RAPPORT WERKGROEP PARTICIPATIE 1. Opdracht werkgroep De Algemene Leden Vergadering heeft besloten de werkgroep participatie op te richten. De opdracht aan de werkgroep is door het bestuur geformuleerd: "Woningstichting Rochdale is aan het reorganiseren en heeft besloten de drie vestigingen te sluiten. Gezien deze sluitingen en de nieuwe Overlegwet, sinds 1 januari 2009, is het wenselijk dat aan de huidige structuur van de participatie opnieuw invulling gegeven wordt. Het doel van de werkgroep Participatie is de mogelijkheden te onderzoeken en te inventariseren. De werkgroep zal de Bewonersraad Rochdale adviseren." Kader voor verbetering van de participatie zijn de wet op het overleg huurder verhuurder, de woningwet en het BBSH. De opdracht beperkt zich tot de relatie van de huurders(organisatie) met Rochdale. 2. Aanleiding De directe aanleiding is de wijziging van de organisatie Rochdale, waarbij de vestigingen zijn opgeheven. Daarmee vervalt de functie van de gebiedsraden die advies uitbrengen aan de vestigingsdirecteuren. De tweede aanleiding is dat bewonerscommissies en bestuur steeds meer moeite moeten doen om actieve vrijwilligers te vinden. 3. Doelstellingen anders participeren De werkgroep komt tot doelstellingen over drie onderwerpen: Betrokkenheid, invloed en de Bewonersraad. a. Betrokkenheid De nieuwe participatiestructuur streeft naar aansluiting bij de motivatie en mogelijkheden van verschillende bewoners en de ruim 100 bewonerscommissies. Met de nieuwe participatievormen moeten meer en verschillende bewoners actief worden. Het aantal vormen van participatie moet beperkt zijn om een efficiënte inzet van vrijwilligers te bereiken. De nieuwe participatiestructuur moet inspelen op de omvang van het werkgebied van de Bewonersraad met ca. 42.000 woningen verspreid over Amsterdam en de verschillende regiogemeenten. b. Invloed Relatie Bewonersraad met Rochdale - "Boven moet weten wat er onder leeft". De nieuwe structuur moet de afstand tussen het bestuur en wat er leeft onder de bewoners in de complexen kleiner maken. - Er moeten alternatieven komen voor de functie van de gebiedsraden als deze worden opgeheven: overleg over onderwerpen die betrekking hebben op de wijk, bespreken van klachten en uitwisseling van ervaringen bewonerscommissies. - We streven naar aansluiting van de nieuwe participatiestructuur op de nieuwe organisatie van Rochdale. - De uitwisseling tussen Rochdale en de bewoners moet in een vroegtijdig stadium plaatsvinden. - Participatie vraagt een open houding van medewerkers en voldoende mandaat op elk niveau van overleg. c. Bewonersraad De structuur van de Bewonersraad nieuwe stijl moet eenvoudig zijn. Hierdoor zijn er korte communicatielijnen tussen het bestuur en de bewonerscommissies. Er is een uitwisseling van ervaringen tussen bewonerscommissies. Blad 1
4. Voorstellen a. Anders participeren. Huurders, jong en oud, hoog en laag opgeleid, afkomstig uit vele windstreken: de bewoners van Rochdale zijn heel divers. De nieuwe participatiestructuur moet recht doen aan deze diversiteit. Het laat mensen deelnemen op de manier die hun persoonlijk het meeste aanspreekt. Het voorstel is een combinatie te maken van de bestaande formele en structurele participatievormen van de bewonerscommissies en het overkoepelend bestuur en andere vormen van participatie. Deze nieuwe vormen zijn maatwerk, het zijn tijdelijke en losse participatievormen en hebben een informeel karakter. Zij zorgen ervoor dat iedereen gehoord kan worden en ideeën en meningen kan inbrengen. Met behulp van deze vormen kunnen bewoners gestimuleerd worden om te participeren, die zich niet aangesproken voelen voor deelname in een commissie of een bestuur. Achtergrond van dit voorstel is de verandering in motivatie van vrijwilligers. Naast traditionele vrijwilligers zijn al enige tijd nieuwe vrijwilligers actief. De traditionele vrijwilliger herken je aan hun motivatie: solidair aan de beweging waarvoor zij actief zijn. Traditionele vrijwilligers zijn trouw, verbinden zich langdurig