Bijlage B Programma van Eisen Postdiensten gemeente Velsen U dient deze bijlage onderin te ondertekenen. Afwijkingen van hetgeen is voorgeschreven worden niet geaccepteerd en leiden tot ongeldigheid en/of het niet (verder) in behandeling nemen van de Inschrijving. A. Commerciële eisen Nr. Omschrijving 1 Alle aangeboden prijzen, tarieven en kosten zijn vermeld in Euro s, zoveel mogelijk gespecificeerd, exclusief BTW. Het totaalbedrag van de Inschrijving is inclusief alle kosten zoals: administratie, overhead, materiaal, reis-verblijf, verzekeringen, transport, belastingen, heffingen, kosten voor overleg etc. 2 Bij de aangetekende stukken, de prijs per aangetekend poststuk. 3 De door u te offreren tarieven zijn vast gedurende de contractperiode. De prijzen kunnen verhoogd worden indien het postzegeltarief wordt aangepast. De verhoging van de geoffreerde tarieven vindt plaats op basis van de procentuele verhoging van het postzegeltarief. 4 Opdrachtnemer gaat akkoord met een betalingstermijn van 30 dagen na ontvangst van een geldige/juiste factuur die voldoet aan eis 5. 5 De gemeente Velsen wil werken met twee klantnummers. Facturatie: Opdrachtnemer factureert digitaal achteraf per maand per klantnummer. Gemeente Velsen Dudokplein 1 Postbus 465 1970AL IJmuiden facturen@velsen.nl 6 Opdrachtnemer vermeldt op de factuur minimaal: de daadwerkelijk geleverde aantallen en soorten producten en diensten per klantnummer afzonderlijke bedragen, alsmede het totaalbedrag het BTW bedrag 7 De Inschrijving is een best-bid, dat wil zeggen een eerste en enige Inschrijving; er wordt niet nader onderhandeld over tarieven of andere zaken in de Inschrijving. 8 Retourpost dient te worden uitgevoerd zonder dat hier kosten voor in rekening wordt gebracht. 9 Opdrachtnemer stelt gratis hulpmiddelen ter beschikking voor de verzending van post en transport van poststukken (zoals bakken, zakken, stickers, formulieren, rolcontainers etc). B. Functionele eisen.. 10 Opdrachtnemer is bereid en in staat het product/dienst zoals beschreven in hoofdstuk 2 te leveren, dat tevens voldoet aan de eisen beschreven in dit document. 11 Opdrachtnemer dient klachten in beginsel binnen 24 uur op te lossen. Indien het niet mogelijk is om binnen 24 uur de klacht te verhelpen dient Opdrachtnemer kenbaar te maken hoe het probleem zal worden verholpen en binnen welke termijn. 1
12 Opdrachtnemer evalueert in het eerste jaar per kwartaal met Opdrachtgever over de gang van zaken met betrekking tot de Overeenkomst. Daarna vindt jaarlijks een evaluatie plaats. De onderwerpen worden in overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer nader bepaald. 13 Opdrachtnemer dient eens per kwartaal de volgende managementrapportages te overhandigen: - Aantal leveringen gespecificeerd per productgroep - Omzetgegevens in euro s gespecificeerd per productgroep - Totale omzetgegevens en leveringen - Klachten en klachtafhandeling - Porti incidenten inzichtelijk maken - bezorg en bestel kwaliteit in % 14 Opdrachtnemer heeft een vaste contactpersoon voor alle communicatie tussen de gemeente en Opdrachtnemer. 15 Nieuwe locaties of diensten kunnen alleen worden aangevraagd door de contactpersoon van de Gemeente bij de Opdrachtnemer 16 De bezorgkwaliteit en bestelkwaliteit van de post moet minimaal 95% zijn. 17 De bezorgkwaliteit en bestelkwaliteit van de aangetekende stukken moet 100% zijn. C. Logistieke eisen post 18 Uitgaande post: Opdrachtnemer haalt de poststukken op bij de gemeente. 19 Uitgaande post: Opdrachtgever levert de post ongesorteerd en ongecodeerd aan bij Opdrachtnemer. 20 Uitgaande post: Post hoeft niet van tevoren te worden aangemeld 21 Uitgaande post: Post dient in gesloten postzakken te worden aangeleverd. 22 Uitgaande post: Opdrachtnemer heeft een landelijke dekking. 23 Uitgaande post: De brieven en poststukken worden binnen 24 uur bezorgd van op dinsdag tot en met zaterdag. Partijenpost binnen 48 of 72 uur. 24 Inkomende post: Opdrachtnemer brengt de poststukken gericht aan de gemeente (postbus en straatadres) bij de gemeente. 2
