatig en doeltreffend verloopt. Daarnaast worden aanbevelingen ter kwaliteitsverbetering gedaan. Met dit onderzoek beogen wij een kwaliteitsverbetering in de beheersing van de inzet van middelen en in de voortgang van het proces behandeling bezwaarschriften. Onder de term doeltreffend verstaan wij het afhandelen van bezwaarschriften binnen gestelde termijnen. 2.2 Probleemstelling en onderzoeksvragen De probleemstelling van dit onderzoek is: Hoe is het proces behandeling bezwaarschriften georganiseerd, worden de gestelde termijnen gehaald (doeltreffend) en zijn er voldoende waarborgen om het proces doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? Van de probleemstelling zijn de volgende onderzoeksvragen afgeleid: 1. Hoe verloopt het proces behandeling bezwaarschriften? 1.1 Zijn er werkinstructies en/of aanvullende beschrijvingen? 1.2 Wat zijn de geldende termijnen? 1.3 Welke afdelingen zijn bij de behandeling van bezwaarschriften betrokken? 1.4 Zijn de bezwaarschriften onder te verdelen in categorieën en welke verschillen zijn te onderkennen in de behandelingswijzen? 1.5 Heeft de gemeente voor zichzelf normen en/of doelen gesteld? 1.6 Welke kosten zijn gemoeid met de behandeling van bezwaarschriften? 2. Worden de voorgeschreven termijnen gehaald (doeltreffendheid)? 2.1 Worden de bezwaarschriften tegen besluiten op gemeentelijke belastingen binnen één jaar afgehandeld? 2.2 Worden de overige bezwaarschriften binnen tien weken plus eventueel verlenging afgehandeld? 3. Zijn voldoende waarborgen aanwezig om het proces behandeling bezwaarschriften doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? 4. In hoeverre anticipeert de op de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen? 4.1 Wat zouden de financiële consequenties zijn geweest- uitgaande van de aantallen bezwaarschriften van 2007 en hun werkelijke doorlooptijden- als de wet toen al had gegolden? 4.2 Zijn of worden maatregelen getroffen om te anticiperen op de wet? Bovengenoemde onderzoeksvraag 3 is uitgewerkt in een toetsingskader, welke opgenomen is in bijlage A. 5
2.3 Werkwijze en opbouw rapportage Voor beantwoording van de onderzoeksvragen is gebruik gemaakt van documentstudie, dossieronderzoek, bestandsonderzoek en interviews. Op basis van de documentenstudie zijn de meest relevante stukken betreffende het proces behandeling bezwaarschriften beoordeeld. Tijdens het dossieronderzoek en het bestandsonderzoek is inzicht verkregen in de doelmatigheid en doeltreffendheid. Enkele bevindingen uit de documentstudie en het dossieronderzoek zijn geselecteerd en voorgelegd tijdens interviews. Van de interviews zijn vertrouwelijke verslagen gemaakt die ter goedkeuring aan de geïnterviewden zijn voorgelegd. De uitkomsten van de documentstudie, dossieronderzoek, bestandsonderzoek en interviews zijn vervolgens geanalyseerd in de bevindingen en vervolgens vertaald in conclusies en aanbevelingen over de doelmatigheid en doeltreffendheid van het proces behandeling bezwaarschriften. In de volgende hoofdstukken worden de bevindingen, conclusies en aanbevelingen apart beschreven voor zowel Bezwaren commissie bezwaarschriften als voor Bezwaren gemeentelijke belastingen. In bijlage B treft u een overzicht aan van de geraadpleegde bronnen. Hierbij staat ook weergegeven met wie de interviews gehouden zijn. In hoofdstuk 3 zijn de bevindingen uit de documentstudie, dossieronderzoek, bestandsonderzoek en interviews weergegeven. In hoofdstuk 4 wordt op basis van de bevindingen de conclusies weergegeven. De aanbevelingen worden beschreven in hoofdstuk 5. 6
3. Bevindingen In dit hoofdstuk worden de belangrijkste bevindingen weergegeven uit documentstudie, dossieronderzoek, bestandsonderzoek en interviews. 3.1 Bezwaren commissie bezwaarschriften 1. Hoe verloopt het proces behandeling bezwaarschriften? 1.1 Zijn er werkinstructies en/of aanvullende beschrijvingen? Weliswaar is een procedurebeschrijving aanwezig, maar deze is gedateerd van september 2000. De huidige secretaris van de bezwarencommissie heeft zelf een uitgebreide werkinstructie geschreven. Tijdens de interviews hebben de medewerkers het proces mondeling beschreven. De procesbeschrijving van de behandeling bezwaarschriften wordt hieronder toegelicht. Het bezwaarschrift wordt ontvangen, geregistreerd in MyCorsa (Document Management Systeem) en doorgezonden door medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) van de afdeling Bestuursen Managementondersteuning (BMO) aan de vakafdeling. De medewerker DIV maakt een kopie van het bezwaarschrift en stuurt deze door naar het secretariaat van de commissie bezwaarschriften (Juridisch medewerker afdeling BMO). Dit is een extra service van de medewerker DIV, omdat bezwaarschriften soms wel eens te lang op de vakafdeling blijven liggen. De vakafdeling dient na ontvangst van het bezwaarschrift de volgende stukken te verstrekken aan de secretaris van de commissie bezwaarschriften: kopie van bezwaarschrift en bestreden besluit met de eventuele begeleidende brief. Tijdens de gesprekken is naar voren gekomen dat, afhankelijk van de inhoud van het bezwaar, besproken wordt met de vakafdeling of het mogelijk is dat het bezwaar wordt ingetrokken (bijvoorbeeld door het houden van een verhelderend telefoongesprek). Als de vakafdeling deze stukken niet aanlevert dan neemt de secretaris van de commissie bezwaarschriften zelf contact op met de afdeling. Binnen ongeveer één à twee weken neemt de secretaris van de commissie contact op met de vakafdeling. De Juridisch medewerker BMO verstuurt een ontvangstbevestiging uit naam van het college; hierin wordt, indien van toepassing, opgenomen of het bezwaarschrift onvolledig is. De bezwaarmaker wordt dan een termijn gesteld om het bezwaarschrift aan te vullen. Indien de aanvullingen niet op tijd zijn ontvangen dan oordeelt de commissie bezwaarschriften of zij alsnog het bezwaar niet-ontvankelijk verklaren. Daarnaast wordt vaak in de ontvangstbevestiging de afhandelingtermijn verdaagd met vier weken. De wet biedt namelijk deze extra mogelijkheid om te verdagen. Deze verdaging geeft ook meer mogelijkheid om de hoorzittingen in te plannen. Ook wordt aangegeven dat het bezwaarschrift