aan de organisatie; hun werkwijze is het overleg. Nieuwe vrijwilligers vinden het niet aantrekkelijk om te vergaderen. Zij willen meedenken en meedoen op andere manieren. Nieuwe vrijwilligers hebben als motivatie hun eigen ontwikkeling, zij verbinden zich aan een project, doen dat voor korte duur, zij werken met diverse media en maken veel gebruik van internet en digitale werkvormen. De praktijk van 2012 is een mix van traditionele en nieuwe vrijwilligers. De ruggengraat van het voorstel is opgebouwd uit drie niveaus van participatie: buurt/complex, wijk en bedrijf, en de twee vaste vormen van participatie: de bewonerscommissies en het bestuur van de Bewonersraad. Commissies en bestuur vormen samen de vereniging Bewonersraad. De commissies zijn de leden, het bestuur wordt benoemd door de algemene ledenvergadering. Schema 1. Structuur participatie Bewonersraad nieuwe stijl vaste vormen tijdelijke vormen complex bewonerscommissie Diverse vormen Maatwerk per complex wijk Wijkforum Projectcommissie corporatie bestuur bewonersraad Werkgroepen Themabijeenkomsten Digitale enquêtes De tijdelijke en vaste participatievormen zijn in dit voorstel aan elkaar gekoppeld. Beide vormen kunnen elkaar hierdoor versterken. Een tijdelijke vorm wordt minder vrijblijvend, omdat de bewonerscommissie of het bestuur met Rochdale samenwerken over de opzet en de uitvoering. De bewonerscommissie en het bestuur kunnen de resultaten van een tijdelijke vorm van participatie gebruiken bij hun adviezen. Complex Participatie op complex- of buurtniveau is toegankelijk en laagdrempelig. De bewonerscommissies hebben daarin een belangrijke rol. Zij vormen in de nieuwe participatiestructuur de basis voor participatie. Bewoners, betrokken bij hun directe leefomgeving, kunnen samenwerken in de commissie. De bewonerscommissie is de overlegpartner van Rochdale. Het overleg vindt plaats met Sociaal Beheer. Iedereen in het complex kan deelnemen aan activiteiten en bijeenkomsten die de bewonerscommissie organiseert om de wensen van de bewoners boven water te krijgen. Welke vorm gebruikt wordt kan van buurt tot buurt verschillen. Elke buurt is immers anders. Er zijn veel voorbeelden van participatieactiviteiten: - een wijkschouw, - open huis dag om kennis te maken, Blad 2
- rond de stamtafel, - buurtgesprek met jongeren rond de vuurkorf, - ieder neemt een buur mee, - buurtbarbecue met hapjes uit verschillende culturen, - portiekgesprek. Goede ervaringen met deze participatieactiviteiten moeten breder bekend gemaakt worden. In samenwerking van Bewonersraad en Rochdale kan een participatieklapper worden opgesteld met inspirerende voorbeelden. De uitwisseling van ervaringen kan het onderwerp zijn van een themabijeenkomst. Om hun werk goed te kunnen doen onderhouden de bewonerscommissies een goed contact met de bewoners uit hun buurt. Wijk Rochdale maakt een onderscheid in 52 wijken. Voor elke wijk gaat zij een wijkvisie opstellen. Dit is een plan voor de ontwikkeling van het bezit in de wijk met een looptijd van vijf jaar. Participatie vindt plaats door middel van een wijkforum. De leden van de bewonerscommissies in de wijk zijn de deelnemers aan dit wijkforum. Sleutelfiguren en andere actieve wijkbewoners worden eveneens 'aan tafel' uitgenodigd. Bewonerscommissies uit een wijk kunnen ook zonder Rochdale in het wijkforum gaan zitten om onderlinge ervaring uit te wisselen die met die wijk te maken hebben. Omdat elke wijk anders is kan de invulling verschillen van wijk tot wijk. Een 'wijk' kan de omvang hebben van één van de gemeenten in het bezit van Rochdale, zoals Landsmeer, Diemen. Het overleg over gemeentelijke onderwerpen zoals de prestatieafspraken vindt plaats met de wijktafel in deze gemeente. Voor de participatie bij wijkvernieuwing zoals bij groot onderhoud, renovatie of sloop en vervangende nieuwbouw wordt een projectcommissie opgericht. Rochdale heeft hiervoor de Samenwerkingsafspraken Projectcommissie opgesteld. Corporatie Het bestuur van de Bewonersraad is de gesprekspartner van het bestuur van Rochdale. Het bestuur organiseert zelfstandig of samen met Rochdale tijdelijke vormen van participatie. Gekozen is voor de volgende drie vormen: werkgroepen, themabijeenkomsten en de digitale enquêtes. Schema 2. De nieuwe participatievormen op bedrijfsniveau werkgroepen themabijeenkomsten digitale enquête onderwerp specifiek thema specifiek thema specifiek thema Doel informatie, discussie en advies informatie, ideeën verzamelen, discussie, evt. meningspeiling meningspeiling deelnemers aantal bijenkomsten aantal deelnemers leden van de bewonerscommissies en deskundige huurders leden van de bewonerscommissies en deskundige huurders alle individuele huurders met opgegeven emailadres. 3 tot 5 bijeenkomsten 1 bijeenkomst minimaal 2 enquêtes per jaar beperkt tot +/- 12 i.v.m. niet beperkt niet beperkt werkbaarheid focus uitnodiging richten op de groep die je wilt bereiken of die met het onderwerp te maken hebben uitnodiging richten op de groep die je wilt bereiken of die met het onderwerp te maken hebben respons moet representatief zijn voor de bewoners van Rochdale Blad 3
Werkgroep Voorbeelden van onderwerpen voor een werkgroep zijn: - VVE beleid met commissieleden uit gemengde complexen - Servicekostenbeleid met commissieleden uit appartementencomplexen. - Mutatieonderhoud met commissieleden met spreiding uit het gehele bezit - Wijziging huurbeleid met commissieleden met spreiding uit het gehele bezit - Digitale enquêtes met commissieleden Voorbeeld van de werkwijze van een werkgroep: Na kennismaking inventarisatie van ideeën en vragen vanuit de deelnemers. Daarna uitnodigen van een aansprekende deskundige voor een beter inzicht. Gesprek met Rochdale over haar ideeën en uitwisseling. Formuleren van mening / advies aan het bestuur van de Bewonersraad. Themabijeenkomst Voorbeelden van themabijeenkomst: - Huurverhoging bij energiebesparingen. - Opheffen Propoints en bedenken van alternatieven. Voorbeeld werkwijze van een themabijeenkomst: Uitnodiging met stimulerende/prikkelende toelichting: met ideeën van Rochdale en van Bewonersraad. De bijeenkomst staat onder leiding van een onafhankelijke gespreksleider. Na kennismaking geeft Rochdale uitleg over de mogelijkheden van het nieuwe beleid, een deskundige vertelt over ontwikkelingen en de mogelijkheden voor huurders. Daarna inventarisatie van ideeën onder alle deelnemers, discussie en meningspeiling. Verschillende culturen De vorm van een werkgroep of een discussiebijeenkomst is in principe ook geschikt voor participatie van andere culturen. Kortdurend met een overzichtelijk centraal thema dat leeft binnen die cultuur en hen aanspreekt om daarover mee te denken. Het organiseren moet anders verlopen om de bijeenkomsten tot een succes te maken. Haak in en maak gebruik van de wijze van ontmoeten, die in de cultuur gebruikelijk is. Leg contact met sleutelfiguren en een organisatie uit die cultuur. Digitale enquête De Bewonersraad heeft besloten om d.m.v. de digitale enquête meningen te peilen onder alle huurders die hun e-mailadres ter beschikking stellen. De voorbereidingen in samenwerking met Rochdale zijn gaande. b. De vereniging Bewonersraad In de Bewonersraad nieuwe stijl wordt de band tussen de bewonerscommissies en het bestuur versterkt. De bewonerscommissies zijn de leden van de vereniging Bewonersraad. De Algemene Leden Vergadering bepaalt het algemeen beleid en beoordeelt de activiteiten van het bestuur. Het aantal bijeenkomsten is 2x per jaar. Het bestuur wordt gekozen door de Algemene Leden Vergadering. Omdat de vestigingen zijn opgeheven vervallen de gebiedsraden. De getrapte vertegenwoordiging via de gebiedsraden wordt daarmee beëindigd. Een algemene ledenvergadering kan gecombineerd worden met informatie en discussie over een specifiek thema. Het bestuur kan dit onderdeel zelf verzorgen of Rochdale daarvoor uitnodigen. Goede communicatie tussen de bewonerscommissies en het bestuur is essentieel. Het gebruik van Live Account moet verbeterd worden. Leden van bewonerscommissies krijgen digitaal actuele informatie. Voorbeelden zijn: informatie over discussies met Rochdale en adviezen door het bestuur. Informatie over het oprichten en in stand houden van een bewonerscommissie. Informatie over communiceren van een bewonerscommissie met de bewoners uit hun complex. Blad 4
