Huishoudelijk Reglement. Cliëntenraad sector Wonen

Transcriptie

1 Huishoudelijk Reglement Cliëntenraad sector Wonen

2 Inleiding In de samenwerkingsovereenkomst zijn de afspraken over medezeggenschap tussen de cliëntenraad Wonen en Bartiméus vastgelegd. Deze overeenkomst is mede tot stand gekomen door gebruik te maken van het voorbeeld van het LSR, wat gebaseerd is op de 'Spelregels voor cliëntenraad en zorgaanbieder; deel 3, modelovereenkomst voor de cliëntenraad' van de LOC en ActiZ en tevens een aantal aanvullingen van het LSR bevat. De wettelijke voorschriften uit de Wet Medezeggenschap Cliënten in Zorginstellingen zijn gevolgd. Bartiméus is een organisatie voor mensen die blind of slechtziend zijn. De sector Wonen van Bartiméus biedt ondersteuning aan mensen met een visuele of een visuele-en-verstandelijke beperking, van jong tot oud. Vaak is er sprake van nog andere bijkomende beperkingen of stoornissen (een auditieve beperking, gedragsproblemen, ernstige lichamelijke beperkingen of een ontwikkelingsachterstand). Als gevolg van deze andere beperkingen zijn cliënten vaak niet in staat zelf hun belangen (ten volle) te behartigen. De door de organisatie ingestelde cliëntenraad Wonen bestaat daarom uit zowel cliënten als uit cliëntvertegenwoordigers die zich mentaal kunnen uiten en in staat zijn medezeggenschapstaken uit te voeren. De cliëntenraad Wonen wil een toetsbare positieve bijdrage aan de kwaliteit van het leven van cliënten leveren. De adviezen van de cliëntenraad Wonen moeten ertoe bijdragen dat de hulpvraag van de cliënt op vraaggestuurde wijze vorm krijgt. Cliënten en cliëntvertegenwoordigers zijn als zorggebruiker ervaringsdeskundigen. Deze deskundigheid zet de cliëntenraad Wonen actief in het proces van de medezeggenschap in. Bartiméus ondersteunt deze visie. Hoofdstuk 1: Begripsbepaling Artikel 1 1. Organisatie: Stichting Bartiméus, de rechtspersoon die de instelling in stand houdt. 2. Raad van Bestuur Het orgaan dat belast is met de leiding van de organisatie en met de coördinatie van de beleidsvoering. De Raad van Bestuur vertegenwoordigt de organisatie in het overteg met de cliëntenraad. De Raad van Bestuur kan deze taak delegeren naar een sectordirecteur.

3 3. Bartiméus: Stichting Bartiméus te Doorn, zijnde de organisatie die diensten verleent aan cliënten en daartoe is toegelaten op grond van de Wet toelating zorginstellingen (WTZi). 4. Raad van Toeziciit: Het orgaan dat toezicht houdt op de Raad van Bestuur. 5. Cliënten: De natuurlijke personen ten behoeve van wie de sector Wonen van de organisatie werkzaam is. 6. Aciiterban: Personen wiens belangen door de cliëntenraad worden behartigd. Tot de achterban van de cliëntenraad behoren alle huidige cliënten, wettelijk vertegenwoordigers en cliëntvertegenwoordigers. 7. Wettelijl< vertegenwoordiger De persoon die - benoemd door de kantonrechter - namens de cliënt spreekt en diens belangen behartigt, daar waar iemand niet in staat is dit zelf te doen. 8. Cliëntvertegenwoordiger De ouder, broer of zus die namens de cliënt spreekt en, zonder officiële status, diens belangen behartigt, daar waar iemand niet in staat is dit zelf te doen. 9. Cliëntenraad Wonen: Het, op basis van artikel 2 van de Wmcz (Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen), door de organisatie ingestelde orgaan dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van de sector Wonen behartigt. 10. Ondersteuner en/of ambtelijk secretaris: Diegene die de cliëntenraad ondersteunt bij zijn functioneren. 11. Cliëntcoach Diegene die individuele leden van de cliëntenraad Wonen ondersteunt bij het functioneren als lid van een cliëntenraad Wonen.

