JAARVERSLAG 2008 SBZWN

Stichting Bevolkingsonderzoek Borstkanker Zuidwest Nederland JAARVERSLAG 2008 SBZWN 1

Colofon Redactie Mw. R.C. Bakker Mw. C. van Prooijen Mw. drs. J.C.I.Y. Reijerink-Verheij Mw. ir. M.J. de Roo Drs.W.W.J. Spijker Mw. drs. A. van der Steen Mw. E.C. van der Vlis-Vester Mw. K. Witvliet-van der Meijde Mw. G.C.J. Zuyderwijk-Schalke Inhoudsopgave Stichting Bevolkingsonderzoeken Zuidwest Nederland (SBZWN) Met medewerking van: Medewerkers SBBZWN/SBKZ Regionale projectleiders SBKZ Eindredactie Mw. R.C. Bakker Mw. E.C. van der Vlis-Vester Mw. K. Witvliet-van der Meijde Concept, vormgeving en reproductie DRD Support BV, Rotterdam Juli 2009 1. Inleiding 10 2. Organisatie 10 2.1 Ontwikkelingen, visie en voortgang 11 2.2 Sociaal verslag 20 2.3 Interne communicatie 23 2.4 Bestuur en adviesraden 24 Stichting Bevolkingsonderzoek Borstkanker Zuidwest Nederland (SBBZWN) 3. Cliëntenzorg en Kwaliteit 28 3.1 Voorlichting 28 3.2 Overzicht klachten, complimenten en suggesties 29 3.3 Kwaliteit 31 3.4 Digitalisering 32 4. Resultaten 35 4.1 Uitnodigingen 35 4.2 Deelname 36 4.3 Overzicht screeningsresultaten 40 5. Financieel verslag SBBZWN 42 2 23

Inhoudsopgave - vervolg Stichting Bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker Zuidwest-Nederland (SBKZ) Proef-bevolkingsonderzoek darmkanker 6. Cliëntenzorg en Kwaliteit 48 6.1 Voorlichting 48 6.2 Klachten, opmerkingen en suggesties 50 6.3 Kwaliteit 50 6.4 Centralisering 51 6.5 Certificaat 51 9. Communicatie en Kwaliteit 70 9.1 Communicatie 71 9.2 Kwaliteit 71 10. Resultaten 72 11. Financieel verslag Proef-bevolkingsonderzoek darmkanker 75 6.5 RCP (Regionaal Coördinerend Patholoog) 53 7. Resultaten 57 7.1 Uitnodigingen 57 7.2 Actieve participatie en opkomst 58 7.3 Passieve participatie en non-respons 60 7.4 Netto-opkomst en beschermingsgraad 62 7.5 Opkomstpercentage zelfuitnodigende huisartsen en GGD 63 7.6 Resultaten uitslagen onderzoeken 63 8. Financieel verslag SBKZ 64 12. Bijlagen Bijlage 1 Samenstelling bestuur, klachtencommissie, 78 OR en adviesraden Bijlage 2 Overzicht deelname percentages SBBZWN 80 Bijlage 3 Deelname en passieve participatie SBKZ per gemeente 81 Bijlage 4 Definitieve opkomstcijfers SBKZ 2007 84 Bijlage 5 Medewerkerslijst 84 Bijlage 6 Bijlage RCP 88 Bijlage 7 Afkortingen en Verklarende woordenlijst 98 4 45

Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2008 van de Stichting Bevolkingsonderzoeken Zuidwest Nederland (SBZWN). De SBZWN voert drie bevolkingsonderzoeken uit. Het bevolkingsonderzoek naar regio s Rotterdam-Rijnmond en Zuid-Holland Zuid. Daarnaast zijn de voorbereidingen gestart voor de overdracht van de werkzaamheden van GGD Zeeland en GGD Zuidhollandse Eilanden. borstkanker, baarmoederhalskanker en, in samenwerking met het Erasmus MC en het IKR, het proef-bevolkingsonderzoek naar darmkanker in de regio Zuidwest Nederland. Terwijl binnen de bestaande bevolkingsonderzoeken allerlei ontwikkelingen plaatsvinden moet het besluit over de start van de screening op dikke darmkanker nog genomen worden. Dit besluit Een belangrijke ontwikkeling voor de organisatie in 2008 was de voorbereiding van de fusie met regio West in het kader van de operatie Versterking Infrastructuur Kankerscreening (VIKS). zal mede genomen worden op basis van de resultaten uit het proef-bevolkingsonderzoek darmkanker in de regio Rotterdam. In dit jaarverslag vindt u de eerste resultaten uit deze studie. Op 1 januari 2010 moeten in Nederland vijf screeningsorganisaties zijn gevormd die bevolkingsonderzoeken naar kanker uitvoeren. Op 19 maart 2008 is door de bestuurlijk verantwoordelijken van de betrokken organisaties een intentieverklaring ondertekend waarin is uitgesproken om voor 1 januari 2010 een bestuurlijke fusie te realiseren. De bestuurlijke fusie wordt vormgegeven door de vier bestaande stichtingen voor bevolkingsonderzoek borst- en baarmoederhalskanker (SBBZWN, SBKZ, BoBWest en SBBW) onder één bestuur en toezicht te brengen. De zogeheten moederstichting, de stichting Uit het voorgaande blijkt dat de screening volop in beweging is. De stichting levert aan deze ontwikkelingen een belangrijke bijdrage en is daar trots op. Ondertussen blijft de kwaliteit van de uitvoering op een hoog peil staan. Alle betrokkenen bij de uitvoering van de (proef-) bevolkingsonderzoeken naar borstkanker, baarmoederhalskanker en darmkanker, met name de medewerkers, radiologen, pathologen en ketenpartners worden zeer bedankt voor hun inzet, motivatie en enthousiasme! bevolkingsonderzoek zuid-west, zal het bestuur en toezicht vormen van de dochterstichtingen. Voor het bevolkingsonderzoek borstkanker stond in 2008 de landelijke uitrol van de digitalisering centraal. In september konden voor het eerst cliënten voor het digitaal screenen op de nieuw ingerichte vaste unit in Rotterdam worden uitgenodigd. Volgens de huidige planning wordt begin 2010 op alle screeningsunits in onze regio digitaal gescreend. Daarnaast is in de loop van 2008 het besluit genomen om de radiologische diensten openbaar aan te besteden. De offerte-aanvraag is vervolgens eind 2008 gepubliceerd. mw. J.R. Reuwer-Verheij voorzitter bestuur drs. W.W.J. Spijker algemeen directeur Bij het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker is de centralisering in 2008 verder doorgezet. Per 1 januari 2008 voert de SBKZ het bevolkingsonderzoek baarmoeder-halskanker uit in de mw. drs. J.C.I.Y. Reijerink-Verheij directeur beheer en innovatie 6 67

Stichting Bevolkingsonderzoeken Zuidwest Nederland (SBZWN) 1. Inleiding 2. Organisatie 2.1 Ontwikkelingen, visie en voortgang 2.2 Sociaal verslag 2.3 Interne communicatie 2.4 Bestuur en adviesraden 8 89

