Wet maatschappelijke ondersteuning Maatwerkvoorziening Ondersteuning Protocol facturatie en berichtenverkeer 1
INHOUD Facturatieprotocol. Pagina 3 Berichtenverkeer Pagina 7 Versie: 17 mei 2016 2
Protocol facturatie- en berichtenverkeer Maatwerkvoorziening Ondersteuning, mei 2016 Dit protocol treedt in werking op de publicatiedag in mei 2016 via www.inkoopwmo.nl. Het protocol is een nadere uitwerking van de afgesloten contracten en regelt het facturatieen berichtenverkeer tussen de dienstverleners van de Maatwerkvoorziening Ondersteuning en de gemeenten Beek, Schinnen, Sittard-Geleen en Stein. Het uitgangspunt is dat zowel de gemeenten als de dienstverleners ervoor zorgdragen dat de facturen en berichten op basis van de Wmo arrangementen, verlopen volgens de iwmo standaard. De stand van zaken per 1-1-2016 wordt hierna onder de punten 1 en 3 toegelicht. In 2015 werd een splitsing gehanteerd in het declaratie- en berichtenverkeer voor de cliënten die vallen onder het contract Maatwerkvoorziening Ondersteuning (met een Wmoarrangement) en de factuur en berichtenstroom voor de overgangscliënten (met bestaande AWBZ-indicaties in 2015). De laatstgenoemde categorie werd uitgesloten van de iwmostandaard. Hiervoor werd een aparte facturering gehanteerd. Voor de gemeenten Beek, Schinnen en Stein geldt deze aparte facturering voorlopig ook in 2016. Dit wordt hierna toegelicht onder punt 2. 1.Berichtenverkeer en Facturatie maatwerkvoorziening ondersteuning/de Wmo arrangementen. Ons streven om het facturatie- en berichtenverkeer voor de cliënten die vallen onder het contract Maatwerkvoorziening Ondersteuning (cliënten met een Wmo-arrangement), met ingang van 1-1-2016 geheel volgens de iwmo-standaard voor de vier gemeenten te laten verlopen, is gedeeltelijk gerealiseerd. Tot de datum van volledige realisatie gelden voor de gemeenten aparte afspraken, zoals hieronder vermeld: 1. Het toewijzingsbericht (301) geldt voor de vier gemeenten. Dit bericht is de basis voor uw factuur/declaratie. Facturen die niet zijn gebaseerd op een 301-bericht, worden niet door de gemeenten Beek, Schinnen, Sittard-Geleen en Stein geaccepteerd c.q. betaald. 2. Wij verzoeken u om via het 303-bericht de declaraties van de arrangementen te blijven indienen, ondanks dat niet alle gemeenten de 303 berichten in hun systeem kunnen verwerken. Wij verzoeken dit zodat u en de gemeenten achteraf deze alsnog in de systemen kunnen inlezen en administratief kunnen verwerken, zodra het declaratieverkeer via de iwmo-standaard volledig mogelijk is. 3. De vier gemeenten verwachten in PDF format via de mail de factuur over de arrangementen per vierwekelijkse periode. De vierwekelijkse factuurperiode is gelijk aan de periodekalender die het CAK voor de eigen bijdrage hanteert. 4. Als in de loop van 2016 de 303-declaratie via de systemen van alle vier de gemeenten verwerkt kan worden, blijft de toezending van de betreffende factuur in PDF-format van kracht. De berichten en facturen/declaraties per gemeente: 1. De gemeente Sittard-Geleen. Deze gemeente is als enige per (CAK)periode 1-2016 geheel overgegaan op de iwmo-standaard, versie 2.0-2016. Bij deze gemeente zijn de berichten Wmo301tot en met Wmo308 operationeel. De eenheid die geldt voor het declaratieverkeer via de iwmostandaard is een etmaal. Op pagina 6 zijn zowel de vierwekelijkse als de etmaaltarieven van de arrangementen vermeld. Nadat de gemeente u een toewijzingsbericht Wmo (301) heeft gestuurd en u dit via een 302 hebt bevestigd, kunt u iedere periode een declaratie (303) op het betreffende 301 bericht naar de gemeente sturen. In het 301-bericht dat u ontvangt staan unieke gegevens waaronder een productcode en een indicatiebesluitnummer, die nodig zijn om de declaratie via een 303-bericht te kunnen verwerken. Voor de juiste verwerking van een 303-bericht in de gemeenteadministratie is 3
