Directoraat plenaire vergadering De directeur UITNODIGING TOT INSCHRIJVING Betreft: Ref.: Levering van uitgeversdiensten voor het aanvullen en bijwerken van de gegevensbank "Waarnemingspost" van het Europees Parlement EP/DGPRES/OEIL/SER/2012/029 Publicatieblad 2012/S 169-279299 van 04/09/2012 Mevrouw, Mijnheer, Het Europees Parlement is van plan de bovengenoemde opdracht openbaar aan te besteden. Hierbij gaan de aanbestedingsstukken met betrekking tot deze opdracht zodat u over de nodige informatie beschikt om eventueel een offerte in te dienen. 1. PRESENTATIE VAN EEN OFFERTE Indien u belangstelling heeft voor deze opdracht, wordt u verzocht uiterlijk op de in punt 2 hieronder vermelde datum een offerte in te dienen in een van de officiële talen van de Europese Unie. Er wordt echter op gewezen dat de werktalen het Frans en het Engels zullen zijn. Uw offerte moet bestaan uit een ondertekend origineel plus twee kopieën, in drie afzonderlijke dossiers, waarvan elke bladzijde naar behoren ingevuld en perfect leesbaar is om de minste twijfel omtrent formuleringen en cijfers uit te sluiten. De offerte moet: - worden opgesteld op papier met het briefhoofd van de inschrijver; - verplicht zijn ondertekend door de inschrijver of zijn naar behoren gevolmachtigde vertegenwoordiger; - worden ingediend voor de volledige opdracht; - uitgedrukt zijn in euro. De administratieve diensten van het Europees Parlement behouden zich het recht voor om onvolledige of onleesbare offertes te verwerpen. Uw offerte moet tevens, in de onderstaande numerieke volgorde, de volgende naar behoren ingevulde en ondertekende documenten bevatten: 1. Begeleidend schrijven, 2. Prijslijst (bijlage 2), 3. Verklaring op erewoord betreffende de uitsluiting criteria (bijlage 4), 4. Administratieve gegevens (bijlage 5), 5. Financiële gegevens (bijlage 6),
6. Alle stukken met betrekking tot de selectiecriteria (punt 14 in het bestek), 7. Verplichte redactionele tests (punt 10 in het bestek), 8. De technische offerte van de inschrijver (rekening houdend met de in punt 15 van het bestek gevraagde inlichtingen, met betrekking tot kwaliteitscriteria 4 en 5). 2. UITERSTE INDIENINGSDATUM EN INDIENINGSWIJZE VAN OFFERTES 1. De uiterste termijn voor de indiening van de offertes is vastgelegd op 22 oktober 2012. Offertes die uiterste datum en uur van verzending niet naleven, worden onontvankelijk verklaard. 2. Offertes worden naar keuze van de inschrijvers als volgt ingediend: a) hetzij per post of per koerier, uiterlijk op bovengenoemde datum aan onderstaand adres verzonden, waarbij de datum van het poststempel of het ontvangstbewijs als bewijs geldt: Aanbesteding nr. EP/DGPRES/OEIL/SER/2012/029 b) hetzij door afgifte, eigenhandig of door een vertegenwoordiger van de inschrijver, bij de Dienst officiële post (zie adres en openingstijden hieronder), uiterlijk op bovengenoemde uiterste indieningdatum en -uur. In dit geval wordt de afgifte van de offerte bevestigd door middel van een in tweevoud gedagtekend en ondertekend ontvangstbewijs van de Postdienst van het Europees Parlement. Die datum geldt als datum van indiening. Europees Parlement Dienst officiële post Altiero Spinelli-gebouw, kantoor 00F256 Wiertzstraat 60 B-1040 Brussel Openingstijden van de Dienst officiële post waar de offertes moeten worden overhandigd: - van maandag t/m donderdag van 9.00 tot 12.00 uur en van 14.00 tot 17.00 uur, - vrijdag: van 9.00 tot 12.00 uur. 3. Om de geheimhouding en integriteit van de offertes te waarborgen, moeten deze in een dubbele enveloppe worden ingediend. Beide enveloppen moeten gesloten zijn. Op de binnenste enveloppe moeten de volgende vermeldingen voorkomen: - de dienst waarvoor de offerte bestemd is: - de referentie van de aanbesteding en de volgende tekst: AANBESTEDING: EP/DGPRES/OEIL/SER/2012/029 Afzender: NAAM VAN HET BEDRIJF MAG NIET WORDEN GEOPEND DOOR DE POSTDIENST OF DOOR EEN ONBEVOEGDE 2/5