c. Overleg met Rochdale Gezamenlijk Participatie is de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de Bewonersraad en Rochdale. Ieder heeft daarbij zijn eigen doelstelling. De bewonerscommissies en het bestuur willen weten welke wensen er leven onder de bewoners ten behoeve van het overleg. Zij moeten aan de bewoners ook verantwoording afleggen. Rochdale wil niet alleen haar individuele klanten informeren en hun wensen verzamelen, maar wil invloed mogelijk maken op haar beleid en activiteiten. Voor het welslagen van "anders participeren" is de samenwerking tussen de Bewonersraad en Rochdale nodig. Beiden zijn aan zet. Rochdale vraagt aan de bewoners of zij mee willen praten en mee willen doen aan de hand van visie, ideeën en activiteiten. Zij werkt mee aan participatieactiviteiten die de bewonersraad organiseert of die zij samen organiseren. De leden van bewonerscommissies en bewoners moeten de mogelijkheden benutten en gebruik maken van de nieuwe initiatieven. De Bewonersraad neemt met dit voorstel het initiatief voor andere vormen van participatie. Een bewonerscommissie of het bestuur kunnen deze activiteiten organiseren samen met Rochdale of zelfstandig. Beide vormen van initiatief zijn mogelijk. Welke keuze gemaakt wordt, vindt plaats in overleg tussen de Bewonersraad en Rochdale. Inzet en organisatie Rochdale Uitwisseling moet in een vroegtijdig stadium plaatsvinden. Gezamenlijk analyseren van het probleem, oplossingsvarianten bespreken kan leiden tot een beleid en uitvoering dat beter aansluit bij de behoefte van bewoners. Participatie nieuwe stijl vraagt een open houding van medewerkers van Rochdale naar bewoners, de commissies en het bestuur. De vaste contactpersoon moet over voldoende mandaat beschikken om tot productieve gesprekken te komen op alle drie de niveaus van participatie. Rochdale gaat haar organisatie wijzigen. Voor een kort overzicht zie bijlage 1. Medewerkers werkzaam in een wijk gaan werken in een team, zij werken aan een wijkvisie en overleggen rond een wijktafel met de bewonerscommissies. Sociaal beheer blijft het contact voor de bewonerscommissie. Schema 3. Nieuwe participatiestructuur en overleg met Rochdale vaste vormen tijdelijke vormen onderwerp overleg* Rochdale complex bewonerscommissie Diverse vormen complexstrategie sociaal beheer Maatwerk per complex signaleringen klachten wijkforum Wijkvisie Rochdale wijkteam wijk projectcommissie Plan voor wijkvernieuwing Projectteam corporatie bestuur bewonersraad werkgroepen themabijeenkomsten digitale enquêtes algemeen beleid * voor een volledig overzicht van onderwerpen van overleg en de bijbehorende bevoegdheden zie de samenwerkingsovereenkomst bestuur (RvC) Bewonerscommissies De bewonerscommissies vormen in de nieuwe participatiestructuur de basis voor participatie. Dit wordt beschreven bij punt 4.a. De samenwerkingsovereenkomst moet de bewonerscommissie voldoende bevoegdheden en middelen geven om haar werk te kunnen doen. Blad 5
Klachten Rochdale heeft een nieuw klachtenbeleid geformuleerd. Het gaat daarbij over klachten van individuele huurders of een bewonerscommissie. Hieronder een korte samenvatting: - Uitgangspunt is dat een huurder of bewonerscommissie zijn wens, klacht of reparatieverzoek allereerst rechtstreeks te kennen geeft bij de betreffende afdeling. - Als de huurder of bewonerscommissie vindt dat Rochdale hiermee niet goed omgaat of afhandelt kan deze een klacht indienen. Elke klacht is voor Rochdale een klacht. Sociaal Beheer behandelt deze. Daarnaast komt er een klachtencoördinator om klachten, die niet naar tevredenheid zijn afgehandeld, te behandelen. Hij signaleert ook trends. Rochdale verwacht dat de wijktafels kunnen leiden tot minder klachten. - Als de huurder vindt dat Rochdale de klacht