1. Inleiding 2.1 Ontwikkelingen, visie en voortgang Dit jaarverslag 2008 is een gecombineerd verslag van de Stichting Bevolkingsonderzoek Borstkanker Zuidwest Nederland (SBBZWN) en de Stichting Bevolkingsonderzoek Baarmoederhalskanker Zuidwest-Nederland (SBKZ). Het bevat enkele gezamenlijke delen, maar de activiteiten, resultaten en cijfers van het screeningsproces van de bevolkingsonderzoeken baarmoederhalskanker, borstkanker en het proef-bevolkingsonderzoek darmkanker vindt u in aparte hoofdstukken terug. Fusie en VIKS (Versterking Infrastructuur Kankerscreening) Een belangrijk thema in 2008 was de voorbereiding van de fusie met regio West. Op 19 maart 2008 is door de bestuurlijk verantwoordelijken van de betrokken organisaties een intentieverklaring ondertekend waarin wordt uitgesproken om voor 1 januari 2010 een bestuurlijke fusie te realiseren. In de intentieverklaring worden de kaders voor de bestuurlijke fusie gegeven alsmede de weg waarlangs de fusie gerealiseerd gaat worden. Het jaar 2008 was een succesvol jaar voor de bevolkingsonderzoeken in deze regio en kende veel nieuwe ontwikkelingen. In dit jaarverslag leest u meer over de successen, ontwikkelingen, resultaten, activiteiten en financiële cijfers. Naast dit uitgebreide jaarverslag is ook een verkorte versie van het jaarverslag, het jaarbericht, verschenen. 2. Organisatie De Stichting Bevolkingsonderzoeken Zuidwest Nederland (SBZWN) bestaat uit twee dochterorganisaties die het bevolkingsonderzoek borstkanker en baarmoederhalskanker uitvoeren. Daarnaast is in 2006 samen met het Erasmus MC en het Integraal Kankercentrum Rotterdam (IKR) het proef-bevolkingsonderzoek darmkanker gestart. Beide stichtingen hebben voor de uitvoering van de drie bevolkingsonderzoeken een vergunning in het kader van de Wet op Bevolkingsonderzoeken en ontvangen subsidie. De uitvoering van het bevolkingsonderzoek borstkanker vindt plaats in zes mobiele screeningseenheden en twee vaste onderzoekslocaties. De ondersteunende afdelingen, de screeningsadministratie, verwijzingseenheid en beoordelingseenheid zijn gevestigd op het hoofdkantoor in Vlaardingen. Een tweede beoordelingskantoor bevindt zich in Goes in het Oosterschelde ziekenhuis. Het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker is vanaf 2008 voor een groot deel centraal vanuit de stichting uitgevoerd. Vóór 2008 vond de uitvoering van dit bevolkingsonderzoek vanuit de GGD en in de regio plaats. Voor de gebieden Zeeland en de Zuidhollandse Eilanden was dit in 2008 ook nog het geval. In lijn met het landelijke beleid heeft de stichting in 2007 besloten om de uitvoerende taken te centraliseren. Uitvoering van het bevolkingsonderzoek door GGD en paste immers niet meer in het toekomstbeeld op de kankerscreening. Verderop in dit jaarverslag meer over de centralisering. De bestuurlijke fusie wordt vormgegeven door de vier bestaande stichtingen voor bevolkingsonderzoek borst- en baarmoederhalskanker (SBBZWN, SBKZ, BoBWest en SBBW) onder één bestuur en toezicht te brengen. De zogeheten moederstichting, de stichting bevolkingsonderzoek zuid-west, zal het bestuur en toezicht vormen van de dochterstichtingen. De fusie vindt plaats in het kader van de operatie Versterking Infrastructuur Kankerscreening (VIKS). Deze houdt in dat er op 1 januari 2010 in Nederland vijf screeningsorganisaties moeten zijn gevormd die bevolkingsonderzoeken naar kanker uitvoeren. Dit betekent dat de organisaties voor borst- en baarmoederhalskanker én de screeningsregio s moeten fuseren. Deze voorgenomen versterking van de infrastructuur voor kankerscreening (VIKS) komt voort uit een toekomstvisie op de programmatische preventie. De rijksoverheid wil de eindverantwoordelijkheid voor de publieke zorgtaken volledig naar zich toe trekken en onder de rijksbegroting brengen. Op termijn moet een 1-5-25 structuur ontstaan voor de publieke gezondheidszorg. Dit wil zeggen dat het RIVM als landelijke coördinator optreedt, er 5 bovenregionale structuren bestaan en 25 GGD en op GHOR-niveau (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen). De regio-indeling is: - Regio Noord: Groningen, Friesland, Drenthe - Regio Oost: Gelderland, Overijssel - Regio Midden: Noord-Holland, Utrecht, Flevoland - Regio Zuid: Noord-Brabant, Limburg - Regio Zuidwest: Zuid-Holland, Zeeland De grenzen van deze vijf landsdelen zijn gelijk aan de grenzen van de GGD en de GHOR. In 2008 is in vervolg op de intentieverklaring gewerkt aan de voorbereiding van de bestuurlijke fusie. Er is een plan van aanpak en een fusiedocument opgesteld en er heeft overleg plaatsgevonden met de ondernemingsraden. Aanvankelijk was het streven om de fusie op 1 januari 2009 te realiseren. Om het traject zo zorgvuldig mogelijk te doorlopen is deze datum later opgeschoven naar 1 juli 2009. 10 10 11

Herverkaveling Als gevolg van het VIKS-besluit is voor een regio-indeling gekozen die overeenkomt met de GHOR-indeling en daarmee met de provinciegrenzen (zie figuur 1). Hiermee wordt de oude indeling conform IKC-regio-indeling verbroken. Dit betekent dat op verschillende plekken een herverkaveling moet plaatsvinden. De SBBZWN raakt hierbij het stuk Westelijk Noord-Brabant kwijt. Het ministerie heeft heel duidelijk gemaakt dat aan de regio-indeling niet te tornen valt. De screeningsorganisaties moeten onderling de overdracht vorm geven. Figuur 1: indeling provinciegrenzen In 2008 heeft overleg plaatsgevonden om afspraken te maken omtrent de overdracht van het werkgebied. Dit was in eerste instantie vooral verkennend om de activiteiten en randvoorwaarden met betrekking tot de overdracht te inventariseren. Om praktische en financiële redenen heeft het onze voorkeur om een overgangsperiode van 2 jaar te nemen. Naamgeving nieuwe screeningsorganisaties De nieuwe namen en bijbehorende logo s van de vijf screeningsorganisaties zoals deze in het kader van VIKS uiterlijk vanaf 1 januari 2010 landelijk worden ingevoerd, zien er als volgt uit: 12 12 13