door het college wordt doorgezonden naar de commissie bezwaarschriften. Het secretariaat van de commissie bepaalt (aan de hand van de Awb) of het bezwaarschrift in een hoorzitting behandeld moet worden. Zo nee, dan wordt bezwaarmaker hiervan in kennis gesteld middels een brief van de commissie waarin de motivering is opgenomen. Zo ja, dan bepaalt het secretariaat in welke hoorzitting. Uitgangspunt is de eerstvolgende bijeenkomst van de commissie bezwaarschriften, maar soms kan dat niet door een te volle agenda (de commissie kan maximaal 4 zaken per vergadering behandelen, maar vindt 2 à 3 zaken per hoorzitting wenselijker als het om zware zaken gaat). Ook kunnen er andere redenen zijn waarom een bezwaarschrift niet in de eerstvolgende vergadering behandeld kan worden: de bezwaarmaker is verhinderd of de bezwarentermijn van het bestreden besluit is nog niet afgelopen (relevant bij besluiten waarbij derden belanghebbenden zijn). Een uitnodiging voor de hoorzitting wordt drie tot vier weken van tevoren verzonden aan verschillende partijen. De vakafdeling levert alle relevante stukken in viervoud aan bij het secretariaat van de commissie. Twee weken voor de zitting worden stukken ter inzage gelegd, tot tien dagen voor de zitting kunnen partijen stukken indienen. Om de stukken te kunnen inzien, dient men contact op te nemen met het secretariaat van de commissie. Indien gewenst kunnen kopieën van de stukken worden verkregen. Door de medewerker van de vakafdeling wordt het verweerschrift opgesteld en uiterlijk tien dagen voor aanvang van de hoorzitting opgestuurd aan het secretariaat van de commissie. Bij de hoorzitting is de ambtenaar van de vakafdeling aanwezig als vertegenwoordiger van het college. Na afloop van de hoorzitting beraadt de commissie zich en brengt advies uit aan het college. Ook over zaken waarvoor geen hoorzitting gehouden hoeft te worden, beraadt de commissie zich dan. 7
Vervolgens maakt de secretaris van de commissie een zakelijk verslag van de zitting. Ook stelt zij dan de adviezen op. Zowel het verslag als het advies krijgt normaal gesproken de datum van de zitting van de commissie. Als na de hoorzitting nog aanvullende stukken binnen komen, vindt opnieuw hoor en wederhoor plaats. De commissie beraadt zich opnieuw over de zaak. Het advies wordt dan voorzien van de datum van het tweede beraad. Concepten van besluiten tot het afzien van een hoorzitting, het verslag van een zitting en alle opgestelde adviezen worden altijd ter goedkeuring voorgelegd aan de voorzitter. Als hij zijn akkoord geeft, worden ze ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Vervolgens stuurt de secretaris het verslag en advies door naar het college, bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden. Dit advies wordt als poststuk ontvangen, geregistreerd in MyCorsa en doorverzonden door de medewerker van DIV aan de betreffende vakafdeling. Ook het terugmeldingsformulier wordt aan de vakafdeling verstuurd. De vakafdeling zorgt ervoor dat het advies aan het college wordt voorgelegd. Na het besluit van het college stelt de afdeling het besluit op en verzend deze naar de bezwaarmaker. Dit wordt de beslissing op bezwaar genoemd (BOB). Het college kan afwijken van het door de commissie opgestelde advies. In de beslissing op bezwaar dient het college de weerlegging van het advies goed te motiveren. De Juridisch medewerker van BMO ontvangt uiteindelijk het terugmeldingsformulier terug, waarop de vakafdeling aangeeft of het advies wel of niet is opgevolgd Tijdens de interviews is gebleken dat de afhandeling van bezwarenschriften niet als een gedeelde verantwoordelijkheid gezien wordt. De vakafdelingen wachten af totdat de commissie tot een advies is gekomen en nemen vervolgens hun tijd om een uitspraak aan het college voor te leggen en te verzenden. Het secretariaat van de commissie voelt zich verantwoordelijk voor het opstellen van een goed advies en streeft ernaar dat zo spoedig mogelijk op te stellen, maar zodra het advies verzonden is naar de vakafdeling is de zaak afgedaan voor hen. Een medewerker van een vakafdeling stelt soms een pleitnota op en reikt hiervan kopieën uit tijdens de hoorzitting. De medewerkers van de vakafdelingen geven tijdens het interview aan dat zij verschillend omgaan met het opstellen van het besluit dat uiteindelijk verzonden wordt. De bezwaarmaker ontvangt van sommige afdelingen twee documenten (begeleidend schrijven en de beslissing op bezwaar) en in sommige gevallen één document (brief waarin de beslissing op bezwaar in opgenomen is). De organisatie heeft hier geen richtlijnen voor opgesteld. Ook geven de medewerkers van de vakafdelingen aan dat de adviezen van de commissie bezwaarschriften goed opgesteld zijn, waardoor het eenvoudiger is om een advies B&W en de beslissing op bezwaar op te stellen. De tijd tussen het houden van de zitting door de commissie en het verzenden van het advies naar het college varieert tussen 1 en 6 weken, afhankelijk van de complexiteit van het bezwaar. De doorlooptijd tussen de ontvangst van het advies van de commissie en de daadwerkelijke verzending van het besluit bedraagt ongeveer 2 tot 2,5 weken. Daarnaast wordt door de medewerkers van de vakafdelingen aangegeven dat ze op de hoogte zijn van de geldende termijnen. 1.2 Wat zijn de geldende termijnen? De afhandelingtermijnen voor het behandelen van bezwaarschriften zijn geregeld is in de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Op grond van artikel 7:10, eerste lid, van de Awb moet het bestuursorgaan binnen 10 weken na ontvangst van het bezwaarschrift beslissen, wanneer een commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Abw is ingesteld. Door het bestuursorgaan kan deze beslissing voor ten hoogste met 4 weken verdaagd worden (artikel 7:10, derde lid). Als het bezwaarschrift onvolledig is dan moet de bezwaarmaker dit eerst aanvullen. Hiermee wordt de afhandelingtermijn verlengd van het moment van verzending van het verzoek om aanvulling tot het moment waarop de aanvullende informatie is ontvangen (artikel 6:6). Tijdens de interviews met het secretariaat van de commissie is gebleken dat de afhandelingtermijnen gezien worden als termijnen van orde en niet als dwingende termijnen. 1.3 Welke afdelingen zijn bij de behandeling van bezwaarschriften betrokken? Alle afdelingen binnen de organisatie kunnen betrokken zijn bij de behandeling van bezwaarschriften. 1.4 Zijn de bezwaarschriften onder te verdelen in categorieën en welke verschillen zijn te onderkennen? De commissie bezwaarschriften, waarvoor afdeling BMO het secretariaat voert, behandelt alle bezwaarschriften met uitzondering van besluiten op het gebied van belastingen, personele aangelegenheden, sociale wetgeving en besluiten van de burgemeester. Bezwaren tegen gemeentelijke belastingen worden behandeld door het cluster Belastingen (afdeling BMO). De secretariaatswerkzaamheden van de overige categorieën worden uitgevoerd binnen de verschillende bezwaarschriftencommissies binnen de Kempengemeenten. 8