niet correct heeft behandeld, kan hij een geschil aangaan en zich richten tot de Geschillencommissie van Rochdale. d. Voorwaarden - De statuten van de Bewonersraad moeten gewijzigd worden aan het opheffen van de gebiedsraden en de nieuwe participatiestructuur. - In de samenwerkingsovereenkomst moeten de nieuwe vormen van participatie mogelijk worden gemaakt en worden verankerd. Ook de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Bewonersraad en Rochdale moet opgenomen worden. - Het budget dat vrijkomt door de opheffing van de gebiedsraden komt beschikbaar voor de nieuwe participatievormen. e. Invoering en tijdspad Najaar 2012 - Een themabijeenkomst voor de geïnteresseerden uit het Woonbond onderzoek: (340 geïnteresseerd om actief te worden, ruim 1450 bewoners willen meer informatie ontvangen.) - Voorbereiding digitale enquêtering November 2012: - ALV besluit invoering participatie nieuwe stijl. Daarna aanpassing van statuten en overeenkomsten In het jaar 2013 worden de nieuwe vormen van participatie voor het eerst toegepast. Aan het eind wordt besproken wat de resultaten zijn. 5. Samenstelling van de werkgroep participatie De werkgroep bestond uit de volgende personen: Onno Elema, Niek Degenkamp, Joop Doevelaar, Wim Grannetia, Joke Molleman, Theo van Paare, en Guido Rooijmans. Het bestuur heeft haar beleidsadviseur Frans de Munk gevraagd adviseur van de werkgroep te zijn. De werkgroep heeft in acht bijeenkomsten haar advies opgesteld. Zij heeft daarbij informatie ingewonnen bij Rochdale over de wijziging in de organisatie. Theo heeft na enkele bijeenkomsten wegens privéomstandigheden deelname aan de werkgroep beëindigd. Wim heeft door drukke werkzaamheden niet aan de bijeenkomsten kunnen deelnemen. Onno is contactpersoon namens het bestuur, Onno was tevens deelnemer aan de werkgroep Samen Werkings Overeenkomst en daardoor ook contactpersoon naar deze werkgroep. Blad 6
Bijlage 1 Uitleg over wijkvisies en wijktafels in de organisatie van Rochdale Wijkvisie De wijkvisie is een strategisch document met een looptijd van 5 jaar voor de ontwikkeling van het Rochdale bezit in een wijk. Zij wil in 52 wijken een wijkvisie ontwikkelen. Het zijn wijken, waarin Rochdale meer dan 10% van de sociale huurwoningen in bezit heeft. Daarnaast ontwikkelt Rochdale complexstrategie. Hierin staan de concrete voornemens met een looptijd van 1 jaar. Participatie bij de wijkvisie is gericht op het ophalen van informatie, zowel bij leden van BC's als andere sleutelpersonen. Guido vraagt of Rochdale zich wil beperken tot de huurders en de woning of ook daarbuiten de leefbaarheid. Dit i.v.m. de inmiddels verdwenen subsidies voor leefbaarheid. Mathijs: Dit is voor Rochdale niet afhankelijk van het geld. Rochdale doet niet alles in de leefbaarheid: zij kan wel de behoefte voor een school signaleren. Wijktafel Aan elke wijktafel komen in ieder geval de medewerker Sociaal Beheer, de opzichter en de verhuurmedewerker te zitten. Wellicht komen er op projectbasis naast de vaste wijktafel medewerkers ook de medewerker "bestrijding onrechtmatige bewoning", de projectparticipatie medewerker of anderen bij. De wijktafel wordt hun vaste werkplek op het hoofdkantoor. Hun werkplek is dus niet gebonden aan hun afdeling. De medewerkers van de wijktafels worden hiërarchisch aangestuurd door de manager van hun respectievelijke afdeling, de wijktafels vormen hun "account". De bedoeling is om zo de binding met de wijk en haar bewoners te vergroten en ook de interdisciplinaire verbinding en samenwerking onder collega's. Naast de vaste werkplek op het hoofdkantoor komt er per werkgebied een kantoortje in de wijk. Deze is niet bedoeld als ontvangstruimte voor klantencontacten, maar als werkplek voor de medewerkers van de bijbehorende wijktafel. Deze ruimte kan gebruikt worden om even te werken tussen twee afspraken in de wijk, of om te lunchen of voor een sanitaire stop. Hier kunnen ook relaties worden ontvangen voor een vergadering, zoals bijvoorbeeld met de wijkagent of de bewonerscommissie. Blad 7