4 12. Directeur Wonen Directeur van de sector Wonen, gedelegeerd vertegenwoordiger namens de Raad van Bestuur in het overleg met de cliëntenraad Wonen. 13. Cluster Naam voor de organisatorische eenheden van de sector Wonen, die als basis dient voor de vertegenwoordiging van de cliënten in de cliëntenraad. 14. Huishoudelijk reglement: Dit document waarin de cliëntenraad zijn werkwijze en zijn vertegenwoordiging binnen en buiten de instelling vastlegt. 15. Samenwerkingsovereenkomst: Het document, waarin de Raad van Bestuur en de cliëntenraad Wonen hun afspraken vastleggen Overlegvergadering Het periodieke onderling overleg tussen de cliëntenraad Wonen en de directeur Wonen Cliëntenraadsvergadering Het periodieke onderling overleg tussen de leden van de cliëntenraad Wonen. Hoofdstuk 2: Taak cliëntenraad Wonen Artikel 2 1. De cliëntenraad Wonen heeft tot taak om, binnen het kader van de doelstellingen van de instelling, in het bijzonder de gemeenschappelijke belangen van cliënten van de sector Wonen te behartigen. 2. De cliëntenraad Wonen tracht dit doel te realiseren door regelmatig overleg met de directeur Wonen en het verlenen van gevraagd en ongevraagd advies 3. In een samenwerkingsovereenkomst zijn de afspraken tussen de cliëntenraad Wonen en de organisatie ten aanzien van de medezeggenschap voor cliënten van de sector Wonen conform de WMCZ vastgelegd.

5 Hoofdstuk 3: Functies van de cliëntenraad Artikel 3 1. De cliëntenraad Wonen kiest uit zijn midden een voorzitter en een vice-voorzitter. 2. De voorzitter en vice-voorzitter vormen samen het dagelijks bestuur. 3. Het dagelijks bestuur wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris. 4. De functieverdeling wordt ter kennis gebracht aan de achterban en de directeur Wonen. Artikel 4 1. De voorzitter - leidt de vergaderingen van de cliëntenraad Wonen - zorgt voor naleving van het instellingsbesluit, de samenwerkingsovereenkomst en het reglement - ziet erop toe dat de cliëntenraad Wonen zijn taak naar vermogen uitvoert. - zorgt samen met de vice-voorzitter, ondersteund door de ambtelijk secretaris, voor vaststelling van de agenda - ondertekent de cliëntenraadsstukken - bewaakt dat gemaakte afspraken - binnen de cliëntenraad, met de sectordirecteur Wonen, etc. worden nageleefd - bewaakt de sfeer - is contactpersoon van de ambtelijk secretaris - vertegenwoordigt de cliëntenraad Wonen binnen en buiten de sector Wonen - is het gezicht van de cliëntenraad Wonen 2. Bij afwezigheid van de voorzitter neemt de vice-voorzitter, voor de duur van de vervanging, de taken en bevoegdheden van de voorzitter over. Artikel 5 1. Een lid van de cliëntenraad Wonen - verdiept zich in inhoudelijke onderwerpen de sector betreffende; - onderhoudt contact met de achterban; - denkt en praat mee tijdens vergaderingen; - zet zijn kennis in; - zit in commissies van of namens de cliëntenraad Wonen; - doet aan kennisbevordering, m.b.t. de te behandelen onderwerpen; - stimuleert collega-cliëntenraadsleden; 2. Cliëntleden van de cliëntenraad Wonen kunnen ondersteund worden in hun taken dooreen cliëntcoach.

6 Artikel 6 1. Het dagelijks bestuur heeft tot taak: - het voorbereiden van de vergaderingen van de cliëntenraad Wonen en de overlegvergadering; - lopende zaken binnen de cliëntenraad Wonen te coördineren; - het bewaken van cliëntenraadsbesluiten en toezien op de uitvoering daarvan; - voorbereidingen te treffen c.q. initiatieven te ontwikkelen binnen de doelstelling van de raad, mits daarvoor de goedkeuring van de raad is gegeven. Deze goedkeuring kan ook achteraf gegeven worden; - het verzorgen van de public relations. 2. Beslissingen door het dagelijks bestuur genomen, worden ter goedkeuring, in de eerstvolgende cliëntenraadvergadering aan de cliëntenraad Wonen voorgelegd. 3. Het dagelijks bestuur vergadert zo vaak als dit nodig geacht wordt, maar komt tenminste éénmaal voorafgaand aan de vergaderingen van de cliëntenraad Wonen bijeen. Hoofdstuk 4: De organisatie van de cliëntenraad Artikel 7 1. De leden van de cliëntenraad zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in hun hoedanigheid als lid van de cliëntenraad vernemen van cliënten en mede cliëntenraadsleden en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden. 2. De geheimhoudingsplicht duurt voort zo lang dat nodig is en ook na het einde van het lidmaatschap van de cliëntenraad. 3. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor medewerkers die cliëntenraadsleden begeleiden. Artikel 8 1. De cliëntenraad kan besluiten een lid te schorsen als voortzetting van diens lidmaatschap van de cliëntenraad conform de vereisten voor lidmaatschap in redelijkheid niet van de cliëntenraad kan worden gevergd. 2. Een besluit tot schorsing wordt alleen genomen nadat de betrokkene in de gelegenheid is gesteld zich hiertegen te verdedigen. 3. Een besluit tot schorsing kan alleen worden genomen indien tweederde van het aantal leden van de cliëntenraad bij de stemming aanwezig of vertegenwoordigd is. Het besluit vereist vervolgens een tweederde meerderheid van de stemmen. Deze stemming vindt schriftelijk plaats (conform artikel 14.2 van dit huishoudelijk reglement).