1.5 Heeft de gemeente voor zichzelf normen en/of doelen gesteld? Uit de interviews en documentstudie is gebleken dat de gemeentelijke organisatie voor zichzelf geen normen en/of doelen heeft opgesteld. De enige richtlijnen die gebruikt worden voor de behandeling van bezwaarschriften zijn de richtlijnen die opgenomen zijn in de wet (zie bovenstaande vraag 1.2). 1.6 Welke kosten zijn gemoeid met de behandeling van bezwaarschriften? De kosten die gemoeid zijn met de behandeling van bezwaarschriften bestaan uit het aantal uren van de medewerkers vermenigvuldigd met het uurtarief. Daarnaast zijn er kosten in de vorm van presentiegelden en reiskostenvergoeding voor commissieleden bezwaarschriften, kosten externe medewerkers en de eventuele kosten van adviesorganen. In bijlage C is een overzicht van hiervoor genoemde werkelijke kosten in 2007 opgenomen. Uit de gesprekken met de medewerkers van de vakafdelingen is gebleken dat zij gemiddeld 18 uur besteden aan de behandeling van een bezwaarschrift. 2. Worden de voorgeschreven termijnen gehaald (doeltreffendheid)? 2.2 Worden de bezwaarschriften die behandeld worden door de commissie bezwaarschriften binnen tien weken plus eventueel verlenging afgehandeld? Uit ons onderzoek is gebleken dat 60% van de in 2007 ontvangen bezwaarschriften niet afgehandeld is binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen (50 van de 83 ontvangen bezwarenschriften). 3. Zijn voldoende waarborgen aanwezig om het proces behandeling bezwaarschriften doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? a. Eenduidige dossieropbouw middels checklist. Zowel de medewerkers van het secretariaat als de medewerkers van de vakafdelingen maken geen gebruik van een checklist. Desondanks bevatten de dossiers wel de juiste documenten. De medewerkers van het secretariaat oefenen enigszins controle uit door het opvragen van de juiste documenten, zodat de dossiers van het secretariaat uit de juiste documenten bestaan. b. Medewerkers maken gebruik van terugmeldingsformulieren. Het secretariaat van de commissie bezwaarschriften stuurt een terugmeldingsformulier op naar de medewerkers van de vakafdeling. Nadat de beslissing op bezwaar verzonden is, moet het terugmeldingsformulier ingevuld worden door de medewerkers en retour gezonden worden aan het secretariaat. De informatie op het terugmeldingsformulier wordt alleen voor de eigen administratie gebruikt. Uit dossieronderzoek is vast komen te staan dat niet alle terugmeldingsformulieren door de medewerkers van de vakafdelingen ingevuld worden. Het terugmeldingsformulier treft u aan in bijlage D. c. Termijnbewaking vindt uniform en op één locatie plaats. In het postregistratiesysteem MyCorsa worden alle ontvangen bezwaarschriften centraal ingeboekt. Daarnaast heeft het secretariaat in Excel een lijst opgesteld met een overzicht van alle ontvangen bezwaren en alle gegevens over het ontvangen bezwaarschrift. Het secretariaat van de commissie bezwaarschriften stelt per zaak een zogenaamd termijnenoverzicht op (bijlage E). Uit de interviews is gebleken dat de medewerkers van de vakafdelingen niet de termijnen bewaken en dat ook niet als hun verantwoordelijkheid zien. d. Termijnoverschrijdingen worden geanalyseerd. Door het secretariaat van de commissie bezwaarschriften wordt in Excel een totaaloverzicht opgesteld van alle ontvangen bezwaarschriften per kalenderjaar. In dit overzicht wordt aangegeven met hoeveel weken de termijn overschreden is. In het jaarverslag van de commissie bezwaarschriften wordt hiervan melding gedaan. De oorzaken van de termijnoverschrijdingen worden niet geanalyseerd waardoor ook geen oplossingen aangedragen kunnen worden. Gevolg is dat de termijnoverschrijdingen dan niet gereduceerd kunnen worden. Door enkele personele wijzigingen is niet meer te achterhalen wat de exacte redenen zijn van de termijnoverschrijdingen in 2007. e. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en bekend bij betrokkenen. Uit de gesprekken is gebleken dat taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden wel bekend zijn bij de betrokken medewerkers, maar niet vastgelegd zijn. Bepaalde medewerkers van de vakafdeling geven aan dat zij hun werkzaamheden uitvoeren conform het mandaatregister. 9
De medewerkers van de vakafdelingen zijn verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de stukken. Nadat het advies van de commissie verzonden is aan de vakafdeling, ligt de verantwoording voor verdere behandeling van het bezwaarschrift bij de medewerkers van de vakafdelingen. f. Afstemming tussen juridische medewerkers en juristen vakafdelingen is geregeld. Onder de afstemming wordt onder andere verstaan: het moment waarop de stukken aangeleverd dienen te worden, plannen van hoorzittingen, vragen om informatie en advies bij het opstellen van het advies van de commissie. De afstemming is geregeld in die zin dat medewerkers van de vakafdeling over een ontvangen bezwaarschrift contact opnemen met de secretaris van de commissie bezwaarschriften. In de praktijk benadert vaak de secretaris van de commissie bezwaarschriften de vakafdelingen. Men beschouwt de onderlinge relaties als goed. g. Geen overbodige overdrachtsmomenten vinden plaats (digitaal/papier). Tussen het secretariaat en de medewerkers vinden in het proces verschillende overdrachtsmomenten plaats. Hierbij is geconstateerd