In alle gevallen en ongeacht de gebruikte verpakking wordt indieners verzocht toe te zien op de kwaliteit van de voor de verzending van hun offertes gebruikte enveloppen of verpakking, om te voorkomen dat wij gescheurde enveloppen ontvangen, waardoor de geheimhouding van de inhoud en de integriteit van de offerte niet meer kunnen worden gewaarborgd. Indien zelfklevende enveloppen worden gebruikt, worden deze met plakband gesloten en plaatst de afzender zijn handtekening over het plakband heen. Als handtekening van de afzender wordt niet alleen de handgeschreven tekst beschouwd, maar ook de handtekening en het stempel van de onderneming. Op de buitenste enveloppe wordt tevens de naam of de handelsnaam van de inschrijver vermeld, alsook het volledige adres waar de informatie betreffende het gevolg dat aan zijn offerte is gegeven naartoe kan worden gestuurd. 3. AANBESTEDINGSVOORWAARDEN 1. Indiening van een offerte betekent dat de inschrijver akkoord gaat met de voorwaarden die zijn vastgelegd in onderhavige aanbestedingsstukken: het bestek en de bijlagen daarbij. Bovengenoemde stukken bepalen de voorwaarden van deze aanbesteding en vullen elkaar aan. Bij onderlinge tegenstrijdigheid prevaleert elk stuk boven het erop volgende, in de volgorde vermeld in de slotbepalingen van het ontwerpraamcontract. 2. Indiening van een offerte betekent ook dat de inschrijver afziet van zijn eigen verkoop- of arbeidsvoorwaarden. De indiening van een offerte bindt de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund tijdens de uitvoering van het contract. 3. Alvorens zijn offerte in te dienen, neemt de inschrijver alle maatregelen die noodzakelijk zijn om inzicht te verkrijgen in de omvang en de aard van de aanbesteding alsook in de mogelijke moeilijkheden. Indiening van een offerte impliceert dat de inschrijver erkent op de hoogte te zijn van de gevaren en risico's die samenhangen met de uitvoering van de opdracht. 4. Geldigheidsduur van de offertes tijdens welke de inschrijver alle voorwaarden van zijn offerte moet handhaven: 6 maanden, te rekenen vanaf de uiterste datum voor de indiening van de offertes. 5. Het bestek voor de opdracht, het ontwerpraamcontract en de ontwerpbestelbon zijn bij deze uitnodiging tot inschrijving gevoegd. Het bestek preciseert welke stukken bij de offerte moeten worden gevoegd, met inbegrip van stukken ter staving van de economische en financiële draagkracht en van de technische en beroepsbekwaamheid. 6. Deze uitnodiging tot inschrijving houdt geen enkele verbintenis in voor het Europees Parlement. Er is pas sprake van een verbintenis als het contract met de geselecteerde inschrijver wordt ondertekend. Indiening van een offerte geeft evenmin enig recht op gehele of gedeeltelijke gunning van de opdracht. Het Europees Parlement kan tot de ondertekening van het contract afzien van de opdracht of de gunningprocedure annuleren zonder dat de kandidaten of de inschrijvers aanspraak kunnen maken op enigerlei schadevergoeding voor gemaakte kosten, van welke aard ook, met inbegrip van eventuele reiskosten. Het eventuele desbetreffende besluit moet worden gemotiveerd en de kandidaten of inschrijvers moeten ervan in kennis worden gesteld. 7. Inschrijvers worden in kennis gesteld van het gevolg dat aan hun offerte is gegeven. 8. De gemaakte kosten om de offerte voor te bereiden en in te dienen zijn ten laste van de inschrijvers en kunnen geenszins worden terugbetaald. 9. De offertes blijven eigendom van het Europees Parlement. 10. Deelname aan deze aanbesteding impliceert de registratie en verwerking van uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres, CV). Deze gegevens worden behandeld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen en organen van de Gemeenschap en betreffende het vrije verkeer van die gegevens. Tenzij anders vermeld, zijn de antwoorden op de vragen en de gevraagde persoonsgegevens noodzakelijk om de offerte te beoordelen volgens de specificaties van de 3/5