25 Inkomende post: Op door Opdrachtgever erkende feestdagen en enkele verplichte adv dagen zijn de locaties van Opdrachtgever gesloten. Opdrachtnemer dient op deze dagen de post uit de postbus te bewaren en de eerstvolgende werkdag aan te leveren. 26 Brieven en poststukken dienen in goede staat bezorgd te worden. D. Logistieke eisen aangetekende stukken en pakketten. 27 Spoedzendingen moeten binnen 30 minuten worden opgehaald en rechtstreeks worden afgeleverd bij de geadresseerde. 28 Opdrachten dienen zowel telefonisch als digitaal aangeleverd te kunnen worden. E. Wettelijke eisen en personeel 29 Alle personeelsleden, inclusief management, zijn volgens de Nederlandse wet- en regelgeving aantoonbaar gerechtigd te werken. 30 De medewerkers verkrijgen minimaal het wettelijk minimumloon. 31 Opdrachtnemer houdt zich aan de Postwet 2009, het Postbesluit 2009 en de Postregeling 2009 vastgesteld door de Staatssecretaris Economische Zaken. 32 Medewerkers dienen zich te kunnen legitimeren. 33 Medewerkers van Opdrachtnemer dienen herkenbaar te zijn d.m.v. kleding en/of naambadges F Eisen ten aanzien van duurzaamheid. 34 Opdrachtnemer voldoet aan de minimale duurzaamheidseisen die in opdracht van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu zijn opgesteld. Het betreft de minimale eisen ME1 en ME2. Op verzoek van de aanbestedende dienst dient u de bewijsmiddelen binnen 7 kalenderdagen aan te leveren. Indien niet aan dit verzoek wordt voldaan leidt dit mogelijk tot uitsluiting. https://www.pianoo.nl/sites/default/files/documents/documents/milieucriteriapost.pdf Bedrijfsnaam: Naam: Functie: Rechtsgeldige ondertekening: Datum: 3
Geadresseerde post met een overeenkomstduur van 48 en 72 uur. Dit is/zijn brievenbus/postbusstukken waarvan het adres door de opdrachtgever zelf op de brieven of poststukken wordt gezet door middel van een handgeschreven tekst, een tekstverwerkingspakket of een bedrijfsapplicatie pakket. Een overkomstduur van 48 uur houdt in dat vanaf het moment van aanleveren bij de opdrachtnemer de post binnen 48 uur bezorgd dient te zijn bij de betreffende ontvanger. Daarbij wordt de dag van aanleveren niet meegeteld. Het tijdstip van aanleveren speelt verder geen rol. De 48-uur gaat tellen vanaf 00.00 uur van de opvolgende dag. Zon- en feestdagen worden hierbij niet meegerekend. Deze zelfde definitie geldt bij een overkomstduur van 72 uur, alleen dient bij 48 uur, 72 uur gelezen te worden. Geadresseerde post houdt in dat er een naam, adres, postcode en woonplaats op het poststuk genoemd staat. Nummer Omschrijving 53 De bezorgdagen van de post mogen maandag t/m zaterdag zijn. De zondag is niet toegestaan als bezorgdag. 54 De post is gericht aan zowel postbussen, antwoordnummers als straatadressen. 55 Het maximum gewicht per poststuk is 3000 gram. 56 De poststukken hebben een maximum formaat van 38 x 26,5 x 3,2 cm. 57 Retourzendingen dienen te worden uitgevoerd zonder dat hier kosten voor in rekening worden gebracht. 58 De brievenbus/postbusstukken dienen zowel in het binnen- als het buitenland bezorgd te worden door opdrachtnemer. Dat wil zeggen dat opdrachtnemer zorg draagt voor aankomst van de brievenbus/postbusstukken op de plaats van bestemming, al dan niet door inschakeling van een andere bezorgdienst. 59 Voor de binnenlandse poststromen geldt een landelijke dekking. 60 Voor streekpost geldt een regionale dekking: 61 Alle poststukken worden dicht aangeleverd door opdrachtgever. 62 Bezorging binnen 48 uur homogene post Verzending van homogene post. Verzending van brieven, facturen, herinneringen, aanslagen etc. Aantal ophaaldagen 5 4
Aantal bezorgdagen: 3 Hoeveelheidsklassen: Staffels van 100 stuks per aanlevering Gesorteerd Eisen dienstverlening 72 uur 63 Bezorging binnen 72 uur homogene post Verzending van homogene post. Verzending van brieven, facturen, herinneringen, aanslagen etc. Aantal ophaaldagen 5 Minimaal Aantal bezorgdagen Hoeveelheidsklassen: 2 Staffels van 100 stuks per aanlevering Gesorteerd Eisen Ongeadresseerde post Ongeadresseerde post houdt in dat er geen naam of adres op het poststuk vermeld staat. De aanhef welke de aanbestedende dienst op het poststuk vermeldt, is: aan de bewoners van dit adres. Het betreft dan ook alleen huis-aan-huis bezorging. 5
Specifieke eisen Nummer Omschrijving 64 De opdrachtgever levert voor de ongeadresseerde post een digitaal adressenbestand aan of een postcode gebied. 65 De post is gericht aan straatadressen. 66 Het maximum gewicht per poststuk is 3000 gram. 67 Poststukken kunnen verpakt zijn in enveloppen of wikkels maar ook als los formulier aangeboden worden. 68 Haalservice: de poststukken worden door de opdrachtnemer opgehaald op de volgende adres: Gemeente Velsen Dudokplein 1 IJmuiden Voor deze service kunnen geen aparte extra kosten in rekening gebracht worden. De tarieven per poststuk zijn inclusief de haalservice. 69 De dag van aanbieding wordt per zending in overleg met de opdrachtnemer bepaald. De dag van bezorgen wordt in overleg met de opdrachtgever bepaald. 70 Ongeadresseerde poststukken dienen ook bezorgd te worden op adressen met een ja/nee sticker en een nee/nee sticker. Deze sticker dient in deze gevallen genegeerd te worden. De poststukken dienen dan ook in werkelijk alle beschikbare brievenbussen bezorgd te worden. 71 De poststukken dienen te allen tijde als apart poststuk bezorgd te worden en niet toegevoegd aan een algemene gezamenlijke reclamezending. 72 Voor deze poststroom geldt een lokale dekking. 73 De ongeadresseerde post wordt in overleg met de opdrachtgever separaat gefactureerd. Eisen dienstverlening ongeadresseerde post 75 ongeadresseerde partijenpost Verzending of organiseren van verzending van aangetekende stukken Aantal ophaaldagen 5 Aantal bezorgdagen: 5 Hoeveelheidklassen: Gesorteerd Staffels van 100 stuks per aanlevering 6
Eisen verkiezingen post Bij verkiezingenpost kennen we twee poststroom geadresseerd en ongeadresseerde post. Geadresseerde post is voor deze poststroom brievenbus/postbusstukken waarvan het adres door een software programma wordt gegenereerd. Ongeadresseerde post houdt in dat er geen naam of adres op het poststuk vermeld staat. Het betreft dan ook alleen huis-aan-huis bezorging. Scope: Velsen Stempassen Kandidatenlijsten 52.000 35.000 Geadresseerd ongeadresseerd De gemeente is gebaat bij een tijdige levering van de poststukken, dat is verbonden aan de verkiezingskalender van de Kiesraad. De volgende momenten zijn o.a. zeer belangrijk en bepalend (afhankelijk van soort verkiezing): - Dag van kandidaatstelling - Stempas in bezit van de kiezer - Kandidatenlijst in bezit kiezer Specifieke eisen Nummer Omschrijving 76 Bij zowel opdrachtnemer als opdrachtgever wordt één vast contactpersoon en één vaste vervanger aangewezen. Bij de opdrachtgever houdt dit in dat er per gemeente één vast contactpersoon is. 77 Opdrachtgever en opdrachtnemer zullen de verkiezingenpost als een gezamenlijk project oppakken. 78 Rondom de periode van de verkiezingen en de bijbehorende bezorgdagen is de contactpersoon van de opdrachtnemer te allen tijde bereikbaar. 80 Stempassen worden hierbij door de opdrachtgever aangeleverd op postcode. Voor deze service kunnen geen aparte extra kosten in rekening gebracht worden. De tarieven per poststuk zijn inclusief de haalservice. 81 Op vooraf afgesproken dagen worden de stempassen en kandidatenlijsten bezorgd. 7
Bezorging dient voor de stempassen zorgvuldig uitgevoerd te worden. 82 Kandidatenlijsten (ongeadresseerde post) dienen ook bezorgd te worden op de adressen me een ja/nee sticker en een nee/nee sticker. Deze sticker dient in deze gevallen genegeerd te worden. De poststukken dienen dan ook in werkelijk alle beschikbare brievenbussen bezorgd te worden. 83 In overleg met de contactpersoon van de betreffende gemeente worden stempassen aangeleverd met of zonder envelop. 84 De poststukken dienen te allen tijde als apart poststuk bezorgd te worden en niet toegevoegd aan een algemene gezamenlijke reclamezending. 85 Voor deze poststroom geld een lokale dekking van alle gebieden binnen de deelnemende gemeenten. Hierbij wordt geen elke gebied uitgesloten. 86 Niet bezorgde post wordt dagelijks retour gezonden naar de contactpersoon van de verkiezingen binnen de betreffende gemeente. 87 Bij foutieve bezorging of geen bezorging moet er binnen 24 uur actie door opdrachtnemer zijn ondernomen. 88 De verkiezingenpost wordt separaat gefactureerd. 89 De opdrachtnemer levert na afloop van elke verkiezing kosteloos per woonkern een overzicht aan met de volgende informatie: 1 Aantal bezorgde stempassen 2 Aantal niet-bezorgde stempassen 3 Aantal bezorgde kandidatenlijsten 4 Aantal niet-bezorgde kandidatenlijsten 5 Totaal gefactureerde kosten. De rapportage dient digitaal verstuurd te worden ter attentie van de hieronder aangegeven e-mail adres servicedesk@velsen.nl 8
Eisen dienstverlening, geadresseerde verkiezingenpost 90 Geadresseerde verkiezingenpost Verzending van stempassen Aantal ophaaldagen Aantal bezorgdagen In overleg In overleg Gesorteerd op postcode inclusief haalservice Eisen dienstverlening ongeadresseerde verkiezingenpost 91 ongeadresseerde verkiezingenpost Verzending kandidatenlijsten Aantal ophaaldagen Aantal bezorgdagen In overleg In overleg Gesorteerd inclusief haalservice 9