dat geen overbodige overdrachtsmomenten plaatsvinden. De overdrachtsmomenten vinden meestal op papier plaats. h. Vergaderfrequentie commissie bezwaarschriften moet aansluiten op termijnen. Uit de gesprekken en het bestandsonderzoek is gebleken dat de vergaderfrequentie niet aansluit op de termijnen. De commissie vergadert in principe één keer per maand en tijdens de zitting worden dan maximaal 4 zaken behandeld. In 2007 zijn dertien hoorzittingen gehouden. Hierbij lijkt de kalender veelal als leidend te zijn beschouwd en niet het aantal op enig moment ontvangen bezwaarschriften. Hierdoor worden vaak zaken doorgeschoven naar later gehouden zittingen waardoor de termijnen niet gehaald kunnen worden. Een voorbeeld hierbij: in januari 2007 zijn vijf bezwaarschriften ontvangen. Hiervan zijn drie bezwaarschriften in februari en twee bezwaarschriften in maart behandeld. Nadat het advies van de commissie over de in maart behandelde bezwaarschriften was verzonden aan het college, was de afhandelingtermijn al verstreken. i. De werkelijke bezetting moet afgestemd zijn op het aantal bezwaren. Tijdens de gesprekken is aangegeven dat de bezetting op het secretariaat van de commissie voldoende is voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Bij extra drukte wordt door het secretariaat overgewerkt. j. De hoeveelheid ingezette ambtelijke uren bij behandeling van bezwaarschriften is bekend. In het tijdregistratiesysteem TIM registreren de medewerkers van het secretariaat de uren die zij besteden aan de behandeling van bezwaarschriften onder het product Commissie bezwaar en beroep. In 2007 waren dat ongeveer 574 uren. Niet alle medewerkers van de vakafdelingen schrijven hun uren onder behandeling van bezwaarschriften. Hierdoor is de hoeveelheid ingezette uren bij behandeling van bezwaarschriften niet inzichtelijk. Het totaal aantal uren dat door de medewerkers van de vakafdelingen wordt geregistreerd in TIM onder behandeling bezwaarschriften is ongeveer 168 uren. Voor de medewerkers van de vakafdelingen is het niet geheel duidelijk waar zij hun uren onder kunnen schrijven. 4. In hoeverre anticipeert de op de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen? Over de wet Als het bestuursorgaan de beslissing op een aanvraag niet tijdig (binnen de wettelijke termijn) heeft genomen dan is het een dwangsom verschuldigd aan de aanvrager voor elke dag dat de beslissing uitblijft indien de aanvrager het bestuursorgaan in gebreke stelt. Onder een aanvraag wordt een verzoek van een belanghebbende verstaan om een besluit te nemen. Dit kan bijvoorbeeld de aanvraag voor een vergunning of ontheffing zijn. Maar ook een bezwaarschrift dat ingediend is tegen een besluit van het bestuursorgaan valt onder de wet. Als de beslistermijn verstrijkt zonder beslissing dan kan de aanvrager het bestuursorgaan schriftelijk in gebreke te stellen. Het bestuursorgaan heeft dan nog twee weken de tijd om een beslissing op de aanvraag te nemen. Als het bestuursorgaan niet beslist binnen twee weken na ontvangst van de ingebrekestelling dan moet het bestuursorgaan een dwangsom aan de aanvrager betalen voor iedere dag dat het in gebreke is met een maximum van 1.260. De looptijd van de dwangsom is maximaal 42 dagen ( 20 per dag voor de eerste 14 dagen, 30 per dag voor de volgende twee weken en 40 per dag voor de overige dagen). De Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen zal uiterlijk per 1 januari 2010 in werking treden. 10
4.1 Wat zouden de financiële consequenties zijn geweest -uitgaande van de aantallen bezwaarschriften van 2007 en hun werkelijke doorlooptijden- als de wet toen al had gegolden? Om de financiële consequenties inzichtelijk te maken voor het jaar 2007 is gebruik gemaakt van het totaaloverzicht ontvangen bezwaarschriften. Hierbij dient opgemerkt te worden dat het hier een globale schatting van de kosten betreft. In 2007 zijn 83 bezwaarschriften, tegen 58 besluiten, ontvangen en hiervan zijn 50 bezwaarschriften niet binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Zoals aangegeven betreft het hierbij een globale inschatting, omdat niet inzichtelijk is wat de eventuele afspraken zijn tussen de behandelaar van een bezwaarschrift en de bezwaarmaker. Op de termijnoverschrijdingen zijn twee weken in mindering gebracht, wat de termijn is die het bestuursorgaan na ingebrekestelling nog de gelegenheid krijgt om zijn verzuim te herstellen. Het resterende aantal dagen zijn vermenigvuldigd met de bovenstaande bedragen. Een dergelijke berekening zou resulteren in een bedrag van ongeveer 25.000. Echter, verwacht mag worden dat de organisatie de nodige maatregelen zou hebben getroffen om een tijdige beslissing zo goed mogelijk te garanderen als de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in werking was getreden. Na ontvangst van een in gebreke stelling zal bovendien alles in het werk worden gesteld om alsnog zo spoedig mogelijk te beslissen. Daarnaast zal niet iedere bezwaarmaker het bestuursorgaan in gebreke stellen. Het overschrijden van de beslistermijnen bij de beslissing op bezwaarschriften is een landelijk probleem. De regering heeft onderkend dat de huidige wettelijke termijnen te krap zijn en heeft besloten de termijnen uit de Awb te verruimen. Hiertoe is bij de Tweede Kamer een wetsvoorstel in behandeling (Kamerstukken II 2008/09, 31751). In het voorstel wordt de ingangsdatum van de beslistermijn gesteld op de dag na die waarop de termijn voor het indienen van het bezwaarschrift is verstreken. Nu is dit nog direct na ontvangst van het bezwaarschrift. De beslistermijn gaat van 10 naar 12 weken als er een adviescommissie is ingesteld. Het bestuursorgaan kan de termijn met 6 weken verdagen (nu 4 weken). De mogelijkheden tot verder uitstel van de beslissing op bezwaar worden eveneens verruimd. Gelet op het vorenstaande bestaat de verwachting dat de financiële consequenties van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen ten aanzien van de bezwaarschriften beperkt zullen zijn. 4.2 Zijn of worden maatregelen getroffen om te anticiperen op de wet? Door het cluster Juridische zaken van de afdeling BMO is aan afdelingshoofden een advies uitgebracht in