7 4. Bij liet besluit over de schorsing heeft de betrokkene geen stemrecht. 5. Een schorsing duurt drie maanden, tenzij de cliëntenraad besluit de schorsing eerder te beëindigen. 6. In de derde maand van de schorsing beslist de cliëntenraad of het geschorste lid wordt ontslagen. Lid 1, 2, 3 en 4 van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing op dit besluit, met dien verstande dat voor 'schorsen' gelezen wordt 'ontslaan' en voor 'schorsing' 'ontslag'. Artikel 9 1. De cliëntenraad kan commissies instellen ter voorbereiding van door de cliëntenraad te behandelen onderwerpen. Ook personen die geen lid zijn van de cliëntenraad kunnen worden benoemd in een commissie. 2. Voorafgaand aan de instelling van een commissie, zoals bedoeld in het eerste lid, regelt de cliëntenraad schriftelijk de taak, de samenstelling, de bevoegdheid en al het overige wat de cliëntenraad van belang acht. 3. Artikel 7 is ook van overeenkomstige toepassing op de leden van een op basis van het eerste lid ingestelde commissie. Artikel De cliëntenraad kan zich bij zijn werkzaamheden doen bijstaan door een ambtelijk secretaris. 2. De ambtelijk secretaris: - bereidt de agenda's voor vergaderingen voor - adviseert de cliëntenraad - verzorgt de uitnodigingen voor vergaderingen; - zorgt voor tijdige verspreiding van de vergaderstukken; - verzorgt de verslaglegging van de vergaderingen; - formuleert de adviezen namens de cliëntenraad aan de directeur Wonen; - verzorgt de correspondentie; - houdt het archief van de cliëntenraad bij; - houdt het rooster van aftreden bij; - stelt het jaarplan en het jaarverslag op; - houdt de boekhouding bij, geeft de leden van de cliëntenraad op ieder gewenst moment daarin inzage en rapporteert jaarlijks aan de cliëntenraad over de financiële positie van de cliëntenraad.

8 3. De ambtelijk secretaris is geen lid van de cliëntenraad maar wordt hier aan toegevoegd en legt voor wat betreft de inhoud van zijn werkzaamheden verantwoording af aan de cliëntenraad die onafhankelijk is van de organisatie.. De ambtelijk secretaris heeft echter geen dienstverband bij de cliëntenraad, maar bij de organisatie. Dit is de hiërarchisch leidinggevende van de ambtelijk secretaris. Omdat de ambtelijk secretaris geen lid is ontbreekt een zittingstermijn. 4. Artikel 7 is van overeenkomstige toepassing op de ambtelijk secretaris van de cliëntenraad. Artikel De cliëntleden van de cliëntenraad kunnen beschikken over een cliëntcoach, die zorgt voor ondersteuning van leden bij het voorbereiden van de stukken. 2. De cliëntcoach is verantwoordelijk voor de inhoudelijke ondersteuning van de cliëntleden van de cliëntenraad Wonen. De cliëntcoach verricht in dit verband alle voorkomende werkzaamheden op administratief, organisatorisch en beleidsvoorbereidend gebied die nodig zijn om de coaching goed te laten verlopen. De cliëntencoach legt voor deze werkzaamheden verantwoording af aan de voorzitter van de cliëntenraad Wonen. Hoofdstuk 5: Eigen vergaderingen Artikel De cliëntenraad Wonen komt bijeen volgens een jaarlijks door de cliëntenraad Wonen vast te stellen vergaderrooster, en wanneer de voorzitter dit nodig acht en binnen twee weken nadat tenminste twee leden van de cliëntenraad Wonen een schriftelijk en gemotiveerd verzoek hiertoe hebben ingediend bij de (ambtelijk) secretaris. 2. In ieder geval wordt minimaal vier keer per jaar intern overleg van de cliëntenraad Wonen gevoerd. De (ambtelijk) secretaris roept de cliëntenraad Wonen bijeen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de leden. Deze moet, behalve in spoedeisende gevallen, tenminste een week voor de vergaderdatum worden verzonden, samen met de agenda en eventuele andere vergaderstukken in de door het betreffende lid aangegeven leesvorm. Artikel De agenda voor een vergadering van de cliëntenraad Wonen wordt opgesteld door de (ambtelijk) secretaris, in overleg met het Dagelijks Bestuur. 2. De leden van de cliëntenraad hebben ieder het recht onderwerpen te agenderen.