het noodzakelijk dat het 303-bericht door u wordt verstuurd, nadat u het 301-bericht in uw systeem heeft ingelezen, verwerkt en met een 302-bericht hebt bevestigd. Naast de 303-declaratie stuurt u een factuur in PDF-format naar: facturenwmo@sittard-geleen.nl. Van uw declaratie ontvangt u een 304 bericht. 2. Gemeente Beek stuurt 301-berichten, gelijktijdig met het verzenden van het arrangementbesluit voor de cliënt per email. De gemeente wil hiervan een bevestiging van u, via het 302-bericht. De gemeente verwacht van u een factuur in PDF voor de arrangementen met een bestand in csv-format. Facturering volgens het arrangementtarief (zie pagina 6). Verzending naar: info@gemeentebeek.nl. 3. Gemeente Schinnen stuurt 301-berichten, gelijktijdig met het verzenden van het arrangementbesluit voor de cliënt per email. De gemeente verwacht van u een factuur in PDF voor de arrangementen met een bestand in csv-format. Facturering volgens het arrangementtarief (zie pagina 6). Verzending naar: factuur@schinnen.nl. 4. Gemeente Stein stuurt 301-berichten, gelijktijdig met het verzenden van het arrangementbesluit voor de cliënt per email. De gemeente verwacht van u een factuur in PDF voor de arrangementen met een bestand in csv-format. Facturering volgens het arrangementtarief (zie pagina 6). Verzending naar: administratie@gemeentestein.nl. Bij de factuur in PDF-format a.u.b. het volgende op te nemen: Factuurdatum, factuurnummer, Factuurperiode, Omschrijving: (hierbij voor Beek Schinnen en Stein een verwijzing naar de separaat via de mail op datum- gestuurde csv bestanden), totaalbedrag factuur ex Btw, Btw-bedrag met Btw-maatstaf en totaalbedrag incl. Btw. Uw naam en adresgegevens en Btw-nummer. Bij Btw-vrijstelling de verwijzing naar de specifieke regeling. De factuuradressering in PDF is per betreffende gemeente, als volgt: Gemeente Beek Postbus 20, 6190 AA Beek Gemeente Schinnen: t.a.v. crediteurenadministratie Postbus 50, 6365 ZH Schinnen Gemeente Sittard-Geleen t.a.v. de crediteurenadministratie, knooppunt 36 Postbus 18, 6130 AA Sittard Gemeente Stein t.a.v. de financiële administratie Postbus 15, 6170 AA Stein 2. De facturatie voor de overgangscliënten. In 2015 was er een overgangsrecht voor Wmo-cliënten met bestaande AWBZ-indicaties. Hiervoor was een apart contract afgesloten met de betreffende dienstverleners. Het overgangsrecht is op 1-1-2016 van rechtswege geëindigd. De gemeenten Beek, Schinnen en Stein hebben niet voor alle cliënten op 1-1-2016 een herindicatie Wmo uitgevoerd. Om deze reden is een addendum, behorende bij de deelovereenkomst Maatwerkvoorziening Ondersteuning overgangsrecht 2015, afgesloten door deze gemeenten met de betreffende dienstverleners. Hierdoor blijven de afspraken zoals opgenomen in de overeenkomst zoals die in 2015 gold, onverkort van kracht voor de bestaande cliënten, tot de herindicatie of tot de datum dat men niet meer in aanmerking komt voor ondersteuning. De tarieven opgenomen in de bijlage 2 van de overeenkomst zijn geldig. Wij verwijzen naar het betreffende addendum en de overeenkomst. 4
Het berichtenverkeer via de iwmostandaard staat niet open voor facturen betreffende overgangscliënten in 2016. Facturatie voor de overgangscliënten vindt plaats middels een csv-bestand. Hiervoor geldt het onderstaande protocol. Het protocol eindigt op een nader te bepalen datum. Dit zal gepubliceerd worden op www.inkoopwmo.nl. 1. De Dienstverlener stuurt binnen 6 weken na afloop van de betreffende declaratieperiode (4-wekelijks) waarin de activiteiten zijn uitgevoerd digitaal een csv-bestand naar de gemeente. Dit csv-bestand wordt door de gemeente ingelezen om de declaraties te kunnen controleren. Het CSV-bestand. Het digitaal aanleveren van bulkfacturen vereist dat deze gegevens op een gestructureerde wijze worden aangeleverd. Het bestand is een tekstfile (csv comma separated value-; kolommen worden gescheiden door een teken), en bestaat uit drie verschillende recordsoorten De specificaties van dit CSV bestand staan in het facturatieprotocol oktober 2015, met een bijlage. Dit protocol staat eveneens op www.inkoopwmo.nl. U mailt het bestand voor: de gemeente Beek naar: info@gemeentebeek.nl de gemeente Schinnen naar: factuur@schinnen.nl. de gemeente Stein naar:administratie@gemeentestein.nl. 2. De digitale facturen van de Dienstverlener worden vergeleken met de gegevens van de gemeente. Regels die overeenkomen worden door de gemeente binnen dertig kalenderdagen betaald. 3. Van afwijkende regels ontvangt de Dienstverlener binnen één maand een specificatie per mail. Correcties die moeten worden doorgevoerd, worden door de Dienstverlener met de eerstvolgende factuur meegestuurd. Facturen die later dan twee maanden na afloop van de declaratieperiode waarin de activiteiten zijn uitgevoerd worden ingediend, worden niet meer in behandeling genomen. 