oktober 2007 met het voorstel om inzicht te krijgen in de afhandelingtermijnen van aanvragen en bezwaarschriften. Hierbij is ook weergegeven wat de inhoud en consequenties zijn van de invoering van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen. Aangezien de nieuwe wet vermoedelijk pas per 1 januari 2010 ingevoerd zal worden, hebben de afdelingen hier nog niet veel actie op ondernomen. Daarnaast is gebleken dat weinig tot geen registraties aanwezig zijn van termijnoverschrijdingen op de afdelingen. Na invoering van de nieuwe wet is termijnbewaking van essentieel belang. Indien de termijn overschreden wordt, kan aan de gemeente een dwangsom opgelegd worden. Inmiddels is het mogelijk gemaakt om via MyCorsa beter zicht te krijgen in de afhandelingtermijnen. Deze termijnen worden in MyCorsa vertaald in streefdatums. De streefdatum is in MyCorsa zichtbaar op het registratiescherm en deze kan ook handmatig aangepast worden. De behandelaar van een bezwaarschrift krijgt twee weken voordat de streefdatum bereikt wordt een herinneringsmail. Als de termijn verstreken is dan ontvangt men vanuit MyCorsa ook een e-mail. 11
3.2 Bezwaren gemeentelijke belastingen 1. Hoe verloopt het proces behandeling bezwaarschriften? 1.1 Zijn er werkinstructies en/of aanvullende beschrijvingen? De belastingmedewerkers hebben aangegeven dat er wel een procesbeschrijving is, maar dat deze oud en achterhaald is. De onderzoekers hebben deze echter niet kunnen achterhalen. Daarom hebben de medewerkers belastingen tijdens de interviews het proces beschreven. De procesbeschrijving van de behandeling bezwaarschriften belastingen is hieronder per belastingsoort uitgewerkt. Onroerende-zaakbelastingen (ozb)/wet waardering onroerende zaken (woz) (315 bezwaarschriften in 2007 tegen 393 objecten) Het bezwaarschrift wordt ontvangen, geregistreerd in MyCorsa (Document Management Systeem) en doorverzonden door medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) van de afdeling Bestuursen Managementondersteuning (BMO) aan de vakafdeling. Na ontvangst wordt het bezwaarschrift door een medewerker belastingen geregistreerd in Civision waarderingssysteem en in Excel. Vervolgens wordt een ontvangstbevestiging verstuurd door een medewerker belastingen en worden de bezwaren verdeeld in twee categorieën: de bezwaren die de belastingmedewerkers zelf afhandelen (ongeveer 10% van het totaal) en de bezwaren die door TOG afgehandeld worden (90%). Bij de eerste categorie gaat het om bezwaren waar geen hertaxatie bij nodig is (bijvoorbeeld bezwaren tegen eigendom of gebruik). De feitelijke afhandeling van deze categorie laat even op zich wachten omdat de beschikbare tijd eerst wordt benut om de bezwaren in de tweede categorie naar TOG te krijgen. Hierbij wordt van elk bezwaarschrift een map gemaakt (met omslag aangeleverd door TOG) waarin het bezwaarschrift, een kopie van aanslag/beschikking en eventueel van bouwtekening met een kadastrale uitdraai worden gedaan. Deze mapjes worden vervolgens per week of twee weken (afhankelijk van de hoeveelheid) verzameld en naar TOG gestuurd. Dit taxatiebureau verricht in het kader van de bezwaarschriftenafhandeling de volgende werkzaamheden: - opname (taxatie en/of afbakening) van het object; - taxateur als klankbord en hoort de bezwaarmaker; - administratieve afhandeling: gemeente ontvangt een conceptuitspraak. De belastingmedewerkers beoordelen de conceptuitspraak van het taxatiebureau. Indien nodig passen zij deze aan en stellen vervolgens de definitieve uitspraak op. Als reclamant in zijn bezwaarschrift verzocht heeft te worden gehoord, dan wordt de uitspraak eerst nog in concept naar de bezwaarmaker gestuurd zodat hij kan aangeven of hij alsnog gehoord wil worden door de gemeente. Zo ja, dan horen de belastingmedewerkers hem. Na de hoorzitting wordt het bezwaarschrift nogmaals beoordeeld en wordt de uitspraak eventueel aangepast. Tenslotte wordt de definitieve uitspraak samen met een verslag van de hoorzitting verzonden. Tijdens het interview met de medewerkers belastingen is aan de orde gekomen dat de door TOG aangeleverde conceptuitspraken op bezwaarschriften niet altijd van die kwaliteit zijn die de belastingmedewerkers voor ogen hebben. Daardoor moeten zij regelmatig (delen van) uitspraken herschrijven. Door het afdelingshoofd BMO wordt aangegeven dat ieder jaar een evaluatievergadering gehouden wordt met TOG. Hierbij wordt ook gesproken over de kwaliteit van de conceptuitspraken. Vanwege de scherpe prijsstelling ziet TOG echter geen mogelijkheid hierop actie te ondernemen. Met TOG is wel de afspraak gemaakt dat tijdelijk een medewerker van TOG op het gemeentehuis in Bladel wordt geplaatst bij het cluster belastingen om de bezwaarschriften te behandelen en conceptuitspraken op te stellen. Hiermee wordt de kwaliteit voldoende gewaarborgd, omdat de medewerker belastingen meteen een terugkoppeling kan geven. Verder bleek dat het team belastingen is op dit moment kwetsbaar doordat het uit slechts twee medewerkers bestaat. Hierdoor is het afbreukrisico bij ziekte, verlof, studie e.d. groot. Bouwleges (35 bezwaarschriften in 2007) Het bezwaarschrift wordt ontvangen, geregistreerd in MyCorsa (Document Management Systeem) en doorverzonden door medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) van de afdeling Bestuursen Managementondersteuning (BMO) aan de vakafdeling. Het ontvangen bezwaarschrift wordt door een medewerker belastingen in Excel geregistreerd. Ten behoeve van de dossiervorming vraagt de medewerker belastingen bij de afdeling VROM een kopie van de legesnota op. Omdat de bouwleges gerelateerd zijn aan de hoogte van de bouwkosten heeft het bezwaar meestal betrekking op die bouwkosten. Daarom wordt de afhandeling van de bezwaarschriften gedaan in nauw overleg tussen de teams bouwen en belastingen. Het is de bedoeling dat elke woensdag de 12