Digitalisering en IBOB 9 naar 1 Een belangrijke ontwikkeling in 2008 was de digitalisering van het bevolkingsonderzoek borstkanker. Na het opstarten van de eerste pilotunit in 2004 en de tweede digitale unit in 2006, is in 2008 de derde screeningseenheid digitaal gegaan. Deze laatste unit is ingericht conform de specificaties zoals landelijk geformuleerd in het Digibob-project. Het Digibob-project beoogd dat eind 2010 alle screeningseenheden in Nederland digitaal werken volgens het landelijk vastgestelde concept. Digibob kende een flinke aanloopperiode waarin onder andere specificaties zijn opgesteld, aanbestedingen zijn uitgezet en procedures gevoerd. De digitalisering en verbouwing van de vaste screeningseenheid is daarmee een nieuwe mijlpaal en startsein voor de verdere uitrol van digitalisering binnen de SBBZWN. Voor meer informatie over de digitalisering, zie paragraaf 3.4. RIVM certificaat SBKZ De SBKZ heeft van het RIVM in 2008 officieel het kwaliteitscertificaat ontvangen. Hiermee bevestigt het RIVM dat de SBKZ aan alle kwaliteitseisen voldoet die aan de uitvoering gesteld zijn. Het certificaat vloeit voort uit een visitatie die vorig jaar heeft plaatsgevonden. In juli 2008 bepaalde de minister dat het belangrijk was dat de kwaliteit van de screening wordt gegarandeerd. Voor de kwaliteit van de screeningen ziet de minister kansen voor een keurmerk met normen en een certificering, zoals het HKZ-certificaat voor het bevolkingsonderzoek naar borstkanker. Voor de baarmoederhalskanker ligt dit iets lastiger dan voor de borstkanker omdat de screeningsorganisaties een deel van het primair proces (namelijk het uitstrijkje) niet zelf doen. In 2008 is op landelijk niveau gekeken of het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker HKZ of ISO gecertificeerd kon worden. Eind 2008 werd duidelijk dat dit waarschijnlijk begin 2010 met ISO gaat lukken. Centralisering bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker De SBKZ voert het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker van oudsher uit volgens het zogenoemde decentrale model. Dat betekent dat zij de uitvoering grotendeels uitbesteedde aan de GGD en in Zuidwest-Nederland. Om de beheersbaarheid, uniformiteit en efficiëntie te vergroten, is besloten de administratie van het bevolkingsonderzoek te centraliseren en is vervolgens begonnen met de voorbereidingen daartoe. Per 1 januari 2008 hebben GGD Rotterdam- Rijnmond en GGD Zuid-Holland Zuid de taken voor het bevolkingsonderzoek overgedragen aan de SBKZ. In 2008 is hard gewerkt aan de voorbereiding voor de overdracht van GGD Zeeland. Een belangrijke operatie hierbij was het samenvoegen van de afzonderlijke databases tot één CIS-database voor de regio Zuidwest-Nederland. Begin december is dit succesvol gerealiseerd. De voorbereidende activiteiten zijn grotendeels volgens planning verlopen en per 1 januari 2009 wordt het werkproces voor de regio Zeeland overgedragen. De overdracht voor het gebied Zuid-Hollandse Eilanden zal volgens planning 1 juli 2009 plaatsvinden. Proef-bevolkingsonderzoek darmkanker In 2006 is in samenwerking met het Erasmus MC en IKR het proef-bevolkingsonderzoek naar darmkanker in de regio Rotterdam van start gegaan. De eerste resultaten hiervan werden in 2008 bekend (zie hoofdstuk 9). Vanaf april 2008 heeft het proef-bevolkingsonderzoek een vervolg gekregen. Voor deze vervolgstudie wordt een deel van de mensen, die al eerder uitgenodigd zijn voor een ontlastingtest, opnieuw benaderd. Verder wordt onderzocht of er meer afwijkingen kunnen worden opgespoord wanneer er gebruik wordt gemaakt van twee ontlastingtesten. De resultaten van de studies worden gebruikt in de besluitvorming over de invoering van een landelijk bevolkingsonderzoek. 14 14 15

Federatie Preventieve Gezondheidszorg Zuidwest Nederland De organisaties op het gebied van de openbare gezondheidszorg in Zuid-Holland (GGD en, entadministratie, Integrale Kankercentra (IKC s) en de vier screeningsorganisaties) zijn in 2006 een formeel samenwerkingsverband in de vorm van een federatie aangegaan. De federatie is een vereniging van organisaties die voor de inwoners van de provincies Zuid-Holland en Zeeland overheidstaken uitvoeren op het vlak van gezondheidsbevordering en ziektepreventie. De federatie organiseert de samenwerking tussen haar lidorganisaties op de terreinen waar deze willen of moeten samenwerken en voert zelf geen taken uit. Haar hoofdtaak is de kwaliteit van de gezondheidsbevordering en ziektepreventie in dit deel van het land te verbeteren door de samenwerking tussen de partijen vorm en inhoud te geven. Een ander doel is krachtenbundeling, zodat ze als wederpartij van landelijke opdrachtgevers (RIVM en het ministerie van VWS) kan optreden. Zowel op bestuurlijk als directieniveau neemt de SBZWN actief deel in de federatie en participeert zij in uitvoerende projecten. De federatie organiseerde in 2008 twee symposia over het HPV-vaccin. Daarnaast besteedde zij aandacht aan de pilot digitalisering van de SBBZWN. Project KIDZ (Ketens In De Zorg) In samenwerking met de SBBW is in 2008 een vooronderzoek gestart naar de mogelijkheden tot het gebruik van het KIDZ-concept in het bevolkingsonderzoek. KIDZ is een ICT-concept voor uitwisseling van gegevens tussen Ketens In De Zorg. Op dit moment bestaan een aantal omissies binnen de verwerkingsketen van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker waarin dit automatiseringssysteem kan ondersteunen en daarmee de aanleiding vormen dit vooronderzoek te starten: - De screeningsorganisaties hebben nu onvoldoende inzicht in het natraject, ofwel de acties die worden ondernomen na constatering van een afwijkende positieve uitslag. - De huisarts moet zelf het verwijsbericht aan de gynaecoloog schrijven en aan de patiënt meegeven. - Bewaken van de voortgang en het terugontvangen van informatie van de behandelend gynaecoloog is moeilijk en tijdrovend. - De gynaecoloog ontvangt in de praktijk van de meeste huisartsen een verwijzing, waarbij de laboratorium- en achtergrondgegevens van de patiënt ontbreken. Dit maakt dat minder gericht met het onderzoek en de behandeling kan worden gestart. Dit betekent vaak extra onderzoek en vertraging. Op basis van een serie gesprekken met huisartsen, laboratoria, pathologen en gynaecologen is geconstateerd dat er zeker behoefte is aan ondersteuning van de communicatie binnen de keten. Daarnaast hebben de geïnterviewden de voordelen genoemd, die voor hen aan een gestructureerde communicatie verbonden zijn. Uit het vooronderzoek is gebleken dat het technisch haalbaar is om de communicatie te faciliteren zoals beoogd. De implementatie is complex omdat er veel partijen bij de invoering betrokken zijn. In overleg is daarom besloten een bredere ondersteuning te zoeken bij het RIVM en het NICTIZ om een pilot te starten. Dit is nodig en gewenst om het project te laten slagen. Beheerorganisatie STIBOB In het kader van de keuze voor het IMS van Philips en het beheer van het IBOB is een professionelere beheerorganisatie van STIBOB noodzakelijk. Het is ondoenlijk dat managers en automatiseringsmedewerkers STIBOB erbij doen. Om die reden is in 2008 een businessplan beheerorganisatie STIBOB opgesteld. In dit plan staat de opzet van een centrale organisatie in Utrecht met daarin een manager, helpdesk en een technisch en applicatiemedewerker centraal. Het plan is om een deel van de helpdesk vanuit de regio s in te vullen. De inrichting van de beheerorganisatie is in 2008 ter hand genomen. Beleidskader Borstkankerscreening (BBB) Het RIVM heeft in 2008 het beleidskader borstkankerscreening (BBB) vastgesteld. Dit BBB moet in navolging van de oude RTV een aantal beleidskaders uitzetten voor de screening. In 1998 heeft de Ziekenfondsraad de Regeling van taken en verantwoordelijkheden (de RTV ) vastgesteld, waarmee de toenmalige Coördinatiecommissie Borstkankeronderzoek een basis creëerde voor een samenhangend kwaliteitsbeleid. Door de jaren heen heeft het bevolkingsonderzoek naar borstkanker zich sterk ontwikkeld. De RTV is sinds de vaststelling echter nooit herzien. De komst van het HKZ Certificatieschema en de behoefte tot verheldering van de sturingsrelatie tussen RIVM en de screeningsorganisaties waren aanleiding tot herziening van de RTV. Het Beleidskader Bevolkingsonderzoek Borstkanker specificeert de voorwaarden die nodig zijn om het bevolkingsonderzoek naar borstkanker effectief, doelmatig en kwalitatief verantwoord uit te voeren, gegeven de beschreven bestaande regelgeving en verhoudingen. In het BBB wordt het bestuurlijk kader geschetst waarbinnen het RIVM invulling geeft aan haar beleidsvrijheid en geeft een toelichting op de wijze waarop het RIVM gebruik maakt van haar bevoegdheden. Uitslagbrief BMHK Het ministerie van VWS heeft in 2008 besloten dat ook voor de screening van baarmoederhalskanker een uitslagbrief vanaf 1 januari 2010 ingevoerd moet worden. Belangrijkste reden is dat een groot deel van de vrouwen nu nooit een uitslag ontvangt (geen bericht, goed bericht). VWS vindt dat de screening tot en met de uitslag netjes moet worden afgerond. Kaderbrief screening minister VW De Gezondheidsraad en de Raad Voor de Volksgezondheid hebben in 2008 adviezen uitgebracht over de bevolkingsonderzoeken. De minister heeft deze adviezen bestudeerd en hieruit twee doelstellingen gehaald die zijn verwoord in een kaderbrief: 16 16 17

1. Een goedgeïnformeerde keuze van de consument mogelijk maken. Hierbij is het vooral van belang om de bestaande informatie op de websites van het RIVM over het eigen aanbod op internet uit te breiden en te verbeteren. Tevens is het van belang informatie over mogelijke maatschappelijke en ethische gevolgen van screeningsuitslagen, zoals bijvoorbeeld het risico van uitsluiting bij arbeid of verzekeringen, beschikbaar te maken. 2. De kwaliteit van alle screeningen garanderen. Hierbij richt de overheid zich enerzijds op haar eigen aanbod door de kwaliteit van het programmatische aanbod van bevolkingsonderzoek via het Nationaal Programma Bevolkingsonderzoek (NPB) permanent te blijven bewaken en verbeteren. Daarnaast wordt de bescherming van de burger geregeld via een herziening van de Wet op het bevolkingsonderzoek en het aanscherpen van de kwaliteitseisen aan producten (zelftests) en diensten (consument laat zich testen) op het gebied van screening. Computerondersteunend screenen BMHK Het RIVM heeft in 2008 een landelijke bijeenkomst georganiseerd met betrekking tot computerondersteunend screenen binnen het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. De directe aanleiding is het advies van de Gezondheidsraad om tijdig onderzoek naar deze methodiek te doen aangezien laboratoria bezig zijn dit soort systemen aan te schaffen. De bestaande literatuur geeft geen uitsluitsel over welk systeem het beste is. Een grote studie in Manchester wordt afgewacht (2009/2010). De conclusie was wel dat er geen aanleiding is om dit onderzoek in Nederland over te doen. Besloten is daarom om zelf in Nederland een validatietest te ontwikkelen. Als deze test succesvol doorlopen is, mag men het systeem gebruiken in de screening. De NVVP (Nederlandse Vereniging voor Pathologie) moet aangeven wat voor soort validatietest gedaan moet worden. Het is een keuze van het laboratorium om in het kader van het bevolkingsonderzoek mee te doen. De NVVP is vervolgens gestart met de ontwikkeling van de validatietest die in 2009 beschikbaar moet komen. De SBKZ komt niet voor de validatietest in aanmerking. In onze regio heeft momenteel het laboratorium in Rotterdam (Maasstad ziekenhuis) een dergelijk apparaat staan. TNS-NIPO onderzoek 30-jarigen In samenwerking met het RIVM is in december op initiatief van de SBKZ een onderzoek gestart naar mogelijkheden voor het verbeteren van de kennis over en het vergroten van de deelname aan het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker bij 30-jarige vrouwen in de SBKZ regio. Vooral in de 30-jarigen groep is de opkomst na uitnodiging lager dan gemiddeld: circa 53% ten opzichte van circa 66%. Omdat jonge vrouwen een verhoogde kans hebben op het ontwikkelen van (voorlopers van) baarmoederhalskanker, is het belangrijk dat zij deelnemen aan de screening. Het onderzoek is gericht op het zoeken naar relatief eenvoudige middelen die rondom de uitnodiging kunnen worden toegepast en die de geïnformeerde keuze bij deze vrouwen bevordert. Het onderzoek wordt uitgevoerd door TNS-NIPO en wordt gefinancierd door het RIVM. De resultaten van het onderzoek worden het eerste kwartaal 2009 verwacht en afhankelijk daarvan worden middelen ingezet om de doelgroep 30-jarigen beter te kunnen bereiken. Onderzoek cliënten Star-MDC In opdracht van het RIVM en in samenwerking met de SBKZ heeft de Rutgers Nisso groep een vragenlijst opgesteld in december 2008 die vanaf half maart 2009 gedurende twee maanden uitgezet wordt bij cliënten van Star-MDC in Rotterdam. Star-MDC is een professioneel medisch diagnostisch centrum in Rotterdam dat onder andere cervixonderzoek uitvoert. Het doel van dit onderzoek is er achter te komen waarom vrouwen niet in hun eigen huisartsenpraktijk het onderzoek willen laten uitvoeren. Meer inzicht in deze redenen kan belangrijk zijn om mogelijke drempels voor deelname weg te nemen. De SBKZ vermeldt actief in haar uitnodigingmateriaal de mogelijkheid om Star-MDC te bezoeken voor een uitstrijkje. Vijftien procent van de vrouwen kiest er voor om niet naar haar eigen huisarts te gaan maar naar deze alternatieve uitstrijker. In 2008 werden ongeveer 3000 uitstrijkjes gemaakt bij Star-MDC. De resultaten van dit onderzoek worden voor de zomer in 2009 verwacht. Aanbesteding radiologische diensten De SBBZWN heeft in de loop van 2008 het besluit genomen om de radiologische diensten openbaar aan te besteden. In het kader van de Europese regelgeving is een screeningsorganisatie verplicht om opdrachten boven een bepaald drempelbedrag aan te besteden (Besluit aanbestedingen Overheidsopdrachten). Het beoordelen van de mammografieën is een opdracht conform deze regelgeving aangezien radiologen niet in dienst zijn van de SBBZWN. Radiologische dienstverlening moet worden aangemerkt als een 2B-dienst, waarop het beperkte regime van toepassing is. Dit betekent dat in tegenstelling tot het volledige regime, waar een Europese aankondiging noodzakelijk is, een passende mate van openbaarheid betracht moet worden. Hiermee is de aanbesteding niet vergelijkbaar met bijvoorbeeld de aanbesteding mammografen of mobiele units. De screeningsorganisatie SVOB uit Enschede heeft vorig jaar een vergelijkbare aanbesteding afgerond. De aanbestedingsprocedure is in 2008 voorbereid en eind 2008 gepubliceerd. 18 18 19

2.2 Sociaal verslag Medewerkers In 2008 is ons personeelsbestand verder uitgebreid met 15 nieuwe medewerkers: acht nieuwe laboranten, één medewerker verwijzingseenheid, één medewerker automatisering, één secretaresse, één medewerker personeelsadministratie, één medewerker planning, één medewerker trial colonscreening en één projectmedewerker communicatie. Zeven medewerkers namen afscheid van de organisatie: vier laboranten, twee administratief medewerkers en één medewerker verwijzingseenheid. Het personeelsbestand omvat per 31 december 2008 in totaal 120 medewerkers. Arbeidsomstandigheden In 2008 is de arbocommissie wederom in het leven geroepen. De arbocommissie is samengesteld uit de arbocoördinator, een preventiemedewerker, de stralingsdeskundige en een OR-lid. De beslissing om weer een arbocommissie in werking te stellen is genomen, zodat meerdere personen zich met het werkveld bezig kunnen houden en er met meerdere visies naar de arbeidsomstandigheden van de organisatie gekeken wordt. De arbocommissie heeft in 2008 tweemaal een vergadering gehouden, waarvoor van te voren een agenda was vastgesteld en waarvan achteraf een verslag is gemaakt. Vanuit de Risico-inventarisatie en Evaluatie (RI&E) is in 2006 een meerjaren plan van aanpak opgesteld dat in 2008 verder is uitgevoerd. Met een interne vacature is binnen de organisatie een preventiemedewerker geworven. De preventiemedewerker heeft een opleiding tot preventiemedewerker en ergocoach gevolgd, waarna zij aan de werkzaamheden rondom de arbeidsomstandigheden is begonnen. Alle medewerkers kregen in 2007 een Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO) aangeboden waar zij op vrijwillige basis aan konden deelnemen. Dit onderzoek is in 2008 geëvalueerd. De arbocoördinator nam deel aan het landelijke arbo-overleg om de ontwikkelingen binnen de branche van screeningsorganisaties te volgen en om over de verschillende zaken rond arbeidsomstandigheden als klankbord te kunnen fungeren. De regeling vergoeding lichamelijke verlichting, die vanwege de hoge fysieke belasting en de komende vergrijzing binnen de organisatie per 1 januari 2006 is ingegaan en jaarlijks wordt herzien, is in 2008 voortgezet. De aanwezigheid van deze regeling heeft er voor gezorgd dat een aantal medewerkers is begonnen met sporten. Er hebben in totaal 38 medewerkers gebruik gemaakt van de regeling. De fysiotherapeut met wie in 2007 gesprekken zijn gevoerd over de fysieke werkbelasting van de screeningslaboranten, is in 2008 gestart met een traject bestaande uit voorlichting en werkplekonderzoek per screeningseenheid. Om de kwaliteit van de arbodienstverlening te waarborgen, is op 1 december 2007 overgestapt naar een andere arbodienst: Arboned. In 2008 is de samenwerking met deze arbodienst verder geoptimaliseerd. De leidinggevenden hebben deelgenomen aan een verzuimtraining van Arboned om het verzuimprotocol en de Wet Poortwachter beter te kunnen naleven. De bedrijfshulpverleners van de vaste locaties van de organisatie, zoals het kantoor in Vlaardingen, de screeningseenheden H1 en H2, zijn op herhalingscursus geweest. Aan alle medewerkers is de mogelijkheid geboden om op vrijwillige basis naar een reanimatie/aed-cursus te gaan. In 2008 is een regeling in gebruik genomen, die richtlijnen aangeeft voor zwangerschap en werk. Daarnaast zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom arbeidsomstandigheden van iedereen binnen de organisatie vastgelegd in een procedure. Om veiligheid op alle locaties op de wettelijke wijze te benaderen, is er een calamiteitenplan voor de mobiele units in gebruik genomen en een (bijna-) ongevallenprocedure voor de vaste locaties. Ook is de regeling beeldschermbril in werking getreden. Ziekteverzuim Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage is in 2008 gestegen ten opzichte van 2007. Opnieuw bepaalden in 2008 een klein aantal langdurig zieken grotendeels het verzuimpercentage. Tabel 1: gemiddeld ziekteverzuimpercentage 2008 % 2008 % 2007 % 2006 Hoofdkantoor 9,9 5,1 6,6 Administratie 1,5 4,7 11,6 Laboranten 8,6 6,7 6,3 Totaal 7,4 5,9 7,9 Scholing Voor het scholingsplan van 2008 is van tevoren geïnventariseerd bij leidinggevenden en medewerkers de noodzaak van en interesse in bepaalde opleidingen. De afspraken hiervoor zijn vastgelegd in de procedure opleidingen. In 2008 werd het alle laboranten mogelijk gemaakt om deel te nemen aan een symposium. De laboranten van de units die in 2008 over zijn gegaan naar digitaal, kregen een computercursus. Ook de medewerkers van de screeningsadministratie volgden een computercursus. Verder volgden veel medewerkers een vakinhoudelijke of verdiepende cursus. Regelingen Omdat de bestaande regeling jaargesprek binnen de organisatie niet goed werkte en niet volledig 20 20 21

aan de HKZ-eisen voldeed, is de regeling herzien. De regeling is opnieuw opgesteld en trad op 1 januari 2008 in werking. Aan de regeling zijn drie bijlagen gekoppeld, die richtlijnen meegeven voor het voeren van het jaargesprek. Vanwege wijzigingen in het Rotterdamse openbaar vervoer en de verhoging van het aantal medewerkers dat aan carpoolen deed, is de reiskostenregeling in 2008 op enkele punten aangepast. Ook het ziekteverzuimprotocol veranderde in 2008 op enkele punten. Dit naar aanleiding van de betrekkingen met de nieuwe arbodienst, wetswijzigingen en de verzuimtraining voor leidinggevenden. In 2008 maakten twee medewerkers gebruik van de fietsregeling uit het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden (MKSA). Elf medewerkers maakten gebruik van de Regeling Contributie Beroepsvereniging. Een medewerker maakte gebruik van de regeling verkoop bovenwettelijke verlofuren en één medewerker van de regeling koop extra verlofuren. zijn in willekeurige volgorde: werkdruk, arbeidsomstandigheden, samenwerking tussen verschillende afdelingen, communicatie, ondernemingsraad, personeelsbezetting en mening medewerkers. In 2008 is er naar aanleiding van de resultaten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) een werkgroep samengesteld. De werkgroep is gedurende 2008 verschillende malen bijeengekomen om de resultaten van het MTO te bespreken en deze vervolgens aan de hand van een stappenplan te verwerken. Door middel van het volgen van het stappenplan heeft de werkgroep een selectie kunnen maken van punten waarmee de organisatie aan de slag moet. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in het tot stand komen van een actieplan. Het actieplan is aan het managementteam aangeboden en zal in 2009 uitgevoerd worden. Een deel van de belangrijkste actiepunten hebben raakvlaken met elkaar. Voor deze actiepunten tezamen is in 2008 al een trainingstraject voor alle medewerkers samengesteld. Het traject zal in 2009 starten en wordt uitgevoerd door een specialist op het gebied van bedrijfstrainingen rondom communicatie. Voortvloeiend uit de HKZ-richtlijnen is er door het MOB besloten om de registratie en herregistratie van laboranten in het kwaliteitsregister van het NVMBR te gaan stimuleren. De SBBZWN heeft naar aanleiding van dit besluit een beleid voor de organisatie opgesteld, waarin is vastgelegd hoe er binnen de SBBZWN met kwaliteitsregistratie wordt omgegaan. De organisatie heeft maatregelen getroffen om de kwaliteitsregistratie onder de aandacht van de laboranten te brengen en deelname te stimuleren. Eén van de maatregelen is het vergoeden van de kosten die samenhangen met de kwaliteitsregistratie; de voorwaarden hiervoor zijn vastgelegd in de regeling vergoeding kwaliteitsregistratie. Omdat het voor de organisatie niet gemakkelijk is om nieuwe screeningslaboranten te vinden, is de bonusregeling in gebruik genomen, als onderdeel van het werving- en selectiebeleid van de organisatie. Deze regeling voorziet de eigen medewerkers van een bonus, als zij binnen gestelde richtlijnen een nieuwe screeningslaborante bij de organisatie aanbrengen. 2.3 Interne communicatie In 2008 zijn de voorbereidingen voor de fusie op communicatie gebied gestart. Gezien de toekomstige veranderingen is besloten om het communicatiebeleid zoals dat tot op heden werd gevoerd, te handhaven. In 2009 wordt, samen met de fusiepartner, dit beleid verder ontwikkeld. Aan het begin van het jaar werd traditiegetrouw de beleidsmiddag gehouden waar vooruitgekeken werd naar 2008. De activiteiten en de gebeurtenissen van het voorgaande jaar werden ook belicht. De Nieuwsflits blijft één van de meest belangrijke interne communicatiemiddelen van de organisatie. Alle ontwikkelingen, zowel regionaal als landelijk, de productiecijfers en informatie van andere afdelingen worden hierin gemeld. Extranet is een waardevol instrument gebleken en op de poll, die in elke uitgave van Nieuwsflits stond, werd goed gestemd. Uitslagen van de poll worden zonodig meegenomen in de besluitvorming van de directie. Om de kwaliteit van de screening te waarborgen, is de regeling kwaliteit mammografieën in gebruik genomen. In deze regeling zijn drie manieren vastgelegd om de kwaliteit van de mammografieën te bewaken en bevorderen namelijk: individuele intercollegiale toetsing, intercollegiale toetsing van het laborantenteam per screeningseenheid en fotobesprekingen met de radiologen. De verschillende vormen van bewaken en bevorderen van de kwaliteit worden geregistreerd. De registraties geven op niveau van de screeningseenheden en de organisatie zicht op de kwaliteit van de mammografieën en worden geëvalueerd. Medewerkerstevredenheidsonderzoek In juni 2007 werd een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) gehouden. Na analyse van de gegevens, zijn de zeven meest negatieve punten geselecteerd als aandachtspunten. Deze punten De communicatie adviseur van de SBBZWN is lid van de landelijke huisstijl werkgroep. Alle vijf nieuw te vormen regio s gaan een uniforme huisstijl voeren. Hiervoor is een logo ontworpen, dat in de werkgroep verder uitgebouwd wordt naar een huisstijl. In 2009 wordt deze huisstijl ingevoerd bij de regio zuid-west, als de fusie een feit is. Nieuwsflits Eind 2008 is de redactiecommissie uitgebreid met drie personen van verschillende afdelingen. Hiermee willen we meer aansluiting krijgen met wat er leeft op de verschillende afdelingen en hierop de inhoud van de Nieuwsflits aansluiten. Zo zijn er nieuwe rubrieken toegevoegd als afdeling/unit aan het woord. Ook werd er een extra bijlage aan de nieuwsflits toegevoegd waarin specifiek is ingegaan op de digitalisering. Deze bijlage, de Digi Update is in 2008, zes keer uitgekomen. 22 22 23