9 3. De agenda wordt ter kennis gebracht van de directeur, de managers van de sector, de Centrale Cliëntenraad, de Cliëntenraad Dienstverlening, de Medezeggenschapsraad, de Ondernemingsraad op de datum waarop deze aan de leden van de cliëntenraad is verzonden. 4. De agenda wordt, zonder bijlagen, gepubliceerd op de mededelingenborden van Bartiméus Wonen, toegezonden aan de woningen van de clusters, aan de clusters Onderzoek & Behandeling en Dagbesteding en op B-Link geplaatst. Artikel Een vergadering wordt niet gehouden als minder dan de helft van het aantal leden van de cliëntenraad Wonen aanwezig is. 2. Indien een vergadering, op grond van het bepaalde in het eerste lid, niet doorgaat wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven met dezelfde agenda. Deze vindt plaats in de eerste of tweede week na de afgelaste vergadering. De tweede vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal leden van de cliëntenraad Wonen dat aanwezig is. Artikel De cliëntenraad Wonen kan deskundigen of belanghebbenden of ondersteuners uitnodigen een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen. 2. De vergaderingen van de cliëntenraad Wonen zijn openbaar voor cliënten, tenzij, naar het oordeel van de voorzitter, hierdoor het goed functioneren van de cliëntenraad Wonen wordt belemmerd of het vertrouwelijke karakter van het aan de orde zijnde ondenwerp zich daar tegen verzet. Artikel leder lid van de cliëntenraad Wonen heeft stemrecht. 2. De cliëntenraad Wonen beslist bij gewone meerderheid van stemmen. Over zaken en personen wordt mondeling gestemd. De cliëntenraad kan besluiten dat over zaken of personen schriftelijk wordt gestemd. Blanco stemmen zijn ongeldig. 3. Staken de stemmen, dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 4. Als bij een keuze tussen meerdere personen geen van de kandidaten bij de eerste stemming de meerderheid behaalt, vindt herstemming plaats tussen de twee kandidaten die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Bij deze herstemming is degene gekozen, die dan de meeste stemmen op zich heeft verenigd. Indien de stemmen staken, beslist het lot.

10 5. De cliëntenraad Wonen neemt geen besluit dat in het bijzonder de belangen raakt van een van de in de cliëntenraad Wonen vertegenwoordigde kiesgroepen, wanneer geen van de leden die door de betreffende kiesgroep zijn gekozen, of die in het bijzonder de belangen van de betreffende kiesgroep vertegenwoordigen, aanwezig is. 6. Indien een besluit, op grond van het bepaalde in het vijfde lid, niet kan worden genomen, wordt het ondenwerp waarover een besluit zou worden genomen, geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering van de cliëntenraad Wonen. Wanneer dan ook geen van de leden die door de betreffende kiesgroep zijn gekozen, of die in het bijzonder de belangen van de betreffende kiesgroep vertegenwoordigen, aanwezig is, kan desondanks een besluit worden genomen. Artikel Bij ordeverstoring kan de voorzitter de betreffende persoon het woord ontnemen of hem verzoeken de vergadering te verlaten. 2. Bij weigering te voldoen aan dit verzoek, schorst de voorzitter de vergadering. Artikel De ambtelijk secretaris zorgt dat van elke vergadering van de cliëntenraad Wonen een verslag wordt gemaakt. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld. 2. De vastgestelde verslagen zijn voor iedereen ter inzage. De inhoudelijke strekking wordt verwerkt in nieuwsbrieven van de cliëntenraad Wonen aan de achterban. 3. Besluiten uit de vergadering worden binnen veertien dagen ter kennis gebracht aan betrokkenen en aan degenen waar een besluit over is genomen. 4. Verslagen worden ten minste vijfjaar na vaststelling bewaard. Hoofdstuk 6: Vertegenwoordiging Artikel De voorzitter en de vice-voorzitter zijn gezamenlijk bevoegd de cliëntenraad Wonen in rechte te vertegenwoordigen. Zij mogen wettelijke verplichtingen aangaan zoals het afsluiten van contracten. 2. De voorzitter is bevoegd de cliëntenraad Wonen in rechte te vertegenwoordigen. Hij of zij mag de cliëntenraad Wonen vertegenwoordigen voor alle zaken waar rechtsgevolgen aan vastzitten zoals contracten van de cliëntenraad met derden. Naast de voorzitter, mag de vice-voorzitter de cliëntenraad ook buiten rechte vertegenwoordigen, bijvoorbeeld voor het ondertekenen van brieven, het houden

11 van toespraken etcetera. De cliëntenraad Wonen kan incidenteel, en wanneer hij dit nodig acht onder voorwaarden, andere leden van de cliëntenraad Wonen de bevoegdheid toekennen de cliëntenraad Wonen buiten rechte te vertegenwoordigen. Hoofdstuk 7: Contact met de achterban Artikel De cliëntenraad Wonen doet zijn achterban, minimaal vier keer per jaar verslag van zijn werkzaamheden en biedt de mogelijkheid tot contact. Artikel De cliëntenraad Wonen organiseert éénmaal per jaar, of zoveel vaker als nodig wordt geacht, een gelegenheid waarvoor de achterban wordt uitgenodigd. Nader te bepalen is hoe en wanneer deze gelegenheid wordt aangekondigd. 2. Tijdens deze gelegenheid legt de cliëntenraad Wonen verantwoording af over de verrichte werkzaamheden en de behaalde resultaten. Ook maakt de cliëntenraad Wonen bekend wat zijn plannen zijn voor het komende jaar en wordt gepeild wat er leeft bij de achterban. 3. Wanneer, gezien de aard van het cliëntenbestand, het houden van een gelegenheid voor cliënten niet of niet goed realiseerbaar is, worden andere mogelijkheden gezocht om de contacten met de achterban te onderhouden. 4. In ieder geval worden cliënten in de gelegenheid gesteld op de hoogte te blijven van de notulen, de begroting, het jaarverslag en het werkplan van de cliëntenraad Wonen. De informatie kan bijvoorbeeld verschaft worden door publicatie in een blad, in een informatiebulletin, B-link of op de prikborden. Hoofdstuk 8: Werkplan jaarverslag en begroting Artikel De cliëntenraad Wonen stelt, mede op basis van het jaarplan van de sector Wonen jaarlijks, uiterlijk voor het einde van het kalenderjaar, een werkplan vast voor het komende jaar. 2. De cliëntenraad Wonen stelt jaarlijks, binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar, een verslag vast van zijn werkzaamheden van het afgelopen jaar. Het financiële jaarverslag maakt deel uit van het reguliere jaarverslag. 3. Het werkplan en het jaarverslag worden ter kennis gebracht van de achterban, de directeur Wonen en overige belanghebbenden via de nieuwsbrieven van de cliëntenraad Wonen.

12 Artikel De cliëntenraad Wonen stelt jaarlijks, uiterlijk drie maanden voor de aanvang van het boekjaar, de conceptbegroting op. 2. De directeur Wonen neemt voor de aanvang van het boekjaar een besluit over de conceptbegroting. 3. De ambtelijk secretaris heeft een door de directeur Wonen gedelegeerde budgetverantwoordelijkheid Hoofdstuk 9: Slotbepalingen Artikel De cliëntenraad Wonen is te allen tijde bevoegd het huishoudelijk reglement te wijzigen. 2. Het huishoudelijk reglement wordt jaarlijks door de cliëntenraad Wonen geëvalueerd. 3. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de cliëntenraad Wonen. Dit reglement vervangt alle voorliggende documenten die tot doel hadden de interne werkwijze van de cliëntenraad Wonen in het kader van de medezeggenschap te regelen. Aldus vastgesteld door de cliëntenraad Wonen, in de vergadering op 16 april 2014 te Doorn mw. L. Kimpen voorzitter cliëntenraad Wonen