ontvangen bezwaren samen doorgenomen worden waarna de belastingmedewerker de uitspraak opstelt. Afvalstoffenheffing/rioolrecht (respectievelijk 20 en 33 bezwaarschriften in 2007) Het bezwaarschrift wordt ontvangen, geregistreerd in MyCorsa (Document Management Systeem) en doorverzonden door medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) van de afdeling Bestuursen Managementondersteuning (BMO) aan de vakafdeling. Deze rechten liften mee op de waternota van Brabant Water. Hierdoor is bezwaar mogelijk na elke afschrijving. Een medewerker belastingen maakt een dossier aan met daarin opgenomen een kopie van de afschrijving en het bezwaarschrift. Omdat de afhandeling van deze bezwaren door de medewerkers belastingen zelf gedaan wordt, gaat dit snel en wordt niet altijd een ontvangstbevestiging verzonden, omdat de uitspraak vaak al binnen een week verzonden wordt. Toeristen-/forensenbelasting (geen bezwaarschriften in 2007) Het bezwaarschrift wordt ontvangen, geregistreerd in MyCorsa (Document Management Systeem) en doorverzonden door medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) van de afdeling Bestuursen Managementondersteuning (BMO) aan de vakafdeling. Een belastingmedewerker handelt het bezwaar af. Ook dit gaat over het algemeen zo snel dat er geen ontvangstbevestiging wordt verzonden, omdat de uitspraak al binnen een week verzonden wordt. 1.2 Wat zijn de geldende termijnen? Voor de bezwaren die ontvangen zijn in 2007 is artikel 25 Algemene wet inzake rijksbelastingen van kracht. Conform dit artikel is de afhandelingtermijn voor belastingbezwaren op 1 jaar gesteld. Vanaf 1 juni 2009 zal nieuwe wetgeving van toepassing zijn op de termijnen. Hiervoor gelden de volgende artikelen: Gemeentewet artikel 236:2 en Wet WOZ artikel 30:8. Op een bezwaarschrift dat niet is ingediend in de laatste zes weken van een kalenderjaar (1 januari t/m 19 november), dient de uitspraak worden gedaan in het kalenderjaar waarin het bezwaarschrift is ontvangen. Als het bezwaarschrift wordt ingediend in de laatste zes weken van het kalenderjaar (20 november t/m 31 december) dan moet de uitspraak binnen zes weken na ontvangst van het bezwaarschrift worden gedaan. 1.3 Welke afdelingen zijn bij de behandeling van bezwaarschriften betrokken? Bezwaarschriften belastingen worden behandeld door de medewerkers belastingen van afdeling BMO. Voor de afhandeling van bezwaarschriften tegen bouwleges wordt indien nodig overlegd met medewerkers van de afdeling VROM. 1.4 Zijn de bezwaarschriften onder te verdelen in categorieën en welke verschillen zijn te onderkennen in de behandelingswijzen? Bij onderdeel 1.1 is deze vraag beantwoord. 1.5 Heeft de gemeente voor zichzelf normen en/of doelen gesteld? Uit de interviews en documentstudie is gebleken dat de gemeentelijke organisatie voor zichzelf geen normen en/of doelen heeft opgesteld. 1.6 Welke kosten zijn gemoeid met de behandeling van bezwaarschriften? De kosten die gemoeid zijn met de behandeling van bezwaarschriften belastingen bestaan uit het aantal uren van de medewerkers, vermenigvuldigd met het uurtarief. Daarnaast brengt taxatiebureau TOG kosten in rekening voor zijn aandeel in de behandeling. Aangezien één totaalcontract met TOG heeft voor het gehele traject van periodieke (her)taxatie, permanente marktanalyse en het behandelen van bezwaarschriften, kan niet inzichtelijk gemaakt worden -ook niet aan de hand van de verlengingsovereenkomst uitvoering WOZ- welke de kosten zijn van specifiek de bezwarenbehandeling door TOG. In bijlage C is een overzicht van de werkelijke kosten in 2007 van de eigen medewerkers opgenomen. Uit de gesprekken met de belastingmedewerkers is gebleken dat de tijd van afhandeling van bezwaarschriften woz/ozb, inclusief de te besteden tijd van TOG, ongeveer 2½ uur bedraagt. Voor de bezwaren tegen de andere belastingen is dit gemiddeld ½ uur per bezwaarschrift. 2. Worden de voorgeschreven termijnen gehaald (doeltreffendheid)? 2.1 Worden de bezwaarschriften tegen besluiten op gemeentelijke belastingen binnen één jaar afgehandeld? Uit ons onderzoek is gebleken dat alle in 2007 ingediende bezwaarschriften belastingen binnen de wettelijke termijn van 1 jaar zijn afgehandeld. 13
3. Zijn voldoende waarborgen aanwezig om het proces behandeling bezwaarschriften doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? a. Eenduidige dossieropbouw middels checklist. Van een checklist wordt alleen gebruik gemaakt bij de bezwaarschriften die ter behandeling naar TOG gaan. In die gevallen wordt een aanlevermap van TOG gebruikt waarop basisgegevens als naam, adres, woonplaats, objectnummer en kadastrale kenmerken ingevuld moeten worden en aan te leveren documenten in gedaan moeten worden. b. Medewerkers maken gebruik van terugmeldingsformulieren. Bij bezwaarschriften belastingen wordt geen gebruik gemaakt van terugmeldingsformulieren. Omdat die bezwaarschriften binnen één en dezelfde afdeling worden afgehandeld, is dit ook niet nodig. Voor de bezwaren die wel elders worden afgehandeld -namelijk de woz/ozb bezwaarschriften die naar TOG gezonden worden- fungeert de aanlevermap als een soort van terugmeldingsformulier. c. Termijnbewaking vindt uniform en op één locatie plaats. Ontvangen bezwaarschriften worden centraal ingeboekt in MyCorsa. Inmiddels is het mogelijk gemaakt om via MyCorsa beter zicht te krijgen in de afhandelingtermijnen. Op het registratiescherm is het mogelijk om streefdatums aan te passen. De behandelaar van een bezwaarschrift krijgt twee weken voordat de streefdatum bereikt wordt een herinneringsmail. Als de termijn verstreken is dan ontvangt men vanuit MyCorsa ook een e-mail. Daarnaast heeft de medewerker belastingen in Excel een lijst opgesteld met een overzicht van alle ontvangen bezwaren en alle gegevens over het ontvangen bezwaarschrift voor het taxatiebureau TOG. Ook vindt registratie -eveneens door de belastingmedewerkers- plaats in Civision waarderingssysteem. Registratie hierin is noodzakelijk vanwege verplichte aanleveringen aan waterschap en belastingdienst via het Standaard uitwisselingsformaat (STUF). d. Termijnoverschrijdingen worden geanalyseerd. Van termijnoverschrijding is geen sprake geweest waardoor analyse niet nodig is geweest. e. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en bekend bij betrokkenen. Taken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het functieboek en bekend bij de belastingmedewerkers. f. Afstemming tussen juridische medewerkers en juristen vakafdelingen is geregeld. Niet relevant voor de behandeling van bezwaarschriften belastingen. g. Geen overbodige overdrachtsmomenten vinden plaats (digitaal/papier). De enige overdrachtsmomenten die er in het proces zijn, zijn de overdracht van woz/ozbbezwaarschriften van de gemeente naar TOG van vervolgens van TOG weer terug naar TOG. Hierdoor zijn geen overbodige overdrachtsmomenten geconstateerd. Aangezien bezwaarschriften altijd ondertekend dienen te worden, worden deze altijd op papier ingediend. h. Vergaderfrequentie commissie bezwaarschriften moet aansluiten op termijnen. Niet relevant voor de behandeling van bezwaarschriften belastingen. i. De werkelijke bezetting moet afgestemd zijn op het aantal bezwaren. Niet relevant voor de behandeling van bezwaarschriften belastingen. j. De hoeveelheid ingezette ambtelijke uren bij behandeling van bezwaarschriften is bekend. In het tijdregistratiesysteem TIM registreren de belastingmedewerkers de uren die zij besteden aan de behandeling van bezwaarschriften. In 2007 waren dat 810 uren. 4. In hoeverre anticipeert de op de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen? Aangezien bezwaarschriften tegen belastingen tijdig worden afgehandeld, brengt invoering van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in principe geen risico met zich mee voor de gemeente Bladel. 14
4. Conclusies In dit hoofdstuk worden de conclusies van het onderzoek beschreven op basis van de bevindingen uit het vorige hoofdstuk. De conclusies van bezwaren die behandeld worden door de commissie bezwaarschriften en van de bezwaren die gericht zijn tegen gemeentelijke belastingen worden afzonderlijk beschreven. Bij beide onderdelen wordt eerst een algemene conclusie gegeven die vervolgens wordt uitgesplitst in deelconclusies. De deelconclusies zijn per deelvraag geformuleerd. 4.1 Bezwaren commissie bezwaarschriften Centrale vraag bij dit onderzoek was: Hoe is het proces behandeling bezwaarschriften georganiseerd, worden de gestelde termijnen gehaald (doeltreffend) en zijn er voldoende waarborgen om het proces doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? Het antwoord hierop luidt: Het proces van behandeling van bezwaarschriften verloopt niet doeltreffend aangezien in 2007 60% van de ontvangen bezwaarschriften niet binnen de wettelijke termijn is afgehandeld. Daarnaast kan de doelmatigheid op enkele onderdelen verbeterd worden. Hoe verloopt het proces behandeling bezwaarschriften? Een procesbeschrijving is aanwezig, maar gedateerd van september 2000. De medewerker van het secretariaat van de commissie heeft een uitgebreide werkinstructie opgesteld. Geconcludeerd wordt dat de adviezen van de commissie als kwalitatief goed en volledig worden ervaren. Nadat het college een besluit heeft uitgebracht over het advies B&W, wordt door de vakafdeling de uitspraak opgesteld en verzonden. Geconcludeerd kan worden dat door deze werkwijze de uitspraak pas later verzonden wordt naar de bezwaarmaker met als risico dat de termijn wordt overschreden. Doordat in sommige gevallen de uitspraak middels twee documenten gedaan wordt en in andere gevallen dit met in één document gedaan wordt, is de afwikkeling van bezwaarschriften niet eenduidig. Worden de voorgeschreven termijnen gehaald (doeltreffendheid)? Uit het bestandsonderzoek is vast komen te staan dat ongeveer 60% van het aantal ontvangen bezwaarschriften in 2007 buiten de wettelijke termijn is afgehandeld. Geconcludeerd kan worden dat de bezwaarschriften te laat worden afgehandeld. Op basis van de termijnoverschrijding verloopt het proces niet doeltreffend. In 2007 zijn geen maatregelen getroffen om de termijnoverschrijdingen te beperken. Zijn voldoende waarborgen aanwezig om het proces behandeling bezwaarschriften doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? Geconcludeerd kan worden dat de waarborgen aangescherpt kunnen worden. Uit het dossieronderzoek blijkt dat ondanks het niet gebruiken van een checklist voor dossieropbouw, de dossiers toch de juiste documenten bevatten. Termijnbewaking vindt niet uniform en op één locatie plaats. Hierdoor is de bewaking van termijnen en de voortgang niet eenduidig en helder. Doordat termijnoverschrijdingen niet geanalyseerd worden, is onvoldoende zicht op de oorzaken van de overschrijdingen. Geconcludeerd wordt dat als de oorzaken niet bekend zijn ook geen oplossingen bedacht kunnen worden, waardoor de termijnoverschrijdingen niet gereduceerd kunnen worden. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn in beginsel niet vastgelegd, maar wel bekend bij alle betrokkenen. Tijdige afhandeling is hierdoor de verantwoordelijkheid van iedereen waardoor er niemand concreet aan verbetering werkt: de vakafdelingen zeggen niet sneller te kunnen afhandelen omdat ze op het commissieadvies wachten en de commissie bezwaarschriften ziet een zaak als afgehandeld zodra het advies naar het college verzonden is. Het vergaderschema c.q. de vergaderfrequentie van de commissie bezwaarschriften sluit in 2007 niet aan op het aantal ontvangen bezwaarschriften en hun afhandelingtermijn. In 2007 zijn geen verdere acties uitgezet om dit op elkaar af te stemmen. 15
De hoeveelheid ingezette uren bij behandeling van een bezwaarschrift is niet bekend, omdat de medewerkers van de vakafdelingen hun uren niet altijd kunnen schrijven onder bijvoorbeeld het product Behandeling bezwaarschriften in het tijdregistratiesysteem TIM. Hierdoor heeft men niet in beeld wat het totaal aantal uren is dat besteed wordt aan de behandeling van een bezwaarschrift. Daarnaast kan niet een juist beeld geschetst worden van de kosten die gemoeid zijn met de behandeling van bezwaarschriften. In hoeverre anticipeert de op de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen? Uit interviews en documentstudie kan geconcludeerd worden dat de organisatie nog veel actie moet ondernemen op de komst van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen. Recentelijk is door de organisatie wel mogelijk gemaakt dat de termijnbewaking ingevoerd kan worden in MyCorsa. De financiële consequenties kunnen hoog zijn als de termijnen overschreden worden. 16