Beleidsmiddag De Beleidsmiddag 2008 vond plaats in Bergen op Zoom. Het ochtendprogramma was ingericht voor de laboranten. Digitalisering en de VIP dagen werden besproken. Seija Geers van NVMBR gaf een presentatie over kwaliteitsregistratie. In de middag, die voor alle medewerkers was georganiseerd, keek de directie terug op het jaar 2007 en werden plannen en ontwikkelingen voor het komende jaar besproken. Zo kwamen onder andere de digitalisering, het kwaliteitsmanagementsysteem, de nieuwe materialen van het RIVM, de centralisering van de SBKZ en het medewerkerstevredenheidsonderzoek aan bod. De middag werd afgesloten door een presentatie van Ton Constandse over ont-moeten. Overige bijeenkomsten Op 2 juni is de ondertekening van het contract voor de mammografen gevierd. Dit gebeurde in de kantine van het hoofdkantoor. Er was een dummy van de mammograaf aanwezig, er werden presentaties gehouden en afsluitend was er een feestelijke borrel. In september werd de personeelsbijeenkomst georganiseerd door de unit D2. In december werd de opening van de vaste unit de RD3 op feestelijke wijze gevierd. Aansluitend hebben we het kerstdiner voor het eerst met met het gehele personeel genuttigd. Overlegstructuur SBBZWN Het MT bestaat uit de algemeen directeur, de directeur innovatie en beheer en leidinggevenden van de verschillende afdelingen. Tijdens het tweewekelijks overleg bespreekt het MT afdelingoverstijgende zaken, het bereidt het beleid van de SBBZWN voor en voert dit beleid uit. De algemeen directeur voert gemiddeld vier keer per jaar overleg met de screeningsradiologen. Structureel onderwerp van het overleg zijn de behaalde resultaten. Elke afdeling houdt regelmatig werkoverleg en alle hoofdlaboranten hebben gemiddeld één keer per zes weken overleg met het hoofd screening. De directie voert het overleg met de ondernemingsraad (OR) in de zogeheten overlegvergadering. Deze vergaderingen vinden gemiddeld vier keer per jaar plaats. Daarnaast zijn er overleggen van werkgroepen die voor speciale projecten zijn samengesteld, zoals bijvoorbeeld de stuurgroep digitaal, medewerkerstevredenheidsonderzoek etc. 2.4 Bestuur en adviesraden Bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering van beide bevolkingsonderzoeken in de regio Zuidwest Nederland. Het bestuur vergaderde in 2008 zes keer. Belangrijke onderwerpen waren: digitalisering bevolkingsonderzoek borstkanker centralisering administratie bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker fusieproces regio Leiden (West-Nederland) exploitatie en jaarverslag 2007 begroting en subsidieaanvraag 2009 aanbesteding radiologische diensten Voor de samenstelling van het bestuur, zie bijlage 1. Adviesraad Via een adviesraad betrekken we de verschillende beroepsgroepen die een rol spelen bij de bevolkingsonderzoeken. Deze adviesraad houdt zich bezig met inhoudelijke vraagstellingen. De doelen van de adviesraad zijn: Vanuit een beroepsinhoudelijke optiek de directie gevraagd en ongevraagd adviseren om de kwaliteit van het bevolkingsonderzoek te waarborgen en te verbeteren. Vanuit de invalshoek van de beroepsgroepen die bij het bevolkingsonderzoek betrokken zijn een stem hebben in het korte- en langetermijnbeleid van de SBKZ/SBBZWN. Stimuleren van de beroepsinhoudelijke ontwikkelingen. Adviesraad SBKZ De Adviesraad SBKZ is in 2008 éénmaal bijeen gekomen. De raad adviseerde over de volgende onderwerpen: evaluatieresultaten jaarverslag uitslagbrief HPV-vaccinatie. Adviesraad SBBZWN De Adviesraad SBBZWN kwam in 2008 tweemaal bijeen. De raad adviseerde over de volgende onderwerpen: evaluaties bevolkingsonderzoek borstkanker resultaten 2007 nieuwe Richtlijn mammacarcinoom: screening en diagnostiek klachten 2007 informatie-overdracht van de screening naar het ziekenhuis beleid recente mammografie Voor de samenstelling van de adviesraad, zie bijlage 1. 24 24 25

Stichting Bevolkingsonderzoek Borstkanker Zuidwest Nederland (SBBZWN) 3. Kwaliteit en Cliëntenzorg 3.1 Voorlichting 3.2 Overzicht klachten, complimenten en suggesties 3.3 Kwaliteit 3.4 Pilot digitalisering 4. Resultaten 4.1 Uitnodigingen 4.2 Deelname 4.3 Overzicht screeningsresultaten 5. Financieel verslag SBBZWN Stichting Bevolkingsonderzoek Borstkanker Zuidwest Nederland 26 26 27

