Sport Vlaanderen werft aan in statutair dienstverband: 1 PERSONEELS EN FINANCIEEL MEDEWERKER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein Niveau: Graad: Standplaats: Centra Cultuur, Jeugd, Sport en Media C Medewerker Sport Vlaanderen Blankenberge Koning Boudewijnlaan 15 bis 8370 Blankenberge 1 ALGEMENE FUNCTIECONTEXT Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Sport Vlaanderen De missie van Sport Vlaanderen bestaat erin het sportbeleid van de Vlaamse regering uit te voeren conform de decretaal bepaalde opdrachten met als doel de sportparticipatie en de kwaliteit van het sportaanbod te verhogen. Sport Vlaanderen is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid en behoort tot het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media. De decretaal vastgelegde kernopdrachten van Sport Vlaanderen omvatten onder meer het beheer en de exploitatie van de centra, het aanbieden en erkennen van sportkaderopleidingen, de uitvoering van het Vlaams topsportbeleid, het uitbouwen van een Kenniscentrum Sport, het stimuleren van de medisch verantwoorde sportbeoefening, het voeren van sportpromotie op Vlaams niveau, het adviseren en begeleiden van de uitbouw van sportinfrastructuur in Vlaanderen en subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties, sportdiensten en andere sportactoren. Aan het hoofd van Sport Vlaanderen staat de administrateur generaal bijgestaan door de algemeen directeur. Naast de diensten die rechtstreeks onder de administrateur generaal vallen, bestaat het agentschap uit drie generieke en zes functionele afdelingen. De hoofdzetel is gevestigd in Brussel, maar Sport Vlaanderen beschikt eveneens over dertien eigen centra in
Vlaanderen, vijf provinciale promotiediensten, vijf provinciale uitleendiensten, twee werkplaatsen en twee mobiele ploegen. 2 SPECIFIEKE FUNCTIECONTEXT In de centra worden de sportkampen georganiseerd tijdens de vakantieperiodes. Daarnaast kan zowat iedereen er terecht: scholen voor hun sportklassen en schoolsportdagen, sportclubs en sportfederaties voor trainingen en stages, bedrijven voor hun bedrijfssportdagen en ook de individuele sporter. Je bent tewerkgesteld in het centrum te Blankenberge. Het centrum te Blankenberge beschikt over een binnen- en buitengedeelte. Het binnengedeelte bestaat uit een sporthal met squashbanen, een fitnesszaal, een dojo en een polyvalente ruimte. Daarnaast vind je er ook een sauna met overdekt zwembad. Het buitengedeelte voorziet drie voetbalvelden, een atletiekpiste, een Finse piste, een polyvalent terrein en een tennisterrein. Ook een beach-terrein dat geschikt is voor diverse sporten wordt ter beschikking gesteld. Als laatste biedt het sportcomplex de mogelijkheid tot overnachting en voorziet het in een restaurant, klas- en vergaderlokalen. Als personeels en financieel medewerker maak je deel uit van het Administratief team. Dit team staat garant voor een kwalitatieve administratieve werking van het centrum. Je rapporteert rechtsreeks aan de centrumverantwoordelijke. Plaats in de organisatie: Centrum Olv centrumverantwoordelijke Sporttechnisch team Administratief team Team Onderhoud & Toezicht Keukenteam Schoonmaakteam Saunateam 2
3 DOEL EN INHOUD VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. Als financieel medewerker ben je verantwoordelijk voor de correcte verwerking van alle kasverrichtingen en facturering van alle boekingen (inschrijvingen, reserveringen, losse verkoop). Je verifieert dagelijks het kassaldo van de kassiers en bent verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer. Je werkt zowel met ons boekhoudpakket Orafin, als met het reserveringspakket Recreatex. Als personeelsmedewerker zorg je ondermeer voor de correcte verwerking van de gepresteerde uren van alle medewerkers in ons softwarepakket Vlimpers. Je bent het eerste aanspreekpunt inzake personeelsadministratie (verloven, ziekte, ). Voor de uitvoering van deze functie sta je in nauw contact met de dossierbeheerders van de afdeling Personeel, de financieel verantwoordelijke Centra en de medewerkers van de afdeling Financiën & Begroting. RESULTAATSGEBIEDEN Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. - gegevens verzamelen en controleren ifv tijdsregistratie (vb. werkplanning, gepresteerde uren, verlofaanvragen, ziektemeldingen, arbeidsongevallen) - via een portaalsite opvragen en verifiëren van bankstortingen - kasontvangsten verifiëren en indien nodig correcties doorvoeren in het elektronisch reservatie- en kassasysteem (Recreatex) - manuele verkopen (boekingen) in Recreatex ingeven - gegevens invoeren in een elektronisch personeelsregistratiesysteem (Vlimpers) en een elektronisch boekhoudsysteem (Orafin) - statistieken opmaken en verwerken (vb. ziektecijfers, specifieke uitgaven) - opvolgen van debiteuren - ontvangen cashgeld veilig beheren en regelmatig naar de bank brengen - informatie verzamelen met het oog op het voorbereiden van het jaarverslag en begrotingsvoorstellen Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - opmaken en actueel houden van een dossier per medewerker - bijhouden van een efficiënt klassement van onder meer rekeninguittreksels en verantwoordingsstukken kasuitgaven - archiveren van onder meer personeelsdossiers, rekeningsuittreksels en kasstukken - documenten en informatie op de centrale netwerkschijf verzamelen in een geordend systeem - collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden 3