uitnodiging tot inschrijving, en zullen ze uitsluitend door het Directoraat-generaal presidium voor dit doel worden verwerkt. Op eenvoudig verzoek kunnen de persoonsgegevens aan de inschrijver worden medegedeeld en kan hij elke onnauwkeurigheid of onvolledigheid ervan corrigeren. Voor alle vragen over de verwerking van de persoonsgegevens kan de inschrijver zich wenden tot de Afdeling aanbestedingen/tenders van het Directoraat-generaal presidium (marchestenders@europarl.europa.eu). Hij heeft te allen tijde het recht om bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming een klacht over de verwerking van zijn persoonsgegevens in te dienen. 4. CONTACTEN TIJDENS DE AANBESTEDINGSPROCEDURE Tijdens de hele procedure is elk contact tussen de inschrijver en het Europees Parlement verboden behalve, bij wijze van uitzondering, in de volgende gevallen: Vóór de uiterste datum voor de indiening van offertes: - Op verzoek van de inschrijvers om bijkomende inlichtingen te verkrijgen die uitsluitend dienen om de aard van de opdracht nader toe te lichten. Inschrijvers kunnen hun vragen om bijkomende inlichtingen over de aanbestedingsstukken uitsluitend schriftelijk stellen, o hetzij per post aan de dienst van bestemming: o hetzij per fax op het nummer: +32 2 284 30 38 o hetzij per e-mail aan het volgende adres: marches-tenders@europarl.europa.eu Elk schriftelijk verzoek om bijkomende inlichtingen moet de volgende vermelding bevatten: AANBESTEDING EP/DGPRES/OEIL/SER/2012/029 Verzoeken om aanvullende inlichtingen die na 12 oktober 2012 worden ontvangen, worden niet meer beantwoord. Het Europees Parlement zal geen gevolg geven aan mondelinge vragen, vragen die na bovengenoemde uiterste datum worden gesteld of vragen die niet juist zijn geformuleerd of geadresseerd. De ontvangen vragen en de antwoorden daarop worden door het Europees Parlement gegroepeerd en toegezonden aan alle inschrijvers die om het bestek hebben gevraagd. - Op initiatief van het Europees Parlement, indien de diensten van de instelling merken dat er sprake is van een vergissing, een weglating of elke andere feitelijke tekortkoming in de tekst van de kennisgeving van de aanbesteding, de uitnodiging tot inschrijving of het bestek; Eventueel worden de bijkomende inlichtingen en bovengenoemde informatie op dezelfde datum en onder identiek dezelfde voorwaarden medegedeeld aan alle inschrijvers die om het bestek hebben gevraagd. Indien de aanbestedingsstukken op de website van het Europees Parlement www.europarl.europa.eu gepubliceerd zijn, worden bovengenoemde aanvullende inlichtingen en informatie eveneens gepubliceerd op de volgende website: http://www.europarl.europa.eu/tenders/invitations.htm Na de opening van de offertes en op initiatief van het Europees Parlement: 4/5
- indien een offerte aanleiding geeft tot verzoeken om opheldering of als er duidelijke materiële fouten in de tekst van de offerte moeten worden gecorrigeerd, kan het Europees Parlement contact opnemen met de inschrijver. Dit contact kan niet leiden tot een wijziging van de voorwaarden van de offerte. 5. OPENING VAN DE OFFERTES De offertes worden geopend op 29 oktober 2012 om 10.00 uur. De opening van de offertes vindt plaats op het volgende adres: Directoraat-generaal presidium Wiertzstraat 60 (PHS 07B042) Inschrijvers die de opening van de offertes wensen bij te wonen, worden verzocht dit uiterlijk op 25 oktober 2012 te laten weten aan de dienst die voor het beheer van deze opdracht bevoegd is, waarbij de deelname beperkt is tot 2 personen, en dit: per fax: +32 2 284 30 38 of per e-mail aan het volgende adres: marches-tenders@europarl.europa.eu Elke aanvraag tot deelname moet voor de personen die aan de opening van de offertes deelnemen het volgende vermelden: a) naam en voornaam, b) functie, c) geboortedatum, d) identiteitsbewijsnummer. Bijlagen: Bestek (bijlage 1), Prijslijst (bijlage 2), Ontwerpraamcontract (bijlage 3), Ontwerpdocument voor indiening van bestelling (bijlage 3a), Verklaring op erewoord betreffende de uitsluiting criteria (bijlage 4), Administratieve gegevens (bijlage 5), Financiële gegevens (bijlage 6). 5/5