3. Cliëntenzorg en kwaliteit 3.1 Voorlichting In 2008 zijn door het RIVM vier werkgroepen opgericht om naar de verschillende communicatiemiddelen te kijken. In de werkgroepen waren afgevaardigden van het RIVM, de managers en communicatiemedewerkers van de screeningsorganisaties vertegenwoordigd. Ook werden er zo nodig bijeenkomsten georganiseerd met deskundigen uit het veld. De onderwerpen van de vier werkgroepen zijn: 1. informatie rond de uitnodiging 2. producten rond voorlichtingsbijeenkomsten en beurzen 3. informatie rond de uitslag 4. marketing In werkgroep 3 nemen de directeur en communicatie adviseur van de SBBZWN deel. In werkgroep 4 zit de communicatie adviseur van de SBKZ. In 2008 zijn de volgende materialen gerealiseerd: 1. informatie rond de uitnodiging Standaard uitnodigingsbrief. Nieuwe folder. 2. producten rond voorlichtingsbijeenkomsten en beurzen Ontwikkeling beursmaterialen Ontwikkeling animatiefilmpje voor website Vertaalde uitnodigingsbrieven (Engels, Arabisch, Turks) Vertaalde folders (Engels en Turks staan op website) 3. informatie rond de uitslag Uitslagbrief (borst- en baarmoederhalskanker) Nieuwe folder (zie 1.) 4. Marketing Marketing-communicatieplan baarmoederhalskanker (SBKZ ism RIVM) Communicatieplan borstkanker (vanuit de screeningsorganisaties) Vanaf 2008 is het woordmerk bevolkingsonderzoek op al het correspondentiemateriaal van de SBBZWN en SBKZ gedrukt. Woordmerk bevolkingsonderzoek LVO Het Landelijke Voorlichters Overleg (LVO) kwam in 2008 vier keer bijeen. Alle deelnemers zijn verantwoordelijk voor de communicatie en voorlichting binnen de eigen organisatie. Het LVO beantwoordt landelijke vraagstukken en schrijft plannen. In 2008 zijn onder andere de volgende onderwerpen besproken en uitgewerkt: communicatie rondom de fusies de landelijke website en Extranet landelijke huisstijl werkgroepen RIVM oktober borstkankermaand Ketenpartneronderzoek In 2008 is de SBBZWN begonnen met het ketenpartneronderzoek bij ziekenhuizen. De SBBZWN vindt het belangrijk om meer inzicht te krijgen in de werkwijze van het ziekenhuis na een doorverwijzing. Tevens hecht zij er veel belang aan om de eigen werkwijze toe te lichten aan betrokken afdelingen in ziekenhuizen om efficiëntie te vergroten. Er is besloten om eerst de ziekenhuizen met een mammapoli te bezoeken en daarna te evalueren. Alle ziekenhuizen stellen het bezoek zeer op prijs en geven aan graag een jaarlijkse evaluatie te willen hebben. Onder andere de volgende punten komen uit de gesprekken naar voren:onderwerpen besproken en uitgewerkt: De planning van het bevolkingsonderzoek leidt bij sommige ziekenhuizen tot een wisselend patiëntenaanbod. Informatie-overdracht bij een verwijzing vanuit de screening naar het ziekenhuis kan worden geoptimaliseerd. - Opzetten voorlichting aan cliënten in ziekenhuizen. 3.2 Overzicht klachten, suggesties en complimenten Het is verheugend te kunnen melden dat in 2008 geen formele klachten zijn binnengekomen. Het aantal complimenten en suggesties is ruim het dubbele van het aantal niet-formele klachten: 45 nietformele klachten, 72 complimenten, 10 suggesties en 13 combinaties van een compliment met een suggestie. Het aantal pijn- (17) en bejegeningsklachten (13) voert de boventoon. Hierbij kwam 6 maal de combinatie van pijn en bejegening voor. Van de 8 screeningsunits kregen er 6 te maken met klachten over pijn. De bejegeningsklachten zijn vrijwel gelijkmatig verdeeld over alle screeningsunits. Een goede onderlinge samenwerking tussen de klachtenfunctionaris en de verschillende afdelingen heeft ook klachten kunnen voorkomen. 28 28 29

Een aantal pijn- en bejegeningsklachten betreft de ervaringen van een cliënte in een voorgaande onderzoeksronde. De uitnodiging voor deelname aan de nieuwe ronde, vormt de aanleiding om alsnog een klacht in te dienen. In een dergelijk geval is het niet meer mogelijk om op de persoonlijke ervaringen van de cliënte te reageren en wordt hetzij door de laborante die de cliënte indertijd onderzocht heeft, hetzij door de klachtenfunctionaris in algemene zin een toelichting gegeven op de gebruikelijke gang van zaken. Ook wordt het in de informatiefolder vermelde belang van het zo snel mogelijk indienen van een klacht nog eens benadrukt. Uit de bejegeningsklachten komt naar voren dat ieder woord en ieder gebaar, dat de laborante in de ontvangst-, wacht- en onderzoeksruimte maakt, door de cliënte nauwlettend wordt gevolgd en op eigen wijze wordt geïnterpreteerd. Het wekken van onrust moet door de laboranten zoveel mogelijk worden vermeden. Het goede verloop van een borstonderzoek is gebaseerd op een goede wisselwerking tussen en positieve houding van zowel laborante als cliënte. De laborante moet in de gelegenheid gesteld worden haar werk goed te verrichten. Mocht de laborante onverhoopt geconfronteerd worden met eventueel ongewenst, asociaal of agressief gedrag, dan dient zij in reactie hierop haar professionele grenzen te trekken en zich niet te laten provoceren. In 2008 zijn huisregels ontwikkeld die in de units zijn opgehangen. Dit wordt door zowel laboranten als cliënten positief ervaren. De complimenten (70) betreffen de positieve wijze waarop het onderzoek, ondanks het onaangename karakter ervan, is ervaren. Veel vrouwen waarderen de geboden mogelijkheid om zich iedere 2 jaar te laten onderzoeken, zeker vrouwen die zelf of in de directe omgeving met kanker in aanraking zijn gekomen. In een aantal van de suggesties (10) wordt de wens geuit om vrouw- en borstvriendelijker apparatuur te ontwikkelen. Tot slot kwamen er 13 combinaties van een compliment en suggestie binnen. Het aantal klachten dat telefonisch en per e-mail wordt ingediend, neemt toe. Er kwamen 17 telefonische klachten binnen, 12 via de mail, 7 per brief en 9 in een reactieformulier. Het reactieformulier wordt relatief weinig gebruikt voor het indienen van klachten. De complimenten en suggesties daarentegen, worden vrijwel allemaal via het reactieformulier gegeven. Met name de telefonische klachten en klachten per e-mail zijn vaak zo vers dat deze in overleg met de hoofdlaborante of de laborante die de klacht betreft, snel afgehandeld kunnen worden (veelal binnen een dag). De cliënten die hun klacht per e-mail of telefonisch indienen, laten vaker weten tevreden te zijn met de behandeling van hun klacht, dan de cliënten die hun klacht per brief of reactieformulier indienen. In de tabel staan de niet-formele klachten, complimenten en suggesties cijfermatig weergegeven. Het jaar 2007 is ter vergelijking opgenomen. 3.3 Kwaliteit Tabel 2: overzicht niet-formele klachten, complimenten en suggesties Overzicht formele klachten Medisch-technisch Pijn Bejegening Privacy Planning/locatie standplaats Telefonische bereikbaarheid Organisatorisch Voorlichting Overig Totaal * Complimenten Suggesties Complimenten/suggesties Totaal 2008 Als verantwoordelijke organisatie voor de uitvoering van het bevolkingsonderzoek borstkanker dient de SBBZWN systematisch vorm te geven aan kwaliteitsbeleid (Kwaliteitswet Zorginstellingen). Dit betekent een verantwoorde organisatie van het bevolkingsonderzoek binnen de regio, het opzetten en onderhouden van een kwaliteitssysteem en jaarlijkse verantwoording door middel van een kwaliteitsjaarverslag. Het bevolkingsonderzoek is een publieke voorziening die conform de uitgangspunten van het ministerie van VWS landelijk uniform dient te worden aangeboden. In 2005 zijn daarom kwaliteitsrichtlijnen opgesteld waaraan alle screeningsorganisaties in Nederland dienen te voldoen. Op basis van deze richtlijnen, het HKZ-certifcatieschema bevolkingsonderzoek borstkanker, zijn alle screeningsorganisaties borstkanker inmiddels gecertificeerd. In november 2008 heeft KEMA bij de SBBZWN een vervolgaudit afgenomen voor ons HKZ-certificaat. Hieruit zijn twee kleine verbeterpunten naar voren gekomen. Begin 2009 heeft KEMA ons laten weten dat we deze punten voldoende hadden opgepakt en dat ons certificaat voor een jaar verlengd is. 7 17 13 3 7 1 6 0 0 54 72 10 13 95 2007 1 5 12 1 9 0 10 0 2 40 80 18 17 115 *) Het nominale aantal niet-formele klachten was 45 in 2008 en 34 in 2007; 9 van de 45 klachten betroffen meerdere categorieën. 30 30 31