4. De Dienstverlener verstrekt de volgende gegevens: - Het bankrekeningnummer van de Dienstverlener - Een contactpersoon en contactgegevens - De WZA/AGB-code van de Dienstverlener 5. Naast de aanlevering van het factuurbestand in csv-format via de mail, wordt door de dienstverlener gelijktijdig een verzamelfactuur in PDF naar de gemeenten via de in punt 1 genoemde adressen gemaild. In deze verzamelfactuur a.u.b. het volgende te vermelden: Factuurdatum, factuurnummer, Factuurperiode, Omschrijving: (hierbij een verwijzing naar de separaat via de mail op datum- gemailde csv bestanden), totaalbedrag factuur ex Btw, Btwbedrag met Btw-maatstaf en totaalbedrag incl. Btw. Uw naam en adresgegevens en Btwnummer. Bij Btw-vrijstelling de verwijzing naar de specifieke regeling. De factuuradressering in PDF is per betreffende gemeente, als volgt: Gemeente Beek Postbus 20, 6190 AA Beek Gemeente Schinnen: t.a.v. crediteurenadministratie Postbus 50, 6365 ZH Schinnen Gemeente Stein t.a.v. de financiële administratie Postbus 15, 6170 AA Stein 5
Voor de nadere regels betreffende de facturatie en de betaling van zowel de Wmoarrangementen als de overgangscliënten, verwijzen wij u naar de betreffende artikelen in de overeenkomsten en de addenda. De arrangementen en de tarieven, geldend per (CAK)periode 1-2016 (vanaf 4-1-2016)*. Arrangementnummer Productcode 4-wekelijks tarief in etmaaltarief** 1 10101 235,00 8,39 2 10102 265,00 9,46 3 10103 300,00 10,71 4 10104 640,00 22,86 5 10105 650,00 23,21 6 10106 710,00 25,36 7 10107 950,00 33,93 8 10108 1.000,00 35,71 9 10109 1.025,00 36,61 Opslag rolstoelvervoer: Arrangement- Productcode 4 wekelijks tarief in etmaaltarief Nummer*** 10 10110 210,00 7,50 11 10111 210,00 7,50 12 10112 210,00 7,50 * De tarieven zijn ongewijzigd t.o.v. 2015. **De omrekenfactor is 1/28 van het vier-wekelijks arrangementtarief 2016 en afgerond op 2 decimalen. ***Vanaf 1-1-2016 is er 1 opslag voor alle rolstoelgebonden vervoer. 6
7 3. Berichtenverkeer Gelijktijdig met het bericht wordt de beschikking aan de cliënt per post verstuurd. De beschikking bevat onder meer de volgende informatie: Arrangementsnummer, ingangs- en einddatum Vervoersindicatie Te realiseren doelen en resultaten Gekozen dienstverlener. Procedure (overig) berichtenverkeer voor Beek, Schinnen en Stein: De stand van zaken betreffende het berichtenverkeer is hiervoor toegelicht. Zolang het berichtenverkeer via de iwmostandaard vanaf het 302-bericht nog niet compleet verloopt, wordt op de hierna beschreven wijze het berichtenverkeer tussen de dienstverleners en de gemeenten Beek, Schinnen en Stein over de arrangementen voor individuele cliënten geregeld. Dit geldt zolang de berichten 302 t/m 308 nog niet volledig ingevoerd zijn bij deze gemeenten. Procedure: Gelijktijdig met het versturen van de beschikking aan de cliënt wordt aan de dienstverlener een Wmo301-bericht verstuurd. De gegevensverstrekking met bestanden na het 301-bericht gebeurt via DocZend, in een beschermde omgeving. Gemeente Stein verstuurt een Word bestand voorzien van een wachtwoord. Na ontvangst van het 301-bericht stuurt de dienstverlener per mail een actieve ontvangstbevestiging naar de gemeenten Schinnen en Stein, met vermelding van het cliëntnummer. Dit gebeurt per email naar de eerder bij die gemeenten genoemde emailadressen. Gemeente Beek krijgt van de dienstverlener een 302-bericht, zoals eerder vermeld. Na overeenstemming over het ondersteuningsplan tussen cliënt en de dienstverlener stuurt de laatste een melding aanvang dienstverlening aan de gemeenten Schinnen en Stein. Dit gebeurt per email naar het betreffende mailadres (wmo@schinnen.nl of sociaaldomein@gemeentestein.nl), onder vermelding van het cliëntnummer. Gemeente Beek ontvangt van de dienstverlener een 305 bericht. Het ondersteuningsplan is een zaak tussen cliënt en de dienstverlener. In het kader van het contractmanagement door de gemeenten, kan steekproefsgewijs of indien er aanleiding toe is het ondersteuningsplan worden opgevraagd. Indien een spoedsituatie van toepassing is, wordt het berichtenverkeer aangepast en zonodig achteraf geregeld. De dienstverlening aan de cliënt staat voorop. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX