Huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad van het Albert Schweitzer ziekenhuis Begripsbepalingen van dit huishoudelijk reglement Artikel 1 1. Zorgaanbieder: Stichting Albert Schweitzer ziekenhuis, zijnde de rechtspersoon die de instelling in stand houdt. 2. Instelling: Albert Schweitzer ziekenhuis met de locaties Dordwijk en Amstelwijck in Dordrecht en die in Zwijndrecht en Sliedrecht, zijnde de instelling die diensten verleent aan cliënten en daartoe is toegelaten op grond van de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi). 3. Raad van Bestuur: het orgaan dat belast is met de leiding van de Stichting Albert Schweitzer ziekenhuis en met de coördinatie van de beleidsvoering. De Raad van Bestuur vertegenwoordigt de zorgaanbieder in het overleg met de Cliëntenraad. 4. Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht van de Stichting Albert Schweitzer ziekenhuis. 5. Cliënten: de natuurlijke personen ten behoeve van wie de instelling werkzaam is en de wettelijke vertegenwoordigers van deze personen. 6. Cliëntenraad: Het door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten behartigt. 7. Dagelijks bestuur van de Cliëntenraad: voorzitter, vicevoorzitter en secretaris van de Cliëntenraad samen. 8. Achterban: personen wier belangen door de Cliëntenraad worden behartigd. Tot de achterban van de Cliëntenraad behoren alle huidige cliënten en verder alle personen die in het verzorgingsgebied van de instelling wonen. 9. Ambtelijk secretaris: diegene die de Cliëntenraad als notulist(e) ondersteunt bij zijn functioneren. 10. Reglement van de Cliëntenraad: het document dat de bevoegdheden, verantwoordelijkheden en samenwerkingsafspraken tussen het Albert Schweitzer ziekenhuis en de Cliëntenraad van deze zorginstelling beschrijft. 11. Huishoudelijk reglement: het document waarin de Cliëntenraad zijn werkwijze en zijn vertegenwoordiging binnen en buiten de instelling vastlegt. Taak Cliëntenraad Artikel 2... De Cliëntenraad heeft tot taak om, binnen het kader van de doelstellingen van de instelling, in het bijzonder de gemeenschappelijke belangen van cliënten te behartigen. Functies van de Cliëntenraad Artikel 3... 1. De Cliëntenraad kiest uit zijn midden een voorzitter, een vicevoorzitter en een secretaris. 2. De voorzitter, vicevoorzitter en secretaris vormen samen het dagelijks bestuur van de Cliëntenraad. Huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad van het ASz, versie oktober 2015 Pagina 1
3. De fünctieverdeling wordt ter kennis gebracht aan de Raad van Bestuur, aan de medewerkers en aan de achterban. De Raad van Bestuur wordt schriftelijk hiervan in kennis gesteld, de anderen per mail, persbericht, folder of mededeling op de site van de instelling. Artikel 4 1. De voorzitter leidt de vergaderingen van de Cliëntenraad, zorgt voor de naleving van de reglementen en ziet erop toe, dat de Cliëntenraad zijn taak naar vermogen uitvoert. 2. De voorzitter vertegenwoordigt de Cliëntenraad bij die handelingen, welke bij de functie van voorzitter behoren. 3. Wanneer de voorzitter verhinderd is als zodanig op te treden, wordt hij vervangen door de vicevoorzitter en indien die ook verhinderd is, door de secretaris van de Cliëntenraad. 4. Bij afwezigheid van de voorzitter voor langere tijd neemt de vicevoorzitter voor de duur van de vervanging de taken en bevoegdheden van de voorzitter over. Artikel 5 1. De secretaris draagt zorg voor het secretariaat van de Cliëntenraad. 2. De secretaris draagt zorg voor de verzending van vergaderstukken, maakt een lijst van ingekomen stukken, verzorgt de uitgaande correspondentie, houdt het archief bij, stelt het vergaderrooster van de Cliëntenraad vast, houdt het rooster van aftreden bij en is verantwoordelijk voor het jaarverslag. 3. De secretaris houdt de presentie bij van de leden van de Cliëntenraad. 4. De secretaris verstrekt aan de Raad van Bestuur een overzicht van de presentie op vergaderingen van alle leden en draagt zorg voor een betaling van de vacatievergoeding. Deze vergoeding wordt eenmaal per jaar aan de leden overgemaakt. Dat geschiedt in de eerste maand na de verstrijking van het kalenderjaar. 5. De secretaris beheert het j aarlijkse budget dat door de Raad van Bestuur is vastgesteld en legt aan het eind van een kalenderjaar aan de Raad van Bestuur daarover verantwoording af. 6. De secretaris draagt zorg voor de financiële afwikkeling door de Raad van Bestuur bij het gebruik van externe vergaderlocaties, reiskosten en declaraties voor cursussen en overige bijeenkomsten. 7. De secretaris maakt afspraken met de personen die als gastspreker optreden aan het begin van sommige vergaderingen van de Cliëntenraad, alsmede voor bezoeken aan en rondleidingen in afdelingen van de instelling. 8. De secretaris regelt de vergaderlocaties en de verdere facilitering die voor de vergaderingen van de Cliëntenraad noodzakelijk zijn. 9. De secretaris is in organisatorische zin verantwoordelijk voor de jaarlijks uit te reiken Gastvrijheidsprijs van de Cliëntenraad. 10. De secretaris draagt bij het neerleggen van zijn functie alle bij de functie behorende bescheiden in goede staat over aan zijn opvolger. Leden van de Cliëntenraad Artikel 6 1. Leden van de Cliëntenraad moeten in het voedingsgebied van de instelling woonachtig zijn. Daarbij worden alle locaties van de instelling betrokken. 2. Leden dienen minimaal de leeftijd van 18 jaar bereikt te hebben. 3. Leden dienen zich in te spannen om een indruk te hebben of te krijgen van het reilen en zeilen binnen de instelling. Huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad van het ASz, versie oktober 2015 Pagina 2
Artikel 7 1. Het lidmaatschap van de Cliëntenraad eindigt: a. Door overlijden van het lid b. Op eigen verzoek van het lid c. Overeenkomstig het rooster van aftreden d. Wanneer het lid niet meer binnen het voedingsgebied van de instelling woonachtig is e. Door royering van de Raad van Bestuur op voordracht van de Cliëntenraad 2. De Cliëntenraad meldt de beëindiging van het lidmaatschap zo spoedig mogelijk bij de Raad van Bestuur. Organisatie van de Cliëntenraad Artikel 8 1. Een nieuw lid van de Cliëntenraad wordt door de Raad van Bestuur benoemd op voordracht van de zittende leden van de Cliëntenraad, nadat hij een sollicitatieprocedure heeft doorlopen. 2. Bij aftreden van een lid van de Cliëntenraad volgens het rooster van aftreden of in geval van een tussentijds aftreden, worden geïnteresseerden per advertentie in de lokale bladen opgeroepen zich via een sollicitatie met motivatie en cv te melden. 3. Een delegatie van de Cliëntenraad houdt met een aantal kandidaten een gesprek en legt daarvan verslag af aan de voltallige Cliëntenraad inclusief een voorstel tot benoeming. 4. Het verdient aanbeveling om bij sollicitaties te streven naar een redelijke afspiegeling van de potentiële cliënten van de instelling wat betreft geslacht, leeftijd, woonplaats, opleidingsniveau, afkomst en competenties. 5. De Raad van Bestuur benoemt een nieuw lid eerst nadat hij een kennismakingsgesprek met de Raad van Bestuur heeft gehad. Artikel 9 1. De Cliëntenraad kan besluiten een lid te schorsen als voortzetting van diens lidmaatschap van de Cliëntenraad in redelijkheid niet van de Cliëntenraad kan worden gevergd. 2. Een besluit tot schorsing wordt alleen genomen, nadat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld zich hiertegen te verdedigen. 