4.2 Bezwaren gemeentelijke belastingen Centrale vraag bij dit onderzoek was: Hoe is het proces behandeling bezwaarschriften georganiseerd, worden de gestelde termijnen gehaald (doeltreffend) en zijn er voldoende waarborgen om het proces doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? Het antwoord hierop luidt: Het proces van behandeling van bezwaarschriften verloopt doeltreffend aangezien alle bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn worden afgehandeld. Wel kan de doelmatigheid op enkele onderdelen verbeterd worden. Hoe verloopt het proces behandeling bezwaarschriften? De processen behandeling bezwaarschriften van de diverse belastingen zijn niet beschreven en vastgelegd. Het proces kan doelmatiger verlopen als de processen wel beschreven en vastgelegd worden, omdat dan eenduidige werkwijze ontstaat en overdracht eenvoudiger is. Door TOG aangeleverde conceptuitspraken op bezwaarschriften zijn niet altijd van de kwaliteit die de belastingmedewerkers voor ogen hebben. Daardoor moeten zij regelmatig (delen van) uitspraken herschrijven. Worden de voorgeschreven termijnen gehaald (doeltreffendheid)? Alle in 2007 ontvangen bezwaarschriften belastingen zijn binnen de wettelijke termijn afgehandeld. Hieruit wordt geconcludeerd dat het proces doeltreffend verloopt. Zijn voldoende waarborgen aanwezig om het proces behandeling bezwaarschriften doelmatig en doeltreffend te laten verlopen? Hoewel dossiervorming niet aan de hand van een checklist wordt gedaan, is uit het onderzoek niet gebleken dat dossiers onvolledig zijn. Ontvangen bezwaren worden vastgelegd in diverse geautomatiseerde systemen (MyCorsa, Civision en Excel). Het team belastingen is op dit moment kwetsbaar doordat het uit twee medewerkers bestaat. Hierdoor is het afbreukrisico bij ziekte, verlof, studie e.d. groot. 17
5. Aanbevelingen In dit hoofdstuk worden de aanbevelingen naar aanleiding van het onderzoek weergegeven. Bij dit hoofdstuk worden de aanbevelingen apart beschreven voor zowel bezwaren die via de commissie bezwaarschriften behandeld worden als voor bezwaren die tegen gemeentelijke belastingen worden behandeld. 5.1 Bezwaren commissie bezwaarschriften Formaliseer het proces van behandeling van bezwaarschriften die via de commissie bezwaarschriften loopt, bespreek deze met de betrokken functionarissen, stel deze vast en handel daarnaar. Om de afwikkeling van bezwaarschriften te bespoedigen moet de medewerker van de vakafdeling het advies van de commissie zo spoedig mogelijk, bij voorkeur binnen een week na ontvangst, voorleggen aan het college van burgemeester en wethouders. Als ze hierbij dan al de conceptuitspraak aan het college aanbieden, dan kan de beslissing op het bezwaarschrift direct na het besluit door B&W verzonden worden aan de bezwaarmaker. Voorkom dat verschillende afdelingen de uitspraak op verschillende wijzen vormgeven (in één of twee documenten). Maak daarom duidelijke afspraken over de wijze van schriftelijke communicatie naar buiten toe en leg dit vast in de procesbeschrijving. Verantwoordelijkheden en termijnbewaking moeten vastgelegd en goed geregeld zijn. De vakafdeling is de eindverantwoordelijke voor de afhandeling van een bezwaarschrift, daarom moet het hoofd van de betreffende vakafdeling eindverantwoordelijk zijn voor de tijdige en correcte afhandeling van het bezwaarschrift. De commissie bezwaarschriften is verantwoordelijk voor het tijdig organiseren van een zitting en het leveren van een goed advies. Beide partijen moeten voor hun deel van het proces de termijnen bewaken en over een middel kunnen beschikken dat hen daartoe in staat stelt. Omdat ontvangen bezwaarschriften centraal worden geregistreerd in MyCorsa, moet dit programma gebruikt worden voor de termijnbewaking. Het secretariaat van de commissie bezwaarschriften moet vroegtijdig in het proces een overzicht aan de vakafdeling aanbieden waarop de termijnen staan (zie bijlage E). Deze termijnen kunnen dan ingevoerd worden in MyCorsa. Zowel de vakafdeling als het secretariaat moeten vervolgens met enige regelmaat signalen vanuit MyCorsa krijgen hoever de afhandelingtermijn inmiddels gevorderd is. Herinneringen vanuit dit programma moeten tijdig gegeven worden. Laat het secretariaat van de commissie bezwaarschriften de termijnoverschrijdingen analyseren, zodat de belangrijkste oorzaken hiervan in beeld worden gebracht. Eventueel kunnen dan oplossingen bedacht worden waardoor termijnoverschrijdingen zoveel mogelijk beperkt kunnen worden. De commissie bezwaarschriften moet vaker zitting houden als het aantal ontvangen bezwaarschriften daartoe aanleiding geeft. Doordat de gemeente voornemens is om extra commissieleden te gaan benoemen, is de mogelijkheid ook groter om nog meer zittingen te gaan houden. Maak in het tijdregistratiesysteem voor de medewerkers van de vakafdelingen een product aan van bijvoorbeeld Behandeling bezwaarschriften waaronder alle medewerkers hun tijd kunnen schrijven. Het aantal bestede uren en de kosten van behandeling van bezwaarschriften wordt hiermee inzichtelijk. Door de komst van de nieuwe Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen, zal het proces van behandeling van bezwaarschriften versneld moeten gaan worden. De organisatie zal op korte termijn actie moeten gaan ondernemen om het proces op een zodanige wijze te gaan organiseren dat consequenties zo minimaal mogelijk zijn. MyCorsa kan heel goed gebruikt worden door de afdelingshoofden als stuurinformatie, zodat ook zij zicht hebben op de termijnen. 18
5.2 Bezwaren gemeentelijke belastingen Beschrijf het proces van behandeling van bezwaarschriften van de diverse belastingen, bespreek deze met alle betrokken functionarissen en stel deze vast. Zet in op betere termijnbewaking. Aangezien MyCorsa gemeentebreed is verkozen tot het programma waarin post wordt geregistreerd en gevolgd, verdient het aanbeveling om dit programma ook daarvoor te gebruiken. Inmiddels wordt in MyCorsa de afhandelingtermijn op 31 december van het jaar gezet waarmee wordt geanticipeerd op de aanstaande wetswijziging. Belangrijk is dat dit systeem een afhandelingherinnering geeft op zodanig vroeg tijdstip dat er nog voldoende ruimte is om het bezwaarschrift te kunnen afhandelen. 19
BIJLAGEN 20