Dossierbehandeling ondersteunen Conform procedures, wetgeving en regelgeving dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. - berekenen van gegevens in functie van personeelsadministratie (vb. nog op te nemen feestdagen) - administratief opvolgen van dossiers (vb. arbeidsongevallen, sportongevallen) - nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen (vb. ziektebriefjes, huwelijksattesten) - ontvangsten toewijzen aan openstaande facturen (Orafin) - kasuitgaven (vb. dringende aankopen) en kastransfers (vb. naar de bank) ingeven in Orafin - alle verkopen (boekingen) factureren - verantwoordelijke kassabeheer - eerste aanspreekpunt en brugfunctie tussen de medewerkers en de centrumverantwoordelijke enerzijds en het hoofdbestuur anderzijds Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. - overzicht opmaken van alle aangeleverde werkroosters - opstellen van documenten ikv ongevallen - opmaken van lay-out van typedocumenten (vb. aanwezigheidslijsten) - financiële rapporten trekken uit Recreatex en deze verwerken in Excel (vb. ontvangsten) - opmaken van kasverslagen - opstellen en versturen van betalingsherinneringen Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - als verantwoordelijke kasbeheer instaan voor de ondersteuning aan de kassamedewerkers - kassa- of onthaalmedewerkers voorzien van kleine kassa met cashgeld - inspringen bij afwezigheid van collega s - helpen bij het versturen van zendingen (vb. opvolging en verdeling van promotiemateriaal) - aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning onder meer bij evenementen - verwerken van de post - bijkomende en specifieke opdrachten binnen het centrum afhankelijk van de noodwendigheden COMPETENTIEPROFIEL VAKTECHNISCHE COMPETENTIES 1. Vaktechnische kennis - basiskennis van het Vlaams Personeelsstatuut - basiskennis boekhoudkundige principes - kennis van de structuur en werking van het centrum, Sport Vlaanderen en de Vlaamse Overheid 4
2. Informatica - goede kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel) - kennis van een elektronisch personeelsregistratiesysteem (Vlimpers) - kennis van een elektronisch boekhoudsysteem (Orafin) - kennis van een elektronisch reservatie- en kassasysteem (Recreatex) GEDRAGSCOMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk. - accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar - respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen - doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na - is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) - reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Flexibiliteit Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau 1 Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist. - schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden - handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften - is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen - zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is - staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen. Niveau 1 Verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk. - drukt zich correct en zonder taalfouten uit - hanteert een duidelijk en toegankelijk taalgebruik (beperkt bv. het gebruik van jargon) - formuleert de boodschap helder en kernachtig - brengt structuur aan in zijn boodschap - heeft aandacht voor de vorm van zijn boodschap (zorgt voor aangepast non-verbaal gedrag zoals oogcontact, expressie, lichaamshouding, intonatie; handhaaft afspraken rond huisstijl) Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee. - stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening - biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht 5
- houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden. - helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort - neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op - onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen - zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen - gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). - doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen - gaat uit zichzelf achter informatie aan - ziet werk liggen en gaat over tot actie - grijpt de kansen die zich aandienen Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 1 Levert met oog voor detail correct werk af. - gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal - houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen - blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit - controleert zijn werk op juistheid en volledigheid - merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief. - brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht - legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast - houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk - gaat systematisch en stapsgewijs te werk - controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig 6
4 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je bent in het bezit van een diploma dat toegang verleent tot niveau C en hebt minstens twee jaar relevante professionele ervaring in een administratieve functie. Bovendien heb je minstens twee jaar professionele ervaring met het werken met een boekhoudsysteem. Woonachtig zijn in de regio alsook het beschikken over eigen vervoer zijn pluspunten. Het vast openbaar ambt is toegankelijk voor onderdanen van: -de 28 lidstaten van de Europese Unie (EU) (maken allen tevens deel uit van de Europese Economische Ruimte (EER)); -Noorwegen, Liechtenstein en IJsland (maken deel uit van de EER, maar zijn geen EUlidstaten); -Zwitserland (maakt geen deel uit van de EER en is geen EU-lidstaat). De 28 EU-lidstaten zijn: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk, Zweden. 5 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteren kan tot en met 17 april 2016 door je ingevuld kandidaatstellingsformulier en een kopie van je diploma te versturen naar hrs.government@hudson.com. Indien je reeds statutair werkt in de graad van medewerker binnen de diensten van de Vlaamse overheid mag je je bewijs van aanstelling meesturen. Je mag ons tevens je bewijs van generieke geschiktheid bezorgen indien je reeds geslaagd bent voor de generieke proeven voor het niveau C. 6 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-screening De eerste selectie gebeurt aan de hand van het door jou ingevulde kandidaatstellingformulier en op basis van de deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen worden uitgenodigd voor het jurygesprek. De CV screening zal plaatsvinden in de week van 18 april 2016. 6.2 Voorselectie Indien er meer dan 8 kandidaten geschikt bevonden worden kan er een voorselectie georganiseerd worden. De voorselectie kan plaatsvinden op dinsdag 26 april 2016 en vrijdag 29 april 2016 in het Sport Vlaanderen centrum Brugge (onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend. De 8 best scorende kandidaten gaan over naar de volgende fase in de selectieprocedure namelijk het psychotechnisch gedeelte. 7
6.3 Psychotechnische screening Dit gedeelte heeft tot doel de basisvaardigheden voor het uitoefenen van de functie na te gaan. Hierbij worden psychotechnische oefeningen aangeboden. Deze selectiefase is eliminerend. De kandidaten worden geschikt of niet-geschikt bevonden. De 6 kandidaten die, na de psychotechnische screening, het meest geschikt worden bevonden gaan door naar de volgende selectiefase namelijk het jurygesprek. Het psychotechnisch gedeelte kan plaatsvinden van 5 mei 2016 tot en met 13 mei 2016 (onder voorbehoud). 6.4 Jurygesprek In dit gedeelte wordt gepeild naar de vaardigheden, de motivatie en de interesse, de attitude, de werkervaring en de vaktechnische kennis. Het jurygesprek zal plaatsvinden op donderdag 26 mei 2016 (timing onder voorbehoud). Rekening houdend met dit eindgesprek en de resultaten van de volledige selectieprocedure kiest de administrateur generaal de meest geschikte kandidaat voor de functie. 7 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden, met een maximum tot 20 jaar. Je aanvangssalaris is minimaal 22485,48 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 1873,79 euro. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 8 INFO Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Peter Janssens, afdelingshoofd Centra Tel. : 02 209 47 36 E-mail : peter.janssens@sport.vlaanderen 8
Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Katia Verbelen, P&O-verantwoordelijke 02 209 46 72 E-mail: katia.verbelen@sport.vlaanderen Of via het emailadres wervingen@sport.vlaanderen Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website http://www.werkenvoorvlaanderen.be 9 WERVINGSRESERVE Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve aangelegd met kandidaten die in de volledige selectieprocedure slagen. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van het resultaat. Indien er een nieuwe vacature van personeels en financieel medewerker bij het agentschap Sport Vlaanderen is, zal de eerstvolgende kandidaat opgeroepen worden. Kandidaten die een aangeboden vacature weigeren, blijven opgenomen in de reserve. 9