Een verbeterpunt uit de audit van 2007 was gericht op het hebben van een aparte procedure voor de vrouwen die terecht door de SBBZWN verwezen waren naar het ziekenhuis. Deze procedure is opgesteld en in 2008 zijn de eerste brieven hiervoor verzonden. Een ander verbeterpunt uit deze audit schreef de opzet van een procedure voor het uitnodigen van wilsonbekwame cliënten voor. Hiervoor zijn begin 2008 verschillende documenten vastgesteld en is een start gemaakt met het uitnodigen. Uit het onderzoek naar de cliënttevredenheid eind 2006 bleek dat cliënten de sfeer op onze units minder goed beoordelen dan in andere regio s. Omdat in 2008/2009 door de uitrol van de digitalisering veel units vervangen of aangepast moeten worden, is dit in 2008 verder onderzocht. Uit dit onderzoek kwamen een aantal kleine verbetersuggesties. Deze zijn meegenomen bij de inrichting van de nieuwe bussen. Uit het onderzoek naar de medewerkertevredenheid uit 2007 kwam naar voren dat medewerkers behoefte hadden aan handvatten voor de omgang met cliënten. Hiervoor zijn in oktober 2008 huisregels vastgesteld. Deze huisregels beschrijven wat de cliënt van ons kan verwachten maar ook wat wij van onze cliënten verwachten. Eén van de doelen was om de managementrapportage verder vorm te geven. Dit is gebeurd; sinds 2008 worden ook de verwijscijfers ieder kwartaal besproken. Vanaf 2009 worden hier ook de detectiecijfers in meegenomen. Zoals ook in 2007, zijn in 2008 de uitnodigings- en uitslagtermijnen bekeken. Deze blijven ruim binnen de normen. Voor het digitaal handboek is in 2008 veel werk verricht. Werkinstructies en procedures zijn aangepast en er zijn veel medewerkers ingewerkt. Na de start van de digitalisering is ook een start gemaakt met de werkinstructies voor het DR digitaal screenen. Het handboek radiologen is vastgesteld. Verder zijn in 2008 onze relaties met ziekenhuizen met een mammapoli (zie paragraaf 3.1) en huisartsen in de regio geëvalueerd. Tevens hebben de huisartsen een enquête ontvangen. Vooral uit het onderzoek naar de huisarts tevredenheid kwamen bruikbare verbeterpunten. In juli 2008 zijn de privacyregels van kracht geworden. Hierin wordt geschetst hoe we als organisatie omgaan met privacygevoelige gegevens van cliënten, maar ook van collega s. Voor het maken van bezwaar tegen uitwisseling van gegevens is een nieuw formulier gemaakt. 3.4 Digitalisering Landelijke ontwikkelingen Het RIVM is een aantal jaren geleden in samenwerking met de regionale screeningsorganisaties gestart met het landelijke project digitalisering van het bevolkingsonderzoek borstkanker. Binnen het Centrum voor Bevolkingsonderzoek van het RIVM werd een projectstructuur ingericht en werd een landelijke projectleider aangetrokken. De screeningsorganisaties werkten allemaal met analoge apparatuur. De opnamen werden met behulp van chemicaliën ontwikkeld, zodat de röntgenfoto s op lichtkasten konden worden gehangen en beoordeeld. Lange tijd leek het niet mogelijk voor het onderdeel mammadiagnostiek digitale apparatuur te ontwikkelen. De laatste jaren bleek uit pilots, waaronder de pilot bij de SBBZWN, dat digitalisering bij het bevolkingsonderzoek borstkanker mogelijk was, zelfs in een mobiele unit. Voor de aanschaf van het digitale beeldopslag- en verwerkingssysteem, de aanschaf van mobiele units en de aanschaf van mammografen moesten aanbestedingen worden gestart. Ter voorbereiding hierop werden landelijke werkgroepen ingericht, één voor de screeningseenheden, één voor de centrale eenheden en één voor de beoordelingseenheden. De verschillende werkgroepen hebben gewerkt aan het opstellen van een programma van eisen, een beschrijvend document waarin staat waaraan het betreffende product moet voldoen. Het RIVM koos voor de constructie dat voor de aanbestedingen een raamovereenkomst met de leverancier werd gesloten. De regionale screeningsorganisaties konden in een nadere overeenkomst de overgebleven leveranciers om een offerte vragen. Als eerste werd in 2006 de aanbesteding van de mammografen gestart. In 2007 is met een drietal firma s van CR apparatuur (fosfor techniek) en een drietal firma s van DR apparatuur (full field digitaal) een raamovereenkomst gesloten. In 2007 werd de aanbesteding voor het digitale beeldopslag- en verwerkingssysteem opgestart. Met de firma Philips werd in 2008 een raamovereenkomst gesloten. De aanbesteding van de mobiele units verliep minder voorspoedig. De eerste aanbesteding is door het RIVM ingetrokken. Hierna is een tweede aanbestedingsprocedure gestart. Vanwege het intrekken van de eerste aanbesteding liep het project digitalisering behoorlijke vertraging op. Zonder nieuwe mobiele units zouden de screeningsorganisaties immers niet kunnen beginnen met de omslag naar de digitalisering. De digitale apparatuur stelt namelijk hoge eisen aan de klimaatbeheersing op een screeningseenheid. De tweede aanbesteding van de mobiele units resulteerde in een raamovereenkomst van het RIVM met drie leveranciers van mobiele units. Vanwege de aansluiting van het landelijke digitale beeldopslag- en verwerkingssysteem, ook wel IMS genaamd, moest het informatiesysteem van de screeningsorganisaties, IBOB, worden aangepast. Tot 2008 gebruikten de screeningsorganisaties een eigen database van IBOB. Vanwege de aansluiting van het IMS op IBOB was het nodig de 9 databases te integreren tot één landelijke database. Dit grootschalige project werd IBOB van 9 naar 1 genoemd. De SBBZWN is in augustus 2008 als tweede regio geruisloos overgegaan op de landelijke database IBOB. 32 32 33