3. Een besluit tot schorsing kan alleen worden genomen, indien tweederde van het aantal leden van de Cliëntenraad bij de stemming aanwezig is. Het besluit vereist vervolgens een tweederde meerderheid van de stemmen. Deze stemming vindt schriftelijk plaats (conform artikel 17 van dit huishoudelijk reglement). 4. Bij het besluit over de schorsing heeft betrokkene geen stemrecht. 5. Een schorsing duurt drie maanden, tenzij de Cliëntenraad besluit de schorsing eerder te beëindigen. 6. In de derde maand van de schorsing beslist de Cliëntenraad of het geschorste lid wordt geroyeerd. Lid 1, 2, 3 en 4 van artikel 9 zijn van overeenkomstige toepassing op dit besluit, met dien verstande dat voor 'schorsen' gelezen wordt 'royeren', voor 'schorsing' gelezen wordt 'royement' en voor 'de schorsing' gelezen wordt 'het royement". 7. Van dit besluit wordt onverwijld de Raad van Bestuur in kennis gesteld, waarop deze tot royement overgaat. Huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad van het ASz, versie oktober 2015 Pagina 3
Artikel 10 1. De Cliëntenraad kan commissies instellen ter voorbereiding van door de Cliëntenraad te behandelen onderwerpen. Personen die geen lid zijn van de Cliëntenraad kunnen worden benoemd in een commissie. 2. Voorafgaand aan de instelling van een commissie, zoals bedoeld in lid 1, regelt de Cliëntenraad schriftelijk de taak, de samenstelling, de bevoegdheid en al het overige wat de Cliëntenraad van belang acht. 3. Indien personen die geen lid van de Cliëntenraad zijn, worden benoemd in een commissie, worden him namen, voordat de Cliëntenraad overgaat tot benoeming, voorgelegd aan de Raad van Bestuur. 4. Artikel 6 is ook van overeenkomstige toepassing op de leden van een op basis van het eerste lid ingestelde commissie. Artikel 11 1. Op verzoek van de Raad van Bestuur kunnen de leden van de Cliëntenraad zitting nemen in overlegstructuren binnen de instelling. Het betreft in dit geval bijeenkomsten met medewerkers van de instelling, waarin overleg gevoerd wordt over het te volgen beleid en/of voorbereidende vergaderingen over beleidsstukken. 2. Het betreft hier uitsluitend zaken die van belang zijn voor cliënten en beleidsstukken, waarin nadrukkelijk een patiëntenparagraaf wordt opgenomen. 3. Meepraten in de voorbereidende vergaderingen over beleidsstukken heeft geen relatie met het uiteindelijke advies dat de Cliëntenraad zal uitbrengen. Het betrokken lid van de Cliëntenraad neemt aan de bijeenkomsten deel zonder last of ruggespraak. Artikel 12 1. De Cliëntenraad laat zich bij zijn werkzaamheden bijstaan door een ambtelijk secretaris die zorgt voor de verslaglegging van de vergaderingen van de Cliëntenraad. 2. De ambtelijk secretaris stuurt aan de voorzitter van de vergadering de notulen op ter accordering, waarna verzending van het verslag aan alle leden volgt. Dit gebeurt uiterlijk zeven werkdagen na de datum van de vergadering. 3. De ambtelijk secretaris legt voor wat betreft de inhoud van zijn werkzaamheden verantwoording af aan de Cliëntenraad. Er is echter geen sprake van een dienstverband bij de Cliëntenraad, maar bij de zorgaanbieder. Deze is de hiërarchisch leidinggevende van de ambtelijk secretaris. 4. De ambtelijk secretaris wordt op voordracht van de Cliëntenraad door de Raad van Bestuur benoemd. Hij dient een overzicht van de gewerkte uren in bij de voorzitter. Dit overzicht wordt door de voorzitter aan de Raad van Bestuur gezonden ter uitbetaling. 5. De geheimhoudingsplicht die beschreven is in artikel 13 lid 14 en 15 van het Reglement Cliëntenraad is van overeenkomstige toepassing op de ambtelijk secretaris van de Cliëntenraad. Vergaderingen Artikel 13 1. De Cliëntenraad komt bijeen volgens een jaarlijks door de Cliëntenraad vast te stellen vergaderrooster en verder wanneer de voorzitter dit nodig acht. 2. De Cliëntenraad komt voorts bijeen, nadat tenminste twee leden van de Cliëntenraad een schriftelijk en gemotiveerd verzoek daartoe hebben ingediend bij de secretaris. Deze vergadering dient binnen twee weken na ontvangst van het verzoek gehouden te worden. Huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad van het ASz, versie oktober 2015 Pagina 4
3. De secretaris roept de Cliëntenraad bijeen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. Dit kan per post of per mail geschieden. 4. De uitnodiging moet, behalve in spoedeisende gevallen, tenminste een week voor de vergaderdatum worden verzonden. Artikel 14 1. De agenda voor de vergadering wordt door de secretaris opgesteld na overleg met de andere leden van het dagelijks bestuur. 2. De agenda bevat minimaal de volgende onderwerpen: mededelingen, notulen, ingekomen en uitgegane stukken en rondvraag. 3. De leden van de Cliëntenraad hebben ieder het recht onderwerpen te agenderen. Artikel 15 1. Een vergadering wordt niet gehouden als minder dan de helft van het aantal leden van de Cliëntenraad aanwezig is. 2. Een vergadering wordt niet gehouden als geen van de leden van het dagelijks bestuur aanwezig is. 3. Indien een vergadering op grond van het bepaalde in lid 1 en 2 van dit artikel, niet doorgaat, wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven met dezelfde agenda. Deze vindt plaats in de eerste of tweede week na de afgelaste vergadering. De tweede vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal leden van de Cliëntenraad dat aanwezig is. Indien ook dan geen van de leden van het dagelijks bestuur aanwezig kan zijn, wordt de vergadering in zijn geheel verdaagd tot de volgende reguliere vergadering. Artikel 16 De Cliëntenraad kan deskundigen of belanghebbenden uitnodigen een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen. Artikel 17 1. Ieder lid van de Cliëntenraad heeft stemrecht, tenzij in dit reglement anders wordt bepaald. 2. De Cliëntenraad beslist bij gewone meerderheid van stemmen. Over zaken wordt mondeling gestemd en over personen wordt schriftelijk gestemd. De Cliëntenraad kan besluiten dat ook over zaken schriftelijk wordt gestemd. Blanco stemmen zijn ongeldig. 3. Als de stemmen staken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Artikel 18 1. Tijdens de vergaderingen van de Cliëntenraad gelden de normale omgangsnormen. Het lid dat zich niet aan deze normen houdt, wordt door de voorzitter daarover aangesproken. De voorzitter bepaalt, wanneer er sprake is van grensoverschrijdend gedrag. 2. Bij ordeverstoring kan de voorzitter de betreffende persoon het woord ontnemen of hem verzoeken de vergadering te verlaten. 3. Bij weigering te voldoen aan dit verzoek schorst de voorzitter de vergadering. 4. Wanneer de voorzitter zelf zich schuldig maakt aan grensoverschrijdend gedrag, wordt hij daarop aangesproken door de vicevoorzitter en/of de secretaris. Bij herhaling hiervan wordt de vergadering geschorst. Artikel 19 1. De ambtelijk secretaris zorgt ervoor, dat van elke vergadering van de Cliëntenraad een verslag wordt gemaakt. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. Huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad van het ASz, versie oktober 2015 Pagina 5
2. Het verslag van een vergadering wordt na vaststelling door de ambtelijk secretaris van de Cliëntenraad ter kennis gebracht van de Raad van Bestuur. 3. Verslagen worden ten minste vijfjaar na vaststelling door de secretaris van de Raad van Bestuur bewaard. Artikel 20 1. Minimaal vier keer per jaar komen de Cliëntenraad en de Raad van Bestuur bijeen volgens een door hen in onderling overleg jaarlijks vast te stellen vergaderrooster. 2. De leden van de Cliëntenraad worden daartoe door de secretaris van de Raad van Bestuur uitgenodigd. Deze zorgt tevens voor de agenda en vergaderstukken. 3. De Cliëntenraad heeft het recht onderwerpen voor deze overlegvergadering in te brengen. 4. Bij deze vergadering dienen minimaal drie leden van de Cliëntenraad aanwezig te zijn. 5. De voorzitter en de secretaris van de Cliëntenraad hebben daarnaast regelmatig een bilateraal overleg met de Raad van Bestuur. In dit overleg wordt onder andere over de voortgang van beleidsstukken gesproken en worden de overlegvergaderingen voorbereid. Artikel 21 1. Minimaal eenmaal per jaar wordt een bijeenkomst belegd van de Cliëntenraad met de Raad van Toezicht. 2. Het lid van de Raad van Toezicht dat op voordracht van de Cliëntenraad is benoemd, dient daarbij aanwezig te zijn. 3. Bij deze vergadering dienen minimaal drie leden van de Cliëntenraad aanwezig te zijn. Artikel 22 1. Op verzoek van de betreffende gremia en indien de Cliëntenraad het nodig acht, worden bijeenkomsten georganiseerd met de Coöperatie Medisch specialisten, de Ondernemingsraad en de Verpleegkundige Adviesraad. 2. Bij deze bijeenkomsten is de aanwezigheid van een afvaardiging van de Cliëntenraad gewenst. In ieder geval moet een lid van het dagelijks bestuur aanwezig zijn. 3. Eens per j aar wordt een vergadering belegd met een vertegenwoordiging van de klachtencommissie. Vertegenwoordiging Artikel 23 1. De voorzitter en de secretaris of vicevoorzitter zijn gezamenlijk bevoegd de Cliëntenraad in rechte te vertegenwoordigen 2. Naast de voorzitter mag de secretaris of de vicevoorzitter de Cliëntenraad ook buiten rechte vertegenwoordigen, bijvoorbeeld voor het ondertekenen van brieven, het houden van toespraken en dergelijke. De Cliëntenraad kan incidenteel en wanneer hij dit nodig acht, onder voorwaarden andere leden van de Cliëntenraad de bevoegdheid toekennen de Cliëntenraad buiten rechte te vertegenwoordigen. Huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad van het ASz, versie oktober 2015 Pagina 6
Contact met de achterban Artikel 24 1. De Cliëntenraad doet zijn achterban minimaal eenmaal per jaar schriftelijk verslag van zijn werkzaamheden door middel van het jaarverslag, publicaties in het informatiebulletin en op de website van de instelling. 2. De Cliëntenraad verspreidt zijn algemene folder onder de cliënten. Artikel 25 1. De Cliëntenraad is zo mogelijk aanwezig bij open dagen en voorlichtingsbijeenkomsten van de instelling. Een afvaardiging van de Cliëntenraad is daar bereid vragen te beantwoorden en nadere toelichting te geven op datgene, wat in de folder is aangegeven. Werkplan en jaarverslag Artikel 26 1. De Cliëntenraad stelt jaarlijks, binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar, een verslag vast van zijn werkzaamheden van het afgelopen jaar. Dit verslag wordt opgenomen in het jaarverslag van de zorgaanbieder. 2. De Cliëntenraad stelt jaarlijks, binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar, een werkplan vast voor het komende jaar. 3. Het jaarverslag en het werkplan worden ter kennis gebracht van de Raad van Bestuur. Slotbepalingen Artikel 27 1. De Cliëntenraad is te allen tijde bevoegd het huishoudelijk reglement te wijzigen. 2. Het huishoudelijk reglement wordt eens in de twee jaar door de Cliëntenraad geëvalueerd. 3. Het huishoudelijk reglement en eventuele wijzigingen daarop worden ter kennis gesteld aan de Raad van Bestuur. 4. Wanneer in dit reglement de mannelijke vorm wordt gebezigd, wordt geacht ook de vrouwelijke vorm van toepassing te zijn. 5. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Cliëntenraad. Aldus vastgesteld door de Cliëntenraad in de vergadering op 8 oktober 2015 A.P. van de Graa: voorzitter GJ. de Haan secretaris Huishoudelijk reglement van de Cliëntenraad van het AS: versie oktober 2015 Pagina 7